Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rygge, 5. februar 2018 Johnny Trandem Leder 1

2 Kontrollutvalget Rygges møte Sakliste PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 18/3 Prosjektplan: Kommunens ansettelsesprosesser 11 PS 18/4 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon PS 18/5 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra 23 adm. direktør PS 18/6 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 18/7 Eventuelt 40 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/54 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 20556/2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til innstilling) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/54 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 20544/2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /2 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes * 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 08:15 til kl. 09:15 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 17/27 17/34 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Johnny Trandem, leder x Aud Kristin Løken, nestleder x Per Christian Saastad Meldt forfall Frank Skjærbekk Trine Christiansen Meldt forfall Willy Karlsen Ole Gjølberg Meldt forfall Tone Holm Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Jolanta Betker, Bjørnar Holmedahl og lena Longva-Stavem Møtende fra administrasjonen: Innkalling og dagsorden: Ingen merknader til innkalling og dagsorden Møtet ble lukket under deler av sak 17/29, jfr kommunelovens 31.punkt 5 og offentlighetslovens 24.1 ledd.. Johnny Trandem, leder. Aud Kristin Løken, nestleder 5

6 Kontrollutvalget Rygges møte Sakliste PS 17/27 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/28 Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjoner PS 17/29 Forvaltningsrevisjonsplan PS 17/30 PS 17/31 Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvaliteskontrollen Rapport - Eierskapskontroll av AS Rygge Tomteselskap AS PS 17/32 Møteplan 1. halvår 2018 PS 17/33 PS 17/34 Referater og meldinger Eventuelt PS 17/27 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rygges vedtak/ : 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 17/28 Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjoner Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» sendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning Kommunestyret merker seg at kommunen har etablert et tilfredsstillende system og praksis for håndtering av sykepengerefusjoner. 6

7 Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Rygges vedtak : 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» sendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning Kommunestyret merker seg at kommunen har etablert et tilfredsstillende system og praksis for håndtering av sykepengerefusjoner. PS 17/29 Forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf. pkt. 3.1 i planen): Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget Rygges behandling : Møtet ble lukket under deler av sak 17/29, jfr kommunelovens 31.punkt 5 og offentlighetslovens 24.1 ledd. 7

8 Revisjonen presenterte den overordnede analysen for forvaltningsrevisjon og viste til 8 potensielle risikoområder. Kontrollutvalget vurderte og prioriterte tre prosjekter i perioden Etter en god diskusjon i utvalget ble følgende tre prosjekter valgt: Prosjekt 2 og 3 skal sees i sammenheng og leveres som et prosjekt. Videre oppfordrer kontrollutvalget i Rygge kontrollutvalget i Moss om å vurderer tilsvarende i sin plan vedrørende Personvern og informasjonssikkerhet. Kontrollutvalget Rygges vedtak : 1. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (jf. pkt. 3.1 i planen): 1 Kommunens ansettelsesprosesser oppfølging av kompetansekrav 2 Personvern og Informasjonssikkerhet 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 5. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 17/30 Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvaliteskontrollen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Rygges vedtak : 1. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering 8

9 PS 17/31 Rapport - Eierskapskontroll av AS Rygge Tomteselskap AS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av AS Rygge Tomteselskap, til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av AS Rygge Tomteselskap, tas til orientering Kontrollutvalget Rygges behandling : Sekretariatet presenterte kontrollens funn og anbefalinger. Kontrollutvalget ønsker å understreke at det er viktig at formannskapet innkaller kommunens selskaper til årlige orienteringer om selskapet. Kontrollutvalget Rygges vedtak : 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av AS Rygge Tomteselskap, til orientering, med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at AS Tomteselskapet har holdt en orientering i formannskapet. Kontrollutvalget ønsker å understreke at det er viktig at formannskapet innkaller kommunens selskaper til årlige orienteringer om selskapet. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av AS Rygge Tomteselskap, tas til orientering PS 17/32 Møteplan 1. halvår 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2018: 8. februar 26. april (regnskapsmøte) 7. juni Møtestart kl Kontrollutvalget Rygges behandling : Foreslått møtedato 8. februar flyttes til 15. februar, ellers ble forslagene vedtatt. Kontrollutvalget Rygges vedtak : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2018: 15. februar 26. april (regnskapsmøte) 7. juni Møtestart kl

10 PS 17/33 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Rygges behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Rygges vedtak : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/34 Eventuelt Kontrollutvalget Rygges behandling : Sekretariatet orienterte utvalget om kommende sekretariats konferanser i NKRF avholder sin konferanse 7-8 februar og FKT avholder sin mai Begge konferansene går på Gardermoen. Sekretariatet sende ut invitasjonen fra NKRF til faste medlemmer og den enkelte medlem sender sin interesse til sekretariatet. Påmeldingsfrist er 19. desember. Det er avsatt kursmidler til 2 personer i

11 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/52 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 22424/2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /3 Prosjektplan: Kommunens ansettelsesprosesser Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Kommunens ansettelsesprosesser» godkjennes. Fredrikstad, 30. januar 2018 Vedlegg Prosjektplan Kommunens ansettelsesprosesser, 30. januar Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 17/29 (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Det tas forbehold om at kontrollutvalgets innstillinger på prioritering i forvaltningsrevisjonsplanen blir vedtatt av kommunestyret. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to hovedproblemstillinger: I hvilken grad har Rygge kommune etablert et system som ivaretar oppfølging av kompetansekrav? I hvilken grad sikrer enhetene oppfølging av kompetansekrav i praksis? Revisjonen antar at det vil gå med 250 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i høsten Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i 11

12 forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 12

13 KOMMUNENS ANSETTELSESPROSESSER Rygge kommune Prosjektplan Rolvsøy 30. januar

14 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Revisjonen tar utgangspunkt i at kontrollutvalgets vedtak fra sak PS 17/29 Forvaltningsrevisjonsplan også blir vedtatt i kommunestyret Følgende prioriteringer fremgår av vedtaket: 1. Kommunens ansettelsesprosesser oppfølging av kompetansekrav 2. Personvern og Informasjonssikkerhet Overordnet analyse Rygge kommune 2017 ligger til grunn for kontrollutvalgets prioriteringer og her fremkommer det: «Kommunens ansettelsesprosesser oppfølging av kompetansekrav Ifølge HR Norge har mange ledere mye å lære for å øke treffsikkerheten når de ansetter. Feilrekruttering er ikke uvanlig og årsakene er varierte. Manglende kompetanse på rekrutteringsprosessen, dårlig forarbeid og svikt i innfasingen av den nyansatte er feil som går igjen. Det er vanskelig å anslå hva feilansettelser kan koste arbeidsgiver rent økonomisk, og dette vil variere fra sektor til sektor og stilling til stilling. I henhold til HR Norge kan en feilansettelse koste arbeidsgiver en til to årslønner. For ansettelse av helsepersonell har Helsedirektoratet utarbeidet egen veileder; «Gode rutiner gode tilsettinger (IS-2290)». Av veilederen fremkommer det at Helse- og omsorgstjenesten står ovenfor store utfordringer på personell- og kompetanseområdet i årene fremover. Befolkningen skal ha trygghet for at helse- og omsorgspersonell i Norge innehar nødvendige kvalifikasjoner, og at de yter faglig god og sikker helsehjelp. Gode rutiner ved tilsetting av helsepersonell er et viktig virkemiddel for kvalitet i den norske helsetjenesten. Personell står for minst to tredjedeler av ressursinnsatsen i helse- og omsorgstjenesten. Pasientsikkerheten og den samlede kvaliteten er avhengig av tilstrekkelig tilgang på personell med riktig kompetanse i alle deler av tjenesten. Arbeidsgiverne i helsesektoren må planlegge bemanningen og rekruttere nok personell med rett kompetanse, understøtte deres faglige utvikling og utnytte personellressursene best mulig. Det må legges til rette for at brukere er med på å forme kravene til helsepersonell. Arbeidsgiverne har ansvar for å ha gode rutiner ved tilsetting av helsepersonell, og sikre at personellet er kvalifisert for arbeidsoppgavene de skal utføre. Tematikken ovenfor aktualiseres ytterligere i forbindelse med at det fra og med 1. januar 2017 er innført nye krav om politiattest for alle som arbeider i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, uavhengig av pasient- eller brukergrupper personellet skal yte tjenester til. Frem til 1. januar 2017 har det kun vært krav om politiattest for de som arbeider med barn eller utviklingshemmede. Lovendringen betyr blant annet at også de som skal arbeide innen eldreomsorgen, psykiatritjenesten og som personlige assistenter må levere politiattest. Vi har ovenfor valgt å eksemplifisere risikoområdet gjennom ansettelsesprosesser som gjennomføres innen kommunens helse- og omsorgstjenester. Samtidig er det viktig å understreke at gode systemer og en god internkontroll innen kommunens ansettelsesprosesser er uavhengig av sektorer og stillinger. For å sikre gode ansettelsesprosesser i kommunen er det helt avgjørende at kommunen har utarbeidet et godt system med en god internkontroll på feltet. Samtidig er det viktig at systemet og internkontrollen på feltet er implementert ut til samtlige av kommunens østfold kommunerevisjon iks 2 14

15 virksomheter og underliggende organisasjons enheter som rekrutterer. Dette vil i stor grad kunne sikre at ansettelsespraksisen på den enkelte virksomhet reflekterer det som fremgår av kommunens system. Overnevnte vil ha betydning i et brukerperspektiv. Kompetente medarbeidere er en viktig forutsetning for at kommunens skal kunne yte forsvarlige tjenester. Det har også betydning i et organisasjonsperspektiv. Manglende kompetanse vil kunne medføre konsekvenser for effektiv drift. Eventuelle oppsigelsesprosesser er også svært belastende, både for kommunen og den den enkelte ansatte som prosessen retter seg mot. I et samfunnsperspektiv vil manglende kompetanse og/eller nødvendige godkjenninger eksempelvis ha betydning for samhandling med andre offentlige organisasjoner, og det vil også kunne ha betydning for kommunens omdømme.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER I hvilken grad har Rygge kommune etablert et system som ivaretar oppfølging av kompetansekrav? I hvilken grad sikrer enhetene oppfølging av kompetansekrav i praksis? Når det gjelder den første problemstillingen vil vi kartlegge kommunens rutiner og prosedyrer på området, og om disse er dekkende sett opp mot revisjonskriteriene. I forbindelse med den andre problemstillingen vil vi undersøke om kommunens rutiner og prosedyrer følges i praksis gjennom en spørreundersøkelse. I lys av at prosjektet har en begrenset timeramme vil det videre være naturlig å avgrense undersøkelsen om oppfølging av dokumentert praksis til én enhet. Hvilken enhet som blir valgt ut for nærmere gjennomgang drøftes med kommunen. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Rådmannens ansvar for betryggende kontroll, jfr. Kommuneloven 23 Helsepersonelloven Veileder; Gode rutiner- gode tilsettinger. Helsedirektoratet 2015 Kommunens interne rutiner østfold kommunerevisjon iks 3 15

16 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad har Rygge kommune etablert et system som ivaretar oppfølging av kompetansekrav? Kommuneloven, Helsepersonelloven, Veileder, kommunens interne rutiner Kommunens rutiner og prosedyrer på området Dokumentanalyse og intervju Problemstilling 2 I hvilken grad sikrer enhetene oppfølging av kompetansekrav i praksis? Kommuneloven, Helsepersonelloven, Veileder, kommunens interne rutiner Kommunens rutiner og prosedyrer på området Dokumentanalyse, intervju og spørreundersøkelse 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lena Longva- Stavem - forvaltningsrevisor Bjørnar B Holmedahl - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Vår 2018 Antall timer 250 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Rygge kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 15. februar 2018 Når rapport er sendt til rådmannen Høst 2018 Når rapport er sendt til ØKUS Høst 2018 østfold kommunerevisjon iks 4 16

17 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/86 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /4 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon 2017, tar til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2017 Rygge kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. I Rygge har revisjonen levert 313 timer per 31. desember 2017, eller 78 % av budsjett. Mindreforbruk avregnes mot et overforbruk i 2017 på regnskapsrevisjon. Mindreforbruket på forvaltningsrevisjon må også sees i lys av synergier fra gjennomføring av tilsvarende revisjoner i andre kommuner. 17

18 Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 93 % for Dette er noe lavere enn budsjettert, og skyldes en kombinasjon av langvarig sykefravær i seksjonen, opplæringsbehov for nyansatt revisor og bytte av seksjonsleder. Produksjonstimer per samordnes med regnskapsrevisjonens påløpte timer og vurderes også opp mot andre interne forhold, før tilleggsfakturering eller kreditering gjennomføres. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017 tas til orientering. 18

19 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar desember 2017 Rygge kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2017: Rygge Rapp 2016 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2017 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Refusjoner Overordnet analyse Sum Merknader: Kolonnen «Rapp. 2016» viser hva som er rapportert i 2016 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert i 2016, og eventuelt i 2017 der dette er aktuelt. «Totalt 2017» summerer bare timer som er levert så langt i Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene østfold kommunerevisjon iks 1 19

20 Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Refusjoner Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 24. april 2017 (sak 17/10). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 11. desember 2017 (sak 17/28). Det har totalt medgått 253 timer til prosjektet i 2017, og oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 78 timer i forhold til estimat. Dette skyldes en kombinasjon av få funn og effektivitet i revisjonen. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok kommunestyret 400 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2017 Leveransegrad Fredrikstad % Hvaler % Moss % Rygge % Råde % Sarpsborg % Sum % I Rygge har revisjonen levert 313 timer per 31. desember 2017, eller 78 % av budsjett. Mindreforbruket avregnes mot et overforbruk i 2017 på regnskapsrevisjon. Underforbruket på forvaltningsrevisjon må også sees i lys av synergier fra gjennomføring av tilsvarende revisjoner i andre kommuner. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 93 % for Dette er noe lavere enn budsjettert, og skyldes en kombinasjon av langvarig sykefravær i seksjonen, opplæringsbehov for nyansatt revisor og bytte av seksjonsleder. Produksjonstimer per samordnes med regnskapsrevisjonens påløpte timer og vurderes også opp mot andre interne forhold, før tilleggsfakturering eller kreditering gjennomføres. Etter samordning av timeforbruk i regnskapsrevisjonsseksjonen, er det for 2017 utstedt kreditnota gjeldende mindreforbruk på forvaltningsrevisjon til kommunene Moss og Sarpsborg. Sarpsborg kommune har vært orientert om at blant annet en undersøkelse ble flyttet til Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort ca timer i Disse oppdragene har omhandlet/omhandler: østfold kommunerevisjon iks 2 20

21 Forvaltningsrevisjon «Barnevern» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ferdigstilt i Forvaltningsrevisjon «Mottak av flyktninger» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren Undersøkelse knyttet til en varslingssak i Halden kommune. Undersøkelsen ble påbegynt i 2016 og ble ferdigstilt våren Forvaltningsrevisjon «Selvkost» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2017 og ble ferdigstilt høsten Forvaltningsrevisjon «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» - Fredrikstad kommune. Bystyret bevilget i sak PS100/17 et tillegg til ordinært revisjonsbudsjett for å gjennomføre denne undersøkelsen. Per er 75% av undersøkelsen gjennomført. Vi deltok på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune på tampen av 2016, hvor konkurransekriteriet var laveste pris. Vi leverte det laveste anbudet i konkurranse med flere andre store aktører. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Forøvrig deltar vi for tiden i liten grad i konkurranser om oppdrag i andre kommuner, som følge av egenregimodellen og forholdet til statsstøtteregelverket. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som eksempel vises det til Fylkesmannen, Høyskolen i Østfold, Direktoratet for sikkerhet og beredskap og lignende. Som nevnt ovenfor har seksjonen opplevd høyt sykefravær i Sykefraværet er ikke arbeidsrelatert. Vi har likevel satt inn enkelte HMS tiltak for å skape et enda bedre klima for våre medarbeidere. For å møte de ressursutfordringene som sykefraværet og en barselpermisjon medfører, ansatte vi Ida C. Stedjeberg i mars Ida kom da fra stilling som advokatfullmektig hos Fru Justitia i Sarpsborg. Vi har også hentet inn en ekstern konsulent, som gjennomførte en forvaltningsrevisjon i Moss kommune høsten 2017 rettet mot forebygging av psykiske lidelser hos barn og ungdom. Arbeidet ble gjennomført i samarbeid med forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen. Forvaltningsseksjonen har i tillegg, i langt større grad enn tidligere år, benyttet oss av den kompetansen vi har i vår Regnskapsrevisjonsseksjon. Seksjonsleder Anders Svarholt sa som kjent opp sin stilling i april 2017 etter åtte år i selskapet. Han gikk over i stilling som politiadvokat ved Øst Politidistrikt. Det ble umiddelbart igangsatt rekruttering av nye seksjonsleder, og Bjørnar Buvig Holmedahl østfold kommunerevisjon iks 3 21

22 tiltrådte 31. august Bjørnar er utdannet jurist og kommer fra en stilling i skattedirektoratet. Forøvrig henviser vi til vår hjemmeside for mer informasjon om våre ansatte. Rolvsøy, 29. januar 2018 Laila Nagelhus (sign.) Adm. dir. Bjørnar Buvig Holmedahl (sign.) Seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4 22

23 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/91 Dokumentnr.: 30 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /5 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg ØKR IKS: Uavhengighetserklæringer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Rygge kommune har oppdragsansvarlige revisorer Bjørnar Buvig Holmedal og Jolanta Betker samt administrerende direktør Laila Nagelhus avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og administrerende direktør tas til orientering. 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/91 Dokumentnr.: 29 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i kommunestyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2017 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, tas til orientering. 33

34 Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 34

35 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003 ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra kommunestyret går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget i møtene informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunestyret skal vedta planen. Kommunestyret kan delegere til Kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, sekretariatet og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding

36 Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til de som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til kommunestyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Medlemmer Johnny Trandem, leder (H, uavh. fra 2016) Aud-Kristin Løken, nestleder (H, uavh, 2016) Per Christian Saastad (Frp) Trine Christiansen (AP) Ole Gjølberg kst.repr. (AP) Personlige varamedlemmer Arve Eie (H) Espen Hult (H) Frank Skjærbekk (Frp) Willy Karlsen (AP) Tone Holm (AP) Kontrollutvalgets møte- og informasjonsaktivitet Østfold Kontrollutvalgssekretariat har ivaretatt sekretariatstjenesten i Sekretariatfunksjonen har vært ivaretatt slik at møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er blitt behandlet og utformet på tilnærmet samme måte som for øvrige politiske organ. Møteinnkallinger og protokoller er sendt elektronisk til utvalgets medlemmer, ordfører og rådmann. Kontrollutvalgets møteplan og møtedokumenter blir løpende publisert på sekretariatets hjemmeside: Denne siden er lenket til kommunens hjemmeside. Statistikk for de fire siste årene: møter saker Kontrollutvalget har i tillegg i 2017 hatt to fellesmøter med kontrollutvalget i Moss, hvor kommunesammenslåing og aktuelle fokusområder i den forbindelse har vært tema. Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at ordfører fortløpende får tilsendt utvalgets saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakt med den politiske ledelse i kommunen. Ved behandling av kommunes årsregnskap for 2016 var rådmann og økonomisjef særskilt invitert til møtet for å redegjøre for årets regnskap og resultat. Forum for kontroll og tilsyn (FKT) arrangerte en kontrollutvalgskonferanse i Tromsø i juni Fra kontrollutvalget deltok Johnny Trandem Behandlede saker i 2017 I 2017 er regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon utført av Østfold kommunerevisjon IKS. Selskapskontrollen er utført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Plandokumenter Kontrollutvalget har behandlet følgende plandokumenter for sin virksomhet: Møteplaner for kontrollutvalget Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Budsjett for kontroll- og tilsyn 2018 Overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i 2017 avholdt 5 møter. Til sammen har det behandlet i alt 34 saker. Kontrollutvalgets årsmelding

37 Regnskapsrevisjon Rapporter vedrørende investeringsprosjekter I henhold til reglement skal kontrollutvalget avgi innstilling til kommunestyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 2 millioner kroner. Kontrollutvalget avgir innstilling på grunnlag av revisjonens kontroller. I 2017 har kontrollutvalget ikke behandlet investeringsprosjekter over 2 millioner kroner. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2016 Kontrollutvalget har i 2017 avgitt uttalelse til kommunestyret om Rygge kommunes årsregnskap for Revisjonsberetningen for 2016 Resultatet av regnskapsrevisjonen rapporteres direkte fra revisjonen til kommunestyret gjennom revisjonsberetningen. I tillegg til revisjonsberetningen skal revisor også rapportere andre forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Slik rapportering skal skje til kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Rapportering av slike forhold skal skje i form av "nummererte brev" og notater. Revisjonsforskriften 4 gir bestemmelser om hvilke forhold som skal rapporteres i nummererte brev. Kontrollutvalget har ikke behandlet nummererte revisjonsbrev i Rapport om utført regnskapsrevisjon i 2017 Rapporten omtaler de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. Forvaltningsrevisjon I 2017 har kontrollutvalget behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport: «Refusjoner» Kontrollutvalget behandlet rapporten Kommunestyret vil behandle rapporten i Prosjektet «Refusjoner» hadde følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har kommunen etablert et tilfredsstillende system for håndtering av sykepengerefusjoner? 2. I hvilken grad har kommunen en tilfredsstillende praksis for håndtering av sykepengerefusjoner? Revisjonen konkluderte med at kommunen har etablert et tilfredsstillende system og praksis for håndtering av sykepengerefusjoner. Det ble ikke gitt noen anbefalinger i rapporten. Kontrollutvalget tok dermed forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning. Kontrollutvalget merket seg at kommunen har etablert et tilfredsstillende system og praksis for håndtering av sykepengerefusjoner. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport fra 2016: «Røde flagg» I denne rapporten fremmet revisjonen følgende tre anbefalinger: Iverksette, og følge opp, tiltak som fører til økt kjennskap til innhold i prosedyrer og kontrollrutiner blant ansatte med anvisning og attestasjonsmyndighet Gjennomgå de utvalgte fakturaene for å utelukke ytterligere avvik Utvikle et system med rutiner som gjenspeiler innholdet og kravene i kommunestyrevedtak 62/15 behandlet av kommunestyret Systemet bør også inneholde informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og eventuelle kontroller av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår. Hva eventuelle kontroller bør inneholde og hvordan de skal følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Dette vil i større grad kunne sikre etterprøvbarheten i vurderingene og de eventuelle kontrollene som er blitt gjennomført, samt at det vil kunne skape Kontrollutvalgets årsmelding

38 en enhetlig praksis for fremtidige risikovurderinger og kontroller. Sparebank 1 Østfold Akershus % Kommunestyret behandlet rapporten Rådmannen ble bedt om å rapportere om sin oppfølging til kommunestyret innen Oppfølging: Kommunestyret behandlet «Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg» den Rådmannen fremla et notat som tok for seg revisjonens anbefalinger og rådmannens tiltak til forbedringer. Kommunestyret vedtok rådmannens forslag til tiltak. Selskapskontroll Formålet med selskapskontroll fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Rygge kommune har etablert eiermelding som et ledd i sitt strategiarbeid som eier. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven med å utføre eierskapskontroll. I henhold til plan for perioden har AS Rygge Tomteselskap vært gjenstand for kontroll i Kontrollen med Mosseregionens Næringsutvikling AS ble gjennomført i 2016 men behandlet i utvalget februar Mosseregionens Næringsutvikling AS Mosseregionens Næringsutvikling AS (MNU AS) ble stiftet Selskapet eies av følgende: Moss kommune % Moss Havn KF % Rygge kommune 8.22 % Råde kommune 4.11 % Våler kommune 2.74 % Moss industri og Næringsforening % Selskapets forretningskontor er i Moss. MNU AS er et Mosseregions basert operativt næringsutviklingsselskap. Sekretariatet har vurdert og konkludert med følgende ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten: Rapporten konkluderte med at kommunens ajourholdet av eiremeldingen er gjennomført i tråd med vedtatte prinsipp i eiermeldingen fra Kommunestyret har delegert til formannskapet som skal sørge for at årlig rapportering fra selskapene. Vi registrerer at årsrapporter blir lagt frem for formannskapet, men det er ikke alle selskapet som det fremlegges for. I perioden er enkelte selskaper invitert inn til formannskapet for å informere nærmere om selskapet. I hht. eiermeldingen fremgår kommunens eierskap av årsrapporten. Mosseregionens Næringsutvikling AS har etablert etikkreglement som er i tråd med kommunens forventninger. Rapporten konkluderte også med at styrende organer har utført sitt arbeid på en tilfredsstillende måte og i tråd med lovverket. AS Rygge Tomteselskap AS Rygge Tomteselskap er et kommunalt aksjeselskap, organisert etter Lov om aksje selskaper. Selskapet er 100 % eid av Rygge kommune. Sekretariatet har vurdert og konkludert med følgende ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten: Rapporten konkluderte med at kommunens ajourholdet av eiremeldingen er gjennomført i tråd med vedtatte prinsipp i eiermeldingen fra Kommunestyret har delegert til formannskapet som skal sørge for at årlig rapportering fra selskapene. Daglig leder i Tomteselskapet holdt den 8. desember 2016 en orientering for formannskapet. Orienteringen omfattet blant annet en gjennomgang av økonomiske forhold blant annet selskapets likviditet. AS Rygge Tomteselskap har ikke etablert etikkreglement i tråd med kommunens Kontrollutvalgets årsmelding

39 forventninger. Det er i rapport gitt anbefaling om dette etableres. Rapporten konkluderte også med at styrende organer har utført sitt arbeid på en tilfredsstillende måte og i tråd med lovverket. Kommunestyret vil få rapporten til behandling på nyåret i Oppfølging - Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Oppfølging av tidligere eierrapport med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS ble behandlet i Vedrørende rapportens påpekning om at økonomirapportering til styret skal fremstå som egne saker, er dette nå blitt fulgt opp av selskapet. Sekretariatet har fremlagt oversikter for eiertilskudd i tråd med kontrollutvalgets vedtaket. Henvendelser til kontrollutvalget Kontrollutvalget kan også behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver og om den skal prioriteres. Kontrollutvalget har behandlet en henvendelse i 2017: Henvendelse til kontrollutvalget fra Torodd Hauger ang. sak kommunalt tilskudd til Rygge Airport AS. Kontrollutvalget tok til etterretning rådmannens vurdering om at støtten fra Rygge kommune til Rygge Airport AS er lovlig, dvs. at den ikke skal betegnes som «offentlig støtte». Kontrollutvalget avsluttet dermed saken. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Rapporter om utført forvaltningsrevisjon (ressursforbruk) Revisors uavhengighetserklæringer Prosjektplan «Refusjoner» Engasjementsbrev fra Østfold Kommunerevisjon IKS Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvaliteskontrollen Saker som kontrollutvalget har fått informasjon om: Protokoller fra kontrollutvalgets møter Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Rygge kommune Kommunestyrets behandling av saker fra kontrollutvalget Svar fra rådmannen ang. forsikringsordninger for styremedlemmer Statusrapport fusjonsprosess Follo og ØKR IKS Skatt øst kontrollrapport Rygge 2016 Henvendelse fra T. Hauger ang. sak 22/17 i PMU og svar fra KU leder. Referat fra fellesmøte med kontrollutvalget i Moss Tilsynsrapport Kommunens rolle som barnehagemyndighet Rapport om utført regnskapsrevisjon kommunestyret Søknad om Halden kommune om innlemmelse i ØKUS Andre saker og informasjon Av andre saker som kontrollutvalget har behandlet nevnes: Denne årsmeldingen er behandlet og godkjent av kontrollutvalget i møte den 15. februar Johnny Trandem (s) Kontrollutvalgets leder Kontrollutvalgets årsmelding

40 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/54 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 20564/2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /7 Eventuelt 40