Vår dato: Saksbehandler: Kristine Brevik, Ståle Ackermann, Jan-Erik Hansen Dato: 26.06.2008 Styresak 35/2008 Reduksjon av 20 årsverk Bakgrunn I styrevedtak 23/2008 Tertialrapport har styret for Helse Finnmark HF behandlet resultat av tiltak for 2008 pr.1. tertial. På bakgrunn av at flere tiltak ikke har gitt effekt, ba styret om at direktøren utarbeidet forslag til hvordan 20 årsverk kunne reduseres. Dette skulle skje på de to sykehusene, som erstatning for de generelle tiltakene på 30 årsverk som så langt ikke har hatt særlig effekt. I tillegg ble det understreket at kravet om budsjettbalanse for 2008 ligger fast. Ambulansetjenesten hadde også et uakseptabelt avvik som har forverret seg i mai, og som må følges opp med nye tiltak. Helse Nord RHF hadde allerede på et tidligere tidspunkt engasjert konsulentselskap for å gjennomgå tiltakene for alle sine foretak med sikte på økonomisk balanse i 2008. Selskapet Prosesspartner har foretatt en gjennomgang og kvalitetssikring av tiltakene i Helse Finnmark HF. Oppdraget har også omfattet å bidra til å identifisere supplerende tiltak. Styret i Helse Finnmark HF uttrykte derfor at man ønsket å se rapporten fra Prosesspartner i sammenheng med behandlingen av tiltakene. Rapporten foreligger 1.juli, og vil bli styrebehandlet i møtet 4.juli som egen sak. Direktøren har vedtatt å fordele styrets krav om reduksjon av 20 årsverk, med henholdsvis 12 og 8 årsverk på klinikk Hammerfest og klinikk Kirkenes. Oppdraget ble gitt til de to klinikksjefene, som ble bedt om å komme med konkrete forslag med konsekvensvurdering. Prosess Klinikksjefen i Hammerfest utarbeidet mandat og opprettet en bredt sammensatt arbeidsgruppe(vedlegg 3a). Gruppen har utarbeidet forslag til reduksjon og utredet konsekvenser ved å gjennomføre denne. Arbeidet har foregått i form av fysiske møter og e- post utveksling og har i tillegg vært preget av kort tid til prosess, ferieavvikling og stedfortredere. Deltakelsen har allikevel foregått med stort engasjement og hele arbeidsgruppen er enige i rapporten(vedlegg 3). Klinikkledere, verneombud og tillitsvalgte har vært innkalt til informasjonsmøte. Klinikk Kirkenes valgte utfra den begrensede tiden som var til rådighet å fokusere sine forslag på to avdelinger: akuttavdelingen v/intensiv og sykepleietjenesten. Klinikksjefens forslag til oppdrag ble sendt ut 3. juni i møte med ledere i sykepleietjeneste og intensivavdelingen. Det ble bedt om risikoanalyse knyttet til reduksjon av 4 årsverk i sykepleietjenesten og 4 årsverk i Akuttavdelingen intensiv. Det ble også gitt invitasjon til å risikovurdere alternative forslag. Stikkord for utarbeidelsen av tiltak var: Hinkehelg, reduksjon av overlappingstid i vaktskiftet, dreie kirurgiske inngrep fra inneliggende til dagkirurgi, reduksjon i pleietjenesten i poliklinikkene. Reduksjon av aktivitet skulle begrenses til ca 2%. Avdelingslederne ble pålagt å informere lokale tillitsvalgte og ta disse med i risikovurderinger av de foreslåtte tiltak og eventuelt andre tiltak. Det ble også understreket at man måtte 2008-06-26 - styresak 35-1 Side 1
samarbeide med legetjenesten som blir berørt. Klinikkmøtet 11. juni ble brukt til å drøfte status for arbeidet, og informere om videre tidsforløp. Fredag 20.juni ble det holdt en gjennomgang av forslagene med deltagelse fra klinikkledere, tillitsvalgte og verneombud. Som det vil fremgå av rapporten, har prosessen også vært preget av en sterk motstand i fagmiljøene mot å gå i gang med disse tiltakene. Det er allikevel gjennomført et betydelig arbeid av de involverte på relativt kort tid. Det er innkalt til drøftingsmøte med organisasjonene den 3. juli og resultatet av dette vil forelegges styret. Det er ikke laget nye økonomiske beregninger i denne saken. Fokuset har vært hvordan man kan redusere årsverk. Kostnadsreduksjoner vil følge denne personellreduksjonen. Årsverksreduksjoner som vedtas vil teknisk tilordnes innsparingskrav formulert i kroner. Områder vurdert for nedbemanning- klinikk Hammerfest I klinikk Hammerfest er de fleste områder gjennomgått. Fokus har vært på å fjerne stillinger i grunnbemanning. Ut fra at det er tatt bort en del stillinger de senere år, anser klinikken at det ikke kan tas en og en stilling i avdelingene. Det er derfor vurdert hvilket område som best kan tåle reduksjon av bemanning. Følgende områder er gjennomgått: barneavdelingen gyn/fødeavdelingen medisinsk avdeling kirurgisk avdeling ortopedisk avdeling akuttavdelingen ambulerende virksomhet og fødetilbud ved Spesialistpoliklinikken i Alta ambulerende virksomhet ved Spesialistlegesenteret i Karasjok For en detaljert gjennomgang av de ulike områdene, vises til vedlegg 3. Et vesentlig synspunkt fra arbeidsgruppen er at virksomheten er så presset at selv en beskjeden reduksjon i grunnbemanning vil ha alvorlige konsekvenser. For det første vil det utløse en reduksjon av aktiviteten, som medfører større inntektstap enn kostnadsreduksjon. For det andre vil det true stabiliteten innen rekruttering innen flere fagområder. I tillegg vil en reduksjon av tilbudet i våre sykehus føre til økte kostnader i andre foretak, samt reisekostnader. Klinikksjefen oppsummerer: Klinikksjefen legger til grunn arbeidsgruppens vurdering av at en reduksjon i grunnbemanningen med 12 årsverk i Klinikk Hammerfest medfører en overhengende fare for å fjerne sykehusets akuttfunksjon. Å ta bort akuttfunksjon er alvorlig fordi det ikke er utredet grundig nok og det foreligger ikke god, systematisk dokumentasjon på tilsvarende manøver i Norge. Det anbefales derfor at tiltak med denne type konsekvenser utredes i samarbeid med Helse Nord. Det vil medføre stor risiko for å drive uforsvarlig helsetjeneste i Klinikk Hammerfest med konsekvens som innebærer betydelig fare for liv og helse i befolkningen. Det vil medføre stor risiko for kompetanseflukt i alle kategorier helsepersonell. Dette vil skape et hull i kompetansen før nye systemer er etablert, og gjøre situasjonen ytterligere risikofylt for pasientene. Dersom det allikevel skal fjernes årsverk, må disse taes i poliklinikk-virksomhet fremfor sengeavdelingene fordi de polikliniske pasientene er de friskeste. 2008-06-26 - styresak 35-1 Side 2 av 7
Følgende foreslås fra klinikksjef dersom kravet skal oppfylles: Reduksjon av dialyse i Hammerfest Nedlegging av dialysetilbudet vil kunne gi 2,6 sykepleierårsverk i besparelser. Dette vil p.t. gi store konsekvenser for 2 pasienter som får sin behandling ved Hammerfest sykehus. Dette er en pasientgruppe som har en stor belastning i sin hverdag fordi de er avhengige av denne behandlingen 3 ganger i uka. Disse pasientene vil måtte dra til UNN eller Alta 3 ganger per uke for dialysebehandling. Dette vil gi økte transportkostnader for helseforetaket. Reduksjon av kreftpoliklinikk Kreftpoliklinikken har 2 årsverk sykepleier. I 2007 ble det gitt 406 cytostatikakurer ved poliklinikken. I tillegg har de som ansvarsområde oppfølging av kreftpasienter, pårørende og veiledning av samarbeidspartnere. Nedlegging av kreftpoliklinikken vil kunne gi en besparelse på 1,6 sykepleierårsverk (0,4 årsverk inngår i helgebemanning ved kirurgisk/ortopedisk sengepost). Pasientene vil som følge av nedleggingen måtte få kurene sine ved UNN, noe som medfører økte transportutgifter og større press på UNN. En nedlegging vil ikke føre til alvorlige medisinskfaglige konsekvenser, men vil medføre økt belastning både fysisk og psykisk for en allerede utsatt pasientgruppe. Reduksjon av ambulering innen ortopedi/kirurgi og operativ virksomhet i Alta: Årsverk som taes bort: 0,5 stilling radiograf, 4 stillinger sykepleier/sekretær. Tiltaket går ut på å ta bort poliklinisk og operativ virksomhet innen kirurgi og ortopedi i Alta. Disse pasientene må da få sitt tilbud i Hammerfest. Dette vil føre til lengre ventetid, fare for fristbrudd og økte transportkostnader. Opphør av operativ virksomhet og ambulering innen kirurgi/ortopedi i Alta vil ikke ha alvorlige medisinsk faglige konsekvenser fordi det er de friskeste pasientene som kan benytte dette tilbudet. Den ortopediske virksomheten i Hammerfest kan konsentreres og behovet for innleie av ortopediske legevikarer vil kunne reduseres. For pasientene vil dette medføre økt belastning med reise og fravær fra jobb. Reduksjon av spesialisthelsesentret i Karasjok: Reduksjon av 1 audiograf, 1 sekretær tilhørende denne aktiviteten og 0,1 stilling som medisinskfaglig rådgiver. Tiltaket vil ikke ha alvorlige medisinskfaglige konsekvenser fordi det er de friskeste pasientene som benytter seg av dette tilbudet. Tiltaket vil føre til et dårligere tilbud til den samiske befolkningen, belastning med reiser, fravær fra jobb og økte transportutgifter. Områder vurdert for nedbemanning- klinikk Kirkenes Klinikk Kirkenes har vurdert tiltak innen: reduksjon av overlappingstid mellom vakter reduksjon assisterende avd.sykepleier kirurgisk avd endring Lærings- og mestringssenteret reduksjon av assistentlege kirurgi reduksjon i planlagt aktivitet ved medisinsk poliklinikk reduksjon i planlagt aktivitet i kirurgisk poliklinikk reduksjon i planlagt aktivitet i gynekologisk poliklinikk Risikovurdering er gjort på egne skjema som følger i vedlegg 1 og 2. Reduksjon av overlappingstid: Redusert overlappingstid mellom vaktskiftene er det tiltaket som gir minst risiko for personalet. En grunn til at dette kan la seg gjøre, er innføring av Elektronisk pasientjournal. 2008-06-26 - styresak 35-1 Side 3 av 7
Redusert overlappingstid medfører en endring i arbeidsmetode for rapportering og vil derfor kreve opplæringsperiode av sykepleiere. Risiko for pasientene kan være at informasjon om behandling/overvåkning ikke videreføres tilstrekkelig til neste vaktskift. Dette kan også utløse overtid. Dersom overlappingstiden reduseres fra 30 minutter til 15 minutter vil det kunne gi følgende effekt: - bemaningsreduksjon i intensivavdeling med 0,7 årsverk - bemanningsreduksjon i kirurgisk sengepost med 1,0 årsverk Reduksjon assisterende avd.sykepleier kirurgisk sengepost. Kirurgisk avdeling har risikovurdert å ta ned ett årsverk som assisterende avdelingssykepleier.dette medfører risiko med sannsynlighet 3, risiko 3 og verdi 9 for områdene avdelingssykepleiers administrative arbeide, fagopplæring, HMS og lavere helgebemanning. Reduksjon av stillinger knyttet til Dokumentsenteret: Leder for Læring og MestringsSenter(LMS) foreslås redusert med 50 % stilling. Den frigjorte arbeidstiden benyttes til å gå inn i prosjektet Bedre koding/analyse i Dokumentsenteret. Stillingen antas å være selvfinansierende, og å gi inntektsforbedring gjennom riktig koding av pasientbehandling. Risko er mindre tid til utvikling av poliklinikk Vadsø og utvikling av LMS. Det forelås også å inndra 80 % stilling som konsulent. Oppgavene fordeles til ansatte i dokumentsenteret. Dokumentsenteret har laget en risikovurdering for reduksjon av stilling. Tiltakene vil kunne gi følgende effekt: - bemanningsreduksjon for leder LMS 0,5 årsverk. - bemanningsreduksjon konsulent 0,8 årsverk Risikovurdering: Svekket utvikling av LMS og poliklinikk i Vadsø. Økt bruk av kjøp av tjenester fra Dokumed eller bruk av overtid. Midlertidig reduksjon av årsverk for assistentleger ved Kirurgisk avdeling: 4 x 100% stilling for assistentleger arbeider nå i en 4-delt vaktturnus. En endring til 3 ansatte assistentleger vil enten medføre 3-delt turnus, eller fortsatt 4-delt turnus men der kirurgisk overlege går vakt bak turnuslege uten noen assistentlege hver 4.vakt. Fortsatt 3-delt turnus medfører økt utgift til selve vaktordningen som kjøpes inn som økt utvidet tjenestetid hos de 3 legene. Det er stor bekymring for at tiltaket medfører vaktøkning som grenser ut over det som er tillatt. Tiltaket er vurdert tidligere som lite aktuellt. For å sikre rekruttering av leger til sykehusene i Finnmark vil Legerekrutteringsprosjektet gå inn med midler til 1 årsverk for assistentlege som ikke inngår i den ordinære bemanningsplanen ut 2008. Denne legen må likevel gå sine vakter. Det er ikke meningen at legerekrutteringsprosjektet skal dekke sykehusets normale utgifter. Klinikksjefen vil ikke tilrå tiltaket permanent, men vil gjøre dette som et midlertidig tiltak.et alternativ er fortsatt 4-delt turnus, men der kirurgisk overlege går vakt direkte bak turnuslege hver 4.vakt. Dette har ikke vært utredet av klinikken i denne omgang. Tiltaket vil kunne gi følgende effekt: - bemanningsreduksjon for assistentlege ved kirurgisk avdleing med 1,0 årsverk ut år 2008. Risikovurdering: Konflikt med intensjonen i Legerekrutteringsprosjektet. Reduksjon av årsverk i planlagt aktivitet ved medisinsk, gynekologisk og kirurgisk poliklinikk: Driften ved poliklinikkene preges for det meste av å være planlagt. Det kreves en sykepleiebemanning som er avstemt i forhold til legeaktivitet. Sykepleierbemanningen er noe høyere enn vanlig ved kirurgisk poliklinikk for å gi et høyere servicenivå til vikarleger. 2008-06-26 - styresak 35-1 Side 4 av 7
Riskovurderingen fra kirurgisk, gynekologisk og medisinsk poliklinikk er at reduksjon i årsverk for sykepleiere vil medføre reduksjon i aktiviteten. Det anslås at en generell reduksjon innen alle fagområder vil medføre ca 15% reduksjon i aktivitet. Dette tilsvarer et potensielt inntektstap på kr. 300-350.000 pr poliklinikk. Tiltaket kan medføre økte ventetider og økte reisekostnader. Dersom reduksjonen i årsverk ikke skal spises opp av inntekststap, må følgende forutsetninger være tilstede: - legene må arbeide mer selvstendig i forhold til lavere servicenivå fra støttepersonell - assistanse fra sykepleier begrenses til deltakelse i nødvendige prosedyrer Tiltaket vil kunne gi følgende effekt: 1,0 årsverk i medisinsk poliklinikk 1,0 årsverk kirurgisk poliklinikk 1,0 årsverk gynekologisk poliklinikk Avsluttende om vurderinger Fra arbeidsgruppen i Hammerfest siteres følgende som kan gjøres gjeldende for begge klinikkers vurdering av situasjonen: - Dersom en (medisinsk) avdeling nedgraderes vil akuttfunksjonen for hele klinikken påvirkes negativt. Dette får konsekvenser for alle avdelingene som må gå over til kun enklere elektiv (planlagt) virksomhet. Arbeidsgruppen vil her vise til utredningen: Traumesystemet i Norge og Lokalsykehusene i en samlet behandlingskjede. Begge rapportene advarer mot å legge ned akuttfunksjonen ved mindre sykehus. - Rapporten Lokalsykehusene i en samlet behandlingskjede beskriver lokalsykehus med tilpassede akuttfunksjoner, sykehus med kun indremedisinsk akuttfunksjon. De advarer imidlertid mot dette pga. begrenset systematisk kunnskap og erfaring i Norge. Arbeidsgruppen kan ikke anbefale dette og mener det vil være for risikofylt og utprøve dette i Finnmark uten en grundig risiko og sårbarhetsanalyse samt et samarbeid med resterende sykehus i Helse Nord. Arbeidsgruppen kan ikke se at mandatet gir tid til å gjøre dette arbeidet forsvarlig. - Ved nedlegging av akuttfunksjonen på lokalsykehus må man se sammenhengen med den eventuelle økte avstanden fra potensielle ulykkessteder til sykehus. Det samme gjelder selvfølgelig for alvorlige syke pasienter. Ambulansepersonell i perifere strøk (Helse Nord) har lavest utdanning og de lengste transportavstandene samt at perifere distrikt med store legevaktsdistrikt har minst legedekning under transportene.. Anbefalinger Helse Finnmark HF har et stort underskudd hittil i år. Bemanningen har vært stabil fra i fjor, det betyr at vi ikke har oppnådd den planlagte reduksjonen i forbrukte årsverk. Dette skulle oppnås ved reduksjon av sykefravær og høyere andel fast bemanning. Sykefraværet har økt og vi har hatt problemer med å få fylt opp de faste stillingene. Det har ført til at vi ikke har fått reduksjoner i overtid og innleie av vikarer. Dette tiltaket var også med i tiltakene for 2007. Foretaket oppnådde en bemanningsreduksjon med 15 årsverk i 2007. Vi må erkjenne at tiltak innen sykefravær og for å få en bedre fast bemanning, ikke har ført til resultater så langt. Dette er allikevel viktige arbeidsområder som foretaket satser på, og en 2008-06-26 - styresak 35-1 Side 5 av 7
nøkkel for å redusere kostnadene på lang sikt. Samtidig bruker foretaket langt mer enn vi har fått til disposisjon. Å redusere dette må i dagens situasjon ha prioritet. Men det må være med i direktørens avveining at dette gjennomføres på en måte som understøtter den langsiktige utviklingen. Anbefalingene fra fagmiljøene er sterke i retning av at man ikke kan redusere med ostehøvel. Funksjoner er truet med en gang faste stillinger skal reduseres. Direktøren har valgt å legge vekt på disse rådene. Direktøren har følgende helhetlige tilnærming: 1. Foreslåtte tiltak innen klinikk Kirkenes på tilsammen 3,3 årsverk: 1,3 årsverk innen Koordinering 1,0 årsverk assistentlege kirurgi (utredes for varig effekt) 1,0 årsverk på overlappingstid innen hele klinikken (effekt anslås lavere enn i saksutredning) 2. Foreslåtte tiltak innen klinikk Hammerfest på tilsammen 3,5 årsverk: 3,0 årsverk på overlappingstid innen klinikken 0,5 årsverk røntgen Alta (ekstra ressurs som ble tilført i 2006) 3. Ytterligere tiltak innen kliniske avdelinger på turnusplanlegging: - Det foreslås å innføre hinkehelg i alle kliniske avdelinger, dvs. at man jobber noe oftere enn 3.hver helg (2 ekstra helger pr år) for å styrke helgebemanningen. Det er allerede flere avdelinger som har turnus med helgearbeid oftere enn hver 3.helg. Besparelsen på årsverk fremkommer ved å erstatte overtid i helg med fast planlagt arbeidstid for ansatte, samtidig som det tas ut en reduksjon på hverdager. Denne reduksjonen er ikke spesifisert på klinikkene ovenfor. Det antas at tiltaket kan gi en reduksjon på 2-3 årsverk ved de to klinikkene. Helse Finnmark HF har en langt større andel faste 100%-stillinger enn de fleste andre foretak. Dette gir foretaket mindre fleksibilitet i planlegging av turnus. For å oppveie dette, må våre ansatte ha helgearbeid i 2 ekstra helger pr år. - Det foreslås reduksjon av overlappingstid mellom vaktene, etter gjennomgang i de enkelte avdelinger. Klinikk Kirkenes har tatt opp tiltaket, og det anbefales at dette vurderes på alle avdelinger. I den grad tiden bare brukes til overlapping i dag, og at denne overlappingen gjøres mer effektiv, vil det kunne oppnås en total effekt på ca. 4 stillinger på denne måten. Denne effekten er tatt med under pkt 1. og 2. - Bedre planlegging. Det er idag variabel praksis med hvor lang planleggingshorisont de enkelte avdelinger har. Det foreslås å innføre 26 ukers planleggingsperiode med tilhørende turnus som standard krav til alle avdelinger (periode 1.des 1.jun, periode 1.jun-1.des.). Erfaringer fra andre sykehus tyder på at det gir bedre utnyttelse av ressurser, og at man får en bemanningsplan som er tilpasset avdelingenes aktivitetsplaner året gjennom. Denne turnuslengden vil også medføre at avdelingene vil bruke mindre ressurser på å utarbeide egne turnusplaner for jul/påske/mai/sommerferie. Det er ikke satt opp noen årsverks-reduksjon på grunnlag av dette nå, men det kan gi positive effekter i 2009. 4. Kostnadsreduserende tiltak i Avdeling for Prehospitale tjenester Ambulansetjenesten må gjennomføre en grundig gjennomgang for å redusere ressursbruken. Denne tjenesten er styrket med 18 millioner for 2008 for å gi grunnlag for kvalitetsforbedring i tjenesten. At kostnadene nå øker langt mer, betyr at dagens driftskonsept har høyere kostnad enn forventet. Driftskostnadene må reduseres i tråd med rammene fra styret. Årsverkforbruket skal reduseres gjennom vurdering av forholdet mellom passiv og aktiv tid, antall biler og arbeidsdeling mellom ulike stasjoner. 5. Reduksjon av 4 årsverk innen stabs- og støttefunksjoner Stab/støttefunksjoner var ikke utredet i denne omgang. I lys av det arbeidet som er gjort, antas det at vi også må gå inn i stab/støtte-avdelingene for å oppnå resultater i 2008. Det foreslås at 2008-06-26 - styresak 35-1 Side 6 av 7
det legges inn et krav om reduksjon av 4 stillinger i denne virksomheten. Driftsavdelingen, som manglet reelle tiltak for 2008, skal ha spesielt fokus. 6. Ytterligere tiltak etter rapport fra Prosesspartner Prosesspartners gjennomgang vil foreligge til styremøtet. Foreløpig anbefaling fra Prosesspartner på supplerende tiltak har følgende hovedlinjer: 1. Arbeid med døgnrytmeplan, spesielt i medisinsk avdeling, legetjenesten 2. Pasienttransport 3. Pasientbehandling på rett nivå (LEON) Det foreslås at tiltak som kommer frem i endelig rapport, utredes for gjennomføring snarest. Direktør får fullmakt til å iverksette tiltak når nødvendige prosesser er gjennomført. 7. Reduksjon av overtid og innleie. Foretaket har fortsatt som en hovedmålsetting å redusere overtid og innleie av vikarbyrå som skyldes sykefravær og vakante stillinger. 8. Forbedringsarbeid i avdelingene Det skal arbeides konkret sammen med fagmiljøene for å utarbeide nye alternativer for avdelinger med store avvik, slik at alle relevante områder blir vurdert. I den grad det er nødvendig bes det om bistand fra f.eks. Prosesspartner til å gjøre et slikt arbeid. I tillegg til dette skal hverdags-rasjonalisering være et tema i alle avdelinger. Et eksempel på dette kan være planlegging av pasientforløp og logistikk mellom avdelinger. Avslutning Disse forslagene oppfyller ikke styrets bestilling i sak 23/08. For å oppfylle kravet, er det direktørens vurdering at det må gjøres endringer i pasienttilbudet. Styret inviteres til å drøfte hvilke områder som skal reduseres, med bakgrunn i klinikkenes vurderinger. Det anbefales at en reduksjon av pasienttilbudet gjennomgås med Helse Nord RHF før beslutningen iverksettes. Det må også gjøres mer nøyaktige økonomiske beregninger av et slik tiltak. 2008-06-26 - styresak 35-1 Side 7 av 7