IST Direkte Brukerdokumentasjon for Administrator November 2016 Innhold IST Direkte... 1 Brukerdokumentasjon for Administrator... 1
November 2017... 1 IST Direkte for Barnehage/SFO... 3 Systemoppbygging... 4 Innlogging for administratorer og personalet... 4 Innlogging for personalet via app... 4 Innlogging for foresatte... 4 Innlogging for foresatte via app... 4 Innlogging for administratorer... 4 Administrere personalet... 5 Administrere Ferieperioder... 9 Administrere Stengte dager... 11 Administrere Åpningstider... 13 Administrere Tillatelser... 14 Administrere Avdeling/Grupper... 15 Administrere plasstyper... 22 Administrere forum... 24 Administrere Skjemaer/timeplan... 26 Administrere Etablering... 27 Innlogging for personalet... 33 Status... 34 Her og nå... 37 Finne barn... 39 Hvem er hvor... 40 Planlegging... 51 Lister... 58
Infotavlen... 61 Innlogging for personal via app... 64 Status via App (Komme Gå)... 65 Her og nå via App... 67 Hvem er hvor via App... 68 Mer via App... 69 IST Direkte for Barnehage/SFO Hensikten med IST Direkte er å tilby en effektiv og lett anvendelig tjeneste ifm det daglige arbeidet for en administrator og øvrig personal, men også for foresatte med barn i barnehage og SFO. Systemet skal underlette både administrasjon og kommunikasjon via mobile tjenester som finnes tilgjengelig for iphone, ipad og Android. IST Direkte skal gi personalet et bedre overblikk over barna og deres aktiviteter, samt underlette deres administrative arbeidsoppgaver. Personalet vil med dette få mer tid til overs, til barna. De foresatte får, via flere tjenester, et innblikk i barnehagens/sfo-ens aktiviteter, og kan på en enklere måte ha daglig kontakt med virksomheten, via de mobile tjenestene. 3
Systemoppbygging IST Direkte består av flere deler som tilsammen underletter den daglige kommunikasjonen og administrasjonen. Infotavle Infotavlen er en skjerm som er satt opp som en tjeneste for de foresatte i garderoben der barna, de foresatte eller ansatte primært kan melde inn ankomne barn og se status. Det finnes også muligheter til å se enhetens/avdelingens oppslagstavle, som inneholder nyheter, notiser og kalender. Innlogging for administratorer og personalet Personalet har en innlogging der de kan se tilsvarende informasjon som finnes på infotavlen, samt informasjon om personalet, ferieperioder, stengte dager, åpningstider, tillatelser, avdelinger/grupper, plasstyper, forum og etablering. Innlogging for personalet via app Personalet har også en personalapp som kan anvendes på f.eks. mobil (smartphone), når man er på utflukt. Innlogging for foresatte Når foresatte logger inn i systemet kan de planlegge, og følge opp sitt barns aktiviteter. Foresatte har også tilgang til samme oppslagstavle, inneholdende nyheter, notiser og kalender, som finnes på enheten/avdelingen. Innlogging for foresatte via app Foresatte har også tilgang til en app for daglig å kunne registrere avtaler, og følge barnet, f.eks. om barnet har ankommet SFO, eller registrere om barnet skal hentes av f.eks. mormor. Via appen kan foresatte enkelt finne kontaktopplysninger til foresatte til barnets lekekamerater Innlogging for administratorer Hensikten med IST Direkte er at personalet skal får mer tid til overs til barna. Dette ved å ha et verktøy som underletter administrasjonen og gir bedre overblikk over barna, samt vise aktuell informasjon. Både administrator og personalet kan arbeide i IST Direkte via tre ulike innlogginger
Infotavlen Innlogging for Personal Innlogging for Personal via app Ved oppsett av IST Direkte finnes det alltid en administrator registrert. Deretter må administratoren sørge for at ev flere administratorer, samt øvrig personale, blir registrert i systemet. Som administrator har man tilgang til et ekstra ikon; Admin. Via dette ikonet når man tjenestene Personale, Ferieperioder, Stengte dager, Åpningstider, Tillatelser, Avdeling/Grupper, Plasstyper, Forum, Skjemaer og Etablering. Administrere personalet Under fliken Personale registreres administratorer eller personale som skal få tilgang til IST Direkte. Ved oppstart er det kun én administrator registrert i systemet, som da har tilgang til denne siden for å registrere ytterligere personale og administratorer. Legg til personale Gå til fliken Personale Trykk Legg til Personale Angi Fødselsnummer, ev. Opprett person. 5
Oppgi Navn, og ev øvrige opplysninger Trykk Opprett Angi hvilken avdeling den ansatte er knyttet til Angi brukernavn og passord Angi om den ansatte skal ha administratorrettigheter Trykk Lagre
Redigere personale Trykk på Profil Velg å redigere valgbare felt 7
Trykk Velg fil for ev å laste opp profilbilde Marker/huk av ved Slett bilde, for å slette et opplastet profilbilde Trykk Lagre Slette personale Trykk Slett Redigere brukeropplysninger (brukernavn/passord) Trykk Logg inn
Velg å redigere valgbare felt Trykk Lagre Administrere Ferieperioder I fliken Ferieperioder kan administratoren registrere de ferieperiodene som finnes i løpet av året. F.eks. vinterferie, påskeferie, sommerferie, osv. Et tips kan være å være konsekvent når det gjelder navnsetting, for å underlette arbeidet med analyse av disse periodene, fra år til år. Administratoren angir hvilke datoer ferien gjelder, hvilket navn/tittel ferieperioden skal ha, samt når siste frist for registrering/påmelding skal være. Legge til ny ferieperiode Gå til fliken Ferieperioder Trykk Legg til Ferieperioder Angi Tittel Angi Startdato Angi Sluttdato Angi Siste frist for registrering Trykk Opprett 9
Redigere ferieperiode Trykk Endre Velg å redigere valgbare felt Trykk Lagre Slette ferieperiode Trykk Slett
Trykk Slett på spørsmålet om du Ønsker du å slette: XXXXX Administrere Stengte dager I fliken Stengte dager angir man dager enheten er stengt, slik som f.eks. planleggingsdager. Administratoren angir hvilken dato stengningen gjelder, samt navn/tittel som skal vises i oversikten. Legg til ny stengt dag Gå til fliken Stengte dager Trykk Legg til Stengte dager 11
Angi Tittel Angi Fra dato Angi Til dato Trykk Lagre Redigere Stengte dager Trykk Endre Velg å redigere valgbare felt Trykk Lagre
Slette Stengte dager Velg Slett Trykk Slett på spørsmålet Ønsker du å slette: XXXXX Administrere Åpningstider I fliken Åpningstider angir man hvilke åpningstider som gjelder, fordelt på Klassens timer (Tider for når elevene skal gå til skolen, og når de skal tilbake til SFO, etter skolen.) SFO/Barnehagens åpningstider (ordinære tider.) SFO/Barnehagens åpningstider i ferier. 13
Administratoren endrer direkte i skjemaet i fliken Åpningstider og trykker deretter Lagre. Administrere Tillatelser I fliken Tillatelser registrerer administratoren de tillatelser/spørsmål som de foresatte skal ta stilling til/svare på. I og med at disse tillatelsene/spørsmålene krever en bekreftelse/et svar fra de foresatte, kan man anvende denne tjenesten/funksjonen til flere muligheter. F.eks. Får delta på svømming, Bilder av barnet kan publiseres i «Galleriet» i IST Direkte, osv. Spørsmålene rettes til de foresatte, og når de foresatte har svart på disse spørsmålene, registreres også hvilken foresatt som har gitt sitt svar. Legg til Tillatelser Gå til fliken Tillatelser Trykk Legg til Tillatelser Angi Tittel
Trykk Lagre Redigere tillatelser Velg Endre Velg å redigere valgbart felt Trykk Lagre Slette tillatelser Velg Slett Trykk deretter Slett på Ønsker du å slette denne tillatelse? Administrere Avdeling/Grupper I fliken Avd./grupper kan administratorene bygge opp avdelinger og grupper. Finnes det en integrasjon mellom IST Barnehage/SFO og IST Direkte, så vil de 15
avdelingene som finnes i IST Barnehage/SFO bli synkronisert over til IST Direkte. Endringer som gjelder avdelinger skal i disse tilfellene håndteres i grunnsysstemet. Hvis det ikke finnes integrasjon mellom IST Direkte og IST Barnehage/SFO, kan avdelinger legges til, endres og slettes i IST Direkte se bildene nedenfor. Legg til Avdelinger Gå til fliken Avd./grupper Trykk Legg til Avdelinger Fyll inn navn Fyll ev inn telefonnummer Velg ønsket ikon
Trykk Lagre Redigere Avdelinger Velg Endre Gjør endringer Trykk Lagre 17
Slette Avdelinger Velg Slett Bekreft sletting, ved å trykke Slett
Grupper kan alltid opprettes i IST Direkte, selv om det finnes integrasjon som nevnt ovenfor. Legg til Grupper Gå til fliken Avd./grupper Trykk Legg til Grupper Fyll inn navn Fyll ev inn avdelingen gruppen er knyttet til Velg ev ønsket ikon 19
Trykk Lagre Redigere Grupper Velg Endre Gjør endringer
Trykk Lagre Slette Grupper Velg Slett Bekreft sletting, ved å trykke Slett 21
Administrere plasstyper I fliken Plasstyper angir/oppretter administratorene de ulike plasstyper som finnes i barnehagen/sfo-en. F.eks. Hel plass, Halv plass, Morgenplass, Ettermiddagsplass. Legg til ny plasstype Gå til fliken Plasstyper Trykk Legg til Plasstyper Angi Beskrivelse (navn) Angi Betegnelse (én bokstav) Velg Farge Angi Tidsrom hvis klokkeslett skal angis (velg JA) Angi Timer pr. uke hvis dette skal angis (velg JA) Trykk Lagre
Redigere plasstype Trykk Endre Velg å redigere valgbare felt Trykk Lagre Slette plasstype Trykk Slett Trykk Slett på spørsmålet Ønsker du å slette: XXXX Vise barnas plasstyper/registere barnas plasstyper Trykk Vise barns moduler. En oversikt over de ulike plasstypene, koblet til de ulike avdelingene/gruppene, vises. Trykk på piltasten for å vise barnene på aktuell avdeling/gruppe 23
Marker deretter riktig plasstype for hvert enkelt barn Trykk Lagre Administrere forum I fliken Forum kan administrator opprette ulike forum der de foresatte og personale kan kommunisere internt. Det kan f.eks. være forum for foreldrekontakter, forum for pedagogiske ledere eller forum med en kombinasjon av personal og foresatte. I oversikten vises hvilke forum som er opprettede. Legg til nytt Forum Gå til fliken Forum Trykk Opprett Forum Angi Tittel Velg hvilke personer som skal være med i forumet. Filter kan settes på Personale eller Foresatte og deretter ev pr. avdeling/gruppe. Man ser informasjon om Navn, relasjon, barnets navn, og klasse/avdeling/gruppe.
Benytt pilene for å flytte personer fram og tilbake-, enkeltpil = én og én, dobbeltpil = alle. Trykk Lagre Redigere Forum Trykk Endre o Velg å redigere valgbare felt. o Legg til eller ta bort personer. o Trykk Lagre 25
Slette Forum Trykk Slett Trykk OK på spørsmålet om du ønsker å slette aktuelt forum. Administrere timeplan Via fliken Timeplan kan adminitrator administrere, d v s godkjenne eller avslå skjemaet/timeplanen som er innsendt av foresatte. (Det er kun administratorer som har mulighet til å godkjenne/avslå innsendt timeplan). I forbindelse med administreringen av timeplanen kan administrator også redigere allerede registrerte tider. Behandle timeplan Trykk Vise Velg å Godkjenne, Avvise eller Avbryte (Det er også mulig å gjøre endringer i registrerte tider, før godkjenning skjer.)
Administrere Etablering Via fliken Etablering kan administratoren opprette nye barn i systemet. Dersom det finnes integrasjon mellom IST Barnehage/SFO og IST Direkte vil plasserte barn bli synkronisert fra IST Barnehage/SFO til IST Direkte. Synkroniseringen skjer én gang i døgnet. Dersom det ikke finnes integrasjon koblet til IST Direkte, så er det mulig å importere denne informasjonen via Excel import, ved å trykke på knappen Importer fra fil (se egen oppskrift, i eget dokument). For å registrere ett og ett barn: Trykk Registrer med fnr Fyll inn barnets fødselsnummer Trykk Opprett person eller Lagre, alt ettersom personen finnes i basen fra tidligere av, eller ikke. Dersom Opprett person: 27
Fyll inn informasjon om barnet (fornavn, etternavn og adresse) Trykk Opprett Trykk deretter Legg til relasjon
Fyll inn foresattes fødselsnummer Trykk Opprett person eller Lagre, alt ettersom personen finnes i basen fra tidligere av, eller ikke. Dersom Opprett person: Fyll inn informasjon om foresatt (fornavn, etternavn og adresse) Trykk Opprett 29
Bekreft relasjonen, ved å trykke Lagre Trykk deretter Skriv ut kontobrev Gjenta ev operasjonen for å legge til annen foresatte Avslutt med å trykke OK Fyll inn informasjon om Avdeling/Gruppe, samt Skole, Klassetrinn og Klassenavn (de siste gjelder kun SFO.) Trykk Lagre
For å søke frem et barn: Skriv inn navnet i feltet Søk på Trykk Søk For å gjøre endringer på et barn (bytte avdeling, gruppe): For kunder med import, skal bytte av avdeling skje i IST Barnehage og i IST SFO. Marker navnet på barnet det skal gjøre endringer på. Trykk på Rediger merkede 31
Utfør ønskede endringer Trykk Lagre For å slette et barn: Marker navnet på barnet som skal slettes/fjernes. Trykk Slett markerte Bekreft sletting ved å trykke OK For å opprette konto til foresatte:
Marker navnet på barnet/barna, hvis foresatte skal få generert brukernavn og passord. Trykk Opprett bruker Trykk OK for å opprette brukernavn og passord NB! Merk at ev eksisterende brukernavn og passord vil bli erstattet av nye. Der hvor det er registrert to foresatte, vil dette gjelde begge. Dersom én foresatt har glemt brukernavn og/eller passord, anbefales det at man går til Finn barn, trykker på barnets navn, og deretter går til fanen Kontakter her kan man skrive ut nytt kontobrev/opprette nytt brukernavn og passord, til denne ene foresatte. Innlogging for personalet Personalinnlogging Hensikten med IST Direkte er at personalet skal få mer tid til overs til barna. Dette gjennom å ha et verktøy som underletter administrasjonen og gir bedre oversikt over hvor barna er, samt og vise aktuell informasjon om barna. Både administrator og personale kan arbeide i IST Direkte, via tre ulike innlogginger. Infotavlen 33
Personalinnlogging Personalapp Ved oppsett av IST Direkte angir en administrator hvilket personale som skal få tilgang til systemet. Som personal har man tilgang til Status, Her og Nå, Finn barn, Hvem er hvor, Kommunikasjon, Planlegging og Min Side. Status I menyvalget Status, kan personalet, på samme måte som på infotavlen, melde inn barn via sin personalinnlogging. Via ikoner og tydelige fargemarkeringer kan personalet få et godt overblikk over om barna er kommet eller ikke, om de er meldt syke, eller om de har fri. Det er mulig å håndtere/gjøre endringer på status, for ett og ett barn, eller å håndtere flere barn samtidig, via knappen Utfør for gruppen. Velg ønsket status i drop-down-menyen - i bildet nedenfor har man valgt status Kommet. Man kan endre status på ett og ett barn, ved å trykke på barnas navn, ev endre for alle/hele gruppem samtidig, ved å trykke på Utfør for hele gruppen. Her er status endret til Kommet:
Personalet kan velge om man vil se alle avdelinger/trinn samtidig. Trykk på Bytt avdeling, øverst til venstre, for å bytte avdeling, ev vise Hele enheten. Når valgt avdeling vises, gis det en tydelig oversikt over status på barna; hvilke som har kommet, hvilke som ikke har kommet, hvilke som har gått hjem, osv. Et skoleikon (en tavle) viser de barn som er på skolen og som har vært på SFO på morgenen. Valglisten under Status styrer hva som skal registreres når man markerer ett eller flere barn Kommet, Aktiviteter, Skole (gjelder kun ved SFO), Gått hjem, Syk, Ferie/Fri, Kommet For å markere at et barn har Kommet. Barnet vises med et ikon av et hus og med grønn farge. Aktivteter For å markere at et barn deltar på en opprettet Aktivtet. Barnet vises med det ikonet som er knyttet til aktiviteten. 35
Skole Hvis registreringen skjer fra en SFO, finnes også valget Skole. Denne markeringen benyttes for å vise at et SFO-barn har gått til skolen, og barnet vises da med ikon av en tavle. Gått hjem For å markere at et barn har Gått hjem. Barnet vises med et ikon av en Åpen dør og med grå farge. Syk For å markere at et barn er Syk. Barnet vises med et ikon av et Førstehjelpsskrin og med grå farge. Ferie/Fri For å markere at et barn har Ferie/Fri. Barnet vises med et ikon av en Kalender og med grå farge. Egne ikoner for å melde barnet sykt eller å opprette avtale Melde syk Via ikonet Meld Syk registrerer personalet fravær på dette barnet og raden får med dette grå farge. Opprett en avtale Via ikonet Opprett en avtale registrerer personalet en ny avtale for barnet.
Her og nå Under fliken Her og nå, kan personalet få en oversikt over hvilke barn som er kommet, og hvilke avtaler som gjelder for disse barna. Ett barn kan ha flere avtaler på én og samme dag, f.eks. en avtale om at barnet skal på et gitarkurs og deretter komme tilbake, at barnet har behov for å ta medisin, eller hvordan/når barnet hentes/skal gå hjem. Via ikoner og fargemarkeringer får personalet raskt oversikt over barnas kommende og pågående avtaler. F.eks. vises det rødt i kolonnene Hva og Tid, på de barn som har en avtale i løpet av den nærmeste halvtimen. Er tidspunktet for avtalen passert, vises det rødt i hele raden. Det kan gjøres utvalg på tider, der fargemarkeringer viser hvilke rader som skal følges opp; Hvilke avtaler gjelder den nærmeste halvtimen, den nærmeste timen, resten av dagen etc. 37
Her og nå kan vises pr. avdeling eller pr. enhet. Ved å klikke på en rad med barnets navn, kommer man direkte til Opplysningskort for barn. Trykk Tilbake for å gå tilbake til Her og nå. Ved å klikke på barnets avtale i kolonnen Hva, kan man redigere denne, f.eks. endre tid for henting. Se mer informasjon under punktet Avtaler.
Finne barn Via menyvalget Finn barn kan personalet finne fram barn via klasser eller grupper. Velg f.eks. Vis klasser.. for å få frem oversikt over alle klasser: Trykk på f.eks. klasse 1A, for å få frem en oversikt over elever i denne klassen: Ved å klikke på en rad med navnet på barnet kommer man direkte til Opplysningskort for barn. Klikker man på raden for avtalen kommer man til avtalen, hvor denne kan redigeres, f.eks. endre tid. Se mer informasjon under punktet Avtaler. 39
Hvem er hvor Via Hvem er hvor, kan personalet få et overblikk over hvor barna på en avdeling befinner seg. Dersom tjenesten Steder er aktivert og personalet har plassert barn direkte på de ulike opprettede stedene, kan man på denne måten få et enda mer detaljert overblikk over hvor barna befinner seg. F.eks. barn som er på utflukt/ute på tur, barn som er i idrettshallen, leksehjelp osv. Sammen med navnet på stedet vises et tall, som forteller hvor mange barn som er på det respektive stedet. Barnets opplysninger Fra Her og nå, Finn barn eller Hvem er hvor kan personalet se barnets avtaler, ved å klikke på ikonet for avtale (i kolonnen Hva), på barnets rad. På denne måten vises dagens avtaler, og personalet kan også redigere en eksisterende avtale.
Ved å klikke på barnets navn kommer man til Opplysningskort for barn (fliken Barnet). Her finner man også andre fliker, med informasjon knyttet til barnet (Avtaler, Ferie/Fri, Aktiviteter m.m.). Informasjonen man finner under disse flikene er til dels de samme opplysninger som de foresatte kan administrere selv, når de er logget inn som foresatte. Ved at personalet har tilgang til disse flikene, kan de hjelpe foresatte med å registrere opplysninger om barnet, hvis den/de foresatte ikke skulle ha mulighet til å gjøre dette selv. I feltet Intern merknad under fliken Barnet, kan personalet skrive en intern merknad, som ikke vil være synlig for de foresatte, når de går til barnets opplysningskort via innlogging for foresatte. NB! Det skal ikke registreres sensitive opplysninger her. Via ikonet Skjul detaljer, kan personalet raskt skjule informasjonen som fremkommer på denne siden, hvis noen skulle passere mens personalet har Opplysningskort for barn framme. 41
Avtaler Et barn kan ha en eller flere avtaler. Registrering av avtaler skjer vanligvis av de foresatte, men også personalet kan opprette en avtale på et barn, f.eks. hvis en foresatt ringer og ber om at dette gjøres. Gå til fliken Avtaler Her får man en oversikt over gjeldende avtaler: En avtale kan være en Engangsavtale. En engangsavtale forsvinner når tiden for avtalen har passert. En engangsavtale kan også være en påminnelse som Glem ikke å sende med regnklær. Slike avtalemuligheter har de foresatte både via app og innlogging for foresatte. Personalet har mulighet til å opprette, endre og slette eksisterende avtaler på et barn, men det anbefales at de foresatte selv har ansvaret for dette. Kommunikasjon Via menyvalget Kommunikasjon kan administratorer og personalet enkelt kommunisere med de foresatte. Kommunikasjonen kan skje via Meldinger, Gå-hjem-meldinger (gjelder kun barnehage), SMS, Galleriet (bilder) eller via oppslagstavlen. Meldinger Aller først vises en liste over de senest innkomne meldinger. Som administrator kan man velge å se meldinger for hele enheten (gå til Bytt avdeling, øverst til venstre i programmet).
Meldinger kan opprettes til foresatte innenfor enheten eller avdelingen Akkurat som ved vanlig e-post angis mottakere (trykk i feltet Velg mottakere, ev Søk), emne og melding. Det er også mulig å legge ved/laste opp filer. Gå-hem-meldinger Meldinger kan opprettes til foresatt, og disse meldingene vil være synlig ved henting/utsjekking via infotavlen. På denne måten vil personalet kunne informere den foresatte, eller den som henter barnet. Dette kan f.eks. være beskjeder som, Glem ikke å ta med bleier i morgen, Glem ikke å ta med varm tøy, til skogsturen i morgen osv. For å opprette gå-hjem-melding, Ny melding til foresatte 43
Velg deretter mottakere i feltet Velg blant. Marker en foresatt, ev flere (hold Ctrl-tasten nede mens du marker, for å markere flere). Flytt ønsket mottaker over til feltet Send til, ved bruk av piltaster. Skriv deretter inne ønsket tekstinnhold i feltet Emne. Trykk Send melding.
SMS Via SMS kan administratorer og personalet sende SMS til en eller flere foresatte. Først vises en oversikt over sendte SMS det er mulig å filtrere på periode. For å sende SMS trykker man på Opprett SMS til foresatte Velg deretter mottakere 45
Dersom en person er markert med rødt i listen, indikerer dette at det ikke er registrert mobilnummer på denne personen, hvilket innebærer at personen ikke vil motta SMS. For å sende SMS velges først mottakere; Marker en foresatt, ev flere (hold Ctrl-tasten nede mens du marker, for å markere flere). Flytt ønsket mottaker over til feltet Send til, ved bruk av piltaster. Skriv deretter inn ønsket tekstinnhold i feltet Melding. Det vises en pris, som viser totalkostnaden for denne SMS-en (merk at prisen nedenfor kun er et eksempel).
Trykk Send SMS Informasjon Her vises den informasjonen som akkurat nå er synlig, eller som har vært synlig på oppslagstavlen, som nyheter eller notiser. Det er også mulig å se gamle nyheter, som ikke lengre vises på oppslagstavlen. Fra denne siden kan administratorer og personalet legge til nye nyheter eller notiser, som deretter vil vises på oppslagstavlen. For å legge til informasjon: Trykk på Opprett nyhet Velg om det skal opprettes en nyhet eller en notis 47
Nyhet: Fyll inn overskrift Velg dato nyheten skal publiseres fra Velg ev dato nyheten skal publiseres til Last ev opp ønsket bilde Last opp ev ønsket vedlegg/dokument Skriv inn ønsket nyhetsinnhold Velg mottakere Trykk Lagre Velg deretter om du ønsker å varsle foresatte/mottakere ved opprettelse av nyheten.
Notis: Velg dato notisen skal publiseres fra Velg ev dato notisen skal publiseres til Fyll inn ønsket innhold Velg mottakere Trykk Lagre Velg deretter om du ønsker å varsle foresatte/mottakere ved opprettelse av notisen. Bilder I Bilder vises bilder fra enheten. Det er viktig å informere de foresatte om håndtering av bildene. Det er en behrensning pr. bilde, på 5 MB. 49
For å opprette nytt galleri: Trykk Opprett nytt galleri Angi Overskrift Velg bilder og søk opp de bilder som skal publiseres. Trykk Åpne. Da lastes bildet opp. Det er mulig å velge flere bilder, flere ganger, fra ulike mapper. Trykk Lagre Oppslagstavle
Viser hvordan oppslagstavlen ser ut for personalet og foresatte. Oppslagstavlen viser de nyeste nyhetene, samt notiser. De nyeste bildene rullerer i galleriet. Planlegging Via menyvalget Planlegging kan personalet registrere aktiviteter, familieaktivteter, redigere hendelser, samt legge opp steder. Aktiviteter 51
Under Aktiviteter administreres de aktiviteter som finnes på enheten. Opprette ny aktivitet Trykk Opprett ny aktivitet Oppgi overskrift/navn på aktiviteten Last ev opp ønsket bilde Oppgi ev maks antall deltakere til aktiviteten Oppgi dato for aktiviteten Oppgi klokkeslett start og slutt for aktiviteten Oppgi om dette er en fast aktivitet (JA el. NEI). Oppgi om aktiviteten krever påmelding eller ikke. Hvis påmelding, velg hvem som kan sørge for påmeldinger. Legg ev til personale som er deltakende på aktiviteten. Legg til ev ønsket informasjon/tekst Trykk Lagre og velg deltakere
Trykk Lagre og velg deltakere. Velg barn fra avdelinger, grupper, for å styre hvilke barn som skal ha tilgang til aktiviteten. o Velg grønn hake dersom man ønsker å registrere/melde på et barn. 53
o Velg rødt kryss dersom man anser at barnet skal kunne melde seg på aktiviteten. o Velg «spørsmålstegn» dersom barnet skal kunne meldes på. Eksempel: Trykk Lagre Overblikk og registrering Aktivitetene vises i kalenderen på oppslagstavlen, både hos foresatte og personalet. Når barnets foresatte er innlogget, kan de se aktivitetene, og i kalenderen kan de se hvilke barn som er registrert, samt også melde på barnet (forutsatt at det er lagt opp til at barnet kan meldes på angjeldende aktivitet).
I menyvalget Aktiviteter vises alle aktiviteter samlet, både de som krever påmelding, samt de som ikke krever påmelding. Det er kun personalet som kan avregistrere / fjerne påmelding til en aktivitet. Familiehendelser Under Familiehendelser administreres de aktiviteter som finnes på enheten, hvor også foresatte skal delta. Opprette ny familiehendelser Trykk Opprett hendelse Oppgi overskrift/navn på hendelsen Oppgi dato for aktiviteten Oppgi klokkeslett start og slutt for hendelsen Oppgi ev svarfrist Dersom svarfrist; oppgi ønsket varsling, enten 1 uke før svarfrist, eller 1 dag før svarfrist. Last ev opp ønsket bilde Legg til ønsket informasjon/tekst 55
Velg mottakere Legg til spørsmål/definer ev spørsmål man ønsker å stille de foresatte, for eksempel: «Hvor mange kommer?» Velg ønsket svartype o Tekst o Antall o Avkrysningmuligheter o Valgmuligheter Trykk Lagre Hendelser Under Hendelser kan man redigere dagens hendelser, f.eks. hvis man har sjekket inn et barn, som ikke har kommet til enheten, eller dersom man skal endre på et klokkeslett for en registrering.
Redigere en hendelse Marker det baret det skal gjøres endring på Trykk Redigere hendelser Gjør ønskede endringer, f.eks. kryss ut/fjern en status Trykk Lagre. Steder Ved å registrere ulike steder som barna kan befinne seg på, så får både personalet og de foresatte lett overblikk over hvor barnet/barna befinner seg. F.eks. om barnet er i idrettshallen, i skogen, får leksehjelp osv. Det er også mulig å definere tider når disse stedene er tilgjengelig for barna. Det er også mulig å angi hvilket personal som er til stede på de ulike stedene. 57
Opprette sted Trykk på Opprett sted Oppgi tittel på sted Oppgi hvilken avdeling stedet er knyttet til Oppgi ev tidsskjema knyttet til stedet Oppgi ev personalet som er knyttet til stedet Velg ønsket ikon Trykk Lagre Steder kan også både endres og slettes. Lister Øverst til høyre har man ikonet Lister, som både administratorer og personalet har tilgang til. Her finnes et antall lister/rapporter som er viktige for virksomheten. For å kunne hente fram listene, kreves det at Adobe Acrobat Reader er installert. Adresselister
Adresselister Klassisk adresseliste med adresser og ev telefonnummer og e-postadresser. Inndelt pr. avdeling. Bildelister Oversikt over bilder som finnes av barna på en avdeling. Dette er de samme bildene som vises på barnets opplysningskort, samt på Infotavlen. Adresselapper Etiketter med barnets adresse. Inndelt pr. avdeling. Navnelapper Etiketter med barnets navn, f.eks. til bruk på barnets plass/kleskrok. Barnets opplysninger Adresseopplysninger og kontaktopplysninger som er registrert på vært barn. Inndelt pr. avdeling. Statistikk Barnets historikk Inndelt pr. gruppe og pr. barn. Utvalg gjøres for en periode. Oppmøtehistorikk Utvalg gjøres på avdeling, periode og tidsrom. Resultatet viser barn og antall dager, pr. avdeling. Belegningsgrad Utvalg gjøres på periode. Ferie-belegningsgrad Utvalg gjøres på periode. Overtredelse av tidsbegrensede moduler Utvalg gjøres på periode for hele enheten. Resultatet vises pr. avdeling og barn, dato, registrert tid og faktisk tid. Brannliste Brannliste Viser hvilke barn som er her akkurat nå. Skjemaer Ukeskjemaer Utvalg gjøres på avdeling/trinn og uke, og viser godkjente timeplaner. Avtaler 59
Her og nå Utvalg kan gjøres på den nærmeste 0,5 t., nærmeste 1 t., nærmeste 1,5 t. eller resten av dagen. Dagens avtaler, Kronologisk Dagens avtaler, Gruppevis Ikke møtt Viser. hvilke barn som ikke har kommet/møtt opp. Aktiviteter Velg aktivitet Viser hvilke barn som er meldt på til en aktivitet. Utvalg gjøres via de aktiviteter som er registrert i systemet. Plasstyper Velg modul Utvalg gjøres på de ulike plasstyper/moduler som er registrert i systemet, og resultatet viser barna som er registrert på angjeldende plasstyper/moduler. Ferie Påmeldte barn i ferien Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Tilbakemeldinger overordnet Listen viser hvor mange pr. avdeling som er/ikke er oppmeldt til ferie. Komme-/gå-tider Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Resultatet viser tidene for alle barn på valgt feriedag/feriedager. Individuelle tilbakemeldinger Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Manglende tilbakemeldinger Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Hendelser Mangler besvarelse Få oversikt over de som ikke har svart, innen fristen.
Oppsummering av svar Få oversikt over de svar som er gitt, på opprettet spørsmål. Tillatelser Velg tillatelse Utvalg gjøres på registrerte tillatelser. Resultatet vises pr. tillatelse, for hele enheten, oppdelt pr. avdeling og barn. Infotavlen Infotavlen er en skjerm som er satt opp til bruk i f.eks. garderoben, der barna, de foresatte, eller ansatte kan registrere barna og se barnas status. Det er også mulig å se enhetens/avdelingens oppslagstavle, som inneholder nyheter og notiser som retter seg til de foresatte. Avdelinger/Grupper På infotavlens ene flik vises en oversikt over de avdelinger som finnes på enheten. Velg en avdeling o Marker (trykk på) ønsket barn (det er også mulig å markere flere) 61
o Trykk på Hvor er jeg/vi Trykk på ønsket status/sted: o F.eks. Kommet o Hjem o Hjem til o Til ulike steder (f.eks. IKT rommet, På tur, Spillrommet osv.) Når dette er klart vises en rask oppsummering av hvilke valg som er gjort. Denne informasjonen forsvinner automatisk. Når valgt avdeling vises får man også oversikt over hvor de ulike barna er, hvilke som har kommet, hvilke som ikke har kommet, når barna skal gå hjem etc.
Blir det kø ved infotavlen er det også mulig å markere flere barn samtidig, hvis f.eks. alle skal registrere sin ankomst, eller dersom alle f.eks. skal gå til en aktivitet. Oppslagstavlen På infotavlens andre flik finnes det en oppslagstavle med informasjon fra enheten/avdelingen. Samme informasjon kan de foresatte se via sin innlogging som foresatt. På oppslagstavlen vises Kalender Nyheter Notiser Fødselsdager Bilder Bytte avdeling Øverst til høyre vises alltid knappen Bytt avdeling. På denne måten er det mulig å velge om tavlen skal vises pr. avdeling eller for hele enheten. 63
Innlogging for personal via app Som et tillegg til Innlogging for personal, har personalet også tilgang via en app. Appen kan bidra til å underlette jobben for personalet, dersom de f.eks. befinner seg utenfor enheten/avdelingen, og de på en enkel måte vil ha tilgang til den viktigste informasjonen. Appen for personalet lastes ned via App Store eller Google Play, avhengig av hva slags type Smartphone som benyttes. Appen heter «IST Direkte Personal». Logge inn i appen Bildene her er hentet fra en iphone. Skriv inn brukernavn og passord Trykk Logge inn Det aller første som personalet ser er bildet Komme Gå, som viser samme informasjon som fliken Status, samt infotavlen.
Personalet kan fra førstesiden håndtere Komme Gå Her & nå Hvem er hvor Avdeling Nyhet (via Mer) Status via App (Komme Gå) Her finnes en oversikt over alle barn som tilhører enheten/avdelingen, samt hvor de befinner seg. Dette er samme informasjon man får fra infotavlen. Ved å klikke på ett av barna, kommer man direkte til barnets oversikt. Først vises barnets status, f.eks. Kommet. Herifra kan personalet velge å Melde som kommet/sende hjem Vise barnets opplysninger Melde som syk 65
Melde fridag Sende hjem til Sende til en aktivitet Bytt avdeling Under ikonet Avdelinger er det mulig å velge om tavlen skal vises pr. avdeling eller for hele enheten.
Her og nå via App I Her og nå kan personalet få et overblikk over hvilke barn som er på plass og hvilke avtaler som gjelder for disse barna. Ett barn kan ha flere avtaler på én dag, f.eks. en avtale om at barnet skal på gitarkurs og deretter komme tilbake, avtale/påminnelse om at barnet skal ha medisin, eller at barnet skal gå hjem. Denne siden viser hvilke avtaler som gjelder og hva som skje med de barn som er på enheten/avdelingen Her og nå. Ved å klikke på en rad, kommer man direkte til avtalen for barnet. Herifra kan man ev bekrefte avtalen, endre status/sende til aktivitet, eller gå til Barnets opplysninger. Via vise Barnets opplysninger, kan personalet se Kontaktopplysninger, dvs. barnets adresse, og via ikonet ta seg til Google maps. Sende e-post. Via dette ikonet kan personalet opprette og sende en e-postmelding til barnets foresatte. Ringe. Via ikonet for telefon, kan personalet ringe opp foresatte direkte. 67
Hvem er hvor via App Via Hvem er hvor, kan personalet få et overblikk over hvor barna er, f.eks. hvilke som er på utflukt, hvilke som er i idrettshallen. Sammen med stedet vises en rød sirkel med en sammenfatning av hvor mange barn som på det respektive stedet. Avdelinger Her velger personalet om kun én avdeling skal vises i appen, eller om hele enheten skal vises.
Mer via App Nyheter via App (gjelder iphone) Fra appen kan personalet opprette nyheter (via Mer). Angi Overskrift. Angi Tekst (innhold). Legge til ev bilder. Velg om nyheten skal vises pr. avdeling eller for hele enheten. Angi Dato; fra/til. Trykk Opprett. Nyheten vil da publiseres på oppslagstavlen den datoen som er angitt. Innstillinger Via Innstillinger kan man logge ut fra appen. Dersom personalet velger å gjøre dette, så innebærer det at man logger seg ut av appen, helt og holdent. 69