Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Naustdal kontrollutval Møtested: Naustdal kommunehus, møterom nord Dato: 09.12.2016 Tid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Revisor i sak 35 Rådmannen og NAV-leiar i sak 36. Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: 975 81 418) Sakliste Sak nr. Sakstittel 34/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 35/16 Skriv og meldingar 36/16 NAV - arbeidsmåtar og organisering 37/16 Møteplan 2017 38/16 Oppfølgingsliste 5-2016 39/16 Eventuelt Med helsing Ole Erik Thingnes Leiar
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 34/16 Naustdal kontrollutval 09.12.2016 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 35/16 Naustdal kontrollutval 09.12.2016 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Investeringsprosjekt Naustdal kommune Revisjonsmelding vedrørande kompensasjonsoppgåve for meirverdiavgift Møtereferat 11.11.2016 - Omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Åpenheitsrapport KRYSS Revisjon Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.
Fra: Terje Førde Sendt: 30. november 2016 09:35 Til: Arnar Helgheim; Audhild Ragni Vie Alme Emne: Åpenheitsrapport KRYSS Revisjon Vedlegg: Åpenheitsrapport 2015 KRYSS Revisjon, handsama Samstyret 241016, signert.pdf Vedlagt følgjer vår Åpenheitsrapport for 2015, handsama/signert versjon, til orientering til kontrollutvala i eigarkommunane av KRYSS Revisjon. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: 99 22 92 27 E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 36/16 Naustdal kontrollutval 09.12.2016 Arkiv FE - 030 Sakshandsamar Arnar Helgheim NAV - arbeidsmåtar og organisering Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Frå sak 33/16 (eventuelt) den 4.10.16: Kontrollutvalet kallar inn rådmann og leiar for NAV-kontoret til neste møte for å informere om arbeidsmåtar og organisering.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 37/16 Naustdal kontrollutval 09.12.2016 Arkiv FE - 033 Sakshandsamar Arnar Helgheim Møteplan 2017 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 13. januar 10. februar 19. mai 15. september 8. desember Møtetid: kl 8.30 Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat har laga framlegg til møteplan for dei 15 kommunane «våre». Møtetidspunkta er basert på erfaringar frå tidlegare år. Vi legg opp til 5 møte, slik som det vart i 2016 (4 møte i 2015). Vi legg opp til eit møte allereie midt i januar for å handsame tinging av forvaltningsrevisjon, med møte i februar mellom anna for å vedta prosjektplan for dette. Vi reknar med at rekneskapen for Naustdal kommune kan handsamast i møte den 19. mai. Tidspunkt for felles møte med kontrollutvala i Jølster, Gaular og Førde lyt vi komme tilbake til seinare.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 38/16 Naustdal kontrollutval 09.12.2016 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste 5-2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status Forvaltningsrevisjon: Sakshandsaming, vedtak og svargjeving 33/14 8.12.14 KU-sak 33/14 Val av nytt prosjekt 2014. 18.9.15, KU-sak 29/15: Rapporten frå forvaltningsrevisjon om Sakshandsaming, vedtak og svargjeving vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar med spesiell vekt på sakshandsamingsrutinar som: Bruk av førebels svar Mal for vedtak Informasjon om innsyns- og klagerett Utsending av vedtak 12.5.16: Kommunestyresak 19/16: Saka vert utsett. Dette for å gjennomføre handsaming i komité for landbruk miljø og teknikk, samt utval for plansaker. Tilsyn fosterheimsbarn 8.12.14 8.12.14: Frå sak 37/14 Eventuelt: Tilsyn fosterheimsbarn Spørsmål til rådmannen: Til neste møte ønskjer kontrollutvalet svar på kva tilsynsordning Naustdal kommune har for fosterheimsbarn. 8.12.14: Spørsmålet sendt til rådmannen. 30.01.15: KU-sak 03/15: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Vedtak 03/15: Informasjonen vert teken til orientering. Rådmannen informerer på nytt i neste kontrollutvalsmøte.
16.03.15: KU-sak 13/15, vedtak: Saka vert teken opp på neste møte. 22.5.15: Vedtak etter orientering ved barnevernleiar Vidar Nytun: Kontrollutvalet sender sak til kommunestyret: Kontrollutvalet konstaterer at avvik om manglande tilsyn til fosterheimsbarn ikkje er lukka. Utvalet ser alvorleg på dette, og rår til at kommunestyret gir rådmannen pålegg om å lukke avvika innan 1. september. 26.5.15: Saka sendt til Naustdal kommune. 28.1.16: Svar frå Naustdal kommune ved Rolf Kalland: Saka har ikkje vore fremja for kommunestyret. Barnevernleiar opplyser at avviket ikkje er lukka. Barnevernet har vanskar med å rekruttere tilsynspersonar og gjennomføre dei tilsyn med fosterheimar som regelverket krev. Barnevernet er no styrka med ei ny fast stilling og ei engasjementsstilling som vil forbetre arbeidssituasjonen vesentleg. Rådmannen er innstilt på å møte i kontrollutvalet for å gje nærare orientering. 6.9.16: Ved gjennomgang av oppfølgingslista, bad KU om at sekretariatet undersøker status for lukking av avviket. 23.9.16: Førespurnad om status til rådmannen 30.11.16: Informasjon frå Naustdal kommune: Vi har pr i dag 5 barn der vi har tilsynsansvaret. Tre står i dag som at dei ikkje oppfyller krav til tilsyn. I to av desse sakene veit eg at det nett har vore tilsyn, men vi har ikkje fått inn rapportar og registrert desse enda. Siste tilsynssaka, skal vi purre på. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (fortsetjing frå overordna analyse og eigarskapskontroll) 5.4.16: Handsaming: KRYSS Revisjon v/terje Førde, Charles Litsheim og Kari Sygna møtte i saka, og revisor delte ut og gjekk gjennom presentasjon av overordna analyse. Ordførar Håkon Myrvang og rådmann Øyvind Bang- Olsen møtte i saka, og ga sine kommentarar. Vedtak i sak 08/16 Saka vert drøfta vidare i neste møte 27. mai. KU-sak 17/16 den 30.5.16: SEKOM-sekretariat arbeider vidare med det som har kome fram i diskusjonen, og dette vert grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 6.9.16, KU-sak 24/16: Sekretariatet legg fram oppdatert framlegg til plan med utgangspunkt i drøftingane i møtet. 4.10.16, KU-sak 32/16, vedtak: 1) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A)
2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) 2) Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Endring / tillegg i tekstdelen: A) Kvalitetssystem og internkontroll Dokumentstyring: Har kommunen etablert system for dokumenthandtering som bidrar å gjere dokumenthandteringa oversiktleg og lett å finne fram i? Er det vidare etablert prosessar som sikrar dokumentstyringa? Avvik- og forbedringssystem: Har kommunen eit system for å registrere og handsame hendingar og forslag til forbetringar? Har leiarar på ulike nivå tilgang til passande rapportar og statistikk innan sine relevante fag- og ansvarsområde? 4.10.16: Sendt til kommunestyret for handsaming. Møteplan 2016 4.12.15 KU-sak 40/15 Vedtak: Naustdal kontrollutval legg opp til møtetidspunkt på fredagar frå kl 8.30 med fylgjande møtedatoar i 2016: 26. februar (seinare flytta til 5.4.) 27. mai 16. september (flytta til tysdag 6.9.) 4. oktober (bestemt på møte 6.9.) 9. desember 25. januar deltek utvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket, og SEKOMsekretariat melder på dei faste medlemane (Jan Petter Sæbø har ikkje høve) og varamedlemer. Leiar og nestleiar delta på NKRF sin kontrollkonferanse på Gardermoen 3.-4. februar 2016, og melder seg på sjølve. Saker og oppgåver for kontrollutvalet Felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular? 5.4.16 KU-sak 10/16 den 5.4.16: Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Årleg liste over særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan 6.9.16 Frå sak 21/16, Skriv og meldingar: Utvalet drøfta mogeleg felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular i slutten av første halvår 2016. Gjerne invitere nyvald leiar Benedikte Muruvik Vonen til ei slik samling. Sekretariatet: Har drøfta med dei 3 andre utvala. Dei er positive til opplegget. 14.10.16: E-post frå Benedikte Muruvik Vonen om at ho gjerne stiller på ei slik samling. Kjem tilbake til mogelege datoar når ho veit meir om eigen kalender for 2017. Budsjett for 6.9.16 KU-sak 25/17:
kontrollutvalet 2017 NAV arbeidsmåtar og organisering 4.10.16 Frå sak 33/16 (eventuelt) den 4.10.16: Kontrollutvalet kallar inn rådmann og leiar for NAVkontoret til neste møte for å informere om arbeidsmåtar og organisering.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 39/16 Naustdal kontrollutval 09.12.2016 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt