Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2018/1436 ELI000 Dato: 29.11.2018 SAK FS-39/2018 Til: Medlemmer av fakultetsstyret Møtedato: 5. og 6. desember 2018 Innstilling fra arbeidsgruppe Barentsinstituttets framtid I sak FS-11/18 ble det gjort vedtak om å legge ned styret ved Barentsinstituttet (BAI). Samtidig ble det bestemt å sette ned en arbeidsgruppe som fikk som mandat å utrede framtidig satsing og faglig forankring av Bai. Dekanen fastsatte slikt mandat for arbeidsgruppen: Beskrive samarbeidet BAI i dag har med interne og eksterne fagmiljø og samfunns- og arbeidsliv Foreslå aktuelle faglige satsingsområder for forsknings- og utdanningsaktiviteten Utarbeide forslag til hvordan samarbeidet med interne og eksterne fagmiljø kan styrkes Utarbeide forslag til hvordan samarbeidet med samfunns- og arbeidsliv kan utvides og styrkes Utarbeide forslag til hvordan instituttet kan øke andelen ekstern finansiering Arbeidsgruppen har levert sin rapport (se vedlegg A), og under vil vi vurdere hvordan innstillingen fra gruppa best kan forankres i organisasjonen. For supplerende informasjon til rapporten viser vi til vedleggene I og II. Da sak FS-11/2018 var oppe i marsmøtet, ble det vist til at universitetsdirektøren ønsket en gjennomgang av sentrene. Det var også bakgrunnen for at det ikke ble oppnevnt et nytt styre for BAI. I fakultetsstyremøte 25.9.18 var det som følge av en bestilling fra universitetsdirektøren oppe en egen sak med sikte på gjennomgang av organisering og mandat for sentrene (sak FS-35/2018). Mandatet for de to gruppene er relativt likt, noe som gjør at fakultetsledelsen finner det vanskelig på dette tidspunktet å iverksette tiltak eller foreslå endringer som enten gjør arbeidet for den nylig nedsatte gruppa vanskelig, eller implementere ordninger som igjen kan bli foreslått endret. I sak FS-35/2018 skal alle sentrene vurderes ut fra et felles mandat. Det kan da også komme opp forslag som ønsker å se sentrene under ett, noe som tilsier at vi bør vente før vi igangsetter tiltak for dette ene senteret. Men det arbeidet gruppa har gjort, vil uten tvil være et viktig bidrag til den nye gruppas arbeid og kan danne grunnlag for de tilrådinger og forslag som denne gruppa fremmer. Vi mener også det er viktig at fakultetsstyret får anledning til å se de to gruppenes forslag i sammenheng slik at styret i større grad kan legge til rette for en mer helhetlig tilnærming der også organisatoriske forhold er drøftet og løsninger for administrative ordninger blir vurdert. På det administrative området er det fortsatt muligheter for en større samordning av tjenester. Mye har vært gjort her, men etter innføring av ADM 2020 må vi på nytt se på hvordan oppgaver/ansvar kan fordeles for å Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
sikre en mest mulig optimal ressursbruk. Fakultetsledelsen mener at UiTs aktiviteter i Kirkenes i større grad bør vurderes samordnet/samlokalisert, og at administrative ressurser må kunne nyttes på tvers av organisatorisk tilknytning. Vi ønsker allerede nå spille inn til universitetsledelsen at Barentsinstituttet bør kunne ha en «alluniversitetsfunksjon», dvs.at UiTs aktiviter i Kirkenes vurderes samordnet/konsentrert til BAI der det er formålstjenlig slik at universitetet unngår oppbygging av like tjenester som skal betjene flere, relativt små miljø. Som nevnt over, ønsker vi at innstillinga fra gruppa er med i grunnlaget for den gjennomgangen som skal gjøres av alle sentrene på HSL-fakultetet. Den nye gruppa skal ferdigstille sitt arbeid innen 1. mars 2019, så det er snakk om relativt kort tid før alle sidene av arbeidsgruppas innstilling kan vurderes, og da i en mer helhetlig sammenheng der også ander senter på fakultetet skal gjennomgås. Det er likevel et forslag fra arbeidsgruppa som vi mener bør iverksettes alt nå, og som gruppa anser som særs viktig; det å få på plass en leder for senteret. Vi deler gruppas bekymring, og ønsker at denne stillinga lyses ut relativt raskt. Selv om dette kan komme på tvers av forslag fra den andre gruppa, ser vi det som viktig for vår tilstedeværelse i Kirkenes at senteret har en egen leder i Kirkenes. Vi har også opplevd det som utfordrende etter at forrige leder sluttet, at nærmeste leder for de ansatte på Bai er dekan. Med den størrelsen senteret har i dag, er det ikke behov for en hel stilling avsatt til ledelse. Likevel mener vi at tilsvarende krav og kvalifikasjoner som stilles til andre senter-/instituttledere ved fakultetet må ligge til grunn. Vi ser det som en viktig forutsetning for samhandlingen med den øvrige ledelsen på fakultetet, med tilsvarende eller andre fagmiljøer og vil også være viktig i arbeidet med å skaffe forskningsprosjekter til instituttet, det at den som tilsettes som leder også har forskningskompetanse. Vi ser for oss en hel stilling der en del av stillinga settes av til ledelse/forskningsledelse og i den grad, og i de periodene der det gis rom for det, avsettes til egen forskning. Gruppa framhever at denne stillingen også vil være viktig for å få til et sterkere samarbeid internt og at denne stillingen vil kunne være med å øke innhenting av eksterne forskningsmidler. Fakultetsledelens mener det er avgjørende for framtida til senteret at en større del av porteføljen består av eksternt finansierte prosjekter. Gitt de rammene som senteret i dag har, vil det være en måte for å skaffe seg ekstra ressurser. Vi er enige med gruppa at en leder for BAI skal være bosatt på Kirkenes. Dersom det skal være mulig å skape et levende fagmiljø, mener vi at de ansatte må være lokalisert på plassen. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret takker gruppa for arbeidet, og ønsker at de forslag og tiltak som framkommer av innstillingen, legges til grunn for det videre arbeidet med gjennomgang av organisering og mandater for sentrene ved HSL-fakultetet. Fakultetet tar opp med universitetsledelsen mulighetene for at Barentsinstituttet kan ha en type «alluniversitetsfunksjon» for UiT. Stillingen som senterleder ved Barentsinstituttet lyses ut. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Sonni Olsen dekan Frode G. Larsen fakultetsdirektør Vedlegg: A. Innspill fra arbeidsgruppe I. Innspill medlemmer II. Aktivitetsrapporter BAI Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3