Møteprotokoll Grimstad kontrollutvalg Dato: 06.09.2018 kl. 9:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 18/00113 Til stede: Gunnar Topland (leder), Tore Fredvig Erichsen, Hege Bjerke Erlandsen, Eli Skaiaa, Jarle Christiansen Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Ordfører Kjetil Glimsdal Rådmann Tone Marie Nybø Solheim sak 32-34/18 Fungerende Enhetsleder Johan Fredrick Berntsen sak 33/18 Kommunalsjef Kultur- og oppvekstsektoren Solfrid Marie Døhlen Sak 34/18 Varaordfører Per Svenningsen sak 34/18 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 6/18 18/00113-40 Godkjenning av møteinnkalling 06.09.2018 3 Møteprotokoll 5/18 18/00113-41 Godkjenning av protokoll fra møtet 12.06.2018 4 6/18 18/00113-42 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.06.2018 5 1
Saker til behandling 32/18 18/10587-1 Politisk deltakelse i styringsgrupper ved faktaundersøkelser 6 33/18 16/05401-15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonen Byggesaksbehandling 7 34/18 17/04370-119 Orientering om skolemiljøet i Grimstadskolen 8 35/18 18/07948-1 Budsjett kontroll, tilsyn og revisjon 2019 Grimstad kommune 9 36/18 18/00118-8 Orientering fra revisor 06.09.2018 10 37/18 18/00119-9 Eventuelt 06.09.2018 11 Grimstad, 06.09.2018 Gunnar Topland Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 6/18 Godkjenning av møteinnkalling 06.09.2018 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 6/18 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 5/18 Godkjenning av protokoll fra møtet 12.06.2018 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 5/18 Protokollen fra møtet 12.06.2018 godkjennes. Protokollen fra møtet 12.06.2018 godkjennes. 4
6/18 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.06.2018 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 6/18 Protokoll fra møtet 14.06.2018 godkjennes. Protokoll fra møtet 14.06.2018 godkjennes. 5
Saker til behandling 32/18 Politisk deltakelse i styringsgrupper ved faktaundersøkelser 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 32/18 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Rådmann Tone Marie Nybø Solheim og ordfører Kjetil Glimsdal orienterte om de opprettede styringsgruppene ved faktaundersøkelser og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar saken til orientering og forutsetter at det i fremtiden sikres formell politisk forankring ved etablering av politiske styringsgrupper og saker med budsjettmessige konsekvenser får politisk behandling etter gjeldende lovverk. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar saken til orientering og forutsetter at det i fremtiden sikres formell politisk forankring ved etablering av politiske utvalg og at saker med budsjettmessige konsekvenser får politisk behandling etter gjeldende lovverk. 6
33/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonen Byggesaksbehandling 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 33/18 Kontrollutvalget ber om å bli orientert om revidert tilsynsstrategi og arbeidet med internkontrollen i byggesaksavdelingen i første møte etter nyttår. Videre anmodes rådmannen om å årlig rapportere på tilsynsvirksomheten sett opp mot tilsynsstrategien i tråd med kravene i byggesaksforskiften 15-1. Fungerende enhetsleder Johan Fredrick Berntsen orienterte om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonen og svarte på spørsmål. Varaordfører og leder av Teknisk utvalg Per Svenningsen orienterte om aktuelle ulovlighetssaker Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret til orientering der det gjøres oppmerksom at det fortsatt gjenstår betydelig arbeid i forhold til kommunestyrets vedtak av 20. juni 2016 sak PS 92/16. Saken gjelder arbeidet med organisert og formalisert arbeid med internkontroll i byggesaksavdelingen samt deres oppfølging av tilsyn og ulovligheter Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om revidert tilsynsstrategi og arbeidet med internkontrollen i byggesaksavdelingen i første møte etter nyttår. Videre anmodes rådmannen om å årlig rapportere på tilsynsvirksomheten sett opp mot tilsynsstrategien i tråd med kravene i byggesaksforskiften 15-1. Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret til orientering der det gjøres oppmerksom at det fortsatt gjenstår betydelig arbeid i forhold til kommunestyrets vedtak av 20. juni 2016 sak PS 92/16. Saken gjelder arbeidet med organisert og formalisert arbeid med internkontroll i byggesaksavdelingen samt deres oppfølging av tilsyn og ulovligheter. 7
34/18 Orientering om skolemiljøet i Grimstadskolen 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 34/18 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalgsleder Gunnar Topland hadde en innledning om skolesaken og viktigheten av samarbeid og tillit. Kommunalsjef Solfrid Marie Døhlen orienterte om arbeidet med skolemiljøet i Grimstad kommune og samarbeidet med foreldre. Administrasjonen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: og oppfordrer skoleadministrasjonen og foresatte til å gå i dialog for å bygge tillit til det beste for alle elevene. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar saken til orientering og oppfordrer skoleadministrasjonen og foresatte til å gå i dialog for å bygge tillit til det beste for alle elevene. 8
35/18 Budsjett kontroll, tilsyn og revisjon 2019 Grimstad kommune 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 35/18 Kontrollutvalget innstiller på følgende budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019 til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Grimstad kommune med en ramme på kr. 2 892 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretariatet orienterte om forslaget til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Revisjonen orienterte om kostnadene knyttet revisjon i 2019. Kontrollutvalget innstiller på følgende budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019 til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Grimstad kommune med en ramme på kr. 2 892 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 9
36/18 Orientering fra revisor 06.09.2018 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 36/18 Saken tas til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om oppstarten av forvaltningsrevisjonen om skole, og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget rundt dette. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om at planleggingen av revisjonen for 2018 og at overordnet revisjonsstrategi kommer til neste møte. Saken tas til orientering. 10
37/18 Eventuelt 06.09.2018 1 Grimstad kontrollutvalg 06.09.2018 37/18 Saken tas til orientering. 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret a. Saken om anmeldelsene behandlet i kommunestyret 18.06.2018 og ekspedert påfølgende dag b. Kommunestyret vedtok i møte 03.09.2018 å gi ekstra midlertidig godtgjørelse til kontrollutvalgets leder i 2018 2. Neste møte blir flyttet til 23.10.2018 kl. 09.00 3. Eventuelt a. Rådmann Tone Marie Nybø Solheim orienterte om regnskapet pr. utgangen av juli 2018 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. b. Kontrollutvalget diskuterte invitasjonen fra april 2017 til Ragnar Holvik om å orientere om brev av 12.02.2017 til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppfatning er at det er kommunestyret som har håndtert og må eventuelt håndtere dette videre da kontrollutvalget var omfattet av varslingen. c. Det ble diskutert arbeidsformen og metodikken i kontrollutvalgets møter. Saken tas til orientering. 11