VEDLEGG 3 Høgskolen i Oslo og Akershus Langtidsplan og budsjett 2018-2020 RISIKOREDUSERENDE TILTAK 1 Innledning Å avdekke risiko er ikke et forsøk på å lage en prognose over hva som vil skje, men hva som det er risiko for kan skje. Gjennom systematisk arbeid med risikoreduserende tiltak er hensikten å unngå at det som er avdekket som risiko vil skje. HiOAs risikobilde består av åtte aggregerte risikoområder. Risikotemaene er sammensatte og til dels komplekse og krever innsats på flere nivåer i organisasjonen. En overordnet tiltaksplan er utarbeidet med de mest vesentlige risikoreduserende tiltakene. Planen viser dermed ikke alle risikoreduserende tiltak som det arbeides med på HiOA, men et utvalg. Hvert fakultet, senter og avdeling i fellesadministrasjonen har egne risikobilder med tilhørende nødvendige tiltak. Figur 1 HiOAs risikobilde 2017 2 Risikoreduserende tiltaksplan 2.1 Styring og ledelse Risikoområdet styring og ledelse beskriver utfordringer knyttet til HiOAs styringsevne for at virksomheten som helhet skal nå sine mål. Viktige tiltak: Satsing på lederopplæring og utvikling Systematisk arbeid med porteføljestyring gjennom tjenesterådet Innkjøp og implementering av nytt system for virksomhetsstyring 1
Klargjøring og forbedring av interne styrings- og beslutningsprosesser Prosjekter og aktiviteter knyttet til «Administrasjon for fremtiden» og implementering av digitaliseringsstrategien En viktig aktivitet for å ned risikoen knyttet til styring og ledelse er satsingen på god lederopplæring og utvikling. Porteføljestyring er også et viktig grep og vil bidra til å få gjennomsiktige og gode prosesser for prioritering, styring og oppfølging av administrative prosjekter. Behandling av prosjektporteføljen i Tjenesterådet fører til mer involvering av alle enheter i prioriteringsarbeidet. En sentral del av porteføljestyring vil bli oppfølging av gevinstrealisering slik at vi får ut den effekten av prosjektene som var tenkt. Nytt virksomhetsstyringssystem er under implementering, og vil bidra til at ledelsesinformasjon og beslutningsgrunnlag blir lettere tilgjengelig. Flere aktiviteter vil komme frem gjennom videre arbeid med Administrasjon for fremtiden og digitaliseringsstrategien. 2.2 Kompetanse ansatte Når det gjelder risikoområdet «Kompetanse for ansatte», er det fokus på utvikling i antall førstestillinger og professorstillinger. Det er behov både for nyrekruttering og videreutvikling av intern kompetanse i høyere takt enn i dag, hvis HiOA skal nå samme andel vitenskapelige toppstillinger som «sammenliknbare universiteter» innen 2024. Viktige tiltak: Satsing på internasjonal rekruttering Forbedring av stillingsutlysninger Strategimidler til økt professorandel Høgskolen øker bruken av internasjonal rekruttering og enhetene får bistand fra HR avdelingen i dette arbeidet. Stillingsutlysninger forbedres gjennom å blant annet å gjøre dem tydeligere. Bruken av markedsføringskanaler spisses for å sikre at informasjonen når målgruppene med riktig kompetanse. I langtidsplan og -budsjett 2018-2020 ligger forslag om å bevilge strategimidler til økt professorandel. Overgang til femårig lærerutdanning stiller nye krav til fagmiljøene på fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier (LUI). Særlig kreves det forsterket veilederkompetanse til å møte behovet for masterveiledning fra 2020 (det dreier seg om veiledning av flere hundre masterstudenter). Tiltak er iverksatt relatert til kompetansebygging og kunnskapsoverføring gjennom et internt kompetanseprogram. 2.3 Doktorgradsutdanning Kvalitet og gjennomføring på doktorgradsutdanningene er en viktig del av å bli universitet, og dette området har særskilt fokus på alle nivåer i organisasjonen. Tiltakene omfatter: Tettere oppfølging av kandidatene med oppstartseminarer, fremdriftsrapportering, årlige oppfølgingssamtaler og midtveis- og sluttlesingsseminarer Veilederkurs og veilederseminarer, workshops og veilederforum Tettere kontakt med veileder og inkludering i forskningsgruppe/fagmiljø Mer administrativ samordning og tettere oppfølging av fravær og permisjoner Etablering av faglige og sosiale fora for å styrke kontakt og samhold mellom stipendiatene Strengere vurdering av søknader om forlengelse og en tettere og mer forpliktende oppfølging i etterkant av en slik forlengelse 2
Avsatt stilling til oppfølging og koordinering av ph.d.-programmene. Spørreundersøkelse sendt til ph.d.-kandidater for å identifisere ytterligere tiltak. Inntakskvaliteten på stipendiatene ble kartlagt i 2014 og behandlet i doktorgradsutvalget i januar 2015. Konklusjonen var da at prosedyrene for inntak ser ut til å virke som forutsatt, og at det ikke var behov for større tiltak. Inntakskvalitet bør likevel ha oppmerksomhet i en oppbyggingsperiode med vekst. I siste kvalitetsrapport rapporteres det om jevnt over gode søkertall til stipendiatstillingene, men det er forskjeller mellom programmene og mellom utlysninger. Enkelte stillinger har måttet utlyses flere ganger. De strategiske midlene som er tildelt til utenlandsstipend for Ph.d.-stipendiater og Post.docs støtter opp om forskerkarrieren til yngre forskere. Høsten 2017 er det sendt ut en spørreundersøkelse til alle ph.d.-kandidater ved HiOA for å avdekke om det er behov for flere tiltak. 2.4 Studiepoeng og kandidatproduksjon Sammenlignet med andre institusjoner var gjennomføring på normert tid, på bachelornivå i 2016, høyere ved HiOA enn snittet i sektoren. Høyt frafall og for lav gjennomstrømming er likevel aktuelle risikoer for flere av bachelor- og masterutdanningene. Risikoen er primært av økonomisk karakter, og har delvis sammenheng med svak studentrekruttering til noen av utdanningene. Viktige aktiviteter er: Restrukturering av bachelor- og masterporteføljen UH-sektor prosjektet «Kompetansedeling for studenters suksess i høyere utdanning» Fokus på første studieår Det arbeides med restrukturering av bachelor- og masterporteføljen der det har vært svak studentrekruttering og målrettede innsatser for de studieprogrammene der utfordringen er størst. UHsektoren har startet prosjektet «Kompetansedeling for studenters suksess i høyere utdanning» som skal bidra til at universitet og høgskoler kan drive et systematisk arbeid for å sikre at flere studenter fullfører sin utdannelse og oppnår sin grad, i henhold til institusjonenes kvalitetskrav. I prosjektet inngår en rekke tiltak for å hindre frafall og sikre bedre gjennomstrømming. HiOA har fokus på å følge opp studentene spesielt det første året. Målet er å sikre økt trivsel og mindre frafall. En kombinasjon av faglige og sosiale tiltak gjennom hele første studieår forventes å lette overgangen til høyere utdanning og hindre frafall. 2.5 Utdanningskvalitet og forskningskvalitet Risikoområdet utdanningskvalitet og forskningskvalitet er en sammenfatning av viktige kvaliteter innenfor HiOAs kjernevirksomhet. Viktige tiltak relatert til utdanningskvalitet: Oppfølging av den årlige kvalitetsrapporten Omdømme- og kvalitetsforbedring på sykepleiestudiet Forbedret kvalitet på studieprogrammene på LUI På utdanningssiden er det fokus på at alle utdanningene skal tilfredsstille kravene i kvalitetsstyringssystemet. Dette er særlig viktig for store utdanninger som f.eks. sykepleie og lærerutdanningene. Mange tiltak er knyttet opp til kvalitetsrapporten som legges frem for styret i mars 2018. Fakultetet for helsefag (HF) har igangsatt et prosjekt for å bedre omdømme og kvalitet på 3
sykepleiestudiet i samarbeid med avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK). Flere tiltak er også iverksatt for å bedre kvalitet på studieprogrammene på LUI og styret orienteres løpende om kvalitetsutviklingen. Innenfor forskning settes det høy fokus på publisering både i omfang og forskningsrelevans. Manglende forskningsetisk forståelse er en utfordring. Viktige tiltak omfatter: Rekruttering av forskere som ønsker å publisere og tildeling av FoU-tid Boosterprogrammet og utviklingsprogram for forskningsgrupper Kompetanseheving på forskningsetikk i hele organisasjonen Det settes fokus på å rekruttere forskere som ønsker å publisere og tilrettelegging for mer forskning ved å avsette tid i arbeidsplanene. Boosterprogrammet støtter forskningsgrupper og skal på sikt føre til bedre synlighet og flere tilslag på eksternt finansierte prosjekter. Det tilrettelegges for internasjonalt forskningssamarbeid, og utarbeides utviklingsprogram for forskningsgrupper. Det fokuseres på økt samarbeid på tvers av fakultet og senter. LUI utarbeider en ny publiseringsstrategi for perioden 2018-2022. For å øke kompetansen på forskningsetikk utvikles det E-læringsmodeler om ulike tema innenfor forskningsetikk. Det er oppnevnt et institusjonelt vitenskapsombud som har en tydelig rolle i forebygging og opplæring i forskningsetisk arbeid og å få inn forskningsetikk som tema i kurs for nyansatte, nye prosjektledere og veiledere. 2.6 Digitalisering Risikoområdet omfatter forhold rundt digital infrastruktur for tilsatte og studenter og HiOAs evne til å realisere ambisjonene for digital transformasjon. Digitaliseringsrisiko handler også om omdømmerisiko knyttet til forventninger til høy utviklingstakt på området. Viktige tiltak fremkommer gjennom Digitalt universitet 1.0 og ny digitaliseringsstrategi og omfatter blant annet: Styrking av IT-funksjonen for å sikre leveringskapasitet Tiltak for kompetanseheving i hele organisasjonen Vektlegge samordningsfunksjoner blant annet porteføljestyring, virksomhetsarkitektur og IT-sikkerhet Program for Digitalt universitet 1.0 sørger for bedre koordinering av digitaliseringssatsingen og prioritering av prosjekter. Ny digitaliseringsstrategi vil gi føringer for den digitale transformasjonen HiOA skal igjennom. Gjennom tydelig ledelse og formidling av suksesshistorier skal det skapes et felles engasjement for kontinuerlig forbedring og utvikling. HiOAs ansatte skal tilbys kompetanseheving. IT-avdeling skal styrkes og ha kapasitet til å gi råd og levere digitale løsninger som følger de strategiske målene. Det legges vekt på å utvikle arenaer og arbeidsformer der teknologiske løsninger og arbeidsprosesser ses i sammenheng. Roller som virksomhetsarkitekt og ITsikkerhetsleder får tydeligere vekt, og brukes for å bygge strukturer for standardiserte prosesser og definisjoner. Andre tiltak er tydelig forventningsstyring, avklaring mellom tjenesteytere og tjenestemottakere om hva man kan forvente innenfor rammene av tildelte midler og ressurser. 4
2.7 Campusutvikling og bygningsmessig infrastruktur Risikoområdet campusutvikling og bygningsmessig infrastruktur omfatter arealutnyttelse, brukertilpasninger og sikkerhetsutfordringer. Viktige tiltak: Langsiktige leiekontrakter Arealutnyttelse Fysisk sikkerhet og beredskap Langsiktige leiekontrakter skaper gode betingelser og økonomisk forutsigbarhet. I forkant av nye kontraktsinngåelser må det gjøres grundig forarbeid i forhold til strategiske planer, det samme gjelder når kontrakter nærmer seg utløp. Det gjennomføres tiltak for bedre utnyttelse av tilgjengelige arealer gjennom utvidelse av undervisningsdagen, nytt og bedre rombookingsystem, sambruk av lokaler mellom fagmiljøene og mer effektiv bruk av spesialrom. Det arbeides kontinuerlig med fysisk sikkerhet og beredskap. Eksempler på slike tiltak er at det bygges opp en egen vaktsentral i samarbeid med vaktselskap, samt bruk av trygghetskameraer og kortlesere. 2.8 Rammebetingelser Risikoområdet rammebetingelser handler først og fremst om uttrykk for usikkerhet knyttet til fremtidig finansiering. Viktige rammefaktorer er politiske forhold og samfunnets etterspørsel etter HiOAs tjenester. Tilgangen på praksisplasser er også en del av rammebetingelsene. Viktige tiltak omfatter: Dialog med departement og samfunnsaktører som finansierer HiOA Øke eksternfinansiering Forbedre praksistilgangen På dette området legges det vekt på dialog med departementer, direktorater, politikere og andre samfunnsaktører. Tilgang til eksternfinansierte prosjekter er en viktig risiko, og det legges vekt på å gjøre HiOA attraktiv i forhold til ulike finansieringskilder. HiOA har høyt fokus på søknadsskriving og det settes av ressurser i form av både tid og penger. Blant tiltakene kan nevnes utvikling av eksterne forsker- og brukernettverk, kursing av ansatte i søknadsskriving og oppbygging av forsker- og brukernettverk mot nye finansieringskilder. HiOAs mange praksisbaserte studier, gjør at tilgangen til gode praksisplasser blir viktig for utdanningen. Flere av studiene sliter med å få mange nok gode praksisplasser og dermed opprettholde god kvalitet på praksisutdanningen. I høst er det startet opp et forprosjekt relatert til "Praksisportal" som har som målsetting å bedre kvalitet i praksis og forenkle samhandlingen mellom aktørene involvert i studentpraksis. Fakultet HF arbeider med å etablere en tverrprofesjonell arena for utvikling av nye praksisformer som gjør det mulig å få flere studenter ut i praksis, i samarbeid med utviklingssentrene i Oslo kommune og kommunene i Akershus. Fakultet LUI har iverksatt prosjektene «utdanningsbarnehager» og «lærerutdanningsskoler» som omfatter partneravtaler som i større grad ivaretar kommunikasjonen mellom student, praksislærer og studiested. 5