HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 85/18 Orienteringssaker Vedlegg Helseplattformen orientering om status Saksbehandler Mads E. Berg Ansvarlig direktør Torbjørg Vanvik Saksmappe 18/9 Dato for styremøte 18. oktober 2018 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken Ingen Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Sak 108/15 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 16/16 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 55/16 Orienteringssaker, Vedlegg Kunngjøring anskaffelse Helseplattformen Sak 60/16 Helseplattformen Kunngjøring anskaffelse og Nasjonal forankring Sak 67/16 Orienteringssaker, Helseplattformen orientering om status og kunngjøring av prekvalifisering Sak 85/16 Orienteringssaker, Vedlegg - Helseplattformen orientering om status Sak 100/16 Helseplattformen orientering om status Sak 13/17 Helseplattformen orientering om status Sak 28/17 Helseplattformen orientering om status Sak 41/17 Helseplattformen orientering om status 1
Sak 56/17 Helseplattformen orientering om status Sak 68/17 Orienteringssaker Sak 79/17 Orienteringssaker Sak 91/17 Orienteringssaker Sak 100/17 Orienteringssaker Sak 16/18 Orienteringssaker Sak 38/18 Orienteringssaker Sak 49/18 Orienteringssaker Sak 63/18 Orienteringssaker Sak 73/18 Orienterinssaker GJELDENDE FORUTSETNINGER Ingen vedlegg. BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge RHF. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon med navnet Helseplattformen. Programmet eies av Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune, og skal etablere en journalløsning for hele helsetjenesten, på tvers av tjenestenivå. Alle kommuner i Midt-Norge har signert opsjonsavtaler, og fastleger og andre private aktører vil få tilbud om å koble seg på løsningen når den blir innført. Dette er første gang i Norge at det etableres en journal som følger pasienten i alle møter med helsetjenesten. Midt-Norge er utpekt som regional utprøvingsarena for det nasjonale målbildet «Én innbygger én journal». Programmet har tett samarbeid med bl.a. Direktoratet for e-helse om en rekke tema av nasjonal interesse. Anskaffelsen gjennomføres som konkurransepreget dialog, med flere dialogrunder, evaluering og nedvalg av leverandører på fastsatte tidspunkt i løpet av anskaffelsesperioden. 2
STATUS FOR HELSEPLATTFORMEN Nedenfor gis det en kort oppsummering av aktiviteter siden styresaken 13. september 2018 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Hovedaktiviteter og fokusområder Status i anskaffelsen Etter mottatt prøvetilbud i august har det blitt gjennomført en rekke dialogmøter med Epic. Gjennomgangen av prøvetilbudet avdekket behov for ytterligere avklaringer med leverandør, særlig innenfor områder hvor kravene til funksjonalitet krever utvikling, samt en helhetlig gjennomgang av foreslått innføringsplan. I tråd med vedtatt anskaffelsesstrategi er det fortsatt begrenset omfang på utvikling sett i forhold til det totale omfanget. Øvrige deler av prøvetilbudet er i tråd med gjennomført dialog før sommeren. Programorganisasjonen vil frem til tidlig november gjennomgå oppdatert prøvetilbud før utsendelse av endelig konkurransegrunnlag 22. november. I henhold til opprinnelig plan legges det opp til kontraktsignering ultimo mars 2019. Oppstart av innføringsprosjektet sammen med leverandør planlegges rundt uke 18 i 2019. Forberedende aktiviteter frem til oppstart av innføringsprosjektet Parallelt med sluttføring av anskaffelsen har programmet påstartet forberedende aktiviteter som vil gjennomføres frem til oppstart av innføringsprosjektet i 2.kvartal 2019. Det er etablert et eget prosjekt (benevnt Applikasjon og teknologi) i programmet som skal sikre at Helseplattformen innfrir medvirkningsforpliktelsene som inngår i kommende kontrakt med valgt leverandør. Dette omfatter områdene: Teknisk plattform (etablering av teknisk plattform som kommende PAS/EPJ skal kjøres på) IAM (anskaffelse og innføring av løsning for identitets- og tilgangsstyring m.m) Integrasjon (forberede kobling til de løsninger som ny PAS/EPJ skal samhandle med) Migrering (analyse og beslutte hvilke data som skal overføres fra eksisterende systemer til ny PAS/EPJ, videre forberede for uttrekk av aktuelle data og klargjøring/vasking av data) Grunndata (Identifisere og etablere nødvendige grunndatakilder og annet informasjonsgrunnlag for innlasting til PAS/EPJ ved oppstart) Rapportering (Utarbeide overordnet design for teknisk rapporteringsløsning) Videre er det igangsatt syv arbeidsstrømmer som i interimsperioden skal sikre tilstrekkelig forberedelse og at Helseplattformen er klar til å levere på foreliggende innføringsplan: Standardisering forberedelse konfigurering (HMN) Standardisering forberedelse konfigurering (Kommuner) Klinisk beslutningsstruktur (HMN) Klinisk beslutningsstruktur (Kommuner) Klinisk beslutningsstruktur (Felles mellom HMN og kommuner) Forberedelser etablering innføringsprosjekt 3
Utvidet informasjon om Helseplattformen til linjeorganisasjonene og andre aktører Forberede fastlegeinvolvering Involvering og forberedelse av opsjonskommuner Forberede involvering av avtalespesialister Arbeidsstrømmene inkluderer som det fremkommer blant annet standardisering og forberedelser til oppsett og konfigurering ved å etablere metodikk og rammeverk, sikre felles arbeidsprosesser og pasientforløp. Etablering av kliniske beslutningsstrukturer er helt kritisk slik at beslutninger kan tas på en god og effektiv måte underveis i innføringen. Det er også iverksatt et arbeid med ytterligere konkretising av bemanningsbehovet, utarbeide rollebeskrivelser og detaljering av tidsplan for innføringsfasen. Det skal gjennomføres et felles arbeidsmøte med ledelsen i HFene ultimo oktober hvor tema er innføringsplan og forberedelser til oppstart av innføringsprosjektet. Finansiering gitt over statsbudsjettet I forslaget til statsbudsjett fremlagt 08.10.2018 ble det foreslått 575 millioner kroner i lån og tilskudd til Helseplattformen i 2019, noe som er historisk ved at en IKTanskaffelse får statlig finansiering gjennom lån og tilskudd. Regjeringen vil komme tilbake til endelige rammer etter at avtale om kjøp av løsningen er inngått. Gevinstrealisering Styret i Helse Midt-Norge RHF ba i sak 96/17 om at det legges frem en gevinstrealiseringsstrategi for Helseplattformen med tilhørende tiltaksplan innen 01.10.2018. Gevinstrealiseringsstrategien med tiltaksplan skal forankres i helseforetakene og inngå som en del av styringsbudskapet fra Helse Midt-Norge RHF. Det er utarbeidet et utkast til gevinstrealiseringsstrategi for Helseplattformen (se. vedlegg). For å lykkes med gevinstrealisering må det jobbes systematisk og målrettet. Det vil derfor etableres et realiseringsprosjekt med koordinerings- og fagansvar for gevinstrealiseringen. Ved operasjonalisering av gevinstrealiseringsstrategien vil det være avgjørende at de respektive linjeorganisasjonene med støtte fra realiseringsprosjektet, samarbeider om beskrivelse av tiltakene og ansvaret for realisering. Linjeorganisasjonene vil sammen med innføringsprosjektet være ansvarlige for innføring og bruk av Løsningen. Ansvaret for organisatoriske endringer som eventuelt vil være forutsetninger for gevinstrealisering vil ligge hos linjeorganisasjonen. Gevinstrealiseringsstrategien inneholder på overordnet nivå eksempler på tiltak, utover innføring av Løsningen, som må vurderes for å sikre at Helse Midt-Norge RHF får mest mulig igjen for investeringen som Helseplattformen representerer. Gevinstrealiseringsstrategien peker på at det må jobbes videre med konkretisering av hvilke gevinster Helseforetakene forventer å oppnå med Helseplattformen, hvilke tiltak som må gjennomføres for å realisere gevinstene samt beslutte hvilke måleindikatorer (KPIer) som skal brukes for å måle gevinstrealiseringen. Strategien beskriver retning for det videre arbeidet og setter de overordnede rammene for gevinstrealisering knyttet til Helseplattformen. 4
Videre prosess er at gevinstrealiseringsstrategi sendes på høring til Helseforetakene med ønske om innspill på strategiens innretning og hvilke gevinster og tiltak Helseforetakene forventer med Helseplattformen. Nasjonalt samarbeid Programmet samarbeider på flere områder med nasjonale aktører. Programmet har opprettet egen rolle «Prosjektleder for koordinering av aktiviteter mot nasjonale aktører». Rollen samarbeider tett med ressurs i Direktorat for E-helse som koordinerer aktiviteter knyttet til Helseplattformen. Pågående sentrale aktiviteter for Helseplattformen er prosjektene SFM (Sentral ForskrivingsModul) og SAFEST (legemiddelinformasjon i spesialisthelsetjenesten), begge innenfor legemiddelområdet, samt PKT (Program Kodeverk og Terminologi) med bruk av SNOMED CT (kodeverk for medisinske termer). Foreløpige planer for prosjektene innenfor legemiddelområdet (SFM og SAFEST) er i tråd med Helseplattformens fremdriftsplan. For PKT-prosjektet er det usikkert om det finnes finansiering for å gjennomføre nødvendig forarbeid i tide tilknyttet konfigurering av Løsningen. Konskevensen blir i tilfelle at SNOMED CT som referanseterminologi vil ha mindre nytte for Helseplattfomen. Kommuner Det etablerte Samarbeidsrådet for opsjonskommuner møtes jevnlig. Det er oppnevnt en regional arbeidsgruppe som skal bidra til regional forankring og forberedende aktiviteter i kommunene for å ta i bruk Løsningen. Den regionale arbeidsgruppen har etablert lokale arbeidsgrupper med representasjon fra kommunene i regionen. Trondheim kommune tar et særskilt ansvar for å støtte kommunene slik at de kommer i gang med sine lokale prosesser. Det ble den 17.09 2018 avholdt en kick-off for ca. 150 deltagere fra de lokale arbeidsgruppene. Målsettingen med arbeidet er at kommunene skal gjennomgå dagens arbeidsprosesser og kvalitetssikre disse som et underlag til beslutning om mer standardiserte prosesser. Fylkesmannen i Trøndelag støtter arbeidet med skjønnsmidler i 2018. Det har vært avholdt møte med fylkesmannen i Trøndelag og fylkesmannen i Møre og Romsdal sammen med KS, Helse Midt Norge/Helseplattformen og Trondheim kommune. Fylkesmennene har som mål å sammen støtte arbeidet i kommunene og bidra til at Helseplattformen realiseres som første mål på veien til «Én innbygger - én journal». Det er avholdt et nytt møte med representanter fra nasjonale, regionale og lokale tillitsvalgte for fastlegene. Videre plan for arbeidet med involvering av fastlegene og fastlegekontorene som skal delta i oppsett av løsningen er under utarbeidelse sammen med Legeforeningen. Videre arbeid med fastlegene som skal bidra inn i konfigurering og standardisering av Løsningen i en beslutningsstruktur, samt fastlegene som skal bidra i innføring og opplæring, gjøres i samarbeid med oppnevnte kontaktpersoner i Legeforeningen. De vil bidra sammen med regionale og lokale tillitsvalgte i dette arbeidet. I forslaget til statsbudsjett for 2019 legger Regjeringen opp til en tilskuddsordning knyttet til kommunal del av løsningen samt fastlegedelen. Dette vil sikre at løsningen kan settes opp som en helhetlig løsning for hele helsetjenesten. Verken Helse Midt- 5
Norge RHF, Trondheim kommune eller øvrige kommuner som utløser sin opsjon vil nå løpe økonomisk risiko som følge av lav deltakelse. For 2019 har regjeringen foreslått et tilskudd på 110 millioner. Tilskuddet skal betales tilbake inkl renter etter hvert som opsjonene utløses. Regjeringen vil komme tilbake til endelig tilskuddsramme etter at avtale om kjøp av løsningen er inngått. Henvendelse fra Riksrevisjonen Helse Midt-Norge RHF (HMN) mottok primo juli 2018 brev fra Riksrevisjonen (RR) hvor de ber om en redegjørelse for status, fremdrift og det løpende risikoarbeidet i Programmet, samt nærmere redegjørelse for gevinstarbeidet, innføringens påvirkning på helseforetakenes produktivitet i overgangsfasen, testing, brukerinvolvering og brukeropplæring. Det antas at den Danske Rigsrevisjonens nylig avgitte rapport til Folketinget om innføring av Sundhetsplatformen i Hovedstadsregionen har vært en medvirkende faktor for RR sin henvendelse. RR refererer også i sitt brev til denne rapporten for flere av temaene som de ønsker belyst i redegjørelsen. Programorganisasjonen har i samarbeid med Administrasjonen utarbeidet svar på RR sin henvendelse, som ble oversent innenfor fastsatt frist i brev av 1.10.2018. Saken har utsatt offentlighet i henhold til riksrevisjonsloven 18 (2) og utsett innsyn i henhold til offentleglova 5 2. ledd. HMNs redegjørelse belyser: Status og fremdrift i arbeidet med hovedvekt på anskaffelsesprosessen inkl. vedlegg som i mer detalj beskriver de ulike stegene i Programmets pågående Konkurransepreget dialog anskaffelse. Redegjørelsen viser til at Programmets fremdrift er i henhold til plan (fastsatt i 2016) og innenfor økonomiske rammer. Programmets arbeid med risikohåndtering og kvalitetssikring, hvor Programmets organisering og drift av systematisk risikostyring beskrives. Videre beskrives hvordan henholdsvis intern og ekstern kvalitetssikring er organisert og gjennomføres. Som vedlegg inngår et dokument som beskriver programmets kvalitetssikringsstartegi fastsatt av Styret i HMN (styresak 53-15). Vedlagt er også programmets risikoanalyse (løpende «risikologg») og eksempler på rapport fra ekstern kvalitetssikrer. Risikovurdering av leverandørens leveranseevne og hvordan programmet systematisk har fulgt opp dette gjennom anskaffelsesprosessen. Eksisterende konkurransesituasjon etter at den ene av de to gjenværende leverandørene i juni 2018 valgte å trekke seg fra videre deltagelse i konkurransen inkl. korrespondansen mellom HMN og angjeldende leverandør i denne forbindelse. Hva programmet har gjort for å sikre læring og erfaringsoverføring fra andre miljøer og sammenlignbare prosjekter, herunder hvilke erfarings- og referansebesøk som er gjennomført, blant annet hos Sundhedsplatformen i Danmark. Hva Programmet gjør for å sikre systematisk identifikasjon og oppfølging av primært kvalitative gevinster. Hvilke forventninger HMN RHF har til innføringspåvirkning på helseforetakenes produktivitet i overgangsfasen. 6
Programmets strategi for testing og godkjenning av Løsningen før denne tas i bruk. Hvordan programmet har engasjert stor bredde av det kliniske miljø, både i primær- og spesialist helsetjenesten, for å sikre bred involvering av brukerne i arbeidet med utforming av funksjonelle og tekniske krav til Løsningen. Hvordan Programmet vil gå frem for å organisere og gjennomføre opplæring av brukere. 7
Oppsummering Fremdrift Fremdriften i programmet er i henhold til vedtatte planer. Endringene i konkurransesituasjonen samt utsatt frist for levering av Prøvetilbud har gjort at planer for anskaffelsesprosjektet er revidert. I henhold til opprinnelig plan legges det opp til kontraktsignering ultimo mars 2019. Økonomi Programmets økonomi er innenfor de budsjetterte rammer. Risikostyring 1. Det er nødvendig å ferdigstille arbeidet med å definere den tekniske plattformen for utviklings-/konfigureringsfasen, samt å utrede behovet for eventuell samordning med driftsplattformen for den nye LAB løsningen til Helse Midt-Norge RHF. Parallelt må det avklares hvilke organisasjonsenheter som skal gis ansvaret for de ulike forvaltningsoppgaver tilknyttet løsningen når den er på plass. 2. Videre arbeid med oppstart innføringsaktiviteter spesifikt ovenfor HF og Trondheim kommune. Kommunikasjon og forankring I tråd med kommunikasjonsplanen og involveringsplan for opsjonskommuner pågår en rekke aktiviteter for informasjon og forankring. Det arbeides med mer tilpasset informasjon til ulike faggrupper i helsetjenesten om innhold og funksjonalitet i løsningen. Samtidig forberedes innføring ved blant annet møter med ledelse ved helseforetak og med rådmenn i regi av KS. Regionale og lokale arbeidsgrupper har gjennomført samlinger med grundig gjennomgang av anskaffelsen og behovet for forberedelser til innføring. Nettstedet www.helseplattformen.no er ellers hovedkilde til informasjon og har egne sider for pasient- og innbyggerperspektiv, kommuner og sykehus. ADMINISTRERENDE DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. Vedlegg og andre saksdokumenter: xx. Gevinstrealiseringsstrategi xx. Tilsvar til Riksrevisjonen 8