Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Folkets hus, møterom Lille sal Tidspunkt: 15.03.2018 kl. 18:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon 900 867 40 eller på e-post: rona@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer kalles inn etter nærmere avtale. 08.03 2018 Torbjørn Østby (s) leder 1
Kontrollutvalget Haldens møte 15.03.2018 Sakliste PS 18/10 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/11 Godkjenning av protokoll fra møte 6. februar 2018 4 PS 18/12 Orientering fra rådmann angående innkjøp 10 PS 18/13 Prosjektplan - Forebyggende arbeid og psykisk helse 11 PS 18/14 Referater og meldinger 16 PS 18/15 Eventuelt 23 2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 33927/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 15.03.2018 18/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling (saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 18.02 2018 3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 33923/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 15.03.2018 18/11 Godkjenning av protokoll fra møte 6. februar 2018 Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 06.02 2017 godkjennes Fredrikstad, 18.02 2018 Vedlegg Protokoll fra møtet 06.02 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 06.02 2018, kan godkjennes 4
Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 06.02.2018, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset, møterom Møterom 3-2. etg Fra til saksnr.: 18/1 18/9 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder X Jan Moen (H), nestleder X Rannveig Lade (R) X Eirik Milde (H) X Turid Eriksen (Ap) X Håvard Tafjord (H) X Ellen Simensen (Ap) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon Østfold kommunerevisjon IKS: Laila Nagelhus og Bjørnar Holmedahl Møtende fra administrasjonen: Rådmann Roar Vevelstad og leder økonomiavdelingen Inger-Johanne Norderhaug Røren Andre: Ingen. (leder, Torbjørn Østby). (nestleder, Jan Moen) 5
Kontrollutvalget Haldens møte 06.02.2018 Sakliste PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møte 28. 11 2017 PS 18/3 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 PS 18/4 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor og adm. direktør PS 18/5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 PS 18/6 PS 18/7 PS 18/8 PS 18/9 Fastsettelse av ekstramøte i kontrollutvalget Orientering om drift av kontrollutvalgssekretariat Referater og meldinger Eventuelt PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 1. (saken legges frem uten innstilling) Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Det skal være åpne møter, og ulemper med at ytterdør i rådhuset er låst ble derfor diskutert. Hvilke praktiske løsninger som kan rette på dette tas med rådmannen, og tas opp igjen ved neste anledning. Innkalling og saksliste godkjennes Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: Innkalling og saksliste godkjennes PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møte 28. 11 2017 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.11 2017 godkjennes. Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Som innstillingen. Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.11 2017 godkjennes. 6
PS 18/3 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 1. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 700 timer i 2018 og 625 timer i 2019 (inkludert overordnet analyse i 2019) 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Seksjonsleder for forvaltningsrevisjon redegjorde kort for analysens risikoområder. Kontrollutvalget diskuterte deretter grundig sine vurderinger av risikoområdene og utvalget landet på følgende områder: Forebyggende arbeid psykisk helsevern, refusjoner og tilskudd, investeringsprosjekters tidligfase, personvern, sikkerhet og beredskap ekstremvær og kommunens ansettelsesprosesser. Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: 1. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Forebyggende arbeid Psykisk helse 2 Refusjoner og tilskudd 3 Investeringsprosjekters tidligfase 4 Personvern 5 Sikkerhet og beredskap - Ekstremvær 6 Kommunens ansettelsesprosesser 7
2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 700 timer i 2018 og 625 timer i 2019 (inkludert overordnet analyse i 2019) 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 18/4 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor og adm. direktør 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor og adm. direktør i Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Som innstillingen. Signert uavhengighetserklæring fra Bjørnar Buvik Holmedahl vedlegges protokollen. Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor og adm. direktør i Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering PS 18/5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering 8
PS 18/6 Fastsettelse av ekstramøte i kontrollutvalget 1. Ekstra kontrollutvalgsmøte den 13. mars kl.18.00, vedtas Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Møtedato endres fra 13. mars til 15. mars kl. 18.00 Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: 1. Ekstra kontrollutvalgsmøte den 15. mars kl.18.00, vedtas PS 18/7 Orientering om drift av kontrollutvalgssekretariat 1. Informasjonen tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Sekretariatet informerte kontrollutvalget om Halden kommunes prosess til endelig eierandel i ØKUS. Sekretariatet redegjorde også for uforpliktende samtaler etter henvendelse fra sekretariatet i Indre Østfold i 2015, og etter henvendelse fra Follo sekretariat i 2017om fremtidig samarbeid eller sammenslåing. Styret i ØKUS avventer til det er avklaringer om kommuneinndeling i Østfold, for eventuelt å følge opp samtalene. Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: 1. Informasjonen fra sekretariatet tas til orientering PS 18/8 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Vedtak som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak 06.02.2018: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 18/9 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling 06.02.2018: Ingen saker 9
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: 52166/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 15.03.2018 18/12 Orientering fra rådmann angående innkjøp Sekretariatets innstilling 1. Informasjonen fra rådmann tas til orientering Fredrikstad, 7. mars 2018 Saksopplysninger Kontrollutvalgsleder har bedt om å få en muntlig orientering fra rådmann, angående kommunens innkjøpsavtaler. Herunder hvordan bidrar innkjøpsavtalene til å motvirke svart arbeid. Samt hvordan bidrar innkjøpsavtalene til å ta hensyn til behovet for lærlinger ved fagarbeid. Rådmann stiler med fagleder innkjøp for å foreta orienteringen i møtet. Vurdering Sekretariatet vurderer at informasjonen fra rådmann kan tas til orientering. 10
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/71 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 49502/2018 Klassering: 101-188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 15.03.2018 18/13 Prosjektplan - Forebyggende arbeid og psykisk helse Sekretariatets innstilling 1. Prosjektplan «Forebyggende arbeid psykisk helse» godkjennes Fredrikstad, 5. mars 2018 Vedlegg Prosjektplan «Forebyggende arbeid psykisk helse», 27.februar 2018. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 14/2018, den 15. februar 2018 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) KU-sak 18/3, den 06.02. 2018 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1 «Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to hovedproblemstillinger: I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse? Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge? Revisjonen antar at det vil gå med 325 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i høsten 2018. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 11
Forebyggende arbeid - psykisk helse Halden kommune Prosjektplan Rolvsøy 27. februar 2018 12
1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 for Halden kommune ble vedtatt av Kommunestyret 15. februar 2018. I planen fremkommer følgende når det gjelder «Forebyggende arbeid - psykisk helse»: «SINTEF melder om økt pågang til den psykiske helsetjenesten i kommunene etter Samhandlingsreformens inntreden. Økningen forklares først og fremst med at pasienter gis et kortere behandlingsopphold i spesialisthelsetjenesten. 1 Samtidig øker etterspørselen fordi det kommunale tjenestetilbudet er mer utviklet og mer kjent enn tidligere og flere henvises eller søker hjelp selv. For mange kommuner blir det da vanskelig å prioritere forebyggende arbeid tidlig innsats, fordi mye ressurser må brukes på syke mennesker med sammensatte behov. Årlige samfunnskostnader for psykiske lidelser i Norge er anslått til 60-70 milliarder. 2 Depresjon står alene for halvparten av kostnadene. Ingen sykdom koster samfunnet mer. Samtidig er disse lidelsene lettest og mest lønnsomme å forebygge. Selv en liten reduksjon i antall nye tilfeller vil ha store positive konsekvenser for samfunnet. I henhold til «Folkehelseprofil 2017» 3 fremkommer det at Halden kommune ligger signifikant dårligere an enn landet som helhet hva gjelder tilfeller av psykiske symptomer/lidelser i befolkningen. I Halden ligger andelen av psykiske symptomer/lidelser på 172 tilfeller per 1000 innbyggere, mens antall tilfeller for landet som helhet er 146 per 1000 innbyggere. En revisjon av kommunens forebyggende arbeid kan rettes inn mot en eller flere av hjelpetjenestene. Samtidig er samhandling mellom tjenestene viktig for at kommunen som helhet skal kunne ivareta sitt ansvar. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har viktige oppgaver i det forebyggende arbeidet. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har et friskfokus og skal vektlegge ressurser som fremmer helse og positiv utvikling hos barn, unge og familier. Tjenesten følger opp barn og deres familier med helseopplysning, veiledning, standardiserte undersøkelser, vaksiner og annen målrettet oppfølging på faste tidspunkter. Oppfølgingen skal omfatte barnets fysiske og psykososiale utvikling og bidra til gode oppvekstsvilkår. I tillegg skal tjenestene fange opp risikofaktorer, problemer og skjevutvikling, samt sette inn nødvendige forebyggende tiltak. Kommunen har lovpålagt ansvar for å drive forebyggende arbeid. Kommunen bør ha særlig oppmerksomhet rettet mot barn og unge som lever med risiko for, eller er i ferd med å utvikle, psykiske vansker eller lidelser. Behov bør avdekkes og hjelp tilbys så tidlig som mulig slik at problemer ikke utvikler seg. Kommunene må arbeide systematisk og tiltaksrettet med tidlig intervensjon og tilbud om behandling og oppfølging. Alle som arbeider med barn og unge har et ansvar for å identifisere barn i risiko og sørge for at de som trenger det får nødvendig hjelp og oppfølging. I henhold til KOSTRA-tall for 2016 benytter Halden kommune 1 992 kroner til «Netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste pr. innbygger 0-20 år». Dette er mindre enn 1 Slettebak et al. SINTEF (2013). Kommunale tiltak i psykisk helsearbeid 2011. 2 St.prp. nr. 1, (2009-2010). 3 Utgitt av Folkehelseinstituttet. østfold kommunerevisjon iks 2 13
gjennomsnittet for Østfold som ligger på 2 178, og gjennomsnittet for landet som ligger på 2 352 kroner. I et brukerperspektiv vil det til enhver tid være en generell risiko for at kommunen ikke ivaretar sine plikter overfor utsatte barn og unge. Dette kan både skyldes dårlig internkontroll og/eller økonomi. I et organisasjonsperspektiv vil dette kunne ha innvirkning på de ansatte i de berørte tjenestene, ved for eksempelvis økt arbeidspress og fare for økt sykefravær. I tillegg vil de påpekte risikofaktorene kunne ha betydning for samfunnsperspektivet gjennom påvirkning av kommunens økonomi og levekår, da tjenestene er svært viktige for å forebygge behov for mer omfattende tjenester på et senere tidspunkt.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse? Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge? På bakgrunn av revisjonskriteriene som vil bli benyttet vil det være hensiktsmessig å avgrense revisjonen til å omhandle kommunens helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom. Når det gjelder problemstilling 1 vil det være aktuelt å se på kommunens planverk på feltet, hvilket tilbud og tiltak kommunens helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestajon for ungdom innbefatter, samt kommunens personell og kompetanse på feltet. Når det gjelder problemstilling 2 fremgår det av Rundskriv Q- 16/2013 «Forebyggende innsats for barn og unge» at kommunen bør ha en helhetlig tilnærming til planlegging og organisering av den forebyggende innsatsen for barn og unge. Det vises også til at godt forebyggende arbeid ofte vil forutsette samarbeid på tvers av ulike fagområder og forvaltningsnivå. I denne forbindelse er det viktig at det blir laget rutiner og systemer som gjøre det enkelt å samarbeid. Felles forståelse av problemet, mål og virkemiddelbruk, i tillegg til gode styrings- og rapporteringssystemer vil øke sannsynligheten for å oppnå gode resultater. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Folkehelseloven (Lov om folkehelsearbeid av 24. juni 2011 nr. 29) Helse og omsorgstjenesteloven (Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m av 24. juni 2011 nr. 30) Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (Forskrift av 3. april 2003 nr. 450) østfold kommunerevisjon iks 3 14
Forebyggende innsats for barn og unge (Rundskriv Q-16/2013) Veileder i psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene (Veileder IS- 1405, Sosial og helsedirektoratet) 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse? Folkehelseloven, forskrift av 3. april 2003 nr. 450, rundskriv Q-16/2013 og veileder IS- 1405 Kommunens interne rutiner og planer Dokumentanalyse, intervju og analyse av Kostra- statistikk. Problemstilling 2 Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge? Helse og omsorgstjenesteloven forskrift av 3. april 2003 nr. 450, rundskriv Q-16/2013 og veileder IS- 1405 Rutiner og systemer knyttet til kommunens samarbeid internt og samarbeidsavtaler med eksterne aktører Dokumentanalyse og intervju, eventuelt spørreundersøkelse 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Bjørnar B. Eriksen - forvaltningsrevisor Bjørnar B. Holmedahl - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Mai til høst 2017 Antall timer 325 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Halden kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 15. mars 2018 Når rapport er sendt til rådmannen Høst 2018 Når rapport er sendt til ØKUS Høst 2018 østfold kommunerevisjon iks 4 15
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 33936/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 15.03.2018 18/14 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 05.03 2018 Vedlegg Skatteetaten: Kontrollrapport 2017 Halden kommune Kommunestyrets vedtak 15.02 2018 Rapport Eierskapskontroll med Halden Byutvikling AS Kommunestyrets vedtak 15.02 2018 - FR-rapport «VAR Selvkost» Kommunestyrets vedtak 15.02 2018 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering 16
Vår dato Din dato Saksbehandler 15. februar 2018 Trond Svenningsen 800 80 000 Din referanse Telefon skattost@skattetetaten.no en.no John Arne Jenssen 945 37 387 970 70 217 Org. nr: Vår referanse Postadresse 991733043 2017/218449 Postboks 9200, Grønland 0134 OSLO Kommunestyret i Halden kommune postmottak@halden.kommune.no Kontrollrapport 2017 vedrørende skatteoppkreveren for Halden kommune 1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreveren Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven og "Instruks for skatteoppkrevere" av 8. april 2014. Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne. Det betyr at skattekontoret: plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål gjennom mål- og resultatstyring søker å legge til rette for best mulig resultater utfører kontroll av skatteoppkreveren Grunnlaget for skattekontorets styring av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1. januar 2014. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar 2011. Formålet med kontrollen er å avklare: om skatteoppkreveren har en tilfredsstillende intern kontroll for utførelsen av sine gjøremål om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av årsrapport og årsregnskap er i samsvar med gjeldende regelverk om utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene er i samsvar med gjeldende regelverk om utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i samsvar med gjeldende regelverk 2. Om skatteoppkreveren Skatteoppkreverkontoret omfatter fra 1. juli 2017 kommunene Halden og Aremark. Sum årsverk i henhold til skatteoppkreverens årsrapporter: Antall årsverk 2017 Antall årsverk 2016 Antall årsverk 2015 6,5 6,5 6,5 Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 9200 Grønland Se www.skatteetaten.no eller 800 80 000 0134 Oslo ring gratis 800 80 000 Org. nr: 991733043 Telefaks skattost@skatteetaten.no 22 17 01 21 17
Skatteoppkreveren gir i sin årsrapport uttrykk for at bemanningen har vært lav. I forbindelse med at Halden overtok skatteoppkrevingen for Aremark fra 1. juli 2017 ble det besluttet at kontoret skulle tilføres ett årsverk. En person ble ansatt 1. januar 2018. 3. Måloppnåelse Skatte- og avgiftsinngang Skatteoppkreverens frist for avleggelse av årsregnskapet og årsrapporten er 20. januar 2018. Skattekontoret har mottatt disse innen utsatt frist til 31. januar 2018. Årsregnskapet for Halden kommune viser per 31. desember 2017 en skatte- og avgiftsinngang 1 til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr 3 048 428 331 og utestående restanser 2 på kr 104 442 972, herav berostilte krav på kr 1 531 364. Innkrevingsresultater Tabellen viser innkrevingsresultatene per 31. desember 2017 for Halden kommune: Resultatkrav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav 2016 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2017 (i %) Restskatt personlige skattytere 2015 94,00 94,70 88,32 95,48 Forskuddstrekk 2016 99,90 99,87 99,75 99,97 Forskuddsskatt personlige skattytere 2016 99,20 98,73 99,09 99,25 Forskuddsskatt upersonlige skattytere 2016 100,00 99,80 99,97 99,97 Restskatt upersonlige skattytere 2015 99,50 99,75 99,82 98,37 Arbeidsgiveravgift 2016 99,90 99,70 99,61 99,87 Resultater for arbeidsgiverkontrollen Resultater for skatteoppkreverkontoret per 31. desember 2017 viser følgende i henhold til skatteoppkreverens resultatrapportering: Antall arbeidsgivere i kommunen/ kontrollordningen Minstekrav antall kontroller (5 % av arbeidsgiverne) Antall utførte kontroller i 2017 Utført kontroll 2017 (i %) Utført kontroll 2016 (i %) Utført kontroll 2017 region (i %) 1 090 55 46 4,2 5,4 4,6 Tallene for 2017 er samlet for Halden og Aremark. Arbeidsgiverkontrollen utføres ikke i et tilstrekkelig antall da det er utført 4,2 % kontroller mot et krav på 5 %. 4. Skattekontorets kontroll av skatteoppkreveren Skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne i regionen utføres i henhold til en årlig plan, hvor behovet for kontroll av områdene skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll vurderes overordnet for hver skatteoppkrever. Samtlige områder vil derfor nødvendigvis ikke bli kontrollert hvert år. 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav Side 2 / 3 18
Skattekontoret har for 2017 utført kontorkontroller av skatteoppkreveren for området skatteregnskap. Skattekontoret har for 2017 også gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreveren for området skatteregnskap avholdt 18. desember 2017. Rapport er sendt skatteoppkreveren 25. januar 2018. Skatteoppkrever har gitt tilbakemelding på rapporten 8. februar 2018. Skatteoppkreverens overordnede internkontroll På grunnlag av gjennomførte kontroller som skattekontoret har gjennomført, har vi gitt følgende pålegg: Skatteoppkreveren må oppdatere kontorets rutinebeskrivelser. I tilbakemelding 8. februar 2018 fremgår det at rutinebeskrivelsene vil bli gjennomgått og oppdatert og nye vil bli vurdert. Utover gitte pålegg anser vi at skatteoppkreverens overordnede interne kontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av årsregnskap På grunnlag av kontroller som skattekontoret har gjennomført, har vi gitt følgende pålegg: Skatteoppkreveren må sørge for at forfalte aktiviteter følges opp og at ajourhold av regnskapet bedres. I tilbakemelding 8. februar 2018 fremgår det at skatteoppkreveren skal følge opp forfalte aktiviteter og manglende ajourhold. Regnskapet gir likevel et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Vennlig hilsen Cathrine Sjong Bakken avdelingsdirektør Skatt øst Bente Midthjell underdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi til: Kontrollutvalget for Halden kommune Rådmann/administrasjonssjef for Halden kommune Skatteoppkreveren for Halden kommune Riksrevisjonen Side 3 / 3 19
20
21
22
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/73 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: 33948/2018 Klassering: 101-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden 15.03.2018 18/15 Eventuelt 23