Follo byggetilsyn Felles tilsynskontor for kommunene: Oppegård, Ski, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk. Dok. nr. 4 Sist rev.: 05.01.2012 - STRATEGI FOR TILSYN ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN FOR TILSYN I BYGGESAKER Innhold Side 1 Innledning... 1 2 Formål... 2 3 Definisjoner... 2 4 Omfang... 2 5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon... 2 6 Ressurser... 2 6.1 Personell... 2 6.2 Infrastruktur... 3 6.3 Arbeidsmiljø... 3 6.4 Informasjon... 3 6.5 Økonomiske ressurser... 3 7 Formidling av strategi... 3 8 Registrering - arkivering... 3 9 Prioritering tema for tilsyn i byggetiltak... 3 9.1 Tidsavgrensede krav om tilsyn, jf. byggesaksforskriften 15-3... 3 9.2 Sikkerhet for brukerne... 4 9.3 Sikkerhet mot skader... 4 9.4 Byggefeil... 4 9.5 Kompetanse hos foretak... 4 9.6 Tekniske løsninger... 4 9.7 Anmodning fra rådmann, politikere og andre myndigheter.... 4 9.8 Media... 4 9.9 Ulovlighetsoppfølging... 5 10 Utøvelse av tilsyn... 5 11 Dokumenthistorikk... 6 1 Innledning Kommunene Ski, Oppegård, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk har siden 2006 hatt felles tilsynskontor for byggetilsyn. Samarbeidsavtale ble fornyet og gjort gjeldende som permanent driftsavtale fra 1. januar 2010. Avtalen beskriver den grunnleggende strategien for tilsyn i Follo byggetilsyn og vil i seg selv utgjøre et av hovedelementene i utarbeidelsen av en utdypet strategi. Vertskommune for tilsynskontoret er Ski kommune, der tilsynet også har kontoradresse. Antall tilsyn for medlemskommunene brøkfordeles i forhold til innbyggertallet i kommunene. 4_FBT_Strategi 2012-1_tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 1
2 Formål Overordnet gjelder krav i eller i medhold av LOV 2008-06-27 nr 71: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Formålet med dette strategidokumentet er i hovedsak å beskrive hva som skal gjøres med sikte på å nå hovedmålet for utøvelse av tilsyn, som med andre ord uttrykkes som: en plan for hva som leder mot målet. Fasefordelte oppgaver beskrives i særskilt vedlegg. Strategidokumentet som sådan ligger over de operasjonelle og taktiske beskrivelser som tar for seg hvordan de ulike oppgaver skal gjøres, eksempelvis rutinebeskrivelser. Disse foreligger som separate vedlegg til strategidokumentet. Hovedmål og delmål: Hovedmålsettingen ved tilsyn i byggesaker er at det offentliges interesse med hensyn til å sikre kvaliteten i byggetiltak blir ivaretatt. Hovedmålsettingen er summen av effektmål (gevinstuttak ved tilsyn) og resultatmål (resultat av tilsyn). I tilknytning til bestilling av tilsyn skal hovedmålet brytes ned til hensiktsmessige delmål som skal harmonere med valgt tilsynskategori og tema for tilsynet. 3 Definisjoner For dette dokumentet og vedlegg til dokumentet gjelder følgende fellesbetegnelser og forkortelser: IG er brukt for igangsettingstillatelse. FA er brukt for ferdigattest. MBT er brukt for midlertidig brukstillatelse. SØK er brukt for funksjonen ansvarlig søker. PRO er brukt for funksjonen ansvarlig prosjekterende. UTF er brukt for funksjonen ansvarlig utførende. KON er brukt for funksjonen ansvarlig kontrollerende (UK). Betegnelsen bygningssjef er brukt også der det menes ansvarlig leder av byggesaksavdelingen i kommunen. 4 Omfang Strategidokumentet gjelder for kommunene som bygningsmyndighet og for Follo byggetilsyn. Alle medarbeidere ved tilsynskontoret, byggesaksbehandlere og øvrige medarbeidere i bygningssjefens organisasjon skal gjøre seg kjent med gjeldende strategi for tilsyn. Tilsynskontoret setter opp særskilte dokumenter for halvårlige tilsynsprogram og lokale tilsynsplaner i samarbeid med bygningssjefene og deres medarbeidere. 5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon Tilsynskontoret er ansvarlig for utarbeidelse av strategidokumentet, beskrivelse av fasefordelte oppgaver, rutiner og havårlige tilsynsprogram. Strategidokumentet og alle vesentlige endringer i vedlegg til dokumentet, som omhandler strategi (hva som skal gjøres) skal godkjennes av partene i samarbeidsavtalen. Alle medarbeidere i kommunene som deltar i aktiviteter som er beskrevet i fasefordelte oppgaver, skal i egenskap av fagtilsyn fungere som kommunikasjonsledd mellom kommunen og tilsynskontoret. Kommunene og tilsynskontoret skal iverksette en god prosess for å sikre at relevant informasjon vedrørende byggesaker er tilgjengelig ved gjennomføring av de halvårlige tilsynsprogrammene. Tilsynskontoret skal formidle relevant informasjon fra tilsynsaktivitetene til Direktoratet for byggkvalitet (DiBK). 6 Ressurser Ved utøvelse av tilsyn må følgende ressurser forutsettes å være tilgjengelig: 6.1 Personell Bygningssjef og leder av tilsynskontoret velger tilsynslag for hvert tilsyn. Normalt vil tilsynsleder og byggesaksbehandler sammen utgjøre tilsynslaget. Tilsynsleder betyr i denne sammenheng den som leder det konkrete tilsynet. Tilsynsleder er ansvarlig for at hvert tilsynslag har riktig kompetanse for å gjennomføre det aktuelle tilsynet. Personell som deltar i 4_FBT_Strategi 2012-1_tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 2
tilsyn må ha relevant erfaring, og det sørges for faglig utvikling. Tilsynsleder kan utvide tilsynslaget med juridisk og teknisk ekspertise etter behov. Tilsynsleder kan også, for eksempel i opplæringsøyemed, knytte observatører til tilsynsgruppen.. 6.2 Infrastruktur Infrastrukturen som har betydning for gjennomføring av tilsynsprogrammet omfatter ressurser som kontorplass, støttetjenester, informasjons- og kommunikasjonsteknologi samt transportfasiliteter. Tilsynskontoret holder til i Ski rådhus. En vesentlig del av tilsynsarbeidet, planlegging og oppfølging, vil foregå på tilsynskontoret. Tilsynsleder bestemmer for øvrig lokalisering av gjennomføring av tilsyn i hvert enkelt tilfelle. Bygningssjef og leder av tilsynskontoret samarbeider om tilgang til arkiv og dataløsninger mellom kommunene og tilsynskontoret. Tjenestereiser vil foregå i henhold til Ski kommunes regelverk. 6.3 Arbeidsmiljø Personell som arbeider med tilsyn skal ha et arbeidsmiljø der bestemmelsene etter arbeidsmiljøloven er ivaretatt, for eksempel: Sikkerhetsregler og veiledning, ergonomi på arbeidsplassens, fasiliteter for personellet, varme, fuktighet, lys og trekk, støy og forurensning, verneutstyr på byggeplasser (hjelm og vernesko). 6.4 Informasjon Personell som arbeider med tilsyn har tilgang til de byggesakene og øvrige dokumenter som er nødvendig for å gjennomføre det arbeidet som er beskrevet i tilsynsprogrammet. Saksbehandler skal gi relevant informasjon vedrørende byggesaken til tilsynsleder. 6.5 Økonomiske ressurser Økonomiske ressurser for gjennomføring av tilsyn er beskrevet i samarbeidsavtalen mellom kommunene. Ski kommune (vertskommune) sender faktura til respektive kommuner hvert halvår. Faktura for første halvår sendes i mai, og faktura for annet halvår sendes i november. 7 Formidling av strategi Bygningssjefen i respektive kommune har ansvaret for at godkjent strategi for tilsyn blir formidlet til alle som skal arbeide med aktiviteter som inngår i denne. 8 Registrering - arkivering Bygningssjef og tilsynskontoret sørger for at dokumenter i tilknytning til tilsyn blir registrert og arkivert i kommunens sak-/arkivsystem. Dokumentasjon i tilsynssaker er offentlig tilgjengelig, med mindre dokumentene er unntatt offentlighet etter offentlighetsloven. Arkivert dokumentasjon danner grunnlaget for rapport med sikte på å bekrefte gjennomføring av tilsynsprogrammet og oppnåelse av målsetting. 9 Prioritering tema for tilsyn i byggetiltak Valg av tema for tilsyn betyr her å ta stilling til hvilke byggetiltak, hvilke funksjoner, hvilke fagområder, hvilke ansvarsområder og hvilke foretak det skal føres tilsyn med. Tema for tilsyn skal avgrenses og spisses mot konkrete problemstillinger i tilknytning til byggetiltak. Valg av tilsynskategori og tema for tilsyn skal konkretiseres i målsettingen for det aktuelle tilsynet. 9.1 Tidsavgrensede krav om tilsyn, jf. byggesaksforskriften 15-3 Kommunen skal i en periode på 2 år fra 1. januar 2011, la følgende inngå i kommunens prioriterte tilsynsområder, jf. 15-1 første ledd bokstav c: 4_FBT_Strategi 2012-1_tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 3
a) At det foreligger tilstrekkelig sluttdokumentasjon for tiltaket, herunder samsvarserklæringer, kontrollerklæringer, oversikt over avvik og at dokumentasjon som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold er overlevert til eier b) At avfallsplaner og miljøsaneringsbeskrivelse er utarbeidet og følges. Kommunen skal ved utløpet av perioden på 2 år etter første ledd, i en ny periode på 2 år fra 1. januar 2013, la følgende inngå i kommunens prioriterte tilsynsområder, jf. 15-1 første ledd bokstav c: a) At krav til universell utforming er oppfylt i tiltaket b) At krav til energibruk er oppfylt i tiltaket. Ved utløpet av hver 2-årsperiode skal kommunen sende en oversikt med vurdering av tilsyn etter denne bestemmelsen til departementet. 9.2 Sikkerhet for brukerne Noen bygninger skal brukes av mange personer, for eksempel skoler, barnehager, idrettshaller, kjøpesentre, svømmehaller, gangbruer, hoteller, kinobygg og lignende. Tilsynstema som bør vurderes kan være alle forhold som har tilknytning til sikkerhet for brukerne, bl.a. universell utforming og brannsikkerhet. 9.3 Sikkerhet mot skader Det er viktig at sikring mot ulykker og skader ivaretas etter forskriftene. Ved bygging i områder med for eksempel fare for ras eller flom, må særskilte krav til kontrolltiltak ivaretas. 9.4 Byggefeil Det forekommer byggefeil med store økonomiske konsekvenser, både for brukerne og for storsamfunnet. Det bør foretas tilsyn for å avdekke eventuelle byggefeil tidligst mulig i byggefasen. Tilsyn kan iverksettes som en følge av bekymringsmeldinger fra publikum eller andre tilsynsmyndigheter. 9.5 Kompetanse hos foretak Kommunen bør gjennomføre tilsyn dersom de har mottatt opplysninger om at foretak uten tilstrekkelig kompetanse og seriøsitet er involvert i en byggesak. Tilsynet kan også undersøke foretakenes pålitelighet og dugelighet. Kommunen bør gjennom tilsyn ha fokus på potensial til forbedring. 9.6 Tekniske løsninger Tekniske løsninger er generelt ikke gjenstand for tilsyn. Gjenstand for tilsyn i denne sammenheng kan imidlertid være dokumentasjonen på at den valgte løsningen tilfredsstiller gitt ytelsesnivå. Gjenstand for tilsyn kan også eventuelt være hvordan funksjonskrav er konvertert til målbart ytelsesnivå. 9.7 Anmodning fra rådmann, politikere og andre myndigheter. Det bør være fokus på direkte anmodning som er begrunnet i observasjoner og mulig mangelfullt samsvar mellom kommunale vedtekter, plangrunnlag eller andre styringsdokumenter. 9.8 Media Kommunen bør ha oppmerksomhet og fokus på mulige tilsyn på bakgrunn av oppslag i media. Det bør også i noen grad vurderes å invitere media til å delta på tilsyn som observatør. 4_FBT_Strategi 2012-1_tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 4
Dette kan være en hensiktsmessig måte å få synliggjort både overfor bransjen og innbyggerne i kommunen hvordan tilsyn med byggetiltak fungerer. 9.9 Ulovlighetsoppfølging Oppfølging av ulovlige forhold og etterlevelse av vilkår i tilknytning til gitte tillatelser vil være særskilte tilsynstema som må ivaretas, jf. pbl. 25-1 andre ledd, 32-1 første ledd og 21-10 tredje. Oppfølgingen mht varsling og iverksetting av sanksjoner ivaretas dels gjennom særskilte rutiner i respektive kommuner og dels gjennom rutiner for tilsyn i Follo byggetilsyn. 10 Utøvelse av tilsyn Follo byggetilsyn utøver tilsyn i byggesaker etter LOV 2008-06-27 nr 71: Lov om planlegging og byggesaksbehandling 1-4 første ledd og kapittel 25, samt FOR 2010-03-26-488 Byggesaksforskriften (SAK10) 15-1 og 15-2. Det refereres videre til veiledning fra Statens bygningstekniske etat, melding HO-2/2007. FBT rutinebeskrivelse for revisjonstilsyn vil i tillegg være tuftet på elementer i NS-EN ISO 19011, Retningslinjer for revisjon av systemer for kvalitets- og/eller miljøstyring, så langt det passer. Dette kapitlet beskriver ulike tilsynskategorier og fasedeling av utøvelsen av tilsyn. Hvilken kategori som velges vil være avhengig av formål og tema som prioriteres for tilsynet. Oppdragsgiver for tilsyn vil være bygningssjefen i kommunen. Leder for tilsynskontoret og annen medarbeider ved tilsynskontoret vil hver for seg fungere som tilsynsledere i konkrete tilsynssaker, Byggesaksbehandler vil normalt utgjøre fagtilsynet, med dybdekunnskap om byggetiltaket. Tilsynsleder og fagtilsynet utgjør sammen den tilsynsgruppe som gjennomfører tilsyn. Tilsynsgruppen kan knytte til seg teknisk og /eller juridisk ekspertise etter behov. Follo byggetilsyn organiserer og gjennomfører tilsyn i fem ulike kategorier: Revisjonstilsyn Inspeksjonstilsyn, (varslet) Inspeksjonstilsyn, (ikke varslet) Dokumenttilsyn Enkelt tilsyn Tilsynskategoriene er hver for seg delt inn i fire faser (etapper): Planlegging Gjennomføring Oppfølging Avslutning. Det er utarbeidet særskilte rutinebeskrivelser for hver av de fem tilsynskategoriene i eget vedlegg til strategidokumentet (se dok nr. 4.02). Oppgavene i fasene for planlegging og gjennomføring vil normalt være ulike i omfang og innhold. Oppgavene i fasene for oppfølging og avslutning derimot vil normalt være like. Det utarbeides standard dokumentmaler for brev og rapporter til bruk ved utøvelse av tilsyn. Bygningssjefene i samarbeid med leder av tilsynskontoret sørger for at malene blir tilgjengelig i kommunens sak-/arkivsystem. 4_FBT_Strategi 2012-1_tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 5
11 Dokumenthistorikk Dato for endring Rev. Nr. Endret av: Endring godkj. Av Endringer 30.06.2010 30.08.2010 02.09.2010 31.10.2010 17.01.2011 05.01.2012 1 2 3 4 5 6 Utgitt for kommentarer, tilpasning til ny pbl Revidert forslag med tilpasning til ny pbl Justering og indeksering Korrektur og oppdatering Korrektur og oppdatering Korrektur og oppdatering 4_FBT_Strategi 2012-1_tilsyn etter plan- og bygningslov.doc 6