Sakliste STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Formannskapssalen 18.03.2014 08.00 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/14 Sak 2/14 Sak 3/14 Sak 4/14 Sak 5/14 REFERATSAKER ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 VALG AV LEDER OG NESTLEDER I AMU FOR 2014 ANALYSE AV NÆRVÆRSTALL FOR 2013 VELFERD ANSATTE - VALG AV MEDLEMMER TIL VEL- FERDSKOMITEEN OG BEVILGNING AV PENGER TIL VELFERDARRANGEMENT Sakene er utlagt i politisk sekretariat fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf. 61 22 44 00. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Saker unntatt offentlighet blir utsendt til medlemmene. Varamedlemmer som blir innkalt må selv henvende seg til servicetorget for å få tilsendt disse. Gausdal, 12.03.2014 Hans Oddvar Høistad Ordfører Frode Frydenlund Personalkonsulent
Gausdal kommune 2 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 14/459 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 1/14 Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2014 Saksbehandler: Frode Frydenlund REFERATSAKER Vedlegg: Ny IA-avtale, oversikt over endringer (ref.sak 1 ) BHT aktivitetsplan (ref.sak 2) Byggetegning legesenter (ref.sak 3) Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: 1. Ny IA-avtale, partene i arbeidslivet har inngått ny IA-avtale. 2. BHT Innlandet og Gausdal kommune, aktivitetsplan for 2014. 3. Byggetegning nytt legesenter legges fram for AMU. 4. BHT sine 5 minutter Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Referatsakene tas til etterretning. Side 2 av 12
Gausdal kommune 3 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 14/462 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 2/14 Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2014 Saksbehandler: Frode Frydenlund ARBEIDSMILJØUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Årsrapporten viser at på 5 møter og gjennom 13 saker er utvalget innom et bredt spekter av saker som berører ansattes arbeidsmiljø på ulike måter. SAKSOPPLYSNINGER: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2013 med henvisning til Aml 7-2 (6) 1. Gausdal kommune omfatter om lag 408 årsverk og 525 personer på fast lønn. 2. Om utvalgets arbeid i 2013 - Utvalget har 8 medlemmer med stemmerett; 4 fra arbeidstakersida og 4 fra arbeidsgiversida. I tillegg møter bedriftshelsetjenesten og personalrådgiver. - Arbeidsgiver har hatt leder og nestledervervet i 2013. - Kommunens øverste politiske og administrative leder møter i utvalget. - Utvalget har hatt 5 møter og behandlet 13 saker. - AMU har ett underutvalg, IA-utvalget. Det består av rådmann, representant fra arbeidstakersida i AMU, hovedverneombud, kommunens IA-kontakt ved Arbeidslivssenteret, bedriftshelsetjenesten og personalrådgiver. 3. Saker utvalget har behandlet, det i forhold til Aml. 7. - Utnevnt velferdskomite for 2013 og bevilget penger til velferdsarrangement. - Analyse av nærværstallene for 2013. - Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2012. - Behandlet kommunens budsjett for 2014, økonomiplan og kommuneplanens handlingsdel 2014-2017. - Likestillingsrapport for 2012 - Verneområdenes/enhetenes handlingsplaner HMS for 2013 - Røykfri arbeidstid i Gausdal kommune - Valg av leder og nestleder for 2014 - Har blitt forelagt: Side 3 av 12
Sak 2/14 - IA-handlingsplan for 2013 - Aktivitetsplan BHT for 2013 - Ny IA-kontakt ved arbeidslivssenteret - BHT sin årsrapport for 2013 - Kommunens årsmelding for 2012 - Arbeidstilsynet, melding om tilsyn og tilsynsrapporter - Orientering om skifte av pensjonsselskap - BHT-rapporter etter utførte oppdrag - Melding om nytt hovedvernombud VURDERING: Saksmengde og type saker som utvalget behandler er stort sett som tidligere år. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende AMU sin årsrapport for 2012 vedtas. vedtak: Side 4 av 12
Gausdal kommune 5 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 13/1400 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 13/13 Arbeidsmiljøutvalget 03.12.2013 3/14 Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2014 Saksbehandler: Frode Frydenlund VALG AV LEDER OG NESTLEDER I AMU FOR 2014 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Arbeidstaker- og arbeidsgiversida deler på å ha vervene som leder og nestleder i AMU. Arbeidsgiversida har vervene nå, følgelig er det arbeidstakersida som skal ha vervene i 2014. Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt. SAKSOPPLYSNINGER: Arbeidstaker- og arbeidsgiversida i AMU skifter på å ha vervene som leder og nestleder. De velges vanligvis for ett år, men etter forslag fra arbeidstakersida i AMU (sak 9/12) har arbeidsgiver hatt leder og nestledervervet i to år. Siden arbeidsgiversida nå har vervene, er det arbeidstakersida som skal har leder og nestledervervene for 2014. Vi praktiserer også at lederens stemme teller dobbelt ved stemmelikhet, dette blir sjeldent brukt men oppstår det en situasjon med stemmelikhet er det en fordel at vi har en ordning på hvordan det løses. VURDERING: Administrasjonen går inn for at vi fortsetter ordningen med at arbeidstaker og arbeidsgiver bytter på å ha vervene som leder og nestleder i AMU. Og at leder sin stemme teller dobbelt ved stemmelikhet. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Forslag på leder og nestleder i AMU for 2014 fremmes på møte. Leder i AMU for 2014: Nestleder i AMU for 2014: Side 5 av 12
Sak 3/14 Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt. Arbeidsmiljøutvalget behandlet saken, saksnr. 13/13 den 03.12.2013. Behandling: Rep. Olstad fremmet følgende forslag: Saken utsettes til neste møte. Vedtak: Saken utsettes til neste møte. Side 6 av 12
Gausdal kommune 7 Ark.: 461 Arkivsaksnr.: 14/460 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 4/14 Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2014 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV NÆRVÆRSTALL FOR 2013 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Kommunens nærværstall er fortsatt akseptabelt selv om tallet i 2013 er litt dårligere enn i 2012. Hvordan fraværet fordeler seg på de ulike fraværskategoriene er nesten identisk som året før. Innenfor enhetene/tjenesteområdene varierer nærværstallet mye, vi har steder på et nærvær nær 99% mens andre er nede på 85%. Som tidligere gjør langtidsfraværet mye i forhold til hvordan nærværstall. blir. Vi ønsker å ha fokus på hva som gjør av våre ansatte møter på arbeid og bygge opp under at de fortsetter med dette. Men når sykdom først inntreffer arbeider vi for at vedkommende så tidlig som mulig skal komme helt eller delvis tilbake i arbeid. I dette arbeidet er IA-avtalen med muligheter og rutiner som vi her finner et godt redskap. Det er de ansatte og lederne som har æren for at vi har et godt nærværstall, de skaper gode bedriftskulturer og sunne arbeidsmiljøer, hvor trivsel, faglighet og lederskap er viktige faktorer. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunen ønsker å ha fokus på helse og nærvær, en måte å synliggjøre dette på er å se på nærværet, ikke på sykefraværet. Tekstlig vil nærvær benyttes i størst mulig grad, men i noen sammenhenger må det refereres til sykefraværet. Nærværet for 2013 bygger på kalenderåret, og var samlet for kommunen på 94,02%. Samlet nærværsprosent for 2011, og tidligere år 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 Gausdal 94,02% 94,35% 94,46% 94% 93,9% 93,35% 92,94% 93,95% 94,8% 93,0% 91,9% Landsgjennomsnitt 90,60% 90,50% 90,60% 90,8% 91,8% 93% 93,2% 93,20% 93,4% 92,38% 92,08% Vi benytter KS sitt tall for landsgjennomsnittet for fylkeskommuner og kommuner. Landsgjennomsnittet de siste 4 år har variert lite, variasjonen er heller ikke stor for Gausdal sin del. Tabell 2 Side 7 av 12
Sak 4/14 Nærværsprosent fordelt på områder År Administrasjonshuset med hele teknisk enhet Skoler, barnehage, SFO og Voksenopplæringa PLO med psykiatri, og tjenesten psykisk utv.hemmede Forset- og Follebu omsorgssenter 2013 96,01% 95,44% 90,92% 91,16% 2012 95,90% 95,65% 91,70% 90,62% 2011 94,57% 95,18% 93,41% 94,08% 2010 94,36% 95,17% 92,55% 91,49% 2009 95,49% 94,59% 92,11% 90,30% 2008 93,28% 94,03% 92,55% 91,86% 2007 94,23% 95,11% 89,11% 87,45% 2006 94,49% 95,70% 90,02% 88,53% 2005 96,85% 93,27% 93,13% 93,56% Tabell 2 viser nærværet fordelt på områder. Innenfor administrasjonen, teknisk, og ved omsorgssentrene har nærværet økt noe, mens det innen skoler, barnehager og tjenesten til psykisk utviklingshemmede har det gått noe ned. Det er som vanlig stor variasjon mellom enheter/avdelinger. Vi har en enhet med et nærvær på 98,7%, men ett par er nede på 85%. Tabell 3 Hvor stor andel av fraværet har de ulike fraværskategoriene År 1-8 dg. egenm >16 dager sykmeld 17-56 dg. fravær Over 56 dager 2013 13,83% 10,95% 20,93% 54,29% 2012 14,01% 10,72% 20,65% 54,62% 2011 12,51% 10,53% 24,07% 52,90% 2010 9,00% 11,05% 18,90% 61,05% 2009 12,20% 11,97% 16,21% 59,61% 2008 9,54% 10,34% 17,21% 62,90% 2007 11,28% 11,44% 15,43% 61,87% 2006 11,89% 10,26% 19,36% 58,49% 2005 9,51% 15,17% 28,40% 46,92% 2004 7,29% 13,02% 21,40% 58,29% 2003 7,21% 12,06% 24,57% 56,15% Fordelinga i 2013 er nesten identisk med fordelinga i 2012, og de 3 siste år har det vært veldig lite variasjon på hvordan nærværet fordeler seg på de ulike lengdene. Tabell 4 Fordeling av fraværet på lengde innen tjenesteområdene 1 8 dg. Sykmeld. 4-16 Adm.Tekn Skole SFO Bhg PLO PU 2013 12,51% 22,41% 16,330% 11,07% 15,10% 6,27% 2012 15,37% 21,84% 7,56% 13,12% 11,58% 10,14% 2011 12,10% 11,89% 10,83% 11,48% 15,74% 10,55% 2010 9,36% 11,20% 6,23% 12,92% 6,24% 12,74% 2009 13,50% 13,16% 16,81% 27,10% 7,14% 13,31% 2008 6,15% 9,23% 16,36% 14,28% 11,10% 9,67% 2007 12,24% 10,73% 10,44% 28,41% 7,87% 15,73% 2006 15,98% 14,46% 48,50% 13,00% 8,74% 18,60% 2005 11,57% 6,3% 8,33% 8,40% 10,38% 12,51% 2013 10,51% 13,86% 5,43% 4,79% 12,30% 13,00% 2012 13,79% 7,28% 14,19% 8,07% 10,18% 15,49 2011 10,62% 9,75% 2,16% 9,43% 13,74% 9,85% 2010 10,66% 8,09% 3,68% 12,23% 12,68% 12,62% Side 8 av 12
Sak 4/14 dg. 2009 18,11% 9,95% 22,47% 13,31% 11,01% 4,71% 2008 6,92% 8,96% 53,62% 11,69% 11,69% 13,48% 2007 12,06% 8,30% 18,60% 25,23% 8,69% 22,61% 2006 8,98% 10,18% 51,50% 15,00% 8,17% 21,39% 2005 19,64% 10,39% 4,52% 12,71% 19,26% 12,14% Sykmeld. 17-56 dg. Sykmeld. over 56 dg. 2013 20,80% 29,81% 25,83% 18,36% 20,60% 15,16% 2012 20,56% 17,59% 13,45% 24,75% 20,07% 18,05% 2011 23,57% 16,35% 48,46% 23,67% 32,56% 24,52% 2010 20,78% 16,63% 5,07% 14,64% 21,68% 16,72% 2009 17,43% 9,91% 28,64% 13,83% 18,36% 31,81% 2008 15,86% 12,59% 0% 19,73% 19,73% 32,19% 2007 16,20% 15,49% 40,16% 18,16% 14,58% 14,03% 2006 26,00% 19,45% 00,00% 30,86% 14,44% 23,51% 2005 31,94% 19,48% 23,05% 43,27% 25,42% 26,96 % 2013 56,19% 33,91% 52,44% 65,78% 51,90% 65,57% 2012 50,28% 53,29% 64,81% 54,06% 58,17% 56,32% 2011 53,71% 62,02% 38,55% 55,42% 37,96% 55,08% 2010 59,20% 64,09% 85,01% 60,20% 59,40% 57,91% 2009 50,96% 66,99% 32,09% 45,76% 63,49% 50,51% 2008 71,07% 69,22% 30% 57,48% 57,48% 44,66% 2007 59,52% 65,48% 30,81% 28,20% 68,88% 47,64% 2006 49,04% 55,91% 00,00% 41,14% 68,66% 36,51% 2005 36,86% 63,81% 64,11% 35,62% 44,93 % 48,39% Adm.Tekn Skole SFO Bhg PLO PU Skolene skiller seg også i 2013 ut ved at egenmeldt fravær står for en forholdsvis stor del av fraværet, og de har hatt en merkbart liten del av fraværet på langtidssykemeldte. Barnehagene og tjenesten overfor psykisk utviklingshemmede skiller seg ut ved at en stor del av deres fravær er langtidsfravær. PLO har hatt en liten vridning fra langtidsfravær over på det kortere fraværet. Langtidssykemeldte Definisjonen på langtidssykemeldt er sykmeldte med ett sammenhengende fravær som til sammen utgjør 20 dagsverk eller mer. Om de er helt eller gradert sykmeldt skiller vi ikke på, bare det er en sammenhengende sykmelding. I 2013 var det 68 ansatte som kom under definisjonen langtidssykemeldt, 59 kvinner og 9 menn. Tabell 5 Langtidssykemeldte, antall personer, hvor stor andel av det totale sykefraværet de står for, og gjennomsnittlig lengde på fraværet. År Antall Andel av totale Gj.snittlig fravær Totalt Kv i % Menn i % Side 9 av 12 fraværet 2013 68 59 78 9 22 67,13% 63,28 dagsverk 2012 58 48 82,8 10 17,2 65,33% 64,00 dagsverk 2011 69 56 81,1 13 18,9 69,11% 55,07 dagsverk 2010 64 49 76,6 15 24,4 59,85% 58,17 dagsverk 2009 93 78 83,9 15 16,1 76,41% 54,49 dagsverk 2008 83 67 80,7 16 19,3 74,31% 62,87 dagsverk 2007 82 70 85,4 12 14,6 72,44% 64,16 dagsverk 2006 78 72,29% 58,54 dagsverk 2005 58 69,35% 59,63 dagsverk
Sak 4/14 2004 76 71,93% 68,80 dagsverk 2003 84 75,69% 73,24 dagsverk De langtidssykemeldte står for litt over 67% av det totale fraværet. Deres gjennomsnittlige fravær har gått litt ned fra 2012. Ser vi på de ansattes kjønnsfordelingen så har mannlige ansatte sin andel av de lange fraværet gått en del opp fra året før. En annen måte å vurdere langtidssykemeldte sin innvirkning på sykefraværet er å se på ansatte som i 2013 hadde over 100 dagsverk fravær, dette gjaldt 9 ansatte. Holdes disse utenfor, vil den samlede nærværsprosenten i kommunen vært på 95,18 (95,41% i 2012, 95,68 % i 2011, 95,15% i 2010, 95,12% i 2009 og 95,09 % i 2008.) Disse personene sto for 19,44% av fraværet i kommunen, mot 18,64% og 22,06% i 2012 og 2011. VURDERING: Med fokus på nærvær er det tilstedeværelsen og hva som gjør at ansatte møter på arbeid vi legger vekt på. Samtidig arbeider vi aktivt overfor ansatte som bli sykmeldt i tråd med IAavtalen. Nærværet samlet for landet ble litt bedre fra 2012 til 2013, for Gausdal ble nærværet noe dårligere, det er første gangen på mange år at nærværet i Gausdal har gått ned når det har gått opp på landsplan. Kommunens nærværstall må vi kunne si er positivt selv om vi helst hadde sett at det var på samme nivå eller bedre en året før. Avviket fra måltallet i styringskortet på 94,5% vurderer vi som akseptabelt, men med tanke på å nå målet om et nærvær på 95% i 2014 burde nærværet i Gausdal ha fulgt utviklinga i landet for øvrig. Skal vi nå vårt mål så fordrer det en mobilisering av ledere, ansatte, arbeidstakerorganisasjonene, og at vi er bevisst på å bruke våre støttespillere som bedriftshelsetjenesten, Arbeidslivssenteret og primærlegene. I vinter har vi et prosjekt i Pleie- og omsorg i samarbeid med Arbeidslivssenteret og lokalt NAV-kontor for å bevisstgjøre ledere og ansatte i forhold til oppfølging av sykmeldte. Bryter vi ned nærværet på områder, tabell 2, så har administrasjonshuset med teknisk enhet hatt en liten bedring i nærværet på 0,11 prosentpoeng, mens skoler og barnehager har hatt en nedgang på 0,21 og omsorgssektoren en nedgang på 0,78 prosentpoeng. Det positive er at ser vi isolert på omsorgssentrene så har disse hatt en bedring i nærværet med 0,54 prosentpoeng. Som vi har vært inne på tidligere så kan det være stor variasjon i nærværet mellom enheter/ avdelinger innen samme fagområdet. En lav nærværsprosent for en periode behøver ikke å være noen krise bare vi opplever at vi kjenner årsaken til det.. Tabell 3 viser hvordan fraværet fordeler seg på de ulike fraværstypene. Fordelinga i 2013 er nesten identisk med 2012. I tabell 4 bryter vi ned dette på de ulike tjenesteområdene. Skolene skiller seg ut ved også i 2013 å ha forholdsvis stor del av fraværet på egenmelding. Vi ønsker at ansatte i større grad skal bruke egenmelding framfor kortere sykmeldinger. Derfor er det ikke så bra at skolene også er det tjenesteområdet som har den største andelen av fraværet på kortere sykmeldinger. Skolene skiller seg også ut ved at de har en mindre andel av fraværet på lange sykmeldinger. Barnehagene har økt betraktelig sitt lange sykefravær, nesten 2/3 av sykefraværet her er langtidsfravær. Det er vanskelig å trekke noen langsiktige trender ut av fordelinga av fraværet på de ulike Side 10 av 12
Sak 4/14 fraværslengdene. IA-avtalen mellom partene i arbeidslivet er nettopp blitt videreført. Om den nye avtalen medfører endringer av bla. hvordan sykmelde arbeidstakere følges opp og hvordan dette slår ut får vi vente og se på. Nærværsarbeidet fra arbeidsgiver sin side er å skape gode arbeidsplasser, dette omfatter hele spekteret av tiltak og verktøy som arbeidsgiver har til disposisjon. I dette arbeidet har også arbeidstaker sin rolle og ansvar for å bidra både til sunne arbeidsplasser og egen helse og innsats for å komme tilbake i arbeid ved en sykdom eller skade. I en stor organisasjon som Gausdal kommune så er det ikke noe enkelttiltak som kan gjøre store endringer i nærværstallet, det er summen av alle tiltak og verktøy. De som har æren for at vi har et godt nærværstall er våre mange dyktige ledere som utøver mye godt lederskap, og våre ansatte som er med og skaper gode bedriftskulturer og sunne arbeidsmiljøer, hvor trivsel, faglighet og lederskap er viktige faktorer. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: AMU tar analysen til etterretning. Side 11 av 12
Gausdal kommune 12 Ark.: 450 Arkivsaksnr.: 14/461 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 5/14 Arbeidsmiljøutvalget 18.03.2014 Saksbehandler: Frode Frydenlund VELFERD ANSATTE - VALG AV MEDLEMMER TIL VEL- FERDSKOMITEEN OG BEVILGNING AV PENGER TIL VELFERDARRANGEMENT Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Det velges to nye medlemmer til velferdskomiteen, forslag fremmes fra arbeidstakersida i Amu. Til felles velferdsarrangement i 2014 i regi av velferdskomiteen, foreslår administrasjonene at det bevilges 30.000kr. SAKSOPPLYSNINGER: Velferdskomiteen har i 2013 bestått av Ole Ivar Kjernli, Anne Dina Bjerke og Anne Kristin Lien. Medlemmene velges for to år, Kjernli og Bjerke går nå ut av komiteen. Det er arbeidstakersida i AMU som fremmer forslag på medlemmer til komiteen. Velferdskomiteen arrangerte i 2013 velferdstur til Oslo, 52 personer var på Latter med middag og show med Dagfinn Lyngbø. Pr.01.01.14 har velferdskomiteen 26.099 kr på konto. VURDERING: Det er en symboleffekt med et felles velferdsarrangement i kommunen selv om bare 10% av kommunens ansatte deltar. Noen er flinke til å bruke tilbudet, men mange deltar sporadisk så i løpet av noen år er det mange av kommunens ansatte som har vært med en av veldferdsturene. Administrasjonene foreslår at arrangementet opprettholdes, og at det også i 2014 velges ny komite det blir stilt midler til disposisjon for dens arbeid. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Arbeidstakersida i AMU fremmer forslag til to nye medlemmer til velferdskomiteen. De velges for to år og utgjør sammen med Anne Kristin Lien komiteen for 2014. AMU bevilger 30.000 kr til velferdskomiteens arbeid, belastes konto 11208 1900 1206. Side 12 av 12