Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 05.02.2018 kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon 900 867 40 eller til e-post: rona@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 26.01 2018 Kjell Arild Løkke Leder (s) 1
Kontrollutvalget Rådes møte 05.02.2018 Sakliste PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/2 Orientering fra rådmann om status for kommunens oppfølging etter 4 tilsynet med Råde sykehjem PS 18/3 Godkjenning av protokoll fra møte 11.12. 2017 5 PS 18/4 Prosjektplan: Internkontroll avvikssystem 12 PS 18/5 Status om utført forvaltningsrevisjon i 2017 17 PS 18/6 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. 23 direktør PS 18/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 30 PS 18/8 Referat og meldinger 37 2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 12163/2018 Klassering: 135-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad,18.01 2018 3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/62 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 11640/2018 Klassering: 135-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/2 Orientering fra rådmann om status for kommunens oppfølging etter tilsynet med Råde sykehjem Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse om tiltak for oppfølging av avvik etter Fylkesmannens tilsyn med Råde sykehjem i 2017, tas til orientering Fredrikstad, 17.01 2018 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-møte 11.12 2017 sak 17/30 «Referater og meldinger» KU-møte 18.09 2017 sak 17/22 «Eventuelt» Saksopplysninger Kontrollutvalget fikk i møte 18.09 2017 under referater og meldinger, fremlagt Fylkesmannens rapport om tilsynet med Råde sykehjem. Resultatet at tilsynet var flere avvik. Kontrollutvalget vedtok å invitere rådmannen til møte i februar 2018, til å gi utvalget en orientering om status for kommunens oppfølging av tilsynet. Rådmannen har bekreftet at hun takke ja til invitasjonen, og vil stille i kontrollutvalgets møte 5. februar 2018. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta rådmannens redegjørelse for igangsatte/ planlagte tiltak for avvik etter Fylkesmannens tilsyn med Råde sykehjem, tas til orientering. 4
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 11255/2018 Klassering: 135-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/3 Godkjenning av protokoll fra møte 11.12. 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 11.12. 2017, godkjennes. Fredrikstad, 16. 01. 2018 Vedlegg Protokoll fra møtet 11.12 2017 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 11.12 2017, kan godkjennes. 5
Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: 11.12.2017, Tidspunkt: fra kl. 18:30 til kl. 19:45 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 17/24 17/30 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kjell A Løkke, leder x Geir-Ole Åsskau, nestleder x Ragnhild S Hartviksen x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 3 Møtende fra ØKUS: Anne-Karin F. Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Laila Nagelhus, Lena Longva-Stavem, Jolanta Betker og Bjørnar Buvig Holmedahl Innkalling og dagsorden: Ingen merknader -------------------------------------- ----------------------------------------- Kjell A. Løkke (leder) Geir Ole Åsskau (nestleder) 6
Kontrollutvalget Rådes møte 11.12.2017 Sakliste PS 17/24 Godkjenning av protokoll fra møtet 18.09 2017 PS 17/25 Godkjenning av protokoll fra møtet 07.11 2017 PS 17/26 Forvaltningsrevisjonsrapport Dokumenthåndtering PS 17/27 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 PS 17/28 Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontrollen PS 17/29 Møteplan 1. halvår 2018 PS 17/30 Referater og meldinger PS 17/24 Godkjenning av protokoll fra møtet 18.09 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 18.09 2017, godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling 11.12.2017: Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak 11.12.2017: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 18.09 2017, godkjennes PS 17/25 Godkjenning av protokoll fra møtet 07.11 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.11 2017, godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling 11.12.2017: Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling 11.12.2017: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.11 2017, godkjennes 7
PS 17/26 Forvaltningsrevisjonsrapport Dokumenthåndtering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Dokumenthåndtering sendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dokumenthåndtering til orientering Kommunestyret finner det positivt at kommunens praksis knyttet til forhåndsklassifisering av dokumenter er tilfredsstillende og at det fra oktober 2017 foretas daglige publiseringer av offentlige dokumenter i fulltekst. Kommunestyret merker seg imidlertid at det er svakheter i kommunens journalføring som må rettes opp. Det er viktig at det etableres gode rutiner og holdninger til dokumenthåndtering. Kommunestyret finner det kritikkverdig at henvendelser som angår innsynsbegjæringer ikke har vært sporbare og at det derfor ikke har vært mulig å for revisjonen å kontrollere eller etterprøve kommunens avgjørelser. Dette kan bidra til å svekke tilliten til kommunen som forvaltningsorgan. 2. Kommunestyret ber rådmannen om at hun: Videreutvikler systematisk opplæring og vurderer hvorvidt det er behov for å etablere egne kurs tilpasset ulike funksjoner og virksomheter Forankrer gode rutiner og holdninger til dokumenthåndtering på alle nivåer i organisasjonen Tydeliggjør saksbehandlers selvstendige plikt til registrering/journalføring Får oversikt over kommunens reelle restanser og sikrer oppfølging av disse Sikrer at oppgaver i tilknytning til journalføring og håndtering av innsynsbegjæringer utføres i henhold til gjeldende regelverk 3. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til kommunestyret innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. Kommunestyret ber om at rådmannen samtidig orienterer om erfaringene med fulltekstpubliseringen. Kontrollutvalget Rådes behandling 11.12.2017: Revisor presenterte rapportens funn og anbefalinger. Utvalget stilte spørsmål og revisjonen besvarte. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Rådes vedtak 11.12.2017: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Dokumenthåndtering sendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dokumenthåndtering til orientering Kommunestyret finner det positivt at kommunens praksis knyttet til forhåndsklassifisering av dokumenter er tilfredsstillende og at det fra oktober 2017 foretas daglige publiseringer av offentlige dokumenter i fulltekst. 8
Kommunestyret merker seg imidlertid at det er svakheter i kommunens journalføring som må rettes opp. Det er viktig at det etableres gode rutiner og holdninger til dokumenthåndtering. Kommunestyret finner det kritikkverdig at henvendelser som angår innsynsbegjæringer ikke har vært sporbare og at det derfor ikke har vært mulig å for revisjonen å kontrollere eller etterprøve kommunens avgjørelser. Dette kan bidra til å svekke tilliten til kommunen som forvaltningsorgan. 2. Kommunestyret ber rådmannen om at hun: Videreutvikler systematisk opplæring og vurderer hvorvidt det er behov for å etablere egne kurs tilpasset ulike funksjoner og virksomheter Forankrer gode rutiner og holdninger til dokumenthåndtering på alle nivåer i organisasjonen Tydeliggjør saksbehandlers selvstendige plikt til registrering/journalføring Får oversikt over kommunens reelle restanser og sikrer oppfølging av disse Sikrer at oppgaver i tilknytning til journalføring og håndtering av innsynsbegjæringer utføres i henhold til gjeldende regelverk 3. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til kommunestyret innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. Kommunestyret ber om at rådmannen samtidig orienterer om erfaringene med fulltekstpubliseringen. PS 17/27 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 1 2 3 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 300 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget Rådes behandling 11.12.2017: Revisjonen presenterte den overordnede analysen for forvaltningsrevisjon og viste til 16 potensielle risikoområder. Kontrollutvalget vurderte de ulike risikoområdene fra revisjonen. 9
Kontrollutvalget valgte følgende tre prosjekter i perioden 2018-2019: Internkontroll Avvikssystemet. Avviksrapportering i Kvalitetslosen kan representere svakheter ved kommunens internkontroll. Selv om avvik i utgangspunktet ikke er ønskelige, så kan rapportering av avvik bidra til å synliggjøre svakheter ved internkontrollen som kan forbedres. Hvordan gjennomgås avvik og klager i Råde kommune, og sikrer behandlingen og oppfølgingen av avvik at det skjer kontinuerlig forbedring av praksis? Kontrollutvalget ønsker et prosjekt som beskriver og vurderer kommunens avvikssystem generelt. Prosjektet bør også innrettes slik at en får med en "forenklet" totaloversikt over praksis i hele kommunen, og videre bør en gå i dybden på praksisgjennomgang avgrenses til tjenesteyting rettet mot brukere og innbyggere. Forebyggende arbeid Psykisk helse. Kvalitet i omsorgtjenestene. Kontrollutvalget Rådes vedtak 11.12.2017: 1. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Internkontroll Avvikssystemet. 2 Forebyggende arbeid Psykisk helse. 3 Kvalitet i omsorgtjenestene. 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 300 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 17/28 Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontrollen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling 11.12.2017: Vedtaket ble som innstillingen 10
Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling 11.12.2017: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering PS 17/29 Møteplan 1. halvår 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2018: 5. februar 30. april (regnskapsmøte) 11. Juni Møtestart er kl. 18.00 Kontrollutvalget Rådes behandling 11.12.2017: Foreslåtte datoer ble vedtatt og møtetidspunktet ble satt til klokken 17.30 Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling 11.12.2017: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet i 1. halvår 2018: 5. februar 30. april (regnskapsmøte) 11. Juni Møtestart er kl. 17.30 PS 17/30 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling 11.12.2017: I tillegg til oppsatte meldingsaker orienterte sekretariatet om kontrollutvalgskonferanser i 2018. Kontrollutvalget var enige om at FKT sin konferanse den 29-30 mai på Gardermoen er mest aktuell. Utvalget bestemmer seg i neste møte (februar) hvem som eventuelt reiser på konferansen. Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling 11.12.2017: 1. Referater og meldinger tas til orientering 11
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/59 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 14930/2018 Klassering: 135-188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/4 Prosjektplan: Internkontroll avvikssystem Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Internkontroll avvikssystem» godkjennes Fredrikstad, 22.1 2018 Vedlegg Prosjektplan Internkontroll - Avvikssystemet, 22. januar 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for forvaltningsrevisjon (2018-2019) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Det tas forbehold om at kontrollutvalgets innstillinger på prioritering i forvaltningsrevisjonsplanen blir vedtatt av kommunestyret. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen tre hovedproblemstillinger: problemstillinger Revisjonen antar at det vil gå med 300 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil sendes til kontrollutvalgssekretariatet til behandling høsten 2018. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i 12
forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 13
INTERNKONTROLL- AVVIKSSYSTEMET Råde kommune Prosjektplan Rolvsøy 22. januar 2018 14
1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Revisjonen tar utgangspunkt i at kontrollutvalgets vedtak fra 11.12.2017 sak PS 17/27 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 blir vedtatt i kommunestyret 15.02.2018. Følgende fremgår av kontrollutvalgets vedtak: «Internkontroll- Avvikssystemet Avviksrapportering i Kvalitetslosen kan representere svakheter ved kommunens internkontroll. Selv om avvik i utgangspunktet ikke er ønskelige, så kan rapportering av avvik bidra til å synliggjøre svakheter ved internkontrollen som kan forbedres. Hvordan gjennomgås avvik og klager i Råde kommune, og sikrer behandlingen og oppfølgingen av avvik at det skjer kontinuerlig forbedring av praksis? Kontrollutvalget ønsker et prosjekt som beskriver og vurderer kommunens avvikssystem generelt. Prosjektet bør også innrettes slik at en får med en "forenklet" totaloversikt over praksis i hele kommunen, og videre bør en gå i dybden på praksisgjennomgang avgrenses til tjenesteyting rettet mot brukere og innbyggere.» Når det gjelder kontrollutvalgets bestilling tolker revisjonen «klager» også som avvik. Det innebærer at vi forutsetter at klager som registreres i kommunen også meldes inn som avvik i kommunens kvalitetssystem. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER I hvilken grad har Råde kommune etablert et tilfredsstillende avvikssystem? I hvilken grad sikrer behandlingen og oppfølging av avvik kontinuerlig forbedring av praksis? Problemstilling 1: I forbindelse med denne problemstillingen vil vi kontrollere om kommunen har etablert nødvendige rutiner og prosedyrer når det gjelder å melde avvik. Videre vil vi undersøke om disse er oppdaterte og gjort kjent blant de ansatte. Det vil også være naturlig å sjekke om det er gjennomført opplæring i å melde avvik og om virksomhetene legger til rette for å melde avvik. De ansattes kjennskap til rutiner og prosedyrer og deres bruk av systemet vil bli belyst gjennom en spørreundersøkelse. Problemstilling 2: Når det gjelder problemstilling 2 vil vi undersøke hvordan avvik har blitt behandlet og fulgt opp ved å analysere avviksrapporter fra kvalitetssystemet. Vi vil også kontrollere om meldte avvik har resultert i endring av rutiner og praksis. Hvilke virksomheter det vil være aktuelt å se nærmere på i denne forbindelse vil drøftes med kommunen. Revisjonen vil imidlertid se til at kontrollutvalgets østfold kommunerevisjon iks 2 15
bestilling blir fulgt opp gjennom å velge en virksomhet hvor tjenestene er rettet mot brukere og innbyggere. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad har Råde kommune etablert et tilfredsstillende avvikssystem? Kommuneloven Internkontrollforskriften Kommunens rutiner og prosedyrer på området Dokumentanalyse, intervjuer og spørreundersøkelse Problemstilling 2 I hvilken grad sikrer behandlingen og oppfølging av avvik kontinuerlig forbedring av praksis? Kommuneloven Internkontrollforskriften Avviksrapporter og dokumentasjon på oppfølging og eventuelt endring av praksis Dokumentanalyse, intervjuer og gjennomgang av avviksrapporter 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lena Longva-Stavem - forvaltningsrevisor Bjørnar B Holmedahl - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Vår 2018 Antall timer 300 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Råde kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 5. februar 2018 Når rapport er sendt til rådmannen Høst 2018 Når rapport er sendt til ØKUS Høst 2018 østfold kommunerevisjon iks 3 16
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/98 Dokumentnr.: 26 Løpenr.: 202283/2017 Klassering: 135-188 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/5 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon i 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017, tas til orientering Fredrikstad, 23.01 2018 Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2017 31. desember 2017 Råde kommune, datert 22.01 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 15/46 Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i 2017. Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden 2016 2017. I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 93 % for 2017. Det opplyses at dette skyldes langvarig sykefravær i seksjonen samt opplæringsbehov for for nyansatt revisor. Produksjons timer per 31.12. samordnes med regnskapsrevisjonens påløpte timer 17
og vurderes også opp mot andre interne forhold, før tilleggs fakturering eller kreditering gjennomføres. I Råde derimot har revisjonen levert 329 timer per 31. desember 2017, eller 110 % av budsjett. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017 tas til orientering. 18
Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2017 31. desember 2017 Råde kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2017: Råde Rapp 2016 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2017 Estimert maks Mermindreforbruk Administrasjon 15 15 30 30 30 0 Likebehandling byggesak 214 8 0 222 8 286-64 Dokumenthåndtering og 60 201 261 261 220 41 journalføring Overordnet analyse 0 30 30 30 50-20 Sum 214 83 246 543 329 Merknader: Kolonnen «Rapp. 2016» viser hva som er rapportert i 2016 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert i 2016, og eventuelt i 2017 der dette er aktuelt. «Totalt 2017» summerer bare timer som er levert så langt i 2017. Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Mer- mindreforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. østfold kommunerevisjon iks 1 19
Likebehandling byggesak Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 9. mai 2016 (sak 16/11). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 6. februar 2017 (sak 17/2). Det har totalt medgått 222 timer til prosjektet i 2016 og 2017, og oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 64 timer i forhold til estimat. Dokumenthåndtering og journalføring Revisjonen la frem prosjektplan i møtet 6. februar 2017 (sak 17/3). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Prosjektet skulle i utgangspunktet vært ferdigstilt før sommeren 2017, men ble utsatt av kontrollutvalget etter ønske fra rådmannen. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 11. desember 2017 (sak 17/26). Det har totalt medgått 261 timer til prosjektet i 2017, og oppdraget er avsluttet med et merforbruk på 41 timer i forhold til estimat. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok kommunestyret 300 timer til forvaltningsrevisjon i 2017. Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2017 Leveransegrad Fredrikstad 1625 1653 102 % Hvaler 300 311 104 % Moss 1200 1109 92 % Rygge 400 313 78 % Råde 300 329 110 % Sarpsborg 1400 1170 84 % Sum 5225 4884 93 % I Råde har revisjonen levert 329 timer per 31. desember 2017, eller 110 % av budsjett. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 93 % for 2017. Dette er noe lavere enn budsjettert, og skyldes en kombinasjon av langvarig sykefravær i seksjonen, opplæringsbehov for nyansatt revisor og bytte av seksjonsleder. Produksjonstimer per 31.12. samordnes med regnskapsrevisjonens påløpte timer og vurderes også opp mot andre interne forhold, før tilleggsfakturering eller kreditering gjennomføres. For 2017 er det utstedt kreditnota gjeldende mindreforbruk på forvaltningsrevisjon til kommunene Moss og Sarpsborg. Sarpsborg kommune har vært orientert om at blant annet en undersøkelse ble flyttet til 2018. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort ca. 1000 timer i 2017. østfold kommunerevisjon iks 2 20
Disse oppdragene har omhandlet/ omhandler: Forvaltningsrevisjon «Barnevern» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ferdigstilt i 2017. Forvaltningsrevisjon «Mottak av flyktninger» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren 2017. Undersøkelse knyttet til en varslingssak i Halden kommune. Undersøkelsen ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren 2017. Forvaltningsrevisjon «Selvkost» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2017 og ble ferdigstilt høsten 2017. Forvaltningsrevisjon «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» - Fredrikstad kommune. Bystyret bevilget i sak PS100/17 et tillegg til ordinært revisjonsbudsjett for å gjennomføre denne undersøkelsen. Per 31.12.17 er 75% av undersøkelsen gjennomført. Vi deltok på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune på tampen av 2016, hvor konkurransekriteriet var laveste pris. Vi leverte det laveste anbudet i konkurranse med flere andre store aktører. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Forøvrig deltar vi for tiden i liten grad i konkurranser om oppdrag i andre kommuner, som følge av egenregimodellen og forholdet til statsstøtteregelverket. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som eksempel vises det til Fylkesmannen, Høyskolen i Østfold, Direktoratet for sikkerhet og beredskap og lignende. Som nevnt ovenfor har seksjonen opplevd høyt sykefravær i 2017. Sykefraværet er ikke arbeidsrelatert. Vi har likevel satt inn enkelte HMS tiltak for å skape et enda bedre klima for våre medarbeidere. For å møte de ressursutfordringene som sykefraværet og en barselpermisjon medfører, ansatte vi Ida C. Stedjeberg i mars 2017. Ida kom da fra stilling som advokatfullmektig hos Fru Justitia i Sarpsborg. Vi har også hentet inn en ekstern konsulent, som gjennomførte en forvaltningsrevisjon i Moss kommune høsten 2017 rettet mot forebygging av psykiske lidelser hos barn og ungdom. Arbeidet ble gjennomført i samarbeid med forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen. Forvaltningsseksjonen har i tillegg, i langt større grad enn tidligere år, benyttet oss av den kompetansen vi har i vår Regnskapsrevisjonsseksjon. østfold kommunerevisjon iks 3 21
Seksjonsleder Anders Svarholt sa som kjent opp sin stilling i april 2017 etter åtte år i selskapet. Han gikk over i stilling som politiadvokat ved Øst Politidistrikt. Det ble umiddelbart igangsatt rekruttering av nye seksjonsleder, og Bjørnar Buvig Holmedahl tiltrådte 31. august 2017. Bjørnar er utdannet jurist og kommer fra en stilling i skattedirektoratet. Forøvrig henviser vi til vår hjemmeside www.okrev.no for mer informasjon om våre ansatte. Rolvsøy, 22. januar 2018 Laila Nagelhus (sign.) Adm. dir. Bjørnar Buvig Holmedahl (sign.) Seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4 22
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/105 Dokumentnr.: 21 Løpenr.: 202410/2017 Klassering: 135-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/6 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning Fredrikstad, 22.01 2018 Vedlegg 1 Vedlegg - Uavhengighetserklæringer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Råde kommune har oppdragsansvarlige revisorer Bjørnar Buvig Holmedal(ettersendes) og Jolanta Betker samt administrerende direktør Laila Nagelhus avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og administrerende direktør tas til etterretning. 23
24
25
26
27
28
29
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/105 Dokumentnr.: 20 Løpenr.: 202068/2017 Klassering: 135-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering Fredrikstad, 17.01 2018 Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i kommunestyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2017 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, tas til orientering. 30
Råde kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 31
Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september 1992. Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra kommunestyret går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding 2017-2 - 32
Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til dem som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til kommunestyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Medlemmer 2015-2019 Kjell A. Løkke, leder (Ap) Ragnhild Skovly Hartviksen (Ap) Geir-Ole Åsskau, nestleder (H) Varamedlemmer 2015-2019 Arnstein Marcussen (Ap) Wenche Falmark (Ap) Jarle Kjellingtveit (H) Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold kontrollutvalgssekretariat har utført sekretariatstjenesten i 2017. Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og sakskart er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: www.fredrikstad.kommune.no/okus. Siden er lenket til kommunes hjemmeside. Kontrollutvalget har i 2017 avholdt 5 møter. Til sammen har det behandlet i alt 30 saker. Statistikk for de fire siste årene: 2017 2016 2015 2014 møter 5 4 6 5 saker 30 28 51 35 Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakten med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2016 var rådmann og økonomisjef særskilt invitert til møtet for å redegjøre for årets regnskap og resultat. Kommunens nye rådmann ble invitert til utvalget i septembermøtet. Temaet for rådmannen informasjon var oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Dokumentasjon og likebehandling i byggesak». Behandlede saker i 2017 I 2017 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Plandokumenter Kontrollutvalget har i 2017 behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Overordnet risikovurdering og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2018 2019. Budsjett for kontroll- og tilsyn 2018 Regnskapsrevisjon Rapporter vedrørende investeringsprosjekter I henhold til reglement skal kontrollutvalget avgi innstilling til kommunestyret for hvert av kommunens avsluttede investerings- Kontrollutvalgets årsmelding 2017-3 - 33
prosjekt som har en totalkostnad på over 2 millioner kroner. Kontrollutvalget avgir innstilling på grunnlag av revisjonens kontroller. Kontrollutvalget har ikke behandlet investeringsregnskaper i 2017. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 Kontrollutvalget har i 2017 avgitt uttalelse til kommunestyret om Råde kommunes årsregnskap for 2016. Revisjonsberetningen for regnskapsåret 2016 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til kommunestyret gjennom revisjonsberetningen. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte brev" og notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har ikke behandlet revisjonsbrev i 2017 Rapport om utført regnskapsrevisjon i 2017 Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har behandlet to forvaltningsrevisjonsrapporter i 2017: «Dokumentasjon og likebehandling i byggesak» Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 06.02 2017 og i kommunestyret 11.05 2017. Kommunestyret tok forvaltningsrevisjonsrapport «Dokumentasjon og likebehandling i byggesak» til orientering. Kommunestyret er tilfreds med at rapportens funn i all hovedsak fremstår som tilfredsstillende. Forvaltningsrevisjonen påpeker at det mangler formalisering av muntlig delegering, dette må rettes opp. Rådmannen må foreta en vurdering av kapasiteten og faglig kompetanse i god tid før budsjettbehandling 2018 slik at økonomiske grep kan foretas. Virksomheten må utarbeide rutiner, prosedyrer og maler, og gjennomføre sidemannskontroll i alle saker. Journalføring og arkivering må være i samsvar med kommunens arkivordning. Kommunestyret ba rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til fast utvalg for miljø og teknikk innen 1. november 2017. Fast utvalg for miljø og teknikk har i møte 23.11 2017 behandlet rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i saken, og vedtaket for videre oppfølging lød som følger: «Virksomhet Teknisk fortsetter arbeidet med utvikling av byggesaksavdelingen i tråd med de vedlagte prosedyrene og skisserte videre arbeidsprosess i saken». «Dokumenthåndtering» Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 11.12 2017 og skal behandles i kommunestyret i starten på 2018. Kontrollutvalget fant det positivt at kommunens praksis knyttet til forhåndsklassifisering av dokumenter er tilfredsstillende og at det fra oktober 2017 foretas daglige publiseringer av offentlige dokumenter i fulltekst. Kontrollutvalget merket seg imidlertid at det er svakheter i kommunens journalføring som må rettes opp. Det er viktig at det etableres gode rutiner og holdninger til dokumenthåndtering. Kontrollutvalget fant det kritikkverdig at henvendelser som angår innsynsbegjæringer ikke har vært sporbare og at det derfor ikke har vært mulig for revisjonen å kontrollere eller etterprøve Kontrollutvalgets årsmelding 2017-4 - 34
kommunens avgjørelser. Dette kan bidra til å svekke tilliten til kommunen som forvaltningsorgan. Kontrollutvalget har bedt kommunestyret om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger som var følgende: Videreutvikler systematisk opplæring og vurderer hvorvidt det er behov for å etablere egne kurs tilpasset ulike funksjoner og virksomheter Forankrer gode rutiner og holdninger til dokumenthåndtering på alle nivåer i organisasjonen Tydeliggjør saksbehandlers selvstendige plikt til registrering/journalføring Får oversikt over kommunens reelle restanser og sikrer oppfølging av disse Sikrer at oppgaver i tilknytning til journalføring og håndtering av innsynsbegjæringer utføres i henhold til gjeldende regelverk Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Råde kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven med å utføre eierskapskontroll. Gjennomførte eierskapskontroller 2006-2016: MOVAR IKS 2008 MASVO AS 2009 Unikom AS - 2009 Østfold kommunerevisjon IKS 2010 Krisesenteret i Moss IKS - 2012 DAØ IKS 2013 Alarmsentral Brann Øst AS 2014 Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS - 2016 Mosseregionens Næringsutvikling AS vært gjenstand for eierskapskontroll i 2017 Mosseregionens Næringsutvikling AS Mosseregionens Næringsutvikling AS (MNU AS) ble stiftet 26.10 2006. Rygge kommune er en av flere kommunale eiere av Mosseregionens Næringsutvikling AS (MNU AS). Råde kommune eierandel er 4,1 %. Private aktører eier noe i overkant av 50 % av selskapet. Selskapets forretningskontor er i Moss. MNU AS er et Mosseregions basert operativt næringsutviklingsselskap. Sekretariatet har vurdert og konkludert med følgende ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten: Eiermeldingen har ikke vært revidert siden 2009. I henhold til kommunestyrevedtak skal den revideres hvert 4 år. Konklusjonen er at målsettingen om ajourhold ikke er innfridd. Kommunestyret har delegert oppfølging av selskapene til fast utvalg for samhandling og næring (SAN). Sist orientering ble gitt 16.04 2016. Mosseregionens Næringsutvikling AS har etablert etikkreglement som er i tråd med kommunens forventninger. Rapporten konkluderte også med at styrende organer har utført sitt arbeid på en tilfredsstillende måte og i tråd med lovverket. Kontrollutvalget tok rapporten til orientering. Rapporten ble oversendt kommunestyret til videre behandling. Kommunestyret behandlet rapporten 30.03 2017. Kommunestyret tok rapporten til orientering. Videre vedtok kommunestyret at de forhold som påpekes som mangelfulle i rapporten (ajourhold av eiermeldingen) rettes opp. Oppfølging - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Oppfølging av tidligere eierrapport (2016) med Østfold Interkommunale Arkivselskap Kontrollutvalgets årsmelding 2017-5 - 35
IKS ble behandlet av kontrollutvalget i februar 2017. Vedrørende rapportens påpekning om at økonomirapportering til styret skal fremstå som egne saker, har nå dette blitt imøtekommet av selskapet. Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver og om den skal prioriteres. Kontrollutvalget har ikke mottatt henvendelser i 2017. Andre saker og informasjon Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Prosjektplan: Dokumenthåndtering Rapporter om utført forvaltningsrevisjon (ressursforbruk) Revisors uavhengighetserklæringer Engasjement brev fra Østfold kommunerevisjon IKS Østfold kommunerevisjon Resultat av kvalitetskontrollen. Saker som kontrollutvalget har fått informasjon om: Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Råde kommune Kommunestyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Følgeskriv tilsyn beredskap Tilsynsskjema-Råde-2016-endeligutgave-beredskap Tilsynsrapport barnehageloven Status rapport fra ØKR ang. fusjon med Follo Tvist - Visit Moss saken Tilsynsrapport Råde sykehjem Tiltaksplan for oppfølging av ernæringstilsyn Bekreftelse på iverksatte tiltak Tilsynsrapport opplæringsloven Kommunens system for vurdering av om kravene i opplæringsloven og forskrifter blir oppfylt Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte den 5. februar 2018. Kjell A. Løkke (s) Kontrollutvalgets leder Kontrollutvalgets årsmelding 2017-6 - 36
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 14357/2018 Klassering: 135-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde 05.02.2018 18/8 Referat og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, 19.01 2018 Vedlegg 1 Sak fra kommunestyret: Reglement for kontrollutvalget korrigering Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering 37
38
39
40
41
42
43