MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: FELLESNEMND - NY KOMMUNE HALSA-HEMNE-SNILLFJORD Møtested: Halsa Møtedato: Tid: 10:30 Mulige forfall meldes snarest til tlf Nye Halsa-Hemne-Snillfjord Sakliste blir også utsendt til varamedlemmer, men disse skal ikke møte uten etter nærmere varsel. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 3/18 18/126 PRESISERING AV INTENSJONSAVTALENS PKT 6 - ANSATTE OG OPPSIGELSESVERN 4/18 18/370 REGNSKAPSRAPPORT PR /18 17/2193 REGNSKAPSRAPPORTER PR /18 17/990 PROSJEKTPLAN - STATUS FEBRUAR /18 17/2722 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN /18 17/2993 DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Etter sakslisten blir det busstur/omvisning fra Liabø, Betna og Halsanaustan/Halsahalvøya, deretter besøk og orientering om Stornaustet Halsa Kultur- og Næringsbygg SA, og orienteringer fra Skogselskapet i Møre og Romsdal/Megarden Planteskule, Stavråa handels- og næringspark (i etableringsfase). Nye Halsa-Hemne-Snillfjord, Odd Jarle Svanem Leder Fellesnemnda

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Rådmann Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 18/126-4 PRESISERING AV INTENSJONSAVTALENS DELMÅL 6 - ANSATTE OG OPPSIGELSESVERN Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Prosedyre for endring og omstilling for sammenslåing til nye Heim kommune (18/126-3) Saksopplysninger: Intensjonsavtalens delmål 6 gir et oppsigelsesvern i 4 år for overtallige som følge av kommunesammenslåingen. Formuleringen er som følger: «Delmål 6: Ansatte/kommunen som arbeidsgiver Dagens situasjon er preget av at enkeltmedarbeidere har stort spenn i kompetansekrevende oppgaver. Det er ofte enmannsposter uten fagmiljø rundt seg, noe som gjør kommunene sårbare i forhold til å beholde og rekruttere viktig kompetanse. Den nye kommunen har mulighet til å styrke fagmiljø og redusere sårbarheten. Målsettingen er at eventuell overtallighet skal løses gjennom omplassering og naturlig avgang. Oppsigelsesvern som følge av kommunereformen gis i fire år fra sammenslåingstidspunkt. Gjennom sammenslåingsprosessen skal det sikres god dialog med de ansatte og deres tillitsvalgte. «Å slå sammen kommuner er en virksomhetsoverdragelse og reguleres av Arbeidsmiljølovens 16. Prosjektleder har drøftet en prosedyre for omstilling med representanter for alle ansatte i de tre kommunene. Prosedyren ligger vedlagt som orientering. Prosjektleder og organisasjonene er enige om at prosedyren gir ryddige og tilstrekkelig forutsigbarhet for hvordan en prosess med utvelgelse og innpassing av ansatte i ny kommune. Drøftingsplikten står ved lag i enkeltsaker uavhengig av prosedyren. En gjennomføring må med andre ord skje i samråd med den det gjelder og vedkommedes tillitsvalgt. Formelt sett er en overtallighet som følge av at en har flere ansatte enn det er oppgaver til, saklig grunn til oppsigelse. Dette er ikke aktuelt i vårt tilfelle. Alle ansatte skal gis tilbud om jobb i den nye kommunen.

3 Følgende prosess skal gjennomføres: Omstillingsprosedyre drøftes. Organisasjonsplan med bemanningsplan utarbeides og bestemmes og legges fram for partssammensatt utvalg og fellesnemnd Hva er ønskede kvalifikasjoner for den enkelte stilling. Aktuelle kandidater for de aktuelle stillingsnivå / kategorier kartlegges. Nødvendige samtaler gjennomføres. Ansettelse foretas det gis tilbud om annen stilling, jfr AML 16-3 (3) På alle trinn gjennomføres drøftinger med tillitsvalgte. En går ikke her inn på bestemmelser om reservasjonsrett, fortrinnsrett o.l. Det som er vesentlig er følgende: Arbeidsmiljøloven 15-7 gir arbeidstakere et vern mot usaklig oppsigelse. Nærmere bestemt kan ikke en arbeidstaker sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. Med ett unntak inneholder imidlertid ikke loven noen beskrivelse av hva som i det enkelte tilfellet er en saklig begrunnelse. Unntaket finnes i 15-7(2) og gjelder oppsigelser som skyldes driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak. I disse tilfellene er ikke oppsigelsen saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et "annet passende arbeid" i virksomheten å tilby arbeidstakeren. Hvilke arbeidsoppgaver anses som "annet passende arbeid"? Svaret beror på en helhetsvurdering hvor ikke minst arbeidstakerens egen vurdering spiller inn. Forutsetningen må være at arbeidstakeren er kvalifisert for oppgaven, i alle fall etter en viss opplæring. Utgangspunktet må være at arbeidet som tilbys, må være så likt arbeidstakerens opprinnelige stillingsinnhold og lønn som mulig. Dersom slike arbeidsoppgaver ikke finnes, må arbeidsgiveren tilby arbeidstakeren andre arbeidsoppgaver som kvalitativt er av en annen karakter og/eller som innebærer en lavere lønn, dersom slike oppgaver finnes i virksomheten. En plikt til å tilby arbeidstakeren et dårligere arbeid har arbeidsgiveren selv om det skulle anses lite sannsynlig at arbeidstakeren vil akseptere et slikt tilbud. Poenget er at arbeidstakeren selv skal få lov til å velge idet arbeidstakere ofte vil foretrekke en noe dårligere jobb fremfor å bli helt uten arbeid. Dersom det finnes flere likeverdige arbeidsoppgaver tilgjengelig i virksomheten, så er arbeidsgiverens plikt oppfylt hvis arbeidstakeren blir tilbudt én av dem. Med andre ord har ikke arbeidstakeren rett til å velge mellom de likeverdige alternativene. Vurdering: Fellesnemnda bør ta stilling til hvordan et «nei» til tilbud om annet arbeid skal håndteres. Et stillingsvern i 4 år kan leses som om det er et ubetinget stillingsvern. Etter prosjektleders mening vil dette skape en uholdbar situasjon i organisasjonen. Hvor skal vedkommende plasseres? Hvilke oppgaver skal tildeles? Hvordan vil det bli oppfattet fra andre ansatte som tilpasser seg og godtar endring som ikke nødvendigvis er innertier i forhold til ønsker? Arbeidsmiljølovens Vern mot usaklig oppsigelse:

4 2. Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker. Ved avgjørelse av om en oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. Arbeidsmiljølovens bestemmelser innebærer ingen plikt til å opprette nye stillinger. Prosjektleder ber derfor om at kap 6. presiseres til følgende: Arbeidstaker gis ett tilbud om annet passende arbeid. Hvis dette avslås, er det saklig grunn til å gå til oppsigelse av arbeidsforholdet. Dette er i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser. Det må presiseres at under vegs i en slik prosess vil være drøftinger og avklaringer med den ansatte det gjelder og vedkommendes tillitsvalgte. Rådmannens tilråding: Formuleringen om 4 års vern mot oppsigelse slik det er formulert i kapittel 6 i intensjonsavtalen forutsetter at at den ansatte takker ja til annet passende arbeid i ny kommune. Hvis arbeidstaker takker nei, vil arbeidsgiver gå til oppsigelse saklig begrunnet i Arbeidsmiljølovens 15-7, annet ledd.

5 Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 18 / KOM // ERO PROSEDYRE FOR ENDRING OG OMSTILLING I NYE HEIM KOMMUNE Prosedyre for endring og omstilling for sammenslåing til nye Heim kommune Versjon: 1 Godkjent dato: Eier: Aarvaag, Torger Status: Under arbeid Gyldig fra: / Gyldig til: - Godkjent av: Forren, Svein Johny 1. Formål Halsa, d eler av Snillfjord og Hemne kommune skal slå seg sammen fra 1. januar Alle skal ha ny arbeidsavtale i ny kommune. Flere vil bli berørt ved at det kan skje endring i arbeidsområder og funksjoner. Endring kan skape uro i en organisasjon. Det er derfor påkrevd at prosessen er kjent i forkant - jfr. arbeidsmiljølovens m å lsetting om et trygt og forutsigbart arbeidsmilj ø. For at enheten og kommunen skal kunne legge til rette for best mulig mestring og st ø rst mulig aksept rundt omplassering, må de mellomm enneskelige hensyn knyttet til medvirkning, informasjon og kommunikasjon, vies stor oppmerksomhet. 2. Omfang Gjelder forberedelse til ny kommune fra Ansvar og myndighet Prosjektleder 4. Beskrivelse BAKGRUN N Rutinen gjelder alle former for omstill inger i de tre kommunene som forberedelse til ny kommune. Med omstilling menes her sammenslåing av tre kommuner som fører til forandringer i organisasjons - og styringsformer, mål og/eller arbeidsoppgaver. Endringene kan føre til omdisponeringer eller overt allighet, krav til ny og/eller endret kompetanse eller at arbeidsoppgaver faller bort eller blir endret (Jfr. AML 3-1). Kommunereformen med sammenslåing av kommuner, er en virksomhetsoverdragelse i henhold til Arbeidsmiljølovens Kap. 16. Postadresse Besøksadresse Telefon Bankgiro E - post / Internett Trondheimsveien 1 Trondheimsveien Postmottak@hemne.kommune.no 7200 Kyrksæterøra 7200 Kyrksæterøra Telefax: Organisasjonsnr

6 DOKU M EN TRE FERAN SER Arbeidsmiljøloven Kapitel 16 Hovedtariffavtalen, (Fellesbestemmelsene 3 og kap. 4 og 5). Hovedavtalen. Arbeidsmiljøloven 3-1 og 4-2. Alle møter og kartlegginger fra omstillingsprosesser skal dokumenteres skriftlig (Jfr. H M S - Internk ontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6). Ikke - sensitivt materiale skal være tilgjengelig for alle ved enhetene (innsynsretten). GJEN N OM FØRIN G AV PROSESSEN Omstillingen kan skape uro i organisasjonene. Det er derfor påkrevd at prosessen er kjent i forkant jfr. arbeidsmiljølovens målsetting om et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø. For at ny kommune skal kunne legge til rette for best mulig mestring og størst mulig aksept rundt omstilling/omplassering, må de mellommenneskelige hensyn knyttet til medvirkni ng, informasjon og kommunikasjon, vies stor oppmerksomhet. IN FORM ASJON SPLAN I F ORKAN T AV VEDTAK OM OM STILLIN G Omstillingen er besluttet i tre kommunestyrer og i Stortinget. 1. Informere og drøfte med hovedtillitsvalgte på generelt grunnlag på et tidl igst mulig tidspunkt. Ansvar: Prosjektleder Tillitsorganisasjonene og vernetjenesten skal tidligst mulig få informasjon om hva som kan komme til å skje, hvorfor og hvordan. På denne måte kan de tillitsvalgte skape seg et grunnlag for drøfting og bidra til at medlemmer og ansatte som ønsker ytterligere informasjon eller bare noen å prate med, møter sine tillitsvalgte som innehar samme utgangspunkt som der informasjonen er kommet fra. 2. Drøfte med hovedtillitsvalgte/tillitsvalgte om konkrete grunnlag f or endring. Ansvar: Prosjektleder. Konsekvensene som partene skal vurdere er hvilke arbeidsoppgaver som skal nedprioriteres/fjernes, hvilke oppgaver som forventes opprettholdt, hvordan informasjon/medbestemmelse skal skje og hvordan omleggingen er tenkt g jennomført. 3. Informere konkrete enkeltpersoner der det er opplagt hvem som vil kunne bli berørt. Ansvar: prosjektleder. Informasjonen skal være realistisk og gis til rett tid, muntlig i møte med leder og en tillitsvalgt /representant for de ansatte. In formasjon skal ikke gis pr telefon, brev eller via e - post innen dette møtet er holdt. Informasjonen skal gi godt grunnlag for å drøfte både situasjon og framtidige løsninger. Berørte medarbeidere skal gis rom for reaksjon og avklaring. Nærmeste leder har et særskilt ansvar for å følge opp berørte medarbeidere med støtte i form av oppmerksomhet, interesse og omsorg. Behov for tid og støtte er i denne situasjonen individuell og vil kunne variere fra person til person. Nærmere avklaringer kan søkes hos prosj ektleder.

7 4. Informere enheten/avdelingen. Ansvar: Enhetsleder / Avdelingsleder. Fokus på å informere om selve grunnlaget for endring. Fokus på rutinen for omstilling. 5. Presentasjon for hovedtillitsvalgte/hovedverneombud. Ansvar: Prosjektleder Dette kan gjøres i for eksempel samarbeidsforum eller AM U. PLAN ETTER VEDTAK OM OM STILLIN G Etter at vedtak om omstilling er fattet, forventes at alle parter på en lojal og konstruktiv prosessen. Det utarbeides en egen gjennomføring splan tuftet på følgende punkter: måte slutter opp om ID Dato Aktivitet Ansvar Det skal føres referat fra alle aktiviteter i planen nedenfor. Referatene registreres i egen sak i Arkivsystemet. ( For eksempel «Omstilling i enhet N N etter vedtak om budsjettkutt») 1 2 I forkant av vedtatt omstilling, utarbeides det en plan for gjennomføring (denne) i samarbeid med tillitsvalgte/hvo. Jfr Hovedavtalens del B 3.1 Risiko skal vurderes i forhold til ansatte, herunder både fysiske og psykososiale faktorer. Mål: Forebygging. Dette bør gjennomføres i forkant av vedtatt omstilling. Det fokuseres også på arbeidsmiljøet etter gjennomført omstilling. Konsekvenser for brukerne av tjenesten vurderes parallelt. Prosjektleder Prosjektleder Arbeidsgrupper Personalgruppe Verneombud Tillitsvalgte Det utarbeides oversikt til prosjektleder omplasseringsbehov. over uløste Informasjon gis fortløpende til tillitsvalgte og verneombud. Ytterligere informasjonsbehov avklares fortløpende. Det gjennomføres individuell samtale med berørte ansatte før endring iverksettes. Innplassering gjøres etter en ordinær tilsettingsprosess basert på avtaleverkets bestemmelser. En eller annen form for intern utlysing / kunngjøring vil danne grunnlaget da de fleste stillinger skal besettes internt. Overtallige defineres på grunnlag av en bemanningsplan og på grunnlag av tilsettinger som er foretatt. Alle overtallige omplassere i størst mulig grad til annen passende stilling. God ledelse er viktig for å lykkes. Når ledere ansettes, skal dette gjøres g jennom en utvelgelsesprosess som vektlegger personlig egnethet og kriterier for god ledelse framfor geografisk tilhørighet. Arbeidsgrupper / ledelse i ny kommune Prosjektleder Rådmenn, T illitsvalgt Enhetsleder Prosjektleder Ledere i ny kommune Prosjektleder Tillitsvalgt, Ledere i ny kommune

8 KRITERIER VED INNPLASSERING / ENDRING AV STILLING Disse kriteriene kommer til anvendelse ved vurdering av ansatte når det er besluttet omstilling ved en avdeling, en enhet eller innenfor hele kommunen som virksomhet. I Hovedtariffavtalens kapittel 1 3, framkommer: 3.4 Omplassering Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune/enhet* pga. omorganisering, sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakerens forhold, skal arbeidstakeren beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning Andr e forhold Arbeidstaker som etter avtale med kommunen/enheten* går over til lavere lønnet stilling i enheten, kan som en personlig ordning beholde inntil sin tidligere stillings lønn på overgangstidspunktet når dette er en del av avtalen. (* enhet i denne s ammenheng: selvstendig, juridisk enhet som ikke er kommune.) Arbeidsområde Ved nærmere beskrivelse av hva kommunene definerer som " arbeidsområde", tas det utgangspunkt i hva som er mest tjenlig opp mot tjenesteproduksjonen og brukerne av tjenesten. Det te henger igjen sammen med kompetansekravet knyttet til den tjenesteteproduksjon som ytes. Følgende stillingskategorier legges til grunn for å definere arbeidsområde i kommunene. Det må allikevel gjøres en konkret vurdering av den ansattes kompetanse i forhold til kompetansekrav. Realkompetanse kan erstatte formalkompetanse etter en konkret vurdering: 1. Rådmann / Assisterende rådmann / kommunalsjef 2. Enhetsleder 3. Avdelingsleder / seksjonsleder 4. Konsulenter / saksbehandlere med spesialkompetanse vanligvis på bachelor og / eller masternivå. 5. Ansatte i fagstillinger hvor tilsvarende funksjon videreføres i ny kommune, vil være aktuell for samme type stilling i ny kommune, for eksempel fysioterapeut, lærer osv. Vikariater Før omplassering av fast ansatte skjer i en enhet, skal midlertidig ansatte (vikarer, engasjerte) løses fra sine kontrakter. Kompetanse Medarbeideres real - og formalkompetanse skal vurderes ved omplassering. Slik real - og formalkompetanse skal tillegges vekt og kan i enkelte tilfeller måtte p rioriteres foran ansiennitet. Ansiennitet Følgende ansiennitetsregler gjelder: 1. Ny kommune definerer tjenesteansiennitet som arbeidstakers samlede og uavbrutte ansettelsestid hos samme arbeidsgiver. Dersom det foreligger en oppsigelse og arbeidstaker f ratrer arbeidsforholdet, avbrytes tilsettingsforholdet selv om arbeidstaker starter på et nytt tilsettingsforhold hos samme arbeidsgiver på et senere tidspunkt. 2. Unntak: Alt fravær som følge av permisjon for å inneha annen stilling hos annen arbeidsgiv er, skal trekkes fra den samlede tjenestetiden. Fravær på grunn av ulike former for svangerskaps -, for eldre eller

9 omsorgspermisjon skal ikke trekkes fra, da det vil være diskriminerende og oftest for kvinner. Verneplikt og tillitsvalgpermisjon og permisjon er for å ta videre utdannelse trekkes ikke i fra, med mindre det gjelder utdannelse som ikke er relevant for arbeidsgivers enhet. 3. Midlertidige stillinger som ansatte har hatt i en periode i løpet av den totale tjenestetiden, teller på lik linje med fa st stilling. 4. Lærlinger opparbeider tjenesteansiennitet fra læretidens begynnelse. 5. Stillingsstørrelse er uten betydning for beregning av tjenesteansiennitet. 6. Opptjening av tjenesteansiennitet blir ikke avbrutt ved lovbestemte permisjoner. 7. Til individuell kartlegging av ansiennitet og kompetanse, nyttes et Ansiennitet - Intervjuskjema Likestilling I mange av kommunens tjenesteproduserende enheter er det ønskelig med en balansert sammensetning av mannlige og kvinnelige arbeidstakere. Eks empelvis er menn underrepresentert i omsorgsyrker, mens kvinner er underrepresentert i mer teknisk pregede yrker. Det skal ved ellers like vilkår tas hensyn til en slik kjønnsbalansert sammensetning ved omplassering. Skikkethet for stillingen Ved ellers like vilkår skal den som ut fra en helhetlig vurdering finnes best skikket for stillingen, sikres tilsetting framfor andre. Det kan gjennomføres intervju.

10 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: kommunalsjef Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 18/370-1 REGNSKAPSRAPPORT PR Ferdigbehandles i: Fellesnemda Saksdokumenter: Regnskapsrapport pr Saksopplysninger: Prosjektleder har besluttet at Fellesnemda skal få seg forelagt regnskapsrapporter ved hvert møte. Foreliggende rapport viser regnskap pr Regnskapstall for denne perioden er sammenstilt med periodisert budsjett pr februar. Budsjett for 2018 ble vedtatt av Fellesnemda i møte i sak 45/17. Ved regnskapsavslutningen for 2017 er ikke-brukte midler på kr ,- blitt avsatt til et eget bundet fond for bruk for resten av prosjektperioden. I vedtatt budsjett for 2018 er det forutsatt å bruke 18,5 millioner kroner av fondet. Forbruket ved rapportuttak ligger på 6,9 millioner kroner. For næremere informasjon vises til vedlagte rapport. Rådmannens tilråding: Fellesnemda tar regnskapsrapport pr til etterretning

11 Arkivsak 18/370 REGNSKAPSRAPPORT FOR FELLESNEMDA FOR PERIODEN Pr

12 Innhold 1. Kontoplan budsjett/regnskap: Kontostruktur Kommentarer til regnskapsrapport Regnskapsrapport for perioden

13 Regnskapsrapport til Fellesnemda pr Fellesnemda vil få seg forelagt regnskap for prosjektet ved hvert møte jfr. prosjektleder. 1. Kontoplan budsjett/regnskap: 1.1 Målsetting Kontoplanen er bygget opp slik at Fellesnemdas budsjett/regnskap kan skilles ut fra Hemne kommune sitt budsjett/regnskapssystem på en enkel og funksjonell måte og kunne fange opp behovet for særskilt rapportering. 2. Kontostruktur Følgende dimensjoner er brukt i økonomisystemet Konto Konto består av kontoklasse og art. Kontoklasse skiller mellom drift, investering og balanse i budsjett og regnskap. Art angir type av ressurs; dvs. hva slags utgift/utbetaling, inntekt/innbetaling, finansieringstransaksjon etc. som skal føres. Ansvar Bygges opp med utgangspunkt i organisasjonsstruktur og med fokus på budsjettansvar. Hemne kommune drives etter en to-nivå modell, hvor hver enhetsleder er direkte underlagt rådmannen. Grupper av ansvar er samlet under enheter ihht. vedtatt organisasjonsstruktur (jfr. vedlegg). Jfr. skjema 1B Funksjon Angir hvilke aktiviteter eller tjenester som kommunen forestår for å ivareta bestemte behov for innbyggerne, samt eksterne og interne finansieringstransaksjoner. Prosjekt Et verktøy for å tallfeste bestemte tidsbegrensede aktiviteter. Benyttes i de tilfeller hvor det er krav om eget regnskapsoppsett. Benyttes der hvor det er behov for å sammenfatte regnskap utover ansvar, funksjon og art. Alle investeringsprosjekter skal tildeles et prosjektnummer. Prosjektart Norsk standard for bygg og anlegg til bruk i investeringsregnskapet KONTOSTRUKTUREN Konto Ansvar Funksjon Prosjekt Prosjart Kontoklasse er 4 siffer for 1. siffer internt bruk Siffer 2-4 er KOSTRA art Siffer 5 for internt bruk 4 siffer for intern bruk, jfr organisasjonsstruktur De tre første siffer er KOSTRA funksjon Fjerde siffer er for internt bruk 3 siffer for internt bruk Kontoklasse, KOSTRA funksjon og art er obligatoriske inndelinger i henhold til statlige bestemmelser. 3

14 3. Kommentarer til regnskapsrapport Politikk Funksjon 1000 Under dette området føres regnskapet for Fellesnemdas egen virksomhet. Det er utgifter til gjennomføring av møter og øvrige driftsutgifter som kan spores til Fellesnemda. Administrasjon Funksjon 1200 Under dette området føres regnskapet for driftsutgifter til prosjektorganisasjonen med prosjektleder i spissen. Frikjøp tillitsvalgte Funksjon 1800 Under dette området føres utgifter til innvilget ekstra frikjøp av ansatte fra sin stilling i kommunene Den Norske kirke Funksjon 3900 Her føres innvilget tilskudd til kirkelig fellesnemd Finans Funksjon 8400 Under dette området føres generelle statstilskudd. Prosjekt arbeidsgrupper De ulike arbeidsgruppene som er nedsatt har fått tildelt hvert sitt prosjektnummer. Her føres utgifter knyttet til deres arbeidsprosess. 4. Regnskapsrapport pr Regnskapsrapporten er tatt ut pr Regnskapstall for denne perioden er sammenstilt med periodisert budsjett pr februar. Budsjett for 2018 ble vedtatt av Fellesnemda i møte i sak 45/17. Ved regnskapsavslutningen for 2017 er ikke brukte midler på kr ,- blitt avsatt til et eget bundet fond for bruk for resten av prosjektperioden. I vedtatt budsjett for 2018 er det forutsatt å bruke kr 18,5 millioner kroner av fondet. Forbruket pr ligger på kr ,-. Tilskudd på 6,4 millioner kroner er utbetalt til kommunene i samsvar med vedtaket. Kirkelig Fellesnemd har fått utbetalt a konto kr ,- til sin virksomhet. Arbeidet i arbeidsgruppene er i gang. Det er avsatt en pott til dette arbeidet på kr ,-. Midlene vil bli fordelt etter hvert gjennom budsjettreguleringsvedtak i Fellesnemda. Det er for tidlig å foreta en budsjettregulering nå. 4

15 Regnskap pr Budsjett Regnskap inkl. endring Forbruk i % Total resultat Politisk styring Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Annonse, reklame, informasjon Skyss/kost ansatte Skyss/kost folkevalgte Forsikring transportmidler Husleie, leie av lokaler og grunn Leasing transportmiddel uten MVA komp Mva momskompensasjonsordning, drift Til kommuner Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Rådmannskontoret Fast lønn Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Fast bilgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Pensjonsutg. KLP Kollektiv ulykkes- og gruppelivsforsikr Arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Velferdstiltak ansatte Telefonutgifter Motpost skattepliktig del av fri telefon (mot konto 10500) Skyss/kost ansatte Andre transportutgifter Leasing transportmiddel uten MVA komp Mva momskompensasjonsordning, drift Lønnsregulering/funksjonstillegg - ny kommune Pott arbeidsgrupper - ny kommune Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Ref. ansatte - mobilbruk

16 1800 Frikjøp tillitsvalgte Fast lønn Pensjonsutg. KLP Arbeidsgiveravgift Den norske kirke Tilskudd kirkelig fellesråd Interne finansieringstransaksjoner Bruk av disposisjonsfond Delprosjekt geografisk informasjonssystem GIS - Fellesnemnda - prosjektskjønn Rådmannskontoret Konsulenttjenester Bruk av disposisjonsfond Delprosjekt matrikkel Rådmannskontoret Konsulenttjenester Delprosjekt digital sammenslåing Rådmannskontoret Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Konsulenttjenester Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Koordinerende gruppe oppvekst Rådmannskontoret Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Opplæring, kurs Skyss/kost ansatte Bompenger/Parkeringsavgifter Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet

17 0931 Koordinerende gruppe Helse- og omsorg Rådmannskontoret Kursvikarer Pensjonsutg. KLP Arbeidsgiveravgift Arbeidsgruppe samfunnsutvikling Rådmannskontoret Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Skyss/kost ansatte Arbeidsgruppe personal Politisk styring Varer/Bevertning u/ mva komp Arbeidsgruppe arkiiv Rådmannskontoret Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Godtgjørelse folkevalgte Arbeidsgiveravgift Skyss/kost ansatte Arbeidsgruppe økonomi Rådmannskontoret Varer/Bevertning u/ mva komp

18 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: kommunalsjef Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 17/ REGNSKAPSRAPPORTER PR Ferdigbehandles i: Fellesnemda Saksdokumenter: Regnskapsrapport pr Saksopplysninger: Prosjektleder har besluttet at Fellesnemda skal få seg forelagt regnskapsrapporter ved hvert møte. Foreliggende rapport viser avsluttet regnskap pr Regnskapstall for denne perioden er sammenstilt med budsjett. Budsjett for 2017 ble vedtatt av Fellesnemda i møte i sak 45/17. Ved regnskapsavslutningen for 2017 er ikke brukte midler blitt avsatt til et eget bundet fond for bruk for resten av prosjektperioden. Det ble budsjettert med kr til avsetning resultatet ble kr ,-. Det innebærer at det er postert kr ,- i mindre utgifter enn forutsatt i budsjettet. For nærmere informasjon vises til vedlagte rapport. Rådmannens tilråding: Fellesnemda tar regnskapsrapport pr til etterretning

19 Arkivsak 17/2193- REGNSKAPSRAPPORT FOR FELLESNEMDA FOR PERIODEN Pr

20 Innhold 1. Kontoplan budsjett/regnskap: Kontostruktur Kommentarer til regnskapsrapport Regnskapsrapport for perioden

21 Regnskapsrapport til Fellesnemda pr Fellesnemda vil få seg forelagt regnskap for prosjektet ved hvert møte jfr. prosjektleder. 1. Kontoplan budsjett/regnskap: 1.1 Målsetting Kontoplanen er bygget opp slik at Fellesnemdas budsjett/regnskap kan skilles ut fra Hemne kommune sitt budsjett/regnskapssystem på en enkel og funksjonell måte og kunne fange opp behovet for særskilt rapportering. 2. Kontostruktur Følgende dimensjoner er brukt i økonomisystemet Konto Konto består av kontoklasse og art. Kontoklasse skiller mellom drift, investering og balanse i budsjett og regnskap. Art angir type av ressurs; dvs. hva slags utgift/utbetaling, inntekt/innbetaling, finansieringstransaksjon etc. som skal føres. Ansvar Bygges opp med utgangspunkt i organisasjonsstruktur og med fokus på budsjettansvar. Hemne kommune drives etter en to-nivå modell, hvor hver enhetsleder er direkte underlagt rådmannen. Grupper av ansvar er samlet under enheter ihht. vedtatt organisasjonsstruktur (jfr. vedlegg). Jfr. skjema 1B Funksjon Angir hvilke aktiviteter eller tjenester som kommunen forestår for å ivareta bestemte behov for innbyggerne, samt eksterne og interne finansieringstransaksjoner. Prosjekt Et verktøy for å tallfeste bestemte tidsbegrensede aktiviteter. Benyttes i de tilfeller hvor det er krav om eget regnskapsoppsett. Benyttes der hvor det er behov for å sammenfatte regnskap utover ansvar, funksjon og art. Alle investeringsprosjekter skal tildeles et prosjektnummer. Prosjektart Norsk standard for bygg og anlegg til bruk i investeringsregnskapet KONTOSTRUKTUREN Konto Ansvar Funksjon Prosjekt Prosjart Kontoklasse er 4 siffer for 1. siffer internt bruk Siffer 2-4 er KOSTRA art Siffer 5 for internt bruk 4 siffer for intern bruk, jfr organisasjonsstruktur De tre første siffer er KOSTRA funksjon Fjerde siffer er for internt bruk 3 siffer for internt bruk Kontoklasse, KOSTRA funksjon og art er obligatoriske inndelinger i henhold til statlige bestemmelser. 3

22 3. Kommentarer til regnskapsrapport Politikk Funksjon 1000 Under dette området føres regnskapet for Fellesnemdas egen virksomhet. Det er utgifter til gjennomføring av møter og øvrige driftsutgifter som kan spores til Fellesnemda. Administrasjon Funksjon 1200 Under dette området føres regnskapet for driftsutgifter til prosjektorganisasjonen med prosjektleder i spissen. Frikjøp tillitsvalgte Funksjon 1800 Under dette området føres utgifter til innvilget ekstra frikjøp av ansatte fra sin stilling i kommunene Den Norske kirke Funksjon 3900 Her føres innvilget tilskudd til kirkelig fellesnemd Finans Funksjon 8400 Under dette området føres generelle statstilskudd. Prosjekt arbeidsgrupper De ulike arbeidsgruppene som er nedsatt har fått tildelt hvert sitt prosjektnummer. Her føres utgifter knyttet til deres arbeidsprosess. 4. Regnskapsrapport pr Regnskapsrapporten er tatt ut pr og viser endelig regnskap for Pr rapportuttak er det regnskapsført tilskudd på totalt 34,8 millioner kroner som fordeler seg slik : I tråd med inndelingsloven 15 er det nå utbetalt tilskudd til dekning av engangs kostander etter en standardisert modell. Tilskuddet på kr 23,2 millioner kroner er inntektsført i regnskapet for Fellesnemda. Departementet forutsetter at kommunene benytter midlene der de finner det best. Støtten er øremerket og det bes om en rapport over bruken innen Sammenslåingen av Hemne, Halsa og deler av Snillfjord får utbetalt ekstra skjønnsmidler på 7,6 millioner kroner. Beløpet er differansen mellom det utbetalte tilskuddet og tilskudd til dekning av engangskostnader for en sammenslåing av 3 kommuner med færre enn innbyggere. Midlene er utbetalt til Hemne kommune sammen med terminutbetalingen for oktober. Kommunene skal innen 31. desember 2020 gi departementet en kortfattet rapport om bruk og disponering av tilskuddet til engangskostnader, jf. brev av 29. august Da det foreligger lite kunnskap rundt utfordringer ved deling og samtidig sammenslåing, ber departementet om at det i den forbindelse også tas med en kortfattet rapport som oppsummerer mulige nasjonale læringspunkter for lignende fremtidige saker. 4

23 Kommunene Halsa, Hemne og Snillfjord søkte om midler til digitaliseringstiltaket Geografisk informasjonsportal. Departementet innvilget totalt 4 mill. kroner. Tilskuddet må benyttes til tiltak beskrevet i søknaden. Tiltaket må være ferdigstilt innen , og det må da rapporteres til departementet om bruken av midlene senest innen Det skal da fremlegges en bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet. All finansiell rapportering skal være ekskl. merverdiavgift. Ubrukte midler, eller midler som ikke er brukt i henhold til formålet, kan bli krevd tilbakebetalt til departementet. Regnskapstall for denne perioden er sammenstilt med budsjett. Budsjett for 2017 ble vedtatt av Fellesnemda i møte i sak 45/17 Ved regnskapsavslutningen for 2017 er ikke brukte midler blitt avsatt til et eget bundet fond for bruk for resten av prosjektperioden. Det ble budsjettert med kr til avsetning resultatet ble kr Det innebærer at det er postert kr ,- i mindre utgifter enn forutsatt i budsjettet. 5

24 Regnskap pr Budsjett Funksjon Konto Regnskap inkl. endring Forbruk i % 1000 Politisk styring Periodisering av lønn Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Periodisering av arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Annet forbruksmateriell / råvarer og tjenester Erkjentlighetsgaver Telefonutgifter Annonse, reklame, informasjon Skyss/kost ansatte Skyss/kost folkevalgte Bompenger/Parkeringsavgifter Andre transportutgifter Husleie, leie av lokaler og grunn Avgifter, gebyrer, lisenser m/m.v.a Leasing transportmiddel uten MVA komp Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Rådmannskontoret Fast lønn Overtid Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser Fast bilgodtgjørelse Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Pensjonsutg. KLP Kollektiv ulykkes- og gruppelivsforsikr Arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Telefonutgifter Motpost skattepliktig del av fri telefon (mot konto 10500) Opplæring, kurs Skyss/kost ansatte Transport / drift av egne transportmidler Andre transportutgifter Garanti-ansvarsforsikring Avgifter, gebyrer, lisenser

25 12000 Inventar og utstyr Juridisk bistand Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Ref. ansatte - mobilbruk Premiefond Pensjonsutg. KLP Arbeidsgiveravgift Frikjøp tillitsvalgte Fast lønn Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Pensjonsutg. KLP Arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Skyss/kost ansatte Skyss/kost folkevalgte Bompenger/Parkeringsavgifter Andre transportutgifter Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Den norske kirke Tilskudd kirkelig fellesråd Statlige rammetilskudd og vrige generelle. statst Avsetninger til disp.fond Andre statlige overf ringer Delprosjekt geografisk informasjonssystem GIS - Fellesnemnda - prosjektskjønn Statlige rammetilskudd og vrige generelle. statst Avsetninger til disp.fond Andre statlige overf ringer

26 0903 Delprosjekt digital sammenslåing Rådmannskontoret Periodisering av lønn Periodisering av arbeidsgiveravgift Varer/Bevertning u/ mva komp Konsulenttjenester Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Koordinerende gruppe oppvekst Rådmannskontoret Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Arbeidsgiveravgift Skyss/kost folkevalgte Bompenger/Parkeringsavgifter Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Koordinerende gruppe Helse- og omsorg Rådmannskontoret Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Arbeidsgiveravgift Skyss/kost ansatte Bompenger/Parkeringsavgifter Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet Arbeidsgruppe personal Rådmannskontoret Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig Arbeidsgiveravgift Skyss/kost ansatte Bompenger/Parkeringsavgifter Mva momskompensasjonsordning, drift Ref.mva påløpt i driftsregnskapet

27 9

28 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 17/ PROSJEKTPLAN STATUS FEBRUAR 2018 Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Ingen Saksopplysninger: Orientering om status i prosjektet og planlagt framdrift. Fredag møte i politisk arbeidsgruppe nytt kommunenavn og -våpen: Det er planlagt en idékonkurranse med pengepremie, der innbyggerne i dagens tre kommuner kan delta. Mandag Personalmøte med Pleie og omsorg i Hemne. Torsdag Personalmøte med barnehagene i Halsa. Fredag Prosjektmøte med Delprosjekt digital sammenslåing. Mandag Informasjonsmøte med lederne av arbeidsgruppene/koordinerende grupper. Gruppene er i gang med sitt arbeid. Koordinerende grupper har også etablert arbeidsgrupper innfor de ulike fagfeltene som de har ansvar for. Stor aktivitet! Tirsdag Møte i Snillfjord angående fordeling av pensjonsforpliktelser i Snillfjord kommune og som de nye kommunene må fordele. Onsdag forberedende møte med Fylkesmann/Fylkeskommune, i forbindelse med folkemøte som skal være i Halsa, den Kommunekompasset; Alle tre kommunene skal delta i undersøkelsen Kommunekompasset i regi av KS. Hemne har gjennomført intervjuer, Halsa den og , Snillfjord den 6. og Orienteringen vil bli supplert med en presentasjon fra prosjektleder i fellesnemndas møte. Prosjektleders tilråding: Status prosjektplan februar 2018, tas til orientering.

29 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/ FELLESNEMNDA - MØTEPLAN 2018 Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Ingen Saksopplysninger: Vedtatte datoer for våren 2018: Fredag 23. mars Torsdag 26. april Mai møtefri Torsdag 21. juni Snillfjord Hemne Ingen Halsa Vurdering: Etter ønske fra leder i Fellesnemnda, fremmes saken med forslag om endring av møtested, dato er som opprinnelig vedtatt. I Snillfjord, har det vært omvisning i den delen av Snillfjord kommune som blir en del av Nye Heim kommune, samt bedriftsbesøk til Lerøy Midt as avdeling Skorild og Øya Tre v/leif Skorild. I Hemne har det vært bedriftsbesøk på Aquagen As og Wacker Chemicals AS, samt omvisning i sentrum av Kyrksæterøra. I Halsa skal det være omvisning og oppmøte av bedrifter ved Stornaustet SA, Halsanaustan. Fortsatt gjenstår flere bedriftsbesøk, samt besøk/omvisning i resten av den nye kommunen og det foreslås at oppmøtestedene blir endret til Halsa og Hemne. Prosjektleders tilråding: Fredag 23. mars Torsdag 26. april Mai møtefri Torsdag 21. juni Hemne Halsa Ingen Hemne

30 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/ DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: - Rapporten journalposter som refereres - Dokumentene i rapporten Saksopplysninger: Dette er dokumenter som er journalført inn/produsert i sakssystemet. Benevnes som referatsak eller journalposter som refereres. Vurdering: Dette er dokumenter som refereres og de gjennomgås kun ved spørsmål. Prosjektleders tilråding: Refererte dokumenter tas til orientering.

31 17/ KOM//ERO /17 Møtedeltagere REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPE KOMMUNESAMMENSLÅING / KOM//ERO /18 AU REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE HELL, / KOM//ERO 034 & /18 Hemne Kirkelige Fellesråd PROSJEKTLEDER KIRKELIG FELLESRÅD 17/ KOM//ERO 005 L /18 Møtedeltagere REFERAT FRA MØTE I POLITISK ARBEIDSGRUPPE FOR KOMMUNENAVN OG KOMMUNEVÅPEN / KOM//ERO /18 Møtedeltagere REFERAT FRA SKYPEMØTE MED RÅDMANN I HALSA / KOM//ERO /18 Møtedeltagere REFERAT FRA MØTE MED ARBEIDSGRUPPELEDERE

32 Møtedeltagere Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPE KOMMUNESAMMENSLÅING Deltagere: Halsa: Rådmann Anita Ørsal Oterholm Tillitsvalgte: Fagforbundet v/inge Heimsbakk Prosjektleder og rådmann Torger Aarvaag Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Tid: kl Kartlegging: Gjennomgang av kartleggingsskjema for de ulike interkommunale samarbeider som kommunene har (eks. IKS, 27, 28). Alle avtaler må i utgangspunktet avsluttes, men noen avtaler ønskes naturlig nok skal videreføres. De ulike arbeidsgruppene har også i sitt oppdrag å kartlegge avtaler som finnes, men det må settes opp en overordnet oversikt og behandling av dette. Mulig å publisere en kunngjøring som omhandler privatrettslige avtaler at dette automatisk overføres ny kommune? Se til kunngjøring fra Trøndelag fylke. Det vedlegges en oppdatert mal for registrering av avtaler/samarbeider Kulturskole/NAV/Barnevern i Halsa: Det er avtalt møte med rådmannen i Surnadal kommune, Knut Haugen, den 4. januar kl Tema er vertskommuneavtalen mellom Surnadal og Halsa kommuner om kulturskole/barnevern/nav (kommunal del). Deltagere i dette møtet blir Rådmann i Surnadal, rådmann i Halsa, prosjektleder og prosjektkoordinator i Nye Heim kommune. Planlagt arbeidsplan for prosjektleder: Omstillingsavtaler Overordnet administrativ organisering Rekrutteringsprosess Gjennomgang av oppdrag til nye arbeidsgrupper: Navn på deltakere er ikke helt klart enda. Arbeidsgruppe arkiv Fellestjenester/Servicetorg Arbeidsgruppe økonomi Koordinerende gruppe forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) Arbeidsgruppe barnevern Arbeidsgruppe NAV

33 Arbeidsgruppe Eiendomsskatt Når det gjelder betalingsregulativ skjæringspunkt mellom økonomi og de ulike arbeidsgruppene (blant annet teknisk, helse) Dette legges til arbeidsgruppen økonomi der de blir ansvarlige for å koordinere dette med de ulike arbeidsgruppene. Det er varslet at NAV stat i Halsa overføres til Trøndelag fra NAV kommune - vertskommuneavtale fra samme dato fram til 2020? Arbeidsgruppene kalles inn til gjennomgang av foreløpige oppdrag den 17. januar Det settes av 1 tim og 15 min per arbeidsgruppe. Det ble kun avtalt en dag, men ser at vi må ha en dag til. Ny dag som settes av til møte med arbeidsgrupper blir den 18. januar Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik prosjektkoordinator dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Kartleggingsskjema for ulike interkommunale avtaler Kopi til: Snillfjord Kommune v/rådmann Birger Hellan

34 AU Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE HELL, Til stede: Eksterne: Seniorrådgiver KS v/håvard Moe Medlemmer i AU: Odd Jarle Svanem Bernt Olaf Aune Marit Liabø Sandvik Tove Karin Lervik Halse Ola Rognskog Prosjektledelsen: Prosjektleder Torger Aarvaag Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Øvrig administrasjon: Rådmann i Halsa Anita Ørsal Oterholm I forbindelse med vedtak fattet i Fellesnemnda som sak 48/17, den , har prosjektleder avtalt møte med KS v/håvard Moe for å orienter om mulig gjennomføring av Kommunekompasset og prosess for utforming av nytt lokaldemokrati nye Heim kommune. Kommunekompasset er et verktøy for strategisk utvikling av den kommunale organisasjon og for vurdering av forvaltningspraksisen i kommunene. Kommunekompasset er et standardisert verktøy. Dette betyr at verktøyet og scoresettingen benyttes på samme måte i alle kommuner som blir evaluert. I møte ble det orientert om noe av hva som kan benyttes i prosessen. Hva er kommunene gode på? Kommunekompasset kan hjelpe til med dette. Kommuneideal - felles nordisk verktøy. Styrker og svakheter i kommunene Ressursinnsats, prosess, produkter, resultat Idealkommunen slik det er beskrevet av Kommunekompasset: Jobber systematisk og planmessig Helhetlig og integrert Vektlegger resultater og effektivitet Er åpen og brukerorientert Postadresse Besøksadresse Telefon Bankgiro E-post / Internett Trondheimsveien 1 Trondheimsveien Postmottak@hemne.kommune.no 7200 Kyrksæterøra 7200 Kyrksæterøra Telefax: Organisasjonsnr

35 Kontinuerlig evaluerer sine tiltak og resultater Evner å lære av denne evalueringspraksisen. En effektiv, utviklingsorientert, lærende og politisk målstyrt kommuneorganisasjon. I alt åtte punkter gjennomgås ved intervjuer med formannskapsmedlemmene, tillitsvalgte og administrasjon (rådmann, kommunalsjefer, enhetsledere og eventuell andre i stab): 1. Offentlighet og demokrati 2. Tilgjengelighet, innbygger- og brukerorientering 3. Politisk styring og kontroll 4. Lederskap, ansvar og delegasjon 5. Resultatfokus og effektivitet 6. Kommunen som arbeidsgiver 7. Utviklingsstrategi og lærende organisasjon. 8. Kommunen som samfunnsutvikler Kriteriene tar sikte på å beskrive kommunenes faktiske systemer, rutiner og programmer på disse forskjellige områdene, altså iverksatte tiltak, gjeldende prosedyrer og løpende forvaltningsprosesser på vurderingstidspunktet. Poenggivningen på hvert spørsmål avgjøres av: System/prosess hvor omfattende, gjennomarbeidet og dokumentert system/prosessen er i kommunen Omfang i hvor stor del av kommunens system benyttes Resultat hvordan kommunen evner å lære av resultatene samt ta de inn i den videre utviklingen av organisasjonen. Evaluering/analyse hvordan kommunen utvikler systemet/prosessen og bruke det over tid. På hver av disse 8 fokusområdene måles kommunenes resultater ut i fra til sammen 177 spørsmål/indikatorer. Det kan scores inntil 100 poeng på hvert hovedområde, i alt 800 poeng. Mulige politiske arbeidsgrupper for politisk organisering: Politikerinvolvering, hvordan organisere Heim kommune politisk Nærdemokrati (faste fora) Innbyggerinvolvering Brukermedvirkning i tjenestene Barn og unges medvirkning Rapporten bør refereres/ gjennomgås i de enkelte kommunestyrene i tillegg til fellesnemndas medlemmer. Kritikken til Sandefjord var at det kun ble en fusjon / innlemming. Ansvarliggjøring av kommunestyrepolitikere, er viktig og suksessfaktor, ikke bare festbrems. Metodikken for intervju er fast, men heller involvere bredt i politiske arbeidsgrupper. Prosjektleder anbefaler at Snillfjord også får utarbeidet en slik rapport, men ikke at kommunestyret i Snillfjord i etterkant skal jobbe med det på samme måte som Halsa/Hemne kommunestyrer. Systemer / systemfokus To datoer, fire rapporter, en for hver kommune, samt en overordnet rapport for alle tre. KS gjennomfører dette i tre kommuner og KS presenterer dette for tre kommunestyrer samlet. I løpet av Mars måned. Viktig at aktørene får bidra i arbeidet og slik sikre legitimitet.

36 Det er en nøktern analyse av kommunene. Dette er nødvendig for å komme videre og slik vil politikere og administrasjonene jobber seg bedre sammen. Plan: To samlinger. Trinn 1 kommunekompasset av tre kommuner. Diskuter prosessen videre etter at dette er gjennomført. Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik prosjektkoordinator dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi til: Au medlem Siri Johanne Anshus Selnes Prosjektleder Torger Aarvaag Rådmann i Halsa kommune, Anita Ørsal Oterholm

37

38

39 Politisk arbeidsgruppe Kommunenavn og kommunevåpen Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ L32 KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I POLITISK ARBEIDSGRUPPE FOR KOMMUNENAVN OG KOMMUNEVÅPEN Til stede: Medlemmer fra Halsa: Hanne Bjerknes Kanestrøm og Ragnhild Godal Tunheim Medlemmer fra Snillfjord: Bernt Olaf Aune og Steinar Berdal Medlemmer fra Hemne: Hilde Vuttudal Stavås og Marit Liabø Sandvik Fra Administrasjon: Prosjektleder Torger Aarvaag Konsulent Eva Randi Oldervik Tid: klokka Oppstartsmøte arbeidet med kommunevåpen Det formelle grunnlaget for kommunevåpen er som følger: Kommunestyret selv må vedta nytt kommunevåpen. Da må enten de tre kommunestyrene i Halsa, Snillfjord og Hemne vedta dette som likelydende vedtak eller vente til det nye kommunestyret trer i kraft. Leder i Fellesnemnda ønsker at dette skal være vedtatt og klart før den nye kommunen trer i kraft. Arbeidsgruppen ønsker seg tid nok til å behandle dette med en god prosess. Kommunestyret kan vedta nytt kommunevåpen, prop 157 L ( ) Kan ikke delegeres til Fellesnemnda, må ha likelydende vedtak i alle tre kommunestyrene. Oppfordres til å henvende seg til Patentstyret, slik at de kan gjøre en forundersøkelse. Det bør også sjekkes faren for forveksling med utenlandske offentlige våpen. Fellesnemnda avgjør i saken om den skal behandles i de tre gamle kommunestyrene eller om det skal ventes til nytt kommunestyre er på plass. Dette er klippet fra Riksarkivets informasjonsside om kommunevåpen: o Heraldisk stil reglene i korte trekk o Kommunevåpenet skal være klart og enkelt o Skal ha ett motiv og to tinkturer, henholdsvis én farge og ett metall o Tingturene er få og uten nyanser, de valørene som er valgt har sterk signaleffekt o Det skal være ett metall, enten gull eller sølv, og én farge, enten rødt, svart blått eller grått. Av praktiske årsaker blir gull og sølv oftest gjengitt med gult og hvitt o Ikke perspektiv og skygger o Figurene kan være levende vesener, planter, gjenstander eller heraldiske figurer o Liljer, roser og trær tegnes etter bestemte regler Postadresse Besøksadresse Telefon Bankgiro E-post / Internett Trondheimsveien 1 Trondheimsveien Postmottak@hemne.kommune.no 7200 Kyrksæterøra 7200 Kyrksæterøra Telefax: Organisasjonsnr