Møteprotokoll Kontrollutvalget Askim Møtedato: 23.04.2012, Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 17:25 Møtested: Askim kommune, møterom Kykkelsrud Fra til saksnr.: 12/9 12/13 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jan Terje Kristiansen, leder Liv Andresen Inger Jakobsen Samir Memic Øivind Juel Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Møtende fra revisjonen: Brannsjef Per Fjeldstad Kommunalsjef Trond Christensen Anita Rønningen Finn Skofsrud... Jan Terje Kristiansen Liv Andresen Inger Jakobsen Leder. Samir Memic. Øivind Juel Merknader
Kontrollutvalget Askims møte 23.04.2012 Sakliste U.off. PS 12/9 PS 12/10 PS 12/11 Forvaltningsrevisjonsrapport "Krise- og beredskapsplaner" i Askim kommune Svar på sak 12/8 "Eventuelt" - Kontrollutvalgets rolle i en evt. samkommune Informasjon til kontrollutvalgets medlemmer PS 12/12 Skriftlige rutiner for kontantbehandling i Askim kommune PS 12/13 Eventuelt
PS 12/9 Forvaltningsrevisjonsrapport "Krise- og beredskapsplaner" i Askim kommune 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer av rapporten 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering og rapporten oversendes bystyret til videre behandling. 3. Revisjonen følger opp bystyrets vedtak i saken et år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. Kontrollutvalget fremmer følgende innstilling til bystyret: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Krise- og beredskapsplaner i Askim kommune, samt kontrollutvalgets vedtak i saken til etterretning. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble diskutert og gjennomgått i møtet. Kontrollutvalgets medlemmer hadde flere spørsmål som ble besvart / kommentert i møtet av kommunens administrasjon. 1. Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som fremkommer av rapporten 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering og rapporten oversendes bystyret til videre behandling. 3. Revisjonen følger opp bystyrets vedtak i saken et år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. Kontrollutvalget fremmer følgende innstilling til bystyret: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Krise- og beredskapsplaner i Askim kommune, samt kontrollutvalgets vedtak i saken til etterretning. PS 12/10 Svar på sak 12/8 "Eventuelt" - Kontrollutvalgets rolle i en evt. samkommune Rakkestad, 10.04.2012
Saken ble debattert i møtet. Den tilsendte informasjonen fra administrasjonen og KS tas til orientering. PS 12/11 Informasjon til kontrollutvalgets medlemmer Saken har løst seg, kommunen har bestil Ipad er til alle kontrollutvalgets medlemmer. Saken tas til orientering. PS 12/12 Skriftlige rutiner for kontantbehandling i Askim kommune Saken legges frem for utvalget uten innstilling. Rakkestad, 20.02.2012 1. Rutiner for pengehåndtering Utvalget diskuterte administrasjonens tilbakemelding, og rådførte seg med revisjonen i forhold til de tilsendte papirene.
Revisor etterspurte regelmessig rapportering av kasse / bank. 2. Flytting av ungdomsklubben 1. Kontrollutvalget er fornøyd med de beskrevne rutinene, og tar disse til orientering. I tillegg ber kontrollutvalget om at administrasjonen sørger for at de skrevne rutinene etterfølges. 2. Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding til orientering. PS 12/13 Eventuelt Revisor informerte om at et er utarbeidet rutiner på Askimjordet. Neste møte startes med en opplæring / gjennomgang på Ipad.