Møtebok for Tid: Tirsdag 16. januar 2018, kl. 19.00 20.40 Sted: Kirkekontorene, Festplassen 1 Fremmøtt: Nils Rune Wennevold Kjersti Nordberg Aage Tovan Tor Einar Ljønes Siv Randi Ostrø Hildur Austrheim Sissel Blandehoel Ellen Dahlsrud Tormod Westermoen leder nestleder vara sokneprest Forfall: Øystein Myklestul, Lars Peter Raknes, Jane-Mari Kjær, Vidar Nergård Saker behandlet: SMR 1/2018 SMR 7/2018 MØTEDATOER FREMOVER: 13. februar 2018 (Arbeidsutvalg 29. januar) 13. mars 2018 (Arbeidsutvalg 26. februar) 8. april 2018 (Menighetens årsmøte) 8. mai 2018 (Arbeidsutvalg 23. april) 9. oktober 2018 (Arbeidsutvalg 24. september) 13. november 2018 (Arbeidsutvalg 29. oktober) 11. desember 2018 (Arbeidsutvalg 26. november) Side 1/6
SMR 1/2018: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE. SIGNERING AV MØTEBOK Innkalling og saksliste skal formelt godkjennes. Møtebok fra menighetsrådsmøtet 12. desember 2017 skal godkjennes og signeres av rådets mer. 1. Innkalling ble godkjent 2. Saksliste ble godkjent 3. Møtebok ble godkjent SMR 2/2018: ÅRSREGNSKAP 2017 Saksdokumenter: Foreløpig resultatregnskap for 2017 Administrasjonen har arbeidet med å utarbeide årsregnskap for 2017. Per 12. januar er alle bankkontoer avstemt. Det som gjenstår er avstemming av kontoene i balanseregnskap, feilsøk og feilretting samt eventuelt tilkommende fakturaer som gjelder forhold i regnskapsåret 2017. Årsregnskap for 2017 var forventet å gå med underskudd, i og med at menighetsrådet mistet driftstilskudd stort kr. 50.000 fra Lørenskog kirkelige fellesråd. Det er også andre viktige momenter å legge merke til fra regnskapstallene. Et av de mer viktige elementene er en nedgang i kollekt til eget arbeid, en tendens som er gjennomgående i alle menighetens gudstjenester. Når årsstatistikk er klar vil man se om dette er grunnet en nedgang i gudstjenestesøkning eller om dette skyldes en nedgang i hva som gis i kollekt av dem som er i kirken. En tendens som kom mer klart frem mot slutten av året var at i de gudstjenestene hvor Vipps som betalingsløsning ble trukket frem, så hadde det en positiv innvirkning på kollekt. En annen sak som ble klar i løpet av høsten var at prosjektet Mandagsmesse ikke klarer å drive med verken overskudd eller balansert drift. Det ble igangsatt en aksjon mot slutten av regnskapsåret som korrigerte store deler av merforbruket til dette tiltaket. Basert på regnskapets tall per 10. januar har administrasjonen utarbeidet en foreløpig oversikt som viser hva som kan bli forventet årsresultat etter avsetninger og disposisjoner: Antatt årsresultat, om ingen flere endringer tilkommer: (i hele 1000 kroner) Resultat per 31.12.17 1034 Avsetning minnegave -1000 Avsetning givermidler -51 Avsetning ubrukte OVF-midler -11 Bruk av minnegave/fond 23 Støtte til musiker på andakter, tilføres fond -7 Antatt årsresultat -12 Mer detaljer om de foreløpige tallene samt enkle noteopplysninger ligger i dokumentene tilhørende saken. Administrasjonen ønsker fortrinnsvis å ha klart regnskap til revisjon innen februar. Dette vil være under forutsetning av at årsresultat ikke endres vesentlig under ferdiggjøring av regnskapet. Side 2/6
Møtebehandling: De siste oppdaterte tallene fra administrasjonen tilsier et årsresultat på kr. 1.038.000,-, og et resultat etter avsetninger og disposisjoner på kr. -8.000,-. 1. Menighetsrådets arbeidsutvalg gis fullmakt til å godkjenne endelig årsresultat, under forutsetning at dette ikke er vesentlig forskjellig fra foreløpig årsregnskap 2. Endelig resultatregnskap for 2017 og balanseregnskap for 2017 distribueres til menighetsrådet så snart disse foreligger 3. Om endelig årsresultat blir vesentlig endret ved ferdigstilling av regnskap, tas årsregnskap opp til ny behandling i menighetsrådsmøtet den 13. februar SMR 3/2018: ÅRSBUDSJETT 2018 Saksdokument: Utkast til årsbudsjett for 2018 Administrasjonen har tatt en gjennomgang av budsjettposter, og kommer med et forslag til årsbudsjett som er i balanse. Endringer fra foregående år er markert med rød skrift. Budsjettarbeidet har blitt utsatt noe for dette årsbudsjettet, i og med at man har mistet driftstilskudd, og det var da viktig å ha et mest mulig komplett årsregnskap for 2017 å skjele til for å få et best mulig grunnlag for forslag til budsjett. Hovedtrekket som foreslås fra administrasjonen blir å kutte ut utgiftsposten som heter arbeid på leir. Denne ble lagt til menighetsrådets regnskap før vi fikk implementert trosopplæringsreformen. Etter at vi fikk disse midlene, er det ikke lenger slik at menighetsrådet har direkte kontroll på noen av de aktivitetene som ligger til grunn for denne kostnaden. Når man må redusere kostnader, er det for administrasjonen sin del logisk at dette er en post som kuttes nettopp av den grunn. Konsekvensen av dette blir at kostnaden må fakturerer til de som genererer disse utgiftene hhv. Trosopplæringsarbeidet (konfirmantleir, Milk m.m.) og Buskmen.(Klubbenturer, after-milk m.v.). Utover det er bakgrunnstallene for årsbudsjett denne gang mer detaljert, og en del nye poster er tatt inn i regnskapet som egne underpunkter. Ingen av disse har noen direkte konsekvens for resultat, men bør tas inn for å gi en mer helhetlig oversikt over menighetens arbeid. Et annet moment i budsjettet er givertjeneste til barne- og ungdomsarbeid. Dette er midler som per dags dato ikke benyttes til et konkret formål. Ungdomsmiljøet har dog varslet et midlertidig behov som kan løses av disse budsjettmidlene. Arbeidsutvalget avventer forespørsel vedrørende dette. Ellers ville det vært en tjenlig sak på årsmøtet å forespørre om endret formål og annen disponering av disse midlene. Nærmere kommentarer til årsbudsjett ble utarbeidet i dokumentene tilhørende denne saken. Møtebehandling: Et av budsjettets punkter, Støtte musikk sykehjemsandakter, er ikke formelt klarert. Beløpet er også kun et anslag. Om støtte innvilges vet man noe senere, og i så fall hvilket beløp dette gjelder. Budsjettallene vil tilpasses etter dette, hvor endringer vil påvirke beløpet under post Bruk av fond. Budsjett for 2018 vedtas som fremlagt Side 3/6
SMR 4/2018: GIVERTJENESTE I sak SMR 62/2017 ble mandat og formelle rammer for Givertjenesteutvalgets arbeid vedtatt. For denne saken er tema hva Givertjenesteutvalget skal fokusere på. Dette følger også av mandatets tredje punkt: «Menighetsrådet vedtar hva pengene fra givertjenesten skal brukes til.», da dette bør vedtas i forkant av en giveraksjon. Givertjenesten har identifisert tre områder det er aktuelt å fokusere på. Spørsmålet blir om man skal fokusere på alle tre eller kun noen av punktene, og hvorvidt man ønsker å satse bredt eller mer spisset på disse områdene. Disse tre områdene er: - Barn og unge - Menigheten - Kirken vår Tanken er at de to første er områder hvor man søker å rekruttere faste givere, mens det tredje området typisk vil være mer prosjektbasert med resultatmål for hvert enkelt prosjekt, og at man blir ferdig med ett prosjekt før man startet med en nytt. Utvalget har identifisert følgende aktuelle formål for de forskjellige områdene: Barn og unge : Støtte til ledere på leir Menigheten : Kirkemusikk : Inndekning av faste driftsutgifter Kirken vår : Renovering av kjøkken : Ny garasje/oppbevaringsbod : Oppussing av inngangspartiet : Multimediahjørne/teknisk rom : Renovering av toaletter Utvalget vil innhente ideer og forslag også fra stab og aktive i menigheten, slik at en videre vurdering av formål kan gjøres på så godt grunnlag som mulig. En måte å gjøre det på er å be forslagsstillere om å sende en epost til kontoret, en annen at man åpner for at disse kan fremmes skriftlig ved levering i postkasse i Skårer kirke. Det vil også være nyttig og nødvendig at staben involveres direkte i perioden hvor formål fastsettes og kampanjeplan utformes. Givertjenesteutvalget vil med bakgrunn i innkomne forslag gi sin anbefaling til Menighetsrådet. For alle prosjekter som ligger under punkt kirken vår, må det innhentes enten anbud eller annen form for priskalkyle før formålet lanseres. Tanken for denne type prosjekter er at det gis en fortløpende, ukentlig oppdatering av status på hjemmesider og Facebook. Når menighetsrådet har vedtatt rammene for utvalgets virksomhet, vil utvalget forberede en kampanjeperiode. Denne vil forberedes i januar og februar, og deretter ha en aktiv aksjonsperiode som tentativt starter i uke 10, med varighet til og med kirkebakkefesten i høst. Evaluering av kampanjen vil fremmes som sak til menighetsrådet medio oktober. En eller flere kvelder med kick-off for vervekampanjen vil være naturlig. I forkant av ungdomsgudstjenesten på Klubben kan være en aktuell Side 4/6
dag for å engasjere ungdomsmiljøet, mens SK-gudstjenesten den 4. mars kan være en mulighet for voksenmenigheten. Det ønskes også å lansere en vervepremie. Aksjonen ønskes gjennomført for å skape engasjement, skape bevissthet og informere om: - kirkens økonomiske situasjon - kirkens arbeid for alle - behovet for å opprettholde dagens aktiviteter og evt. starte nye Aksjonen skal henvende seg til alle som deltar i kirkens aktiviteter og alle som bruker kirken. Utvalget vil besøke alle aktiviteter og promotere givertjenesten. Det er behov for at menighetsrådet, staben og andre også deltar for å få dette til. Forslag til aktiviteter Utvalget utarbeider en brosjyre Facebook kampanje Informasjon på hjemmesiden Oppslag i kirken Romerikes Blad - Lørenskogbilaget Stand på Metro og Triaden Oppsøke de som leier i kirken E post til alle i rådet, ansatte og andre utvalg som også kan videresendes Vervepremie (r) 1. Inntekt fra givertjeneste 2018 skal gå til prosjekt nytt kjøkken. 2. Inntekt fra givertjeneste som ikke er knyttet opp til prosjekt kjøkken, skal øke mulighet for å leie inn musikere 3. Givere orienteres 2 ganger per år om status givertjeneste og hva pengene brukes til SMR 5/2018: TROSOPPLÆRINGSBUDSJETT 2018 Saksdokument: Utkast til Trosopplæringsbudsjett for 2018 har det formelle ansvaret for Trosopplæringsarbeidet i Skårer menighet. Trosopplæringsutvalget er satt ned for å ivareta mye av oppfølgingen av dette, men blant de saker som menighetsrådet aktivt må håndtere er å vedta budsjett for Trosopplæringsarbeidet. Administrasjonen og trosopplæringsstaben har utarbeidet et utkast til Trosopplæringsbudsjett. Dette ble gjennomgått og vedtatt i Trosopplæringsutvalgsmøte av den 10. januar 2018. Det kan nevnes at lønnsberegning i dette utkastet ikke er helt nøyaktig, men at denne bør være noe i overkant av hva den faktiske utgiften blir. Trosopplæringsbudsjett for 2018 vedtas som fremlagt SMR 6/2018: INNSETTELSE AV KATEKET Vår nye kateket Frøydis Tørring startet hos oss tirsdag 2. januar, og mange vil ha stiftet bekjentskap med henne allerede. Som med andre fagpersoner i kirkelig sammenheng skal kateketen innsettes. Side 5/6
Fra Gudstjenestebok for Den norske kirke, del II. Innsettelse av vigslede 16.Alle som er vigslet til kirkelig tjeneste, og som ved sin tilsetting mottar kallsbrev/tjenestebrev, innsettes i tjenesten. 17.Når prest, kateket eller diakon er utnevnt/tilsatt i fast stilling (eller konstitusjon), sørger biskopen for at de blir innsatt av prosten, eller den biskopen bemyndiger. Alle de øvrige innsettes av soknepresten. Prosten innsettes av biskopen. 18.Innsettelsen finner vanligvis sted i høymessen, fortrinnsvis i hovedkirken eller der vedkommende særlig skal ha sin tjeneste. Institusjonsprester innsettes ved en gudstjeneste i institusjonens kapell eller et annet egnet lokale. Stiftskapellaner innsettes i domkirken eller i den kirke som biskopen bestemmer Menighetsrådet vil av sedvane ha ansvar for å arrangere kirkekaffe ved innsettelser. Sokneprest kan ellers informere om hva som forventes utover dette. Dato for innsettelsen blir søndag 4. februar. 1. Følgende tar ansvar for bevertning til kirkekaffe 4. februar: Kjersti Nordberg, Ellen Dahlsrud, Hildur Austrheim, Siv Randi Ostrø 2. Vi arrangerer kirkekaffe oppe i kirken SMR 7/2018: ORIENTERINGER Nytt fra fellesrådet Nytt fra staben Det blir konsert med elever fra Viken folkehøyskole i Skårer kirke i vinterferieuken. Kantor Anders er i dialog med skolen for å sikre de praktiske detaljene. Nytt fra utvalg Eventuelt Side 6/6