Rapport Forvaltningsrevisjon 2006. Loppa kommune. Rutiner ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp

Rapport Forvaltningsrevisjon 26 Loppa kommune Rutiner ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp

Forord Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon 25 27, vedtatt av kommunestyret i Loppa den 16. desember. 25 (sak 54/5). Av vedtaket framgår det at en forvaltningsrevisjon av økonomisk sosialhjelp skal ha andre prioritet blant de fire utvalgte undersøkelsesområdene. Prosjektgruppa har bestått av 1. revisor Roald Anthonsen og fagansvarlig forvaltningsrevisjon Tove Mathisen som også har vært prosjektleder. Sluttrapporten er gjennomgått av assisterende revisjonssjef Tor-Otto Gamst, som er leder for forvaltningsrevisjonen. Vår kontaktperson i kommunen har vært sosialleder Tommy Hansen Vi takker for et positivt samarbeid. Alta, 2. oktober 26 Tor-Otto Gamst assisterende revisjonssjef Tove Mathisen fagansvarlig forvaltningsrevisjon

. SAMMENDRAG... 1.1 Målsetting for prosjektet... 1.2 Revisors konklusjoner... 1.3 Anbefalinger... 2 1. INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Forvaltningslovens virkeområde og definisjon av enkeltvedtak... 3 1.4 Problemstillinger... 3 1.5 Revisjonskriterier... 4 1.6 Metode... 5 1.6.1 Datainnsamling... 5 1.6.2 Dataenes gyldighet og pålitelighet... 5 2. FAKTA OM SOSIALTJENESTEN... 6 3. BEHANDLES ENKELTVEDTAK I SAMSVAR MED FORVALTNINGSLOVENS BESTEMMELSER?... 6 3.1 Hvilke krav stilles til søknad om økonomisk sosialhjelp og til dokumentasjon av søkerens økonomiske situasjon?... 6 3.1.1 Rutinekartlegging... 6 3.1.2 Resultater av gjennomgangen av saksmapper.... 7 3.1.3 Vurdering... 7 3.2 Hvordan behandles søknader om økonomisk sosialhjelp?... 7 3.2.1 Rutinekartlegging... 7 3.2.2 Resultater fra gjennomgang av saksmapper... 8 3.2.3 Vurdering... 9 4. HVEM SØKER ØKONOMISK SOSIALHJELP, OG HVILKE TYPER UTBETALINGER BLIR GJORT?... 1 4.1 Vurdering... 13 5. ER UTBETALINGENE I HENHOLD TIL VEDTATTE NORMER FOR SATSER TIL ØKONOMISK SOSIALHJELP?... 14 5.1 Vurdering... 15 6. HVORDAN SKILLER LOPPA KOMMUNE SEG FRA NÆRLIGGENDE KOMMUNER NÅR DET GJELDER UTBETALINGER AV SOSIALHJELP?... 15 6.1 Sammenligning med utgangspunkt i KOSTRA... 15 6.2 Vurdering... 19 7. KONKLUSJON... 2 8. ANBEFALINGER... 2

Tabelloversikt: Tabell 1: Opplysninger på klientkortene... 9 Tabell 2: Driftsregnskapet 24 og 25 Budsjett 25... 13 Tabell 3: Balansen 23-25... 13 Tabell 4: Bidrag sosialhjelp fra 24 25.8.6.... 14 Figuroversikt: Figur 1: Sosialhjelp fordelt på alder... 1 Figur 2: Kilde til livsopphold... 1 Figur 3: De tre største utbetalingene... 11 Figur 4: Andre utbetalinger... 12 Figur 5: Beløpsstørrelser fordelt på personer... 12 Figur 6: Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr innbygger 2 66 år.... 16 Figur 7: Netto driftsutgifter til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid... 16 Figur 8: Andel sosialhjelpsmottakere i forhold til innbygger 2 66 år.... 17 Figur 9: Årsverk i sosialtjenesten pr. 1 innbygger... 17 Figur 1: Brutto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr. mottaker... 18 Figur 11: Samlet stønadssum... 18 Figur 12: Gjennomsnittlig stønadslengde... 19 Figur 13: Sosialhjelpsmottakere med stønad i 6 måneder eller mer... 19 Vedlegg: Rådmannens kommenterer

. Sammendrag.1 Målsetting for prosjektet Formålet med prosjektet har vært å undersøke om sosialtjenesten har tilfredsstillende rutiner, og følger forvaltningslovens bestemmelser, ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp. Vi har også sammenlignet sosialtjenesten i Loppa kommune i forhold til noen sammenlignbare kommuner..2 Revisors konklusjoner Behandles enkeltvedtak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser? Enkeltvedtak behandles stort sett i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser? Vi vil likevel bemerke følgende: Det foreligger ingen nedskrevne rutiner og maler for saksbehandlingen. Det er ikke utarbeidet rutiner om krav til dokumentasjon av søkernes økonomiske situasjon. I de undersøkte sakene ligger det ingen dokumentert oversikt over søkernes totale inntekter og utgifter som skal danne grunnlag for behovsprøving. Det er derfor ikke mulig å konkludere på om forvaltningslovens bestemmelse, om at saken skal være godt nok utredet før vedtak treffes, blir fulgt. Hvem søker økonomisk sosialhjelp, og hvilke typer utbetalinger gjør sosialkontoret? De fleste som fikk innvilget økonomisk sosialhjelp i 25 og 1. halvår 26 var personer i aldersgruppen 51 6 år. Av de som har søkt om økonomisk sosialhjelp i 25 har 45 prosent oppgitt at de har sosialhjelp som hovedinntektskilde, mens 43 prosent har trygd/pensjon som hovedinntektskilde. Den største utbetalingen sosialtjenesten foretar er til livsopphold. Deretter følger bidrag til boutgifter og strømregning. Er utbetalingene i henhold til vedtatte normer for satser til økonomisk sosialhjelp? Stønadsbehovet vil være bestemt av søkerens utgifter sett i sammenheng med vedkommendes inntekter. På grunn av manglende dokumentasjon i saksmappene når det gjelder søkerens inntekter og utgifter kan vi ikke si om kommunens normer har vært veiledende ved vurderingen av hva den enkelte har behov for. Hvordan skiller Loppa kommune seg fra nærliggende kommuner når det gjelder utbetalinger av økonomisk sosialhjelp? Kommunen har den største utbetalingen av samlet stønadssum (bidrag og lån) i 25, den lengste gjennomsnittlige stønadslengden og høy andel av sosialhjelpsmottakere i forhold til de kommunene vi sammenligner med. Det kan ha sammenheng med at kommunen har liten bemanning. I 25 ble alle søknadene om økonomisk sosialhjelp innvilget (jf. kap.3.2.1). Dette kan resultere i at klientene blir værende i systemet over en lengre tidsramme. Manglende rapportering av tjenestedata til SSB gir feil informasjon om faktiske forhold ved tjenesten. 1

.3 Anbefalinger For å bedre rutinene ved saksbehandlingen vil vi komme med følgende anbefalinger: Det bør utarbeides rutiner for krav til dokumentasjon av søkernes økonomiske situasjon. Det bør tas kopi av dokumentasjon på søkerens inntekter og utgifter til saksmappen. Det bør utarbeides retningslinjer og maler for saksbehandlingen. Det bør utarbeides rutiner for innfordring av sosiale utlån. Opplysninger om retten til å se sakens dokumenter bør tas med i underretningen, sammen med opplysninger om klageadgangen. Etterspurt tjenestedata til SSB bør rapporteres. 2

1. Innledning 1.1 Bakgrunn Bakgrunn for dette prosjektet er at kommunestyret i Loppa den 16. desember 25 vedtok at en undersøkelse av økonomisk sosialhjelp skulle ha andre prioritet i en toårig plan for forvaltningsrevisjon (sak 54/5). 1.2 Formål Formålet med prosjektet har vært å undersøke om sosialtjenesten har tilfredsstillende rutiner, og følger forvaltningslovens bestemmelser, ved saksbehandling av økonomisk sosialhjelp. Vi har også sammenlignet sosialtjenesten i Loppa kommune i forhold til noen sammenlignbare kommuner. 1.3 Forvaltningslovens virkeområde og definisjon av enkeltvedtak Lovens formål og generelle virkeområde Hovedhensikten med forvaltningsloven er å legge til rette for en betryggende saksbehandling i forvaltningen. Det vil si en saksbehandling som kan styrke den enkeltes rettssikkerhet og sikre materielt riktige resultater. Forvaltningslovens generelle virkeområde er beskrevet i lovens 1 der det heter: Loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov. Som forvaltningsorgan reknes i denne lov et hvert organ for stat og kommune. Prinsipielt gjelder loven uansett om avgjørelsen treffes av folkevalgte eller ansatte tjenestemenn. Da ny lov om sosiale tjenester trådte i kraft 1. januar 1993 ble forvaltningslovens saksbehandlingsregler innført for vedtak om sosiale tjenester. I lovens 8.1 første ledd heter det således: Forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i loven her. Definisjon av enkeltvedtak Legaldefinisjonen av begrepet enkeltvedtak står i forvaltningslovens 2 bokstav b. En avgjørelse er et enkeltvedtak når det gjelder rettigheter og plikter til en eller flere bestemte personer. Dette i motsetning til vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer. 1.4 Problemstillinger 1. Behandles enkeltvedtak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser? Hvilke krav stilles til søknad om økonomisk sosialhjelp, og til dokumentasjon av søkerens økonomiske situasjon? Hvordan behandles søknader om sosialhjelp? 3

2. Hvem søker økonomisk sosialhjelp, og hvilke typer utbetalinger gjør sosialkontoret? 3. Er utbetalingene i henhold til vedtatte normer for satser til økonomisk sosialhjelp? 4. Hvordan skiller Loppa kommune seg fra nærliggende kommuner når det gjelder utbetalinger av økonomisk sosialhjelp? 1.5 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebenevnelse på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. Revisjonskriteriene i denne undersøkelsen er utledet fra sosialtjenestelovens 5-1, gjeldende normer for kommunen og forvaltningslovens Kapittel III ( 11), kapittel IV ( 17) og kapittel V ( 24 og 27. De utvalgte paragrafene er gjengitt nedenfor. Saksbehandlingstid, foreløpig svar 11 a Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorgan som mottok henvendelsen, snarest mulig gi foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt 17 Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Bestemmelsen gjelder forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt. Første ledd pålegger det organ som skal avgjøre saken, å påse at den er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Leddet gir dermed uttrykk for det såkalte undersøkelsesprinsippet. Formene for enkeltvedtak 23 Et enkeltvedtak skal være skriftlig om ikke dette av praktiske grunner vil være særlig byrdefullt for forvaltningsorganet. Når enkeltvedtak skal grunngis 24, 1. ledd Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelse samtidig med at vedtaket treffes. 24, 2. ledd I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Det samme gjelder i saker om fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter. 4

Underretning om vedtaket 27, 1. ledd Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. Underretning skal gis av det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, hvis ikke særlige grunner tilsier at dette overlates til et annet organ. I regelen gis underretningen skriftlig. 27, 3. ledd I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18 jf 19 til å se sakens dokumenter. Gjeldende normer for økonomisk sosialhjelp ble vedtatt 1.12.4 av levekårsutvalget i Loppa. Levekårsutvalget justerte normene for mottak av økonomisk sosialhjelp med virkning fra 1.1.5. Normene blir de til enhver tid gjeldende veiledende statlige normer. I merknader til Lov om sosiale tjenester heter det likevel at det skal gjøres en individuell vurdering av hvert enkelt tilfelle på bakgrunn av oversikt over søkerens inntekter og utgifter. Avvik fra de kommunale normene bør imidlertid være ekstra godt begrunnet. Sosialtjenesteloven kapittel 5 5-1 Stønad til livsopphold De som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen. Departementet kan gi veiledende retningslinjer om stønadsnivået. 1.6 Metode 1.6.1 Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har vært intervju, dokumentanalyse og statistikkanalyse. Hovedinformanten har vært sosialleder Tommy Hansen. Problemstilling nummer en er besvart i forhold til forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandling. I 25 var det registrert 49 klienter i saksbehandlingssystemet. Av disse gjorde vi et systematisk utvalg ved å plukke ut hver fjerde klient fra en liste over klienter. Det ga et utvalg på 13 klienter. For å finne ut hvilke typer utbetalinger som blir foretatt har vi benyttet sosialtjenestens klientstatistikk. Når det gjelder problemstilling tre tok vi utgangspunkt i vedtatte normer for økonomisk sosialhjelp for å se om normene har vært veiledende i saksbehandlingen. Problemstilling fire er besvart ved hjelp av tall fra SSB (KOSTRA). Ved hjelp av KOSTRAtallene kan vi si noe om prioritering, dekningsgrad og produktivitet ved sosialtjenesten i Loppa sammenlignet med sosialtjenesten i andre kommuner. 1.6.2 Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at innsamlede data i denne undersøkelsen er egnet til å svare 5

på problemstillingene. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av virkeligheten. Vi har ikke gjennomgått alle saker, og heller ikke alle forhold ved de undersøkte sakene. Vi mener likevel at vi har tilstrekkelig med informasjon til å svare på de problemstillingene som er satt opp for undersøkelsen. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er blant annet ivaretatt ved at faktaopplysningene i rapporten er verifisert av sosialleder. Tallmaterialet fra SSB kan inneholde feil dersom kommunene har rapportert feil. SSB publiserer ureviderte tall for kommunene 15. mars, og korrigerte tall 15. juni hvert år. KOSTRA-tallene for 25 som er brukt i rapporten er reviderte tall. 2. Fakta om sosialtjenesten Sosialtjenesten ivaretar saksbehandling etter sosialloven og er direkte underlagt rådmannen. Tjenesten har to stillingshjemler, en sosialleder og en sosialkonsulent. Sosiallederen er også barnevernleder. I tillegg er sosiallederen leder for legestasjon, helsestasjon, fysioterapi og jordmortjenesten. I 25 behandlet Loppa kommune 246 økonomisaker etter sosialtjenesteloven. Sosiallederen utarbeider forslag til budsjett og har anvisningsmyndighet. Sosialtjenesten har ikke datatilgang til regnskapssystemet. Rutinen har vært at det hver måned kjøres ut regnskapstall som blir kontrollert av sosiallederen. Avvik meldes til rådmannen. Sykemelding ved økonomikontoret har medført at det inneværende år ikke er avgitt månedlige rapporter til sosialtjenesten. 3. Behandles enkeltvedtak i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser? 3.1 Hvilke krav stilles til søknad om økonomisk sosialhjelp og til dokumentasjon av søkerens økonomiske situasjon? 3.1.1 Rutinekartlegging Posten blir sortert på legestasjonen og legges uåpnet i sosialtjenestens posthylle. Sosialleder og sosialkonsulenten gjennomgår posten i fellesskap. Søknader om økonomisk sosialhjelp blir plukket ut og fordelt mellom de to i postmøte. Andre henvendelser skjer enten ved personlig frammøte eller via telefon hvor det blir avtalt time for samtale. Klienten blir orientert om hvilken type dokumentasjon som er nødvendig å innhente til samtalen. Det er ikke utarbeidet rutiner for krav til dokumentasjon av søkerens økonomiske situasjonen. I følge sosialleder ber de alltid om dokumentasjon ved førstegangs henvendelse. I de tilfeller hvor sosialtjenesten gjennom jevnlig kontakt er kjent med klientens økonomiske situasjon, blir det ikke bedt om ny dokumentasjon ved hver henvendelse. Sosialtjenesten opplyser at dersom en kjent klient har vært ute av systemet en stund, og de ikke har dokumentert kjennskap til om det har vært endringer i vedkommendes økonomi, blir det alltid bedt om at ny dokumentasjon fremlegges. I de tilfeller der det søkes om utgiftsdekning (husleie, strøm, forsikring etc.) må utgiftene som søkes dekt alltid dokumenteres. 6

Sosialkontoret benytter det elektroniske saksbehandlingssystemet Humanus. I dette systemet registreres alle søknader og nødvendige klientopplysninger, samt opplysninger som kreves av SSB. Søknaden er standardisert og skrives som regel ut i møte med sosialtjenesten. Det er opprettet en saksmappe på hver klient som arkiveres i eget arkiv etter fødsels- og personnummer. Alle søknadene arkiveres i saksmappene. Arkivet med saksmapper oppbevares i låsbart skap. 3.1.2 Resultater av gjennomgangen av saksmapper. En gjennomgang av 13 utvalgte klientmapper viser at det ligger standard søknadsskjemaer på alle de utvalgte sakene. Alle søknadene inneholdt navn og personnummer, hva det er søkt om og søkerens underskrift. En av søknadene var en langtidsklient. Alle søknadene gjaldt økonomisk støtte. I en av sakene var det søkt om sosialt lån (jf kap 4.2). I 12 av sakene var det innvilget livsopphold/nødhjelp samt utgiftsdekning (5 saker). I de fem sakene hvor det også var innvilget utgiftsdekning lå det kopi av utgiften/e det var søkt dekning for. Gjennomgangen av klientmappene viser at det ikke foreligger noen dokumentert oversikt over søkernes inntekter og utgifter. I en sak lå en beregning (uten dokumentasjon) av klientens økonomi. 3.1.3 Vurdering Det foreligger søknader på alle gjennomgåtte saker. Det foreligger ingen dokumenterte oversikter over søkernes totale inntekter og utgifter. I en av de utvalgte sakene lå en økonomisk beregning av klientens økonomiske situasjon. Sosialtjenesten opplyser at årsaken til manglende dokumentasjon i saksmappene er at de gjennomgåtte sakene var klienter som ikke har hatt endringer i sin økonomiske situasjon (jf. kap 3.1.1). Forvaltningslovens 17 første ledd pålegger sosialtjenesten å sørge for at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak fattes. Dette betyr at sosialtjenesten skal sørge for tilstrekkelig informasjon om søkerens økonomiske situasjon. Tilsvarende har søkeren plikt til å skaffe til veie nødvendig informasjon og dokumentasjon dersom han/hun kan forventes å greie det. I følge sosialtjenesteloven skal stønaden utmåles på grunnlag av en konkret vurdering av den enkeltes faktiske behov. Søkerens utgifter skal sees i sammenheng med vedkommendes inntekter og inntektsmuligheter. Dette følger av lovens 5-1 første ledd. Arkiveringen av saksmapper etter fødsels- og personnummer er oversiktlig, og gjør at det er lett å finn fram til de utvalgte sakene. 3.2 Hvordan behandles søknader om økonomisk sosialhjelp? 3.2.1 Rutinekartlegging Søknader om økonomisk sosialhjelp avgjøres administrativt av sosialtjenesten ved sosialleder. Det er ikke vedtatt noen beløpsgrense for vedtaksmyndigheten, fullmakten er ubegrenset innenfor budsjettrammene. Ved saksbehandling av økonomisk stønad benyttes sosialloven. Tjenesten har ikke utarbeidet tjenestemeldinger, serviceerklæringer eller andre rutiner og maler for saksbehandlingen. 7

Det avtales alltid et møte med søkeren. På møtet blir søkerens økonomiske situasjon gjennomgått og kartlagt. Kartleggingen blir gjort i form av samtaler, men lite blir skrevet ned. Søknader om økonomisk sosialhjelp blir saksbehandlet fortløpende. I følge sosiallederen er saksbehandlingstiden kort og varierer fra - 3 dager. Klientene er fordelt mellom sosialleder og sosialkonsulenten. Nye klienter blir tildelt den som har best kapasitet i øyeblikket. De fleste vedtakene blir fattet etter 5-1 (stønad til livsopphold). I 25 ble alle søknadene om økonomisk bistand innvilget. I følge sosialleder er det gitt avslag på søknad etter sosialtjenestelovens 5-1 men innvilget etter 5-2 (stønad i særlige tilfeller). Sosialtjenestelovens 5-3 (bruk av vilkår) benyttes i de tilfeller der dette er hensiktsmessig ut fra klientens situasjon. Vedtaket er standardisert og fylles ut i saksbehandlersystemet. Vedtaket er den formelle beslutningen som fattes på bakgrunn av saksbehandlingen. I vedtaket framgår det hvilken paragraf som er benyttet ved avgjørelsen av søknaden. Saksbehandler og sosialleder skriver under på vedtaket før det sendes søker, det tas kopi som arkiveres på klientmappa. I de sakene som blir saksbehandlet av sosialleder er det bare en underskrift. Saksbehandlersystemet er i følge sosiallederen et viktig verktøy som brukes aktivt i saksbehandlingen. 3.2.2 Resultater fra gjennomgang av saksmapper Alle de 13 undersøkte sakene om økonomisk bistand var innvilget. Sosialtjenesten fatter de fleste vedtakene etter 5-1 stønad til livsopphold. I fire av tolv saker var det gitt avslag om økonomisk bistand etter 5-1, men søknadene er innvilget etter 5-2 stønad i særlige tilfeller. Det var ikke gjort vedtak etter 5-3 (bruk av vilkår) i noen av de undersøkte sakene. Alle de undersøkte sakene var behandlet innen en måned. Saksbehandlingstiden varierte fra 5 dager. Med saksbehandlingstid regner vi tidsløpet fra søknad er kommet inn, og til vedtak er fattet. Vedtakene var ikke begrunnet, men det var vist til hvilken paragraf som er benyttet ved avgjørelsen av søknaden. Alle enkeltvedtakene var gjort skriftlig og lå arkivert på klientmappen. Vedtakene var underskrevet av sosialkonsulent og/eller sosialleder i de sakene han har vært saksbehandler. Det er sendt underretning om vedtaket i samtlige saker. Underretningen er sendt samme dag som vedtaket er fattet eller dagen etter. Alle underretningene inneholdt opplysninger om klageadgang, klagefrist og klageinstans. Det var ikke gitt opplysninger om retten til å se sakens dokumenter Saksmappene inneholder i hovedsak søknaden og vedtaket. Det ligger ikke dokumentasjon av inntekter og utgifter i saksmappene (jf. Pkt. 3.2.1). Vi gjennomgikk sju av sakene for å se hvilke økonomiske opplysninger som var registrert i datasystemet. Gjennomgangen viste følgende: 8

Tabell 1: Opplysninger på klientkortene Navn Personnr. Antall barn Felles økonomi Inntekter Utgifter Formue Lån Gjeld 7 7 7 2 Navn: Navnet på klienten var registrert på alle sju sakene. Personnummer: Det var registrert personnummer på alle klientene. Antall barn: Det var registrert barn i alle sakene Felles økonomi: Alle sakene var registrert med felles økonomi. Inntekter: Det er ikke registrert inntekter på noen av de undersøkte sakene. Utgifter: Det er foretatt fem (av sju) utbetalinger hvor utgiftene ikke er registrert i datasystemet. Formue/lån/gjeld: Det er ikke registrert formue/lån eller gjeld i noen av de utvalgte sakene. 3.2.3 Vurdering Det er ikke vedtatt beløpsgrense for vedtaksmyndigheten. Sosialtjenesten gjør vedtak i alle saker uavhengig av hvor store utbetalingene er. Sosialleder mener ordningen fungerer tilfredsstillende, og at rådmannen alltid blir informert i saker som medfører store utbetalinger. Saksbehandlingstiden må sies å være tilfredsstillende da alle sakene var behandlet innen en måned. Det har derfor ikke vært nødvendig med utsending av foreløpig svar. Hovedregelen er at enkeltvedtak skal begrunnes. Dette for å oppnå større grundighet og nøyaktighet i saksbehandlingen. Det er likevel gitt unntak fra plikten til begrunnelse dersom forvaltningsorganet innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Alle søknadene i undersøkelsen var innvilget. Alle vedtakene var gjort skriftlig. Det er sendt underretning om vedtaket i samtlige saker. Underretning var sendt samme dag som vedtaket var fattet, eller dagen etter. Opplysninger om retten til å se sakens dokumenter bør tas med i underretningen sammen med opplysninger om klageadgangen. Kartlegging av klientenes økonomiske situasjon som er registrert på klientkortene i datasystemet er svært mangelfull. I de sju sakene revisjonen gjennomgikk var det registrert utgifter på to av sakene i datasystemet. Det ligger ikke dokumentasjon i saksmappene (jf pkt. 3.1.2). Før det fattes vedtak skal det være innhentet tilstrekkelige opplysninger. På grunn av manglende dokumentasjon i saksmappene, og ufullstendig registrering i saksbehandlersystemet, kan vi ikke si at det har vært innhentet for lite opplysninger til å ta beslutning i en sak, eller at det er gjort feile vedtak. Vi vil peke på viktigheten av å innføre rutiner for saksbehandlingen. Eksisterende praksis ved saksbehandlingen medfører at det ikke finnes en total kartlegging av klientenes økonomiske situasjon. I henhold til forvaltningslovens saksbehandlingsregler skal saker utredes (jf kap. 3.1.3). Det foreligger svært lite skriftlig materiale fra møter med klientene. I følge forvaltningsloven har sosialtjenesten veiledningsplikt, og avgjør selv om veiledningen skal gis skriftlig eller 9

muntlig. Hvis veiledningen resulterer i bruk av sosiale tjenester vil vi understreke viktigheten av å registrere opplysninger som vil ha betydning for den videre saksgangen. 4. Hvem søker økonomisk sosialhjelp, og hvilke typer utbetalinger blir gjort? Hvem søker økonomisk sosialhjelp? I 23 mottok 62 personer økonomisk sosialhjelp, i 24 var antallet 54 personer og i 25 var antallet personer ytterligere redusert til 49. Første halvår 26 var det 28 personer som hadde mottatt økonomisk sosialhjelp. Figur 1: Sosialhjelp fordelt på alder 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 23 24 25 1. halvår 26-18 19-24 25-3 34-4 41-5 51-6 61 - De fleste som fikk innvilget sosialhjelp i 23 og 24 tilhørte aldersgruppen 41 5 år. Klientstatistikken viser at i 25 og 1. halvår 26 er det personer i aldersgruppen 51 6 år som er den største gruppen som har fått innvilget økonomisk sosialhjelp. Figur 2: Kilde til livsopphold 3 25 2 15 1 Trygd/pensjon Sosialhjelp Arbeidsinntekt Andre inntekter Stipend/lån 5 24 25 1. halvår 26 Av de som ble innvilget sosialhjelp i 24 var det flest som hadde trygd/pensjon som kilde til livsopphold. I 25 var det innvilget sosialhjelp til flest som hadde sosialhjelp som hovedinntektskilde mens tallene for 1. halvår 26 viser at de med trygd/pensjon som hovedinntektskilde er den største gruppen som har fått innvilget økonomisk sosialhjelp. 1

Hvilke typer utbetalinger gjør sosialkontoret? I 24 ble det utbetalt sosialhjelp (bidrag sosialhjelp og lån) for kr 879 285,5 fordelt på 54 personer. I 25 fikk 49 personer til sammen utbetalt kr 995 56,23. Vi vil i det følgende se nærmere på hvilke type utbetaling Loppa kommune har foretatt og ser først på de tre største utbetalingene. Figur 3: De tre største utbetalingene 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 Livsopphold Husleie Strøm 24 25 1. halvår 26 Bidrag til livsopphold utgjorde de største utbetalingen både i 24, 25 og 1. halvår 26. I 24 utgjorde bidrag til livsopphold 44,6 prosent av de totale utbetalingene, fordelt på 41 personer. I 25 utgjorde bidrag til livsopphold 44,7 prosent av de totale utbetalingene, fordelt på 41 personer mens tallene 1. halvår 26 viser at 33,9 prosent av utbetalingene er fordelt på 15 personer. Husleie utgjorde den nest største utbetalingen. Bidrag til husleie utgjorde 16,6 prosent i 24 fordelt på 19 personer. I 25 var bidraget til husleie økt til 23 prosent fordelt på 21 personer. Tallene for 1. halvår viser at 15,6 prosent av utbetalingene er fordelt på 9 personer. Dekning av strømutgifter er den tredje største utbetalingen i Loppa og utgjorde i 25 9,7 prosent fordelt på 26 personer. Tallene 1. halvår 26 viser at bidrag til strømregning utgjør 2,4 prosent av utbetalingene fordelt på 15 personer. 11

Figur 4: Andre utbetalinger 45 4 35 3 25 2 15 1 5 24 25 1. halvår 26 Andre utgifter Nødhjelp Forsikring Kommunale avgifter Tannbehandling Medisin Briller Reiseutgifter ukebidrag legebesøk NRKlisens telefonab. Tabellen viser andre typer utbetaling som er foretatt av sosialtjenesten. Vi ser blant annet at bidrag til forsikring har økt fra 24 til 25. Det samme har bidrag til legebesøk og medisin. Utbetaling til nødhjelp viser en reduksjon fra 24 til 25. Figur 5: Beløpsstørrelser fordelt på personer 18 16 14 12 1 8 6 4 2 24 25-4999 5-9999 1-19999 2-29999 3-39999 4-49999 5-59999 6-79999 8-99999 1- I 24 var det flest personer (16) som hadde fått utbetalt mellom kr 1.,- og 2.,-. I 25 var det 13 personer (26,5 prosent) av de som mottok økonomisk sosialhjelp som fikk utbetalt inntil kr 5.,-. Det var 9 personer (18 prosent) som hadde utbetalinger mellom kr 5.,- og 1.,-. Beløp mellom kr 1.,- og 2. ble utbetalt til 13 personer (26,5 prosent). To personer har fått utbetalt mellom 8,- og 1,-. En person har fått utbetalt over 1,-. I 25 var det foretatt 11 engangs utbetalinger, hvorav det største beløpet var på kr 13 61,- og det minste beløpet utgjorde kr 45,-. 12

Sosiale lån Sosiale lån er hjemlet i sosiallovens 5-4, hvor det framgår at økonomisk stønad kan gis som lån. Tabellen nedenfor viser hva Loppa kommune har gitt i sosiale lån og mottatt i avdrag på sosiale utlån i perioden 24 og 25: Tabell 2: Driftsregnskapet 24 og 25 Budsjett 25 Regnskap 24 Regnskap 25 Budsjett 25 Sosiale utlån 92.539 7.252 77. Innbetaling avdrag utlån 72.552 98.761 77. Det er utbetalt noe mindre i sosiale lån i 25 i forhold til det som var budsjettert. Regnskapet viser at det er mottatt kr 21.761 mer i avdrag på sosiale utlån enn det var budsjettert med. Før sosiale lån innvilges vurderer sosialkontoret om søkeren vil bli i stand til å tilbakebetale lånet. Ved innvilgelse av lån fylles det ut et gjeldsbrev som ligger inne som mal i saksbehandlersystemet. Gjeldsbrevet inneholder en nedbetalingsplan hvor det framgår at lånet skal tilbakebetales ved at det legges inn trekk på lånetakers konto i banken med dato for første trekk. I følge malen skal gjeldsbrevet underskrives av lånetakeren og ektefelle. Sosialtjenesten utsteder et brev til banken hvor det blir bedt om å foreta trekk på klientens konto i henhold til vedlag betalingsplan. Beløpet bes overført kommunekassa. Gjeldsbrevet arkiveres på sosialkontoret i egen mappe. Det tas kopi til lånetakeren og det sendes en kopi av gjeldsbrevet til kommunekassereren. Tabell 3: Balansen 23-25 Konto 222751/2 23 24 25 Sosiale utlån 229.923 249.91 221.41 Balansekontoen viser en reduksjon i utestående sosiale lån fra 24 til 25 med kr 28.59,-. Kommunekassereren regnskapsfører ikke sosiale lån over lånesystemet og det ligger dermed ingen automatikk i purringer og innfordringer. Kopien av gjeldsbrevet arkiveres i egen mappe hos kommunekassereren. Avdrag på utlån blir regnskapsført av kommunekassereren fortløpende etter hver som banken foretar trekk. Sosialtjenesten får oversikt fra økonomiavdelingen over innbetalinger og restanser på utlånene. Restanselistene blir gjennomgått av sosialleder. I følge sosialleder er det to eller tre sosiale lån det ikke er inngang på. En stikkprøve viser at gjeldsbrevene kun har lånetakers underskrift. 4.1 Vurdering Oppsummert fra klientstatistikken kan vi si at bistand til økonomisk sosialhjelp oftest gies til personer i aldersgruppen 51 6 år. De fleste av søknadene gjelder personer som har oppgitt at de enten har sosialhjelp eller trygd/pensjon som hovedinntektskilde. De som har oppgitt arbeidsinntekt som hovedinntektskilde utgjør 12 prosent. Sosialtjenesteloven 5.1 gir bestemmelser om betingelsene for stønad til livsopphold. De som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad. 13

Kjerneområdet i livsoppholdsbegrepet er omtalt i rundskriv 1-34/21 utgitt av Det Kongelige Sosial- og helsedepartement. Kjerneområdet i livsoppholdsbegrepet er utgifter sosialtjenesten plikter å ta med i utgiftsgrunnlaget ved vurdering av stønadsbehov og ved utmåling av stønad. Følgende utgifter er nevnt under kjerneområdet: mat og drikke, klær og sko, husholdningsartikler m.m., Tv-lisens, avis og telefon, fritidsaktiviteter, fritidsutstyr til barn, reiseutgifter, boutgifter, strøm og oppvarming, bolig og innboforsikring og innbo og utstyr. Spesielle utgifter som, avhengig av den konkrete situasjonen, kan være en del av livsoppholdet er: lege, psykolog mv., legemidler, tannbehandling, Undersøkelsen viste at utbetalingene som er foretatt kommer inn under det såkalte kjerneområdet i livsoppholdsbegrepet. Restansene på utlånene er redusert med kr 28.59,- fra 24 til 25. I henhold til sosiallovens 5-7 er kommunens krav om tilbakebetaling av lån i seg selv tvangsgrunnlag. Det innebærer at kommunen kan inndrive sosiallån via namsmyndighetene uten først å gå veien om domstolene for å få tvangsgrunnlag, men da må gjeldsbrevene være av en slik art at de kan benyttes som tvangsgrunnlag. Etter vår vurdering kan ikke gjeldsbrev med bare en underskrift brukes som tvangsgrunnlag. For at gjeldsbrevet skal kunne brukes som tvangsgrunnlag må det også være underskrevet av to vitner. Vi vil anmode om at det foretas en gjennomgang av gjeldsbrevene med hensyn til om de er gyldig og kan brukes som tvangsgrunnlag. Det må utarbeides rutiner for hvordan innfordringen av sosiale utlån skal gjennomføres og hvem (sosialkontoret eller økonomikontoret) som har ansvaret for dette arbeidet. 5. Er utbetalingene i henhold til vedtatte normer for satser til økonomisk sosialhjelp? Tabell 4: Bidrag sosialhjelp fra 24 25.8.6. Regulert Budsjett 25 Regnskap 25.8 26 Budsjett 26 Tekst Regnskap 24 Regnskap 25 1473 1 Bidrag sosialhjelp 781.891 922.272 695. 318.88 7. Regnskapene de to siste årene viser at bidrag til sosialhjelp økte med kr 14.381,- fra 24 til 25. I 25 ble det regulerte budsjettet overskredet med kr 227.272,-. Budsjettet for 26 er satt til kr 7.,- og regnskapet viser pr. 25.8 at tallene ligger godt innenfor det vedtatte budsjettet med et forbruk på kr 318.88,-. Årsaken kan være at det har vært jobbet aktivt med å få klientene ut av systemet. I følge sosialleder er det skjedd en reduksjon i antall klienter i 26. Sosialtjenesten har et godt samarbeid med aetat og trygdekontoret som har resultert i at flere personer er kommet inn på attføring mens andre har fått seg jobb. Dessuten har noen av mottakerne av sosialhjelp flyttet fra kommunen. Departementet har 13. februar 21 med hjemmel i 5-1 tredje ledd, gitt veiledende retningslinjer for utmåling av stønad til livsopphold. De veiledende retningslinjene omfatter 1 Beløpene viser kun hva som er utbetalt i bidrag sosialhjelp. Sosiale utlån er registrert på egen post (152) i regnskapet. 14

utgifter til det løpende daglige livsoppholdet og er ikke tidsavgrenset i forhold til lengden på stønadsperioden. Ved langvarig mottak av stønad kan det i tillegg til løpende utgifter være behov for stønad til for eksempel fornyelse av innbo og hvitevarer. Retningslinjene gir heller ikke veiledning om beregning av stønad i akutte situasjoner. Levekårsutvalget har i sak 56/4 vedtatt normene for økonomisk sosialhjelp i Loppa kommune. I vedtaket heter det at Normene blir de til enhver tid gjeldende veiledende statlige normene. Rundskriv A-1/5 omhandler statlige veiledende retningslinjer for utmåling av stønad til livsopphold etter sosialtjenestelovens 5-1 tredje ledd. Satsene i de veiledende retningslinjene ble prisjustert i 26 med konsumprisindeksen siden forrige prisjustering. De veiledende retningslinjene er fastsatt med følgende satser per måned fra 1. januar 26: Enslige kr 4 27,- Ektepar/samboere kr 7 1,- Person i bofellesskap kr 3 55,- Barn -5 år kr 1 63,- Barn 6-1 år kr 2 16,- Barn 11-17 år kr 2 72,- 5.1 Vurdering Økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven er en skjønnsmessig ytelse, jf. lovens 5-1 første ledd. Sosialtjenesten har både rett og plikt til å utøve skjønn ved vurderingen av om det skal ytes stønad, og ved utmåling av stønaden. Satsene i de veiledende retningslinjene må derfor betraktes som et veiledende utgangspunkt for det skjønn som skal utøves. Stønadsbehovet vil være bestemt av søkerens utgifter sett i sammenheng med vedkommendes inntekter. Statlige retningslinjer er et praktisk og nyttig redskap som utgangspunkt for beregninger, og kan bidra til å sikre lik behandling av ellers like tilfeller. Statlige veiledende retningslinjer gir ikke uten videre adgang til å sette søkers utgifter lik satsen for statlige veiledende retningslinjer. På den annen side gir verken normene eller retningslinjene den enkelte søkeren en rett til å få et stønadsbeløp tilsvarende disse satsene. Ved saksbehandling av økonomisk stønad skal det gjøres en individuell vurdering av hvert enkelt tilfelle på bakgrunn av en oversikt over søkerens utgifter og inntekter. Med bakgrunn i manglende dokumentasjon i saksmappene og manglende oversikt over søkerens inntekter og utgifter (jf. pkt. 3.1.2 og 3.2.3) kan vi ikke si noe om de statlige veiledende retningslinjene har vært benyttet i vurderingen av hva den enkelte har behov for. 6. Hvordan skiller Loppa kommune seg fra nærliggende kommuner når det gjelder utbetalinger av sosialhjelp? 6.1 Sammenligning med utgangspunkt i KOSTRA Vi har her sammenlignet Loppa kommune med gjennomsnittstall for kommunene i 15

KOSTRA-gruppe 6 2, Kvalsund kommune og Måsøy kommune, ved hjelp av statistikk fra SSB. Prioritering Kommunens prioritering av sosialtjenesten er målt ut fra netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 2 66 år, og netto driftsutgifter til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid pr. innbygger 2-66 år. Figur 6: Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr innbygger 2 66 år. 2 18 16 14 12 1 8 6 4 2 Loppa Kvalsund Måsøy KOSTRAgruppe 6 24 25 I 24 hadde Loppa kommune lavest netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 2-66 år. I 25 ligger Loppa på samme nivå som Kvalsund, men lavere enn gjennomsnittet for Finnmark og høyere enn Måsøy. Figur 7: Netto driftsutgifter til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid pr innbygger 2 66 år. 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Loppa Kvalsund Måsøy KOSTRA-gruppe 6 24 25 Tabellen viser at Loppa kommune ikke har netto driftsutgifter til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid i motsetning til de kommunene vi sammenligner med både i 24 og 25. 2 KOSTRA ( KOmmune STat RApportering) gruppe 6 består av 35 kommuner, fordelt over hele landet, som ut fra noen gitte kriterier er sammenlignbare. 16