Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat

Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Styret for SEKOM-sekretariat Møtestad: Førde rådhus, møterom Anga i 4. etasje Dato: 20.09.2017 Tid: Kl. 11:00. Lunsj ca kl 12:00 Innkalling: Faste medlemar i styret Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: 975 81 418) Sakliste Sak nr. Sakstittel 07/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 08/17 Skriv og meldingar 09/17 Økonomirapport hausten 2017 10/17 Statusrapport om arbeidsplan pr september 2017 11/17 Budsjett 2018 - SEKOM-sekretariat 12/17 Arbeidsplan 2018 13/17 Eventuelt Med helsing Terje Engvik Leiar

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 07/17 Styret for SEKOM-sekretariat 20.09.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå dagleg leiar: Innkalling og sakliste vert godkjent.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 08/17 Styret for SEKOM-sekretariat 20.09.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Medlemar og varamedlemar i styret for SEKOM-sekretariat - møte 20.9.17 Signert møtebok Arbeidsutvalet 21.6.2017 FKT-konferansar 2017 - dokumentasjon Tilråding frå dagleg leiar: Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Notat Dato: 08.09.2017 Vår referanse: 17/1400 Arkiv: Medlemar og varamedlemar i styret for SEKOM-sekretariat - møte 20.9.17 Kommune Fast medlem Forfall? Personleg varamedlem Askvoll Jorunn Blom Aalen Oddbjørn Aalen Bremanger Bjørg Kleiven Stig Bakke Eid Vigdis Heimdal Oddvin Hansen Reksnes Fjaler Magne Norddal Anny Mari Holm Solheim Flora Terje Kjerpeset Oscar Bergheim Førde Terje Engvik Frode Gjerde Gaular Joar Aarnes Kjerstin Haugsbø Gloppen Per Rune Vereide Ragnar Eimhjellen Gulen Arnhild Kjellevold Aslak Nyhammer Hornindal Tom Øyvind Solheim Ralf Bjarne Taraldset Hyllestad Randi Gåsdal Ingunn Sognnes Jølster Inger Jorun Årseth Arne Lesto Naustdal Ole Erik Thingnes Johnny Gustavsen Solund Arne Leif Osland Edel F Bontveit Stryn Rune Myklebust Aud Jorunn Hool Egge Innkalla Forfall Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf 57 61 27 84 / 975 81 418 ah@sekom.no Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: 987 631 554 Bankkonto: 3705.08.32571

FKT-konferansar 2017 Konferansar i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). De finn dokumentasjonen på forumet sine nettsider: www.fkt.no SEKOM-sekretariat var lokal arrangør for Kontrollutvalsdagen saman med kontrollsjefen i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Vest Kontroll.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 09/17 Styret for SEKOM-sekretariat 20.09.2017 Arkiv FE - 150 Sakshandsamar Arnar Helgheim Økonomirapport hausten 2017 Vedlegg i saka: 16.08.2017 Budsjettkontroll pr 010817 med prognose Tilråding frå dagleg leiar: Økonomirapporten vert teken til vitande. Saksutgreiing: Vi viser til rekneskapsprognosen som er lagt ved. Den viser kr 138.000 i mindreforbruk. Nokre kommentarar til spesielle tilhøve og avvik: Løn og pensjon Endelege pensjonskostnadar er framleis ikkje kjent. Ca kr 47.000 vart dekka frå SEKOM sitt premiefond hjå KLP og vert såleis ikkje rekneskapsført som utgift, slik at vi reknar med mindreforbruk på pensjonsposten. Driftspostar Reiseutgifter og opplæring/seminar vert høgare enn budsjettert. Det har vore lite kjøp av eksterne tenester (post 13500). Vi reknar heller ikkje med mykje bruk resten av året. Det er likevel ein viktig post i budsjettet for å sikre sekretariatet sine tenester til dei 15 utvala og i drifta av sjølve selskapet. Avrekning Det endelege mindreforbruket vert avrekna med tilsvarande reduksjon i tilskotet frå eigarkommunane for 2018. Bruk av + og i tabellane Negative tal er inntekt / redusert utgift Positive tal er utgift / redusert inntekt

Økonomirapport pr 16.8.17 (Med løn for august månad) Konto Konto tekst Beløp Prognose Budsjett Differanse 10100 Fast løn 832 645 1 320 000 1 340 000 20 000 10500 Anna løn og trekkpliktig godtgjersle 0 1 000 1 000 0 10504 Telefongodtgjersle 5 856 10 000 10 000 0 10509 Trekkpliktig km.godtgjersle 5 398 10 000 0 10000 10800 Godtgjersle folkevalde 29 600 80 000 95 000 15 000 10903 Pensjonsinnskot KLP 191 510 270 000 340 000 70 000 10905 Gruppeliv og ulukkesforsikring 4 394 4 000 4 000 0 10990 Arbeidsgjevaravgift 116 265 183 000 185 000 2 000 11000 Kontormateriell 1 284 5 000 10 000 5 000 11001 Kopieringsmateriell 0 1 000 2 000 1 000 11007 Faglitteratur 1 025 1 000 0 1000 11150 Matvarer 3 288 8 000 10 000 2 000 11201 Utgifter, ikkje oppgåvepliktige (løn) 595 1 000 0 1000 11207 Velferdstiltak tilsette 964 3 000 10 000 7 000 11301 Bankgebyr 535 1 000 2 000 1 000 11303 Telefon 7 059 13 000 10 000 3 000 11305 Porto og frankering 562 1 000 2 000 1 000 11309 Motpost fordel Elkomm 5 856 10 000 10 000 0 11500 Opplæring, kurs/seminar 82 040 95 000 55 000 40 000 11600 Utgift./godtgjersle reiser, diett, bil mm o 45500 70 000 85 000 15 000 11700 Transport og drift av eigne/leigde transpo 12 954 20 000 25 000 5 000 11705 Refusjon av utlegg til skyss/transport 14 110 8 000 10 000 2 000 11855 Yrkesskadeforsikring 6 274 6 000 4 000 2 000 11900 Leige av lokale og grunn 63 168 91 000 91 000 0 11950 Avgifter, gebyr, lisensar o.l. 7 240 15 000 30 000 15 000 11958 OU Kontingent arbeidsgivars del 375 1 000 0 1000 11959 Kontingentar 9 825 15 000 0 15000 12000 Kjøp og finansiell leasing av driftsmidlar 0 11 000 11 000 12001 Inventar og utstyr 12 152 15 000 24 000 9 000 12400 Serviceavtaler, reparasjonar, vaktmeister 9 095 9 000 0 9000 13500 Kjøp av tenester frå kommunar 48 400 70 000 70 000 0 13700 Kjøp av tenester frå andre (private) 3 010 5 000 45 000 40 000 14290 Meirverdiavgift som gjev rett til momsko 3 862 25 000 40 000 15 000 15001 Forseinkingsrenter 842 1 000 0 1000 15209 Eigenkapitalinnskot KLP 0 16 000 16 000 0 15400 Avsetnader til disposisjonsfond 0 50 000 50 000 0 17290 Kompensasjon mva Driftsrekneskapen 3 862 25 000 40 000 15 000 18500 Overføringar frå kommunar 1 890 750 2 521 000 2 521 000 0 19009 Renteinntekter 0 6 000 6 000 0 138 000 138 000

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 10/17 Styret for SEKOM-sekretariat 20.09.2017 Arkiv FE - 146 Sakshandsamar Arnar Helgheim Statusrapport om arbeidsplan pr september 2017 Tilråding frå dagleg leiar: Statusrapport om arbeidsplan vert teken til vitande. Saksutgreiing: Nedanfor er klipp frå prioriterte oppgåver i den vedtekne arbeidsplanen. Dagleg leiar sine kommentarar er sette inn som kulepunkt merka med : Tenester til kontrollutvala Mål: Kontrollutvalsmedlemane skal oppleve vervet som nyttig og interessant. Kontrollutvalsmedlemane skal få den kunnskapen dei treng for å utføre vervet på ein god måte. Kontrollutvalsmedlemane skal kjenne seg trygge i rolla si opp mot andre folkevalde organ, administrasjon, revisjon og sekretariat. Sekretariatet skal ha kompetanse til å yte god sakshandsaming og gi gode og relevante råd til kontrollutvala. Tiltak: Opplæring som del av kontrollutvalsmøta. Både sekretariat og revisor tilbyr dette etter avklaring med kvart utval. Revisor og sekretariat informerer knytt til saker som kjem opp. Sjå også punkt om informasjon om rekneskapsrevisjon. Tilby samlingar for fleire utval med fagleg innhald. Gjerne med ekstern bidragsytar i tillegg til sekretariat og revisor. «Kontrollutvalsdagen» vart arrangert på Skei den 15. juni 2017. SEKOM arrangerte i samarbeid med Kontrollsjefen i Sogn og Fjordane fylkeskommune og Vest kontroll. Det var 67 deltakarar på samlinga med 31 av dei frå «SEKOM-kommunane». Bidra til at kontrollutvala drøftar risikoområde i eigen kommune og at kontrolltiltak vert sett inn på relevante prosjekt. Drøfting i utvala i samband med forvaltningsrevisjon / selskapskontroll. Bidra til godt samarbeid mellom utvalsleiar og ordførar / rådmann i kvar kommune. Mellom anna for å sikre at sakene vert presentert på ein god måte i kommunestyret, helst med

innleiing frå kontrollutvalsleiar. Sekretariatet har kontakt med administrasjonen ved rådmannen i samband med planlegging og etterarbeid til kontrollutvalsmøta. I dei fleste kommunane har kontrollutvalsleiar eller andre presentert saker frå utvalet når dei vert handsama i kommunestyret. Fast orienteringssak om rekneskapsrevisjon på haustmøte i utvala. Alle utvala har har informasjonssak om rekneskapsrevisjon i løpet av hausten. Dette starta opp som fast ordning i fjor og vi legg opp til å halde fram med ordninga. Tilsette held seg oppdatert på fagområda ved deltaking på kurs og konferansar. I tillegg til aktiv deltaking i sekretariatforum for Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal. Vi har delteke på fleire faglege samlingar: Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) si kontrollutvalskonferanse 1. og 2. februar (begge tilsette). Sekratariatforum for Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal 6. februar (Arnar Helgheim). Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si sekretariatkonferanse 21. og 22. mars (begge tilsette). FKT si kontrollutvalskonferanse og årsmøte 7. og 8. juni (Audhild Ragni Vie Alme) Saman med Vest kontroll og kontrollsjefen i fylkeskommunen er vi arrangør av «Vestlandssamlinga» for sekretariat. Dette er ei årleg samling for sekretariat frå Rogaland til Nord Trøndelag. Arrangøransvaret går på omgang, og samlinga blir i Loen den 5. og 6. oktober. Fagsamling for kommunerevisorar og sekretariat i Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal i Loen den 23. og 24. november. (Begge tilsette planlegg deltaking) Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Mål: Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal bidra til kvalitetsutvikling i kommunane. Minst 1 forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll kvart år i valperioden. Ein stor del av første året i perioden gjekk med til planarbeid. Pr 11.8.17, har 10 av 15 utval fått levert sin første rapport. Det er no 11 aktive tingingar og vi førebur tinging for 4 utval. Fleire kommunar har opplevd forseinka levering av forvaltningsrevisjonar / andre rapportar. Dette ser ut til å vere ei utfordring både for Kommunerevisjonen i Nordfjord og KRYSS Revisjon. Tiltak: Greie ut og tilrå tydelege og godt avgrensa tingingar til revisjonsselskapa. Særleg unngå for mange vide og uklare prosjekt med lang leveringstid. Så langt, har vi hatt god erfaring med å tinge på bakgrunn av dei vedtekne planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det har vore nyttig med dei korte punkta om kvart prosjekt som står i planane. I dei fleste tilfelle har utvala vedteke sekretariatet si tilråding med mindre endringar eller tillegg. Bidra til at dei prioriterte revisjons- og kontrollprosjekta er relevante og i tråd med vurdering av risiko og vesentlegheit. Sjølv om dei fleste prosjekta har vore i tråd med den vedtekne prioriteringa, har det også vore fleire utval som har endra prioritering eller vinkling på prosjekta. Når det har vore endring, har dette vore på grunn av at utvalet har vurdert risikobiletet som endra frå våren 2016 (planarbeidet) til no. Samarbeide med dei to revisjonsselskapa både om utgreiing til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og ved tinging av enkeltprosjekt. Vi har drøftingar med revisorane både om ordlyd i tinginga og i gjennomføring av prosjekta.

Legge opp til at kontrollutvala drøftar prioritering av prosjekt med utgangspunkt i overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll minst ein gong i løpet av valperioden. Har ikkje vore gjennomført systematisk. Følgje opp og drøfte framdrift, problemstillingar, ressursbruk med meir med revisjonsselskapa. Bidra til praktiske avklaringar og forventningsavklaring mellom revisjonsselskap og kontrollutval. Vi har god kontakt med begge revisjonsselskapa i vårt område. Bidra til at kontrollutvala også tingar andre revisjonsrapportar på meir avgrensa område. Dette ser vi på som ein del av arbeidet med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, men sjølve rapporten er ikkje definert som forvaltningsrevisjonsrapport. Bruken av revisjonsrapportar varierer mykje mellom kontrollutvala. Ein del nyttar dette aktivt, og sekretariatet meiner dette ofte har vore svært nyttig. Korleis funna i slike rapportar vert nytta vidare har variert. Rapport frå forvaltningsrevisjon går alltid vidare til kommunestyre / bystyre. For mindre rapportar har kontrollutvalet i ein del høve sendt den vidare med tilråding om pålegg til administrasjonen. Informasjonsarbeid Mål: Alle dokument som kan vere offentlege skal vere både offentlege og tilgjengelege. Kontrollutvalet sine dokument skal vere minst like lett tilgjengelege for omverda som dokument i eigarkommunane. Kontrollutvalet som synleg utval der særleg kommunestyra og administrasjonen kjenner både utvalet og oppgåvene. Tiltak: Vidareutvikle bruken av Acos sine løysingar: Infolink (nettsida) og WebSak (sak/arkivsystem). Kontrollutvalet som eit synleg, fast menypunkt på kommunane sine nettsider. Vi har sett gjennom kommunane sine nettsider, og meiner kontrollutvalet er presentert slik det er naturleg ut frå den enkelte kommune sin layout på nettsida. Søkbar postjournal på nettsida med inn- og utgåande dokument tilgjengelege for direkte nedlasting. Journalen er tilgjengeleg med inn- og utgåande dokument i tillegg til notat tilgjengelege for direkte nedlasting. Også møtekalenderen ligg med direkte lenke mellom sakssystemet og nettsida. Vi har rett nok framleis også menyelement med kvart utval og sakliste / møtebok som pdf-dokument der. Andre prioriteringar SEKOM-sekretariat er opne for å drøfte mogelege strukturendringar med andre kontrollutvalssekretariat. Selskapet er også ope for å drøfte tenester til andre enn dei 15 eigarkommunane jf 3 i vedtektene. Mellom anna drøfta i arbeidsutvalet den 21. juni. Frå utgreiing til møtet: Endringar i kommunestrukturen som påverkar SEKOM-sekretariat: Gaular, Naustdal, Førde og Jølster. Alle er eigarar i SEKOM. Hornindal og Volda. Hornindal er eigar i SEKOM. Eid og Selje. Eid er eigar i SEKOM. Flora og Vågsøy. Flora er eigar i SEKOM. SEKOM-sekretariat melder seg inn i KS Bedrift frå og med 2017. Kostnaden i 2017 vert på ca kr 20.000,-. Medlemskontingenten er ein fast del på 15.000 med tillegg av 0,25% av grunnlaget for

arbeidsgjevaravgift (ca kr 1.600.000*0,25%). Kostnaden vert dekka innanfor det vedtekne budsjettet. Innmelding er gjort. For 2015 og 2016, har styret vedteke avsetjing av til saman kr 90.000 i bufferfond. Meininga er at fondet skal vere så stort at selskapet kan dekke spesielle svingingar i utgifter eller inntekter. Særleg er det pensjonskostnadane som svingar frå år til år. Frå 2013 til 2014 auka til dømes desse kostnadane med ca kr 185.000, før dei gjekk ned ca kr 207.000 til 2015. Svingingar i pensjonskostnad tilsvarar rundt 10% av kommunetilskotet, og eit bufferfond på det nivået bør såleis gi ei rimeleg trygg drift. Dagleg leiar tar dette med i budsjettarbeidet.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 11/17 Styret for SEKOM-sekretariat 20.09.2017 Arkiv FE - 151 Sakshandsamar Arnar Helgheim Budsjett 2018 - SEKOM-sekretariat Tilråding frå dagleg leiar: Framlegg datert 8.9.17 til budsjett 2018 for SEKOM-sekretariat vert vedteke. Saksutgreiing: Etter vedtektene for SEKOM-sekretariat, har styret i oppgåve å vedta budsjett, slik at dette kan sendast detakarkommunane innan 1. november. Klipp frå vedtektene, 6 Styret sine oppgåver: Generelt om budsjettframlegget I dagleg leiar sitt framlegg til budsjett for 2018, er råma auka med 2,8%. Dette tilsvarar den ferskaste prognosen for kommunal deflator frå SSB (juni 2017). Framlegget er såleis på det same reelle nivået som for 2017. Fast løn SEKOM-sekretariat har 2 tilsette. I lønsbudsjettet tek vi utgangspunkt dagens lønsnivå. Det er lagt til same lønsvekst som SSB legg til grunn ved utrekning av deflator. I prognosa er det rekna med 3,0% lønsvekst frå 2017 til 2018. Arbeidsutvalet gjennomfører lønsfastsetjing på sitt møte i juni kvart år, etter at lønsvekst i KS-oppgjeret er kjent. Leiar og nestleiar er forhandlingsutval. Godtgjersle til folkevalde

Framlegget er i tråd med dei satsane som styret har vedteke for godtgjersle. Pensjon Berekninga i framlegget er ut frå dei ferskaste prognosene vi har fått frå KLP (1.9.17). Arbeidsgjevar sin del er lagt inn med 23,2%. Forenkla inndeling av pensjonskostnaden: 1. Arbeidsgjevar sin del av pensjon inkl tidlegpensjon og AFP på ca 11,2% Av pensjonsgrunnlaget (løna til dei tilsette) 2. Reguleringspremie og rentegarantipremie på ca 3,6% Av premiereserve. (Omrekna tilsvarar det ca 12% av løna) Samanlikna med kommunane, vert den prosentvise pensjonsutgifta høg. SEKOM er eit lite selskap der inndekking av justert pensjon for pensjonistar gir eit høgare utslag enn i kommunane. Arbeidsgjevaravgift Førde ligg i sone 1a med sats 14,1 (10,6%). For SEKOM-sekretariat blir det i praksis 10,6%, jf klipp frå Skattetaten sine nettsider: * I sone 1a skal det betales arbeidsgiveravgift med en sats på 10,6 pst. inntil differansen mellom det foretaket faktisk betaler i arbeidsgiveravgift, og det foretaket ville ha betalt i arbeidsgiveravgift med en sats på 14,1 pst, er lik fribeløpet. I 2016 er fribeløpet 500 000 kroner per foretak. Driftstutgifter Framlegg til budsjett på driftspostane (11000 13700) bygger på tidlegare budsjett og erfaringstal frå rekneskapane. Post 13500 (kjøp frå andre) gir oss rom til å kjøpe inn eksterne ressursar dersom det vert behov for dette. Dagleg leiar meiner dette er ein viktig post som gir handlingsrom for å løyse spesielt utfordrande saker. Dipsosisjonsfond Pr 1.1.17 er fondet på kr 90.000 og det er budsjettert avsetjing på kr 50.000 i budsjett 2017. Det er ikkje eit mål at fondet skal vere «størst mogeleg», men det er nyttig for selskapet å ha noko midlar på eit slikt fond. Jf arbeidsplan, er ca 10% av kommunetilskotet (dvs ca kr 260.000) eit tilstrekkeleg nivå for å ei rimeleg trygg drift. Kommunetilskot Tilskotet er auka i takt med deflator på 2,8%. Berekning av kommunetilskot er regulert i samarbeidsavtala som ligg til grunn for SEKOM-sekretariat: 25% fast del 25% etter tidsbruk 50% etter folketal I samband med budsjettet, har vi berekna kvar enkelt kommune sitt tilskot ut frå folketal og tidsforbruk for 2016 og 2017. Dette blir avrekna ved årsslutt.

Rekneskapane viser at kommunetilskotet har utvikla seg slik frå 2008 til 2016: Som det går fram, vert kommunetilskotet avrekna i samband med avslutting av rekneskapsåret. Ubrukte budsjettmidlar («overskot») vert tilbakeført til eigarkommunane, og endeleg fordeling tek med seg tidsbruk og oppdatert folketal pr kommune.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 12/17 Styret for SEKOM-sekretariat 20.09.2017 Arkiv FE - 146 Sakshandsamar Arnar Helgheim Arbeidsplan 2018 Vedlegg i saka: 08.08.2017 Arbeidsplan 2018 (Framlegg frå dagleg leiar) Tilråding frå dagleg leiar: Arbeidsplan 2018 vert vedteken slik den ligg føre. Saksutgreiing: Dette er første arbeidsplandokumentet som vert handsama i same møte som budsjettet. Fram til no, har det vore ein 2-årig arbeidsplan som styret har handsama ca mars månad. Samstundes som handsaminga vert flytta til budsjettmøtet, legg vi også opp til 1-årig plan, slik at samanhengen med budsjettsaka vert endå tydelegare. Eg viser til det vedlagde framlegget til arbeidsplan for 2108.

SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Arbeidsplan 2018 Styret si handsaming: Dato: 20.9.2017 Saksnummer: Referanse: 17/1228

Vår referanse: 17/1228 Innleiing SEKOM-sekretariat er ei interkommunal verksemd etter kommunelova 27. Det er 15 deltakarkommunar og kvar av kommunane har ein styrerepresentant. I møte den 25.2.14, gjorde styret følgjande vedtak: «Styret slår fast at SEKOM-sekretariat i praksis er etablert som eige rettssubjekt med eigen rekneskap, som vert ført i samsvar med forskrift om årsrekneskap og årsberetning for kommunar og fylkeskommunar». Verksemda har 2 tilsette i heile stillingar: Dagleg leiar Arnar Helgheim Rådgjevar Audhild Ragni Vie Alme Arbeidsplanen er eit verktøy for styret til å organisere og drive SEKOM-sekretariat på ein best mogeleg måte. Kvart kontrollutval er oppdragsgjevar i førebuings- og oppfølgingsarbeid og sekretariatet følgjer dei pålegg og retningslinjer som utvalet gjev i dette arbeidet. Bakgrunnsinformasjon Sekretariatet sitt føremål / oppgåve (vedtektene 3): Sekretariatsamarbeidet har som føremål/oppgåve å syte for at kontrollutvala i deltakarkommunane får naudsynt bistand til å få utført kontrollutvalsoppgåver slik det kjem til uttrykk i kommunelova kap. 12 77 og forskrift om kontrollutval for kommunar og fylkeskommunar av 15.06.2004. Eigarkommunane har gjennom samarbeidsavtale, bestemt slik fordeling av driftstilskot til SEKOM-sekretariat: Fast del 25% Etter tidsbruk 25% Etter folketal 50% Dei tilsette fører timelister fordelt på kommunane og felles/administrasjon. Reiseutgifter til og frå kontrollutvalsmøte vert ført på fellesutgifter. Denne registreringa er utgangspunkt for etterjustering av tilskot frå kvar av eigarkommunane. Nokre av styret sine oppgåver etter 6 i vedtektene: Vedtak av budsjett Fastsetjing og godkjenning av årsrekneskap Fordeling av kostnadane på kommunane etter vedteken fordelingsnøkkel Utarbeide årsmelding som sendast deltakarkommunane Vedtekter og samarbeidsavtale ligg på nettsidene www.sekom.no 2

Vår referanse: 17/1228 Styrande organ Styret har 15 medlemar. Ein frå kvar av eigarkommunane. 5 av styremedlemane er valde til å utgjere arbeidsutval. Terje Engvik (Førde) er styreleiar og Jorunn Blom Aalen (Askvoll) er nestleiar. Vi legg opp til to styremøte og eitt eller to møte i arbeidsutvalet pr år: Styremøte i samband med rekneskap, årsmelding med meir ca mars månad Styremøte i samband med budsjett for neste år ca oktober månad Arbeidsutvalsmøte om løns- og arbeidsvilkår og drøfting av status for arbeidsplanen. Arbeidsutvalsmøte i november ved behov Jf sak 11/16 i arbeidsutvalet, er leiar og nesteleiar forhandlingsutval om lønsvilkår for tilsette. Resultat skal godkjennast av arbeidsutvalet. Dersom det er behov, kan styreleiar setje opp ekstra møte i styre eller arbeidsutval. Løpande arbeidsoppgåver Oppsummering av løpande oppgåver som ligg til SEKOM-sekretariat: Førebu saker til handsaming i kontrollutvala. Utgreie relevante tilhøve slik at utvalet har eit best mogeleg grunnlag for si handsaming. Praktisk gjennomføring av kontrollutvalsmøta Post, sak og arkivfunksjon for kontrollutvala. Ha kontakt og samarbeid med kommunane sine revisorar. Drøfte og samarbeide med revisor om spesielle moment som revisor gjer merksam på ved gjennomgang av årsrekneskapen. Særleg atterhald og presiseringar i revisjonsmeldinga. Ha kontakt med administrasjonen i kommunane om aktuelle saker og informasjon til kontrollutvala. Fagleg oppdatering og utvikling. Dei tilsette deltek på aktuelle kurs og konferansar innan fagområdet. SEKOM-sekretariat er aktiv deltakar i sekretariatsforum for Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal. I utgangspunktet vert det lagt opp til slik møtefrekvens: Kommunar Møte pr år Flora og Førde 7-8 Bremanger, Eid, Gloppen og Stryn 5 6 Askvoll, Fjaler, Gaular, Gulen, Hornindal, Hyllestad, 4-5 Jølster, Naustdal og Solund Det vert sett opp ekstra møte ved behov, etter avtale med kvart utval / utvalsleiar. Samla møteplan vert oppdatert jamleg og er publisert på SEKOM-sekretariat si nettside. 3

Vår referanse: 17/1228 Prioriterte arbeidsoppgåver Oppgåver som er særskilt prioriterte i 2018. Særleg 2015 og 2016 var prega av avslutning av ein valperiode og start på ein ny. Kontrollutvala er no over i ein gjennomføringsfase og sekretariatet har ei viktig oppgåve i å sikre at kvart utval får gjennomført dei kontrollaktivitetane som er planlagde. Tenester til kontrollutvala Mål: Kontrollutvalsmedlemane skal oppleve vervet som nyttig og interessant. Kontrollutvalsmedlemane skal få den kunnskapen dei treng for å utføre vervet på ein god måte. Kontrollutvalsmedlemane skal kjenne seg trygge i rolla si opp mot andre folkevalde organ, administrasjon, revisjon og sekretariat. Sekretariatet skal ha kompetanse til å yte god sakshandsaming og gi gode og relevante råd til kontrollutvala. Tiltak: Opplæring som del av kontrollutvalsmøta. Både sekretariat og revisor tilbyr dette etter avklaring med kvart utval. Tilby samlingar for fleire utval med fagleg innhald. Gjerne med ekstern bidragsytar i tillegg til sekretariat og revisor. Bidra til godt samarbeid mellom utvalsleiar og ordførar / rådmann i kvar kommune. Mellom anna for å sikre at sakene vert presentert på ein god måte i kommunestyret, helst med innleiing frå kontrollutvalsleiar. Fast orienteringssak om rekneskapsrevisjon på haustmøte i utvala. Tilsette held seg oppdatert på fagområda ved deltaking på kurs og konferansar. I tillegg til aktiv deltaking i sekretariatforum for Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Mål: Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal bidra til kvalitetsutvikling i kommunane. Revisjonsprosjekta skal gi kommunestyret/bystyret nyttig kunnskap og styringsinformasjon. Minst 1 forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll kvart år i valperioden. Tiltak: Greie ut og tilrå tydelege og godt avgrensa tingingar til revisjonsselskapa. Særleg unngå for mange vide og uklare prosjekt med lang leveringstid. Bidra til at dei prioriterte revisjons- og kontrollprosjekta er relevante og i tråd med vurdering av risiko og vesentlegheit. Samarbeide med dei to revisjonsselskapa både om utgreiing til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og ved tinging av enkeltprosjekt. 4

Vår referanse: 17/1228 Legge opp til at kontrollutvala drøftar prioritering av prosjekt med utgangspunkt i overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll minst ein gong i løpet av valperioden. Følgje opp og drøfte framdrift, problemstillingar, ressursbruk med meir med revisjonsselskapa. Bidra til praktiske avklaringar og forventningsavklaring mellom revisjonsselskap og kontrollutval. Bidra til at kontrollutvala også tingar andre revisjonsrapportar på meir avgrensa område. Andre prioriteringar SEKOM-sekretariat er opne for å drøfte mogelege strukturendringar med andre kontrollutvalssekretariat. Selskapet er også ope for å yte tenester til andre enn dei 15 eigarkommunane jf 3 i vedtektene. Ved utgangen av 2017 er det sett av kr 140.000 i bufferfond. Meininga er at fondet skal vere så stort at selskapet kan dekke spesielle svingingar i utgifter eller inntekter. Særleg er det pensjonskostnadane som svingar frå år til år. Fondet bør vere på ca 10% av kommunetilskotet. Ut frå budsjett 2017 betyr det ca kr 260.000. 5

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 13/17 Styret for SEKOM-sekretariat 20.09.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt