360 Ekspedering og eformidling -Hvordan utnytte mulighetene for automatisk ekspedering Sigurd Germundson 360 Sales Norway Customer Manager Sigurd.germundson@tieto.com
Agenda Nasjonale fellesløsninger Sømløs dialog Kontaktregisteret Digital kommunikasjon og ekspedering eformidling med 360 2
Difis nasjonale fellesløsninger ELMA ID-porten 114 mill. Innlogginger i ID-porten i 2017 eformidling Digitale Digitale felles felles løsninger løsninger Kontakt- og reservasjonsregister Digital postkasse 4,2 mill. Innbyggere er registrert i det digitale adresseregisteret einnsyn esignering 3
Sømløs dialog mellom innbyggere og virksomheter 4
En stabil hjørnestein er alltid 90. 360 er bygget på fire 90 hjørnesteiner. Digital dialog Digital virksomhetsstyring Digitalt arkiv Digital saksbehandling
360 fokus på utnyttelse av funksjonalitet for automatisert formidling Digital postkasse Digital søknad Min Side SvarUT Nasjonale felleskomponenter Automatisk opprettelse av svarbrev Regelstyrt saksbehandling
Kontaktregister Kontaktregister Et ryddig kontaktregister er første steg for å oppnå en effektiv dialog med innbyggere og næringsliv. Digital dialog Fødselsnummer/D-nummer, Navn, Adresser, Bostedsadresse (minus kode 4 og 6), Postadresse, Postnummer/poststed, Bostedskommune 360 Kontaktduplikatverktøy gir dere oversikt over hvilke privatpersoner og virksomheter som ligger som duplikater. Dette gjør det mulig å rydde kontaktregisteret raskt og sikrer at alle privatpersoner og bedrifter er registrert med riktig fødselsnummer og organisasjonsnummer.
Fordelen med et ryddig kontaktregisterpublic Kontaktregister i 360 4 mulige kontakter Hvem får brevet? Bedre digital dialog bidrar til bedre utnyttelse av skattepengene, dermed flere skoleplasser, flere sykehjemsplasser, flere blyanter og ipader i skolen osv. Spar der dere kan! Kontaktregister i 360 1 mulig kontakt Riktig person får brevet
Digital kommunikasjon i 360 Virksomheten og verdiskapning Innbyggere og næringsliv Fagsystem X Fagsystsem Y Enhetsregisteret Folkeregisteret Kontaktregister Duplikatrapport 360 Ekspedering Arkiv DIFI eformidling/ip 360 Ekspedering Saksbehandler SvarUt DIFI eformidling/ip Svar Innsyn Innbyggere Virksomhet.PDF esignering eformidling / SvarUt Innbygger Virksomhet
Signering og ekspedering Digital signering Dokumenter som skal signeres, kan sendes direkte fra 360 til den eksterne signaturtjenesten. Digital dialog Signaturtjenesten innhenter signaturene fra de aktuelle parter. Dokumenter som har fått elektroniske signaturer, hentes automatisk tilbake og arkiveres i 360. Digital ekspedering Det kan legges begrensninger på hvilke dokumenter som kan sendes digitalt. Dette beskytter informasjon som er underlagt personvernlovgivning og konfidensiell informasjon. Løsningen konverterer alle dokumenter og vedlegg til et gyldig forsendelsesformat og loggfører hvilken kanal som er brukt for utsendelse og når det ble gjort. Utsendelsen kan skje automatisk som en del av en intern arbeidsflyt eller godkjenningsprosess. Løsningen sjekker automatisk om mottakerne har en digital postkasse og kan rute til utskrift dersom dette ikke er tilfelle.
Hvorfor 360 Ekspedering Med 360 Ekspedering kan du automatisere prosessene for klargjøring av dokumenter og utsending av disse til mottakere, med full elektronisk dialog med kontakter og mottakere og samtidig redusere kostnader 360 Ekspedering leveres med tre forsendelseskanaler: e-post digital kommunkasjon gjennom komponenter i 360 og DIFI s e- Formidling mail (utskrift: send til skriveren) Mottakerne vil motta dokumentet via sin foretrukne kanal og kan være sikker på at filen er i samme tilstand som den ble sendt. Sendingen er sikker, og kan spores helt til mottakeren 11
Smart flyt av informasjon med eformidling? Utvikler SW, standardiserer API & meldinger Ivaretar logging, overvåker trafikk, varsler hendelser 12
Krav for bruk av 360 Ekspedering Før sending av filer skal alle filer være i PDF-format. PDF signering anbefales å benytte dersom det er nødvendig og verifisere orginalitet og øke tryggeheten for at filen ikke kan endres. Brukerne kan starte konverteringen direkte fra sendingskatalogen når denne sender hoveddokumentet og vedlegget. For å kunne konvertere filer til PDF før sending, må verktøy for PDFkonvertering installeres 13
Screening av Sensitiv Informasjon Det er viktig å beskytte informasjon som er underlagt lover om konfidensialitet og personlig databeskyttelse ved distribusjon av dokumenter. 360 Ekspedering begrenser sending av dokumenter via bestemte kanaler basert på tilgangskoden dokumentet er gitt i 360. Hvis du forsøker å sende et dokument med en ikke-offentlig tilgangskode via en e-postforsendelseskanal, vil brukeren få et varsel i 360 som tilsier at tilgangskoden ikke tillater distribusjon via denne kanalen. 14
Fordeler ved 360 Ekspedering ~ 80% kostreduksjon sammenlignet med fysisk distribusjon Fullelektronsik saksbehandling Kostreduksjons relater til redusert bruk av fysisk distribusjon Dokumentene er sporbare Sikkerhet Supporterer Lean metoden (logistikk) Økt kvalitet 100% Reduksjon av kostnadene ved 80% papir, utskrift, konvoluttering, 60% etc. Vesentlig 40% reduksjon i porto kostnader 20% Reduserte 0% kostnader knyttet til Returer Physical Digital 15
E-formidling med 360 - digital kommunikasjon
Tieto sjekkliste for 360 digital kommunikasjon Digital søknad Digital postkasse SvarUT Min Side Nasjonale felleskomponenter Hva trenger vi? Automatisk opprettelse av svarbrev Regelstyrt saksbehandling Avtaler som virksomheten må inngå for digital kommunikasjon Statlige virksomheter må kjøpe følgende moduler fra 360 for å kunne ekspedere digitalt: 1. 360 Formatkonvertering (#125965) For å kunne konvertere filer ved ekspedering 2. 360 Ekspedering - Basismodul med mail og print (#125860) For å kunne sende til digitale kanaler 3. 360 Ekspedering adapter : SDP (#126025) (nytt navn kommer) For å kunne sende til privatpersoner (Nå som DPI) 4. 360 Document Exchange-EDU/Best (#126004) (nytt navn kommer) For å kunne sende til virksomheter via eformidling (DPV/DPO/FIKS) 17
Tieto sjekkliste for 360 digital kommunikasjon Digital søknad Digital postkasse SvarUT Min Side Nasjonale felleskomponenter Hva trenger vi? Automatisk opprettelse av svarbrev Regelstyrt saksbehandling Avtaler som må inngås dersom KS meldingsformidling er foretrukket. 360 SvarUt Vår kanal for å sende til SvarUt «360 Ekspedering Adapter: Altinn/Svar ut (NO)» #126010 360 SvarInn Vår komponent for å laste ned dokumenter gjennom FIKS plattformen og oppretter dem som innkommende dokumenter i «Uregistrerte dokumenter» «360 - Kobling mot KS SvarInn (NO)» #128503 18
Tieto sjekkliste for 360 kommunikasjon Hva trenger vi? Digital søknad Digital postkasse SvarUT Automatisk opprettelse av svarbrev Min Side Regelstyrt saksbehandling Nasjonale felleskomponenter Avtaler som må inngås dersom meldingsformidling skjer ved behandling av innsynsbegjæringer. og fra private virksomheter. 360 Innsynsbegjæring Må være installert for å motta innsynsbegjæringer. For å kunne ekspedere/svare på disse, t også basis ekspederimgsmodulen for å f.eks. kunne forberede og sende et svarbrev. «360 Innsynsbegjæring: #125878 renger man 360 Digipost Vår kanal for å sende direkte til Digipost postkassen, benyttes av private virksomheter som ikke kan benytte kanaler fra DIFI/KS, kan sende både til privatpersoner og bedrifter. «360 Ekspedering Adapter: Digipost» #125983 19
Tieto sjekkliste for 360 kommunikasjon Hva trenger vi? Digital søknad Digital postkasse SvarUT Automatisk opprettelse av svarbrev Min Side Regelstyrt saksbehandling Nasjonale felleskomponenter Avtaler som må inngås dersom esignering gjennom DIFI s eformidling 360 esignering Vår komponent for å foreta elektronisk signering gjennom IP. Virksomhet sertifikat som er gyldig for forsendelsen må være på plass. Vi ønsker å starte dialog med ALLE våre statlige kunder om hvordan denne komponenten i 360 kan utnyttes. «360 - Kobling mot Difi sin esigneringsløsning» #128507 20
Smart flyt av informasjon med eformidling DIN VIRKSOMHET: 360 Formatkonvertering 360 Ekspederingsmodul Pluss: Aktuelle adaptere for meldingsformidling: PAKKELØSNINGER med Tilbud? tilpasset virksomheten Tilbud alt. 1 (eksp + adapter) Tilbud alt. 2 (eksp + adapter) Utvikler SW, standardiserer API & meldinger Ivaretar logging, overvåker trafikk, varsler hendelser
Smart flyt av informasjon med eformidling Spørsmål?
Sammen kan vi skape endring... Join the reality of a smarter society