Møtereferat: Møtedato 11.12.13 Møtenr. 05-13 Interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Dag Onsdag 11. desember 2013 Tid Kl. 09.30 15.30 Sted Deltakere Observatører Gjester Fra sekretariat Fraværende Gardermoen Olav Røise (leder), Finn Henry Hansen, Øyvind Hope (for Henrik Sandbu), Anne Grimstvedt Kvalvik, Bent Indredavik Hanne Narbuvold (Hdir), Torunn Omland Granlund (HOD), Cathrine Dahl (FHI) Karianne Løvaas, Sigurd Kulseng Hansen, Tomislav Dimoski Esben A. Henriksen, Eva Stensland, Trine Magnus Alice Beathe Andersgaard, Ove Furnes, Tore Solberg Innledningsvis fikk styringsgruppen en presentasjon av Norsk diabetesregister for voksne v/ Karianne Løvaas og Norsk kvinnelig inkontinensregister v/ Sigurd Kulseng Hansen og Tomislav Dimoski. Presentasjonene legges ved referatet. Saksnr. Møtet 44-13 45-13 SAKER Godkjenning innkalling og saksliste Styringsgruppen godkjenner innkalling og saksliste. Referat fra møte 25. september 2013 Referat fra møte 25.09.2013 godkjennes. Hemits presentasjon fra møtet ettersendes. 46-13 Sluttrapport offentliggjøringsprosjektet Oppfølging av styringsgruppens bestilling til de nasjonale kvalitetsregistrene om offentliggjøring av sine resultater, har vært organisert i servicemiljøet som et prosjekt. Prosjektet ble avsluttet med arrangementet 11. november og åpning av web-siden, og sluttrapport ble i denne saken lagt fram for styringsgruppen. Et viktig spørsmål til diskusjon er hvordan dette skal følges opp Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 1
og videreføres for framtida. Styringsgruppen ga mange gode tilbakemeldinger på gjennomføring av prosjekt og arrangement. Det var samstemmighet om at 11. november hadde vært en stor dag og representerte en milepæl mht å tilgjengeliggjøre informasjon fra nasjonale kvalitetsregistre. Styringsgruppen ga videre signaler om at Informasjonen bør koordineres mot Helsenorge.no. Alle resultater bør oppgis på sykehusnivå. Arbeidet må koordineres med innlevering av årsrapporter og frist for dette bør framskyndes til 1. oktober. Presentasjonen av relevante resultater fra registrene bør prioriteres. Framstilling / presentasjon bør tilordnes hver av de ulike målgruppene (hhv allmenhet, pasienter, myndigheter, ledelse på administrativt nivå, ledelse på klinisk nivå, helsepersonell, forskere). PROMs (og PREMs) må etter hvert kunne presenteres fra alle registre, og pasientene må involveres direkte i arbeidet med å definere og framstille resultatmål som er viktige for dem som brukere av helsetjenestene. Det må tydeliggjøres hvilke krav og forpliktelser som følger med en status som nasjonalt kvalitetsregister. Helsedirektoratet arbeider med å utarbeide slike krav og bør samordne seg mot interregional styringsgruppe / ekspertgruppen. Pasientrepresentasjon i registrenes fagråd eller styringsgrupper bør være et slikt krav. Erfaringer med årets gjennomføring og føringer for presentasjonen av 2013-resultater bør drøftes med registrene, inkludert relevante spesialforeninger. 1. Styringsgruppen tar rapporten til orientering. 2. Senere års publisering av resultater fra kvalitetsregistrene sees i sammenheng med innsending av årsrapporter 3. Frist for innlevering av årsrapport 2013 settes til 1. oktober 2014 4. Styringsgruppen ber om at det arrangeres et møte / seminar for registrene inkludert relevante spesialforeninger ila våren 2014, for å belyse erfaringer fra årets offentliggjøring samt føringer for tilsvarende i 2014. 5. Sekretariatet bes om å utarbeide en sak til neste møte med forslag til krav og forpliktelser for kvalitetsregistre som får status som nasjonale. Det vil være hensiktsmessig å samordne arbeidet med Helsedirektoratet. Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 2
47-13 Registervurdering/ årsrapporter 2012 Årsrapporter fra 2012 for de nasjonale kvalitetsregistrene var for første gang gjennomgått og vurdert av Ekspertgruppen, i møte 26. november 2013. Formålet med arbeidet er å sikre at registre med nasjonal status oppfyller sitt formål og utvikler seg i tråd med krav og forventninger fra omgivelsene. Det benyttes utviklingskriterier hentet fra tilsvarende i Sverige. Styringsgruppen ønsket seg en mer standardisert / likeverdig tilbakemelding fra Ekspertgruppen og ba om at det ble utviklet en mal for dette til neste år. Styringsgruppen ber også om at de gjeldende stadiene og kriteriene vurderes før neste års gjennomgang. Det var enighet om at tilbakemeldingen fra neste år også bør sendes til registrenes databehandlingsansvarlige. Videre var styringsgruppen opptatt av at alle registre skal redegjøre for hvorvidt det er etablert retningslinjer for god praksis på sitt område, og for hvilke relevante variable som belyser hvordan disse følges opp. Det ble bemerket at spørsmål om kliniske retningslinjer bør inn i kriteriene. Styringsgruppen tilsluttet seg Ekspertgruppens syn på at tilbakemeldingene til registrene må oppleves relevant og nyttig av de ansvarlige. Det var enighet om at rangering av enkeltregistre etter et stadieinndelingssystem først og fremst har verdi for å bidra til løpende kvalitetsutvikling og vurdering av enkeltregistre, og ikke som innbyrdes sammenlikning mellom eller rangering av registre. Det ble anbefalt å innkalle til et møte med registrene for å oppsummere erfaringer med offentliggjøringsprosjektet og drøfte neste års rapportering. 1. Styringsgruppen gir sin tilslutning til Ekspertgruppens vurdering av de nasjonale kvalitetsregistrene basert på årsrapporter fra 2012, inkludert kommentarene som framkom under diskusjonen. 2. Fra og med 2014 oversendes Ekspertgruppens vurderinger også til registrenes ansvarlige RHF og databehandlingsansvarlige HF. 48-13 Søknad om nasjonal status for Norsk Register for Analinkontinens Det forelå søknad fra Helse Nord RHF om nasjonal status for Norsk Register for Analinkontinens, med UNN HF som databehandlingsansvarlig institusjon. Registeret er en del av Nasjonal kompetansetjeneste for inkontinens og bekkenbunnssykdom. Ekspertgruppen har gjennomgått søknaden, funnet den relevant og godt begrunnet, og anbefaler den overfor den interregionale styringsgruppen. Styringsgruppen hadde ingen innvendinger, men bemerket at krav til rapportering og åpenhet må følges opp ut over det som er beskrevet i søknaden. 1. Styringsgruppen anbefaler Norsk Register for Analinkontinens som et nytt nasjonalt kvalitetsregister. Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 3
2. Bruk av foreslått IKT-løsning forutsetter at løsningen blir godkjent av nytt fagforum for kvalitetsregistre i NIKT 3. Saken oversendes AD-møtet. 49-13 Retningslinjer og kriterier for tildeling av midler til implementering av IKT løsning for nasjonale kvalitetsregistre fra og med 2014 Saken inneholdt forslag til konkrete retningslinjer og kriterier for tildeling av øremerkete infrastrukturmidler fra fagforum for kvalitetsregistre i NIKT, til implementering av IKT-løsning for enkeltregistre. Styringsgruppen hadde en gjennomgående diskusjon knyttet til rolle og oppgaver for det nye fagforumet. I tillegg til å sørge for utvikling av en felles driftsmiljø med god funksjonalitet, skal en vesentlig oppgave være å sørge for at det finnes 3-5 anbefalte, hensiktsmessige og tilstrekkelig standardiserte IKT-løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. HOD har vært tydelige på at spekteret av tilgjengelige løsninger skal være innenfor et antall på 3-5. Alle nye registre skal utvikles i en av disse godkjente løsningene. Det ble også understreket at fagforum må kunne være rådgivende overfor registre mht valg av løsning, selv om den databehandlingsansvarlige har beslutningsmyndighet. Det forutsettes at valg av løsning tar hensyn til de råd som er gitt av Fagforum når det gjelder hvilken løsning som anses som hensiktsmessig i forhold til registerets profil. Styringsgruppen understreket også at fagforum må være rådgivende for IKTfunksjonalitet i hele kvalitetsregisterkjeden og ansvarlige i alle ledd, da det ikke finnes noen annen instans med e slik oppgave eller kompetanse. Styringsgruppen ønsker at leder / sekretariat for nytt IKT-fagforum løpende redegjør for funksjon og framdrift i styringsgruppemøtene, og at Hemit, som en overgangsordning i 2014 for å sikre kontinuitet, også deltar. Styringsgruppen tilsluttet seg forslag til beløp og formål for tildeling til enkeltregistre, og anbefalte etter råd fra Hemit at det gjennomføres forprosjekt for å fremskaffe beslutningsunderlag før tildeling av midler. 1. Interregional styringsgruppe anbefaler de beskrevne retningslinjer og kriterier for prioritering og tildeling av midler til implementering av IKTløsning for nasjonale medisinske kvalitetsregistre fra og med 2014. 2. Et register kan tilstås inntil NOK 250 000 i støtte til utvikling av IKT løsning for register. 3. Ved begrunnet behov for særskilt funksjonalitet eller nyutvikling som antas å komme også andre registre til nytte, kan det tilstås inntil ytterligere NOK 150 000. Dette gjelder også etablerte registre med behov for videreutvikling av ny funksjonalitet. 4. Den databehandlingsansvarlige har ansvar for drift, vedlikehold og videreutvikling i hht avtale med leverandør eller regionalt IKT-fagsenter. 5. Retningslinjer og kriterier for prioritering og tildeling av midler til implementering av IKT-løsning for nasjonale medisinske kvalitetsregistre Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 4
må være gjenstand for regelmessig evaluering og eventuell justering. 6. Det skal rapporteres fra fagforum for IKT til interregional styringsgruppe på bruken av øremerkete midler. 7. Forprosjekt anbefales benyttet ved utvikling av IKT- løsninger for nasjonale kvalitetsregistre for å fremskaffe beslutningsunderlag før tildeling av midler. 8. Fagforum for kvalitetsregistre i NIKT rapporterer status til den interregionale styringsgruppen gjennom deltakelse på møtene. Hemit møter i interegional styringsgruppe i 2014 som en overgangsordning og for å sikre kontinuitet. 50-13 Status IKT prosjekter og prioritering i videre arbeid Hemit la fram rapport om status for IKT prosjekter og prioritering av videre arbeid med MRS-løsning for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Styringsgruppen beklager at Esben A. Henriksen slutter i Hemit 31.01.2014 for å gå over i ny stilling, og takket ham for personlig engasjement og bidrag samt positiv og konstruktiv innstilling, noe styringsgruppen har satt stor pris på. Styringsgruppen tar rapporten til orientering. 51-13 Bruk av PROM i medisinske kvalitetsregistre Saken beskriver servicemiljøets pågående arbeid for å bidra til at PROMs implementeres som en del av alle nasjonale kvalitetsregistre og for å sikre tilgjengelige og relevante metoder for dette. En del av de felles infrastrukturmidiene er satt av til dette formålet, det er etablert et samarbeid med Kunnskapssenteret og en avtale om leveranse er under utforming. Videre kan det være aktuelt å utrede muligheter for et PROM-senter i Norge, eventuelt etter modell fra Sverige, og styringsgruppen inviteres til synspunkter på dette. Det ble opplyst om at et klinisk PROM-senter er under opprettelse i Helse Bergen og at et prosjekt i Helse Sør-Øst vurderer bruk av RAND (SF-36). Styringsgruppen understreket betydningen av å samle relevante erfaringer fra både Norge, Sverige og andre relevante steder (spes England, USA og Nederland), samt at vekten i vår sammenheng må legges på praktisk anvendelse mer enn på teoretisk metodeforståelse. 1. Styringsgruppen tar saken om utvikling av PROM-instrumenter for de medisinske kvalitetsregistrene til orientering 2. Styringsgruppen ber nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre utrede mulighetene for å få etablert et PROM-senter i Norge. 52-13 Samarbeidsavtale mellom databehandlingsansvarlige for medisinske Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 5
kvalitetsregistre og industrien På oppdrag fra HOD har servicemiljøet i samarbeid med Folkehelseinstituttet, Legemiddelindustrien og bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi (sistnevnte invitert men har ikke møtt), utarbeidet forslag til en avtale som regulerer samhandlingen mellom kvalitetsregistre og industrien. Det er enighet mellom partene om tekst og substansielt innhold, men noen juridiske og avtaletekniske forhold gjenstår. Utkast til avtale legges fram for styringsgruppen. 1. Styringsgruppen godkjenner hovedelementene i utkast til samarbeidsavtale mellom databehandlingsansvarlige for medisinske kvalitetsregistre og industrien. 2. Styringsgruppen ber om at sekretariatet på dette grunnlaget sørger for utforming og etablering av den endelige avtalen. 53-13 Opprettelse av variabelbibliotek Nasjonalt servicemiljø har planlagt å skaffe oversikt over variabler (variabelnavn samt klinisk og teknisk beskrivelse) som er i bruk i alle nasjonale kvalitetsregistre. Dette vil i tillegg til å skaffe en påkrevet oversikt over variabler som er i bruk, også identifisere variabler som er i bruk i flere registre. Målsetning for arbeidet er å belyse potensialet for gjenbruk av variabler mellom ulike registre, å gi substans til samarbeid mellom registre med behov for samme informasjon, samt å kunne gi gode innspill til nasjonale initiativ for standardisering av klinisk informasjon. Styringsgruppen var entydig positiv til dette initiativet og understreket betydningen av et slikt arbeid vil komme til nytte for flere formål. Det vil også være viktig i arbeidets løp å kategorisere ulike typer av variable for ulike formål f eks hhv intervensjons, tilstands- og resultatvariable. Kvalitetsregistre skal bidra til at det er de riktige tingene som måles, og gode kvalitetsregistre være premissleverandører for informasjon som på et senere tidspunkt skal inn i de framtidige standardiserte journalene. Det vil være viktig å ha et internasjonalt aspekt i arbeidet og sikre samstemmighet mot internasjonale variabeldefinisjoner der slike finnes. 1. Styringsgruppen ser positivt på arbeidet med å etablere et variabelbibliotek, dvs en oversikt over variable i bruk i nasjonale kvalitetsregistre, og tar saken til orientering. 2. Styringsgruppen mener at en slik oversikt vil få stor betydning for flere ulike formål og bruksområder. 54-13 Problemrapport NORKAR Utgangspunkt for saken var en bekymringsmelding fra leder av NORKAR (norsk karkirurgisk register) som opplever store problemer med å få gjort sin elektroniske innregistreringsløsning tilgjengelig for sykehusene i Helse Sør-Øst. Etter utsendelse er det tilkommet tilsvarende bekymringsmelding fra Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 6
kvalitetsregistrene i det nasjonale hjerte- og karregisteret som opplever tilsvarende frustrasjoner under implementering av sine registre i Helse Sør-Øst. Videre har Riksrevisjonen nylig hatt tilsyn med kvalitetsregistrene i Hjerte- og karregisteret og påpekte herunder dels behovet for at alle tilfelle blir registrert inn i et register, dels ansvaret for å adressere problemer til riktig ledelsesnivå dersom slike oppstår. Det ble under redegjørelsen for styringsgruppen informert om at f eks A-hus var blokkert for innregistrering i hjerneslagregisteret i 6 måneder, og NORKAR som pt er under implementering opplever tilsvarende. Det registreres at problemene i Helse Sør-Øst vedvarer over tid og at det mangler en klar adressat for å løse dem. 1. Styringsgruppen ber om at det utarbeides et notat som beskriver problemene knyttet til implementering av nasjonale kvalitetsregistre i Helse Sør-Øst 2. Notatet godkjennes av styringsgruppen (via sirkulasjon på e-mail) før det oversendes AD-møtet 55-13 Statusrapport NOKBIL Prosjektet er nå formelt avsluttet og Helse Midt-Norge RHF overtar NOKBIL fom 2014. Registeret anses da som ferdig utviklet, selv om noen forhold fortsatt ikke er på plass. For å unngå at NOKBIL legges på is i påvente av juridisk hjemmel, vil det bli bevilget budsjett fra Helse Midt-Norge for videreføring. Dette blir kanalisert gjennom Fagavdelingen ved St Olavs Hospital. NOKBIL er ennå ikke formelt godkjent som nasjonalt kvalitetsregister saken er til behandling i Helsedirektoratet. Styringsgruppen tar rapporten til orientering. 56-13 Mandat interregional styringsgruppe funksjonstid Bestemmelser om varighet av oppnevningsperiode mangler i styringsgruppens mandat fra AD-møtet i 2009. Saken ble lagt fram for drøfting av om slike bør anbefales og hvordan de i så fall bør framstå. Styringsgruppen var omforent om behovet for å innarbeide retningslinjer på området, men også klar på at selv om det i alle styringsorgan er behov for en viss fornyelse, så viser både oppgavenes karakter og erfaringene hittil et behov for betydelig kontinuitet i styringsgruppens sammensetning. Det var derfor enighet om å anbefale AD-møtet å sørge for en rutine som sikrer en viss rullering i løpet av det kommende året, samtidig som ikke alle må skiftes ut samtidig. Det var også enighet om å anbefale at AD-møtet utpeker leder av den interregionale styringsgruppen. 1. Den interregionale styringsgruppen ber AD-møtet om å sørge for en viss rullering blant medlemmene i løpet av 2014, samtidig som nødvendig Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 7
kontinuitet opprettholdes. 2. AD-møtet bes om å godkjenne et tillegg i mandatet for den interregionale styringsgruppen som sikrer at nye medlemmer oppnevnes for en periode på fire år av gangen, og at et medlem kan sitte i maksimalt to sammenhengende perioder. 3. Videre anbefaler styringsgruppen at AD-møtet heretter utpeker leder av den interregionale styringsgruppen. 57-13 Møteplan 2014 Det ble følgende møteplan: 24. februar, 4. juni, 10. september og 24. november. For alle: Gardermoen, kl 0930 1530. 58-13 Referatsaker Referat fra møte i ekspertgruppen 26.11.2013 ble framlagt. Styringsgruppen tar referat fra Ekspertgruppen til orientering og gir sin anerkjennelse til arbeidet som er gjort. 59-13 Eventuelt Tre saker var meldt: 1. Torunn Omland Granlund (HOD) orienterte om at HOD ønsker to parallelle løp for den videre utviklingen av helseregistre: Ett løp for utredning av nye fellesregistre, for å øke forståelsen av fellesregistermodellen og sikre at det prioriteres fellesregistre som oppleves nyttige i et klinisk perspektiv. Og ett løp for parallell etablering av nye nasjonale kvalitetsregistre på prioriterte og omforente områder. Videre orienterte hun om at HOD ønsker SKDE inn som en del av sekretariatet for Nasjonal Helseregisterprosjekt og at dette forankres i relevante regionale fora, herunder interregional styringsgruppe. Styringsgruppen ga sin enstemmige tilslutning. 2. Anne Grimstvedt Kvalvik orienterte om at registre for hhv rusbehandling, fedmekirurgi, brannskadebehandling og ablasjonsbehandling for atrieflimmer er under utvikling i Helse Vest. Det er et særlig aktivt arbeid som pågår i forhold til kvalitetsregisteret for rusbehandling. Det er usikkert på hvilken måte avgjørelse av HIV- og NOKBIL-registrenes søknad om konsesjon vil influere på konsesjonssøknad fra rusregisteret. 3. Olav Røise reiste problemstillingen knyttet til driftskostnader for nasjonale Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 8
medisinske kvalitetsregistre etter å ha blitt gjort kjent med at disse av Norsk Helsenett antydes å komme opp i kr 200 000 per år per register. Styringsgruppen innser at slike kostnader kan bli en framtidig utfordring og ber om at saken adresseres til nytt fagforum for kvalitetsregistre i NIKT. Styringsgruppen tar sakene til orientering, inkludert kommentarene framkommet underveis. Referent: Trine Magnus Neste møte: Mandag 24. februar kl 0930 1530. Referat interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Side 9