Saksliste Møteinnkalling 1/17 Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 1/17 Godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 1/17 Budsj

Transkript

1 Meeting Book: Nissedal kontrollutval ( ) Nissedal kontrollutval Date: T09:00:00 Location: Biblioteket Note: Einingsbesøk kulturavdelinga - flyktninger. Møtested utenfor kommunehuset

2 Saksliste Møteinnkalling 1/17 Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 1/17 Godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 1/17 Budsjettorientering for kontrollutvalet Nissedal kommune 18 2/17 Oppfølging - eigenbetaling i institusjon 19 3/17 Orientering om ny kommunalsjefstilling samfunn og utvikling 23 4/17 Orientering om integreringsarbeidet i Nissedal kommune - språkopplæring 24 5/17 Orientering fra revisor /17 Forvaltningsrevisors sjølvstende 26 7/17 Årsmelding Nissedal kontrollutval 29 8/17 Referatsaker /17 Eventuelt Nissedal kommune 38

3 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Godkjenning av innkalling Møteinnkalling vert godkjend Saksopplysningar: Møteinnkalling leggast fram for godkjenning. Vedlegg: -Møteinnkalling

4 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Godkjenning av møteprotokoll Protokoll vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll leggast fram for godkjenning. Vedlegg: -protokoll

5 Møteprotokoll Nissedal kontrollutval Dato: Sted: Arkivsak: kl. 9:00-14:00 Tveit skule 15/09394 Til stede: Inge Magnus Evja, Kirsten Jensby, Stein Skåli Andre: Nissedal kommune: Rådmann, Rektor Reidun Carol Retteholt, kommunalsjef Sissel Bronken (Sak 25/16) Eining Omsorg Gunhild Håtveit (Sak 26/16) Nav-leiar Elsbeth Kegge (sak 28/16) Telemark kommunerevisjon IKS: Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen, oppdragsansvarlig Ottar Kleppe, Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle (sak 28/16). Temark: Line Bosnes Hegna Protokollfører: Line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/ Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 4/16 15/ Godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 25/16 16/ Einingsbesøk på Tveit skule 5 26/16 16/ Orientering om eigenbetaling i institusjon 6 1

6 27/16 16/ Kafedrift i kommunens lokaler 7 28/16 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport - sosiale tenester i Nissedal kommune 8 29/16 16/ Selskapskontroll - Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS Nissedal kommune 9 30/16 16/ Orientering frå revisor /16 16/ Møte- og arbeidsplan /16 16/ Referatsaker /16 16/ Eventuelt Stad, Inge Magnus Evja Kontrollutvalgsleiar Line Bosnes Hegna Sekretær 2

7 Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av innkalling Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Møteinnkallinga er godkjent. Vedtak Møteinnkallinga er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saknr 4/16

8 Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av møteprotokoll Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Møteprotokoll er godkjent. Vedtak Møteprotokoll er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saknr 4/16

9 Saker til behandling 25/16 Einingsbesøk på Tveit skule Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 25/16 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Møtehandsaming Kommunalsjef Bronken og rektor ved Tveit skule orienterte kontrollutvalet om skulemiljøet på Tveit Skule. Votering Forslag til vedtak er enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til orientering. Kontrollutvalet ser positivt på utviklinga av skulemiljøet på skulen og rosar rektor og kommunen for dette arbeidet. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

10 26/16 Orientering om eigenbetaling i institusjon Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 26/16 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Saka vert oversendt til kommunestyret til orientering og oppfølging av revisors nummererte brev. Møtehandsaming Rådmannen og einingsleiar tenestekontoret orienterte utvalet i saka. Revisor er nøgde med tiltaka i saka for å hindre slike feil i framtida ved innføring av nye rutiner. Votering Kus forslag til vedtak: Kontrollutvalget ønsker å få en oversikt over det totale etterbetalingskravet og vurderinga av om det kan krevjast tilbake. Det oversendes kontrollutvalet innan 16. januar Samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet ønskjer å få ei oversikt over det totale etterbetalingskravet og vurdering av om det kan krevjast tilbake. Det oversendast kontrollutvalet innan 16. januar [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 27/16 Kafedrift i kommunens lokaler Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 27/16 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Konkurranse på like vilkår og regelverket for offentleg støtte må kommunen ta med seg i det vidare arbeidet med å legge til rette for næringsutvikling i kommunen. Møtehandsaming Rådmann orienterte i saka. Votering Utvalgets forslag til vedtak: Kontrollutvalet meiner saka har vore uheldig handtert. Kommunen må i framtida vere oppmerksam på reglane for offentlig støtte og konkurranse på like vilkår i arbeidet med næringsutvikling i kommunen. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. Utvalets forslag samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet meiner saka har vore uheldig handtert. Kommunen må i framtida vere oppmerksom på reglane for offentleg støtte og konkurranse på like vilkår i arbeidet med næringsutvikling i kommunen. Kontrollutvalet ser saka som avslutta. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 28/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - sosiale tenester i Nissedal kommune Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 28/16 Kontrollutvalet tek rapporten til vitande. Kontrollutvalets tilråding til kommunestyret: Forvaltningsrevisjonsrapport om Sosiale tenester i Nissedal kommune vert teken til vitande. Rådmannen må sette i verk tiltak: som sikrar ein tilfredstillande internkontroll, mellom anna å få oversikt over kva føremål det gis støtte til, og som sikrar rett bruk av vilkår. Rådmannen orienterar kontrollutvalet om oppfølginga av rapporten juni Møtehandsaming Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle la frem rapporten for utvalet. Nav-leiar svarte på spørsmål og kommenterte rapportens konklusjonar. Votering Kontrollutvalet ønskjer følgande tillegg: Utvalet uttrykker uro for det høge kostandsnivået for sosialtenester. Rådmannen må få oversikt over årsaka til det høge kostnadsnivået for sialatenester. Forslag til vedtak med tillegg samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet tek rapporten til vitande og uttrykker uro for det høge kostandsnivået for sosialtenester. Kontrollutvalets tilråding til kommunestyret: Forvaltningsrevisjonsrapport om Sosiale tenester i Nissedal kommune vert teken til vitande. Rådmannen må sette i verk tiltak: som sikrar ein tilfredstillande internkontroll, mellom anna å få oversikt over kva føremål det gis støtte til, og som sikrar rett bruk av vilkår. Rådmannen må få oversikt over årsaka til det høge kostandsnivået for sosialtenster. Rådmannen orienterar kontrollutvalet om oppfølginga av rapporten juni [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 29/16 Selskapskontroll - Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS Nissedal kommune Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 29/16 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og tilbodet på Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS frå Telemark kommunerevisjon som det ligg føre. Med ein samla pris på kr ,-. Møtehandsaming Forvaltningsrevisor Kastet Dahle la fram prosjektplanen. Utvalet ønska ikkje tilleggsbestilling. Votering Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og tilbodet på Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS frå Telemark kommunerevisjon som det ligg føre. Med ein samla pris på kr ,-. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 30/16 Orientering frå revisor Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 30/16 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Møtehandsaming - kontroll av at låneopptaket er i samsvar med finansreglementet - innføringen av skanning har blitt utsatt til Rutinekontroll vil bli gjort når dette har blitt innført - rutinekontroll av barnehagebetaling og SFO er under arbeid - kontroll av investeringsregnskapet i forhold til skillet drift/investering er også under arbeid Votering Samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

15 31/16 Møte- og arbeidsplan 2017 Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 31/16 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2017 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtehandsaming Kontrollutvalet ønskjer møter kl 09:00. Votering Forslaget er samrøystes vedtatt. Vedtak Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2017 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. ane er: 13.02, 25.04, 11.09, [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 32/16 Referatsaker Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Saknr 32/16 Kontrollutvalet tek sakene til orientering. Møtehandsaming Alle ønsker å delta på NKRFs konferanse på Gardermoen. Votering Samrøystes vedtatt. Vedtak Alle tre medlemmane deltek på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 1-2. februar [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12

17 33/16 Eventuelt Handsama av 1 Nissedal kontrollutval Møtehandsaming Innkommet brev fra mållaget. Votering Vedtak Sekretatriatet skriv eit svarbrev til mållaget. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 13 Saknr 33/16

18 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Budsjettorientering for kontrollutvalet Nissedal kommune Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Kommunens budsjett skal ikkje behandlast av kontrollutvalet. Kontrollutvalet leverar bare sit eige forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon. På dette området har utvalet sjølvstendig innstillingsrett, dvs. det budsjettforslaget som kontrollutvalet har vedteke, skal gå uendra til formannskapet og vidare til kommunestyret. Det er likevel av stor betydning for kontrollutvalet å få informasjon om kommunens budsjettsituasjon for året og åra som kjem. Rådmann Sverre Sæter og økonomisjef Jarle Bruun Olsen orienterer om budsjettet 2017 for Nissedal kommune. 1

19 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 16/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Oppfølging - eigenbetaling i institusjon Saka vert lagt fram utan tilråding Bakgrunn for saka: Saka gjeld svikt i rutinane når det gjeld kontroll av eigenbetaling for opphald i institusjon. Utvalet fatta følgjande vedtak i sak 6/16 i møte : «Kontrollutvalet ber Rådmannen om ei orientering om korleis rutinane ved eigenbetaling i institusjon blir handsama i Profil, blant anna med oppdatering av inntektsopplysningar, jfr. Brev frå Telemark kommunerevisjon og purring kommunerevisjonen har opplyst at brevet per i dag ikkje er besvart. Kontrollutvalet ber om ei tilbakemelding på kvifor dette ikkje er gjort.» Rådmannen har orientert kontrollutvalet om saka i møte om oppfølging av saka etter gjentekne purringar frå revisor. Revisor sendte etter møtet eit nummerert brev nr. 1 datert Kontrollutvalet sendte eit brev med nokre spørsmål til rådmannen, med ønske om ei skriftleg utgreiing. Rådmannen ga i brev datert gitt utvalet ei utgreiing på spørsmåla, og deltok på møte for å greie ut om saka. Utvalet fatta følgande vedtak etter møte : «Kontrollutvalet ønskjer å få ei oversikt over det totale etterbetalingskravet og vurdering av om det kan krevjast tilbake. Det oversendast kontrollutvalet innan 16. januar Saksopplysningar: Rådmannen har i notat av gitt utvalet ei tilbakemelding på det totale etterbatalingskravet og ei vurdering av om det kan krevjast tilbake. Rådmann Sverre Sæter og sakshandsamar Gunnhild Håtveit kjem i møte for å greie ut om saka og svare på eventuelle spørsmål. 1

20 Vurdering frå sekretariatet: Etter sekretariatet si vurdering, har kommunen nå rydda opp i saka. Rådmannen har sendt ut krav til dei som har betala for lite i 2015, og har etter ei vurdering valt å avskrive krav for 2013 og Sekretariatet meiner at denne saka må oversendast kommunestyret til orientering, som ei utkvitering av revisors nummerert brev i vår. Vedlegg: Oppfølging av vedtak i Kontrollutvalet sak 26/16 eigenbetaling i institusjon 2

21 Nissedal kommune Rådmann Internt notat Vår ref. 2016/ Sakshandsamar: Sverre Sæter, Arkivkode: Dato: Oppfølging av vedtak i Kontrollutvalet - sak 26/16 - eigenbetaling i institusjon Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 26/16: Kontrollutvalet ønskjer å få ei oversikt over det totale etterbetalingskravet og vurdering av om det kan krevjast tilbake. Det oversendast kontrollutvalet innan 16. januar Rådmannen har gjort etteroppgjer for 2015 og sendt ut krav til dei som har betalt for lite vederlag. Etteroppgjer for 2012 er forelda. Det er ikkje gjort nøyaktige utrekningar på for lite betalt vederlag for 2013 og Då måtte ein i så fall henta inn opplysingar frå trygde- og skatteoppgjeret for kva einskild. Rådmannen har lagt eit fagleg skjønn til grunn når det er estimert for lite betalt vederlag for 2013 og Oppsummert: For lite betalt vederlag Rådmannen har valt å avskrive krav om etterbetaling for både 2013 og Eg har i denne vurderinga lagt vekt på at kommunen i denne saka har mangla rutiner på området, og ikkje lagt opp saksgangen i tråd med vederlagsforskrifta. I boka til Åsmund Edvardsen og Leif Kåre Helland, så står det følgjande: «Kommunen har en utredningsplikt ved fastsetting av vederlaget. Utredningsplikten følger av forvaltningslovens 17, hvor det står at «forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes». Konsekvensen av en manglende eller mangelfull utreding kan være at kommunen får begrensinger i retten til å kreve inn for lite betalt vederlag ved etteroppgjøret.

22 Som hovedregel kan ikke kommunen i etteroppgjøret kreve inn en økt egenandel fra inntekter som kommunen burde ha visst om tidligere. Unntaket gjelder dersom kommunen har gitt varsel om at inntekten først blir medtatt i etteroppgjøret. Kommunen må derfor innhente relevante opplysninger ved beregning av vederlaget. De mest sentrale kilder til kunnskap om beboerens økonomi er, beboeren selv, Nav og skattekontoret. Kommunen kan i utgangspunktet ikke sies å ha oppfylt sin utredningsplikt hvis de ikke har forsøkt å innhente inntektsopplysninger fra disse tre kildene.» Side 2 av 2

23 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Orientering om ny kommunalsjefstilling samfunn og utvikling Saka vert teken til vitande Bakgrunn for saka: Bakgrunnen for denne saka er at kontrollutvalet har fått førespurnader i samband med den nye kommunalsjefstillinga samfunn og utvikling i Rådmannens stab. Saksopplysningar: Kontrollutvalet ber rådmann orientere om kva rutiner Nissedal kommune har i tilsettingssaker der ein tilsett sjefsstillingar, og kva dei har gjort i denne konkrete saka. Følgjene spørsmål har blitt sendt til rådmann i Nissedal kommune i forkant av møte: - Kvifor vart ikkje denne stillinga utlyst Kven/kva organ gjennomførte tilsettinga Er dette ei nyoppretta stilling, om så, korleis stiller det seg i samband til delegasjonsreglementet i Nissedal kommune. Er omsynet til kvalifikasjonsprinsippet og det offentligrettslige likhetsprinsippet tilstrekkeleg ivaretatt ved den fremgangsmåte som er valgt Rådmann Sverre Sæter kjem i møte for å orientere om saka og svare på eventuelle spørsmål. 1

24 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Orientering om integreringsarbeidet i Nissedal kommune språkopplæring Saka vert teken til vitande Bakgrunn for saka: Ein viktig del av Kontrollutvalet sitt arbeid, er å få oversikt over kommunen sine arbeidsoppgåver og tenester. På bakgrunn av dette har Kontrollutvalet ønska informasjon om integreringsarbeidet i Nissedal kommune, da spesielt på språkopplæring. Saksopplysningar: Kommunestyret vedtok i kommunestyremøte at Nissedal skulle busetje 30 flyktningar i perioden Kommunen har plikt til å sørge for introduksjonsprogram innan tre månader etter at ein flyktning vert busett i kommunen. Einingsleiar for skule Sissel Bronken vil gje utvalet ei orientering om språkopplæringa for flyktningar. 1

25 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Orientering frå revisor Saka vart teken til vitande Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen orienterer utvalet om revisjonsarbeidet i Nissedal kommune. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1

26 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, være uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Nissedal kommune. Torbjørnson si eigenvurdering av at ho er uavhengig og objektiv ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til eigenvurderinga. Vedlegg: Kontrollutvalet Nissedal - Eigenvurdering Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 1

27 L TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Kontrollutvalget i Nissedal kommune v/agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 3833 Bø i Telemark Hovedkonton Po,tbaks Skien Til.: e-post: post-tkr@tekomrev.no Dlstrlktskontor: Postboks 83, 3833 Bo Tif.: Foretaks reg Iste ret: Vàr rei.: i 7/25/tork Deres rei,: Arkivkode: Vurdering av om oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon er uavhengig Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart âr, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon i Nissedal kommune. Eigenvurderinga av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved dette brevet. Vandelsattest er dokumentert ved tilsetjing i Telemark kommunerevisjon IKS. Skien, Telemark kommunerevisjon IKS,qctfr /UFJAU) Mette Nilsen sekretær Ved/egg: Skriftieg eigenvurdering av uavhengighet og objektivitet

28 Vedlegg: Skriftieg eigenvurdering av at oppdragsansvarleg er uavhengig og objektiv for forvaltningsrevisjonsprosjekt i Nissedal kommune, Pkt 1: Tilsetjing5tilhØve Underteikno er ikkje tilsett hos andre arbeidsgjevarar enn Telemark kommunerevisjon 11<5. Pkt 2: Medlem i styrende organ Pkt 3: 4 delta i eller ha funksjoner i anna verksemd, som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit Pkt 4: Nærståande Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i verksemd som Nissedal kommune deltek i. Underteikna deltek ikkje i eller har funksjonar i anna verksemd som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit til rolla som revisor. Underteikna har ikkje nærståande som er knytt til Nissedal kommune slik at dette har verknad for sjølvstende og objektivitet. Pkt 5: Rådgjeving eller andre tenester som er eigna til påverke revisor sin habilitet Pkt 6: Tenester under leüngog kontrolloppgåvene til kommunen Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Underteikna har ikkje utført rådgjeving eller andre tenester for Nissedal kommune som kjem i konflikt med denne føresegna. Pkt 8: Andre særeigne forhold Underteikna kjenner ikkje til andre særeigne høve som er eigna til å svekke tilliten til at revisor er sjølvstendig og objektiv. Underteikna har ikkje gjeve tenester til Nissedol kommune som høyrer inn under leflng- og kontrolloppgåvene til kommunen. Underteikna er ikkjefullmektigfor Nissedol kommune. Skien, Telemark kommunerevisjon IKS / l b ) \ Kirsti Tarbjørn5on oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon

29 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Årsmelding Nissedal kontrollutval Kontrollutvalets årsmelding 2016 vedtas og vert oversendt kommunestyret. Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret tek kontrollutvalets årsmelding for 2016 til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal etter kommunelova 77, punkt 6. informere kommunestyret om sitt arbeid. Saksopplysningar: Årsmeldinga oppsummerer utvalets viktigaste aktiviteter gjennom 2016, og gjer eit bilete av utvalets formelle rolle, instruks, forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalet gir kvart år ei uttale til kommuneregnskapet. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontroll. Dette må sjåast i samanheng med vedtekne planer for året Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram årsmeldinga for 2016 for godkjenning i utvalet. Den vil bli sendt over til kommunestyret til orientering. Vedlegg: Årsmelding

30 Nissedal kommune Årsmelding for kontrollutvalet 2016 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalssekretariat IKS

31 1. INNLEIING Årsmelding for Nissedal kontrollutval for 2016 skal gje eit bilete av utvalet si formelle rolle, forholdet til revisjonen og sekretariatet og dei viktigaste sakene som er handsama i året som har gått. I høve kommunelova er kontrollutvalet det einaste politiske utvalet ei kommune er pålagt å ha, utanom formannskapet. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Utvalet gjev kvart år ei uttale til kommunerekneskapen. I tråd med forskrift for kontrollutval, skal utvalet rapportere resultatet av dei forvaltningsrevisjonsprosjekta og selskapskontrollane som vert gjennomført årleg. Kontrollutvalet rapporterar direkte til kommunestyret. 2. SAMANSETNAD AV KONTROLLUTVALET Alle kommunar er pliktige til å velge eit kontrollutval på det konstituerande kommunestyremøtet etter kvart kommuneval. Kommunestyret kan velge nye medlemmer til kontrollutvalet i løpet av valperioden, men då må heile utvalet formelt velgast på nytt. Reglar for val av medlemmar til kontrollutvalet er nedfelt i ei eiga forskrift. Det er strenge avgrensingar for kven som er valbare til utvalet, mellom anna kan ein ikkje vere tilsett i kommunen. Medlem og varamedlem 2016: Medlemmar Leiar Nestleiar Medlem Inge Magnus Evja (Sp) Kirsten Jensby (Ap) Stein Skåli (Sp) Varamedlemmar Personlege varamedlemmar: For Evja: Tor Jakob Nordbø For Jensby: Victor B. Hansen For Skåli: Tore Skåli Kommunelova krev at minst eitt av medlemmane skal velgjast blant kommunestyret sine medlemmar. Departementet har tolka dette slik at dette gjeld val ved kommunestyret si konstituering. 3. RAMMER FOR KONTROLLUTVALET SITT ARBEID Etter Kommunelova 77 er kommunestyret pålagt å opprette eit eige kontrollutval som skal stå for løypande tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og dei folkevalde organa som kommunestyret har oppretta. Tilsynet og kontrollen skjer i kommunestyret sin stad. Kommunelova 77 slår fast: 4. Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalet skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført Side 1 av 6

32 systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut frå kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalet skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova 77, og i forskrift om kontrollutval av , men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på deira vegner. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølgje kommunelova sørge for mange oppgåver som vi vil komme nærmare inn på seinare. 4. OPPLÆRING OG KURS Det vert stadig stilt større krav og forventningar til kontrollutvalet sin kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunen sine innbyggarar. Endra regelverk gjer det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmer av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalet si rolle, oppgåver og lovverk er nødvendig for å utføre dei oppgåvene som går fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust- og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet vert blant anna årleg invitert til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og fagkonferansen til Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalet ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet kan møtast og drøfte saker og arbeidsmetodar. Kontrollutvalet i Nissedal kommune deltok på NKRF sin konferanse i SEKRETARIAT Kommunen er medeigar i Agder og Telemark kontrollutvalssekretariat IKS (Temark). Temark har sekretariatsoppdraget for 34 kommunar i Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark. Temark er med det landets største kontrollutvalssekretariat. Sekretariatet har sju tilsette. Sekretær for kontrollutvalet i Nissedal i 2016 var Line Bosnes Hegna. Sekretariatet førebur sakene til kontrollutvalet, skriv saksframstillingar, syter for praktisk tilrettelegging og oppfølging av møte, samt føl opp kontrollutvalet sine vedtak. I det løypande arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utval og revisjonsselskap og mellom utval og administrasjon, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. Side 2 av 6

33 6. REVISJON Kommunen er medeigar i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Telemark kommunerevisjon IKS (TKR). Selskapet leverer revisjonstjenester til tjue kommuner og en fylkeskommune. TKR utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Nissedal kommune. Avtalen mellom TKR og kommunen omfattar timar til fordeling på rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll er ei teneste som vert kjøpt i tillegg. Oppdragsrevisor for Nissedal kommune er Birgitte Lindner Bøen og oppdragsansvarleg revisor er Ottar Kleppe. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor. 7. ØKONOMI For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som mogeleggjer den aktiviteten som det vert lagt opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalet er i tråd med kommunelova pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen. Rekneskapstala for den samla kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen kjem fram av kommunen sitt samla årsrekneskap. Kontrollutvalet vil få lagt fram ei eiga sak som går på økonomien knytt til kontroll- og tilsynsverksemda, slik at kontrollutvalet kan halde seg oppdatera på utvalet si økonomiske stilling, i tillegg til kostnadane til sekretariat og revisjon. 8. ARBEIDET I KONTROLLUTVALET MØTER OG SAKER Kontrollutvalet har i 2016 gjennomført 4 møter og handsama 33 saker. I likskap med andre folkevalde organ er møta i kontrollutvalet som hovudregel opne. Sakskart, saksdokument og protokollar vert løypande lagt ut på kommunen og sekretariatet sine heimesider ( Utvalet ynskjer å ha oppdatert informasjon om kommunen si verksemd, og samtidig gjere sin eigen funksjon meir kjent. Administrasjonen har ved fleire høve blitt invitert til kontrollutvalet for å orientere om ulike verksemdsområder i kommunen. Kontrollutvalet ynskjer å vere synleg og ha god kontakt med leiinga i kommunen. Rådmannen eller representantar for rådmannen har delteke på fleire av utvalet sine møte, noko kontrollutvalet oppfattar som ein styrke i sitt arbeid. Side 3 av 6

34 Ein stor del av kontrollutvalet si saksbehandling omfattar forhold utvalet er pålagt å arbeide med, gjennom krav i kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval. Kva for fokus utvalet vel i dei ulike arbeidsoppgåvene er det i stor grad opp til utvalet å definere sjølv. Kontrollutvalet kan etter oppmoding frå kommunestyret, etter innspel frå innbyggarar eller på eige initiativ ta opp forhold ved kommunen si verksemd, som kan knytast til utvalet sitt tilsynsarbeid. Kontrollutvalet er også opptatt av korleis kommunen følger opp rapportar frå andre tilsyn. Saker handsama i Kontrollutvalet: Protokoll frå sist møte (eiga sak i kvart møte) Innkallingar (eiga sak i kvart møte) Referatsaker / Eventuelt (eiga sak i kvart møte) Orientering frå revisjonen (eiga sak i kvart møte) Orientering og omvisning på Mila aktivitetssenter Tilbakemelding - Sakshandsamingsrutiner og kvalitetssikring av saker til politisk handsaming Årsmelding 2015 Nissedal kontrollutval Engasjementsbrev fra Telemark kommunerevisjon IKS Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon Årsrekneskapet 2015 Nissedal kommune Plan for selskapskontroll Prosjektplan forvaltningsrevisjon av sosiale tenester Eigenbataling i institusjon rådmannens tilbakemelding Kommunens oppfølging av tilsynssak ved legekontoret Organisering av personalfunksjonen i kommunen Revisors sjølvstende Revisjonsstrategi 2016 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Bestilling av selskapskontroll Einingsbesøk på Tveit skule Orientering om eigenbetaling i institusjon Kafedrift i kommunens lokaler Forvaltningsrevisjonsrapport sosiale tenester i Nissedal kommune Selskapskontroll Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS Nissedal kommune Møte- og arbeidsplan 2017 for Nissedal kontrollutval 9. REKNESKAPSREVISJON Revisjon av årsrekneskapen er ein heilt sentral del av kommunen sin eigenkontroll. Revisor skal gje tryggleik for at ein kan stole på informasjonen kommunen gir om økonomien sin. Dette er ei viktig oppgåve. Revisor er ein uavhengig og objektiv tredeperson som gjennom sine kontrollar Side 4 av 6

35 kan avdekke og førebygge feil og manglar i den økonomiske rapporteringa. Revisor vil i tillegg rettleie kommunen for å bidra til å førebygge og avdekke feil og underslag. Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen blir revidert på ein tryggjande måte. Utvalet er difor avhengig av at revisor gir tilstrekkeleg rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og god forståing av kvar deira oppgåver er, er ein viktig føresetnad for å vere trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarleg utført. Kontrollutvalet registrerar at revisor sitt arbeid med å utføre rekneskapsrevisjon dei siste åra er blitt meir omfattande, spesielt knytt til dei mange attestasjonsoppgåvene som vert utført på vegner av staten og andre offentlege organ. I tillegg til å gje skildringar og uttaler mottek kontrollutvalet jamleg i møte informasjon om utført rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet har ved fleire høve gitt utrykk for at det vert gjort mykje godt arbeid innanfor området rekneskapsrevisjon og at dei er nøgde med måten revisjonen løyser oppdraget på. 10. FORVALTNINGSREVISJON OG ANDRE RAPPORTAR Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal bruke for å sikre at kommunen blir driven på ein måte som tar vare på innbyggarane sine behov og rettar best mogeleg. Forvaltningsrevisjon er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøke om kommunen følgjer regelverk, når fastsette mål, og om ressursane blir forvalta på ein effektiv måte. Kontrollutvalet har vore delaktig i val av tema og utforming av problemstillingar basert på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering, innanfor dei rammene som er gjevne av kommunestyret. Kontrollutvalet er delegert mynde til å bestemme korleis avsette ressursar til forvaltningsrevisjon skal nyttast, og revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonen i tråd med faglege krav i løpet av valperioden. Sjølv om det er spesifikke krav til gjennomføring av ein forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalet involverer seg i val av problemstillingar, avgrensingar og tilnærming. Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalet mogelegheita til å gå i djupna i ulike saksforhold, innan eitkvart verksemdsområde i kommunen. Forvaltningsrevisjon vil difor kunne ha høg nytteverdi, både i utvalet si kontrollverksemd, og i kommunen sin internkontroll og forbetringsarbeid. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtakast av kommunestyret sjølv, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planperioden. Nissedal kommune har ei ramme på 2 prosjekt i valperioden, noko avhengig av omfanget på dei ulike prosjekta. Planen ble sendt kommunestyret for godkjenning. Kontrollutvalet vurderar årleg omfanget av forvaltningsrevisjonen og legg evt. endringar/tillegg som det er trong for, fram for kommunestyret. Side 5 av 6

36 Se punkt 8, saker handsama i kontrollutvalet for kva forvaltningsrapportar som er levera, bestilt og fylgd opp i SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet og er eit viktig virkemiddel for å sikre at selskapa vert underlagt demokratisk styring og kontroll. Telemark kommunerevisjon IKS la fram plan for selskapskontroll i 2016 for kontrollutvalet. Kontrollutvalet vurderer årleg omfanget av selskapskontroll og legg evnt. endringar/tillegg som det er behov for fram for kommunestyret. Se punkt 8, saker handsama i kontrollutvalet for kva selskapskontrollar som er levera, bestilt og fylgd opp i KONKLUSJON OG AVSLUTTANDE KOMMENTARAR Kontrollutvalet si årsmelding for 2016 vert med dette lagt fram for kommunestyret til orientering. Ved å sjå årsplan og årsmelding for 2016 i samanheng, kan kommunestyret sjå om dei vedtekne oppgåver og målsettingar for kontrollutvalet er eller blir fulgt opp. Treungen, Inge Magnus Evja Leiar Ingebjørg Liland Sekretær Side 6 av 6

37 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Referatsaker Sakene vert lagt fram utan tilråding Saksopplysningar: - Dagsaktuelle saker o Spørsmål om krav til sakshandsaming av saker til kommunestyret, jf. utbyggingssak Tveit skule. o Betraktningar frå NKRF konferansen - Neste møte o Sak om kontrollutvalet sitt ansvar i samband med mislege handlingar Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1

38 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Ingebjørg Liland Saksgang Nissedal kontrollutval Eventuelt Nissedal kommune Saksopplysningar: 1