Møtedato: 27.02.2018 Møtested: Trøgstad kommunehus, Kantina Møtetid: 16:00 18:00 NB! Merk møtetiden! Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentanter kan bli innkalt. Forfall skal meldes til partsammensatt utvalgs sekretær, tlf. 911 57 308 eller til e-popst: tone.asrud.reime@eidsberg.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 07/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 08/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 09/18 Orienteringer - Partsammensatt utvalgs møte 27.02.18 10/18 Arbeid med risiko- og sårbarhetsanalyse 11/18 Etablering av NAV IØK 2020 som eget delprosjekt - Godkjenning av mandat Heggin, 20.02.2018 Øivind T.reymert leder
Godkjenning av innkalling og saksliste 07/18 PSU fellesnemnda 5K PS 27.02.2018 Prosjektleders forslag: Innkalling og saksliste godkjennes. 2
Godkjenning av protokoll fra forrige møte 08/18 PSU fellesnemnda 5K PS 27.02.2018 Prosjektleders innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - PSU fellesnemnda 5K - 23.01.2018 3
Orienteringer - Partsammensatt utvalgs møte 27.02.18 09/18 PSU fellesnemnda 5K PS 27.02.2018 Legges eventuelt frem i møtet. 4
Arbeid med risiko- og sårbarhetsanalyse 10/18 PSU fellesnemnda 5K PS 27.02.2018 Prosjektleders innstilling: 1. Foreløpige rapporter om arbeid med ROS-analyse tas til orientering. 2. Prosjektleder samordner det videre arbeid med oppfølging av funn, og ferdigstilling av ROS-analyse med tilhørende tiltaksplaner. Saken gjelder: Ferdigstilling av helhetlig ROS-analyse for gjennomføring av Prosjekt Indre Østfold kommune 2020, samt ROS-analyse for sammenslåingskommunene Saksopplysninger: Prosjektplanen for Indre Østfold kommune 2020 tilkjennegir at det kan være behov for å gjennomføre jevnlige ROS-analyser gjennom hele prosjektperioden, samt arbeid med å definere med risikoreduserende tiltak. Spesielt gjelder tiltak knyttet til etableringen av en robust prosjektorganisasjon som er egnet til å håndtere kompleksiteten i det å bygge en ny kommune. Risikobildet vil derfor være gjenstand for løpende oppdatering. Det er også lagt opp til at det enkelte delprosjekt skal gjennomføre egen risikoanalyse og følge denne opp på tilsvarende måte. Arbeidet med ROS-analyse er godt i gang. Det er gjennomført nettbasert spørreundersøkelse både for hovedprosjektet og for hovedprosjektets innvirkning i den enkelte kommune. Spørreundersøkelsen har tatt for seg utvalgt temaområder som er diskutert med tillitsvalgte og vernetjenesten. Målgruppene for undersøkelsene har vært politikere, rådmenn, prosjektstab, ledergrupper, tillitsvalgte i PSU og vernetjenesten. Analysen skal i det videre arbeid ferdigstilles med analyser av sannsynlighets- og konsekvensvurderinger, samt utarbeidelse av tiltaksplaner på de temaområder dette anses nødvendig. 5
Prosjektleders vurderinger: Foreløpige rapporter fra den gjennomførte spørreundersøkelsen er presentert for den enkelte kommunes kontrollutvalg av rådmennene. Det er ytret ønske om at prosjektet sammenstiller og ferdigstiller funnene i en helhetlig ROS-analyse som endelig fremmes for fellesnemnda. Dette arbeidet er godt i gang, og det er organisert i et samarbeid mellom prosjektledelse, HTV i PSU og vernetjenesten. De foreliggende foreløpige rapporter er vedlagt, og prosjektleder vil gjennomgå disse i møtet. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken gjelder gjennomføring av helhetlig ROS-analyse knyttet til kommunereformprosjektet i Indre Østfold kommune 2020. Saken er en foreløpig orientering. Endelig ROS-analyse vil presenteres som egen sak til fellesnemnda. Vurdering av økonomiske konsekvenser: Det kan påløpe kostnader knyttet til tiltaksplaner som utarbeides på grunnlag av ROSanalysen. Budsjett for dette utarbeides av prosjektleder, og fremlegges for fellesnemnda i tilknytning til endelig behandling av ROS-analysen. Vedlegg: Overordnet ROS-analyse - Totalrapport ROS-analyse - Fordelt på kommunene 6
Etablering av NAV IØK 2020 som eget delprosjekt - Godkjenning av mandat 11/18 PSU fellesnemnda 5K PS 27.02.2018 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. NAV trekkes ut av delprosjekt helse, sosial og omsorg, og etableres som eget delprosjekt. 2. Forslag til mandat for organisering av nytt NAV i Indre Østfold kommune godkjennes (vedlegg 1). 3. Det engasjeres ekstern prosjektleder i perioden fram til ny NAV-leder er ansatt. Kostnader til denne deles likt mellom Indre Østfold kommune 2020 og NAV Østfold. Saken gjelder: Fellesnemnda fattet 17. oktober 2017 vedtak om å utrede interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune innenfor følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV Saksopplysninger: Driften av NAV gjennomføres som et partnerskap hvor kommunen og staten er likeverdige samarbeidspartnere som aktivt skal bidra til å skape et godt arbeidsfellesskap. Avtalen er hjemlet i lov om arbeids- og velferdsforvaltningsloven og rammeavtale om arbeids- og velferdsforvaltningen mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS. Styring og ledelsesstruktur følges opp gjennom et partnerskap bestående av rådmenn og fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten i Østfold. Det er vedtatt retningslinjer for struktur, organisering og innhold i partnerskapsmøte. Formålet med partnerskapsmøte er å samordne og koordinere kommunale og statlige mål og ressurser slik at NAV-reformens visjoner og mål kan realiseres på en best mulig måte. 7
Partnerskapet skal være et strategisk styre samtidig som det er det organet hvor NAVkontorets overordnede utøvende virksomhet styres. Utredning og organisering av nytt NAV i Indre Østfold kommune 2020 er inntatt som delområde i delprosjekt Helse, sosial og omsorg. Det har i tiden etter fellesnemndas møte 19.12.17 (hvor mandatet ble vedtatt) vært ytterligere dialog med fylkesdirektøren for NAV Østfold. Med bakgrunn i denne dialogen er det enighet om at utredning av ny NAVorganisering anbefales etablert som eget delprosjekt med et eget mandat og en egen prosjektleder. Det ligger i fellesnemndas føringer at etablering av nytt NAV i Indre Østfold er et av de samarbeidsområder som bør vurderes etablert før selve sammenslåingen. I det foreliggende mandat er det satt et mål om at et nytt NAV i Indre Østfold kommune kan etableres fra 01.01.19. Dette krever at arbeidet igangsettes så snart som mulig. Prosjektleders vurderinger: NAV er en tjeneste som inneholder mange tiltaksområder og hvor det er viktig med gode samhandlingsrutiner, særlig med bakgrunn i at aktivitetene styres gjennom et partnerskap mellom den enkelte kommune og NAV Østfold (Stat). Det er i dag eget NAV-kontor i Askim, Eidsberg og Trøgstad. Hobøl og Spydeberg kommuner samarbeider om et felles NAV-kontor som er lokalisert til kommunehuset i Spydeberg. Dette samarbeidet er regulert i en egen vertskommuneavtale. I arbeidet med nytt NAV er det signalisert fra statlig side at det er ønskelig å etablere større enheter enn i dag. Fra prosjektleders side anses dette som en fornuftig utvikling, relatert til endringene vi ser rundt oss; knyttet til nye digitale løsninger, bedre kommunikasjoner, korte avstander m.m. Samtidig må det fremheves at det også er klare forventninger til tilstedeværende NAV-tjenester lokalt, i forbindelse med utvikling av forvaltningsfunksjoner/ møteplasser på tettstedene. Det vedlagte utkastet til mandat anses å være et godt grunnlag for å utvikle og utrede en ny og robust NAV-tjeneste i Indre Østfold kommune. Delprosjektet er spesielt fordi nye løsninger må finnes gjennom god dialog/konsensus mellom to gjensidige og likeverdige parter, og ikke kommunene alene. Det er enighet med NAV Østfold om at utredningene i delprosjektet samordnes med prosessene i hovedprosjektet. Delprosjektet forutsettes fulgt opp direkte fra fylkesdirektør fra statlig side og en rådmann i delprosjektgruppa. Det foreslås engasjert egen prosjektleder i perioden frem til ny NAV-leder for den nye NAV-virksomheten er ansatt. Når arbeidet er kommet i gang, bør også delprosjektet ha i oppgave å søke å avklare forholdet til NAV i omkringliggende kommuner, særlig Marker og Skiptvet. Konklusjon: Prosjektleder anbefaler at organisering av ny NAV-tjeneste i Indre Østfold kommune etableres så snart som mulig, fortrinnsvis innen 01.01.2019. Ny organisering må baseres 8
på det utfordringsbilde som beskrives i vedlagte forslag til mandat, øvrig faglig bakgrunnsdokumentasjon, og øvrige styringssignaler (statlige, og ut fra foreliggende styringsdokumenter i Indre Østfold kommune 2020). Prosjektleder anbefaler at utredningene organiseres i et eget administrativt delprosjekt, og at det engasjeres en egen delprosjektleder for dette arbeidet inntil videre. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken gjelder justering av prosjektorganisasjonene for Indre Østfold kommune 2020, og anses å kunne sluttbehandles av fellesnemnda. Vurdering av økonomiske konsekvenser: Påløpte kostnader knyttet til utredning av ny organisering av NAV i Indre Østfold kommune deles mellom prosjekt Indre Østfold kommune 2020 og Arbeids- og velferdsetaten i Østfold. Budsjett for prosjektperioden utarbeides av prosjektleder og fylkesdirektør NAV i samarbeid, og fremlegges for fellesnemnda på lik linje med øvrige delprosjekter. Vedlegg: NAV_mandatutkast - revidert per 190218 (003) 9