Til medlemmene i den interregionale styringsgruppen for arbeidet med nasjonale medisinske kvalitetsregistre.

Transkript

1 19. november 2014 Til medlemmene i den interregionale styringsgruppen for arbeidet med nasjonale medisinske kvalitetsregistre. På vegne av styringsgruppens leder innkalles dere til møte i styringsgruppen. Tid: 26.november kl Sted: Park Inn Hotell, Gardermoen (til venstre når man kommer ut fra Gardermoen flyplass) Kjøreplan for møtet: 26.november 2014 Kl Registerpresentasjon Kl Saksbehandling Kl Lunsjbuffet Kl Saksbehandling Kl Avslutning Vel møtt! På vegne av sekretariatet - vennlig hilsen Trine Magnus Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE) Helse Nord RHF / UNN HF / UiT Tlf / Side 1

2 SAKSLISTE INTERREGIONAL STYRINGSGRUPPE FOR MEDISINSKE KVALITETSREGISTRE Møte 26.november 2014 Presentasjon av: - Nasjonalt register for KOLS - Nasjonalt register for barnekreft Sak nr. Sakstittel Side Vedlegg nr 46/2014 Godkjenning innkalling og saksliste 3 47/2014 Referat fra forrige møte /2014 Etablering av PROM senter for medisinske kvalitetsregistre i Norge /2014 Ekspertgruppens evaluering av årsrapporter for 2013 for de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene /2014 Handlingsplan for økt dekningsgrad kartlegging av suksessfaktorer og utfordringer /2014 Orientering fra Fagforum NIKT 15 52/2014 Om Rapporteket en tjeneste for tilgjengeliggjøring av data og resultater fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre 53/2014 Ad krav til sammenslåing av Norsk nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister /2014 Møteplan /2014 Referatsaker 1. Referat fra Fagforum medisinske kvalitetsregistre NIKT HF 2. AD møtet midler felles infrastruktur Brev til Helse- og omsorgsdepartementet - Midler felles infrastruktur /2014 Eventuelt 31 Referat fra forrige møte og referatsaker er inkludert i saksframlegg. Vedlegg 4 og 5 vedlegges i egne dokument på grunn av dokumentenes størrelse. Øvrige vedlegg er samlet i et separat vedleggsdokument. Side 2

3 Godkjenning innkalling og saksliste Saksframlegg Møtedato Saksnr 46/2014 Saksbehandler Gøril Nordgård, SKDE Forslag til vedtak Styringsgruppen godkjenner innkalling og saksliste. Side 3

4 Referat fra forrige møte Saksframlegg Møtedato Saksnr 47/2014 Saksbehandler Trine Magnus, SKDE Forslag til vedtak Styringsgruppen godkjenner referat fra forrige møte. Vedlegg: 1 Referat fra styringsgruppemøte Side 4

5 Sak /14 vedlegg 1 Referat fra styringsgruppemøte Møtereferat: Møtedato Møtenr Interregional styringsgruppe for medisinske kvalitetsregistre Dag Onsdag 10. september 2014 Tid Kl Sted Deltakere Gardermoen Olav Røise (leder), Alice Beathe Andersgaard, Finn Henry Hansen, Anne Grimstvedt Kvalvik, Øyvind Hope (for Hans Olav Siljehaug), Bent Indredavik, Tore Solberg Observatører Hanne Narbuvold (Hdir), Torunn Omland Granlund (HOD) Gjester Fra fagforum NIKT og Hemit Fra sekretariat Fraværende Stig Slørdahl, Hans Flaatten John Kåre Knudsen, Per Haug Eva Stensland, Trine Magnus Hans Olav Siljehaug, Sverre Sandberg Innledningsvis fikk styringsgruppen en presentasjon av Norsk hjerteinfarktregister v/ Stig Slørdahl, og Norsk Intensivregister v/ Hans Flaatten. Presentasjonene legges ved referatet. Saksnr Møtet SAKER Godkjenning innkalling og saksliste Sekretariatet informerte innledningsvis om en telefonhenvendelse 5. september fra HOD vedrørende sak 36 med ønske om utsettelse av saken. Vedtak: Styringsgruppen tar informasjonen til etterretning og godkjenner innkalling og saksliste. Side 5

6 34-14 Referat fra møte 4. juni 2014 Det ble kommentert fra HSØ at en del registre syns det er krevende å tilpasse seg ny årsrapportmal. Sekretariatet beklager dette og understreker at Nasjonalt servicemiljø står til disposisjon for hjelp og veiledning. Det ble orientert fra sekretariatet at sak til AD-møtet om kostnader ved teknisk drift av nasjonale medisinske kvalitetsregistre (sak 24-14, punkt 2) er forsinket. Faktaunderlaget må utarbeides av Fagforum for medisinske kvalitetsregistre i NIKT (FMK NIKT). Dette er et krevende arbeid. Sak vil bli oversendt AD-møtet straks det foreligger. Vedtak: Referat fra møte godkjennes Årsrapport 2013 Nasjonalt servicemiljø Utkast til Årsrapport 2013 for Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre inkludert regionale fagsentre, ble lagt fram.en faktisk feil ble påpekt og vil bli rettet opp. Det ble også etterlyst et sammendrag. Under diskusjonen ble betydningen av regionale styringsgrupper for arbeidet med medisinske kvalitetsregistre påpekt, på grunnlag av de som er etablert på IKTområdet først i Helse Vest og deretter Helse Nord. Styringsgruppen ba sekretariatet utrede hvorvidt modellen bør utvides til å omfatte hele det regionale oppdraget hva gjelder nasjonale kvalitetsregistre. Vedtak: 1. Styringsgruppen godkjenner Årsrapport 2013 Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre inkludert kommentarene som framkom i diskusjonen. 2. Styringsgruppen ber om en utredning til neste møte om behovet for å etablere regionale styringsgrupper for oppfølging av det samlete oppdraget hva gjelder nasjonale kvalitetsregistre. 3. Styringsgruppen ber om at det lages en mal for årsrapporter fra de regionale servicemiljøene Etablering av PROM-senter for medisinske kvalitetsregistre i Norge Oppdrag om å legge fram forslag til etablering av et PROM-senter for medisinske kvalitetsregistre ble gitt av styringsgruppen i februar Et konkret forslag til etablering av et slikt senter ved Helse Bergen HF i samarbeid med Kunnskapssenteret ble lagt fram i juni 2014, men utsatt etter henvendelse fra Kunnskapssenteret med ønske om en nærmere og felles prosess. En slik prosess inkludert omfattende kontakt på saksbehandlernivå i hhv Helse Bergen, Kunnskapssenteret og SKDE har vært gjennomført fra juni til september 2014 og ligger til grunn for det foreliggende saksframlegget. Samtidig var opprettelsen av et nasjonalt PROM / PREM-senter tema på et møte mellom HOD og Hdir primo september, som konkluderte med et behov fra HODs side for grundigere utredning av hvilke funksjoner som trengs og hvordan dette Side 6

7 skal organiseres. Dette ble det redegjort for telefonisk fra HOD overfor sekretariatet i telefonhenvendelse 5. september. Det ble under møtet redegjort fra HODs representant om at Hdir snarest vil bli gitt et oppdrag om slik videre utredning av saken. Styringsgruppen bemerket at RHFene har som krav i oppdragsdokument fra HOD i 2014 å sørge for PROMs i alle nasjonale medisinske kvalitetsregistre, og at det derfor hersker en betydelig utålmodighet for å få etablert den nødvendige infrastrukturen som støtte for dette oppdraget. Behovet for klinisk forankring av en slik infrastruktur ble understreket, samt at den må omfatte PRIMs (patient reported incidence measures), dvs pasientsikkerhet, i tillegg til PROMs og PREMs. Det ble videre understreket at Helse Bergen HF i tillegg til å ha betydelig akademisk kompetanse på området er en del av RHF-systemet og i så måte ikke er å forstå som en ny aktør i dette bildet. Styringsgruppen anmodet om at det i den videre utredningen blir lagt særskilt vekt på en tydelig arbeidsdeling mellom Kunskapssenteret (bl a metakompetanse, metodeutvikling og validering) og det nasjonale servicemiljøet (bl a operativ veiledningstjeneste overfor registrene), behovet for klinisk forankring av en veiledningstjeneste, og at det blir satt en kort frist for å gjennomføre den videre utredningen. Det ble også fremmet et klart ønske om at representanter for alle RHF deltar i det videre utredningsarbeidet. Vedtak: 1. Saken utsettes, etter innspill fra HOD og i påvente av et konkretisert og skriftlig oppdrag fra HOD. 2. Prosessen fra RHFenes side går videre med forsterkning av styringsgruppemedlemmer fra de øvrige regionene i tillegg til nasjonalt servicemiljø ved SKDE 3. RHFene anser dette området som en svært viktig del av arbeidet med medisinske kvalitetsregistre Statusrapport for «Rapporteket» Statusrapport fra Helse Nord IKT med henblikk på ferdigstillelse arbeidet med Rapporteket som en driftssatt og tilgjengelig tjeneste, ble lagt fram. Helse Nord IKTs egen frist for dette er november Styringsgruppen understreket at Rapporteket representerer en nasjonal tjeneste. Det er en del av den felles tekniske infrastruktur for nasjonale medisinske kvalitetsregistre, og må snarest mulig på plass som en tilgjengelig tjeneste med grunnlag i en driftsavtale med forutsigbar økonomi og funksjonalitet. Styringsgruppen ga uttrykk for en betydelig uro med hensyn til både framdrift og omfang av nødvendig kommunikasjon mellom involverte aktører. Vedtak: 1. Styringsgruppen tar statusrapport for Rapporteket til orientering 2. Styringsgruppen ber om at FMK-NIKT følger opp Rapporteket som en nasjonal tjeneste og del av den nødvendige felles tekniske infrastrukturen for medisinske kvalitetsregistre 3. Styringsgruppen ber om en klart framstilt status for Rapporteket som en slik Side 7

8 tjeneste i neste møte Handlingsplan NHRP Oversikt over ansvarlige instanser og status for RHFenes tiltak i Handlingsplan NHRP var lagt fram. Det ble bemerket at en handlingsplan for økt dekningsgrad i nasjonale kvalitetsregistre må behandles i styringsgruppen før den legges fram for E- helsegruppen. Det ble også understreket at variabelbiblioteket må sees i sammenheng med og som grunnlag for arketyper i en framtidig, strukturert EPJ. Vedtak: Styringsgruppen tar oversikt over RHFenes tiltak i Handlingsplan NHRP til orientering, inkludert kommentarene fra møtet Ad krav om sammenslåing av Norsk nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister - statusrapport Status for arbeidet med sammenslåing av Norsk nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister ble lagt fram. Det ble orientert om at det den 16. september 2014 er planlagt et møte mellom de impliserte partene, de aktuelle regionale fagsentrene og nasjonalt servicemiljø ved SKDE for bl a å utarbeide en felles registerbeskrivelse. Vedtak: Styringsgruppen tar saken til orientering Styringsgruppen ber om en oppdatert status i neste møte Tilgjengelighet av data fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre Med bakgrunn i økt etterspørsel etter data fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre til ledelse og kvalitetssikring, gir denne saken en beskrivelse av dagens regler og grunnlag for vurdering av behov for forbedringer. Data oppleves ofte i praksis å være svært vanskelig tilgjengelige, og dagens situasjon erkjennes som både uoversiktlig og utilfredsstillende. Vedtak: 1. Styringsgruppen er svært opptatt av at data fra nasjonale kvalitetsregistre skal være enkelt tilgjengelige for ledelse og kvalitetsforbedring 2. Styringsgruppen ber om at Helsedirektoratet i sitt arbeid med utvikling av krav til nasjonale medisinske kvalitetsregistre, innarbeider forhold og krav knyttet til tilgjengelighet og utlevering av opplysninger. 3. Utvikling av slike krav bør skje i nært samarbeid med nasjonal servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre. 4. Styringsgruppen ber servicemiljøet sørge for at mal for vedtekter for nasjonale medisinske kvalitetsregistre revideres i samsvar med resultatene av Helsedirektoratets arbeid når dette foreligger Orientering fra Fagforum (FMK) NIKT FMKs leder redegjorde for at det nå er etablert kravspesifikasjon til aktuelle Side 8

9 leverandører av teknisk løsning, samt informasjonsskriv og søknadsskjema hva gjelder økonomisk bidrag til teknisk løsning for enkeltregistre. I sistnevnte tilfelle legges det til rette for fortløpende vurdering av innkomne søknader Det ble også redegjort for strategi mht overføring av data fra kliniske fagsystemer til etablerte registerløsninger, der FMK av pragmatiske hensyn ser behovet for å legge til rette for slik overføring, men ikke ønsker å anbefale det. Det ble beskrevet et felles behov fra FKMs og nasjonalt servicemiljø sin side om bedre informasjonsflyt hva gjelder det nasjonale perspektivet / behovene knyttet til felles teknisk infrastruktur. Et ønske om tilknytning fra nasjonalt servicemiljø til FMK ble på denne bakgrunn presentert. Vedtak: 1. Styringsgruppen tar saken til orientering 2. Styringsgruppen oppnevner leder av Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre ved SKDE som observatør i FMK NIKT Reoppnevning av Interregional styringsgruppe Saken redegjør for sammensetning og ledelse av Interregional styringsgruppe fra og med 1. september Vedtak: Interregional styringsgruppe tar AD-møtets vedtak om sammensetning og ledelse av styringsgruppen i neste to års-periode til etterretning Forslag til fordeling av felles infrastrukturmidler for 2015 I denne saken presenteres forslag til fordeling for 2015 av øremerkete midler til fordeling mellom RHFene med formål felles infrastruktur for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. I all hovedsak videreføres og forsterkes satsningene fra tidligere år. Styringsgruppen tilsluttet seg i all hovedsak de foreslåtte tiltakene, men understreket behovet for at de gis en utdypende beskrivelse i oversendelsen til hhv AD-møtet og HOD av hvordan midlene i praksis skal benyttes. Styringsgruppen problematiserte også dagens fordelingsnøkkel, som er basert på antall registre per region, med spørsmål om antall innregistrerende enheter per register, evt andre forhold, kan være mer avgjørende for kostnadsbildet enn antall registre. Det var enighet om at disse forholdene må belyses, men at eventuelle endringer må forberedes grundig og gjennomføres med tilstrekkelig forutsigbarhet. Vedtak: 1. Styringsgruppen anbefaler overfor AD-møtet at felles infrastrukturmidler 2015 til arbeidet med nasjonale medisinske kvalitetsregistre fordeles i henhold til forslaget i denne sak. 2. Anbefaling fra AD-møtet oversendes HOD for godkjenning Side 9

10 44-14 Referatsaker Følgende referatsaker var lagt fram: 1. NOKBIL vedtak Personvernnemnda 2. Overskuddsmidler felles infrastruktur fra perioden orientering om tildeling 3. Referat fra Fagforum medisinske kvalitetsregistre NIKT H Vedtak: Styringsgruppen tar referatsakene til orientering Eventuelt Tre saker ble meldt: 1. Spørsmål om eventuell godtgjøring til medlemmene av fagråd (tidligere benevnt styringsgrupper) for nasjonale kvalitetsregistre ble tatt opp. Styringsgruppen legger til grunn at dette arbeidet ikke skal honoreres særskilt, at det betraktes som interregionalt dugnadsarbeid, og at utgifter belastes den enkeltes arbeidsgiver. For pasientrepresentanter og eventuelle representanter fra private institusjoner benyttes eksisterende regionale ordninger. 2. Sekretariatet orienterte om at utkast til avtale mellom RHFene/FHI og legemiddelindustrien / bransjeforeningen for med.tek-bedifter ligger til vurdering i FHI. 3. Problemer i prosessen med etablering av databehandleravtaler mellom enkelt-hf og Norsk Helsenett ble beskrevet fra HSØ. I praksis ofte svært utfordrende å få prosessen gjennomført / finne rett adressat i HFene. Et velfungerende system er etablert i Helse Vest, styringsgruppens leder i samråd med leder av FMK utreder muligheten for et «generisk» system etter modell av Helse Vest. Vedtak: Sakene tas til orientering. Referent: Trine Magnus Neste møte: Onsdag 26. november kl Gardermoen. Side 10

11 Saksframlegg Møtedato Saksnr 48/2014 Saksbehandler Trine Magnus, SKDE Etablering av PROM-senter for medisinske kvalitetsregistre ny behandling Bakgrunn De regionale helseforetakene har i oppdrag fra sin eier å sørge for at pasientrapporterte data (PROMs) registreres i nasjonale medisinske kvalitetsregistre. I denne forbindelse har den Interregionale styringsgruppen planlagt for etablering av et nasjonalt PROM-senter for medisinske kvalitetsregistre, som en veiledningstjeneste for registrene med tanke på å oppfylle dette kravet. Senteret planlegges lagt til Fagsenter for pasientrapporterte data i Helse Bergen HF, med bidrag fra Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten, som en del av det samlete nasjonale servicemiljøet for medisinske kvalitetsregistre. Saken var klar for behandling i Interregional styringsgruppe hhv 4. juni og 10. september d.å., men ble begge ganger utsatt pga henvendelser fra hhv Kunnskapssenteret og HOD. I brev av 23.september 2014 (vedlegg 1) ga HOD i oppdrag til Helsedirektoratet å «fremme et forslag til hvordan de regionale helseforetakenes ansvar for å inkludere PROMs i de medisinske kvalitetsregistrene bør samordnes med øvrig nasjonalt arbeid for å styrke arbeidet med å måle pasientopplevd kvalitet og utvikle nasjonale kvalitetsindikatorer for dette.» Vedlegg 2. Helsedirektoratet har planlagt å samle hhv Kunnskapssenteret, Helse Vest RHF/Helse Bergen HF/UiB og nasjonalt servicemiljø ved SKDE til møte 19. november d.å. for å belyse saken. Brev til SKDE i sakens anledning finnes i vedlegg 3. Helsedirektoratet vil etter dette møtet utarbeider et forslag til løsning, som legges fram til drøfting i Interregional styringsgruppe i møtet 26. november. Forslag til vedtak Utarbeides i henhold til diskusjon i styringsgruppen. Vedlegg: 2. Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helsedirektoratet oppdrag PROM 3. Brev fra Helsedirektoratet til SKDE - innkalling til møte 19. november Side 11

12 Saksframlegg Møtedato Saksnr 49/2014 Saksbehandler Eva Stensland, SKDE Ekspertgruppens behandling av årsrapporter 2013 fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre Bakgrunn En av Ekspertgruppens hovedoppgaver er å vurdere funksjon i de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene basert på innlevert årsrapport. Gjennomgang av årsrapporter for 2013 skjedde i møte 30. oktober, og hovedtrekkene gjengis i denne saken. Konkret vurdering av de enkelte registrene og en samlet tabell over stadievurdering av nasjonale medisinske kvalitetsregistre i 2013 finnes i vedlegg 4 og 5. Aktuelt Det ble i år levert årsrapport fra 46 av de 47 nasjonale medisinske kvalitetsregistrene (Nasjonalt register for HIV har ikke utarbeidet årsrapport). Ekspertgruppen er imponert over det betydelige kliniske engasjementet som ligger bak disse registrene, over en gjennomgående høy kvalitet på årsrapportene og over den kunnskapen registrene samlet sett bidrar med. Det er likevel et betydelig arbeid som samlet sett gjenstår før alle registre med nasjonal status innfrir som veldrevne kvalitetsregistre med stabilt høy dekningsgrad, funksjonell infrastruktur og hovedfokus på kvalitetsforbedring. 16 av registrene (35 %) ble vurdert til å være i stadium 1, de fleste av disse fordi de nylig er startet opp. 22 (48 %) ble vurdert til stadium 2 og 8 (17 %) til stadium 3. Når halvparten av registrene fortsatt er på stadium 2 til tross for en gjennomgående høy kvalitet og funksjon, er det hovedsakelig fordi de har for lav dekningsgrad eller mangler enten PROMs, identifisering av kliniske forbedringsområder eller forslag til kliniske forbedringstiltak. Ingen registre oppnådde stadium 4, noe som hovedsakelig skyldes mangel på on-line tilgang til registerets data og/eller resultater for sosial ulikhet i helse. Forslag til vedtak 1. Interregional styringsgruppe tar Ekspertgruppens vurdering av Årsrapporter 2013 fra 46 nasjonale kvalitetsregistre til etterretning. 2. Interregional styringsgruppe vil rette en takk til alle registre for engasjement og vel utført arbeid Vedlegg: 4. Vurderingsskjema for nasjonale kvalitetsregistre som har levert årsrapport for Tabell stadium 2013 for nasjonale medisinske kvalitetsregistre Side 12

13 Saksframlegg Møtedato Saksnr 50/2014 Saksbehandler Eva Stensland, SKDE Handlingsplan for økt dekningsgrad kartlegging av suksessfaktorer og utfordringer Bakgrunn Selv om mange nasjonale kvalitetsregistre etter hvert kan dokumentere en tilfredsstillende dekningsgrad, er det fortsatt utfordrende å oppnå tilstrekkelig funksjon i og oppslutning om en del av registrene. Dekningsgrad i nasjonale kvalitetsregistre har et sterkt nasjonalt fokus, og ehelsegruppen gjorde følgende vedtak i sitt møte 22. mai 2014: «ehelsegruppen anbefaler at det i løpet av 2014 gjennomføres en erfaringsbasert analyse av utfordringer og suksesskriterier knyttet til å oppnå landsomfattende og tilstrekkelig dekningsgrad i nasjonale medisinske kvalitetsregistre. På bakgrunn av en slik analyse ber ehelsegruppen i løpet av 2014 om forslag til konkrete tiltak for å øke dekningsgraden i nasjonale medisinske kvalitetsregistre.» I denne saken presenteres Interregional styringsgruppe for en analyse som er gjennomført i de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene med tanke på suksesskriterier og utfordringer for å oppnå høy dekningsgrad. Det gjøres deretter rede for en del tiltak for å øke dekningsgrad, iverksatt av Nasjonalt servicemiljø, og styringsgruppen inviteres til en diskusjon for å identifisere ytterligere og målrettete tiltak. Etter at styringsgruppens innspill er bearbeidet, vil sekretariatet utarbeide forslag til en samlet tiltaksplan. Aktuelt I en semistrukturert spørreundersøkelse til ledere av nasjonale medisinske kvalitetsregistre utført i overgangen oktober / november 2014, ble «tilstrekkelig tid og ressurser til innregistrering» samt «en brukervennlig innregistreringsløsning» påpekt som de to viktigste suksesskriteriene for høy dekningsgrad. Deretter fulgte «lovpålagt innregistrering» og «gode rapporteringsløsninger som gir tilgang til egne innrapporterte data». Økt ledelsesfokus, innføring av økonomiske insentiver og etablering av gode arbeidsrutiner for innrapportering ble nevnt av flere som andre viktige tiltak for å øke dekningsgraden. Tiltak iverksatt av nasjonalt servicemiljø System for dekningsgradsanalyser med bistand fra NPR, utvikling av Rapporteket som rapporteringstjeneste for å tilgjengeliggjøre egne resultater, utlysning av prosjektmidler for økt dekningsgrad og offentliggjøring av resultater fra alle nasjonale kvalitetsregistre, er noen allerede iverksatte tiltak for å bidra til høyere dekningsgrad. I tillegg planlegges en egen rundebordskonferanse for registrene i januar 2015 med fokus på dekningsgrad og datakvalitet. Videre kan det tenkes etablert «fadderordninger» der registre med høy dekningsgrad «veileder» registre med lav dekningsgrad og det kan iverksettes et eget og større prosjekt a la Sverige for utvalgte registre med betydelige utfordringer. Det siste vil imidlertid kreve en større økonomisk innsats enn det servicemiljøet kan bidra med. Oversikt over dekningsgrad 2012 og 2013 i de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene, en utdypende beskrivelse av tema for denne saken og en oppsummering av hele spørreundersøkelsen finnes i vedlegg 6-8. Side 13

14 Til diskusjon i styringsgruppen: Mange av respondentene i undersøkelsen nevnte tilstrekkelig tid og ressurser til innregistrering, gode og systematiske arbeidsprosesser, økt ledelsesfokus og økonomiske insentiver som viktige tiltak for å oppnå økt dekningsgrad, i tillegg til velfungerende IKT-løsninger inkludert oppdatert tilbakerapportering. Disse og flere andre er områder som må adresseres til linjen men hvordan? Interregional styringsgruppe utfordres til en diskusjon om konkrete tiltak i forbindelse med de ovenfor nevnte og andre identifiserte suksesskriterier for å oppnå økt dekningsgrad. Forslag til vedtak 1. Interregional styringsgruppe ber om at det med bakgrunn i diskusjon og saksframlegg til dette møtet utarbeides en konkret tiltaksplan for økning av dekningsgrad i nasjonale medisinske kvalitetsregistre. 2. Tiltaksplanen presenteres for styringsgruppen i neste møte. Vedlegg: 6. Tabell over dekningsgrad hhv 2012 og 2013 i nasjonale medisinske kvalitetsregistre 7. Saksdokument: «Dekningsgrad for nasjonale medisinske kvalitetsregistre» 8. «Analyse av dekningsgrad» - oppsummering av spørreundersøkelse til de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene Side 14

15 Saksframlegg Møtedato Saksnr 51/2014 Saksbehandler John Kåre Knudsen, NIKT Fagforum Orientering fra Fagforum kvalitetsregistre NIKT Muntlig orientering fra Fagforum kvalitetsregistre NIKT Forslag til vedtak Styringsgruppen tar saken til orienteringen Side 15

16 Saksframlegg Møtedato Saksnr 52/2014 Saksbehandler Trine Magnus, SKDE og Helse Nord IKT Om Rapporteket en tjeneste for tilgjengeliggjøring av data og resultater fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre Bakgrunn Hovedformålet med medisinske kvalitetsregistre er kvalitetsforbedring av tjenestene til pasientene. Dette krever at innholdet i registrene gjøres tilgjengelig for de som har ansvar for tjenesteutøvelsen, på en slik måte at de kan benyttes i klinisk forbedringsarbeid. En IKT-løsning for kvalitetsregistre er derfor ikke komplett før den omfatter mulighet for å presentere, analysere og formidle registerets innhold og resultater for de som rapporterer inn til registeret. For å ivareta disse formålene ble Rapporteket i sin tid planlagt av Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre ved SKDE i samarbeid HN-IKT, som en del av felles infrastruktur for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. HN-IKT ble valgt som IKT-partner fordi det på den tiden ikke var aktuelt for Hemit å inkludere noen slik løsning i sine planer for MRS. Om Rapporteket Rapporteket er i dag en del av driftsløsningen helseregistre.no fra HN-IKT. Alle nasjonale kvalitetsregistre med IKT-løsning er i dag avhengige av helseregistre.no fordi bare denne tilbyr den nødvendige autoriseringstjenesten. Et flertall av de nasjonale registrene har i tillegg fortsatt sin fulle IKT-drift på helseregistre.no. Når et register har fått tilrettelagt Rapporteket og tjenesten er satt i drift, vil alle som registrerer inn til registeret ha tilgang til følgende funksjonalitet: 1. Real time presentasjon av egne innrapporterte data, med mulighet for å utføre forhåndsdefinerte analyser med nasjonale sammenlikninger. 2. Presentasjon av en større og samlet registerrapport, utarbeidet av registerledelsen i samarbeid med statistiker fra nasjonalt servicemiljø, real time (dvs opplysninger fram til siste registrering). Rapporten mottas på e-post, kan bestilles når som helst av den enkelte. 3. Mulighet for selv å lage figurer og tabeller som kan lagres på Rapporteket og som, på samme måte som andre rapporter, til en hver tid vil presentere resultater basert på alle registrerte data i registeret. Den enkelte kan i tillegg bestille regelmessig utsendelse av egendefinerte rapporter, tilsendt på e- post. Rapportene som mottas vil være oppdaterte med alle registreringer inntil utsendelsestidspunktet. Rapporteket finnes i dag i testversjon for 12 nasjonale kvalitetsregistre, og vil bli presentert i en fullskala pilotversjon for Norsk Hjerneslagregister på deres nasjonale brukermøte 26. november Synliggjøring for registermiljøene av hva denne tjenesten kan tilby, har ført til betydelig begeistring og økende etterspørsel. Tilgang til en slik tjeneste beskrives også i en nylig gjennomført spørreundersøkelse som en avgjørende suksessfaktor for god/økt dekningsgrad i nasjonale kvalitetsregistre. Side 16

17 Kostnad Hittil har helseregistre.no. ikke vært satt i ordinær drift av HN-IKT, og har vært priset deretter. Helse Nord IKT har nå planlagt driftssetting av helseregister.no inkludert tilleggstjenester per 1. januar Registre som ønsker å benytte Rapporteket må ha en driftsavtale med HN-IKT / helseregister.no, fordi det ikke er mulig for Helse Nord IKT å skille ut Rapporteket som en isolert tjeneste eller produkt. Før et register kan benytte Rapporteket må det også gjøres et spesifikt arbeid for å tilrettelegge registerdata og utvikle analyser og rapporter i samarbeid med registerledelsen og statistiker ved SKDE eller annet regionalt fagsenter. En engangskostnad for dette arbeidet fra HN-IKT kommer dermed i tillegg til årlig driftskostnad. Utfordringen Registre som driftes på helseregister.no vil i hht ovenstående få tilgang til Rapporteket som en del av sin driftsavtale, med en oppstarts- / tilretteleggingskostnad i tillegg. Samtidig er det slik at drift på Norsk Helsenett (NH) skal være den framtidige driftsløsningen for alle nasjonale kvalitetsregistre. NH er imidlertid i dag bare tilrettelagt for MRS-registre, og hittil er det fire MRS-registre (hjertesvikt, MS, Norkar og traume) som driftes på NH. NH har imidlertid ikke integrert Rapporteket eller tilsvarende funksjonalitet i sin driftsløsning. Dette betyr at registre som legges på NH i dag, vil få doble kostnader til drift, dvs både på NH og på helseregister.no, for å kunne benytte Rapporteket. Dette anses svært lite hensiktsmessig. Mulig løsning? Fagforum NIKT er i sin oppstart mht tilrettelegging for et samlet sett IKT-løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre, som omfatter funksjonalitet for både innregistrering, autentisering/autorisasjon, forvaltning/drift og rapportering. Det gjenstår fortsatt mye før NH kan tilbys en slik samlet pakke for alle registre. En mulig løsning kan være at videre migrering av registre til Norsk Helsenett midlertidig settes i bero, og at helseregistre.no fortsetter som driftsløsning inntil et komplett tilbud er klart på NH. Da sikres flest mulig en raskest mulig tilgang på Rapporteket. Samtidig må det tas initiativ overfor Norsk Helsenett for snarest mulig å få etablert en tilfredsstillende, total driftsløsning for medisinske kvalitetsregistre på Norsk Helsenett, som støtter alle de 3-5 innregistreringsløsningene som Fagforum NIKT anbefaler, inkludert Rapporteket og tjenester for autentisering og autorisasjon. For at de registrene som allerede er etablert på NH i denne overgangsfasen skal kunne benytte Rapporteket, dersom de ønsker det, uten å pådra seg doble driftskostnader, må det søkes finansielle overgangsløsninger i regi av fellesskapet. Forslag til vedtak 1. Interregional styringsgruppe erkjenner at IKT-løsning for nasjonale medisinske kvalitetsregistre ikke er komplette uten funksjonalitet for presentasjon og analyse av egne data. 2. Styringsgruppen erkjenner videre at Rapporteket representerer en aktuell slik løsning, utviklet av nasjonalt servicemiljø og HN-IKT, for og i samarbeid med registrene. 3. Styringsgruppen ser behov for å prioritere tilgang til Rapporteket for flest mulig registre på kortest mulig sikt. Ikke minst som bidrag i å øke dekningsgrad i de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene. Side 17

18 4. Styringsgruppen anbefaler derfor at helseregister.no, som inkluderer Rapporteket, fungerer som driftsløsning for nasjonale medisinske kvalitetsregistre inntil videre, dvs inntil Norsk Helsenett kan tilbyr en komplett driftsløsning for alle registre som omfatter Rapporteket. 5. I en mellomfase må det søkes felles, nasjonale løsninger på de økonomiske utfordringene en slik strategi vil medføre. 6. Det må også tas initiativ overfor Fagforum NIKT og Norsk Helsenett med tanke på å forsere en utvikling som nevnt i punkt 5. Side 18

19 Saksframlegg Møtedato Saksnr 53/2014 Saksbehandler Wenche Reed Helse Sør-Øst, Ane Johannessen Helse Vest og Philip Skau, SKDE Ad krav om sammenslåing av Norsk Nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister Bakgrunn Dette er en oppfølging av styringsgruppens behandling av sak 39/14 i forrige møte, der styringsgruppen ble orientert om de videre planene for en sammenslåing av Norsk nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister. Styringsgruppen ba videre om en oppdatert status i neste møte. Status 16.september ble det avholdt et møte mellom Norsk Nyrebiopsiregister, Norsk nefrologiregister og representanter for de regionale fagsentrene og SKDE med hensikt å utarbeide en felles registerprotokoll, og kartlegge evt. utfordringer knyttet til samordning av registrene (se referat i vedlegg 9). Det var enighet mellom Norsk Nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister om at registrene skulle slå seg sammen til ett register. Det var også enighet om at et nytt register skulle ta utgangspunkt i Norsk nefrologiregister og at det nye registeret skulle ha databehandlingsansvarlig ved OUS. I et nytt sammenslått register vil Helse Vest RHF fortsatt finansiere den delen av registeret som omfatter biopsier slik at dagens finansiering av Norsk Nyrebiopsiregister videreføres inn i et nytt register. Det ble fra Norsk Nyrebiopsiregister satt som en betingelse for en sammenslåing av de opplysningene som i dag finnes i Norsk Nyrebiopsiregister overføres til et nytt register eller blir forvaltet av Helse Bergen HF under den opprinnelige konsesjonen, men ikke som et nasjonalt medisinsk kvalitetsregister. Når det gjaldt spørsmålet fra Helsedirektoratet om å utvide registeret til å omhandle flere pasienter med nyresykdom er registermiljøene ikke negative til dette med ønsker at prosessen med sammenslåing avsluttes før man ser på muligheten for å inkludere flere pasienter. Det var samtidig klart fra begge registre at å lage et nytt register for alle med nyresykdom i en eller annen form som vil inkludere ca pasienter ikke er hensiktsmessig. 31. oktober ble det avholdt et nytt møte mellom Norsk Nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister hvor det ble diskutert hvordan et nytt register skal organiseres (se referat i vedlegg 10). Det ble på dette møtet foreslått nytt formål og organisering. Det ble her foreslått å etablere en ny nasjonal styringsgruppe for det sammenslåtte registeret hvor to representanter fra Norsk Nyrebiopsiregister går inn i den eksisterende styringsgruppen for Norsk nefrologiregister. Det har også vært drøftinger mellom de ulike fagsentrene og SKDE om hvordan en slik sammenslåing skal håndteres juridisk. Forslaget her er at variabelsettet til Norsk Nyrebiopsiregister inkluderes i dagens nefrologiregister og at det dermed søkes om en fornyelse av konsesjonen til Norsk nefrologiregister. De to registermiljøene er enige om at et nytt register bør endre navn og forslaget fra møtet er Norsk nyreregister. Ved en navnendring og endring av formål vil det måtte bli nødvendig å sende ut informasjon til alle registrerte i Norsk nefrologiregister. Side 19

20 Det er videre foreslått at de historiske opplysningene som i dag ligger i Norsk Nyrebiopsiregister ikke blir overført til det nye registeret. Bakgrunnen for dette er at man da også må informere alternativt måtte innhente nytt samtykke fra alle pasientene noe som vil være svært krevende. Det er planlagt et møte mellom Norsk Nyrebiopsiregister, Norsk nefrologiregister og representanter for de regionale fagsentrene og SKDE den 5. mars med hensikt å bli enige om et endelig utkast til ny registerbeskrivelse og vedtekter for registeret som skal ligge til grunn for en søknad til Datatilsynet om endring av konsesjonen til Norsk nefrologiregister. Søknaden om endring av konsesjon vil sendes Datatilsynet i løpet av mars Forslag til vedtak: Styringsgruppen tar saken til orientering. Vedlegg: 9. Referat fra møte mellom Norsk Nyrebiopsiregister, Norsk nefrologiregister og representanter for de regionale fagsentrene og SKDE 10. Referat fra møte mellom Norsk Nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister Side 20