Referat fra drøftingsmøte av styresakene i forkant av Helse Nord- Trøndelag HF sitt styremøte 1. juni 2018 Sted og tid: Direktørens videomøterom Levanger og A4 Namsos, kl. 1000 1130. Tilstede fra arbeidsgiver: Adm. direktør Torbjørn Aas, senterleder/økonomisjef Stein Erik Breivikås (ved sak 34 og 35), fagsjef Paul Georg Skogen, kvalitetssjef Hilde Fossland (ved sak 27)og HR-sjef Kari Hynne Skjærpe. Tilstede fra arbeidstakerorganisasjonene NSF v/anbjørg Støa og Lars Petter Skaanes, Fagforbundet v/elin Austmo og Hege Trana, NFF v/mona Lund Veie, Akademikerforbundet v/ivan Sundal, Delta v/ketil Eide og NITO v/marita Jakobsen Tilstede fra vernetjenesten: Kirsti B.F. Klingen og Tone Wanderås Alle FTV/HTV/HVO var innkalt til møtet. Innledning Administrerende direktør innledet og ønsket velkommen til dagens møte der styresaker i forbindelse med styremøtet 1. juni skal drøftes. Innledningsvis informerer direktøren også om at det er ønskelig å gjennomføre en evaluering av drøftingsmøtene før styremøter. Dette særskilt med bakgrunn i utfordringen med klargjøring av saksdokumenter foran møtene. Agenda styremøtet 160418: Sak 33/2018 Orienteringer fra adm. direktør Sak 34/2018 Driftsrapport april 2018 Sak 35/2018 Langtidsbudsjett Helse Nord-Trøndelag HF 2019-2030 Sak 36/2018 Bærekraft 22 delrapport prehospitale tjenester Sak 37/2018 Kvalitet Sak 38/2018 Andre orienteringssaker 1. Protokoll styremøte Helse Midt-Norge RHF 26.4.18 2. Protokoll foretaksmøte HMN og HNT 27.4.18 3. Protokoll brukerutvalget Helse Nord-Trøndelag 23.5.18 4. Evnt. andre orienteringer Sak 39/2018 Eventuelt Sak 40/2018 Godkjenning av protokoll Sak 33/2018 Orienteringer fra adm.direktør Fast post hvor direktøren orienterer om aktuelle saker som pågår. Direktøren vil i styret informere om Forbedring 2018 og en bekymring omkring misforholdet mange ansatte opplever mellom stor arbeidsbelastning og tid/ressurser de opplever å ha for å utføre sine arbeidsoppgaver tilfredsstillende. Undersøkelsen viser at vi scorer dårlig på begge disse forholdene. 1
I tillegg vil han kommentere neste ukes besøk i HNT med hensyn på regionalt samarbeid knyttet til billeddiagnostikk. Det vil bli gitt en status på Innovasjonsklinikken ved senterleder Stein Erik Breivikås. Styret ytret ved åpningen i februar et ønske om en status før sommeren på hvordan dette arbeidet går. Ingen innspill. Sak 34/2018 Driftsrapport april 2018 v/breivikås Senterleder/økonomisjef Stein Erik Breivikås informerte om at regnskap pr april er oversendt HMN. Regnskapet ble lukket fredag 18.05.18. Resultatet for april er - 400.000. En anser med dette at foretaket er på budsjett. Det ser i tillegg ut til at klinikkene holder seg i balanse. Inntektene ligger over plan pga høy aktivitet. Lønnskostnadene ligger også over budsjett. Merkostnader er knyttet til vikarer / innleie som med stor sannsynlighet er knyttet til den høye aktiviteten. Det er ikke overskridelser på fastlønn. Direktøren kommenterer at det er betryggende at foretaket kan vise til tilfredsstillende økonomisk resultat hittil i år. Risikobildet er stort, og klinikkene er med det sterkt forpliktet til å holde egne planer og budsjett. Det oppleves nå at foretaket har kontroll på økonomien. Sykefraværet er nedadgående ifht tidligere måneder i 2018. Vi har noe økt ventetid. Dette handler i stor grad om høy aktivitet gjennom vinteren som gir mange kontroller i etterkant. Det er fortsatt bekymringer knyttet til høy ventetid ved BUP, og det er fortsatt manglende registreringer. Dette er utfordrende. Epikrisetid er noe økende i foretaket. Med hensyn på investeringer er psykiatriløftet på plan både med hensyn på framdrift / byggetid og kostnader. Lars Petter Skaanes: Stiller spørsmål om den gylne regel. Er høy aktivitet i hovedsak knyttet til somatikk? Paul Georg Skogen kommenterer at det er positiv kostnadsutvikling innen psykiatri og BUP, aktivitet og ventetid er imidlertid fortsatt ikke som forventet innen psykiatrien. Lars Petter Skaanes: Stiller spørsmål til vikarinnleie / variabel lønn, kan dette ha sammenheng med nedbemanningen? Frykter at vi har tatt ned på fastlønn som gir større innleie og frykter belastninger på faste ansatte som ofte er dem som også blir leid inn på ekstravakter når det oppstår hull i turnus, fravær o.l. Stein Erik Breivikås kommenterer at det er for tidlig å si noe om dette, men det er selvfølgelig en vurdering som må gjøres. Annbjørg Støa: Støtter bekymringen fra Skaanes omkring vikarbruk og innleie av egne ansatte. Hege Trana: Stiller spørsmål til om det er tatt høyde for et lønnsoppgjør som viser seg å bli høyt. 2
Stein Erik Breivikås kommenterer at en ikke har tatt høyde for et lønnsoppgjør på et nivå som det kan se ut til at vi får, men mener det ikke skal bli store utfordringer knyttet til dette. Ivan Sundal: Stiller spørsmål til om det er planlagt evaluering av overføringen av sekretærene til klinikk som ble gjennomført under fase 2? Spekulerer på om lengre ventetid, mangel på registrering og lengre epikrisetid kan ha sammenheng med dette. Direktøren kommenterer at det ikke er tenkt en særskilt evaluering av dette utover en evaluering som må gjøres etter Pasientorientert organisering Fase 2. Breivikås kommenterer at det gjennom Bærekraft 22 foregår et kartleggingsarbeid med hensyn på støttetjenester til klinikkene. Tone Wanderås: Stiller spørsmål til hvilket nivå som beslutter bruk av vikarbyrå. Administrasjonen tar dette spørsmålet med tilbake for å sjekke fullmaktsreglement og rutiner omkring dette. Sak 35/2018 Langtidsbudsjett Helse Nord-Trøndelag HF 2019-2030 v/breivikås Langtidsbudsjettet er sendt RHF 28.april med forbehold om styrets godkjenning. Saksdokumenter er utsendt før drøftingsmøtet. Stein Erik Breivikås presiserer at langtidsbudsjettet ikke er en fasit. Forutsetningene kan endre seg mye fra år til år. Prognosene viser at de nærmeste 4-5 årene vil være krevende for foretaket, men at det etter denne perioden kan se ut til at det skal være mulig å sleppe opp noe mer på kostnadssiden og også med hensyn på investeringer igjen. Ved innføringen av Helseplattformen forespeiles 2 % reduksjon av variabel inntekt. Erfaringer fra andre land tilsier at denne risikoen er større. Paul Georg Skogen kommenterer at dette er et stort risikoelement. Det er usedvanlig viktig at vi kommer på plass med standardisering og kontinuerlig forbedringsarbeid som skal forberede oss på innføringen. Strategisk utviklingsplan ble vedtatt i februar. En vil se en mismatch mellom økningen i poliklinisk aktivitet mellom SU og langtidsbudsjettet. Annbjørg: Stiller spørsmål om hvordan vi skal ha kontroll på hva som er de rette tingene å gjøre med hensyn på å forberede innføringen av Helseplattformen? Paul Georg Skogen svarer at standardisering og reduksjon av uønsket variasjon vil ha stor betydning for dette. Det er vesentlig å unngå en stor dip økonomisk ved innføringen. Arbeidet med kontinuerlig forbedring vil ha særdeles stort fokus framover og vil også bidra til å forebygge utfordringene ved innføringen. Annbjørg: Gir tilbakemelding på at tidligere informasjon i direktørens faste informasjonsmøte med TV/VO om dette tema ga et godt grunnlag for å gjøre seg opp en mening om saken til tross for at saksdokumenter ikke er mulig å få ut i god tid før drøftingsmøtet. Kommenterer ellers at det ligger mye risiko i langtidsbudsjettet og at hun er bekymret for at arbeidet med Bærekraft 22 tar tid og om en vil se effekt tidsnok. Mona Lund Veie: Stiller spørsmål til at det beregnes 100 % effekt av tiltakene i Bærekraft 22 når erfaringer tilsier at det ofte kun ses 70 % effekt av slike overordnede og større tiltak. 3
Marita Jakobsen: Stiller spørsmål om uttak av medarbeidere til prosjektet Helseplattformen allerede er lagt inn i budsjettet. Dette svarer Stein Erik Breivikås ut med at det ikke er lagt inn kostnader på annen måte enn gjennom 2 % reduksjon i variabel inntekt på nåværende tidspunkt. Sak 36/2018 Bærekraft 22 delrapport prehospitale tjenester v/ Torbjørn Aas Direktøren går gjennom saken for Øystein Sende og legger fram presentasjonen som skal gås gjennom i styremøtet. Presentasjonen legges ved referatet etter møtet. Hege Trana: Kommenterer at det til tross for gode tall fra Pasientreiser og samkjøringsgrad i HNT er mange historier som forteller om pasienter som ikke har hatt en tilfredsstillende reise til / fra sykehuset. Ketil Eide: Kommenterer at mange faktorer ikke er tatt med i analysen fra HMN som ligger til grunn for analysemodeller for stasjonsplasseringer innen ambulanse. Direktør og fagsjef kommenterer at det kun er kjøretid og oppdragsmengde som er lagt inn som faktorer i analysene så det er viktig at dette ikke tas som forslag eller alternativer som er lagt inn fra Helse Nord-Trøndelags side. Denne saken vil være en prosessorientering overfor styret, en rapportering på hvor vi står i arbeidet. Tone Wanderås: Ber om at TV/VO tas med i diskusjon og møter for å sikre medvirkning omkring dette arbeidet i det videre i Prehospital klinikk. Kirsti Klingen: Ber om at en tidligere plansje med tydeliggjøring av ansvaret innen beredskap / akuttfunksjoner i kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten tas inn i presentasjon. (Overskriften på denne plansjen er «Akutt-forskriften Rollefordeling Helseforetak og kommune») Denne er klargjørende, og Sende har benyttet den i tidligere / andre presentasjoner. Sak 37/2018 Kvalitet v/fossland Fast post i styremøtene. Denne gangen skal kvalitetsleder Fossland redegjøre for arbeidet med standardisering inn mot innføringen av Helseplattformen. Hun vil ha hovedvekt på pasientskade / risiko og vil overfor styret presentere en prioritert ti på topp-liste over risikoområder. Dette som innspill til regionenes ti på topp-liste over risikoområder. Ingen innspill utover at dette oppleves som viktige fokusområder framover. Avslutning Partene er enige om at styresakene til styremøtet 01.06.2018 med dette er informert om og drøftet. Videre ble det avtalt at referatet fra dagens møte sendes ut til FTV/HTV/HVO i løpet av dagen, 23.05.2018, og at det enkelte fagforbund/hvo sender eventuelle kommentarer/tilførsler som limes inn i referatet. Referatet med kommentarer/tilførsler legges fram for styremøtet 01.06.2018. 4
Kommentarer/tilførsler til referatet sendes undertegnede innen fredag 25.05.2018 kl. 12.00 Lenke til styreadministrasjon finner du her: https://ekstranett.helse-midt.no/1007/default.aspx Lenke til nettsted for direktørens møter med FTV/HTV/HVO finner du her: http://virksomhetsportal.helsemn.no/omrader/hnt/nettverk/direktorensmotemedftvoghvo 01.06.18/Referent/Kari Hynne Skjærpe/- 5
Protokoll med innspill fra FTV til sakene i styremøtet Helse Nord-Trøndelag HF 1. juni 2018 Innspill fra tillitsvalgte gis på grunnlag av muntlig gjennomgang av sakene med unntak av sak 35 der saksgrunnlaget i tillegg var utsendt i forkant. Administrerende direktørs innstilling i sakene var ikke klar. Sak 34/2018 Driftsrapport april 2018 Innspill fra organisasjonene: Tillitsvalgte ber arbeidsgiver se nærmere på bruk av innleie og ekstravakter og hvordan dette slår ut med tanke på merarbeid og overtid hos ansatte. Stort belegg over tid gir økt arbeidsmengde med samme tilgjengelige ressurser. Tillitsvalgte er bekymret for at dette over tid går ut over kvalitet og pasientsikkerhet og ansattes helse. Tillitsvalgte ser utfordringa med å oppfylle kravet i den gylne regel da somatikk fortsetter å øke. Sak 35/2018 Langtidsbudsjett Helse Nord-Trøndelag HF 2019 2030 Innspill fra organisasjonene: Tillitsvalgte opplever at det er flere usikre momenter som kan utgjøre store konsekvenser for langtidsbudsjettet. Det er viktig at Prosjektet Bærekraft 22 lykkes på alle delpunkt både for å oppnå økonomisk effekt og å sikre motivert medarbeidere som kan ha tro på at vi lykkes med prosjektet. Det gir bekymring at flere av delprosjektene tar lenger tid enn først beregnet. Grunnbemanningen har blitt redusert over flere år som en konsekvens av effektivisering og har nå nådd et nivå der en ofte må kompensere med innleie på vakter. Dette sliter på ansatte og ledere og skaper usikkerhet. Det er viktig at rammene sikres slik at det er mulig å sikre den kvaliteten som skal være på tjenestene, pasientsikkerheten og kompetansen i helseforetaket opprettholde og kapasiteten ivaretas. Vi blir stadig utfordret på mer kompliserte tjenester blant annet i forbindelse med en aldrende befolkning med økt komorbiditet. Dette er en stor utfordring som gir grunnlag for bekymring. De ansattes arbeidsforhold må ivaretas slik at det er mulig å rekruttere, utvikle og beholde riktig og høyt kvalifisert personell. Helseplattformen skal innføres i løpet av perioden langtidsbudsjettet omhandler. Vi er informert om at en forventer en reduksjon (2% eller mer) i produksjon i denne perioden i forbindelse med at personell er tatt ut av vanlig produksjon i forbindelse med innføringsprosjektet og under opplæring. Hvor stor reduksjonen blir, er uviss og vil gi utslag på inntekter som igjen får konsekvenser for foretakets likviditet. Likviditeten er ut fra prognose i utgangspunktet svært marginal de første 4-5 årene av perioden for langtidsbudsjettet. Tap av inntekter og ekstra utgifter får derfor store konsekvenser og går ytterligere ut over investeringsevnen.
Tillitsvalgte ser det derfor viktig at det settes av nok tid og rom for forberedelser. Det er en stor organisasjon som skal motiveres til en stor endring. Sak 36/2018 Bærekraft 22 delrapport prehospitale tjenester Innspill fra organisasjonene: Tillitsvalgte ber om at flere faktorer blir tatt inn i vurderingene før beslutning tas med tanke på plassering av ambulansestasjoner og løsning for pasientreiser. HMN sin analyse som er grunnlag for analysemodeller ser kun på kjøretid og oppdragsmengde. Det bes om at TV/VO sikres medvirkning omkring denne saken i Prehospital klinikk. Sak 37/2018 Kvalitet Tillitsvalgte støtter fokuset på prosjektet der det jobbes med standardisering inn mot innføring av Helseplattformen med hovedvekt på pasientskade/risiko. Fagforbundet: Elin Austmo/Hege Trana DNJ: ikke til stede i møtet Delta: Ketil Eide El & IT. Jørund Eidsaunet. Akademikerforbundet: Ivan Sundal Dnlf: ikke til stede i møtet NSF: Annbjørg Støa/ Lars Petter Skaanes NITO: Marita Jakobsen HVO: Tone Wanderås/ Kirsti Fjær Klingen NFF: Mona Lund Veie Tekna: Mari Gårseth