Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Solbergfoss Tidspunkt: 12.05.2014 kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 69 22 41 60/ 908 55 384, e-post iokus@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Askim, 05.05.2014 Jan-Terje Kristiansen Leder (sign.)
Kontrollutvalget Askims møte 12.05.2014 Sakliste PS 14/8 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2014 PS 14/9 Askim kommunes årsregnskap og årsberetning 2013 - kontrollutvalgets uttalelse PS 14/10 Askim kommunes skatteregnskap for 2013 PS 14/11 PS 14/12 PS 14/13 PS 14/14 Orienteringssak - Eierstrategi for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Informasjon fra revisjonen Referater Eventuelt
Saksnr.: 2014/6686 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 43485/2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 12.05.2014 14/8 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2014, godkjennes Rakkestad, 13.03.2014 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2014 Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.01.2014, legges frem til godkjenning
Saksnr.: 2014/6686 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 75497/2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 12.05.2014 14/9 Askim kommunes årsregnskap og årsberetning 2013 - kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Askim kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Rakkestad, 05.05.2014 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2013 for Askim kommune utkast 2. Revisors beretning 2013, datert 25.04..2014 3. Revisjonsbrev datert 05.05.2014 fra IØKR IKS 4. Askim kommunes årsregnskap 2013 - legges direkte ut til KU i dropbox av kommunen. 5. Rådmannens årsberetning 2013. legges direkte ut til KU i dropbox av kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal og regionaldepartementet den 15.06.2004 med hjemmel i kommuneloven avgi uttalelse om årsregnskapet. I 7 i nevnte forskrift er følgende bestemt når det gjelder saksgang ved denne uttalelsen: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen
avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Om innholdet i kontrollutvalgets uttalelse kan man finne veiledning i forskriftens kapittel 4 som omhandler kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon. Nærmere om de enkelte dokumenter og behandlingsprosedyre i regnskapssaken: Med henvisning til hva departementet uttaler, bør Askim kommunes budsjett og regnskap, rådmannens årsberetning og distriktrevisors revisjonsberetning og revisjonsbrev være dokumenter kontrollutvalget legger til grunn når det avgir uttalelse. Frister i prosedyren for behandling av årsregnskaper er nå: Regnskapet skal avlegges av fagsjef for regnskap innen 15. februar Årsberetning fra rådmann skal avgis med frist 31. mars Revisjonsberetning skal avgis med frist 15. april Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen 1. juli Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å bygge sin uttalelse på revisjonsbrevet utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, revisors beretning og de øvrige dokumenter i saken. Årsregnskapet og årsrapport og er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Korrigert regnskap er avlagt 22.04.2014. Revisjonsberetningen er datert 25.04.2014. Revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning, dvs at revisor ikke har funnet avvik av en slik størrelsesorden at det er nødvendig at de påpekes. Kommunens driftsregnskap 2013 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr. 38 887 og regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 16 824 580,32 Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader Kommunens netto driftsresultat utgjør 3,8 % av driftsinntekter i 2013. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Revisjonen vil være til stede i møtet og kan om ønskelig besvare eventuelle spørsmål fra utvalget. Sekretariatet anbefaler utvalget å benytte seg av denne muligheten, og viser for øvrig til revisjonsbrevet datert 05.05.2014. Sekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2013 for Askim kommune som vist i vedlegg 1 i denne saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes bystyret med kopi til formannskapet.
Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Bystyret i Askim Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2014/6686-8-75741/2014-ANIROV 510/124 05.05.2014 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Askim kommune I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til bystyret, før det endelig vedtas i bystyre. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 12. mai 2014 behandlet årsregnskapet 2013 for Askim kommune. Grunnlaget for behandlingen har vært kommunens årsregnskap, rådmannens årsberetning, revisjonsberetningen og revisjonsbrevet. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget avgir herved følgende uttalelse til bystyret: Avleggelsen av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er avlagt til rett tid og i samsvar med lov og forskrifter Kommunens driftsregnskap 2013 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr. 38 887 220,59 og regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 16 824 583,28 Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2013/14. Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat i 2013 utgjør 3,8 % av driftsinntekter. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget vedlegger revisjonsbrevet «Oppsummering av utført arbeid ved regnskapsavleggelsen 2013», datert 05.05.2014t, og ber bystyret spesielt merke seg følgende punkter i brevet: - Selvkost kommunale betalingstjenester - Merverdikompensasjon og andre revisjonsuttalelser Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Besøks- og Postadresse: Industriveien 6. 1890 Rakkestad Org.nr.: 987 424 354 E-postadresse: anita.rovedal@iokus.no Webadresse: www.iokus.no Telefon: 69 22 41 60 Mobil: 908 55 384 Bankkonto: 1050 14 16733
Saksnummer 2014/6686-75741/2014 Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til årsregnskapet 2013 for Askim kommune og slutter seg til revisors beretning av 25. april 2014. Med hilsen Jan-Terje Kristiansen Leder i kontrollutvalget Kopi til eksterne mottakere: Formannskapet
Saksnr.: 2014/6686 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 75493/2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 12.05.2014 14/10 Askim kommunes skatteregnskap for 2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Askim kommune 2013 til orientering. Rakkestad, 05.05.2014 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Skatteoppkreverens årsrapport 2013, inkludert skatteregnskapet for 2013 Kontrollrapport 2013, fra Skatteetaten, Skatt Øst, datert 15.02.2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Etter at revisjonen av skatteregnskapet fra og med 2004 ble overført til Riksrevisjonen har kontrollutvalget ingen pålagt, formell oppgave med å behandle skatteregnskapet, eller skatteinnfordringen som funksjon. Skatteinnfordring er imidlertid en viktig lovpålagt kommunal oppgave, og i tråd med dette bør kontrollutvalget følge opp administrasjonens gjennomføring av denne oppgaven. I likhet med tidligere år har skatteoppkreveren lagt frem en årsrapport for hele området. I henhold til instruks plikter skatteoppkrever å gi kommune-/bystyret de opplysninger og oppgaver som er nødvendig for tilsyn med den kommunale forvaltningen. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer.
Vurdering Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse om skatteregnskapet for 2013, til orientering.
Saksnr.: 2014/6686 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: 75763/2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 12.05.2014 14/11 Orienteringssak - Eierstrategi for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar til orientering at det er utarbeidet en eierstrategi for Indre Østfold Kommunerevisjon. Rakkestad, 05.05.2014 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Eierstrategi for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold Mailutskrift fra Åsmund Kobbevik datert 18.03.2014 Protokoll fra IØKR IKS s representantskaps møte 14.11.2013. Saksopplysninger «Interkommunal eierskapsmelding for Indre Østfold» som er vedtatt av kommunene i Indre Østfold, sier blant annet: «Eierne skal utforme eierstrategier for enkeltselskapene (..) Eierorganet vedtar den felles eierstrategien, etter høring i hver kommune.» Representantskapet for Indre Østfold kommunerevisjon IKS vedtok enstemmig følgende i møte 14.11.2013: «Representantskapet vedtar framlagt eierstrategi. Saken oversendes eierkommunene til orientering» Prosjektleder i prosjekt eierskap Åsmund Kobbervik har vært i kontakt med kontrollutvalgssekretariatet og kontrollutvalgsleder for å få eierstrategien behandlet i kontrollutvalget før den sendes til orientering til kommunen.
Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. (forskrift om kontrollutvalg 13) Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. (forskrift om kontrollutvalg 14) Vurdering Sekretariatet vil fraråde kontrollutvalget å uttale seg om innholdet i eierstrategien til IØKR IKS. Kontrollutvalget kan utføre selskapskontroll og forvaltningsrevisjon på alle selskaper kommunen har eierinteresser i, også revisjonen. Det vil etter sekretariatets mening, som støttes av NKRF ikke være riktig av Kontrollutvalget å uttale seg om en eierstrategi de i etterkant kan utføre selskapskontroll ifht. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget tar til orientering at en eierstrategi er utarbeidet, slik bystyret gjennom Interkommunal eierskapsmelding for IØ, har vedtatt.
Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Eierstrategi for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS STRATEGI FOR PERIODEN 2014-2017 Revidert etter 12.09.13
INNHOLD Eiertrategier overfor Indre Østfold Kommunerevisjon IKS... 2 Hensikt... 2 Kjernevirksomhet... 2 Forutsetninger... 2 Styringsprinsipper... 3 Økonomi... 3
EIERTRATEGIER OVERFOR INDRE ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON IKS HENSIKT Indre Østfold Kommunerevisjon IKS (IØKR) er etablert for å sikre revisjonstjenester med kompetanse om kommunal sektor og kjennskap til kommunene. Stordriftsfordeler og andre positive synergieffekter, som følge av det interkommunale samarbeidet, skal bidra til å sikre konkurransedyktige priser for revisjons- og rådgivningstjenester. IØKR skal være eierkommunenes leverandør av lovpålagte revisjonsoppgaver og andre relaterte revisjons- og rådgivningstjenester. KJERNEVIRKSOMHET IØKR har som formål å levere lovpålagte revisjonsoppgaver til eierkommunene, og skal utføre revisjon i henhold lover 1, forskrifter 2 og standarder 3.. Selskapet kan også utføre andre revisjonsoppdrag og bistå med rådgivning. Selskapet skal sikre at kommunene får revidert sine regnskaper, sin forvaltning og sine selskaper etter god kommunal revisjonsskikk. Kommunerevisjonen er politikernes verktøy for å kontrollere at det gjøres forsvarlig regnskapsførsel og at virksomhetenes mål oppnås, regelverk etterleves og at kommunestyrets vedtak følges opp. Følgende oppdrag inngår i selskapets kjernevirksomhet: Lovpålagte revisjonsoppgaver, herunder regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroller, særattestasjoner mv. Ikke lovpålagte oppgaver innenfor fagområdet, herunder for eksempel rådgivningstjenester med tilknytning til kjernevirksomheten. FORUTSETNINGER Selskapets primære virkeområde omfattes av de deltakende kommunene og deres eierskap: Fond, stiftelser og interkommunale selskaper 4. Selskapet kan også påta seg revisjonsoppdrag og rådgivningsoppdrag knyttet til kjernevirksomheten for andre kommuner og selskaper 5. Det er inngått likelydende avtaler om revisjonstjenester mellom den enkelte av eierne og IØKR, som reguler hvilke oppdrag selskapet skal utføre. 1 Kommuneloven ( 78), Lov om interkommunale selskaper, stiftelsesloven, vergemålsloven 2 Forskrift om revisjon, forskrift om kontrollutvalg 3 Internasjonale standarder (RR, FR) 4 Overformynderier utgår av selskapets oppgaveportefølje: Ny vergemålslov og forskrift trådte i kraft fra 01.07.13. Fylkesmannen overtok overformynderiene fra samme dato og de kommunale overformynderiene avvikles. IØKR har frist til 01.10.13 til å revidere og skrive beretning for nevnte halvår. 5 For at eierne kan fravike anskaffelsesregelverket ved kjøp av tjenester fra eget selskap, må omsetnings- og kontrollkriteriene (C107/98, EU-domstolen) være oppfylt. Dette innebærer at eierne har tilstrekkelig styring og at omsetningen i hovedsak skjer til eierkommunene. Dette betyr at salg av tjenester til andre enn eierne (dette reguleres for øvrig av domsavsigelser) ikke må overstige 20 % av selskapets totale omsetning.
Eierne skal sørge for at IØKR har tilstrekkelige rammer for å utføre sine tjenester. IØKR kan benytte underleverandører for å sikre at selskapet til enhver tid har kapasitet og kompetanse til å utføre de aktuelle oppdragene. STYRINGSPRINSIPPER Representantskapet er IØKR sitt eierorgan. Representantskapet består av 1 eierrepresentant fra hver kommune, oppnevnt av kommunestyret. Hver eierrepresentant har ansvar for å rapportere til sitt kommunestyre og innhente kommunestyrets syn på aktuelle saker. Et grunnleggende prinsipp for stemmefordelingen i representantskapet knyttes til de forpliktelser eierne har i selskapet: Store forpliktelser skal gi stor innflytelse. Kommunene får derfor 1 tilleggsstemme for hver 10 000 innbyggere. Selskapets representantskap kan ta initiativ til å avholde årlige eiermøter. Eiermøtene benyttes til å innhente informasjon fra virksomheten, drøfte selskapets rammebetingelser og gi styringssignaler. ØKONOMI Det forutsettes at selskapet har en finansforvaltning som gir tilfredsstillende avkastning uten at det innebærer en vesentlig finansiell risiko for selskapet. Forvaltningen skal sikre lave finansieringskostnader og god likviditet. Selskapets formuesforvaltning skal i henhold til 13 i lov om interkommunale selskaper være gjenstand for betryggende kontroll. IØKR bør sikre en betryggende kontroll ved å blant annet utarbeide og ajourholde et finansreglement som regulerer selskapets risikoeksponering. Eier har sørget for forsikringsdekning for styret. Selskapet skal bygge opp en egenkapital som svarer til minimum 4 måneders drift. Dette løses ved å legge inn en årlig budsjettøkning på 7 %, der forventet lønns- og prisvekst utgjør 3-4 %. Forholdet mellom pensjonsforpliktelser og pensjonsmidler må følges nøye. Det legges inn en ny fordelingsnøkkel for kostnadsfordeling mellom kommunene. I stedet for kostnadsfordeling kun etter innbyggertall, legges det inn et ulikt grunnbeløp for eierkommunene. Beløpet tar hensyn til at selskapets aktivitet fordeler seg mer ulikt overfor kommunene enn hva innbyggertallet tilsier. Modellen blir som følger: A. Ulike grunnbeløp for kommunene etter innbyggerklasser 6. 0-2499 innbyggere (Rømskog og Aremark): kr. 150 000,-. 2500-4999 innbyggere (Marker, Hobøl, Skiptvet, Våler): 200 000,-. 5000-9999 innbyggere (Rakkestad, Spydeberg, Trøgstad): 250 000,-. Fra 10 000 innbyggere (Eidsberg, Askim): 300 000,-. Ut over dette vil grunnbeløpet øke med 50 000,- for hver 5000 innbyggere. B. Øvrige kostnader fordelt etter innbyggertall 6 Innbyggertall pr. 01.01.2011.
Saksnr.: 2014/6686 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 74840/2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 12.05.2014 14/12 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, 02.05.2014 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Oppfølging av Internkontroll, datert 29.04.2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) ingen Saksopplysninger I 2011 ble det etter oppdrag fra kontrollutvalget igangsatt en kartlegging og vurdering av Internkontrollen ved Downstairs, Ungdomsklubben. Det fremkom da mangelfull internkontroll ved Ungdomsklubben Downstairs. I 2014 har revisjonen hatt en oppfølging av dette og konklusjonen er at pålegg og anbefalinger er iverksatt og utført. Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig informasjon og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling.
Saksnr.: 2014/6686 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 75260/2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 12.05.2014 14/13 Referater Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: De vedlagte referater tas til orientering Rakkestad, 05.05.2014 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Melding om vedtak Årsmelding for 2013 for kontrollutvalget Melding om vedtak Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Pleie og omsorg», Askim kommune Melding om vedtak Prosessrutiner for oppfølging av idrettsanlegg i regi av Askim kommune Melding om vedtak Oppfølging av rapport om «Krise- og beredskapsplaner» Askim kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering De vedlagte referater tas til orientering.
Saksnr.: 2014/6686 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 43480/2014 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim 12.05.2014 14/14 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 13.03.2014 Anita Rovedal daglig leder