Meeting Book: Telemark kontrollutval (01.02.2018) Telemark kontrollutval Date: 2018-02-01T12:00:00 Location: Møsvatn, fylkeshuset Note: Vedlagt følger innkalling til kontrollutvalgsmøte. OBS! Møtestart er kl 12:00. Forfall meldast snarast til sekretær. Vara møter kun etter særskilt innkalling. For leiar Per Lykke Ingebjørg Liland sekretær for kontrollutvalet
Saksliste Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av innkalling 01.02.2018 3 Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 4 Saker til behandling 1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet 17 2/18 Selskapskontroll Vigo IKS - presisering av vedtak 29 3/18 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS 31 4/18 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 37 5/18 Orientering fra revisor 01.02.2018 40 6/18 Referatsaker 01.02.2018 41 7/18 Eventuelt 01.02.2018 42
1/18 Godkjenning av innkalling 01.02.2018-18/00168-1 Godkjenning av innkalling 01.02.2018 : Godkjenning av innkalling 01.02.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00168-1 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Godkjenning av innkalling 01.02.2018 Forslag frå sekretariatet: Innkallinga er godkjent. 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00168-2 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 Forslag frå sekretariatet: Protokoll 14.12.17 er godkjent. Vedlegg: Protokoll 14.12.17 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 Møteprotokoll Telemark kontrollutval Dato: Stad: Arkivsak: 14.12.2017 kl. 10:00 Fylkeshuset, Nisser 17/00121 Til stades: Per Lykke (leiar), Einfrid Daghild Halvorsen, Karianne Hansen, Tor Erik Baksås. Møtande varamedlemmer: Fråfall: Leif Refsdal Andre: Økonomisjef Ailin Aastvedt Telemark kommunerevisjon: Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson (sak 41-43/17) Temark: Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 7/17 17/00121-52 Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 8/17 17/00121-53 Godkjenning av protokoll 13.11.2017 4 Saker til behandling 1
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 40/17 17/14640-1 Orientering om budsjett 2018 - Telemark fylkeskommune 5 41/17 17/07214-6 Prosjektplan VIGO IKS 6 42/17 17/14786-4 Tilbod og prosjektplan - Eigarstyring og tiltak for å sikre kompetente styre evaluering, val og samansetjing 7 43/17 17/16001-1 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Journalføring og arkiv" 8 44/17 17/03044-12 Orientering frå revisor 14.12.2017 9 45/17 17/14638-1 Møte- og arbeidsplan 2018 - Telemark kontrollutval 10 46/17 17/03043-10 Referatsaker 14.12.2017 11 47/17 17/03042-7 Eventuelt 14.12.2017 12 Skien, 14.12.2017 Per Lykke Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 Møteinnkalling 7/17 Godkjenning av innkalling Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Forslag frå sekretariatet: Innkallinga er godkjent. Møtehandsaming Votering Enstemmig. Vedtak Innkallinga er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saknr 7/17
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 Møteprotokoll 8/17 Godkjenning av protokoll 13.11.2017 Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Forslag frå sekretariatet: Protokoll 13.11.17 er godkjent. Møtehandsaming Votering Enstemmig. Vedtak Protokoll 13.11.17 er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saknr 8/17
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 Saker til behandling 40/17 Orientering om budsjett 2018 - Telemark fylkeskommune Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Saknr 40/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til orientering. Møtehandsaming Økonomisjef Ailin Aastvedt svara på utvalets spørsmål rundt fylkeskommunens budsjett for 2018. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 41/17 Prosjektplan VIGO IKS Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Saknr 41/17 Forslag frå sekretariatet: Prosjektplanen godkjennast. Møtehandsaming Utvalet drøfta prosjektplan og ressursfordeling i møtet. Leiar fremma følgjande tillegg til vedtak: Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune har tidlegare vedteke at vi skal bidra med forvaltningsressursar i selskapskontrollen av Vigo IKS. Utvalet vil imidlertid påpeke at Vigo er eit IKS som eigast av 18 fylkeskommunar og Oslo kommune. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune meiner derfor at eigarane bør vere med å bidra til kostnadane til selskapskontrollen. Det vil også kunne styrke eigarskapet til den kommande revisjonen. Votering Enstemmig for forslag til vedtak med tillegg frå leiar. Vedtak Prosjektplanen godkjennast. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune har tidlegare vedteke at vi skal bidra med forvaltningsressursar i selskapskontrollen av Vigo IKS. Utvalet vil imidlertid påpeke at Vigo er eit IKS som eigast av 18 fylkeskommunar og Oslo kommune. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune meiner derfor at eigarane bør vere med å bidra til kostnadane til selskapskontrollen. Det vil også kunne styrke eigarskapet til den kommande revisjonen. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 42/17 Tilbod og prosjektplan - Eigarstyring og tiltak for å sikre kompetente styre evaluering, val og samansetjing Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Saknr 42/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og tilbodet på eigarskapskontrollen av «Eigarstyre og tiltak for å sikre kompetente styre-, evaluering, val og samansetjing» frå Telemark kommunerevisjon IKS, med ein pris på kroner 70 000,-. Møtehandsaming Kontrollutvalet gjekk gjennom prosjektplan med forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Følgande selskap blei vald ut til selskapskontrollen: - Vigo IKS - Kragerø Fjordbåtselskap IKS - Telemark og Vestfold regionteater AS - Konsesjonskraftstyret i Telemark Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og tilbodet på eigarskapskontrollen av «Eigarstyre og tiltak for å sikre kompetente styre-, evaluering, val og samansetjing» frå Telemark kommunerevisjon IKS, med ein pris på kroner 70 000,-. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 43/17 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Journalføring og arkiv" Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Saknr 43/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Journalføring og arkiv» i tråd med den framlagte prosjektplanen. Møtehandsaming Handtering av innsynsbegjæring takast med i prosjektet. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Journalføring og arkiv» i tråd med den framlagte prosjektplanen og med presisering gitt i møte. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 44/17 Orientering frå revisor 14.12.2017 Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Saknr 44/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til orientering. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg ga utvalet ei orientering om den pågåande revisjonen i fylkeskommunen. Kontrollutvalet bad revisjonen følgje opp i saka med Fagskulen. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 45/17 Møte- og arbeidsplan 2018 - Telemark kontrollutval Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Saknr 45/17 Forslag frå sekretariatet: Møte- og arbeidsplan 2018 for Telemark kontrollutval godkjennast. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ønskjer. Møtedatoar 2018: torsdagar kl. 10:00 01.02, 15.03, 12.04, 03.05, 07.06, 30.08, 27.09, 08.11, 13.12 Møtehandsaming Utvalet ønskjer ei orientering om Kragerø Fjordbåtselskap i neste møte Votering Enstemmig. Vedtak Møte- og arbeidsplan 2018 for Telemark kontrollutval godkjennast. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ønskjer. Møtedatoar 2018: torsdagar kl. 10:00: 01.02, 15.03, 12.04, 03.05, 07.06, 30.08, 27.09, 08.11, 13.12 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 46/17 Referatsaker 14.12.2017 Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Saknr 46/17 Forslag frå sekretariatet: Referatsakene takast til orientering. Møtehandsaming - Referat frå studietur til Danmark med kontrollutvalet i Vestfold fylkeskommune - NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 7-8. februar Votering Enstemmig. Vedtak Referatsakene takast til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11
1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17-18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 : Protokoll Telemark kontrollutval 14.12.2017 47/17 Eventuelt 14.12.2017 Handsama av 1 Telemark kontrollutval Møtedato 14.12.2017 Møtehandsaming Ingen saker vart behandla. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12 Saknr 47/17
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Årsmelding 2017 for kontrollutvalet Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00221-1 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2017 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til fylkestinget: «Fylkestinget tar Årsmelding 2017 for Telemark kontrollutval til orientering, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i 2017. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal i samsvar med kommuneloven 77, punkt 6, informere fylkestinget om sitt arbeid. Saksopplysningar: Årsmeldinga summerer opp utvalets viktigaste aktiviteter gjennom 2017, og gir eit bilde av utvalets formelle rolle, instruks og forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalet gir kvart år uttale til kommunerekneskapet, adressert til fylkestinget. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontroll. Føresegna må sjåast i samanheng med vedtekne planar og presenterast på denne måten for året 2017. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg med dette fram forslag til årsmelding for 2017 for godkjenning i kontrollutvalet. Den vil deretter bli sendt over til fylkestinget til orientering. Vedlegg: - Kontrollutvalets årsmelding 2017 Telemark fylkeskommune 1
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 Telemark fylkeskommune Kontrollutvalets årsmelding 2017 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 1. INNLEIING Årsmelding for Telemark kontrollutval for 2017 skal gje eit bilete av utvalet si formelle rolle, forholdet til revisjonen og sekretariatet og dei viktigaste sakene som er handsama i året som har gått. I høve kommunelova er kontrollutvalet det einaste politiske utvalet ei kommune er pålagt å ha, utanom formannskapet. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Utvalet gjev kvart år ei uttale til kommunerekneskapen. I tråd med forskrift for kontrollutval, skal utvalet rapportere resultatet av dei forvaltningsrevisjonsprosjekta og selskapskontrollane som vert gjennomført årleg. Kontrollutvalet rapporterar direkte til fylkestinget. 2. SAMANSETNAD AV KONTROLLUTVALET Alle fylkeskommunar er pliktige til å velje eit kontrollutval på det konstituerande fylkestingsmøtet etter kvart fylkesval. Fylkestinget kan velje nye medlemmer til kontrollutvalet i løpet av valperioden, men då må heile utvalet formelt veljast på nytt. Reglar for val av medlemmar til kontrollutvalet er nedfelt i ei eiga forskrift. Det er strenge avgrensingar for kven som er valbare til utvalet, mellom anna kan ein ikkje vere tilsett i fylkeskommunen. Telemark kontrollutval har for perioden 2015 2019 denne samansetnaden: Medlemmer Varamedlemmer Leiar Per Lykke (H) Vara H Nestleiar Einfrid Halvorsen (Ap) Inger-Lise Wiersdalen Medlem Leif Refsdal (KrF) Erik Søndagård Medlem Tor Erik Baksås (Sp) Medlem Karianne Hansen (FrP) Vara Ap Bjarne Bakken Ruth Ryste Vara FrP Jon Pieter Flølo Nelly Olsen 1
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 Adrian Ness Løvsjø Vara KrF Kristian Espeland Vara Sp Per Simon Slettebø Rønnaug Woxen Toen Tone Sofie Dale Solvang Kommunelova krev at minst eitt av medlemmane skal veljast blant fylkestinget sine medlemmar. Departementet har tolka dette slik at dette gjeld val ved fylkestinget si konstituering. Leiar Per Lykke er fast medlem av fylkestinget. 3. RAMMER FOR KONTROLLUTVALGETS ARBEID Etter Kommunelova 77 er fylkestinget pålagt å opprette eit eige kontrollutval som skal stå for løypande tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltninga og dei folkevalde organa som fylkestinget har oppretta. Tilsynet og kontrollen skjer i fylkestinget sin stad. Kommunelova 77 slår fast: 4. «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova 77, og i forskrift om kontrollutval av 15.06.2004, men fylkestinget kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på deira vegner. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltninga på vegne av fylkestinget og sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølgje kommunelova sørge for mange oppgåver som vi vil komme nærmare inn på seinare. 2
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 4. OPPLÆRING OG KURS Ein opplever at det vert stilt stadig større krav og forventningar til kva kompetanse Kontrollutvalet skal ha, både frå det politiske miljø og innbyggjarane. Regelverk endrar seg, og kontroll og tilsyn er eit komplekst felt som famnar om det meste av kommunal verksemd. Det er naudsynt å legge til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmar av Kontrollutvalet. Kunnskap om kva rolle kontrollutvalet har, oppgåver og lovverk er sentralt for å utføre dei lovpålagte oppgåvene utvalet har. Slik opplæring og kursing kan skje lokalt (haust- og vårkonferanse og andre tilbod i regi av Temark) eller gjennom ulike sentrale tilbod. Utvala vert årleg invitert til blant anna landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Dette er ei viktig samling for å gje kontrollutvalsmedlemmane ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmar frå heile landet møtast og drøftar saker og arbeidsmetodar. I 2017 deltok Leif Refsdal og Tor Erik Baksås på Temark sin vårkonferanse i Vrådal. Leiar Per Lykke og Karianne Hansen deltok frå kontrollutvalet på ein felles studietur til Danmark med kontrollutvalet i Vestfold fylkeskommune. Studieturen hadde som formål å samle erfaringar frå arbeidet med kommune- og regionreforma i Danmark, med spesiell vekt på kontroll og tilsynsperspektivet. 5. SEKRETARIAT Kontrollutvalet får sekretariatsbistand frå Agder og Telemark kontrollutvalssekretariat IKS (Temark). Telemark fylkeskommune er medeigar i Temark. Med oppdrag for 34 kommunar i Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark er Temark eit av dei største kontrollutvalssekretariata i landet. Sekretariatet har 7 tilsette, fordelt på 4 personar ved hovudkontoret i Bø og 3 personar ved kontoret i Arendal. Fast sekretær for Kontrollutvalet i fylkeskommunen fram til november 2017 var dagleg leiar Line Bosnes Hegna. Frå november overtok Ingebjørg Liland som sekretær. Sekretariatet førebur sakene til kontrollutvalet, skriv saksframstillingar, syter for praktisk tilrettelegging og oppfølging av møte, samt føl opp kontrollutvalet sine vedtak. I det pågåande arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utval og revisjonsselskap og mellom utval og administrasjon, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. 3
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 6. REVISJON Fylkeskommunen er medeigar i, og har avtale om levering av revisjonstenester med Telemark kommunerevisjon IKS (TKR). Selskapet leverer revisjonstenester til tjue kommunar og ein fylkeskommune. TKR utfører rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Telemark fylkeskommune. Avtalen mellom TKR og fylkeskommunen omfattar timar til fordeling på rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll er ei teneste som vert kjøpt i tillegg. Oppdragsrevisor for fylkeskommunen er Birgitte Holmberg og oppdragsansvarleg revisor er Lisbet Fines. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor. 7. ØKONOMI For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be fylkestinget om økonomiske rammer som gjer det mogleg med den aktiviteten som det vert lagt opp til i møteog arbeidsplanen. Kontrollutvalet er i tråd med kommunelova pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i fylkeskommunen. Rekneskapstala for den samla kontroll- og tilsynsverksemda i fylkeskommunen kjem fram av kommunen sitt samla årsrekneskap Ansvar: 1003 Kontrollutvalet. Kontrollutvalget Regnskap 2017 Budsjett (end) 2017 Regnskap 2016 Utvalget 467 630 860 700 515 206 Revisjon 2 608 200 2 608 200 3 075 500 485 000 485 000 470 000 3 560 830 3 953 900 4 060 906 Sekretariat Sum utgifter Kontrollutvalet vil få lagt fram ei eiga sak som går på økonomien knytt til kontroll- og tilsynsverksemda, slik at kontrollutvalet kan halde seg oppdatert på utvalet si økonomiske stilling, i tillegg til kostnadane til sekretariat og revisjon. 4
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 8. KONTROLLUTVALETS ARBEID MØTER OG SAKER Kontrollutvalget har i 2017 avholdt 8 møter og handsama 47 ordinære saker. I likskap med andre folkevalde organ er møta i kontrollutvalet som hovudregel opne. Sakskart, saksdokument og protokollar vert lagt ut på fylkeskommunen og sekretariatet sine heimesider (www.temark.no). Kontrollutvalet ynskjer å vere synleg og ha god kontakt med leiinga i fylkeskommunen. Fylkesordførar, fylkesrådmannen eller representantar for rådmannen har delteke på fleire av utvalet sine møte, noko kontrollutvalet oppfattar som ein styrke i sitt arbeid. Media har også deltatt på nokre av møta kontrollutvalet har hatt. Utvalet ser det som ei styrke at offentlegheita får kunnskap om saker som kjem opp i utvalet. Ein stor del av kontrollutvalet si saksbehandling omfattar forhold utvalet er pålagt å arbeide med, gjennom krav i kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval. Kva for fokus utvalet vel i dei ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet å definere sjølv. Kontrollutvalet kan etter oppmoding frå fylkestinget, etter innspel frå innbyggarar eller på eige initiativ ta opp forhold ved fylkeskommunen si verksemd, som kan knytast til utvalet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalet er også opptatt av korleis fylkeskommunen følger opp rapportar frå andre tilsyn. Saker i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsrapport næringsarbeid i fylkeskommunen Prosjektplan Oppfølging av politiske vedtak Orientering om fylkeskommunens arbeid mot mobbing i skolen Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen Orientering om handtering av varslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak NDLA rapport II økonomisk bidrag til rapporten Telemarkskanalen - Årsrekneskap 2016 Årsrekneskapen 2016 for Telemark fylkeskommune Årsmelding 2016 for kontrollutvalet TUF Årsrekneskap 2016 Førespurnad om å delta i felles selskapskontroll VIGO IKS Revisors uavhengighet 2017 Forvaltningsrevisjonsrapport NDLA II Oppfølging av forvaltningsrevisjon om endringsarbeid økt gjennomføring i vidaregåande skule Orientering av kontrollutvalets vedtak Betaling av skuleturar etterleving av gratisprinsippet Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av politiske vedtak Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Overordna revisjonsstrategi 2017 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - korrigering 5
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon av Bypakke Grenland Bestilling av selskapskontroll Regionreform Telemark fylkeskommune Val av revisor til fellesnemda Telemark/Vestfold - uttale Forvaltningsrevisjonsrapport NDLA II Orientering om budsjett 2018 Telemark fylkeskommune Prosjektplan VIGO IKS Tilbod og prosjektplan Eigarstyring og tiltak for å sikre kompetente styre evaluering, val og samansetjing Prosjektplan Forvaltningsrevisjon «Journalføring og arkiv» Møte og arbeidsplan 2018 Orientering frå revisor (kvart møte) Referatsaker og eventuelt (kvart møte) 9. REKNESKAPSREVISJON Revisjon av årsrekneskapen er ein heilt sentral del av kommunen sin eigenkontroll. Revisor skal gje tryggleik for at ein kan stole på informasjonen fylkeskommunen gir om økonomien sin. Dette er ei viktig oppgåve. Revisor er ein uavhengig og objektiv tredjeperson som gjennom sine kontrollar kan avdekke og førebygge feil og manglar i den økonomiske rapporteringa. Revisor vil i tillegg rettleie kommunen for å bidra til å førebygge og avdekke feil og underslag. Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen blir revidert på ein tryggjande måte. Utvalet er difor avhengig av at revisor gir tilstrekkeleg rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og god forståing av kvar deira oppgåver, er ein viktig føresetnad for å vere trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarleg utført. Kontrollutvalet registrerar at revisor sitt arbeid med å utføre rekneskapsrevisjon dei siste åra er blitt meir omfattande, spesielt knytt til dei mange attestasjonsoppgåvene som vert utført på vegner av staten og andre offentlege organ. I tillegg til å gje skildringar og uttaler mottek kontrollutvalet jamleg i møte, informasjon om utført rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet har ved fleire høve gitt utrykk for at det vert gjort mykje godt arbeid innanfor området rekneskapsrevisjon og at dei er nøgde med måten revisjonen løyser oppdraget på. 10. FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal bruke for å sikre at fylkeskommunen blir driven på ein måte som tar vare på innbyggarane sine behov og rettar best mogeleg. Forvaltningsrevisjon er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøke om fylkeskommunen følgjer regelverk, når fastsette mål, og om ressursane blir forvalta på ein effektiv måte. 6
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 Kontrollutvalet har vore delaktig i val av tema og utforming av problemstillingar basert på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering, innanfor dei rammene som er gjevne av fylkestinget. Kontrollutvalet er delegert mynde til å bestemme korleis avsette ressursar til forvaltningsrevisjon skal nyttast, og revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonen i tråd med faglege krav i løpet av valperioden. Sjølv om det er spesifikke krav til gjennomføring av ein forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalet involverer seg i val av problemstillingar, avgrensingar og tilnærming. Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalet mogelegheita til å gå i djupna i ulike saksforhold, innan eitkvart verksemdsområde i fylkeskommunen. Forvaltningsrevisjon vil difor kunne ha høg nytteverdi, både i utvalet si kontrollverksemd, og i fylkeskommunen sin internkontroll og forbetringsarbeid. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtakast av fylkestinget sjølv, men fylkestinget kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planperioden. Revisjonen la fram overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Telemark fylkeskommune for kontrollutvalet i starten av 2016. Planen for 2016-2019 vart vedtatt i sak 16/16 av fylkestinget i 27.04.16. Kontrollutvalet har handsama tre forvaltningsrevisjonsprosjekt og starta opp to prosjekt i 2017: Næringsarbeid i fylkeskommunen Rapporten tok føre seg følgjande problemstillingar: I kva grad har administrasjonen gjennomført tiltak som kan bidra til at fylkestingets vedtak i sak 28/13 om forvaltning av regionale utviklingsmidler blir gjennomført? Er vedtak om tildeling av TUF-midlar forsvarlig sakshandsama? I kva grad følger TUF opp at tildelte midlar blir brukt som føresett? I kva grad har TUF tiltak for å følge de prosessuelle reglene for tildeling av offentlig støtte? Er avtalen som er inngått med NSF forsvarlig sakshandsama og tilstrekkelig følgt opp? Er vedtak om tildelingar av midlar til fylkeskommunen og til prosjekter som fylkeskommunen er bunden til i samsvar med TUF sine vedtekter? Har TUF og fylkeskommunen disponert midlane i samsvar med føresetnadene for tildelingsvedtaka? I kva grad utløyser handsaminga av søknad om midlar til fylkeskommunen habilitetsproblematikk for styret i TUF? Rapporten konkluderte med følgande tilrådingar at fylkeskommunen bør be TUF: vurdere å treffe ytterligare tiltak som sikrar likebehandling, sikre at styret gir god nok grunngjeving for sine vedtak når dei avvik frå innstillinga sikre at alle søknader blir svart med underretningsbrev og sikre at formelle krav for tildeling av bagatellmessig støtte blir følgt. Fylkestinget handsama rapporten i møte 25.04.2017, sak 31/17, og fatta følgjande vedtak: 7
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 1) Fylkestinget tek forvaltningsrevisjonsrapporten om næringsarbeid i Telemark fylkeskommune til orientering. 2) Fylkestinget ber fylkesrådmannen og TUF følgje opp forvaltningsrevisjonsrapporten sine tilrådingar. Forvaltningsrevisjon NDLA II utført av Deloitte for Hordaland fylkeskommune Funna i den fyrste rapporten om NDLA gjorde den nødvendig å bestille ein rapport nr 2. Rapporten blei lagt fram for kontrollutvalet i eit fellesmøte med kontrollutvalet i Vestfold fylkeskommune 14.09.17. Rapporten konkluderer med å tilrå at NDLA/Hordaland fylkeskommune: 1) Sikrar at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkelig informert om relevante rutinar og internkontrolltiltak knytt til anskaffingar og innkjøp. 2) Etablerer rutinar for fakturahandsaming som sikrar at det blir utført kontroll av at fakturaar frå leverandørar innheld all naudsynt informasjon. 3) Fullfører arbeidet med å etablere rutinar for kommunikasjon og rapportering mellom dagleg leiing og styret. 4) Vurderer korleis ein kan tydeleggjere overfor medarbeidarane i NDLA kven som har kva roller i samarbeidet når det gjeld innkjøp, samt korleis NDLA er organisert med omsyn til bestilling og avgjersler rundt utviklingsarbeid. 5) Går gjennom og avklarar med dei ulike involverte partane korleis handsaming av personopplysningar om NDLA sine brukarar skal organiserast og dokumenterast, og inngår databehandleravtaler som manglar for å sikre at handsaming av personopplysningar blir regulert i samsvar med gjeldande regelverk. 6) Sikrar at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkelig informert om system og rutinar for: 1) Aviksmelding og -handtering. 2) Varsling om kritikkverdige forhold 7) Sikrar at medarbeidarar som varslar om kritikkverdige forhold i samsvar med arbeidsmiljølova, blir følgt opp og teke hand om i samsvar med gjeldande føresegn om vern mot gjengjelding ved varsling. Rapporten var fyrst handsama i kontrollutvalet og fylkestinget i Hordaland fylkeskommune. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune handsama rapporten i møtet 13.11.17, sak 36/17, og slutta seg til vedtaka i kontrollutvalet og fylkestinget i Hordaland fylkeskommune om forvaltningsrevisjonsrapporten NDLA II. Saka vert sendt over til Telemark fylkesting med oppmoding om at fylkesrådmannen ser til at fylkeskommunens styrerepresentant bidreg til at vedtaket i Hordaland fylkesting følgast opp i styret for NDLA. Fylkestinget handsama rapporten i møtet 06.12.17, sak 147/17. Fylkestingen vedtok samrøystes å ta innstillinga frå kontrollutvalet til orientering. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet handsama den 28.09.17 sak 24/17, Forvaltningsrevisjonsrapport av fylkeskommunens oppfølging av politiske vedtak. 8
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 Rapporten handla om følgjande problemstillingar: Har administrasjonen tiltak som sikrar oppfølging av politiske fatta vedtak? I kva grad gjennomfører administrasjonen utvalde politiske vedtak? Rapporten konkluderte med følgande tilrådingar at fylkeskommunen bør: Sikre at manglande gjennomføring av vedtak blir synlege i rapporteringssystemet. Sikre at administrasjonens praksis for tolking av og avklaringer om vedtak er omforent med politisk nivå. Fylkestinget handsama rapporten i møtet 24.10.17, sak 100/17, og vedtok i hovudsak kontrollutvalet si innstilling: «Fylkestinget tek rapporten til etterretning: Fylkestinget bed om at tilrådingane frå kontrollutvalet vert tekne til følje. Bypakke Grenland Rapporten vart bestilt i møtet 13.11.17, sak 33/17. Dette er eit samarbeid mellom kontrollutvala i Skien, Porsgrunn, Siljan og fylkeskommunen. Rapporten ferdigstillast hausten 2018. Journalføring og arkiv Rapporten vart bestilt i møtet 14.12.17, sak 43/17. Rapporten ferdigstillast juni 2018. 11. SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet og er eit viktig virkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagt demokratisk styring og kontroll. Kontrollutvalet har ikkje gjennomført selskapskontroll i 2017. Plan for selskapskontroll 2016-2019 vart utarbeida, handsama av kontrollutvalet og lagt fram for endeleg handsama av fylkestinget i sak 57/16 den 7.6.16. Kontrollutvalet har starta opp to prosjekt i 2017 som vil ferdigstillast i 2018. Vigo IKS Rapporten vart bestilt i møtet 14.12.17, sak 41/17. Dette prosjektet er eit samarbeid mellom fleire fylkeskommunar og Oslo kommune. Prosjektet ledast av kontrollutvalet i Trøndelag fylkeskommune. Rapporten ferdigstillast desember 2018. Eigarstyring og tiltak for å sikre kompetent styre evaluering, val og samansetjing Rapporten vart bestilt i møtet 14.12.17, sak 42/17. Rapporten ferdigstillast april/mai2018. 9
1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet - 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet : Kontrollutvalet si årsmelding 2017 12. KONKLUSJON OG AVSLUTTANDE KOMMENTARAR Kontrollutvalet si årsmelding for 2017 vert med dette lagt fram for fylkestinget til orientering. Ved å sjå årsplan og årsmelding for 2017 i samanheng, kan fylkestinget sjå om dei vedtekne oppgåver og målsettingar for kontrollutvalet er eller blir følgt opp. Skien, 01.02.18 Per Lykke Leiar Ingebjørg Liland Sekretær 10
2/18 Selskapskontroll Vigo IKS - presisering av vedtak - 17/07214-11 Selskapskontroll Vigo IKS : Selskapskontroll Vigo IKS Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/07214-11 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Selskapskontroll Vigo IKS Forslag frå sekretariatet: Telemark kommunerevisjons IKS skal bidra med inntil 150 timer i datainnsamling i forvaltningsrevisjonen av Vigo IKS. Bakgrunn for saka: Kotrollutvalet handsama i møte 14.12.2017 sak 41/17, Prosjektplan Vigo IKS. Kontrollutvalet fekk i tillegg til å handsame prosjektplanen ei førespurnad om å stille med ressursar slik at Telemark kommunerevisjon kan bidra i forvaltningsrevisjonen. Utvalet fatta følgande vedtak: Prosjektplanen godkjennast. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune har tidlegare vedteke at vi skal bidra med forvaltningsressursar i selskapskontrollen av Vigo IKS. Utvalet vil imidlertid påpeike at Vigo er eit IKS som eigast av 18 fylkeskommunar og Oslo kommune. Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune meiner derfor at eigarane bør vere med å bidra til kostnadane til selskapskontrollen. Det vil også kunne styrke eigarskapet til den kommande revisjonen. Saksopplysningar: Opplegget for selskapskontroll med forvaltningsrevisjons har blitt presentert og behandla i alle kontrollutval i eigarkommunane i 2017. Opplegget er at dei ulike revisjonsselskapa og kontrollutval skal stille med personell til å utføre deler av oppdraget, og ikkje ein modell der ein bidreg med eit pengebeløp inn i prosjektet. I samsvar med kontrollutvalet i Telemark sitt siste vedtak i saka, kontakta sekretariatet kontrollutvalet i Trøndelag for å avklare om det er mulig dele kostnadene ved forvaltningsrevisjonsdelen på en annen måte enn det som prosjektet legger opp til. Tilbakemeldinga er at det ikkje er mulig så langt i prosessen. Prosjektet er vedtatt som planlagt i dei ulike fylkene og oppstartsmøte for prosjektet er 16. februar. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har også tidlegera og etter siste vedtak formidla til Trøndelag at denne måten å organisere prosjektet på har hatt fleire svakheiter og bør absolutt evaluerast i etterkant. Men for dette prosjektet må ein følgje det prosjektet som det er lagt opp til og som Telemark i tidlegare handsamingar har gitt tilslutning til. Det er litt seint å gjere endringar no. Det er sjølvsagt mulig for Telemark å trekke seg, men 1
2/18 Selskapskontroll Vigo IKS - presisering av vedtak - 17/07214-11 Selskapskontroll Vigo IKS : Selskapskontroll Vigo IKS det set heile prosjektet i ein vanskeleg situasjon så seint i prosessen. Kontrollutvalet har midlar til å disponere inn i dette prosjektet. For å tydeliggjere bestillinga overfor Telemark kommunerevisjon foreslår sekretariatet en presisering av vedtaket med å legge inn timeantal som det er akseptert bruke i denne forvaltningsrevisjonsdelen av selskapskontrollen. 2
3/18 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-1 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/02565-1 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS Forslag frå sekretariatet: Saka leggjast fram utan forslag til vedtak da orientering vil bli gjeve i møte. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Kragerø mottok i september ei anonym bekymringsmelding om drift og økonomi i Kragerø Fjordbåtselskap IKS. Bekymringsmeldinga tok utgangspunkt i eit lesarinnlegg i TA «Bukkene som skulle passe havresekken», og greia ytterlegare ut om dei påstandane som blei fremma i innlegget. Varslaren trakk seinare bekymringsmeldinga attende. Kontrollutvalet i Kragerø valde da i møtet 04.12.2017 å ikkje gå vidare med saka. Telemark fylkeskommune er medeigar i Kragerø Fjordbåtselskap IKS og kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune ønskar derfor å få ei orientering om saka. Saksopplysningar: Det kom inn ei anonym bekymringsmelding 24.08.17 til sekretær for kontrollutvalet i Kragerø. Bekymringsmeldingen dreide seg om ulike forhold kring drifta av Kragerø Fjordbåtselskap, og da særlig om forhold kring avsetting av tidlegare dagleg leiar, overgangen fra AS til IKS og dagens drift av selskapet. Innkjøp av selskapets fartøy Perlen blir via særleg merksemd. Det blei kort orientert om brevet som innkomen post i kontrollutvalets møte i Kragerø 18.9.2017 sak 28/17. Kontrollutvalet ba sekretær at det skulle leggeast fram som eigen sak i neste møte. Kontrollutvalet skal sørge for at det føres kontroll med forvaltningas interesser i selskaper, men ikkje overprøve hensiktsmessigheten av politisk fattede vedtak. Fleire av dei forholda som kom fram i bekymringsmeldinga låg innanfor ansvarsområdet til styret og representantskapet i selskapet. På neste møte foreslo difor sekretariat at saken ikkje skulle realitetshandsamast i kontrollutvalet, men oversendes til revisjonen som et innspill til allerede vedtatt selskapskontroll i Kragerø Fjordbåtselskap IKS. 1
3/18 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-1 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS Det som så skjedde var at i tillegg til sjølve bekymringsmeldinga, vart ein del diskusjon om habilitet i utvalget, og i kva grad utvalget skulle vite kven meldar var. Ei forutsetning for meldinga frå meldar si side var anonymitet. Utvalet ville vite kven meldar var og meldar ville vere anonym. Dette medførte at meldar trakk skrivet sitt og ville ikkje at det skulle handsamast vidare. Forut for at meldar trakk skrivet, hadde sekretariatet kontakta fjordbådelskapet med mulighet for å kunne svare på påstandane som var kome fram, også i pressa. Leiinga i Fjordbåtselskapet har ikkje svara Kragerø kontrollutval, men har skrevet eit innlegg til avisa. Kragerø kontrollutval har avslutta handsaminga av saka etter at melder trekte skrivet. Dette er status per i dag. Vedlegg: - Leserinnlegg - Bukkene som skulle passe havresekken - TA 05.12.17 Henla varslersak om båtkjøp - Leserbrev med redegjørelse fra styret i Kragerø Fjordbåtselskap 2
3/18 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-1 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS : TA 05.12.17 - henla varslersak om båtkjøp
3/18 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-1 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS : TA 05.12.17 - henla varslersak om båtkjøp
3/18 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-1 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Leserbrev med redegjørelse fra styret i Kragerø Fjordbåtselskap IKS
Feil i PDF konvertering: Filen "Leserbrev - Bukkene som skulle passe havresekken" kunne ikke konverteres til pdf.
4/18 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018-18/00220-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 : Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00220-1 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til orientering. Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, være uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Telemark fylkeskommune. Kirsti Torbjørnson si eigenvurdering av at ho er uavhengig og objektiv ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til eigenvurderinga. Vedlegg: - Eigenvurdering Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 1
4/18 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018-18/00220-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 : Eigenvurdering Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Hovedkontor: Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune v/agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 4 3833 BØ i Telemark Postboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35 91 7030 e post: post tkr@tekomrev.no Distriktskontor: Postboks 83, 3833 Tif.: 35 05 90 00 80 Foretaksregisteret: 985 867 402 Vâr ref.: i 8/20/tork Deres ref.: Arkivkode: 700035 Vurdering av om oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon er uavhengig Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Etter revisjonstorskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Telemark fylkeskommune. Eigenvurderinga av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved dette brevet. Vandelsattest er dokumentert ved tilsetjing i Telemark kommunerevisjon IKS. Skien, 04.01.2018 Telemark kommunerevisjon IKS Mette Nilsen sekretær Ved/egg: Skrift/eg eigenvurdering av uavhengighet og objektivitet
4/18 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018-18/00220-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 : Eigenvurdering Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor - Vedlegg: objektiv Skriftieg for eigenvurdering av at oppdragsansvarleg forvaltningsrevisjonsprosjekt i Telemark er uavhengig og fylkeskommune Pkt 1: Tilsetjingstilhøve Underteikna er ikkje tilsett hos andre arbeidsgjevarar enn Telemark kommunerevisjon IKS. Pkt 2: Medlem i styrande organ Pkt 3: Å delta i eller ha funksjonar i anna verksemd, som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit Pkt 4: Nærståande Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i verksemd som Telemark [ylkeskommune deltek i. Underteikna deltek ikkje i eller har funksjonar i anna verksemd som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit til rolla som revisor. Pkt 5: Rådgjeving eller andre tenester som er eigna til å påverke revisor sin habilitet Pkt 6: Tenester under leiingog ko ntro I lo ppgåve ne til kommunen Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Underteikna har ikkje utført rådgjeving eller andre tenester for Telemark fylkeskommune som kjem i konflikt med denne føresegna. Pkt 8: Andre særeigne forhold Underteikna kjenner ikkje til andre særeigne høve som er eigna til å svekke tilliten til at revisor er sjølvstendig og objektiv. Underteikna har ikkje nærståande som er knytt til Telemark fylkeskommune slik at dette har vetknad for sjølvstende og objektivitet. Underteikna har ikkje gjeve tenester til Telemark fylkeskommune som høyrer inn under Ieiing- og kontrolloppgåvene tilfylkeskomm unen. Underteikna er ikkjefullmektigfor Telemark fylkeskommune. Skien, 04.01.2018 Telemark kommunerevisjon IKS \ Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon
5/18 Orientering fra revisor 01.02.2018-18/00192-1 Orientering frå revisor 01.02.2018 : Orientering frå revisor 01.02.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00192-1 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Orientering frå revisor 01.02.2018 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i fylkeskommunen. For å holde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i fylkeskommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Revisor Birgitte Holmberg vil i møtet orientere om revisjonsarbeidet. 1
6/18 Referatsaker 01.02.2018-18/00174-1 Referatsaker 01.02.2018 : Referatsaker 01.02.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00174-1 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Referatsaker 01.02.2018 Forslag frå sekretariatet: Referatsakene takast til orientering. Saksopplysningar: - KU Konferanse leiar er påmeldt. Studietur sammen med Kontrollutvalet i Porsgrunn 17.-18.04, foreløpig opplegg. Endringar i sekretariatet Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1
7/18 Eventuelt 01.02.2018-18/00181-1 Eventuelt 01.02.2018 : Eventuelt 01.02.2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00181-1 Ingebjørg Liland Saksgang Telemark kontrollutval Møtedato 01.02.2018 Eventuelt 01.02.2018 Klikk her for å skrive inn tekst. 1