MØTEPROTOKOLL Ullensaker kontrollutvalg Dato: 15.02.2018 kl. 09:00 Sted: Formannskapssalen, Ullensaker rådhus Arkivsak: 15/00018 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Tron Erik Hovind (leder), Eva Gullichsen, (nestleder), Halldis Helleberg, Dag Bakke Knut Fjell Stein Vegard Leidal Kommunikasjonssjef Kjetil Bjørnsrud møtte under sak 7. Fra Romerike revisjon møtte prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl og forvaltningsrevisor Tord Willumsen Protokollfører: SAKSKART Mona Moengen, Rokus Side Saker til behandling 7/18 15/00138-10 Samtale med rådmannen om utvalgets synlighet på kommunens hjemmeside 3 8/18 15/00210-36 Referater 4 9/18 17/00101-7 Forvaltningsrevisjon Digitale Gardermoen IS - prosjektplan 5 10/18 11/18 15/00212-26 15/00211-28 Orientering ved revisjonen 6 Eventuelt 7 1
Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet hevet kl. 10.15 Jessheim 15.2.2018 Tron Erik Hovind Leder Halldis Helleberg 2
Saker til behandling 7/18 Samtale med rådmannen om utvalgets synlighet på kommunens hjemmeside 1 Ullensaker kontrollutvalg 15.02.2018 7/18 Kontrollutvalget ber kommunen finne en løsning med sikte på å publisere utvalgets innkallinger og protokoller i politisk møtekalender. Kontrollutvalget ønsker å få lagt ut en beskrivende tekst på kommunens hjemmeside om utvalgets rolle og mandat. Sekretariatet sender over en tekst til administrasjonen. Kommunikasjonssjefen opplyste at kontrollutvalgets innkallinger og protokoller vil bli lagt ut i møtekalenderen på kommunens hjemmeside. Det ble lagt frem et nytt forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber kommunen finne en løsning med sikte på å beskrive utvalgets funksjon, publisere utvalgets innkallinger og protokoller i politisk møtekalender. 3
8/18 Referater 1 Ullensaker kontrollutvalg 15.02.2018 8/18 4
9/18 Forvaltningsrevisjon Digitale Gardermoen IS - prosjektplan 1 Ullensaker kontrollutvalg 15.02.2018 9/18 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av i Digitale Gardermoen IS (DGI) basert på utvalgets behandling i henhold til prosjektplanen og diskusjonen i møtet. Revisjonen gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, og leveres 31.8.2018. 2. De øvrige kontrollutvalgene på Øvre Romerike inviteres til å delta i undersøkelsen. Revisjonen presenterte planen og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget i Ullensaker dekker kostnaden ved forvaltningsrevisjonen. Revisjonen starter opp arbeidet. Utvalget inviterer de andre eierkommunene å være medbestillere 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av i Digitale Gardermoen IS (DGI) basert på utvalgets behandling i henhold til prosjektplanen og diskusjonen i møtet. Revisjonen gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, og leveres 31.8.2018. 2. Ullensaker kontrollutvalg dekker kostnadene, og inviterer kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene til å være medbestillere i undersøkelsen. 5
10/18 Orientering ved revisjonen 1 Ullensaker kontrollutvalg 15.02.2018 10/18 Revisjonen orienterte om status for arbeidet med forvaltningsrevisjon på flyktninger, Rapporten kommer til behandling i neste møte. Revisjonen vil avklare tidspunktet for offentliggjøring av rapporter. 6
11/18 Eventuelt 1 Ullensaker kontrollutvalg 15.02.2018 11/18 Ingen forslag til vedtak Nestleder tok opp innføring av den nye personvernforordningen. Utvalget vil vurdere å be om en orientering av implementering av regelverket våren 2019 Møtet 30.8. flyttes til 13.9 7