Versjonsbrev Visma Avendo Økonomi 40 versjon 5.1 Oktober 2010 Innhold INNLEDNING 2 VIKTIG FØR OPPGRADERING TIL NY VERSJON 2 NEDLASTING AV NY VERSJON 2 SIKKERHETSKOPIERING 2 TESTFIRMAET 2 NYHETER OG ENDRINGER 3 FORBEDRET HJELPESYSTEM 3 HJELPEGUIDER PÅ INFOLINE 3 NY F1 HJELP 3 NY STARTSIDE FOR REGISTER 4 ENDRING I REGISTER MENYEN 4 NYE BLANKETTER OG SPRÅKSTYRING 4 SPRÅKSTYRING 4 ENDRING I MALREDIGERING 5 OPPRETTE NYTT FIRMA 6 NY KNAPP I HURTIGREGISTRERING 6 MANUELL INN/UTLEVERING 6 TABELLUTSKRIFTER 7 JOURNAL RAPPORTERING 7 FAKTURAJOURNAL TIL VISMA BUSINESS 7 REGLER FOR UTGÅTT/SPERRET 7 OPPDATER TRANSAKSJONSLINJER 7 BALANSE- OG RESULTATRAPPORT 8 VALG AV SKRIVER I PROGRAMMET 8 KONTOPLANER 8 SALG TIL UTLANDET 8 SALGS- OG INNKJØPSOVERSIKTEN 8 DIVERSE RETTINGER OG FORBEDRINGER 8 KONTAKTINFORMASJON 9 1
Innledning I dette versjonsbrevet beskriver vi de nyheter og endringer som har skjedd i versjon 5.1 av Visma Avendo Økonomi 40. Vi har gjort en del endringer i programmet også til denne versjonen. Dette har vi gjort for å øke brukervennligheten ytterligere og gjøre det enklere for våre kunder å håndtere de ulike oppgavene i programmet. Vi har brukt mye energi på å forenkle funksjoner, gjøre det enklere å navigere og få bedre oversikt. Før du oppgraderer til ny versjon anbefaler vi også å lese installasjonsveiledningen eller se filmen som finnes på åpningsbildet som dukker opp når du starter installasjonen (fra nedlasting eller CD-plate). For mer detaljert hjelp i programmet henviser vi til den elektroniske hjelpen. Husk at du kan trykke på F1 tasten for å få aktuell hjelp om det skjermbildet du til enhver tid står i. Dessuten finnes det mye supportinformasjon på Infoline. Her lanserer vi nå en helt ny tjeneste med hjelpeguider. Dette kan du lese mer om litt lengre ned i versjonsbrevet. Viktig før oppgradering til ny versjon Nedlasting av ny versjon Den nye versjonen finner du på Infoline i programmet ditt. Les anvisningene nøye før du starter nedlastingen. Etter at du har lastet ned versjonen er det viktig at du lukker programmet ditt før du starter oppgraderingen/installasjonen. Vi anbefaler også at du kjører en omstart av PC-en før oppgradering, for å frigjøre mest mulig ressurser. Sikkerhetskopiering Du bør utføre en sikkerhetskopi i programmet før oppgradering. Dette gjør du under Fil Sikkerhetskopiering Aktivt firma. Testfirmaet Når du oppgraderer programmet blir testfirmaet skrevet over. Dersom du vil ta vare på dataene i testfirmaet, må du ta en sikkerhetskopi som du leser inn igjen etter at du har installert den nye versjonen. Når du skal gå inn i testfirmaet etter oppgradering, så er brukernavnet automatisk fylt ut. Du trenger kun å klikke på OK for å logge inn. 2
Nyheter og endringer Forbedret hjelpesystem I versjon 5.1 introduserer vi to helt nye hjelpesystemer for deg som kunde. Vi har oppdatert F1 hjelpen i programmet med en helt ny hjelpeleser, samt at vi introduserer nye hjelpeguider på Infoline som skal gjøre det enklere for deg å få hjelp i hverdagen. Hjelpeguider på Infoline Visma Avendo ønsker å forbedre supporten på våre programmer ytterligere, slik at du som kunde kan få hjelp hele døgnet gjennom hele uken. Vi vil derfor med denne versjonen introdusere en ny hjelpefunksjon i Infoline. Ved å installere programmet Performit player, (lastes ned fra Infoline), vil du kunne spille av små hjelpeguider samtidig som du jobber i programmet. Hjelpeguidene inneholder identiske bilder av programmet i mindre format, med forklarende tekster. Den nye hjelpefunksjonen på Infoline skal være et bidrag til den tradisjonelle hjelpeknappen du finner via F1. Om du har prøvd våre hjelpefunksjoner men allikevel ikke har løst ditt problem, er du selvsagt velkommen til å ringe oss på support eller sende oss en e-post. Vi vil fortløpende sørge for nye oppdaterte hjelpeguider og håper du vil finne nytteverdi i vår nye hjelpefunksjon. Ny F1 hjelp Når du klikker på F1 tasten i programmet ditt, vil du legge merke til at hjelpeleseren som dukker opp ser litt annerledes ut enn tidligere. Dette er fordi vi har innført en helt ny hjelpeleser som gjør det mulig for oss å oppdatere hjelpetekster kontinuerlig via internett. Dvs. at hvis vi oppdager en tekst som ikke er bra nok, kan vi enkelt skrive den om og gjøre den tilgjengelig for alle kunder. Det jobbes med å skrive om og forbedre alle hjelpetekstene i programmet, og dette kommer til å oppdateres automatisk om kort tid. Hjelpen i Visma Avendo 3
Ny startside for Register Det første du vil oppdage når du starter programmet etter oppgraderingen er at det er lagt til en ny startside på høyre side i programmet, nemlig Register. Går du inn på denne får du en direktemeny for å gå inn på de mest vanlige registrene (Artikkel, Kunde, Leverandør og Regnskap). Endring i register menyen Når du går inn i Register menyen vil du se at du kommer rett inn i tabell modus. Slik får du med en gang oversikt over de postene du har liggende inne, og kan velge hvilke du skal jobbe videre med. Du kan også enkelt opprette nye poster ved å klikke på Ny knappen til høyre i skjermbildet. Du vil se at menystrukturen har byttet plass fra venstre side i skjermbildet til høyre. Nye blanketter og språkstyring I versjon 5.1 har vi gjort et omfattende arbeid med å endre og forbedre designet på de ulike blankettene i programmet (faktura, ordrebekreftelse, tilbud, etc.). Vi har endret på blankettene i henhold til tilbakemeldinger fra våre kunder, slik at de inneholder de mest brukte feltene og generelt ser bedre ut designmessig. I forbindelse med dette arbeidet har vi også fjernet noen blanketter som ble lite brukt. Dette medfører at det blir mer oversiktlig og enklere å finne aktuelle blanketter. NB! Hvis du har egendefinerte blanketter (blanketter som du har tilpasset selv, f.eks. med logo, o.l.), så vil disse fungere helt likt og se ut som de gjorde tidligere. Det er kun standardblankettene som har fått endret utseende. Dersom du har benyttet en standardblankett, og ikke ønsker de endringene vi har utført på denne, så er det mulig å laste ned de gamle fra Infoline. Språkstyring Vi har også lagt inn en ny funksjon for språkstyring på blankettene. Tidligere fantes det egne blanketter for engelsk tekst, som man måtte knytte til aktuell kunde. Fra versjon 5.1 bruker man i stedet samme blankett for både norske og utenlandske kunder, men kan stille inn språket på blankettprofilen. Hvis du har en kunde du ønsker å benytte en fakturablankett med engelsk tekst på, så går du inn på blankettprofilen (Register Kunde Blankettprofiler) på kunden og velger Engelsk i kolonnen for Utskriftsspråk. 4
Språkstyring i versjon 5.1 Endring i Malredigering Hvis man skal inn å endre eller lage en egendefinert blankett, bruker man menyen Malredigering (Fil Malredigering). Her har vi gjort en endring slik at det blir enklere å finne relevante felter å hente inn på blanketten. I menyen Tilgjengelige felter viser vi nå kun de mest vanlige feltene man henter inn på blanketten, slik at det blir raskere og enklere å finne korrekt felt. Men det er fortsatt mulig å hente opp det gamle skjermbildet der alle tilgjengelige felter finnes. Dette gjør man ved å klikke på knappen Tilgjengelige felter (i verktøylinjen øverst i skjermbildet) og velge Avansert. Tilgjengelige felter i Malredigering 5
Opprette nytt firma Veiviseren for å opprette nytt firma har blitt forenklet i versjon 5.1. Du har nå velge mellom å opprette nytt firma, opprette fra sikkerhetskopi eller registrere eksisterende firma direkte fra Valg av firma skjermbildet. Et nytt firma opprettes nå i to enkle steg der du angir all den informasjon som er nødvendig for å begynne å jobbe med firmaet. Opprette nytt firma i Visma Avendo Ny knapp i Hurtigregistrering I Hurtigregistrering har vi lagt til en ny knapp som heter Tidligere transaksjoner. Hvis du registrerer et bilag og står på en bestemt konto, kan du klikke på denne knappen og raskt få en oversikt over hvilke transaksjoner som har blitt ført på kontoen tidligere. Ny knapp i Hurtigregistrering Manuell inn/utlevering Funksjonen for manuell inn/utlevering på lager er forbedret og inneholder nå flere kontroller som gjør det enklere for deg å unngå feilregistrering. 6
Tabellutskrifter I versjon 5.1 er det enklere å skrive ut den informasjonen som finnes i en tabell i programmet. Hvis man for eksempel jobber med kunderegisteret, kan man velge å skrive ut en kundeliste med nøyaktig den informasjonen man har satt opp i registertabellen for kunder. Du klikker da på utskriftsknappen i verktøylinjen øverst i skjermbildet og får opp denne utskriftsdialogen: Tabellutskrift i Visma Avendo Journal rapportering I versjon 5.1 har vi gjort det enkelt å kunne skrive ut en oversikt over oppdaterte journaler i programmet (Fakturajournal, utbetalingsjournal, etc.). Du kan velge hvilke dato intervall du skal skrive ut for. Rapportene finner du i Utskriftssentralen, under mappen Journaler. Fakturajournal til Visma Business Benytter ditt regnskapsbyrå Visma Business? Da har vi nå en nyhet som kan forenkle samarbeidet ytterligere. Du og regnskapsfører har nå muligheten til å selv styre hvordan overføringen skal håndteres gjeldene mva koder og bilagsarter. Disse innstillingene kan gjøres i en XML-fil som du selv leser inn i Visma Avendo under innstillingene for journaleksport (Fil Firmavedlikehold Firmainnstillinger Kundeinnstillinger Journaleksport). Ta kontakt med oss eller din regnskapsfører for mer informasjon om dette. Regler for utgått/sperret Vi har forbedret funksjonaliteten for utgått/sperret på registerposter (kunder, artikler, etc). Når man markerer en post som utgått/sperret så vil den ikke vises i øvrige deler av programmet. En slik post vil f.eks. ikke kunne velges når man oppretter en ordre. Den synes ikke i søkelisten. Oppdater transaksjonslinjer Menyen Oppdater transaksjonslinjer har flyttet plass i menysystemet. Du finner nå denne under Arbeid med Regnskap. 7
Balanse- og resultatrapport Menyen Dynamisk rapportering har nå endret navn til Balanse- og resultatrapport. Du finner menyen på samme sted som tidligere. Valg av skriver i programmet Til versjon 5.1 har vi sørget for at alle utskriftsdialoger i programmet er like. Visma Avendo benytter nå en standard dialog der samtlige skrivervalg er like i hele programmet. De som har hatt utfordringer med visse utskrifter i Server miljø, vil nå unngå dette. Kontoplaner Vi har oppdatert våre kontoplaner i versjon 5.1. Hvis du oppretter et nytt firma kan du velge mellom kontoplan for aksjeselskap (AS) eller enkelpersonforetak (ENK). Dette gjelder kun ved opprettelse av nytt firma, og kontoplan i eksisterende firma vil ikke påvirkes. Salg til utlandet Ved salg til utlandet så styres nå landet av leveringsadressen og ikke som tidligere av fakturaadressen. Salgs- og innkjøpsoversikten Vi har lagt til noen nye kolonner i salgs- og innkjøpsoversikten. Dette gjelder både under tabelloppsett, samt som standard i de ulike tabellene. Diverse rettinger og forbedringer I tillegg til punktene ovenfor har vi gjort en rekke små rettinger og endringer i programmet som vi håper at du som kunde vil sette pris på. Vi vil oppfordre alle kunder til å komme med innspill til oss på ønsker og synspunkter i programmet. Vi jobber kontinuerlig med å gjøre programmet så brukervennlig som mulig, slik at våre kunder skal bli mest mulig effektive i sin hverdag. Vi utfører også en produktundersøkelse pr e-post årlig. Vi setter pris på om så mange som mulig besvarer denne. 8
Kontaktinformasjon Support Telefon: 455 06 150 E-post: support@vismaavendo.no Åpningstider: Mandag: 09:00-16:00 Tirsdag: 08:00-16:00 Onsdag: 08:00-16:00 Torsdag: 08:00-18:00 Fredag: 08:00-16:00 Sentralbord/Salg Telefon: 23 62 23 20 E-post: info@vismaavendo.no Web: www.visma.no/vismaavendo 9