Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Fellesnemnd Nye Lyngdal Kommunestyresal, Konsmo Dato: 15.03.2018 Tidspunkt: 12:00 Forfall meldes til Fellestjenesten post@lyngdal.kommune.no / 38 33 41 55 som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Orienteringer: 1.) Delprosjektet kommunevåpen og ordførerkjede v/michael Stene 2.) Måltall og ambisjonsnivå for ny kommune v/ann Karin Fuglestad 3.) Ikke avklart: Politisk organisering i nye Asker kommune 1
Saksliste Saksnr PS 8/18 PS 9/18 PS 10/18 PS 11/18 RS 5/18 RS 6/18 PS 12/18 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste Politisk organisering - Nye Lyngdal Måltall og ambisjonsnivå for ny kommune Nye Lyngdal Referater Tilsagn om prosjektskjønnsmidler - kapittel 571, post 64, prosjektnummer 608022, Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing Informasjon om opptak i prosjekt om digital kompetanse i kommunene Orienteringer / Eventuelt 2
PS 8/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 3
Arkiv: 033 Saksmappe: 2017/3962-5039/2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: 04.03.2018 Politisk organisering - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg Nye Lyngdal 14.03.2018 6/18 Fellesnemnd Nye Lyngdal 15.03.2018 9/18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1. Politisk struktur skal organiseres med faste utvalg som bygger på en formålsorganisering. 2. Alle faste utvalg skal ha delegert myndighet med avgjørelsesmyndighet. 3. Alle utvalg skal ha bred representasjon. 4. Det skal etableres et eget råd for hver av målgruppene barn/unge, eldre og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. 5. Ny kommune skal etablere nye og videreutvikle ordninger for innbyggermedvirkning som blant annet innbefatter stor bruk av e-demokratiske løsninger, brukerdialog og folkemøter. SAKSORIENTERING Bakgrunn for saken Intensjonsavtalen som er inngått mellom Lyngdal og Audnedal kommuner legger til grunn en politisk organisering som bygger på formannskapsmodellen. Det skal være følgende antall folkevalgte: Kommunestyret: 35 representanter Formannskapet 7 representanter I intensjonsavtalen står det videre: Det tas sikte på 29 kommunestyrerepresentanter i senere kommunestyreperioder Den nye kommunen skal arbeide for å bygge en felles, positiv kultur for samarbeidet mellom folkevalgte, mellom folkevalgte og administrasjonen, og mellom kommunen og innbyggerne. 4
Side 2 Partiene oppfordres til å bruke nominasjonsprosessene til å sikre at alle delene av kommunen er tilfredsstillende representert i styrer, råd og utvalg. Det er ønskelig å etablere både en administrativ og politisk organisasjon som er løsrevet fra slik kommunene er organisert i dag. Det betyr at man legger opp til en prosess for å etablere en organisasjon som både er tilpasset framtidens oppgaveløsning og framtidens forventninger fra innbyggerne. Det skal legges til rette for stor grad av innbyggermedvirkning og innbyggerdialog. For å komme frem til ønsket politisk organisering i ny kommune, så har fellesnemnda bestemt at utredning og arbeid med dette skal utføres innenfor rammene til et eget politisk delprosjekt. Den overordnede målsettingen med dette delprosjektet er å komme fram til en politisk organisering som bidrar til å bygge en felles positiv kultur for samarbeid i ny kommune og som ivaretar lokaldemokratiet og representasjon på en god måte. I møte den 19.12.2017 vedtok fellesnemnda følgende milepæler: 1. Arbeidet i delprosjektet har som mål å utarbeide forslag til politisk organisering med utvalg/komitéer og representasjon for ny kommune innen 1.4.2018 2. Arbeidet i delprosjektet har som mål å utarbeide forslag til lokaldemokratiske ordninger som ivaretar stor grad av innbyggerinvolvering/-medvirkning innen 1.4.2018. Prosess Fellesnemnda har vært samlet to hele dager, henholdsvis 8. februar og 8. mars 2018, for å arbeide utelukkende med politisk organisering i ny kommune. Samlingene har vært ledet med bistand av KS og administrativt arbeidsutvalg for Nye Lyngdal. Samlingene har hatt som mål å få frem fellesnemndas synspunkter gjennom plenum- og gruppedialoger. VURDERING I denne saken er det særlig to hovedtemaer som skal belyses; hvordan de faste utvalgene (organer i tillegg til kommunestyre og formannskap) og hvilke nærdemokratiske ordninger som skal vektlegges. Faste utvalg, jf. kommuneloven 10, er organer som kommunestyret velger om det vil opprette. Disse opprettes for kommunale formål (formålsorganisering) eller for deler av den kommunale virksomheten (funksjonsorganisering). Kommunestyret fastsetter selv området for de faste utvalgenes virksomhet, og utvalgene kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer som velges av kommunestyret. Medlemmene trenger ikke være medlem av kommunestyret. De generelle valgbarhetsreglene ( 14) om at den som har stemmerett og bor i kommunen, er valgbar og pliktig til å ta imot valg, gjelder. Fellesnemnda legger til grunn at ny politisk organiseringsmodell skal ta utgangspunkt i en formålsorganisering av de faste utvalgene. Som et utgangspunkt for denne inndelingen ønsker fellesnemnda å bruke modellen som nye Asker vurderer i sin prosess i etablering av ny kommune. 5
Side 3 Denne ser slik ut: Kommunestyre Formannskap Planutvalg Helse og velferd Oppvekst og utdanning Samfunn Medborgerskap En slik inndeling etter en formålsmodell er den vanligste formen for politisk organisering i norske kommuner. Det som er nyskapende i dette tilfellet er at det legges opp til et eller to utvalg som har en relativt annerledes karakter enn det som vanligvis benyttes. Fellesnemnda mener for eksempel at det er viktig at ny kommune etablerer et utvalg som har stort fokus på innbyggernes innflytelse/medbestemmelsesrett. Dette vil være i skjæringspunktet mellom frivillighet, kultur, servicefunksjoner, lokaldemokrati o.l. Et slikt utvalg mener fellesnemnda uansett ikke skal benevnes med tittelen medborgerskap da dette kan virke fremmedgjørende og lite gjenkjennbart. Fellesnemnda ønsker å få større innsikt i hva som kan ligge i de alternative utvalgene ved å rette en henvendelse til nye Asker kommune og be om informasjon/begrunnelse på deres foreløpige valg av de ulike faste utvalgene. Fellesnemnda har ikke tatt endelig stilling til antallet utvalg eller navn på de ulike, men det ble anslått som aktuelt å ha et sted mellom 3 og 5 utvalg. Det er ønskelig med bred involvering der det kan være aktuelt at også personer som ikke er del av kommunestyret har plass i ulike utvalg. Fellesnemnda vil at alle utvalg skal ha avgjørelsesmyndighet i en eller annen form. Dette arbeidet skal følges opp mer i detalj i det politiske/administrative delprosjektet som omhandler delegasjoner. Fellesnemnda ønsker å sjekke mulighetene for i hvilken grad de positive erfaringene ved Kulturforetaket i Lyngdal kan bestå og videreutvikles dersom foretaket avvikles og blir del av den kommunale organisasjonen. Dette er et arbeid som vil ha særskilt fokus i forhold til et av utvalgene i modellen. Det er svært ønskelig at engasjerte personer som ikke er politikere kan delta i et fast utvalg med særlig fokus på kultursektoren. Det vurderes som best løsning at både de eldre, unge og mennesker med nedsatt funksjonsevner bør ha et eget råd i ny kommune. I den grad det er mulig så skal disse rådene brukes mer aktivt inn mot både faste og ad hoc utvalg som etableres. Avklaringer med hensyn til antall, representasjon og virkemåte må det imidlertid jobbes videre med. I denne saken legges det til grunn at man ønsker et eget utvalg for hver av disse målgruppene. 6
Side 4 Fellesnemnda vurderer det som veldig viktig å ivareta innbyggermedvirkningen på en god måte i ny kommune. Gjennom prioritering av tiltak for innbyggerinvolvering i møte den 8.3.18, så konkluderte man her med at det var ønskelig å prioritere stor bruk av e-demokratiske løsninger (internettbaserte tiltak for å styrke folks deltakelse i demokratisk kommunikasjon), folkemøter og brukerdialog (for eksempel barnetråkk og brukerundersøkelser). KONKLUSJON Fellesnemnda har gjennom arbeidsmøtene kommet til enighet på en del førende prinsipper for videre organisering. Det gjenstår likevel flere prinsipielle avgjørelser som må drøftes ytterligere for å si at man har konkludert tilstrekkelig til at man kan gå videre til neste trinn som omhandler delegasjoner. Denne saken fremlegges fellesnemnda med de konklusjonene som så langt foreligger. I det videre arbeidet er det særlig viktig å endelig bestemme hvor mange og med hvilke formål de ulike faste utvalgene som ny kommune skal ha. Også antall representanter i de ulike utvalgene vil være hensiktsmessig å avgjøre. I tillegg vil det være ønskelig å avgjøre hvorvidt kulturforetaket skal innlemmes som del av den kommunale virksomheten i ny kommune. Ytterligere presiseringer og grad av delegasjoner innlemmes i et nytt delprosjektet som omhandler delegasjoner og reglement. 7
Arkiv: 030 Saksmappe: 2018/614-5054/2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: 05.03.2018 Måltall og ambisjonsnivå for ny kommune Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg Nye Lyngdal 14.03.2018 7/18 Fellesnemnd Nye Lyngdal 15.03.2018 10/18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: SAKSORIENTERING Hva er ambisjonsnivået for ny kommune og hvordan skal vi måle hvorvidt sammenslåingene er en suksess eller ikke? Dette kan gjøres på flere måter, men i denne saken presenteres målsettinger fra intensjonsavtalen som referanse. Intensjonsavtalen definerer flere områder det er ønskelig å fokusere på i den nye kommunen. Målsettingene fra intensjonsavtalen er formulert på noe ulikt vis, og det er derfor ikke alle som egner seg like godt å sette måltall på. I denne saken har prosjektleder sammen med politisk arbeidsutvalg gjort et utvalg som det er ønskelig å knytte indikatorer til og sette ønsket ambisjonsnivå på. Hva som skal være det konkrete ambisjonsnivået bør vedtas av fellesnemnda. Tabellen på neste side viser uttalte mål fra intensjonsavtalen. De som er markert med gult er valgt som aktuelle å knytte måltall til i denne omgang. Utvalget er basert på hva slags målsettinger det kan være hensiktsmessig å tallfeste et ambisjonsnivå på allerede kort tid etter 1.1.2020 og følge også i årene etter dette. Også andre mål i tabellen kan være aktuelle å målsette på tilsvarende vis. 8
Side 2 Mål 1 Mål 2 Mål 3 Mål 4 Mål 5 Mål 6 Mål 7 Målsettinger fra intensjonsavtalen Kommunen skal vektlegge å gi et helhetlig, likeverdig og tverrfaglig tilbud til alle innbyggere i den nye kommunen. Kommunal tjenesteyting som barnehager, skoler, helse og omsorgstjenester og så videre skal fortsatt lokaliseres i nærheten av der folk bor. Lokalisering av tjenester som for eksempel barnehager, skoler og institusjonsplasser, beholdes som i dag. Kommunen prioriterer forebygging, folkehelse og tidlig innsats for å skape gode lokalsamfunn, levekår og livskvalitet. Innbyggerrettede tjenester skal være desentraliserte. Kommunen skal opprettholde kommunale veier der det er fast bosetting. Det skal legges til rette for stor grad av innbyggermedvirkning og innbyggerdialog Næringsutviklingen skal bygge på eksisterende satsinger og naturlige fortrinn (eksempelvis primærnæring, prosessindustri, treklynge, handel, turisme). Næringsutviklingen skal baseres på vekst i alle deler av kommunen. Kommunen skal utnytte ny E-39 som en mulighet for videre vekst. Det må prioriteres å bygge ut tilførselsveiene til E-39 og styrke havneanleggene. Mål 8 Det arbeides for at følgende veistrekninger blir oppgradert (ikke prioritert rekkefølge); Fv 460 Vigeland Hålandskrysset, Fv 512 Byremo - Tingvatn, Fv 461 Konsmo Kvås, Fv 43 og 552 Kvås - Korshavn Mål 9 Den nye kommunen skal arbeide for å styrke jernbanen ved Audnedal stasjon. Mål 10 Det skal jobbes for å etablere tilfredsstillende kollektiv transport mellom de to kommunene. Etablering av gang- og sykkelstier er et prioritert område for kommunen. Mål 11 Kommunen skal arbeide for full dekning med fiberkabel. Mål 12 Kommunen skal framstå som et naturlig senter mellom Kristiansand og Stavanger. Mål 13 Befolkningsveksten skal være høyest i Agder og over landsgjennomsnittet. Mål 14 Kommunen skal være en attraktiv kommune for etablering av nye arbeidsplasser. Kommunen skal arbeide aktivt for etablering av private og offentlige (statlige og fylkeskommunale) virksomheter. Mål 15 Besøks- og bostedsattraktiviteten skal markedsføres med fokus på å kunne tilby et variert og spennende tilbud for alle. Mål 16 Kommunen vil videreutvikle satsingen på frivillig sektor. Det arbeides for å etablere felles kulturelle møteplasser for hele den nye kommunen. Mål 17 Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold på Agder (2015-2027) legges til grunn for arbeid med levekårsutfordringer. Mål 18 Mål 19 Mål 20 Mål 21 Mål 22 Byremo og Lyngdal skal være sentre for offentlig videregående opplæring i kommunen. Byremo skal videreutvikles til å bli et naturlig senter for videregående opplæring og kvalifisering av voksne i indre Agder. Byremo skal også være et senter for desentraliserte høgskoletilbud. Den nye kommunen vil arbeide for å øke antallet lærlingeplasser i kommunen. Det arbeides for at det skal være ingen eller lavest mulig eiendomsskatt i den nye kommunen. Innsparinger i stab-, støtte- og forvaltningsfunksjoner gjennomføres fra første stund. Den nye kommunen etableres med virkning fra 1. januar 2020, etter kommunevalget 2019. Det nye kommunestyret konstitueres innen oktober 2019. Det bør vurderes administrative sammenslåinger der det er hensiktsmessig så tidlig som mulig etter vedtak. Den nye kommunen tilrettelegger for det grønne skiftet med et aktivt jordvern, matproduksjon og med vekt på klima- og energivennlige løsninger. Kommunen ønsker å legge til rette for spredt bosetting. 9
Side 3 VURDERING Erfaringer fra andre kommunesammenslåinger viser at det har vært vanskelig å vurdere grad av måloppnåelse i etterkant av sammenslåingen. Dette vil alltid være utfordrende fordi dette vektlegges forskjellig avhengig av preferanser og ståsted, og det er også vanskelig å anslå det nøyaktige årsak-virkning forholdet. I tillegg er det mye som først etter mange år som sammenslått kommune vil kunne måles. Men selv om dette både er vanskelig og unøyaktig, så vurderes det som både nødvendig og nyttig å forsøke å konkretisere noen måltall. I det minste så vil dette være en bevisstgjøring av noe av det som er viktig å ha fokus på. KONKLUSJON Saken fremmes fra prosjektleder uten forslag til vedtak. Det er ønskelig at fellesnemnda er enige om utvalget av målsettinger, utvalget av indikatorer og definering av ambisjonsnivå. Mål 2: Kommunen prioriterer forebygging, folkehelse og tidlig innsats for å skape gode lokalsamfunn, levekår og livskvalitet: Måleindikator Status: Audnedal Status: Lyngdal Andel elever som gjennomfører videregående opplæring (5 år)* 81% 77% Andel elever som er fornøyd med lokalmiljøet ** 69 % 73% Andel ungdom som sjelden/aldri er i fysisk aktivitet*** 9,5% 15,5 % Overvekt og fedme blant kvinner**** 36% 37% Ambisjonsnivå Nye Lyngdal *Statistikken viser 3 års glidende gjennomsnitt ** Andel ungdomsskoleelever som svarer «svært fornøyd» eller «litt fornøyd» på spørsmålet: "Hvor fornøyd eller misfornøyd er du med lokalmiljøet der du bor?"), Ungdata 2016 *** Andel ungdomsskoleelever som svarte et av alternativene «1-2 ganger i måneden», «sjelden» eller «aldri» på spørsmålet: "Hvor ofte er du så fysisk aktiv at du blir andpusten eller svett?", Ungdata 2016 **** Statistikken viser 3 års glidende gjennomsnitt, FHI Mål 5: Det skal legges til rette for stor grad av innbyggermedvirkning og innbyggerdialog: Måleindikator Status: Audnedal Status: Lyngdal Her i kommunen har innbyggerne har gode muligheter til å påvirke 2,5 2,7 kommunale beslutninger som engasjere dem. Her i kommunen involverer politikerne innbyggerne i forsøk på å 2,4 2,6 finne løsninger på lokale problemer. *Lokaldemokratiundersøkelsen gjennomført i 2017 innbyggere, skala 1-4, KS Ambisjonsnivå Nye Lyngdal 10
Side 4 Mål 17: Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold på Agder (2015-2027) legges til grunn for arbeid med levekårsutfordringer: Måleindikator Status: Audnedal Status: Lyngdal Andelen heltidsansatte i kommunen* 29% 39% Kvinners grunnlønn i % av mannens* 99,2% 97,8% *Statistikk hentet fra PAI-registeret. 1.12.2017 Ambisjonsnivå Nye Lyngdal Mål 19: Den nye kommunen vil arbeide for å øke antallet lærlingeplasser i kommunen: Måleindikator Status: Audnedal Status: Lyngdal Ambisjonsnivå Nye Lyngdal Antall lærlinger i kommunen pr. 1000 innbygger 2,2 1,9 3 Antallet lærlinger i Lyngdal kommune er for tiden 16 personer, mens Audnedal har 4. Mål 21: Innsparinger i stab-, støtte- og forvaltningsfunksjoner gjennomføres fra første stund: Måleindikator Netto driftsutgifter til administrasjon, styring og fellesutgifter per innbygger i kroner. * *Kostratall 2017 Status: Status: Audnedal Lyngdal 8 124* 4 542* Ambisjonsnivå Nye Lyngdal Det er viktig å ha en enighet om noen sentrale måleparametre i arbeidet med kommunereformen. Dette vil skape legitimitet når disse på et senere tidspunkt trekkes fram som referanser i forhold til det arbeidet som har blitt utført. Saken legges frem uten forslag til vedtak fordi fellesnemnda først bør definere hvorvidt man ønsker denne typen måltall. Videre bør man avgjøre hvilke av målsettingene som skal tallfestes, hvilke indikatorer som skal brukes og hva som skal være ambisjonsnivået for den enkelte indikator. 11
PS 11/18 Referater 12
Audnedal kommune Lyngdal kommune Deres ref Vår ref 18/467-25 Dato 26. februar 2018 Statsbudsjettet 2018 - Tilsagn om prosjektskjønnsmidler - kapittel 571, post 64, prosjektnummer 608022, Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) viser til deres nye kommunes deltakelse i prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing. KMD gir med dette tilsagn om tilskudd til nye Lyngdal kommune til arbeid med fornying og utvikling av lokaldemokrati med kroner 100 000, over statsbudsjettets kapittel 571, post 64 i 2018. Prosjektets mål Målet med prosjektet er å mobilisere og legge til rette for at kommuner med vedtak om sammenslåing arbeider med å utvikle og fornye sitt lokaldemokrati som en viktig del av utformingen av den nye kommunen. Målet med tilskuddet er å bidra til at prosjektets mål nås. Vilkår for bruken av tilskudd Tilskuddsmidlene som tildeles nye Lyngdal kommune skal i sin helhet brukes til arbeidet med å utvikle og fornye lokaldemokratiet for den nye kommunen. Det forventes at alle resultater fra prosjektet kan gjøres offentlig tilgjengelig, blant annet ved at beskrivelser av tiltak som kommunen (planlegger) å gjennomføre, relevante rapporter og lignende kan legges ut på departementets hjemmesider, www.regjeringen.no. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 www.kmd.dep.no Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 Avdeling Kommunalavdelingen Saksbehandler Cathrine Sørlie 22 24 72 52 13
KMD forventer at nye Lyngdal kommune vil gi forskerne som gjennomfører underveisevalueringen den informasjonen og tilgangen som er nødvendig for å gjennomføre evalueringen. KMD forventer at nye Lyngdal kommune vil bidra til å formidle erfaringer fra prosjektet i sammenhenger der dette er naturlig, for eksempel på samlinger og konferanser for erfaringsutvekslinger i regi av departementet. I tillegg gjelder de vilkår som fremgår av dette brevet og av Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5. Utbetalingsordning Vi gjør oppmerksom på at midlene bare kan benyttes i 2018. Tilskudd utbetales på grunnlag av en utbetalingsanmodning fra den kommunen som skal motta tilskuddet på vegne av kommunekonstellasjonen/den nye kommunen. Utbetalingsanmodningen sendes i vanlig brev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Utbetalingsanmodningen skal inneholde følgende: - prosjektnavnet: Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing - det sekssifrete prosjektnummeret: 608022 - saksnummer: 18/467 - informasjon om hvilken kommune i denne konstellasjonen tilskuddsmidlene skal utbetales til og kontaktperson - kontonummer som pengene skal overføres til Utbetalingsanmodning skal sendes departementet innen 1. november 2018. Kontroll av bruk av tilskuddet Nye Lyngdal kommune skal kunne dokumentere at midlene blir brukt i overensstemmelse med vilkårene for tilsagnet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet kan velge å kontrollere at vilkårene i dette tilskuddsbrevet og i Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5 er oppfylt gjennom å be om ytterligere opplysninger og den dokumentasjon som er nødvendig for kontrollen. KMD forutsetter at kommunerevisor i sin gjennomgang vil inkludere tilskuddsmidlene fra departementet i sin revisjon. Utbetaling, tilbakebetaling og avkortning av fremtidige utbetalinger Dersom kommunen ikke har sendt en utbetalingsanmodning til departementet innen fristen 1. november 2018, kan departementet holde tilbake midlene og stoppe videre utbetalinger. Side 2 14
Dersom kommunen ikke har brukt tilskuddet i samsvar med vilkårene i dette tilskuddsbrevet eller Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 5, kan KMD velge å: a) kreve at kommunen betaler tilbake hele eller deler av det utbetalte tilskuddet b) avkorte fremtidige utbetalinger tilsvarende hele eller deler av det utbetalte tilskuddet Adgang til å kontrollere at vilkårene for tilskuddet er oppfylt og konsekvensene av dette fremgår av Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, pkt. 6. og 7. Kommunal- og moderniseringsdepartementet ønsker lykke til med det viktige arbeidet med å fornye og utvikle lokaldemokratiet for den nye kommunen. Dersom dere har spørsmål, ber vi om at dere tar kontakt med seniorrådgiver Anne-Karin Ødegård på telefon 22 24 70 43 eller e-post Anne-Karin.Odegard@kmd.dep.no. Med hilsen Sølve Monica Steffensen (e.f.) ekspedisjonssjef Cathrine Sørlie seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 3 15
Adresseliste Audnedal kommune Rådhuset 4525 KONSMO Lyngdal kommune Postboks 353 4577 LYNGDAL Side 4 16
Retningslinjer for tilskudd til prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing 1. Bakgrunn Stortinget har gitt sin tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Et viktig mål for kommunereformen er et sterkt lokaldemokrati. Kommunene velger selv hvordan de vil organisere lokaldemokratiet i egne kommuner, innenfor rammen av kommuneloven. Lokalpolitikerne har selv et vesentlig ansvar for å sikre effektiv og ansvarlig politisk styring, og å sørge for at forholdet til innbyggere, frivillige organisasjoner og næringsliv ivaretas på en god måte. I prosessen med å utvikle en ny kommune, er det viktig å diskutere hvilket lokaldemokrati kommunekonstellasjonen ønsker for sin nye kommune, og hvordan en ønsker at lokaldemokratiet skal fungere. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har igangsatt prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing for å mobilisere og legge til rette for at kommuner med vedtak om sammenslåing arbeider med å fornye og utvikle lokaldemokratiet, som en del av arbeidet de gjør med å bygge den nye kommunen. Prosjektet har fire virkemiddel: 1. Samlinger og konferanser for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet 2. Tilskudd til lokalt arbeid med å utvikle og fornye lokaldemokratiet for de nye kommunene i 2018 3. Felles eksterne, forskerbaserte underveisevalueringer 4. Et verktøy for å vurdere tilstanden til lokaldemokratiet i egen kommune, KS Lokaldemokratiundersøkelse 2. Mål for tilskuddet Målet med tilskuddet er å bidra til at prosjektets mål nås. Tilskuddet skal gå til kommunene for å delfinansiere arbeidet med å utvikle og fornye lokaldemokratiet for de nye kommunene. 3. Målgruppe Kommuner/kommunekonstellasjoner som er påmeldt prosjektet Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing. 17
4. Evaluering På oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil en forskergruppe gjennomføre en underveisevaluering av de lokale prosjektene. Denne uavhengige underveisevalueringen vil også kunne utforme indikatorer på måloppnåelse av prosjektet, Fornying og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing, og analysere hvorvidt prosjektet har oppnådd målet. Det kan likevel være vanskelig å skille ut tilskuddets bidrag til måloppnåelsen fra de andre virkemidlene, ettersom fire virkemiddel inngår i «en pakke». 5. Vilkår for bruk av tilskuddsmidlene Vilkårene for bruken av tilskuddet er at: a) Midlene kun skal brukes til arbeidet med å utvikle og fornye lokaldemokratiet i den nye kommunen b) Midlene skal brukes i 2018 c) Kommunen skal gi forskerne som gjennomfører evalueringen den informasjonen og den tilgang som er nødvendig for å gjennomføre evalueringen d) Kommunen formidler erfaringer fra prosjektet i sammenhenger der dette er naturlig e) Kommunen legger til rette for at alle resultater fra prosjektet kan gjøres offentlig tilgjengelig underveis f) Kommunen må sende en utbetalingsanmodning til departementet innen fristen 1. november 2018. Krav til innholdet i utbetalingsanmodningen vil bli beskrevet i tilskuddsbrevet. 6. Adgang til å kontrollere at vilkårene for tilskuddet er oppfylt Kommunal- og moderniseringsdepartementet kan velge å kontrollere at vilkårene for tilskuddet i dette regelverket og vilkårene i tilskuddsbrevet er oppfylt gjennom å be om ytterligere opplysninger og den dokumentasjon som er nødvendig for kontrollen. KMD forutsetter at kommunerevisor i sin gjennomgang vil inkludere tilskuddsmidlene fra departementet i sin revisjon. 7. Utbetaling, tilbakebetaling og avkorting av fremtidige utbetalinger Dersom kommunen ikke har sendt en utbetalingsanmodning til departementet innen fristen, kan Kommunal- og moderniseringsdepartementet holde tilbake midlene og stoppe videre utbetalinger. 18
Dersom kommunene ikke har brukt tilskuddet i samsvar med vilkårene i dette regelverket eller i tilskuddsbrevet, kan KMD velge å a) kreve at kommunen betaler tilbake hele eller deler av det utbetalte tilskuddet b) avkorte fremtidige utbetalinger tilsvarende hele eller deler av det utbetalte tilskuddet 19
Lyngdal kommune Postboks 353 4577 LYNGDAL Deres ref 2016/2330 Vår ref 15/2578-133 Dato 1. februar 2018 Informasjon om opptak i prosjekt om digital kompetanse i kommunene Viser til søknad fra Lyngdal og Audnedal kommuner (Nye Lyngdal) om å delta i prosjekt om digital kompetanse i kommunene. Det kom inn 74 søknader fra totalt 143 kommuner. Etter en helhetlig vurdering av søknadene er det gledelig å informere om at Lyngdal og Audnedal kommuner (Nye Lyngdal) er med i prosjektet. Oppstartskonferansen arrangeres 5. mars 2018 på Gardermoen. Deltakelse i programmet inkluderer dekning av deltakeravgift for inntil 7 personer. Dette gjelder for både oppstartskonferansen og for de kommende workshoper. Reise og øvrig opphold dekkes av kommunene. Det forventes deltakelse fra folkevalgte, administrasjonen og tillitsvalgte. Det vil også være mulig å følge oppstartskonferansen på streaming. Påmelding til oppstartskonferansen gjøres her: http://ks.event123.no/ksdigi/ Frist for påmelding: 13. februar. Det jobbes også med utvikling av en kunnskapsplattform. Denne vil presenteres på oppstartskonferansen. Prosjektet er et samarbeid mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS og hovedsammenslutningene i arbeidslivet. KS har ansvar for gjennomføring av møteplassene. Videre kommunikasjon om møteplassene vil derfor gå via KS. Deltakerkommunene må oppgi en kontaktperson fra kommunen. Send derfor navn og e-post til Lisa Neumann- Grue: LNG@ks.no. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 www.kmd.dep.no Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 Avdeling Kommunalavdelingen Saksbehandler Ina Kathrine Ruud 22 24 68 68 20
Samarbeidspartene i prosjektet ser frem til å møte dere på oppstartskonferansen. Med hilsen Mari Jacobsen (e.f.) avdelingsdirektør Ina Kathrine Ruud fagdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi KS Audnedal kommune Side 2 21
PS 12/18 Orienteringer / Eventuelt 22