IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning

IBX eorder Rekvirentens Bruksanvisning Manuell Revisjon: 12.2 Date: 29. MARS 2012 Language: Norwegian

Dokumentkontroll Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse 1.1 18.01.2011 Oppdatering av mal 2.2 18.04.2011 La til mulighet for å legge til kommentarer All 29.03.2012 Endrede prosedyrer for å vise nye konfigurasjoner www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 1

Innholdsfortegnelse 1. Logg inn... 4 2. IBX eorder... 6 2.1 Arbeidsflyter... 6 2.2 Søk produkter... 7 2.3 Mine bestillinger... 11 2.4 Handlekurv/bestillingsdetaljer... 20 2.5 Håndtering av brukergrensesnitt... 22 2.6 Skriv ut bestillinger eller handlekurv... 24 www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 2

Innholdsfortegnelse, Figurr Figur 1: Logg inn... 4 Figur 2: IBX eorder... 5 Figur 3: Skjerm for IBX eorder... 6 Figur 4: Søk produkter... 7 Figur 5: Søkemotor... 7 Figure 6: Lag en handlekurv... 8 Figure 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder... 8 Figur 8: Opprett handlekurven... 9 Figur 9: Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning... 9 Figur 10: Kanseller handlekurv... 10 Figur 11: Mine bestillinger... 11 Figur 12: Statuser for handlekurver... 11 Figur 13: Detaljer for handlekurv... 12 Figur 14: Kanseller handlekurv... 12 Figur 15: Kanseller handlekurv - Bekreftelse... 12 Figur 16: Endring av godkjenneren... 13 Figur 17: Endring av godkjenner Send melding... 13 Figur 18: bestillinger... 14 Figur 19: Bestillingsdetaljer... 14 Figur 20: Detaljer til bestilling... 15 Figur 21: Bekreft levering... 15 Figur 22: Avbryt bestilling... 16 Figur 23: Endring av godkjenner... 16 Figur 24: Endring av godkjenner Send melding... 17 Figur 25: Vis bestillingssvar... 18 Figur 26: Detaljer på bestillingssvar... 18 Figur 27: Detaljer av endret bestilling... 19 Figur 28: Bestillingsdetaljer... 20 Figur 22: Håndtering av brukergrensesnitt... 22 Figur 23: Brukergrensesnittspråk... 22 Figur 31: Brukerprofil... 22 Figur 32: Endre profil... 23 Figur 33: Skriv ut bestilling... 24 www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 3

1. Logg inn Følg disse trinnene for å logge inn på eorder-nettstedet: Gå til www.ibxnordic.net Velg ønsket språk fra rullegardinmenyen. Skriv inn User, Organization, og Password og klikk Log In-knappen. Alle feltene er obligatoriske. Bruker-IDer og passordet er personlig og organisasjonens ID-en er samme i hele selskapet. Kontakt organisasjonsadministrator for ytterligere assistanse. Figur 1: Logg inn Home siden vises på skjermen etter en vellykket innlogging. Hyperkoblingen under Administration sender deg til modulen som lar deg utføre administrative og profilkonfigurasjonsoppgaver. Klikk Shop for products and services-lenken under What do you want to do? delen for å åpne eorder å lage handlekurver og administrere bestillinger. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 4

Figur 2: IBX eorder www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 5

2. IBX eorder IBX eorder brukes til å opprette handlekurver og administrere bestillinger. IBX eorder er integrert med IBX Søkemotor som lar kjøpere søke etter produkter fra salgskataloger og opprette handlekurver som skal sendes for godkjenning til IBX eorder. Figur 3: Skjerm for IBX eorder MERK: En e-postmelding sendes for å varsle enhver endring i statusen til handlevogner eller bestillinger. 2.1 Arbeidsflyter De ulike arbeidsflytene for kjøperen i eorder er: Søkemotor o Søk etter produkt o Opprett en handlekurv o Sjekk ut handlekurven Mine bestillinger o Opprett en handlekurv o Kanseller handlekurv o Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning o Avbryt bestilling o Bekreft levering o Vis detaljer for handlekurv o Vis bestillingsdetaljer o Vis bestillingssvar o Send endret bestilling til godkjenning www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 6

2.2 Søk produkter Klikk på Søk produkter-fanen for å søke etter produkter som skal kjøpes. Dette navigerer til siden Søkemotor for å søke og legge de valgte produktene i en handlekurv. 2.2.1 Søkemotor Søk Produkter Figur 4: Søk produkter Hvis du ønsker å finne et produkt i IBX Søkemotoren, bruk følgende metoder: Hurtigsøk - Skriv inn ett eller flere søkeord og klikk Søk. Avansert søk - Legg til ytterligere informasjon for å avgrense søket eller søke kun i visse attributter. Søk etter Kategori - Søk i en produktkategori, uavhengig av leverandør eller katalog. Søk etter Leverandør - Søk i produktkatalogen etter en bestemt leverandør. Figur 5: Søkemotor www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 7

Arbeidsflyter Legg til de valgte produktene i Shopping Cart ved å klikke på -ikonet i resultatlisten, eller på -ikonet i detaljert informasjon om produktet. Figure 6: Lag en handlekurv Antall produkter i handlekurven vises øverst på siden. Figure 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder Klikk Express Checkout-lenken å overføre produkter i handlekurven fra søkesiden til eorder. Se IBX Search Engine - User Manual for mer informasjon om hvordan søkemotoren skal brukes. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 8

2.2.2 Forbered handlekurven Den valgte handlekurven overføres til eorder-systemet når man klikker på Checkout-knappen. Foreta følgende trinn for å forberede handlekurven: 1. Fyll inn informasjon i felt merket med symbolet *. 2. Fyll inn feltet Additional Comments for å gi leverandøren mer informasjon. Dette trinnet er ikke obligatorisk. 3. Klikk Review and Send Shopping Cart for Approval. Figur 8: Opprett handlekurven 4. Åpne Shopping Cart Confirmation -skjermen. 5. Klikk på Send Shopping Cart For Approval-knappen som vist. Figur 9: Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 9

Cancel Shopping Cart Hvis du ønsker å kansellere handlekurven, klikk på Cancel Shopping Cart på Prepare Shopping Cart-skjermen som vist. Figur 10: Kanseller handlekurv www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 10

2.3 Mine bestillinger Denne kategorien viser statusen til handlekurver og bestillinger. 2.3.1 Handlekurver Handlevogner som er sendt til godkjenning vises under fanen Mine bestillinger. Statuser for handlekurver Figur 11: Mine bestillinger Ulike statuser under godkjenning av Shopping Carts og deres betydning er: Venter på godkjenning - Handlekurven sendes til godkjenning. Sending pågår - Denne statusen brukes for en bestilling når en godkjenner har sendt et bestillingssvar. Godkjent - Handlekurven godkjennes og bestillingen sendes til leverandøren. Avvist av godkjenner - Handlekurven avvises av godkjenner. Kansellert - Bestillingen har blitt kansellert. Status-feltet er som vist på skjermen Shopping Carts. Figur 12: Statuser for handlekurver www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 11

Detaljer for handlekurv Klikk på Handlevognnummer -lenken for å se detaljene for en handlekurv. Cancel Shopping Cart Figur 13: Detaljer for handlekurv Klikk på Kanseller handlekurv-knappen på detaljsiden for handlekurven for å kansellere en handlevogn. MERK: Handlekurver med status Awaiting Approval kan kanselleres. Figur 14: Kanseller handlekurv Et bekreftelsesvindu åpnes. Klikk Ja for å bekrefte. Figur 15: Kanseller handlekurv - Bekreftelse Statusen til den avlyste handlekurven endres til Canceled. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 12

Endre godkjenneren av handlekurv Klikk Change Approver knappen i siden med detaljer om handlekurven for å endre godkjenneren og velge en ny godkjenner. MERK: Kun handlekurver som er i Awaiting Approval-statusen kan endre godkjenner Figur 16: Endring av godkjenneren Change Approver-vinduet åpnes. Velg ny godkjenner fra Approver-rullegardinmenyen og klikk Send Notification-knappen for å sende en ny e-post til den aktuelle godkjenneren av handlekurven. MERK: Når den nye meldingen sendes ut, vil den forrige ikke lenger bli gyldig, hvis brukeren klikker hyperkoblingen i den gamle e-posten, vil meldingen dukke opp. Figur 17: Endring av godkjenner Send melding www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 13

2.3.2 Bestillinger Bestillingene som er lagt i handlevognene vises under fanen Mine bestillinger. Bestillingsstatus Figur 18: bestillinger Ulike statuser under godkjenning av Orders og deres betydning er: Sending pågår - Når bestillingen er sendt til godkjenning. Sendt - Bestillingen godkjennes eller endres og sendes til leverandøren. Levert - Leveringsprosessen for bestillingen er fullført. Avvist av godkjenner - Bestillingen er avvist. Venter godkjenning - Bestillingen er opprettet av rekvirent og sendt til godkjenning Bekreftet av leverandør - Leverandørorganisasjonen har sendt et bestillingssvar. Endret av leverandør - Leverandør har sendt et svar på en endringsordre. Avvist av leverandør - Bestillingen aksepteres ikke av leverandøren. Delvis levert - Minst én god kvittering er registrert for bestillingen, men leveringsprosessen er likevel ikke ferdig. Kansellert - Bestillingen er kansellert. Status viser bestillingsstatusen. Figur 19: Bestillingsdetaljer www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 14

Detaljer til bestilling Ved å klikke på særlig vil Order Number og Order Details åpnes for den aktuelle handlekurven. Bekreft levering Figur 20: Detaljer til bestilling Klikk på Confirm Delivery-knappen på siden Bestillingsdetaljer hvis du ønsker å bekrefte en bestilling. Figur 21: Bekreft levering www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 15

Avbryt bestilling Klikk på Cancel Order-knappen for å kansellere en bestilling Figur 22: Avbryt bestilling Endring av godkjenner Klikk Change Approver knappen i Order Details siden for å endre godkjenneren og velge en ny godkjenner. MERK: Kun ordrer som er i Awaiting Approval-status kan endre godkjenneren. Figur 23: Endring av godkjenner www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 16

Change Approver-vinduet åpnes. Velg ny godkjenner fra Approver-rullegardinmenyen og klikk Send Notification-knappen for å sende en ny e-post til den aktuelle godkjenneren av handlekurven. MERK: Når den nye meldingen sendes ut, vil den forrige ikke lenger bli gyldig, hvis brukeren klikker hyperkoblingen i den gamle e-posten, vil meldingen dukke opp. Figur 24: Endring av godkjenner Send melding www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 17

2.3.3 Endret bestilling MERK: Changed Order kan opprettes kun for de ordrene som er i Changed by vendor-status. For å opprette en endret bestilling, gjør følgende: 1. Klikk View Order Response knappen i Order Details-side. Figur 25: Vis bestillingssvar 2. Order Response Details siden åpnes. 3. Klikk Send changed order for approval knappen. Figur 26: Detaljer på bestillingssvar www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 18

4. Changed Order Details siden åpnes. 5. Velg en ny godkjenner fra Approver rullegardinmenyen, hvis nødvendig. 6. Hvis nødvendig, endre meldingen i Message to Approver tekstboksen. Figur 27: Detaljer av endret bestilling 7. Klikk Send changed order for approval-knappen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 19

2.4 Handlekurv/bestillingsdetaljer Ulike begrep og betydningen av dem, som brukes på skjermbilde for handlevognen, er: Handlekurvnr. - En unik ID for handlevognen Opprettet på - Opprettelsesdato for handlekurv Status - Den siste statusen for handlekurv Godkjenner - Navn på godkjenner Godkjenningsdato - Dato da handlevognen godkjennes Kontokode - Kontokoden til kjøperen som brukes for bestillingen Kostnadssted - Kostnadssted for kjøperen som skal brukes for bestillingen Regningen til - Adresse hvor fakturaen sendes Leveranse til- Leveringsadresse Melding til godkjenner - Melding sendt til godkjenneren etter oppretting av handlekurven Produktnavn - Kort beskrivelse av produktet Leverandør - Navnet på leverandøren som du bestiller fra Leverandørens produktnummer - Leverandørens delnummer Ledetid - Den beregnede leveringstiden Prisenhet kvantum - Enheten for produktet Totalpris - Totalprisen for handlekurven i brukerens valuta Totalpris/katalogvaluta - Totalprisen for handlekurven i katalogens valuta. Siden Bestillingsdetaljer består av alle de ovennevnte opplysningene. Figur 28: Bestillingsdetaljer www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 20

2.4.1 E-postmeldinger E-postmeldinger sendes for å varsle en statusendring for handlevogner og bestillinger. Alle e- postmeldinger sendes fra IBX SD Support Global (support@ibxgroup.com). 1. En forespørsel om godkjenning sendes til godkjenner med tittelen: IBX - Godkjenn handlekurv IBXxxxxxx 2. En e-postmelding med forespørsel om kjøpsgodkjenning sendes til godkjenning med emnet: IBX - Godkjenn innkjøpsbestilling IBXxxxxxx-x 3. En e-post med informasjon om avvist bestilling sendes til brukeren med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x avvises 4. En e-post med informasjon om godkjent bestilling sendes til kjøperen med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x godkjennes 5. En informasjons e-post for godkjent handlevogn er sent til bruker med tittelen: IBX - Handlekurv IBXxxxxxx godkjennes 6. En e-post med informasjon om avvist handlekurv sendes til brukeren med emnet: IBX - Handlekurv IBXxxxxxx avvises 7. En e-postmelding med bestillingssvar sendes til brukeren med emnet: IBX - Mottatt bestillingsvar for bestilling IBXxxxxxx-x www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 21

2.5 Håndtering av brukergrensesnitt Naviger gjennom alle sidene på eorder ved å klikke på lenker til toppmenyen. Klikk på Shopping Cart Number eller Order Number for å se detaljer. 2.5.1 Brukergrensesnittspråk Figur 29: Håndtering av brukergrensesnitt Select a Language fra Language rullegardinmenyen på Logg inn eller startsiden som vist. Figur 30: Brukergrensesnittspråk Klikk på lenken IBX bruker-id på toppen av ebestillingssiden for å endre brukerprofilen. Figur 31: Brukerprofil Manage My Profile vindu åpnes. Gjør endringene og klikk Submit-knappen for å sende endringer. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 22

Figur 32: Endre profil www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 23

2.6 Skriv ut bestillinger eller handlekurv Alle bestillinger og handlekurver kan skrives ut i html-format ved hjelp av utskriftsfunksjonen i nettleseren. En utskrevet bestilling brukes til å se den detaljerte informasjonen på Order / Shopping Cart Details-siden, som for eksempel Status og Delivery Address. Hvis bestillingen inneholder et e-skjema, vil informasjonen på e-skjemaet skrives ut på siste side. Figur 33: Skriv ut bestilling 2.6.1 Skriv ut én bestilling eller handlekurv 1. Velg bestillingsdetaljer/handlevogndetaljer. 2. Bruk funksjonaliteten i nettleseren. - SLUTTEN PÅ DOKUMENTET - www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 24