Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Pasientreiser HF 11/12/2017 SAK NR 37-2017 Godkjenning av protokoll fra styremøte i Pasientreiser HF 30.10.17 Forslag til vedtak: Protokollen fra styremøtet i Pasientreiser HF 30.10.17 godkjennes. Skien, 04. desember 2017 Marit Kobro Administrerende direktør
Møteprotokoll for styret i Pasientreiser HF Styre Pasientreiser HF Møtedato 30.10.17 Møtested Tid: Møteleder Referent Sykehuset Innlandet HF, PRK Moelv Kl 10.30-15.00 Line Alfarrustad Eirik Andersen Referatdato 30.10.17 Følgende medlemmer deltok: Line Alfarrustad, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Bente Aae, styrets nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Frode Eilertsen, styremedlem, Helse Nord RHF Geir Kristoffersen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Jeanette Holtan, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser HF Alf Olav Uldal, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser HF Fra regionale brukerutvalg deltok: Øystein Kydland, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Sør-Øst Mona Sundnes, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Midt-Norge Fra internrevisjonen deltok: Internrevisor Tove Kolbeinsen Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser HF Øystein Næss, viseadm. direktør, Pasientreiser HF Hilde Holt, fagsjef, Pasientreiser HF Eirik Andersen, styresekretær Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt
Saker som ble behandlet: Sak 29-2017: Godkjenning av protokoll fra styremøte 13.09.17 Protokoll fra styremøte i Pasientreiser HF 13.09.17 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Protokollen fra styremøtet i Pasientreiser HF 13.09.17 godkjennes. Sak 30-2017: Virksomhetsrapportering pr 30. september 2017 Per 30. september viser måling av selskapets styrende KPIer at trenden med økning i antall digitale søknader og positiv utvikling i kvaliteten i vedtak fortsetter. Andelen elektroniske søknader i september var nær 60 % mot et mål på 50 %. IKT-løsningene har også hatt en god stabilitet i perioden. I september ble 42,1 % av vedtakene på saksnivå behandlet maskinelt eller med kontroll i Skien, med et gjennomsnitt på 7,8 dagers saksbehandlingstid. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for alle søknader var 16,7 dager nasjonalt i september 2017, en reduksjon på 7,5 dager fra august. Saksbehandlingstiden i manuell saksbehandling varierer mellom 14,3 og 52,3 dager i september i de fire regionene. I henhold til justert SLA er det et krav om at Pasientreiser HF skal digitalisere all post innen seks virkedager. Gjennomsnittlig ledetid i digitaliseringssteget var 2,45 dager i september. Styret orienteres om revidert fremdriftsplan for prosjekt Samkjøring i egen sak. Regnskapet per september viser et underskudd på 0,7 MNOK, og tilstedeværelse for september ser ut til å bli 94,2 %, som er noe høyere enn i august. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 30. september 2017 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 30. september 2017 til etterretning. Sak 31-2017: Halvårlig risikovurdering, Pasientreiser HF per oktober 2017 Styret i Pasientreiser HF gjennomfører årlig to helhetlige risikovurderinger for foretaket. Siste risikovurdering ble behandlet 04.05.17 (sak 04-2017). I foreliggende sak behandles en risikovurdering for foretaket per oktober 2017 som viser at det er syv punkter i gul sone og ett i rød sone. Det er utarbeidet en egen tiltaksliste i tilknytning til risikovurderingen. Etablerte tiltak har hatt positiv effekt, og det vurderes at anførte tiltak vil bidra til å redusere risikobildet. Tiltakene vil bli fulgt opp suksessivt fremover. Ny risikovurdering vil legges frem for styret våren 2018. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende risikovurdering til etterretning.
1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter systematisk oppfølging av disse tiltakene. Sak 32-2017: Kartlegging av praksis For å sikre lik og riktig praktisering av regelverket er det avgjørende å ha kunnskap om områder hvor praktiseringen av regelverket er ulik. Det gjennomføres derfor hvert år kartlegging av praksis blant medarbeiderne ved pasientreisekontorene. Kvalitet i vedtak blir ikke omhandlet i denne styresaken da dette blir beskrevet i virksomhetsrapporten som presenteres for styret. Det anbefales at styret tar gjennomført kartlegging til orientering. Styret tar gjennomgangen av kartleggingen av praksis til orientering. Sak 33-2017: Status for prosess med virksomhetsoverdragelse, reiser uten rekvisisjon Januar 2016 ble det besluttet at ressursene innenfor området reiser uten rekvisisjon skal samles i en juridisk enhet, Pasientreiser HF. I samarbeid med helseforetakene har Pasientreiser HF utarbeidet planer for virksomhetsoverdragelsen med virkning fra 1. januar 2018. De fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene sluttet seg til planforslaget 21. august 2017. Arbeidet med overføringen av oppgavene pågår og følger vedtatt milepælsplan. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken om status for virksomhetsoverdragelse til orientering. Styret tar saken om status for virksomhetsoverdragelse av reiser uten rekvisisjon til orientering. Sak 34-2017: Statusrapportering, prosjekt samkjøring (U.off. jf. offl. 23, 1. ledd) Saken oppsummerer aktuell status og utfordringsbilde vedr prosjekt samkjøring. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. Styret tar fremlagte sak om prosjekt samkjøring til orientering.
Sak 35-2017: Behov for justering av vedtektene Ved omgjøring av selskapsform fra ANS til HF fikk Pasientreiser HF nye vedtekter til erstatning for selskapsavtalen som lå til grunn ved tidligere organisering som ANS. Vedtatte omlegginger innenfor tjenesteområdet reiser uten rekvisisjon (RuR) gjør at det er nødvendig med enkelte justeringer i vedtektene. Administrerende direktør vil prosessere dette mot eier med sikte på at nye vedtekter kommer på plass innen virksomhetsoverdragelsen av de fire regionale RuRenhetene pr 01.01.18. Styret tar den fremlagte sak om behov for justering av vedtektene til orientering. Sak 36-2017: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om: Kontrollstrategi, status på arbeidet Status, personvern Budsjett 2018, status for prosess (muntlig) Aktuelt fra statsbudsjettet (muntlig) Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Styreleders orientering Styreleder orienterte om: Oppsummering av oppfølgingsmøte 2 med eier. Styret tar styreleders orientering til orientering.
Temasaker Følgende temasaker ble gjennomgått: Evt endringer i brukerutvalgets rolle, Pasientreiser HF menes egenpresentasjon Bente Aae Styrets nestleder Jeanette Holtan Reidun Rømo Frode Eilertsen Alf Olav Uldal Geir Kristoffersen Line Alfarrustad Styrets leder Eirik Andersen Styresekretær