Rapport Oppsummering - revisjon av innkjøpsområdet

Rapport Oppsummering - revisjon av innkjøpsområdet Internrevisjonen Helse Sør-Øst 28.11.2007

Rapport nr. 11/2007 Revisjonsperiode Oktober 2006 november 2007 Virksomhet Rapportmottaker Kopi Rapportavsender Oppdragsgiver Revisor Utvalgte helseforetak og sykehusprosjektet Nye Ahus Administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF Kontrollkomiteen Helse Sør-Øst RHF Internrevisjonen Helse Sør-Øst Styret i Helse Sør RHF/Styret i Helse Øst RHF Karl-Helge Storhaug Liv Todnem Ingunn Dahlberg Tove Farstad Innhold 1 Innledning...3 2 Revisjoner ved AHUS, AUS, SAB, SUHF, SØHF, UUS og Nye AHUS...3 3 Revisjoner ved SBHF og SSHF...5 4 Samlede vurderinger av konsekvenser og årsaker...6 5 Anbefalinger til det regionale helseforetaket...8 6 Videre saksgang...9 7 Vedlegg 1...10 7.1 Sammendrag revisjoner ved AHUS, AUS, SAB, SUHF, SØHF, UUS og Nye AHUS...10 7.1.1 Formål og omfang...10 7.1.2 Akershus universitetssykehus HF...13 7.1.3 Aker universitetssykehus HF...14 7.1.4 Sykehuset Asker og Bærum HF...15 7.1.5 Sunnaas sykehus HF...16 7.1.6 Sykehuset Østfold HF...17 7.1.7 Ullevål universitetssykehus HF...18 7.1.8 Sykehusprosjektet Nye Ahus...19 7.2 Oppsummering av anbefalinger som er gitt til helseforetakene...20 8 Vedlegg 2...22 8.1 Sammendrag revisjoner ved SBHF og SSHF...22 8.1.1 Formål og omfang...22 8.1.2 Sykehuset Buskerud HF...24 8.1.3 Sørlandet sykehus HF...25 Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 2 av 25

1 Innledning Internrevisjonen Helse Sør-Øst har i tråd med revisjonsplan for 2006/2007 revidert innkjøpsområdet. Revisjonene fant sted i perioden fra oktober 2006 til november 2007. Det overordnede formålet har vært å se etter om helseforetakene har betryggende styring og kontroll med innkjøps- og fakturabehandlingsområdet. Følgende enheter er revidert: Akershus universitetssykehus HF (AHUS) Aker universitetssykehus HF (AUS) Sykehuset Asker og Bærum HF (SAB) Sunnaas sykehus HF (SUHF) Sykehuset Østfold HF (SØHF) Ullevål universitetssykehus HF (UUS) Buskerud sykehus HF (SBHF) Sørlandet sykehus HF (SSHF) Sykehusprosjektet Nye Ahus I tillegg ble Sykehuset Innlandet HF og Helse Øst RHF ble revidert i 2006. Rapporten gir en oppsummering av vesentlige funn fra revisjonene og anbefalinger som allerede er gitt til det enkelte helseforetak (kap 2 og 3, jf. vedlegg 1 og 2), drøfting av årsaker og mulige konsekvenser av tilstanden (kap 3), samt anbefalinger til tiltak som det regionale helseforetaket bør vurdere i sitt videre arbeid med strategisk plan for innkjøps- og logistikkvirksomheten i foretaksgruppen (kap 5). Det bemerkes at revisjonene ved SBHF og SSHF har hatt et avgrenset formål og er gjennomført med en annen metodisk tilnærming enn revisjonene ved AHUS, AUS, SAB, SØHF, UUS og Nye Ahus. Resultatene fra revisjonene er sammenlignbare når det gjelder kartleggingene av brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Resultatene fra revisjonene er imidlertid ikke direkte sammenlignbare når det gjelder kartlegging og vurdering av svakheter i den interne kontroll. Revisjonene er derfor oppsummert i egne kapitler (henholdsvis kap 2 og 3), samt nærmere utdypet i vedlegg 1 og 2. 2 Revisjoner ved AHUS, AUS, SAB, SUHF, SØHF, UUS og Nye AHUS Revisjonene ved disse foretakene har hatt to målsetninger. For det første å undersøke om tiltak etter revisjonene i 2004 faktisk er satt i verk og om de virker som forutsatt. For det andre å undersøke om det er tilfredsstillende internkontroll innenfor innkjøp og fakturabehandling. Tiltak etter 2004-revisjonen Gjennomgangen viste at tiltak som ble besluttet iverksatt etter revisjonene i 2004, i hovedsak var satt i verk. Tiltakene var særlig rettet inn mot tydeliggjøring av roller, ansvar og oppgaver gjennom retningslinjer og rutiner på området. Gjennomgangen viste også at flere av foretakene, som ledd i arbeidet med strategisk plan for innkjøps- og logistikkvirksomheten, hadde nedlagt betydelige ressurser i opplæringsaktiviteter rettet mot budsjettansvarlige i linjen, opprusting av ressurser og kompetanse i innkjøpsenhetene og anskaffelse og implementering av elektroniske innkjøpssystemer og elektronisk fakturabehandling. På bakgrunn av disse tiltakene var det forventet at omfanget av brudd på interne retningslinjer og LOA/FOA, ville være lavere enn ved revisjonen i 2004. Internrevisjonens testing viste imidlertid at det i utvalgsperioden har vært brudd på interne retningslinjer/rutiner og LOA/FOA og at omfanget av bruddene var om lag på samme nivå som i 2004. De vanligste bruddene som ble avdekket i Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 3 av 25

revisjonen i 2007 var tildeling av kontrakter uten konkurranse eller tilbudsinnhenting, oppdeling av oppdrag i strid med regelverket (for eksempel at utstyr med bundet forbruksmateriell ikke ble anskaffet i samme prosess), brudd på protokollplikten og uriktig bruk av inngåtte avtaler. Gjennomgangen viste at det i foretakene som har tatt i bruk elektroniske innkjøpssystemer, var en vesentlig andel innkjøp som ikke ble bestilt gjennom systemet. Gjennomgangen viste imidlertid at brudd på LOA/FOA i hovedsak oppsto ved anskaffelser hvor innkjøpsavdelingene ikke hadde vært involvert i prosessen. Etter internrevisjonens vurdering har tiltakene fra 2004-revisjonen og tiltakene som er satt i verk innenfor rammene av arbeidet med strategisk plan for innkjøps- og logistikkområdet, så langt ikke gitt seg utslag i sterkere etterlevelse av interne retningslinjer og lov- og forskrift om offentlige anskaffelser. Internkontroll på området Gjennomgangen viste at internkontrollen på innkjøps- og fakturabehandlingsområdet hadde flere svakheter som samlet sett har medført utilstrekkelig styring og kontroll av området ved det enkelte foretak. Svakhetene, som gjennomgående var til stede ved alle reviderte foretak, knyttet seg både til det interne miljø (i denne revisjonen avgrenset til undersøkelse av risikobevissthet, etiske retningslinjer, organisering, ansvars- og myndighetsfordeling, samt kompetanse og ressurser), risikostyringen (kartlegging og vurdering av forhold som kan hindre måloppnåelse), omfanget og effekten av etablerte tiltak for å ha styring og kontroll (i denne revisjonen avgrenset til retningslinjer/rutiner, fakturabehandlings- og innkjøpssystemer, saks-/arkivsystemer, fullmaktsforvaltning og avtaledekning) og oppfølgings- og avvikssystemene. Funnene er oppsummert i tabellen. Tabell 1 Oppsummering av funn Nr Revisjonspunkter AHUS AUS SAB SUHF SØHF UUS Nye Ahus 1. 2. Iverksatt tiltak etter revisjon i 04? Virker tiltakene etter hensikten? Er det avdekket brudd på regelverk i 2006/2007? Tilstrekkelig risikobevissthet? Etterleves etiske retningslinjer? Hensiktsmessig organisasjon/ansvar/myndighet? Tilstrekkelig kompetanse/ressurser? Klare/konsistente målsetninger? Foretas risikovurderinger? Finnes det retningslinjer og rutiner? Effektivt fakturabehandlingssystem? Effektivt innkjøpssystem? Effektivt saks-/arkivsystem? Forsvarlig fullmaktsforvaltning? Tilstrekkelig avtaledekning? Foretas løpende oppfølging og forbedring? Forklaringer: OK Delvis tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Ikke undersøkt Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 4 av 25

3 Revisjoner ved SBHF og SSHF Formålet med revisjonene ved SBHF og SSHF var å undersøke om lov om offentlige anskaffelser og interne styringsdokumenter og vedtak blir etterlevd i helseforetakene. Sentrale problemstillinger som ble undersøkt var i hvilken grad anskaffelser i foretakene blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser, om det regionale helseforetakets etiske retningslinjer etterleves og om det er etablert rutiner som reduserer risikoen for rolleblanding og uetisk atferd. Videre, om rammeavtaler/ felles anbudsrunder benyttes som forutsatt, og om foretakene har etablert intern kontroll som er tilpasset aktivitet og risiko. Gjennomgangen viste at det i utvalgsperioden hadde forekommet flere brudd på LOA/FOA. Bruddene knyttet til seg til manglende konkurranse, oppdeling av oppdrag i strid med regelverket, brudd på protokollplikten og uriktig bruk av inngåtte avtaler. De etiske retningslinjene fastsatt av det regionale foretaket var således ikke etterlevd. Gjennomgangen viste også svakheter i den interne kontroll, herunder manglende og/eller utilstrekkelige retningslinjer og rutiner, svak kompetanse og mangelfulle systemer for å vurdere risiko, fange opp avvik og følge opp virksomheten på området. Funnene er oppsummert i tabellen. Tabell 2 Oppsummering av funn Nr Problemstillinger SBHF SSHF 1 Gjennomføres anskaffelser i samsvar med LOA/FOA? 2 Etterleves det regionale helseforetakets etiske retningslinjer Er det etablert rutiner som reduserer risikoen for rolleblanding og uetisk atferd? 3 I hvilken grad benyttes rammeavtaler/ felles anbudsrunder som forutsatt? 4 Er det etablert intern kontroll som er tilpasset aktivitet og risiko? Forklaringer: OK Delvis tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Ikke undersøkt Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 5 av 25

4 Samlede vurderinger av konsekvenser og årsaker Ut fra en samlet vurdering av funnene fra gjennomgangen er det etter internrevisjonens syn: Høy risiko for fortsatte brudd på interne retningslinjer og LOA/FOA Moderat risiko for at foretaksgruppen ikke fullt ut vil lykkes å realisere de strategiske målsetningene for innkjøps- og logistikkvirksomheten Dersom det ikke settes inn risikodempende tiltak, vil de mest sannsynlige konsekvensene være svekkelse av foretaksgruppens omdømme og svekkede muligheter til å realisere de strategiske målsetningene som er satt for innkjøps- og logistikkvirksomheten i foretaksgruppen. Omdømmerisikoens størrelse påvirkes særlig av omfanget av ulovlige direkteanskaffelser. Gjennomgangen har vist at avtaledekningen ved helseforetakene generelt sett er utilstrekkelig. Ved de foretakene hvor dekningen er minst tilfredsstillende vil det, selv ved målrettet innsats på tvers av foretaksgruppen, ta 2-3 år før det er etablert avtaler innenfor alle vesentlige vare- og tjenesteområder. Som følge av dette vil flere foretak være i en situasjon hvor brudd på LOA/FOA ikke kan unngås, noe som medfører risiko for at de klages inn for KOFA. Når det gjelder risikoen for at de strategiske målsetningene på området ikke nås som planlagt, gjelder dette først og fremst målet om gevinstrealisering. Risikoen påvirkes både av mangelfulle attestasjonskontroller og mangel på/svakheter ved kontraktsstyring/-oppfølging. Mangelfulle attestasjonskontroller, hvor den som attesterer ikke har tilgang til og/eller oversikt over avtalefestede priser, innebærer en klar risiko for at foretakene pådrar seg kostnader det egentlig ikke skulle hatt. Manglende kontraktsstyring innebærer risiko for at avtalefestede rabatter ikke hentes ut. Risikoen for dette er særlig høy når det gjelder større rammeavtaler som det avropes fra på tvers av foretaksgruppen. Selv om omfanget av slike feil ikke nødvendigvis er vesentlig for den enkelte faktura eller hvert enkelt kjøp, vil de aggregerte størrelsene kunne være vesentlige. Etter internrevisjonens vurdering er det mangel på helhetlig internkontroll i innkjøps- og fakturabehandlingen i foretakene den vesentligste årsaken til svakhetene på området. Dette er svakheter som først og fremst er knyttet til forhold ved det enkelte helseforetak. Gjennomgangen har vist at det er særlig tre gjennomgående forhold som forårsaker situasjonen: Helseforetakenes bevissthet om risiko på området er generelt svak og bruk av risikovurderinger som del av styring og ledelse av området har vært lite utbredt. Etter internrevisjonens vurdering kunne flere av de mest åpenbare svakhetene på området som ble avdekket i denne revisjonen, vært avdekket og korrigert av foretaket selv. Eksempelvis gjelder dette brudd på fullmakter og manglende konkurranseutsetting av anskaffelser. Helseforetakenes evne til både å opprettholde tilstrekkelig nivå på løpende drift og gjennomføre implementering av nye systemløsninger er ikke sterk nok. Gjennomgangen har vist at det allokeres ressurser fra løpende drift til implementeringsprosjektene, og dette har ved flere av foretakene over tid har medført en uheldig nedprioritering av løpende styrings- og oppfølgingsaktiviteter på området. Med unntak av AHUS har helseforetakenes overordnede oppfølging av innkjøpsvirksomheten ikke vært tilstrekkelig. Dette gjenspeiler seg særlig i mangelen på helhetlig oversikt og styring av innkjøpsvirksomheten i foretakene. Dette har ført til at omfanget av brudd på interne Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 6 av 25

retningslinjer, LOA/FOA som oftest har vært ukjent for foretaksledelsen. Det må samtidig fremheves at oppfølgingen av de anskaffelsesprosessene som innkjøpsavdelingene ved helseforetakene selv har gjennomført, isolert sett har vært god. Problemene knytter seg derfor først og fremst til det som skjer utenfor innkjøpsavdelingene. For å oppnå tilstrekkelig og hensiktsmessig intern kontroll som effektivt bidrar til overholdelse av regelverk og oppfyllelse av lokale og regionale målsetninger, er det etter internrevisjonens vurdering et klart behov for tiltak i det enkelte helseforetak. Gjennomgående er det behov for å styrke organisasjon, ledelse og oppfølging på området. Dette gjenspeiles i rapportene fra revisjonen ved det enkelte foretak. Nærmere detaljer følger for øvrig av vedlegg 1 og 2. På regionalt nivå er situasjonen etter internrevisjonens vurdering i det vesentligste tilfredsstillende. Gjennomgangen har vist at det regionale helseforetaket har et sterkt strategisk fokus på effektivisering og gevinstrealisering innenfor innkjøps- og logistikkvirksomheten. Arbeidet er understøttet av strategiske planer, målrettet gjennomføring og oppfølging gjennom styringslinjen. Internrevisjonen har også registrert at tiltak for å møte utfordringene knyttet til samordning i den nye helseregionen Sør-Øst er under utvikling. Gjennomgangen ved helseforetakene har vist at disse har igangsatt tiltak innenfor rammene av de strategiske planene, men at det er variasjoner mellom foretakene når det gjelder fremdrift i arbeidet. Dette er særlig tydelig når det gjelder helseforetakenes prioriteringer når det gjelder overgang til elektroniske løsninger og eksternt forsyningssenter. Etter internrevisjonens vurdering er nettopp innføring av elektroniske innkjøps- og fakturabehandlingssystemer en av de avgjørende suksessfaktorene for at helseforetakene skal kunne lykkes med å oppfylle de strategiske målene. Gjennomgangen har imidlertid vist at helseforetaksgruppen som helhet står overfor/vil stå overfor betydelig utfordringer i arbeidet med å innføre elektroniske systemløsninger. De vesentligste utfordringene som revisjonen har bekreftet er knyttet til behov for: Effektive anskaffelsesprosesser på foretaksomgripende vare- og tjenesteområder Datafangst og datakvalitet for elektroniske varekataloger Effektive forsyningsløsninger, herunder standardisering, enhetlig produktmerking mv. Råd og støtte i arbeidet med anskaffelses- og implementeringsprosjekter i forbindelse med innføring av elektroniske systemløsninger Det er også etter internrevisjonens syn verken være hensiktsmessig eller kostnadseffektivt for det enkelte helseforetak å løse disse utfordringene alene. For at helseforetaksgruppen som helhet skal lykkes med å effektivisere og utvikle innkjøps- og logistikkvirksomheten, bør det derfor på regionalt nivå vurderes om disse utfordringene kan løses innenfor rammene av eksisterende planer og iverksatte/planlagte tiltak på området. Anbefalingene, herunder anbefalt prioritering, følger av kap 5. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 7 av 25

5 Anbefalinger til det regionale helseforetaket Internkontrollelement Anbefalinger til RHF E Tiltak for å styrke det 1. Internrevisjonen anbefaler at det regionale helseforetaket viderefører en interne miljø tydelig kommunikasjon av krav og forventninger til helseforetakenes etterlevelse av de etiske retningslinjene for innkjøpsvirksomhet i F Tiltak for å realisere mål for området G Tiltak for å sikre betryggende styring og kontroll med innkjøpsvirksomheten H Tiltak for å sikre systematisk og løpende oppfølging Anbefalt prioritering av tiltak på RHF-nivå foretaksgruppen, og at dette følges opp gjennom styringslinjen. 1. Internrevisjonen anbefaler at det regionale helseforetaket fastsetter tydelige resultatkrav til implementering av strategisk plan for innkjøps- og logistikkområdet i oppdragsdokumentene til helseforetakene. Herunder bl.a. konkrete fremdriftsmål for overgang til ekstern forsyningsløsning og implementering av e-handel. 1. Internrevisjonen anbefaler at det regionale helseforetaket styrker de regionale støttefunksjonene på området og at en sentral enhet tildeles ansvar for å ivareta følgende oppgaver på vegne av den samlede foretaksgruppen: Koordinering og gjennomføring av anbudskonkurranser i regional eller nasjonal regi (samt reforhandlinger i påvente av nye anbudskonkurranser) Kontraktsforvaltningen av foretaksomgripende avtaler Utvikling og vedlikehold av varekataloger, herunder implementeringsstøtte overfor helseforetakene Støtte og veiledning til helseforetakene i systemutviklingsprosjekter 2. Internrevisjonen anbefaler videre at det regionale helseforetaket prioriterer utarbeidelse og implementering av et foretaksomgripende rammeverk for fullmakter 1. Det vises til F 1. Krav og føringer bør følges opp gjennom etablerte styringsog rapporteringsstrukturer. Prioritet 1 G 1 G 2 F 1 H 1 G 1 G 2 Prioritet 2 E 1 Kort sikt (1 år) Mellomlang sikt (2-4 år) Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 8 av 25

6 Videre saksgang Hendelse Fra Til Dato Oversendelse av utkast til rapport Internrevisjonen Administrerende direktør 8. november Helse Sør-Øst RHF Kopi: Direktør Innkjøp og logistikk Helse Sør-Øst RHF Tilbakemelding på utkast til rapport Administrerende direktør Internrevisjonen Helse Sør-Øst RHF Utsendelse av endelig rapport Internrevisjonen Administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF Svar på endelig rapport Administrerende direktør Internrevisjonen Helse Sør-Øst Utsendelse av rapport Internrevisjonen Kontrollkomiteen m/administrerende direktørs svar til Helse Sør-Øst RHF Kontrollkomiteen Behandling i Kontrollkomiteen 19. november 20. november 28. november 29. november 6. desember Utsendelse av sak til styremøte Styrebehandling Administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF Styret Helse Sør-Øst RHF 7. desember 18. desember Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 9 av 25

7 Vedlegg 1 7.1 Sammendrag revisjoner ved AHUS, AUS, SAB, SUHF, SØHF, UUS og Nye AHUS 7.1.1 Formål og omfang Internrevisjonen Helse Sør-Øst har i tråd med revisjonsplan for 2006/2007 1 revidert innkjøpsvirksomheten ved utvalgte helseforetak. Det overordnede formål med revisjonene har vært å se etter om helseforetakene har betryggende styring og kontroll med innkjøps- og fakturabehandlingsområdet, herunder særlig undersøkelse av: 1. Om tiltak som styrene besluttet iverksatt etter revisjon av anskaffelser og fullmakter i 2004, faktisk ble gjennomført og om disse har virket som forutsatt. 2. Om den interne kontrollen som helseforetakene har etablert for å sikre styring og oppfølging med innkjøpsvirksomheten, er tilstrekkelig, hensiktsmessig og effektiv, slik at foretaket med rimelig sikkerhet etterlever lover, forskrifter, intern regelverk, retningslinjer og rutiner på området, samt oppnår egne og regionale målsetninger for innkjøpsvirksomheten. Revisjonene er gjennomført i perioden oktober 2006 til november 2007, og har omfattet følgende enheter 2 i foretaksgruppen: Akershus universitetssykehus HF (AHUS) Aker universitetssykehus HF (AUS) Sykehuset Asker og Bærum HF (SAB) Sunnaas sykehus HF (SUHF) Sykehuset Østfold HF (SØHF) Ullevål universitetssykehus HF (UUS) Sykehusprosjektet Nye Ahus Avgrensning, metode og informasjonsgrunnlag Revisjonene har omfattet kartlegging og vurdering av overordnet organisering, styring og oppfølging av innkjøps- og fakturabehandlingsområdet. Den har også omfattet kartlegging og vurdering av planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelsesprosesser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA) på og hvordan avrop på avtaler gjennomføres og dokumenteres. I tillegg har gjennomgangen omfattet kartlegging og vurdering av de deler av fakturabehandlingsprosessen som gjelder attestasjons- og anvisningsrutiner, samt manuelle kontroller som gjøres i regnskaps- /innkjøpsenhetene før bokføring og utbetaling av fakturaer. Til slutt har gjennomgangen omfattet en kartlegging av praksis knyttet til å dokumentasjon og oppbevaring av anskaffelsesdokumentasjon og avtaler. Revisjonen har ikke omfattet bekreftelse av rutiner for vareleveranser og uttak fra lager. Den har heller ikke omfattet konkrete handlinger innrettet mot å kartlegge eventuelle uregelmessigheter eller misligheter. Revisjonsmålsetningene og endelig omfang av og innretning for arbeidet i det enkelte helseforetak er fastsatt på bakgrunn av risikovurderinger. Internrevisjonens vurderinger bygger på dokumentstudier, 1 Revisjonene er nedfelt i revisjonsplanene både for Internrevisjonen Helse Sør og Internrevisjonen Helse Øst. 2 Sykehuset Innlandet HF og Helse Øst RHF ble revidert i i 2006. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 10 av 25

gjennomgang/testing av et utvalg anskaffelsesprosesser, avrop og fakturaer, samt intervjuer med ledere og nøkkelpersoner på området. Oversikt - testomfang Revidert enhet Antall leverandører Antall fakturaer Noter AHUS 85 130 3 AUS 72 72 4 SAB 117 143 5 SUHF 26 55 SØHF 64 134 + 300 6 UUS 80 115 Nye Ahus 32 36 Revisjonsteam Revisjonene er gjennomført av Karl-Helge Storhaug, Liv Todnem, Ingunn Dahlberg., Geir Larsen (KPMG), Atle Brobakken (KPMG), Tove Kolbeinsen (KPMG) og Lars Erik Fjørtoft (KPMG). Vurderingskriterier Kriterier for å vurdere internkontrollen i innkjøpsvirksomheten bygger på anerkjente rammeverk for internkontroll, slik dette gjenspeiles i krav til internkontroll nedfelt i Forskrift om internkontroll i sosialog helsetjenesten av 20.12.2002 (internkontrollforskriften). Et helhetlig internkontrollsystem forutsetter at helseforetaket sørger for: Et effektivt internt miljø (kontrollmiljø) Revisjonskriterier; Ledere og ansatte har tydelig risikobevissthet. Etiske retningslinjer er fastsatt og kommunisert. Organiseringen av innkjøpsvirksomheten og fordeling av ansvars og myndighet er klart nedfelt. Helseforetaket har tilstrekkelig ressurser og riktig kompetanse for å ivareta oppgavene på området. Risikovurderinger Revisjonskriterier; Det er nedfelt tydelige målsettinger (strategiske og operative) som er konsistente med det overordnede formål med innkjøpsvirksomheten. Det gjennomføres systematisk kartlegging og vurdering av risikoforhold som kan hindre foretaket å oppnå fastsatte målsettinger. Tilstrekkelige og hensiktmessige tiltak for å ha styring og kontroll Revisjonskriterier; Foretaket har utarbeidet og satt i verk systemer og tiltak som tilrettelegger for effektive arbeidsprosesser og som effektivt bidrar til å forebygge, forhindre og avdekke situasjoner/hendelser som truer målsettingene som er satt for innkjøpsvirksomheten. 3 Revisjonen av AHUS har omfattet utvidet gjennomgang av nytt økonomi-/innkjøpssystem. 4 Revisjonen ved AUS har omfattet utvidet fakturatest mot eiendomsavdelingen (19 stk). 5 Revisjonen ved SAB har omfattet utvidet test av leverandører til eiendomsavdelingen (115 stk, dvs. samtlige). 6 Revisjonen ved SØHF har omfattet utvidet gjennomgang av 300 fakturabilag. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 11 av 25

Systematisk og løpende oppfølging Revisjonskriterier; Aktiviteten på området følges opp systematisk og løpende på alle nivåer. Uønsket praksis avdekkes og korrigeres. Vesentlige svakheter fanges opp og rapporteres i Ledelsens gjennomgåelse. Det helhetlige internkontrollsystemet (sammenhengen mellom elementene) kan illustreres slik: Oppfølging Syst emat Kontrolltiltak Retningslinjer/rutiner Fullmaktssystem Fakturahehandlingssy E-handelssystem Avtaledekning Risikovurderinger Målsetninger Systematisk risikovurdering Internt miljø Risikobevissthet og etiske retningslinjer Organisering, ansvars-/ myndighetsfordeling Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 12 av 25

7.1.2 Akershus universitetssykehus HF Revisjonen ved AHUS ble gjennomført i perioden september november 2007. Testene omfattet 85 leverandører som det var kjøpt varer og tjenester fra i perioden 1.1.2007 1.8.2007. Testene har omfattet kostnadsområder som laboratorieutstyr, implantater/proteser, IKT, medisinsk forbruksmateriell og eiendomsforvaltning. Testene omfattet i tillegg 130 fakturaer som ble gjennomgått for bekrefte om fakturabehandlingsprosessen i tilstrekkelig grad understøtter målet om gyldige og korrekte fakturaer i regnskapet. Ved AHUS er det også foretatt en utvidet gjennomgang av prosjektet for implementering av nytt økonomi- og innkjøpssystem, selve systemløsningen og driften av denne. Revisjonen viste at: Tiltakene som styret besluttet etter 2004-revisjonen i hovedsak var satt i verk. Som følge av de omfattende endringene i systemer og rutiner som følger av implementeringen av nytt økonomi- og innkjøpssystem, ble det ikke funnet hensiktsmessig å foreta nærmere vurderinger av om tiltakene har fungert etter sin hensikt. Internkontrollsystemet som omgir innkjøpsvirksomheten er på flere områder sterkere enn i de øvrige helseforetakene som er revidert: Foretakets risikobevissthet er generelt noe sterkere. Etiske retningslinjer for innkjøp var fastsatt og kommunisert, og det ble aktivt fulgt opp om disse etterleves. Ansvars- og myndighetsfordelingen mellom innkjøpsfunksjonen og avdelingene i linjen var tydelig definert. Gjennomgangen viste at det hadde forekommet enkelte brudd på fullmakter, men at disse i mange tilfeller allerede var avdekket og fulgt opp. Målsettinger for utvikling av innkjøps- og logistikkvirksomheten var nedfelt og hensiktsmessig underbygget av planer og ressurser. Gjennomgangen viste at planene løpende ble fulgt opp og at resultater ble rapportert til ledelsen. Gjennomgangen viste at de vesentligste risikoforholdene i implementeringsprosjektet for nytt økonomi-/innkjøpssystemsom var identifisert og rapportert opp til foretaksledelsen og/eller programledelsen for nytt sykehus. Gjennomgangen viste imidlertid at disse risikoforholdene ikke fremkom i Samlet plan som fremlegges for AHUS sitt styre Det var etablert systemer og prosedyrer for oppfølging og styring av innkjøpsvirksomheten i foretaket som helhet. Styringsinformasjon ble systematisk gjennomgått for å følge opp praksis på området. Gjennomgangen viset at oppfølgingsaktivitetene og arbeidet med å korrigere avvik i stor grad fungerte som forutsatt. Etter internrevisjonens vurdering er situasjonen for foretaket sett under ett delvis tilfredsstillende. Det ble anbefalt flere tiltak for å styrke styring og kontroll på området. Ahus har gjennom arbeidet med implementering av nytt økonomisystem, tatt et vesentlig skritt frem i retning av helhetlige styring og kontroll på innkjøps- og logistikkområdet. Gjennomgang av ny systemløsning har vist at dette vil fjerne og/eller bidra til reduksjon av de vanligste risikoforholdene som i dag er tilstede i innkjøps- og fakturabehandlingskjeden. Gjennomgangen har imidlertid vist at Ahus står overfor betydelige utfordringer bl.a. når det gjelder datafangst og kvalitet (elektroniske varekataloger og produktmerking/ mengdedefinisjoner). Disse må etter internrevisjonens vurdering søkes løst av RHF et, slik at det effektivt kan legges til rette for innføring av tilsvarende løsninger i andre helseforetak. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 13 av 25

7.1.3 Aker universitetssykehus HF Revisjonen ved AUS ble gjennomført i perioden april juni 2007. Testene omfattet 72 leverandører som det var kjøpt varer og tjenester fra i perioden 1.1.2006 1.3.2007. Testene har primært omfattet kostnadsarter innenfor eiendom (herunder diverse bygningsmessige arbeider) og konsulenter, IKT (herunder service- og vedlikehold), medisiner, laboratorierekvisita, annet medisinsk rekvisita og forbruksmateriell, innleie helsepersonell og leie lokaler. Testene omfattet i tillegg 82 fakturaer som ble gjennomgått for bekrefte om fakturabehandlingsprosessen i tilstrekkelig grad understøtter målet om gyldige og korrekte fakturaer i regnskapet. Revisjonen viste følgende: Tiltakene som styret besluttet etter 2004-revisjonen var i hovedsak satt i verk. Testing av anskaffelsesdokumentasjon, avtaler og fakturaer viste et det hadde vært flere brudd på interne retningslinjer/rutiner og lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Type brudd og omfanget av disse var om lag som i 2004. Gjennomgangen viste samtidig at innkjøpsavdelingen var rustet opp siden revisjonen i 2004, og at det er igangsatt et målrettet arbeid for å styrke styring og kontroll på innkjøpsområdet bl.a. gjennom utrulling av elektronisk innkjøpssystem. Anskaffelser som var gjennomført av innkjøpsavdelingen godt gjennomgående godt dokumentert og i henhold til bestemmelsene i LOA/FOA. For foretaket sett under ett, har tiltakene fra 2004-revisjonen etter internrevisjonens vurdering likevel ikke gitt de forbedringer innenfor innkjøps- og fakturabehandlingsvirksomheten som var forutsatt. Internkontrollsystemet som omgir innkjøpsvirksomheten hadde flere svakheter: Bevissthet om risiko innenfor innkjøpsområdet har ikke vært sterk nok for foretaket sett under ett. Bevisstheten var likevel gjennomgående sterk i innkjøpsavdelingen. Etiske retningslinjer er fastsatt og gjort tilgjengelig for foretakets ansatte, men den ledelsesmessige oppfølgingen har ikke vært tiltrekkelig for å sikre at retningslinjene faktisk er kjent og om de etterleves av organisasjonen. Det har heller ikke vært tilstrekkelig fokus på biervervsreglene. Ansvars- og myndighetsfordelingen mellom økonomiavdelingen/innkjøpsavdelingen og avdelingene i linjen er tydelig definert og gjort tilgjengelig. Det er likevel avdekket brudd på etterlevelse av ansvarsfordelingen. Det er pr i dag ikke etablert tilstrekkelige og effektive systemer for oppfølging og styring av innkjøpsvirksomheten for foretaket som helhet. Utover de oppfølgingssystemer som var utarbeidet og i bruk i innkjøpsavdelingen, var det ingen systematisk bruk av styringsinformasjon for å følge opp praksis på området og det følges ikke opp om praksis er i tråd med interne retningslinjer og LOA/FOA. Etter internrevisjonens vurdering er situasjonen for foretaket sett under ett ikke tilfredsstillende. Det er anbefalt flere tiltak for å styrke styring og kontroll på området. Utkast til revisjonsrapport ble tatt til etterretning i foretakets ledergruppemøte 17.10.2007. Administrerende direktørs innstilling til handlingsplan for å styrke området, skal legges frem for behandling i styremøte 15.11.2007. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 14 av 25

7.1.4 Sykehuset Asker og Bærum HF Revisjonen ved SAB ble gjennomført i perioden februar april 2007. Testene omfattet 117 leverandører som det var kjøpt varer og tjenester fra i perioden 1.1.2006 1.3.2007. Av disse var det 12 leverandører av medisinsk forbruksutstyr som pacemakere, implantater, skruer, m.m. og 105 leverandører av varer og tjenester knyttet til eiendomsdrift (utvidet test av leverandører hvor det var omsatt for mer enn kr 100 000 for på tidspunktet for gjennomføringen av revisjonen). Testene omfattet i tillegg 143 fakturaer som ble gjennomgått for bekrefte om fakturabehandlingsprosessen i tilstrekkelig grad understøtter målet om gyldige og korrekte fakturaer i regnskapet. Revisjonen viste at: Tiltakene som styret besluttet etter 2004-revisjonen var delvis satt i verk. Testing av anskaffelsesdokumentasjon, avtaler og fakturaer viste et betydelig omfang av brudd på interne retningslinjer/rutiner og lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Type brudd og omfanget av disse var om lag som i 2004. Etter internrevisjonens vurdering har de tiltakene som er satt i verk ikke i tilstrekkelig grad bidratt til forbedringer på området. Internkontrollsystemet rundt innkjøpsvirksomheten hadde flere svakheter: Foretakets bevissthet om risiko innenfor innkjøpsområdet har ikke vært sterk nok Etiske retningslinjer for innkjøp har ikke vært fulgt opp i tilstrekkelig grad. Ansvars- og myndighetsfordelingen mellom innkjøpsenheten og avdelinger i linjen var tydelig definert, men det ble avdekket systematiske brudd på denne. Foretaket hadde ikke etablert gjennomgripende målsetninger for innkjøpsvirksomheten og det ble ikke gjennomført risikovurderinger. Fakturabehandlingsprosessen er elektronisk og programmerte rutiner var etablert for å sikre korrekt fullmaktsbruk. Det var imidlertid varierende kvalitet på registrering og oppfølging mot bestillingsreferanse i tilfeller hvor bestilling ikke er registrert i e-handelssystemet. Det var heller ikke etablert hensiktsmessige manuelle kontrollrutiner i regnskapsseksjonen for systematisk oppfølging av om det finnes gyldig avtalegrunnlag for fakturaer som bokføres og utbetales. I tillegg var det gjennomgående sett lite samsvar mellom beskrivelsene av innholdet i attestasjonskontrollene og de reelle kontrollene som foretas av attestantene. Det var ingen klar plan for når implementeringen av e-handelssystemet skulle ferdigstilles. Foretaket opererer i dag med to systemer (manuelt og elektronisk) med tilhørende rutiner. Foretaket hadde ikke etablert effektive systemer for oppfølging og styring av den samlede innkjøpsvirksomheten. Etter internrevisjonens vurdering var situasjonen for foretaket sett under ett ikke tilfredsstillende. Det ble anbefalt flere tiltak for å styrke styring og kontroll på området. Revisjonsrapporten og administrerende direktør i foretaket sin plan for utarbeidelse av handlingsplan for området, ble behandlet i styremøte i september. Endelig handlingsplan skal etter planen behandles av styret før jul. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 15 av 25

7.1.5 Sunnaas sykehus HF Revisjonen ved SUHF ble gjennomført i perioden mars mai 2007. Testene omfattet 26 leverandører som det var kjøpt varer og tjenester fra i perioden 1.1.2006 1.3.2007. Testene har primært omfattet kostnadsartene mat, rengjøring og vaskeri, kurs/konferanser, innleid arbeidskraft og konsulenttjenester, samt enkelte leverandører innenfor bl.a. IT og eiendom. Testene omfattet i tillegg 55 fakturaer som ble gjennomgått for bekrefte om fakturabehandlingsprosessen i tilstrekkelig grad understøtter målet om gyldige og korrekte fakturaer i regnskapet. Revisjonen viste at: Tiltakene som styret besluttet etter 2004-revisjonen var i hovedsak satt i verk. Testing av anskaffelsesdokumentasjon, avtaler og fakturaer viste et det hadde vært flere brudd på interne retningslinjer/rutiner og lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Type brudd og omfanget av disse var om lag som i 2004. Etter internrevisjonens vurdering har de tiltakene som er satt i verk ikke i tilstrekkelig grad bidratt til forbedringer på området. Internkontrollsystemet som omgir innkjøpsvirksomheten hadde flere svakheter: Foretaket har ikke hatt tilstrekkelig oversikt over risiko innenfor innkjøpsområdet. Etiske retningslinjer var fastsatt og gjort tilgjengelig for foretakets ansatte, men det var ikke fulgt opp om disse er tiltrekkelig kjent og korrekt oppfattet ute i organisasjonen. Ansvars- og myndighetsfordelingen mellom innkjøpsfunksjonen og avdelingene i linjen var tydelig definert. Det ble avdekket brudd på ansvarsfordelingen. Det var ikke etablert effektive systemer for oppfølging og styring av innkjøpsvirksomheten. Det var ingen systematisk bruk av styringsinformasjon for å følge opp praksis på området og det ble ikke fulgt opp om praksis var i tråd med interne retningslinjer og LOA/FOA. Målsettinger for innkjøpsvirksomheten var ikke gjennomgripende på ulike nivåer, og det ble ikke foretatt systematiske risikovurderinger av forhold som kan hindre foretaket å nå målsettingene på området. Etter internrevisjonens vurdering var situasjonen for foretaket sett under ett ikke tilfredsstillende. Det ble anbefalt flere tiltak for å styrke styring og kontroll på området. Revisjonsrapporten og administrerende direktør i foretaket sin innstilling til handlingsplan for å styrke området, ble behandlet i styremøte (dato). Handlingsplanen, som var i tråd med internrevisjonens anbefalinger, ble tatt til etterretning. Styret har bedt om at saken tas følges opp med ny styresak i 1. kvartal 2008. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 16 av 25

7.1.6 Sykehuset Østfold HF Revisjonen ved SØHF ble gjennomført i perioden mars mai 2007. Testene omfattet 64 leverandører som det var kjøpt varer og tjenester fra i perioden 1.1.2006 1.3.2007. Testene omfattet primært kostnadsarter innenfor eiendom, IKT, transport, medikamenter, implantater/ proteser, laboratorierekvisita, andre medisinske forbruksvarer, MTU og diverse kjøp andre helsetjenester. Testene har i tillegg omfattet 134 fakturaer som ble gjennomgått for bekrefte om fakturabehandlingsprosessen i tilstrekkelig grad understøtter målet om gyldige og korrekte fakturaer i regnskapet. I tillegg ble det foretatt en gjennomgang av 300 vilkårlig utvalgte fakturaer for test av tidligere påpekte avvik av manglende dokumentasjon på utført kontroll av fakturaer (attestering/anvisning). Revisjonen viste at: Tiltakene som styret besluttet etter 2004-revisjonen var i hovedsak satt i verk. Testing av anskaffelsesdokumentasjon og avtaler viste et det hadde vært flere brudd på interne retningslinjer/rutiner og lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Type brudd og omfanget av disse var om lag som i 2004. Etter internrevisjonens vurdering har de tiltakene som er satt i verk ikke i tilstrekkelig grad bidratt til forbedringer på området. Testing av fakturaer viste at tilstanden var klart forbedret siden revisjonen i 2004. Internkontrollsystemet som omgir innkjøpsvirksomheten hadde flere svakheter: Foretaket har ikke hatt tilstrekkelig oversikt over risiko innenfor innkjøpsområdet. Etiske retningslinjer har ikke vært fulgt opp. Ansvars- og myndighetsfordelingen mellom økonomiavdelingen/innkjøpsavdelingen og avdelingene i linjen er tydelig definert og gjort tilgjengelig. Det ble avdekket brudd på etterlevelse av ansvarsfordelingen, og dette var ikke kjent av ledelsen. Målsettinger for innkjøpsvirksomheten er ikke gjennomgripende for nivå 1-3, og det har ikke vært gjennomført systematiske risikovurderinger av forhold som kan hindre foretaket å nå målsettingene på området. Det var ikke etablert effektive systemer for oppfølging og styring av innkjøpsvirksomheten for foretaket som helhet. Utover de oppfølgingssystemer som var utarbeidet og i bruk i innkjøpsavdelingen, var det ingen systematisk bruk av styringsinformasjon for å følge opp praksis på området og det følges ikke opp om praksis er i tråd med interne retningslinjer og LOA/FOA. Etter internrevisjonens vurdering var situasjonen for foretaket sett under ett ikke tilfredsstillende. Det ble anbefalt flere tiltak for å styrke styring og kontroll på området. Revisjonsrapporten og administrerende direktør i foretaket sin innstilling til handlingsplan for å styrke området, ble behandlet i styremøte 24.9.2007 (sak 58-07). Handlingsplanen, som var i tråd med internrevisjonens anbefalinger, ble gitt styrets tilslutning. Styret ba om rapport på status i forhold til handlingsplanen hvert tertial som en del av ledelsens gjennomgåelse, første gang per 31.12.2007. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 17 av 25

7.1.7 Ullevål universitetssykehus HF Revisjonen ved UUS ble gjennomført i perioden mai - august 2007. Testene omfattet 80 leverandører som det var kjøpt varer og tjenester fra i perioden 1.1.2006 1.3.2007. Testene har primært omfattet kostnadsarter for kjøp av tjenester innenfor eiendom og IKT, transport, MTU og diverse kjøp andre helsetjenester. Det ble lagt vekt på sikre et testutvalg som dekker områder som ikke har vært eller er planlagt omfattet av de revisjonene som Sentral revisjonsenhet i Kvalitetsseksjonen ved UUS har gjennomført på innkjøpsområdet i 2006 og i 2007. Testene omfattet i tillegg 115 fakturaer som ble gjennomgått for bekrefte om fakturabehandlingsprosessen i tilstrekkelig grad understøtter målet om gyldige og korrekte fakturaer i regnskapet. Revisjonen viste følgende: Tiltakene som styret besluttet etter 2004-revisjonen var satt i verk. Testing av anskaffelsesdokumentasjon, avtaler og fakturaer viste et det hadde vært flere brudd på interne retningslinjer/rutiner og lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Type brudd og omfanget av disse var om lag som i 2004. En utvidet gjennomgang innenfor eiendomsområdet viste samtidig at tilstanden var klart forbedret siden revisjonen i 2004. Etter internrevisjonens vurdering har de tiltakene som er satt i verk likevel ikke i tilstrekkelig grad bidratt til tilstrekkelig forbedringer på området for foretaket sett under ett. Internkontrollsystemet som omgir innkjøpsvirksomheten hadde flere svakheter: Foretakets bevissthet om risiko innenfor innkjøpsområdet har ikke vært sterk nok i forhold til risikoeksponeringen UUS er utsatt for på innkjøpsområdet. Etiske retningslinjer var fastsatt og gjort tilgjengelig for foretakets ansatte, men det har ikke vært en tilstrekkelig oppfølging av om disse er godt nok kjent og forstått, eller om de etterleves av organisasjonen. Ansvars- og myndighetsfordelingen mellom innkjøpsenheten og avdelingene i linjen var tydelig definert og kommunisert. Myndighetsfordelingen ble likevel ikke etterlevd i praksis. Gjennomgangen viste at flere divisjoner gjennomfører anskaffelsesprosesser og inngår avtaler uten at innkjøpsavdelingens involvering. Målsettinger for innkjøpsvirksomheten var ikke gjennomgripende for foretaket sett som helhet. Systematiske risikovurderinger av forhold Det var ikke etablert effektive systemer for oppfølging og styring av innkjøpsvirksomheten for foretaket som helhet. Utover de oppfølgingssystemer som var utarbeidet og i bruk i innkjøpsavdelingen, var det ingen systematisk bruk av styringsinformasjon for å følge opp praksis på området og det følges ikke opp om praksis er i tråd med interne retningslinjer og LOA/FOA. Etter internrevisjonens vurdering var situasjonen for foretaket sett under ett ikke tilfredsstillende. Det ble anbefalt flere tiltak for å styrke styring og kontroll på området. Revisjonsrapporten ble oversendt administrerende direktør for besvarelse og skal etter planen behandles i styremøte 28.11.07. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 18 av 25

7.1.8 Sykehusprosjektet Nye Ahus Revisjonen ved Nye Ahus ble gjennomført i perioden mai juli 2007. Testene omfattet 32 leverandører som det var kjøpt varer og tjenester fra i perioden 1.1.2006 1.3.2007. Testene har primært omfattet utstyrsanskaffelser. Testene omfattet i tillegg 36 fakturaer som ble gjennomgått for bekrefte om fakturabehandlingsprosessen i tilstrekkelig grad understøtter målet om gyldige og korrekte fakturaer i regnskapet. Revisjonen viste at: Tiltakene som styret besluttet etter 2004-revisjonen var satt i verk. Testing av anskaffelsesdokumentasjon, avtaler og fakturaer i utvalgsperioden viste to tilfeller hvor det ikke var utarbeidet anskaffelsesprotokoll for direktekjøp. Det ble ellers ikke funnet brudd på interne retningslinjer/rutiner og LOA/FOA i testutvalget. Gjennomgangen viste at internkontrollsystemet som omgir innkjøpsvirksomheten ved Nye Ahus er tilstrekkelig, hensiktsmessig og effektivt. Etter internrevisjonens vurdering er rimelig sikkerhet for at utstyrsanskaffelsene gjennomføres i samsvar interne innkjøps- og fakturabehandlingsrutiner og i tråd med bestemmelsene i lov- og forskrift om offentlige anskaffelser. Etter internrevisjonens vurdering var derfor situasjonen for Nye Ahus tilfredsstillende. Rapporten ble behandlet av styret for Nye Ahus i møte 28.9.2007. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 19 av 25

7.2 Oppsummering av anbefalinger som er gitt til helseforetakene For å skape varige forbedringer på området har internrevisjonen overfor det enkelte helseforetak understreket betydningen av at det fokuseres på internkontrollsystemet som helhet og at det iverksettes tiltak for å styrke de enkelte elementene som inngår i et helhetlig internkontrollsystem. De enkelte konkrete funn (feil, mangler avdekket i testingen) er anbefalt lukket parallelt som det arbeides med systemforbedringer. Internkontrollelement Anbefalinger som er gitt til helseforetakene A Tiltak for å styrke det 1. Foretaksledelsen bør kommunisere at brudd på interne retningslinjer og interne miljø LOA/FOA ikke er akseptabelt. 2. Foretaksledelsen bør aktivt følge opp at dette etterleves og at eventuelle brudd på fullmakter får konsekvenser for den som bevisst forsaker brudd. B Tiltak for å realisere mål for området 3. Foretaksledelsen bør samle overordnet ansvar og myndighet for å gjennomføre anskaffelsesprosesser etter LOA/FOA, utvikle og vedlikeholde innkjøpssystemene mv. i stab (hos innkjøpsenhetene) til det er etablert tilstrekkelig styring og kontroll på området 1. Foretaksledelsen bør rette sterke fokus på innkjøpsvirksomheten gjennom å innta området i sin løpende oppfølging av virksomheten. 2. Foretaksledelsen bør vurderes om allerede etablerte indikatorer for å styre utviklingen på området er tilstrekkelige. C Tiltak for å sikre betryggende styring og kontroll med innkjøpsvirksomheten 3. Som ledd i dette arbeidet bør foretaksledelsen sørge for å implementere systematiske risikovurderinger som integrert del i sin styring og oppfølging av foretaket 1. Foretaksledelsen bør utarbeide planer for anskaffelse og implementering av elektroniske systemløsninger, og disse bør understøttes med tilstrekkelige ressurser allerede i 2008 slik at en det tilrettelegges for en vellykket overgang fra manuelle til elektroniske systemer. 2. Foretaksledelsen bør sørge for at saks/arkivsystemene brukes som forutsatt i interne retningslinjer og arkivlov/forskrift i anskaffelses-prosessene, samtidig som det opprettes avtalearkiv. D Tiltak for å sikre systematisk og løpende oppfølging 3. Arbeidet med å øke avtaledekning bør videreføres, men koordineres opp mot regionale tiltak på området. 1. Foretaksledelsen bør snarest etableres funksjon for å monitorere, rapportere og følge opp innkjøpsvirksomheten ved foretaket som helhet. Dette bør skje innenfor de styringssystemene som allerede er etablert i foretaket Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 20 av 25

Anbefalt prioritering av tiltak på helseforetaksnivået Prioritet 1 A 1 A 2 C 1 C 2 C 3 B 1 B 2 B 3 C 4 Prioritet 2 A 3 D 1 Kort sikt (1 år) Mellomlang sikt (2-4 år) Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 21 av 25

8 Vedlegg 2 8.1 Sammendrag revisjoner ved SBHF og SSHF 8.1.1 Formål og omfang Internrevisjonen Helse Sør har i tråd med revisjonsplan for 2006/2007 gjennomført en intern revisjon rettet mot regeletterlevelse av offentlige anskaffelser i SBHF og SSHF. Revisjonene er gjennomført i perioden fra oktober 2006 til mars 2007. Formålet har vært å undersøke om lov om offentlige anskaffelser blir etterlevd i helseforetakene. Følgende problemstillinger ble belyst: I hvilken grad blir anskaffelser i foretaket gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser? Etterleves det regionale helseforetakets etiske retningslinjer og er det etablert rutiner som reduserer risikoen for rolleblanding og uetisk atferd? I hvilken grad benyttes rammeavtaler/ felles anbudsrunder som forutsatt? Har foretakene etablert internkontroll som er tilpasset aktivitet og risiko? Avgrensning Undersøkelsen har omfattet anskaffelser som helseforetakene har foretatt i 2005 og 2006. Kjøpene er vurdert i forhold til regelverk som gjaldt for nevnte tidsperiode. Anbudspraksis er avgrenset til områdene medisinsk teknisk utstyr, leddimplantater (kne/hofteproteser) og laboratorieprodukter (utstyrsavhengige og uavhengige reagenser og prøvetakingsutstyr). I tillegg til undersøkelser i foretakene er overordnede styringsdokumenter, reglement og rutiner som gjelder for foretaket kartlagt og vurdert. Prosjektet omfattet i utgangspunktet ikke prosesser og aktiviteter som ligger innenfor Sykehuspartners ansvarsområde. Mandatet er utvidet til også å gjelde konkrete problemstillinger som Sykehuspartner har ansvar for, og som har betydning for helseforetakets håndtering av anskaffelser. Revisjonsdesign Organisering og rutiner innenfor innkjøpsfunksjonen ved de utvalgte sykehusene er gjennomgått og vurdert opp mot overordnede krav. Videre er det vurdert om enhetens organisering, delegasjonsprinsipper og beskrevne rutiner kan innebære utilsiktet risiko for feil og/ eller misligheter. I denne sammenheng var det en målsetting å identifisere hvem som reelt sett er ansvarlig, beslutter innkjøp, samt å kartlegge prosesser fra behov oppstår til kjøp er gjennomført. På grunn av problemer med mangelfull fremlagt dokumentasjon, har deler av dette vist seg vanskelig å gjennomføre. Også detaljeringsgraden og identifikasjonsmulighet i foretakets reskontro har vanskeliggjort undersøkelse av lojalitet opp mot inngåtte avtaler. Dokumentanalyse Det ble gjennomført en dokumentanalyse av relevante styringsdokumenter som omhandler innkjøp i Helse Sør RHF og for helseforetaket. Revisjonen mottok en oversikt over medisinsk teknisk utstyr, kjøpt inn i 2005 og 2006. Basert på disse listene ble det foretatt et tilfeldig utvalg av kjøp. For hvert kjøp/ avtale som er gjort er det bedt om følgende dokumentasjon: hvordan behovet for kjøpet er oppstått korrespondanse knyttet til kjøpet (e-post, interne notater mm.) hvem som fattet beslutning om at kjøpet skulle gjennomføres, dokumentasjon av konkurranseeksponering Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 22 av 25

konkurransegrunnlag notater/ referater fra evt. forhandlingsmøter anskaffelsesprotokoll tilbudsåpning/ liste over tilbydere evaluering av tildelingskriterier (f. eks pris, service, brukervurdering) serviceavtale (hvis aktuelt) evalueringer fra relevante faglige miljøer som har relevans for innkjøpet kontrakt/ rammeavtale Samme prosedyre er gjennomført for utstyrsavhengige og uavhengige reagenser, prøvetakingsutstyr og leddimplantater. Intervjuer og spørreundersøkelser Intervjuene ble gjennomført etter en semistrukturert intervjuguide som var tilpasset oppdragets formål og problemstillinger. Alle intervjuene ble verifisert. Det ble i tillegg gjennomført en spørreundersøkelse rettet mot personell i ledende funksjoner ved foretakene. Tema for spørreundersøkelsen var kunnskap om og etterleving av regelverk om offentlige anskaffelser, rammeavtaler og etiske retningslinjer for innkjøpsarbeidet. Undersøkelsen besto både av spørsmål med faste svaralternativ, formulert som påstander, og åpne spørsmål der respondentene kunne skrive inn utfyllende kommentarer, problemstillinger og forslag til forbedringer. Det var til sammen 55 personer som mottok undersøkelsen. 25 av disse svarte, noe som gir en svarprosent på 45 %. Resultatene av undersøkelsen må leses med forbehold om at svarprosenten er relativt lav. Etter internrevisjonens vurdering gir likevel undersøkelsen viktige innspill. 20 av de som svarte på undersøkelsen var "ledere med innkjøpsansvar. Revisjonsteam Revisjonene er gjennomført av Tove Farstad i samarbeid med Deloitte. Vurderingskriterier Vurderingskriteriene er avledet fra Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og foretakenes interne retningslinjer for innkjøpsområdet. Utformet av Internrevisjonen Helse Sør-Øst Side 23 av 25