Sammenslåing av fellesråd «IKT-valg og -beslutninger» 22. mars 2018 Bjarne Neerland, Utviklingsdirektør IKT - Dnk
Innledning Generelle utfordringer og IKT-strategien i Den norske kirke
Utfordringer: fra omgivelsene Mer digitalisering
Økonomiske rammer i framtiden Dåpstall Medlemstall Budsjett fra kommune og stat Det forventes intern effektivisering gjennom automatisering.
Størrelse fellesråd Små (0 5 ) Ant: 152 Middels (5 25 ) Ant: 197 Stort (25 100 ) Ant: 60 Størst (100 ) Ant: 9 Kostnadskartlegging (basert på tallene presentert i desember 2017, noe nedjustert) Fagsystemer Annen software Plattform/ infrastruktur Linje Totalt Kostn per FR 40 000 20 000 10 000 35 000 105 000 Totalt for FR-gruppe 6 080 000 3 040 000 1 520 000 5 320 000 15 960 000 Kostn per FR 75 000 60 000 75 000 60 000 270 000 Totalt for FR-gruppe 14 775 000 11 820 000 14 775 000 11 820 000 53 190 000 Kostn per FR 150 000 250 000 250 000 120 000 770 000 Totalt for FR-gruppe 9 000 000 15 000 000 15 000 000 7 200 000 46 200 000 Kostn per FR 750 000 2 500 000 1 600 000 500 000 5 350 000 Totalt for FR-gruppe 6 750 000 22 500 000 14 400 000 4 500 000 48 150 000 TOTALT 36 605 000 52 360 000 45 695 000 28 840 000 163 500 000 Anslag nedjustert MNOK 30+ MNOK 45+ MNOK 40+ MNOK 25+ MNOK 140+ I tillegg kommer kostnader i Kirkerådet og KA
Hva er de positive mulighetene Hvordan redusere tid på administrasjon Hvordan få maksimal nærhet og dialog Hvordan forenkle og forbedre for alle
Revider IKT-strategi 2017-18 1. Sette mål og ta ut gevinster. 2. Ledere må ha kompetanse om IKT som strategisk virkemiddel. 3. Kultur for å dele. 4. Samordning av IKT-løsningene. 5. Forankring og forpliktelse ved bruk av felleseiet selskap, Kirkepartner AS. 6. Informasjonssikkerhet og personvern styrkes.
Ny personvernforordning fra 2018 regelverk i EU; The General Data Protection Regulation (GDPR) Vi samler alt dere trenger på Kirkebakken https://intranett.kirken.no/nb/arbeidsstotte/p ersonhandtering/eus-personvernforordning-- ressursside-for-organer-i-den-norske-kirke/
Sammenslåing Hva skal være mål og effekt av sammenslåingen
Se digitalisering, effektivisering og endringsledelse i sammenheng Medlem og menighet Ledelse Kommunikasjon Kirkebygg Gravplass Administrasjon
Hva vil dere oppnå? Bygge felles kultur. Bli mer robust og mindre sårbar i forhold til kompetanse. Tilfredsstille formelle krav (arkiv, personvern). Bedre tilgjengelighet og service for publikum/medlemmer. Omfordele ressurser. Styrke kjerneaktivitetene.
IKT er et sentralt virkemiddel for å oppnå effekter av sammenslåingen Dere må planlegge med utgangspunkt i at dere skal ha felles løsninger og felles infrastruktur. Overgang til felles IKT-løsninger må organiseres som et prosjekt. (Med alle de element som ligger i det.) Dokumentforvaltning og arkiv bør være et eget delprosjekt under dette.
Dnk er fragmentert på drift og administrative løsninger Medlemsregister Trosopplæringsl. Kirkebyggdatab. Energistyring Hoist Valgfritt Valgfritt Valgfritt Hjemmesider Intranett for Dnk kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirke- og gravplass Lønn, Regnskap, Sentralbord, Arkiv/møte 1. linje brukerstøtte og basisapplikasjoner 3 leverandører: Agrando: Labora/Medarbeideren, Kirkedata: Kardinal og Gravlund og Kommunion: Ecclesia TET/ Xledger, TDC Public 360 Følger kommunen Valgfritt Valgfritt Driftsleverandør: Kirkepartner Kommunen Kirkedata Annet
Dnk er fragmentert på drift og administrative løsninger Medlemsregister Trosopplæringsl. Kirkebyggdatab. Energistyring Hoist Valgfritt Valgfritt Valgfritt Hjemmesider Intranett for Dnk kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Valgfritt inkl kirken.no Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirkebakken Kirke- og gravplass Lønn, Regnskap, Sentralbord, Arkiv/møte 1. linje brukerstøtte og basisapplikasjoner 3 leverandører: Agrando: Labora/Medarbeideren, Kirkedata: Kardinal og Gravlund og Kommunion: Ecclesia TET/ Xledger, TDC Public 360 Følger kommunen Valgfritt Valgfritt Driftsleverandør: Kirkepartner Kommunen Kirkedata Annet
Fremgangsmåten Kartlegge nåsituasjon. Sette seg mål; - hvilken nytte skal vi oppnå gjennom IKT, i det nye fellesrådet. Legg inn; - innfrielse av formelle krav som personvernforordningen og digitalt arkiv ihht Noark 5. Gjøre enkle kost/nytte vurderinger for de valg man tar. Planlegge et implementeringsprosjekt og budsjett for dette. Ressurser og tiltak for opplæring. Gjennomføre konvertering, test og godkjenning. NB! Avklare at ressurser er tilgjengelig hos leverandører. Følg opp målene når nytt fellesråd er på plass!
Gevinst/nytte av investeringen/beslutningen skal vurderes i forhold til: - kvalitet/kvalitetskrav, - mulighet for omdisponering av ressurser og - økonomisk besparelse Foreslått alternativ (B) Fortsette som i dag Investering Foreslått alternativ (A) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Investeringen/beslutningen skal gi best totalnytte over tid
Hva er nytten av felles: epostkonto og kalender sentralbord integrert med kalender fagsystem for kirkelige handlinger og gravplass system for rådsarbeid, saksbehandling og arkivering. (Noark godkjent) regnskaps- og lønnssystem (tjeneste) forvaltningssystem for kirkebygg nettsider for alle menighetene og fellesrådet 1. linje brukerstøtte inkl. sikker pålogging og lagring av data Og hva er nytten av å være med på nasjonale fellesløsninger i forhold til pris, delta på videreutvikling og tilgang til kompetanse.
Kartleggingen Tema Linjer til den enkelte lokasjon og lokalt nett Dagens situasjon Linjer utstyr, kontrakter, tjenester, kompetanse, pris. Kapasitet. med kommunen? Trådløse nett,.. Ønsket fellesløsning GAP; Investeringsbehov og tiltak Printere PC: lap-top,/stasjonære eller «tynne klienter». Bruk av smarttelefon og nettbrett. Hvor moderne de er i forhold til standardisert funksjonalitet for å stå i et nytt nettverk. Antall Alder Driftspartner. felles infrastruktur/linjer, kontorstøtteprogrammer, brukerstyring, epost-konto og kalender, lagring av data (inkl sikkerhet og back-up) og 1. linje brukerstøtte Sak-arkiv og møteløsning. Er det papirbasert eller fulldigital ihht til Noark krav. (Test: kan arkivet overføres til Riksarkivet digitalt, eller må det være papir.) Lønn og personal Regnskap og økonomi Hjemmesider Beskriv både systemer og om tjenesten gjøres internt eller eksternt. Beskriv både systemer og om tjenesten gjøres internt eller eksternt. Tilfredsstiller de tilgjengelighetskrav, gen. sikkerhet og er de egnet for mobil og nettbrett (responsiv design) Ev. spesialprogram f.eks for List opp aktuelle spesialløsninger hvor
Anskaffelse/videreføring? Kan man velge en av de eksisterende løsninger/plattformer uten anbud? Er det ønskelig å starte med «blanke ark» og å teste markedet Er det en åpenbar fordel å fortsette med en av løsningene eller plattformene uten anbud. Greie seg med intensjonskunngjøring: Må melde fra på Doffin. Ved bruk av fellesløsningene og plattformen som er fremforhandlet ifbm IKT-satsingen i Dnk, trenger man ikke å gå ut på eget anbud. Må ha en aksje i Kirkepartner AS. Anskaffelse av sak-arkiv løsning koster minimum 300 000 kroner
Kirkebakken Dele informasjon under sammenslåingen Bygge felles kultur og nettverk
Det vil bli lagt ut informasjon og stoff på Kirkebakken Se også KS sine sider og veiledninger. Eks: SJEKKLISTE FOR KOMMUNER FoUprosjekt nr. 154005: Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing, August 2016
Kulturbyggende og informativt med artikler, informasjon, påminnelser og kalender med egen v påmeldingsmodul
v Samhandlingsrom for blant annet deling av dokumenter, chat, milepælsplaner osv. Man velger selv om de som inviteres inn skal ha tilgang til å kunne delta aktivt i rommet, eller kun lese det som står. Kan variere fra rom til rom. Eks: prosjektrom for prosjektgruppen som da har tilgang til å delta, mens alle ansatte får lesetilgang og kan følge fremdriften.
Hvordan bestille arbeidsrom for brukere! v
Hvordan bestille brukertilgang til Kirkebakken? www.kirkepartner.no v