MØTEINNKALLING. Utvalg: FELLESNEMND - NY KOMMUNE HALSA-HEMNE-SNILLFJORD Møtested: Hemne - KulØr n Møtedato: Tid: 08:30

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: FELLESNEMND - NY KOMMUNE HALSA-HEMNE-SNILLFJORD Møtested: Hemne - KulØr n Møtedato: Tid: 08:30 Mulige forfall meldes snarest til tlf Nye Halsa-Hemne-Snillfjord eller til Sakliste blir også utsendt til varamedlemmer, men disse skal ikke møte uten etter nærmere varsel. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/18 17/990 PROSJEKTPLAN - STATUS JANUAR /18 17/2993 DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Etter at sakslisten er behandlet, drar Fellesnemnda og Partssammensatt utvalg på bedriftsbesøk: AquaGen AS - kl Tilbake til KulØr n for Lunsj Wacker Chemicals Norway AS - kl Nye Halsa-Hemne-Snillfjord, Odd Jarle Svanem Leder Fellesnemnda

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 17/ PROSJEKTPLAN - STATUS JANUAR 2018 Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Ingen Saksopplysninger: Orientering om status i prosjektet og planlagt framdrift. Onsdag oppstartsmøte for følgende grupper: Arbeidsgruppe Arkiv med deltagerne Liv Mary Berdal Engvik (leder), Arnt Joar Moen, Borghild Dønheim, Merete Lian, Malin Langholm. De tillitsvalgte har ikke oppnevnt noen her. Arbeidsgruppe Fellestjenester/Servicetorg med deltagerne John Ole Aspli (leder), Arnt Joar Moen, Heidrun Holsetstuen. De tillitsvalgte har oppnevnt HTV Fagforbundet (Hemne) v/inge Heimsbakk. Koordinerende gruppe FDV (Forvaltning, drift og vedlikehold) med deltagerne Magne Jøran Belsvik (leder), Ingebrigt Hendel, Rolf Sandvik. De tillitsvalgte har oppnevnt HTV Fagforbundet (Snillfjord) v/elisabeth Ramvik, TV Fagforbundet (Halsa) v/kåre Dønheim, TV Delta (Hemne) v/marit Paulsen. Arbeidsgruppe Økonomi med deltagerne Inger Johanne Lillemyr Steinveg (leder), Asgeir Henden, Gunn Hege Kjørsvik, Knut Tjørstad. De tillitsvalgte har oppnevnt TV (Halsa) v/asgeir Henden. Torsdag oppstartsmøte for følgende grupper: Arbeidsgruppe Barnevern med deltagerne Mona Forren (leder). De tillitsvalgte har oppnevnt HTV FO (Hemne) v/roger Nordvik. Arbeidsgruppe Eiendomsskatt med deltagerne Eva Randi Oldervik (leder), Jorun Mariann Hjelen, Jarle Tøndel, Knut Tjørstad. De tillitsvalgte har oppnevnt HTV UDF (Halsa) v/ Lars Olav Valsø.

3 Prosjektleders tilråding: Status prosjektplan pr , tas til orientering.

4 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/ DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: - Rapporten journalposter som refereres - Dokumentene i rapporten Saksopplysninger: Dette er dokumenter som er journalført inn/produsert i sakssystemet. Benevnes som referatsak eller journalposter som refereres. Vurdering: Dette er dokumenter som refereres og de gjennomgås kun ved spørsmål. Prosjektleders tilråding: Refererte dokumenter tas til orientering.

5 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: - Utvalg: FELLES Fellesnemnd - ny kommune Halsa-Hemne-Snillfjord Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 17/ KOM//ERO /17 REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPE KOMMUNESAMMENSLÅING / KOM//ERO /18 AU REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD HEMNE - HELL,

6 Møtedeltagere Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPE KOMMUNESAMMENSLÅING Deltagere: Halsa: Rådmann Anita Ørsal Oterholm Tillitsvalgte: Fagforbundet v/inge Heimsbakk Prosjektleder og rådmann Torger Aarvaag Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Tid: kl Kartlegging: Gjennomgang av kartleggingsskjema for de ulike interkommunale samarbeider som kommunene har (eks. IKS, 27, 28). Alle avtaler må i utgangspunktet avsluttes, men noen avtaler ønskes naturlig nok skal videreføres. De ulike arbeidsgruppene har også i sitt oppdrag å kartlegge avtaler som finnes, men det må settes opp en overordnet oversikt og behandling av dette. Mulig å publisere en kunngjøring som omhandler privatrettslige avtaler at dette automatisk overføres ny kommune? Se til kunngjøring fra Trøndelag fylke. Det vedlegges en oppdatert mal for registrering av avtaler/samarbeider Kulturskole/NAV/Barnevern i Halsa: Det er avtalt møte med rådmannen i Surnadal kommune, Knut Haugen, den 4. januar kl Tema er vertskommuneavtalen mellom Surnadal og Halsa kommuner om kulturskole/barnevern/nav (kommunal del). Deltagere i dette møtet blir Rådmann i Surnadal, rådmann i Halsa, prosjektleder og prosjektkoordinator i Nye Heim kommune. Planlagt arbeidsplan for prosjektleder: Omstillingsavtaler Overordnet administrativ organisering Rekrutteringsprosess Gjennomgang av oppdrag til nye arbeidsgrupper: Navn på deltakere er ikke helt klart enda. Arbeidsgruppe arkiv Fellestjenester/Servicetorg Arbeidsgruppe økonomi Koordinerende gruppe forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) Arbeidsgruppe barnevern Arbeidsgruppe NAV

7 Arbeidsgruppe Eiendomsskatt Når det gjelder betalingsregulativ skjæringspunkt mellom økonomi og de ulike arbeidsgruppene (blant annet teknisk, helse) Dette legges til arbeidsgruppen økonomi der de blir ansvarlige for å koordinere dette med de ulike arbeidsgruppene. Det er varslet at NAV stat i Halsa overføres til Trøndelag fra NAV kommune - vertskommuneavtale fra samme dato fram til 2020? Arbeidsgruppene kalles inn til gjennomgang av foreløpige oppdrag den 17. januar Det settes av 1 tim og 15 min per arbeidsgruppe. Det ble kun avtalt en dag, men ser at vi må ha en dag til. Ny dag som settes av til møte med arbeidsgrupper blir den 18. januar Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik prosjektkoordinator dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Kartleggingsskjema for ulike interkommunale avtaler Kopi til: Snillfjord Kommune v/rådmann Birger Hellan

8 AU Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE HELL, Til stede: Eksterne: Seniorrådgiver KS v/håvard Moe Medlemmer i AU: Odd Jarle Svanem Bernt Olaf Aune Marit Liabø Sandvik Tove Karin Lervik Halse Ola Rognskog Prosjektledelsen: Prosjektleder Torger Aarvaag Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Øvrig administrasjon: Rådmann i Halsa Anita Ørsal Oterholm I forbindelse med vedtak fattet i Fellesnemnda som sak 48/17, den , har prosjektleder avtalt møte med KS v/håvard Moe for å orienter om mulig gjennomføring av Kommunekompasset og prosess for utforming av nytt lokaldemokrati nye Heim kommune. Kommunekompasset er et verktøy for strategisk utvikling av den kommunale organisasjon og for vurdering av forvaltningspraksisen i kommunene. Kommunekompasset er et standardisert verktøy. Dette betyr at verktøyet og scoresettingen benyttes på samme måte i alle kommuner som blir evaluert. I møte ble det orientert om noe av hva som kan benyttes i prosessen. Hva er kommunene gode på? Kommunekompasset kan hjelpe til med dette. Kommuneideal - felles nordisk verktøy. Styrker og svakheter i kommunene Ressursinnsats, prosess, produkter, resultat Idealkommunen slik det er beskrevet av Kommunekompasset: Jobber systematisk og planmessig Helhetlig og integrert Vektlegger resultater og effektivitet Er åpen og brukerorientert Postadresse Besøksadresse Telefon Bankgiro E-post / Internett Trondheimsveien 1 Trondheimsveien Postmottak@hemne.kommune.no 7200 Kyrksæterøra 7200 Kyrksæterøra Telefax: Organisasjonsnr

9 Kontinuerlig evaluerer sine tiltak og resultater Evner å lære av denne evalueringspraksisen. En effektiv, utviklingsorientert, lærende og politisk målstyrt kommuneorganisasjon. I alt åtte punkter gjennomgås ved intervjuer med formannskapsmedlemmene, tillitsvalgte og administrasjon (rådmann, kommunalsjefer, enhetsledere og eventuell andre i stab): 1. Offentlighet og demokrati 2. Tilgjengelighet, innbygger- og brukerorientering 3. Politisk styring og kontroll 4. Lederskap, ansvar og delegasjon 5. Resultatfokus og effektivitet 6. Kommunen som arbeidsgiver 7. Utviklingsstrategi og lærende organisasjon. 8. Kommunen som samfunnsutvikler Kriteriene tar sikte på å beskrive kommunenes faktiske systemer, rutiner og programmer på disse forskjellige områdene, altså iverksatte tiltak, gjeldende prosedyrer og løpende forvaltningsprosesser på vurderingstidspunktet. Poenggivningen på hvert spørsmål avgjøres av: System/prosess hvor omfattende, gjennomarbeidet og dokumentert system/prosessen er i kommunen Omfang i hvor stor del av kommunens system benyttes Resultat hvordan kommunen evner å lære av resultatene samt ta de inn i den videre utviklingen av organisasjonen. Evaluering/analyse hvordan kommunen utvikler systemet/prosessen og bruke det over tid. På hver av disse 8 fokusområdene måles kommunenes resultater ut i fra til sammen 177 spørsmål/indikatorer. Det kan scores inntil 100 poeng på hvert hovedområde, i alt 800 poeng. Mulige politiske arbeidsgrupper for politisk organisering: Politikerinvolvering, hvordan organisere Heim kommune politisk Nærdemokrati (faste fora) Innbyggerinvolvering Brukermedvirkning i tjenestene Barn og unges medvirkning Rapporten bør refereres/ gjennomgås i de enkelte kommunestyrene i tillegg til fellesnemndas medlemmer. Kritikken til Sandefjord var at det kun ble en fusjon / innlemming. Ansvarliggjøring av kommunestyrepolitikere, er viktig og suksessfaktor, ikke bare festbrems. Metodikken for intervju er fast, men heller involvere bredt i politiske arbeidsgrupper. Prosjektleder anbefaler at Snillfjord også får utarbeidet en slik rapport, men ikke at kommunestyret i Snillfjord i etterkant skal jobbe med det på samme måte som Halsa/Hemne kommunestyrer. Systemer / systemfokus To datoer, fire rapporter, en for hver kommune, samt en overordnet rapport for alle tre. KS gjennomfører dette i tre kommuner og KS presenterer dette for tre kommunestyrer samlet. I løpet av Mars måned. Viktig at aktørene får bidra i arbeidet og slik sikre legitimitet.

10 Det er en nøktern analyse av kommunene. Dette er nødvendig for å komme videre og slik vil politikere og administrasjonene jobber seg bedre sammen. Plan: To samlinger. Trinn 1 kommunekompasset av tre kommuner. Diskuter prosessen videre etter at dette er gjennomført. Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik prosjektkoordinator dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi til: Au medlem Siri Johanne Anshus Selnes Prosjektleder Torger Aarvaag Rådmann i Halsa kommune, Anita Ørsal Oterholm