Digital Arkivbehandling fra A til Å KDRS produksjonslinjeprosjekt
Riksrevisjonens rapport - Grunn til bekymring Riksrevisjonen sin rapport fra 2010 fastslår at et stort antall av kommunenes elektroniske systemer står i overhengende fare for å gå tapt, med bakgrunn i manglende rutiner og metodikker for bevaring av elektroniske systemer.
Prosjektets mål Prosjektets overordnede mål er å få laget rutiner med nødvendige verktøy og tilpasninger for å fullføre en robust, anvendelig produksjonslinje for elektroniske arkiv i kommunal arkivsektor. Noe som er enkelt å bruke og som produserer kvalitativt gode resultater.
Søknad arkivutviklingsmidler Det ble i mai 2015 utarbeid en søknad for arkivutviklingsmidler Prosjektet ble tildelt prosjektmidler i juli 2015 Etter en runde med mulige samarbeidsparter ble Documaster forspurt Kravspesifikasjon utarbeidet og avtale inngått Utvikling har foregått i 2016 og 2017
En felles praksis for behandling av digitale arkiver - Uttrekk, behandling, sikring og innsyn - En A til Å linje for håndtering av digitalt skapt arkivmateriale fra kommunene Uttrekk, behandling, bevaring - Fra teori til praksis - Verktøy, erfaringer og retningslinjer - Velge/utvikle programstøtte der det mangler - Tilrettelegge for bedre samarbeid og utveksling av kompetanse og erfaring Kompetanse og effektivisering
KDRS Produksjonslinje Fra produksjonsbase til DB SIP Depot Mottak/Behandling AIP DIP DSM
KDRS Produksjonslinje Fra produksjonsbase til sluttbruker DB SIP Depot Mottak/Behandling AIP DIP DSM
KDRS Produksjonslinje Mottak Ordning Betjening av digitale arkiver DB DBPT SIP Depot Mottak/Behandling Datauthenting fra DB - DBPT Siard 2.0 - SpectralCore Siard 2.0 - Siard Suite Siard 1.0 - Noark uttrekk - Tabelluttrekk AIP DSM DIP
KDRS Produksjonslinje DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling Pakke SIP og sende - Arkade 5 oppretter en SIP - DIAS-pakke - Forvaltning beskriver overordnet - Sende pakken til depot AIP DSM DIP Petter B. Høiaas
Uttrekk og pakking - Praktisk, enkelt og brukervennlig - Støtte og verktøy til forvaltningen - Etablere verktøy og erfaring for uttrekk til Siard-format - Enklere og billigere krav til kommunene - Arkade 5 som pakkeverktøy sikrer korrekt og enhetlig pakking og beskrivelse
KDRS Produksjonslinje DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling Pakke AIP - Tools for Producer - Tools for Archivist - Pakker AIP og sikrer i DSM - DIAS pakke AIP DSM DIP
KDRS Produksjonslinje DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling AIP DIP DSM
KDRS Produksjonslinje DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling Sikre pakke i DSM - PreservationPlatform - Sikrer og forvalter AIP for langtidsbevaring - TRAC-standarden AIP DSM DIP
KDRS Produksjonslinje Innsyn og betjening DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling - Noark 5 innsynsløsning utviklet for KDRS av Piql - Direkte innsyn i materiale hos depot AIP DIP KDRS Innsyn DSM
KDRS Produksjonslinje DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling AIP DIP KDRS Innsyn DSM
KDRS Produksjonslinje DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling Documaster Decom Verktøy for effektiv behandling - Beskrive (Templates) - Deling av Templates - Dokumentkonvertering - Lage innsynspakke AIP DIP KDRS Innsyn DSM
Decom det digitale ordningsbord - Beskrive, berike og dele - Documaster Decom gir arbeidsstøtte i beskrivelsesprosess og mulighet til å gjenbruke beskrivelser av like og lignende systemer. - Beskrive databasen og berike Siard-filen med beskrivelsene - Konvertere dokumenter fra produksjonsformat til arkivformat - Dra nytte av hverandres arbeid for effektivisering og bedre kvalitet Deling av Templates
Beskrivelse og berikelse - Decom - Et skritt på veien - Decom sikrer enklere og mer effektiv beskrivelse av et Siarduttrekk men sikrer ikke alene innsynsmulighet for en kommune - Beskrivelsene danner grunnlag for informasjonsuthenting (mapping) til presentasjon - Akkumulert kunnskap vil kunne være retningsgivende i fremtidig utvikling og arkivbehandling
Veien fremover - Arbeidet starter nå - Etablere og utvikle felles «best pratice» for hele produksjonslinja - Med Decom har vi et verktøy som kan støtte arbeidsprosess, samt bedre effektivitet og kvalitet - Arbeidskrevende å etablere de første beskrivelsen - Prosjektmidler er på plass - Videreutvikle Decom for mapping og produksjon av DIP
KDRS Produksjonslinje Mottak Ordning/Bevaring - Innsyn DB DBPT SIP Arkade 5 Depot Mottak/Behandling Documaster Decom AIP DIP KDRS Innsyn DSM
Spørsmål?
Takk for oppmerksomheten! Petter B. Høiaas petter@ikakongsberg.no