Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Tidspunkt: 02.09.2013 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon 69 22 41 60 / 908 55 384, e-post anita.rovedal@iokus.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Mysen, 22.08.2013 Jostein Flåøien Leder (sign.) Side1
Kontrollutvalget Eidsbergs møte 02.09.2013 Sakliste U.off. PS 13/17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013 PS 13/18 PS 13/19 PS 13/20 Informasjon fra revisjonen Referater Eventuelt Side2
Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 124017/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 02.09.2013 13/17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013, godkjennes Rakkestad, 21.08.2013 Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.06.2013 legges frem for godkjenning Side3
Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: 17.06.2013, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:00 Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 3 Fra til saksnr.: 13/10 13/16 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg X Kari Mette Fjell, meldt forfall X Harald Berg innkalt, meldt forfall. Jens Ø. Homstvedt innkalt og møtt Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Svend Harald Klavestad og Anita Rønningen... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Nordby Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte 17.06.2013 Sakliste U.off. PS 13/10 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.05.2013 PS 13/11 PS 13/12 PS 13/13 Oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Indre Østfold Kommunerevisjon IKS -Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2013 i Eidsberg kommune PS 13/14 Overordnet revisjonsstrategi 2013 - Eidsberg kommune X Side4
PS 13/15 Møteplan for 2. halvår 2013 PS 13/16 Eventuelt PS 13/10 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.05.2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.05.2013, godkjennes Rakkestad, 07.06.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 17.06.2013: Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 17.06.2013: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.05.2013, godkjennes med merknad om at det mangler etternavn på Økonomisjefen i sak 13/7, og at utvalget ønsker at det skal legges til at Tone Reimes orientering om møtegodtgjørelse tas til orientering. PS 13/11 Oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune, utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, tas til etterretning. Rakkestad, 07.06.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 17.06.2013: Anita Rønningen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Side5
Kontrollutvalget Eidsberg ser med stor bekymring på konklusjonen i rapporten og fremmer følgende enstemmige innstilling som fremlegges til behandling for kommunestyret: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune, utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, tas til etterretning. Det henstilles til at de anbefalingene som ikke er fulgt opp følges opp innen utgangen av året. PS 13/12 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering Rakkestad, 07.06.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 17.06.2013: Svend Harald Klavestad redegjorde for saken. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak 17.06.2013: Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering PS 13/13 Indre Østfold Kommunerevisjon IKS -Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2013 i Eidsberg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken tas til orientering Rakkestad, 07.06.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 17.06.2013: Side6
Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 17.06.2013: Saken tas til orientering PS 13/14 Overordnet revisjonsstrategi 2013 - Eidsberg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Eidsberg kommune for året 2013 tas til orientering. Rakkestad, 07.06.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 17.06.2013: Svend Harald Klavestad redegjorde for saken. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak 17.06.2013: Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Eidsberg kommune for året 2013 tas til orientering. PS 13/15 Møteplan for 2. halvår 2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2013: 1. møte: mandag 02.09.2013 kl. 09:00 2. møte: mandag 04.11.2013 kl. 09:00 Rakkestad, 07.06.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 17.06.2013: Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 17.06.2013: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2013: Side7
1. møte: mandag 02.09.2013 kl. 09:00 2. møte: mandag 04.11.2013 kl. 09:00 Utvalgets møter skal heretter annonseres på lik linje som andre utvalg i kommunen. PS 13/16 Eventuelt Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 07.06.2013 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 17.06.2013: 1. Kontrollutvalget og ipad 2. Reglement for politiske utvalg i Eidsberg kommune. 3. Beveretning på møtene. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 17.06.2013: 1. Kontrollutvalget ber om å få utdelt ipad slik at de har tilgang til alle nødvendige dokumenter for å kunne utføre kontrollutvalgets arbeide på en tilfredsstillende måte. Utvalget ber om å få nødvendig opplæring. 2. Utvalget ber om å få tilsendt reglement for politiske utvalg i Eidsberg når denne foreligger. 3. Det holder med kaffe på møtene fremover. Side8
Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 124182/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 02.09.2013 13/18 Informasjon fra revisjonen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen,tas til orientering. Rakkestad, 22.08.2013 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling Side9
Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 124190/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 02.09.2013 13/19 Referater Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: De vedlagte referater tas til orientering. Rakkestad, 22.08.2013 Vedlegg Kopi av brev til Eidsberg kommune v/ Næring- og Miljø, datert 12.06.2013 Særutskrift, sak 55/13 Skatteregnskap og skatteoppkrevers årsmelding for 2012 Særutskrift, sak 56/13 Årsmelding og årsregnskap 2012 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering De vedlagte referater tas til orientering. Side10
Side11
Side12
Side13
Side14
Side15
Side16
Side17
Side18
Side19
Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 124016/2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 02.09.2013 13/20 Eventuelt Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 21.08.2013 Side20