Biovac Environmental Technology AS Versjon 2 Revidert februar 2014
Sidenr.: 1 Innhold: 1. Beskrivelse og bruk av web s.2 1.1. Kjøreregler for representanter for bruk av serviceweb s.2 2. Logg inn s.2 2.1. Oppstartsbilde s.3 2.2. Søkeside s.3 2.3. Min side s.4 3. Kjøreliste s.4 4. Informasjon om kunde s.5 4.1. Kunder med stopp i service s.5 4.2. Kunder hvor anlegg ikke lengre er i drift s.6 5. Serviceskjema s.6 5.1. Utfylling OS s.6 5.2. Utfylling ES s.7 6. Fakturagrunnlag OS og ES s.8 7. Rutiner for fakturering til BIOVAC s.10 8. Kommune- og Veritasrapport s.11
Sidenr.: 2 1. Beskrivelse og bruk av web BIOVAC serviceweb skal brukes til å logge alle aktiviteter på et anlegg. I webben ligger alle Biovac, Haco og Nava anlegg som har serviceavtale med BIOVAC. ben brukes som en kommunikasjonskanal mellom repper og BIOVAC vedrørende anlegget. Anlegget har en egen informasjonsside hvor det fremkommer nyttig informasjon om anlegget og anleggseier. Her er det også mulighet for å legge inn egne kommentarer knyttet til anlegget. 1.1. Kjøreregler for representanter for bruk av serviceweb. Serviceutfører tar ut rapport: ''kjøreliste - anlegg" sortert med ønsket søkerutine. Her vil kommentarfeltet og eventuelt stopp av service komme frem. Denne kan benyttes som underlag for registrering av utførte servicer. Servicer (OS og ES) skal registreres inn samme dag, eller senest innen utgangen av samme uke servicene er utført. Dersom det byttes deler på et anlegg skal kunden kontaktes informeres om dette. I de tilfeller en ikke får kontakt med kunden skal det legges igjen informasjon om hva som er gjort. Ved utført service på Biovac anlegg skal det kvitteres på skjema som ligger i anlegget. Ved utført service på Haco/Nava anlegg skal det legges igjen kvitteringslapp til kunden om at det er utført service. Ved fakturering til BIOVAC, benyttes utførte servicer som fakturagrunnlag. En rapport for ordinære servicer og en rapport for ekstraordinære servicer. Totalen på disse fakturagrunnlagene er fakturabeløp på faktura til BIOVAC. Årsrapport sendes den enkelte kommune innen 1. februar av servicerepresentant. 2. Logg inn For å logge inn på webben kan du gå direkte til http://serviceweb.biovac.com/serviceweb/ eller til vår hjemmeside www.biovac.no og trykke på linken via kaptein kloakk nederst på siden
Sidenr.: 3 Du får da opp innloggingsbildet: Repper og hjelpemenn logger seg inn med brukernavn og passord som er tildelt fra BIOVAC 2.1. Oppstartsbilde Når du er logget inn får du oppstartsbildet Her finner du valgene: Søkeside Min side Startside I tillegg ligger det også linker til noen nyttige dokumenter (dette endrer seg) 2.2. Søkeside På denne siden kan du søke fram den informasjonen du trenger. Du kan her velge fra de søkekriteriene du har rettigheter til. For å søke bruk * før eller etter nav/tall og velg det kriteriet du ønsker å bruke. Trykk OK og du får opp ett eller fler alternativer. 2.3. Min side
Sidenr.: 4 Her finner du informasjon om området ditt, hvor mange anlegg og kommuner du har samt de rapporter du har tilgang til. 3. Kjøreliste For å få frem kjørelista, velg kjøreliste anlegg og trykk kjør rapport. Du får da opp kjørelista usortert. Mulighet til å gjøre filtreringer Kan sorteres på alle kolonner med blå skrift
Sidenr.: 5 Er det lagt inn noe i kommentarfeltet på kunde så vil dette komme frem på kjørelista. Har en kunde stopp i service vil det stå på kjørelista. Du kan lett gå inn på en kunde fra kjørelista ved å trykke på kundenummeret, du får da opp 4. Informasjon om kunde For å komme inn på denne siden kan du søke opp kundenavn/nr eller anleggsnr på søkesiden eller trykke på kundenummeret i kjørelista Denne siden inneholder informasjon om anlegget, kunde og kontaktperson. Du finner også valgene: Ny ordinær service brukes for å registrere nye utførte servicer. Ny ekstraordinær service brukes for å registrere nye utførte ekstraordinære servicer. Endre anlegg brukes til å registrere bredde-/lengdegrad, serienr på styreskap, belastning(p.e), slamtørker(ant), slamlager(ltr), fosforfjerning og forforfjerning. BIOVAC legger inn dato for mont.kort sendt: samt eventuelt om anlegget har overstyrt serviceintervall. Monteringskort her er kopi av monteringskortet som er sendt til kommunen. 4.1 Kunder med stopp i service Kunder med stopp av service vil komme opp slik: Det vil da ikke være mulighet til å legge inn ordinært eller ekstraordinært serviceskjema. 4.2. Kunder hvor anlegg ikke lengre er i drift
Sidenr.: 6 Når et anlegg ikke lengre er i drift av ulike årsaker og heller ikke kommer til å bli det mer sletter vi ikke disse fra webben. Vi ønsker å ha historikken liggende. Anlegget er søkbart i webben, men det kommer ikke på kjørelister eller årsrapport. Anlegget vi da se slik ut på webben: 5. Serviceskjema Det er ulike serviceskjemaer for Biovac og Haco/Nava anlegg. Alle utførte servicer finner du i tabellen på siden informasjon om kunde. De gule linjene er ordinær service og de røde linjene er ekstraordinær service. I de tilfeller hvor kunden skal fakturers for deluttak på OS så sendes serviceskjemaet med som vedlegg til fakturaen. ES skjema sendes med som vedlegg til faktura. Det skal ikke fylles inn noe i serviceskjemaene om ikke kan tåle «dagens lys». Skjemaene er å oppfatte som offentlige i den grad at de kan sendes og brukes i saker hvor vi trenger å fremlegge dokumentasjon på det som er gjort. 5.1. Utfylling OS Alle felter skal fylles ut. Utført dato: kommer med forslag på den datoen som du oppretter skjemaet, er service foretatt en annen dag må dette fylles ut manuelt. Servicetid eksl. reise(min): skal fylles ut Fakturerbar tid(min): her fylles det ut tid i minutter dersom kunden skal faktureres for dette. Anleggsdiagnose utbedring: kommer opp med standard verdi 0=OK, dersom det er avvik må det klikkes i rett verdi Utlesning PLS (Biovac)/Avlesning vannmålere (Haco/Nava): her skal alle felter fylles ut med riktige verdier. Slamtømming og tilstand: fyll ut riktige verdier Kommentarer: Initialene til den som utførte service skrivers inn her. I tillegg skrives informasjon om tilstand/forhold til anlegget her som er relevant for
Sidenr.: 7 BIOVAC og kunden. Dersom er del byttes og det skal på garanti/reklamasjon,så skal serviceutførers vurdering skrives inn her. Uttak av deler: Antall, delenummer og beskrivelse skal fylles inn da dette er faktureringsgrunnlag. Dersom det er endringer på f. eks telefonnr til kunden eller andre opplysninger som skal endres må dette skrives inn her slik at det kommer ut på fakturagrunnlaget og kan endres av BIOVAC på kunden i vårt kundesystem. OS skjemaer 5.2. Utfylling ES Utført dato: kommer med forslag på den datoen som du oppretter skjemaet, er service foretatt en annen dag må dette fylles ut manuelt Arbeidstid(min): Her fylles det ut antall minutter som er brukt på arbeidstid Kjørelengde(km): Antall km som er kjørt i forbindelse med servicen Kjøretid(min): Antall minutter brukt i kjøretid Kunden beskrivelse av problemet: Gi en kort beskrivelse av hva kunde har opplyst når du ble kontaktet av kunden. Servicemannens beskrivelse av problemet: Initialene til den som utførte service skrives inn her. Skriv kort om hva du oppdaget når du kom til anlegget. Servicemannens vurdering: Skriv kort om hva du har vurdert i forhold til utrykningen og hva som er gjort. Uttak av deler: Antall, delenummer og beskrivelse skal fylles inn da dette er faktureringsgrunnlag. Utfylling av hvem som har ansvar: Her skal det krysses av for hvem som har ansvar for de økonomiske kostnadene. Har kunden BT skal det krysses av på
Sidenr.: 8 reklamasjon GES sitt ansvar. Dersom det er krysset av på denne uten at kunden har BT skal det fremkomme i feltet servicemannens vurdering hvorfor det er GES sitt ansvar å dekke denne servicen. ES skjemaer: 6. Fakturagrunnlag OS og ES Hver måned skal det sendes fakturagrunnlag til BIOVAC. Denne skal lages i månedsskifte og inneholde grunnlag for alle servicer som er gjort i den måneden som avsluttes. Eksempel: Arbeid utført i mai, lage rapport for 1-31.5, Fakturadato 31.5, Oppdatert web (OS og ES) innen 2.6 Gå til min side og velg fakturagrunnlag S eller E
Sidenr.: 9 Ønsker du rapport for hele året, kjør rapport med årstall i feltet år, for å få frem de som ikke er behandlet tidligere velger du da ubehandlede. Vær obs på at dersom du har utført servicer i en måned som ikke skal være med på fakturagrunnlaget vil disse komme med på oversikten og må da ikke krysses av for å bli med. Ønsker du å se alle utførte servicer og skal ha et utvalg kun på en spesifikk periode sletter du årstallet i år og skiver inn ønsket til og fra dato, og kjør rapport. Velg ubehandlede i selekteringsmulighetene. I oversikten vil det fremkomme oversikt pr. anleggstype, enhetspris pr. service og timepris for fakturerbare timer. Haco anlegg vil ikke komme frem med enhetspris da dette må faktureres for seg selv. Anleggene skal behandles på lik linje med andre anlegg i denne rapporten uavhengig av om de har pris. Når du har valgt en av måtene å få frem fakturagrunnlaget på vil alle registrerte servicer i valgte periode komme frem sortert på anleggstype. Ved siden av hver nye service vil det være et hvitt felt for avhuking under kolonnen fakturert. Huk av om denne servicen skal være med på fakturagrunnlaget. Skal du ha med alle kan du gå nederst under totaler og velge merk alle som fakturert. Når du har merket alle som skal faktureres sjekk at antall utførte i totaloversikten stemmer med det du har utført og velg fakturer merkede. Når du har gjort dette kommer summen du skal fakturere BIOVAC frem under kolonnen fakturert, dette er summen eks mva. Når dette er gjort er det ikke mulighet for å endre noe i bildet, da må GES kontaktes.
Sidenr.: 10 Dersom denne prosedyren ikke er gjort vil ikke faktura sendt til BIOVAC bli godkjent. 7. Rutiner for fakturering til BIOVAC Servicebesøk (OS/ES) skal fortløpende registreres i webben og vareuttak skal ha varenummer. Utføre jobben i Webben (min side) med å behandle og fakturere periode 1 til siste i måneden. Fakturaen skal være for det som er gjort pr kalender mnd (fra den 1 til den siste i mnd) Fakturadato skal være den siste dagen i mnd fakturaen gjelder for. Eks arbeid utført i april skal ha fakturadato 30.4, denne kan settes selv om dere lager fakturaen i begynnelsen av mai. Forfall 20 i påfølgende mnd Faktura kan sendes pr. post eller til mail faktura@biovac.no merk mailen med faktura i emnefeltet Dersom punktene over er gjort riktig bør ikke rapporten sendes med, dere må selv ta vare på et eksemplar til deres eget regnskap Webben skal være oppdatert senest den 2. i påfølgende måned Faktura må være hos GES innen 5. i påfølgende måned av da arbeidet er utført I de tilfeller det faktureres for ekstra i forhold til timepris (450/490) må det fremkomme hvilke kunder dette gjelder for Monteringsfakturaen skal inneholde hvilke kunder den gjelder for samt dato for montering HACO anlegg skal behandles i webben/faktureres selv om de ikke har pris Oppsummer med eksempel: o Arbeid utført i mai, lage rapport for 1-31.5 o Fakturadato 31.5 o Oppdatert webb (OS og ES) innen 2.6 o Montering: kundenr og dato for montering o Faktra i hende hos GES innen 5.6 o Forfall 20.6 Formkrav faktura: o Organisasjonsnummer skal oppgis slik: NO985660492MVA (dette er vårt) og for de som er momsregistrert. De som ikke er, skal sløyfe MVA NO står for Norge o Faktura utstedes til korrekt mottaker, og fra i sommer heter vi Goodtech Environment AS 8. Kommunerapport/Veritas rapport Hver representant skal årlig sende inn Årsrapporter til kommune sendes innen den 1. februar.
Sidenr.: 11 Gå til min side og velg kommuner og kjør rapport: Da får du opp oversikt over dine kommuner, klikk på nummeret foran kommunenavnet for å komme inn på en kommune. Da får du opp oversikt over kommunen, velg hvilket år du ønsker å ta ut rapport fra og om det er kommune eller Veritas rapport du vil kjøre. Kommunerapporten inneholder:
Sidenr.: 12 Veritas rapporten inneholder: