NORGES E RETTSFORBUND Telemark idrettskrets PROTOKOLL TIK styremøte Telemark idrettskrets styremøte nr. 2-2018/2019 Dag: Tirsdag 19.juni 2018 Tid: kl. 1700-2100 Sted: Idrettens Hus Telemark Styret: Leder Nestleder Varamedlem Geir B. Nordtveit Dag Nielsen Marius Norli Hans Inge Søvik Administrasjon: Org.sjef Forfall: Varamedlem Sondre Fjelldalen Marit Brokke Veslemøy Wåle Renate Øien Sakliste Vedtakssaker: Sak 14: Protokoll styremøte nr. 1 2018/2019 Sak 15: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Sak 16: Prokura og signaturrett daglig leder og styreleder TIK og ISF Telemark Orientering-/diskusjonssaker: Sak 17: Regnskap per mai 2018 Sak 18: Regionaliseringsprosess Telemark- og Vestfold idrettskretser Sak 19: Styre- og ansattsamling august 2018 Sak 20: Teleidrettens Festaften 2019 Sak 21: Ungdomsutvalg nasjonale retningslinjer og organisering Sak 22: «ALLEMED» stafetten - teamdugnad Sak 23: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Sak 24: Orienteringssaker organisasjonssjef Sak 25: Møte og representasjonsplan høsten 2018
Vedtakssaker Sak 14: Protokoll styremøte nr. 1 2018/2019 Protokoll fra styremote er sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader Forslag til vedtak fra Organisasionssief' Protokoll fra styremøte nr. I 2018/2019 godkjent Vedtak: Protokoll fra styremøte nr. 1 2018/2019 godkjent Sak 15: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Endringer av/i lag i Telemark idrettskrets i 2018. Ingen endringer siste periode Endring av navn idrettslag Nytt navn Gammelt navn Leder Særidrett/gru Kommune /IR Stiftelsesdato Dato endring Heistad Heistad Trialklubb Motorsykkelklubb Kjell ArneJeilen Motorsport Porsgrunn 20.05.1985 06.04.2018 Nye særidrettsgrupper tatt opp i idrettslag Lagets navn Ny særidrett/gruppe Leder Kommune /IR Antall medl. Dato opptak Gulset Idrettsforening Volleybal l Svein Inge Omholt Skien 16 16.01.2018 Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef' Tatt til orientering Vedtak: Tatt til orientering
Sak 16: Prokura og signaturrett daglig leder og styreleder TIK og ISF Telemark Ved oppdatering og endring av styret, samt prokura og signaturrett, i Bronnaysundregistrene (Enhetsregisteret) kreves vedtak dokumentert i protokoll fra årsmøte/ting og/eller styremote. Forslai til vedtak fra Organisasjonssjef: Daglig leder og styreleder gis prokura og signaturrett hver for seg på vegne av Telemark idrettskrets (org.nr 971 545 542) og Idrettens Studieforbund Telemark (org.nr 977 232 007) Vedtak: Daglig leder og styreleder gis prokura og signaturrett hver for seg på vegne av Telemark idrettskrets (org.nr 971 545 542) og Idrettens Studieforbund Telemark (org.nr 977 232 007) Orienterings-/ diskusjonssaker Sak 17: Regnskap per mai 2018 Orientering om Telemark idrettskrets regnskap per mai 2018 Kort gjennomgang av regnskap per mai 2018, som viser at driften går i tråd med budsjett Tatt til orientering Sak 18: Regionaliseringsprosess Telemark- og Vestfold idrettskretser Telemark og Vestfold idrettskretser Interimsstyre avholdt sitt tredje mote 31. mai 2018. Administrasjonene i Vestfold og Telemark idrettskrets avholdt sitt tredje mote 16. mai 2018. Leder og organisasjonssjef orienterer om status og videre fremdrift. Tatt til orientering
Sak 19: Styre- og ansattsamling august 2018 Styret vedtok i styremøte 8. mai og gjennomføre styre- og ansattsamling fra torsdag 26. august kl.1800 til fredag 27. august kl.1200. Gjennomgang og diskusjon rundt temaer og program for samlingen etter forslag fra administrasjonen. Sted: Norsjø Hotell, Akkerhaugen Temaer: - TIK Handlingsplan konkretisering av oppfølgende tiltaksplan 2018-2019 - prioriteringer - ansvarsfordeling - Forventningsavklaring TIK styre og TIK administrasjon - rolle og ansvar - representasjoner, møter og jubileer - politisk påvirkning, uttaler og meningsytringer - mediehåndtering/mediestrategi og synliggjøring - Innlegg fra den enkelte ansatte i administrasjon - sitt fag- og ansvarsområde Org.sjef sjekker ut eventuell bistand fra NIF på deler av programmet knyttet til rolle- og forventningsavklaring. Alternativt oversendelse av hensiktsmessig verktøy vi kan benytte i prosessen. Sak 20: Teleidrettens Festaften 2019 Teleidrettens Festaften 2018 ble gjennomført med 400 deltakere (fullt hus) med gode tilbakemeldinger og at dette måtte følges opp også i jubileumsåret 2019. Utkast til prosjektplan legges frem for diskusjon og konkrete innspill. Gjennomgang av endelig regnskap for Teleidrettens Festaften 2018. Presentasjon av utkast prosjektplan inkl. budsjett Teleidrettens Festaften 2019 Konkret bestemt: - engasjement av Tangen Media & Event som prosjektleder - repr. prosjektgruppe; TIK styre representanter Geir Berge Nordtveit og Hans Inge Søvik
Sak 21: Ungdomsutvalg nasjonale retningslinjer og organisering Landsmøtet for ungdomsutvalg 2018 som ble avholdt på Hamar S. -7 januar har utarbeidet en rapport og referat knyttet til samlingen. Problemstillingen samlingen tok opp var; Rekruttere nye unge ledere inn i organiseringen av norsk idrett (rekruttering og ivaretakelse) Organisering og struktur av ungdomsutvalgene (her også myndighet) Hva skal ungdomsutvalgene jobbe med? (mandat og oppgaver) Arbeidet og prosessene er ment fulgt opp på ny landssamling som skal avholdes i Østfold 29. - 30.september 2018. og leder av TIK Ungdomsutvalg orienterer om sine tanker om det videre arbeidet og målet om forankring av ungdommenes involvering og ungdomsløftet i norsk idrett. Telemark idrettskrets styre støtter et initiativ om at det etableres en formell struktur for ungdomsutvalg innen norsk idrett som vedtas på Idrettstinget i 2019. TIK's ansvarlige representant er Marius Norli. Sak 22: «ALLEMED» stafetten - teamdugnad Telemark idrettskrets er en av kretsene som ble utfordret til å ta stafettpinnen videre av NIF Ledermøte 2018, for å videreformidle budskapet og stafetten ut i idretten. Målet for «dugnaden» er at vi sammen skal diskutere hva vi gjør og hva vi kan gjøre for å senke de økonomiske barrierene for å være med i idretten. Idrettskretsen har allerede utfordret Gulset IF, Telemark Gymnastikk- og Turnkrets, Telemark Friidrettskrets, NFF Telemark til å stille med representanter den 19. juni. Hvert organisasjonsledd skal ende opp med tre tiltak som man forplikter seg til å følge opp i etterkant av teamdugnaden. Disse skal igjen utfordre tre nye organisasjonsledd etter dugnaden, og til sammen får vi foreløpig utfordret 15 andre organisasjonsledd i teleidretten. Dugnaden skal synliggjøres ved deling av utfordringen i sosiale medier og egne informasjonskanaler. NIF kommer til å skrive en nyhetssak om teamdugnaden vår for å spre det glade budskap, så her kan dere regne med god PR også utenfor våre foreløpige fylkesgrenser. Teamdugnad gjennomført. Oppfølging av gjennomført teamdugnad synliggjøres i sosiale medier og på egne nettsider. Egen sak om dugnaden sendes også til NIF for publisering på idrettsforbundet.no Tre konkrete tiltak bestemt av hvert deltakende organisasjonsledd. Tre organisasjonsledd utfordres videre i «stafetten» av de deltakende organisasjonsledd. Idrett- og utdanningskonsulenten i idrettskretsen følger opp de organisasjonsleddene som utfordres.
Sak 23: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Kort informasjon om representasjon, aktiviteten og andre aktuelle saker siste periode. Styret Geir 15.05.18 Møte Idrettskretsledere - Gardermoen Tema: SWOT-prosess Moderniseringsprosjektet 25.-26.05.18 NIF Ledermøte 2018 - Gardermoen Interimstyremøte Vestfold og Telemark idrettskretser Dag Veslemøy Marius Renate 09.05.18 Interimstyremøte Vestfold og Telemark idrettskretser Interimstyremøte Vestfold og Telemark idrettskretser Tinn Idrettsråd Årsmøte Møte TIK Ungdomsutvalg Tema: Status og fremdrift Kviteseid Idrettsråd Årsmøte Administrasjon Sondre 09.05.18 16.05.18 24.-25.05.18 25.-26.05.18 29.05.18 30.05.18 07.06.18 12.06.18 14.06.18 Therese 16.05.18 29.05.18 Møte i Forum for frivillighet og folkehelse Telemark Adm. møte Vestfold og Telemark idrettskretser Tema: Regionalisering - prosjektarbeid Org.sjef møte - Gardermoen NIF Ledermøte 2018 - Gardermoen NIF Allmøte (Skype) NIF Lovavdeling (Skype-møte) Tema: Lovrevisjon 2019 Interimstyremøte Vestfold og Telemark idrettskretser Møte m/fylkesidrettskonsulenter Tema: Status målområder Partnerskapsavtale TFK-TIK Møte TIK Ungdomsutvalg Tema: Status og fremdrift NIF oppfølgingsmøte personvern (Skype) Styringsgruppemøte Aktiv365 - Drammen Utdeling Sparebanken Sør Idrettsstipend Adm. møte Vestfold og Telemark idrettskretser Tema: Regionalisering - prosjektarbeid NIF Allmøte (Skype)
30.05.18 07.06.18 14.06.18 Øyvind 16.05.18 29.05.18 05.06.18 06.-07.06.18 12.06.18 Stig 29.05.18 05.06.18 07.06.18 12.06.18 12.06.18 NIF Lovavdeling (Skype-møte) Tema: Lovrevisjon 2019 Møte m/initiativtakere Siljan/Siljan Skisenter Tema: Etablering/stiftelse av idrettslag NIF oppfølgingsmøte personvern (Skype) Verneombudssamling NIF Oslo Adm. møte Vestfold og Telemark idrettskretser Tema: Regionalisering - prosjektarbeid NIF Allmøte (Skype) Interimstyremøte Vestfold og Telemark idrettskretser Møte m/fylkesidrettskonsulenter Tema: Status målområder Partnerskapsavtale TFK-TIK Møte TIK Ungdomsutvalg Tema: Status og fremdrift Prosjektgruppemøte - Program for folkehelsearbeid i kommunene NIF Fagforum organisasjons-, leder- og klubbutvikling - Ullevål Styringsgruppemøte Aktiv365 - Drammen NIF Allmøte (Skype) Møte m/fylkesidrettskonsulenter Tema: Status målområder Partnerskapsavtale TFK-TIK Møte m/mjøndalen og Drammen Ballklubb - Buskerud NIF oppfølgingsmøte personvern (Skype) Styringsgruppemøte Aktiv365 Drammen Møte m/bakke IF - Buskerud Sak 24: Orienteringssaker organisasjonssjef Kort informasjon om aktuelle saker siste periode og kommende periode fra administrasjon. > Personal o Oppfølging-/vurderingssamtaler gjennomføres 22. og 25.juni med ansatte o 2.gangs intervju for ansettelse av prosjektleder og fremtidig organisasjonssjef gjennomføres 26.juni o Org.sjef forespurt og takket ja som ressurs i stab/mentor NIF Lederutviklingsprogram 2018/2020 > Idrettens Hus Telemark o Nyansatt Daglig leder i Telemark Bedriftsidrettskrets, o Fotballkretsen har utlyst to nye stillinger. Steinar Pedersen har fratrådt sin stilling. > Mentorprogram Unge ledere 2018/19 o Initiativ og samarbeid Norges Studentidrettsforbund og NIF o Tot. 10 plasser til IK og SF. o Styrets unge medlemmer oppfordret til å søke
> Nasjonale samlinger for Ungdomsutvalg 2018 o 29.-30.september Sarpsborg. Oppfordrer alle i TIK ungdomsutvalg til å stille. o 5.oktober Oslo. Leder, nestleder i ungdomsutvalg og/eller unge styremedlemmer. Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) sammen med NIF og Norsk Tipping en nasjonal konferanse om ung frivillighet. > Henvendelser/søknader om opptak idrettslag o Stølefjorden Seilforening o Siljan Skisenter > OLT Sørøst o Flere henvendelser fra fylkeskommune vedrørende aktiviteten i OLT Sørøst o Innkalt til møte med fylkeskommune/skien kommune mandag 25.juni o Avtalt møte med avd.leder og prosjektleder onsdag 27.juni Sak 25: Møte og representasjonsplan vår og høst 2018 Mote- og representasjonsplan vår og høst 2018 oppdatert. Representasjonsoppgaver fordeles. Styremater 2018 datofestet 27.1 S 'en, 19.juni 2018 A,,, 6kc f Geir B ' Nordtveit `-3 Leder ;/u Dag Nielsen Nestleder Veslemøy Wåle Marit Brokke Renate Øien Varamedlem ( ns nge S vik Va. medlem Sondre Fjelld. len Organisasjonssjef