UNIVERSITETET I BERGEN REFERAT Prosjekt Helse Campus Årstadvollen (HCÅ) Organ Sentral brukergruppe Sted EIA, Nygårdsgt 5, store møterom Dato: 23.06.2017 Møternr 11 Kl: 14:00-16:00 Organisasjon Rolle Navn Til stedet Forfall Universitetet i Bergen MOF Leder Guri Rørtveit Universitetet i Bergen - DPF Medlem Åsa Hammar Høgskulen på Vestlandet Medlem Sissel Johansson Brenna Bergen kommune Medlem Trond Egil Hansen Uni Research AS Medlem Tone Morken Høgskulen på Vestlandet Medlem Ingvild Hernar Universitetet i Bergen DPF Medlem Nina Gundersen Universitetet i Bergen - MOF Medlem Gard Aasmund Skulstad Johanson Universitetet i Bergen - Fast June-Vibecke Vernetjenesten Observatør Knudtsen Indrevik B+B Arkitekter AS Observatør Nina Pettersen Universitetet i Bergen - EIA Observatør Bjarte Jansen Horn Agenda Møte 11 - sak 1 Gjennomgang av referat. Kommentarer: - Ingen kommentarer til referatet fra forrige møte Møte 11 sak 2 Runde rundt bordet. Flere av miljøene har fått tilbakemeldinger lokalt om en viss bekymring for hva åpne kontorarbeidsplasser innebærer. Brukergruppen ønsker å belyse hva som finnes av forskning og erfaring for bruk av åpne kontorlandskap. Samtidig er det viktig at UiBs ledelse er tydelige på hvilke rammer og premisser som gjelder for utforming av arbeidsplasser. Brukergruppen ønsker å involvere Mellomrom AS før og på gruppens møte i september 2017. Til dette møte bør også verneombuder involveres. Møte 11 sak 3 Faglig virksomhet - Guri orienterte kort om rådsmøte i HelseOmsorg21 i mai, Helseministerens besøk til UiB i juni og kommende frokostmøte under Arendalsuken i august. Helseklyngen var/vil være et sentralt tema for nevnte møter. - Faglig forum og studentene skal arrangere en konferanse 18. oktober 2017. Sentral brukergruppen vil ta initiativ til et felles møte med Faglig forum i september 2017, med følgende formål: o Bli kjent med hverandres mandater og oppgaver
o Diskutere hva Faglig forum trenger av innspill fra Sentral brukergruppe Møte 11 sak 4 Møte 11 sak 5 Status byggeprosjekt Bjarte og Nina orienterte kort om fremdrift, byggetekniske utfordringer, ferdigstilling av konkurransegrunnlag og ressurser i prosjektet. Se også status for byggeprosjektet på nettsidene http://www.uib.no/strategi/helseklynge Plan for brukerinnspill Overordnet plan for brukerinnspill var distribuert i forkant av møtet. Prosjektet vil jobbe videre med en mer detaljert plan i nærmeste fremtid. Planen vil være levende gjennom hele prosjektet. Brukergruppen ønsket planens del som beskriver forholdet mellom byggeprosessen og brukerprosessen blir lagt ut på nettsidene. Det er viktig å komme tidlig i gang med flytteprosessen, herunder opprette lokale flyttegrupper, gjennomgang av gamle arkiver, koble på dokumentsenteret osv. Bjarte undersøker med EIA hvordan andre flytteprosesser organiseres. Neste møte Neste møte legges til 11. august 12.30-14.00. Deretter kalles det inn til møte 2. tirsdag i mnd 12.30-14.00 Vedlegg 1 Oppdatert Overordnet plan for brukerinnspill
Overordnet plan for brukerinnspill Helsecampus Årstadvollen Generelt om byggeprosessen Prosjektet vil benytte totalentreprise. Byggherre (UiB) beskriver hvilke funksjoner som skal ivaretas i bygget, mens det er totalentreprenøren som har prosjekteringsansvar. Dette ansvaret innebærer mengdeberegninger og tekniske løsninger for å oppfylle de funksjonskravene Byggherren stiller. Eksempel: Byggherren beskriver at bygget skal inneholde - antall behandlingsrom av en viss størrelse og plassering i bygget. Byggherre beskriver funksjoner og hvilke behov som skal tilfredsstilles. Dette kan være dimensjonering av rom, lydkrav, skjerming, etc.) Det blir da opp til totalentreprenøren å finne de tekniske løsningene og å beregne hvor mye materialer som er nødvendig. Samtidig er det i hovedsak totalentreprenøren som velger leverandør, produsent og modell på materiell og fast utstyr som oppfyller byggherres krav til kvalitet og funksjon.
Prosjektets fremdriftsplan Egen entreprise Overordnet fremdriftsplan HCÅ pr 22.06.2017 ID Task Name 2017 2018 2019 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov 1 Innvendig riving og samering 2 3 4 5 6 7 8 Regulering Rammetillatelse Funksjonsbeskrivelse Totalentreprise Anbud ut på Doffin og TED Tilbudsregning, evaluering, kontrahering Detaljprosjektering Riving 9 Bygging Brukerprosessen i prosjektet Fase 1 Konkurransegrunnlaget Totalentreprenøren er avhengig av en beskrivelse av hvilke funksjoner som skal løses for å kunne gi et pristilbud for jobben. Denne beskrivelsen fastsettes i Konkurransegrunnlaget. Et viktig innspill til konkurransegrunnlaget er brukernes beskrivelse av deres funksjoner og arealbehov. Dette fastsettes i form av et funksjons- og romprogram og illustreres i form av planskisser som anbefalt av brukergruppen og godkjent av byggekomiteen. Denne fasen er ferdigstilt, riktignok med noen få løse tråder på fast inventar, samt funksjonsbeskrivelse for «Kommunerommet» Bergen kommune. Gjenstående avklaringer blir tatt direkte med aktuelt brukermiljø ila av august.
Fase 2 Behovskartlegging Byggeprosjektet er nå inne i en fase med endelig planregulering og godkjenninger fra offentlige instanser som kommunen, arbeidstilsynet, etc. Entreprenører regner på tilbud, tilbud skal evalueres og totalentreprenør skal kontraheres. Denne prosessen varer i ca. 6-8 mnd. I denne fasen har prosjektet anskaffet en interiørarkitekt (IARK) som har ansvaret for plan for møblering og brukerutstyr. Denne prosessen krever involvering fra brukerne og viser plassering av møbler og annet brukerutstyr og vil gi et utgangspunkt for føringer, elektriske punkter, forsterkninger i vegger og gulv, etc. For å få etablert møbleringsplanen, vil det også legges en plan for innplassering av miljøer og prinsipper for adgangskontroll og sikkerhetssoner. Fase 3 Detaljprosjektering I denne fasen har prosjektet signert kontrakt med totalentreprenør som starter finplanleggingen av byggeperioden. Denne finplanleggingen kalles detaljprosjektering. Totalentreprenøren lager da, i samarbeid med prosjektet, en beslutningsplan. Altså, når trenger entreprenøren beslutning på hva fra byggherren. Deler av denne planen vil trenge innspill fra brukerne og deler fra byggherre/ drift og vil fordeles på hele byggeperioden frem til innflytting. Interiørarkitekten vil jobbe videre med møbleringsplan og fast inventar som gulvbelegg og overflater, fargevalg, lyssettinger, t-kjøkken, etc. Valg, anskaffelse og implementering av løst inventar og brukerutstyr vil imidlertid være den prosessen som krever tyngst involvering fra brukerne i denne fasen. Dette er byggherrens egne leveranser, men har selvsagt et tett grensesnitt mot totalentreprenørens planer. Dette krever altså et tett samarbeid mellom brukere, prosjekt og byggherre. Løst inventar og brukerutstyr er for eksempel møbler, IT/AV, annet brukerutstyr til kontorarealer, læringsarealer, fellesarealer og spesialarealer som klinikker, legekontor, «kommunerommet», omsorgslab, kantine, garderober, sykkelparkering, skilting, frosting etc. Andre prosesser i denne fasen som krever brukerinvolvering er valg, anskaffelse og implementering av utsmykking og kunst, i denne fasen. I denne fasen vil det også være naturlig at brukerprosessen avdekker behov som har mindre byggemessige konsekvenser, som for eksempel prinsipper og kjøreregler for bruk av lokalene. Også flytteprosessen krever tung involvering fra brukerne.