Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 18 / 126-3 034 KOM // ERO 25.01.2018 PROSEDYRE FOR ENDRING OG OMSTILLING I NYE HEIM KOMMUNE Prosedyre for endring og omstilling for sammenslåing til nye Heim kommune Versjon: 1 Godkjent dato: 31.01.2018 Eier: Aarvaag, Torger Status: Under arbeid Gyldig fra: / Gyldig til: - Godkjent av: Forren, Svein Johny 1. Formål Halsa, d eler av Snillfjord og Hemne kommune skal slå seg sammen fra 1. januar 2020. Alle skal ha ny arbeidsavtale i ny kommune. Flere vil bli berørt ved at det kan skje endring i arbeidsområder og funksjoner. Endring kan skape uro i en organisasjon. Det er derfor påkrevd at prosessen er kjent i forkant - jfr. arbeidsmiljølovens m å lsetting om et trygt og forutsigbart arbeidsmilj ø. For at enheten og kommunen skal kunne legge til rette for best mulig mestring og st ø rst mulig aksept rundt omplassering, må de mellomm enneskelige hensyn knyttet til medvirkning, informasjon og kommunikasjon, vies stor oppmerksomhet. 2. Omfang Gjelder forberedelse til ny kommune fra 2020. 3. Ansvar og myndighet 4. Beskrivelse BAKGRUN N Rutinen gjelder alle former for omstill inger i de tre kommunene som forberedelse til ny kommune. Med omstilling menes her sammenslåing av tre kommuner som fører til forandringer i organisasjons - og styringsformer, mål og/eller arbeidsoppgaver. Endringene kan føre til omdisponeringer eller overt allighet, krav til ny og/eller endret kompetanse eller at arbeidsoppgaver faller bort eller blir endret (Jfr. AML 3-1). Kommunereformen med sammenslåing av kommuner, er en virksomhetsoverdragelse i henhold til Arbeidsmiljølovens Kap. 16. Postadresse Besøksadresse Telefon Bankgiro E - post / Internett Trondheimsveien 1 Trondheimsveien 1 72 46 00 00 4312.07.53496 Postmottak@hemne.kommune.no 7200 Kyrksæterøra 7200 Kyrksæterøra Telefax: Organisasjonsnr. www.hemne.kommune.no 72 46 00 01 940 158 893
DOKU M EN TRE FERAN SER Arbeidsmiljøloven Kapitel 16 Hovedtariffavtalen, (Fellesbestemmelsene 3 og kap. 4 og 5). Hovedavtalen. Arbeidsmiljøloven 3-1 og 4-2. Alle møter og kartlegginger fra omstillingsprosesser skal dokumenteres skriftlig (Jfr. H M S - Internk ontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6). Ikke - sensitivt materiale skal være tilgjengelig for alle ved enhetene (innsynsretten). GJEN N OM FØRIN G AV PROSESSEN Omstillingen kan skape uro i organisasjonene. Det er derfor påkrevd at prosessen er kjent i forkant jfr. arbeidsmiljølovens målsetting om et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø. For at ny kommune skal kunne legge til rette for best mulig mestring og størst mulig aksept rundt omstilling/omplassering, må de mellommenneskelige hensyn knyttet til medvirkni ng, informasjon og kommunikasjon, vies stor oppmerksomhet. IN FORM ASJON SPLAN I F ORKAN T AV VEDTAK OM OM STILLIN G Omstillingen er besluttet i tre kommunestyrer og i Stortinget. 1. Informere og drøfte med hovedtillitsvalgte på generelt grunnlag på et tidl igst mulig tidspunkt. Ansvar: Tillitsorganisasjonene og vernetjenesten skal tidligst mulig få informasjon om hva som kan komme til å skje, hvorfor og hvordan. På denne måte kan de tillitsvalgte skape seg et grunnlag for drøfting og bidra til at medlemmer og ansatte som ønsker ytterligere informasjon eller bare noen å prate med, møter sine tillitsvalgte som innehar samme utgangspunkt som der informasjonen er kommet fra. 2. Drøfte med hovedtillitsvalgte/tillitsvalgte om konkrete grunnlag f or endring. Ansvar:. Konsekvensene som partene skal vurdere er hvilke arbeidsoppgaver som skal nedprioriteres/fjernes, hvilke oppgaver som forventes opprettholdt, hvordan informasjon/medbestemmelse skal skje og hvordan omleggingen er tenkt g jennomført. 3. Informere konkrete enkeltpersoner der det er opplagt hvem som vil kunne bli berørt. Ansvar: prosjektleder. Informasjonen skal være realistisk og gis til rett tid, muntlig i møte med leder og en tillitsvalgt /representant for de ansatte. In formasjon skal ikke gis pr telefon, brev eller via e - post innen dette møtet er holdt. Informasjonen skal gi godt grunnlag for å drøfte både situasjon og framtidige løsninger. Berørte medarbeidere skal gis rom for reaksjon og avklaring. Nærmeste leder har et særskilt ansvar for å følge opp berørte medarbeidere med støtte i form av oppmerksomhet, interesse og omsorg. Behov for tid og støtte er i denne situasjonen individuell og vil kunne variere fra person til person. Nærmere avklaringer kan søkes hos prosj ektleder.
4. Informere enheten/avdelingen. Ansvar: Enhetsleder / Avdelingsleder. Fokus på å informere om selve grunnlaget for endring. Fokus på rutinen for omstilling. 5. Presentasjon for hovedtillitsvalgte/hovedverneombud. Ansvar: Dette kan gjøres i for eksempel samarbeidsforum eller AM U. PLAN ETTER VEDTAK OM OM STILLIN G Etter at vedtak om omstilling er fattet, forventes at alle parter på en lojal og konstruktiv prosessen. Det utarbeides en egen gjennomføring splan tuftet på følgende punkter: måte slutter opp om ID Dato Aktivitet Ansvar Det skal føres referat fra alle aktiviteter i planen nedenfor. Referatene registreres i egen sak i Arkivsystemet. ( For eksempel «Omstilling i enhet N N etter vedtak om budsjettkutt») 1 2 I forkant av vedtatt omstilling, utarbeides det en plan for gjennomføring (denne) i samarbeid med tillitsvalgte/hvo. Jfr Hovedavtalens del B 3.1 Risiko skal vurderes i forhold til ansatte, herunder både fysiske og psykososiale faktorer. Mål: Forebygging. Dette bør gjennomføres i forkant av vedtatt omstilling. Det fokuseres også på arbeidsmiljøet etter gjennomført omstilling. Konsekvenser for brukerne av tjenesten vurderes parallelt. Arbeidsgrupper Personalgruppe Verneombud Tillitsvalgte 3 4 5 6 Det utarbeides oversikt til prosjektleder omplasseringsbehov. over uløste Informasjon gis fortløpende til tillitsvalgte og verneombud. Ytterligere informasjonsbehov avklares fortløpende. Det gjennomføres individuell samtale med berørte ansatte før endring iverksettes. Innplassering gjøres etter en ordinær tilsettingsprosess basert på avtaleverkets bestemmelser. En eller annen form for intern utlysing / kunngjøring vil danne grunnlaget da de fleste stillinger skal besettes internt. Overtallige defineres på grunnlag av en bemanningsplan og på grunnlag av tilsettinger som er foretatt. Alle overtallige omplassere i størst mulig grad til annen passende stilling. God ledelse er viktig for å lykkes. Når ledere ansettes, skal dette gjøres g jennom en utvelgelsesprosess som vektlegger personlig egnethet og kriterier for god ledelse framfor geografisk tilhørighet. Arbeidsgrupper / ledelse i ny kommune Rådmenn, T illitsvalgt Enhetsleder Ledere i ny kommune Tillitsvalgt, Ledere i ny kommune
KRITERIER VED INNPLASSERING / ENDRING AV STILLING Disse kriteriene kommer til anvendelse ved vurdering av ansatte når det er besluttet omstilling ved en avdeling, en enhet eller innenfor hele kommunen som virksomhet. I Hovedtariffavtalens kapittel 1 3, framkommer: 3.4 Omplassering 3.4.1 Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune/enhet* pga. omorganisering, sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakerens forhold, skal arbeidstakeren beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning. 3.4.2 Andr e forhold Arbeidstaker som etter avtale med kommunen/enheten* går over til lavere lønnet stilling i enheten, kan som en personlig ordning beholde inntil sin tidligere stillings lønn på overgangstidspunktet når dette er en del av avtalen. (* enhet i denne s ammenheng: selvstendig, juridisk enhet som ikke er kommune.) Arbeidsområde Ved nærmere beskrivelse av hva kommunene definerer som " arbeidsområde", tas det utgangspunkt i hva som er mest tjenlig opp mot tjenesteproduksjonen og brukerne av tjenesten. Det te henger igjen sammen med kompetansekravet knyttet til den tjenesteteproduksjon som ytes. Følgende stillingskategorier legges til grunn for å definere arbeidsområde i kommunene. Det må allikevel gjøres en konkret vurdering av den ansattes kompetanse i forhold til kompetansekrav. Realkompetanse kan erstatte formalkompetanse etter en konkret vurdering: 1. Rådmann / Assisterende rådmann / kommunalsjef 2. Enhetsleder 3. Avdelingsleder / seksjonsleder 4. Konsulenter / saksbehandlere med spesialkompetanse vanligvis på bachelor og / eller masternivå. 5. Ansatte i fagstillinger hvor tilsvarende funksjon videreføres i ny kommune, vil være aktuell for samme type stilling i ny kommune, for eksempel fysioterapeut, lærer osv. Vikariater Før omplassering av fast ansatte skjer i en enhet, skal midlertidig ansatte (vikarer, engasjerte) løses fra sine kontrakter. Kompetanse Medarbeideres real - og formalkompetanse skal vurderes ved omplassering. Slik real - og formalkompetanse skal tillegges vekt og kan i enkelte tilfeller måtte p rioriteres foran ansiennitet. Ansiennitet Følgende ansiennitetsregler gjelder: 1. Ny kommune definerer tjenesteansiennitet som arbeidstakers samlede og uavbrutte ansettelsestid hos samme arbeidsgiver. Dersom det foreligger en oppsigelse og arbeidstaker f ratrer arbeidsforholdet, avbrytes tilsettingsforholdet selv om arbeidstaker starter på et nytt tilsettingsforhold hos samme arbeidsgiver på et senere tidspunkt. 2. Unntak: Alt fravær som følge av permisjon for å inneha annen stilling hos annen arbeidsgiv er, skal trekkes fra den samlede tjenestetiden. Fravær på grunn av ulike former for svangerskaps -, for eldre eller
omsorgspermisjon skal ikke trekkes fra, da det vil være diskriminerende og oftest for kvinner. Verneplikt og tillitsvalgpermisjon og permisjon er for å ta videre utdannelse trekkes ikke i fra, med mindre det gjelder utdannelse som ikke er relevant for arbeidsgivers enhet. 3. Midlertidige stillinger som ansatte har hatt i en periode i løpet av den totale tjenestetiden, teller på lik linje med fa st stilling. 4. Lærlinger opparbeider tjenesteansiennitet fra læretidens begynnelse. 5. Stillingsstørrelse er uten betydning for beregning av tjenesteansiennitet. 6. Opptjening av tjenesteansiennitet blir ikke avbrutt ved lovbestemte permisjoner. 7. Til individuell kartlegging av ansiennitet og kompetanse, nyttes et Ansiennitet - Intervjuskjema Likestilling I mange av kommunens tjenesteproduserende enheter er det ønskelig med en balansert sammensetning av mannlige og kvinnelige arbeidstakere. Eks empelvis er menn underrepresentert i omsorgsyrker, mens kvinner er underrepresentert i mer teknisk pregede yrker. Det skal ved ellers like vilkår tas hensyn til en slik kjønnsbalansert sammensetning ved omplassering. Skikkethet for stillingen Ved ellers like vilkår skal den som ut fra en helhetlig vurdering finnes best skikket for stillingen, sikres tilsetting framfor andre. Det kan gjennomføres intervju.