Vedlegg 1 Mandat fra konsernstyret Styresak B 49/2005 Mandat for evaluering av konsernorganiseringen Bakgrunn Saken er konfidensiell fram til endelig vedtak er fattet. I lov om studentsamskipnader er det i 8 gitt hjemmel for at virksomheten kan organiseres i datterselskaper. Studentsamskipnaden kan stifte eller delta i selskaper som skal drive studentrelatert forretningsvirksomhet. Eier en studentsamskipnad så mange aksjer eller andeler i et selskap at de representerer flertallet av stemmene i dette, ansees studentsamskipnaden som morselskap og selskapet som datterselskap. Mor og datterselskap utgjør til sammen et konsern, jfr. selskapsloven 1-2. hadde virksomheter skilt ut i datterselskaper også tidligere, men den nåværende konsernstruktur ble etablert i 2000. Kafe og Bolig ble da skilt ut som egne datterselskaper, og Bygg ble etablert for å ivareta og ha fokus på utbyggingsprosjekter. Felles- og støttefunksjoner ble lagt i en egen konsernstab. Vedlegg 1. Vedlegger også styresak 63/1999 Konsernorganisering som angir noen tanker som ble framført den gang. Vedlegg 2. Noen av årsakene for å organisere virksomheten i et konsern var: Klare ansvars- og myndighetsforhold Spissing av fagkompetanse Rendyrking av en konsernmodell Større forretningsmessig fokus Mangesidig virksomhet Enklere å løse bransjemessige utfordringer Desentraliserte beslutninger Avlaste konsernstyret Generasjonsskifte og rekruttering Evaluering I årsberetningen for 2004 ble det uttrykt følgende: Organiseringen av konsernet vil bli vurdert i løpet av 2005. På bakgrunn av dette har styret fattet følgende vedtak i styresak B26/2005, Eventuelt: Styret ber konsernsjef utarbeide et mandat for å starte arbeidet med en evaluering av konsernets organisering. Bakgrunnen for konsernets ønske om en evaluering av organiseringen ligger bl. annet i: Det skjer vesentlige endringer i rammebetingelsene Behov for forenkling, effektivitet og kostnadsreduksjoner Er nåværende organisering fleksibel og framtidsrettet nok? Moms og skattproblematikk med dagens organisering 1
Fare for suboptimalisering Er styresammensetningen riktig? Teknologi og systemer er i endring Er det behov for mer enhetlig konsernstyring? Konkurransen vil øke Organisering er et virkemiddel og ikke et mål i seg selv. Etter en 5 årsperiode vil det være riktig for enhver organisasjon å foreta en evaluering av om noe bør gjøres annerledes. Konsernledelsen (KLM) gjorde i 2004 en vurdering av fordeler og ulemper ved at var organisert som et konsern (Vedlegg 3a og 3b). Dette er ingen uttømmende og fullstendig analyse, men angir en del momenter det kan være nyttig å ta med videre i diskusjonen om hvordan virksomheten helst bør organiseres. Konsernstyret har vært opptatt av at konsernet skal styres og utvikles mot felles mål. Vi skal legge til rette for et godt studie- og læringsmiljø og ivareta studentenes velferdsbehov. Framtida vil bli annerledes og konsernstyret prioriterte derfor i 2004 strategiarbeid. Dette vil danne grunnlag for det utviklings- og omstillingsarbeid som må gjennomføres i bedriften. Strategiarbeidet resulterte i et nytt måldokument der visjonen henrykte studenter - felles engasjement skal angi ambisjonsnivå og retning både for ansatte og studenter. Samlokaliseringsprosjektet NTNU 2020/HiST 2020, hvor deltar, har uttrykt store ambisjoner og vil kunne få betydelig innvirkning på vår måte å tilpasse og drive virksomheten på. I tillegg har Velferdstinget fattet følgende vedtak i sak VT-29/05 Studentflertall i datterselskaper: Velferdstinget ber om at det legges fram sak for Konsernstyret i om å innføre studentflertall i datterselskapene. Velferdstinget ønsker ikke å detaljstyre hvordan fordelingen av medlemmer bør være eller hvordan studentflertallet skal oppnås, men ber om at slike vurderinger gjøres i nært samarbeid med de ansatte. Velferdstinget ber om at denne saken blir tatt opp før semesterstart høsten -05, da det allerede finnes svært mye arbeid gjort rundt problemstillingen fra tidligere saker. Velferdstinget mener at man ved å innføre studentflertall i datterselskapsstyrene vil sikre sin posisjon blant studentene, og bidra til å oppfylle visjonen om Henrykte studenter felles engasjement. Mandat Det etableres en prosjektgruppe som får følgende mandat: Organisering Gruppen står fritt til å foreslå og vurdere ulike alternativer, men følgende skal belyses: o Sentral og mindre konsernspiss med flere oppgaver i de enkelte selskaper. 2
o Nåværende modell med fellesfunksjoner i morselskapet og operativ virksomhet i datterselskapene. o En videreutvikling av dagens modell, men med ytterligere samordning av fellesfunksjoner og fokusering på operativ virksomhet i datterselskapene. o Et eller flere datterselskaper legges inn i morselskapet og organiseres i naturlige funksjonsområder og med samordning av fellesfunksjoner i morselskapet. o Reorganisering og etablering av nye enheter (avd/divisjon) i morselskapet, f. eks servering, kunnskapsformidling, drift og utleie, velferd, forretning og fellesfunksjoner. o Skille velferd og forretning (SiO modellen) Det skal etableres konkrete og presise vurderingskriterier og alternativene skal vurderes i forholdt til disse. Involvering Gruppen skal ha god forankring i forhold til de ulike interessegrupper og det skal legges vekt på god informasjon, ivaretakelse av formaliteter og medvirkning fra de ansattes organisasjoner. Datterselskapene og enhetene skal gis anledning til å komme med innspill. I de alternativene der datterselskapene fortsatt skal bestå vurderes hensiktsmessig styresammensetning. Det vises til VT-vedtak om dette. Det er spesielt viktig å få frem konsekvensen av studentinnflytelse totalt sett, ansatterepresentasjon, forholdet til utdanningsinstitusjonene og reell fordeling av ansvar og myndighet. Det legges som et premiss at studentene fortsatt har flertall i konsernstyret med den betydning dette har for styring, kontroll, ansvar og myndighet. Det kan settes ned undergrupper/utvalg til å gjennomføre konkrete oppgaver. Fremdrift Det skal etableres en milepæl hvor konsernstyret kan komme med innspill. Dette gjøres på konsernstyrets seminar i september. Gruppen skal være ferdig med sitt arbeid innen 1/11-2005. Bruk av eksterne ressurser Gruppen kan engasjere ekstern bistand dersom den finner det hensiktsmessig i forhold til f. eks skatter og avgiftspørsmål, juridiske spørsmål, prosess, metode og prosjektstyring. Prosjektgruppen skal bestå av: Knut Solberg, leder Else Naustdal Snorre Gabrielsen Eirikur Ingolfson Kjell Erik Ronæss Hans Gunnar Auganes Jan Hassel (etter behov) 2 ansatt representanter 2 student representanter Sekretær for gruppen 3
Ressurser I konsernet er vi nå i gang med tre store prosesser som vil få store konsekvenser for vår framtid. Mye av arbeidet gjøres av ressurspersoner i bedriften som har betydelige operative oppgaver i tillegg. Det ansees derfor nødvendig å øke kapasiteten for en periode. Vi ser for oss en yngre, høyt utdannet person som kan delta i både organisasjonsprosjektet og samlokaliseringsprosjektet i et engasjement på inntil et år. I organisasjonsprosjektet vil vedkommende fungere som sekretær for gruppa med hovedvekt på prosjektstyring, prosjektoppfølging, utredningsoppgaver, presentasjoner og møteadministrasjon. Saksbehandler: Knut Solberg Tilrådning: Styret godkjenner mandatet hensyntatt de innspill som framkom under møtet. Styret er inneforstått med at det må brukes ekstra ressurser for å sikre en god gjennomføring. Vurdering av styresammensetning sees som en naturlig del av den oppgaven som skal gjennomføres. Trondheim, 28. april 2005 Knut Solberg 4
Vedlegg 2 Oversikt over foreslåtte modeller Nedenfor følger organisasjonskart for de modellene som har vært foreslått for vurdering i arbeidsgruppa. Presentasjonen viser også hvilke modeller som er slått sammen og videreutviklet for beskrivelse i rapporten. Modeller evaluering Dagens organisasjonskart Konsernstyret Studentsamskipnaden i Trondheim ( morselskap) - Fellesfunksjoner - Velferd -Eiendom Tapir Reiser Kafe Bolig -Fagbokhandel -Storkiosk -Forlag -Trykkeri -Via Travel Trondheim - Holdingselskap Forretningsreiser Kurs og konferanser - 22 spisesteder - selskapsmat - 3000 boliger Gruppering av foreslåtte modeller Flere enheter Oppdeling i mange selvstendige selskap 2 1 3 4 5 En enhet Samling i ett stort selskap 1. Rendyrket konsern (nr 6) 2. Funksjonsmodell 1 + Godbiten (nr1+7) 3. Max + ECR (nr12+10) 4. Funksjonsmodell 2 + Relasjon +Globus (nr 8 +2+3) 5. Kompakt (nr9) Minimor 1 og 2, samt Midi forkastes (nr4+5+11) 5
6 1 Konsernstyre Konsernstyre Konsernsjef Konsernsjef Forvaltning Forvaltning Relasjoner Relasjoner Bolig Bolig Kafe Kafe Media Media Barn Barn Helse Helse Service Service Informasjon Marked Samfunn Regnskap Lønn Innkjøp IT-telefoni Iaeste Info Organisasjon Forretning Personal Teknologi Utvikling Utvikling Økonomi Eiendom Holding Tilskudd Legesenter PSH Idrett Råd Refusjon Rendyrking av konsernordningen 2
Godbiten Styret Konsernsjef Stab, fellestjenester + Funksjon1 Velferd Eiendom Bolig Kafe Storkiosk Konsernledelse Og fellesfunksjoner Tapir Fagbok Forlag Trykkeri Reiser Mat og drikke Velferd/ service Læremidler Student- Boliger og dommer Forretn Messig Virks. En felles ledelse Funksjonelt ansvar Hensiktsmessig selskapsstruktur 3 7
Max K-Styret K-Sjef Mor Fellesadm Velferd 1 Velferd 2 Eiendom Virksomheter Fagbokhandel Forlag Kafe Boligservice Via Travel Trondheim Trykkeri Storkiosk x VIA Værnes Tvete 34 % Finsås Kurssenter 78 % 4 Funksjon 2 Konsernledelse fellesfunksjoner Forretningsm studenttjenester Studentvelferd og service Bolig og eiendomsvirks Driftsmessig fokus i enhetene Felles funksjoner sentralt Kombinasjon av selskaper og enheter Forretningsvirksomhet er en finansiell aktivitet 8
Relasjonsmodell b: Styret Mor Konsernstab Studentkafeer Relasjon -kundesent -analyser info Velferd -Helse -Barn -Idrett Eiendom -utvikling -forvaltning -drift Int.drift Personal -Økonomi --IKT Holding Tapir -Bok -Forlag -Trykkeri Kafe -Ekst. salg - Storkiosk Reiser VIA Travel. VIA Værnes Tvete 34 % Finsås Kurssenter 78 % Globus 5 9
Kompakt modell Lønn Regnskap Personal IKT Bolig og eiendom Kafe og kiosk Bok handel Barn Idrett Helse Student service Trykk Forlag Reiser Forretning Utredes ikke videre Relasjonsmodell a: Styret Mor Konsernstab Studentkafeer Relasjon -kundesent -analyser info Velferd -Helse -Barn -Idrett Eiendom -utvikling -forvaltning -drift Int.drift Personal -Økonomi --IKT Holding (tidl Reiser) Tapir -Bok -Forlag -Trykkeri Kafe -Ekst. salg - Storkiosk VIA Travel Trondheim VIA Værnes Tvete Reisebyrå 34 % Finsås Kurssenter 78 % 10
Minimor 1- Desentraliserte fellesfunksjoner Konsernstyret Konsernstab Velferd / Eiendom Reiser Tapir Bolig Kafe Finsås Kurssenter +Lønn +IKT +Lønn +IKT +Regnskap +Personal +Lønn +IKT +Regnskap +Personal +Lønn +IKT +Regnskap +Personal +Lønn +IKT Minimor 2 = Minimor 1 + fellesdrift Konsernstyret Konsernstab Velferd / Eiendom Reiser Tapir Bolig Kafe Finsås Kurssenter felles drift (SiO-modellen) Midi (med avgift og skatteproblemer) K-Styret K-Sjef Utbytte Mor Adm service Velferd Studentkafeer Eiendom og boligservice Virksomheter Adm service Fagbokhandel Forlag Kafe Boligservice Via Travel Trondheim Trykkeri Storkiosk VIA Værnes Tvete 34 % Finsås Kurssenter 78 % 11
Vedlegg 3 Skjema for vurdering av alternative modeller Her følger eksempler på skjema for vurdering av alternative modeller. Ytterpunktene: Klassisk konsern og Kompakt er representert. Skjemaene har vært brukt som arbeidsverktøy for alle foreslåtte modeller i arbeidsgruppa. De mest sentrale momentene som ble påpekt gjennom bruk av dette verktøyet er gjengitt i rapportens beskrivelser av modellene. 12
13
14
15
16
17