Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF og administrasjon Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: 51507465. Faks: 51507025 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/10597 033 50376/11 23.08.2011 Møteinnkalling Utvalg: Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet, 2. etg. Sølvberget Møtedato: 30.08.2011 Tid: kl. 17.30 Med dette innkalles til møte. Eventuelt forfall må meldes snarest til utvalgets sekretær, telefon 91664830. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. NB! Etter møtet blir det omvisning i Sølvbergets lokaler for de som er interessert.
Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Side 18/11 11/10597 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 24.05.2011 Innstilling: Protokoll fra møtet 24.05.2011 godkjennes 19/11 11/4921 ÅRSBUDSJETT 2012 OG HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2012-2015 Innstilling: 1. Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2012 og Handlingsog økonomiplan 2012-2015 for Sølvberget KF. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med rådmannen. 20/11 10/10827 LEIEKONTRAKT MELLOM STAVANGER EIENDOM OG SØLVBERGET KF OM NORGES BANK-BYGGET Innstilling: 1. Styret for Sølvberget godkjenner forslag til leiekontrakt mellom Stavanger Eiendom og Sølvberget KF om drift av Norges Bank-bygget. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å signere leiekontrakten når forutsetningene som er nevnt i saken, er oppfylt. 21/11 08/11919 STATUS FOR KINOUTBYGGING I SØLVBERGET Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.
22/11 08/3469 STATUS FOR ARBEIDET MED REGIONALT SENTER FOR POP OG ROCK PÅ SØLVBERGET Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.
Sak 18/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/10597 033 50359/11 23.08.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 18/11 30.08.2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 24.05.2011 Forslag til vedtak: Protokoll fra møtet 24.05.2011 godkjennes
Sak 18/11 Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: 51507465. Faks: 51507025 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/6741 033 34076/11 26.05.2011 Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Valbergtårnet Møtedato: 24.05.2011 Tid: kl. 16.30 Møtenr.: 4/11 Møteleder: Ole Aga Til stede på møtet Medlemmer: Ole Aga, Anne Tove Austbø, Merete Eik, Per A. Torbjørnsen, Sigrun H. Grøtteland Forfall: Per A. Torbjørnsen siste del av møtet. Varamedlemmer: Kate Elin Norland Dessuten møtte: Marit Egaas, Susanne Borg Journalister: 0 Tilhørere: 2
Sak 18/11 12/11 11/6741 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTEMØTE 14.03.2011 SØLVBERGET KF Styret godkjenner møteprotokollen for 14.3.2011 13/11 11/6443 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2011 Styret for Sølvberget KF tar rapport for 1. tertial 2011 til orientering. 100 % stilling i biblioteket trekkes inn fra 01.05.2011. 14/11 11/1270 KOMMUNENS TILRETTELEGGENDE TILBUD FOR INNVANDRERORGANISASJONENE Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Styret godkjenner at det opprettes 1,5 stilling ved Sølvberget i forbindelse med at basisvirksomheten ved Internasjonalt Hus overføres til Stavanger kommune. 15/11 11/6063 INSTRUKS FOR STYRET I SØLVBERGET KF Styret for Sølvberget KF godkjenner vedlagte forslag til instruks for styret. 16/11 11/689 SHAHRAZAD STORIES FOR LIFE - STATUSRAPPO
Sak 18/11 Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 17/11 08/11919 FORPROSJEKT FOR OMBYGGING AV SF-KINO - UTTALELSE FRA SØLVBERGET KF Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til uttalelse, slik den fremkommer av saksutredningen.
Sak 19/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-11/4921 151 49779/11 23.08.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 19/11 30.08.2011 ÅRSBUDSJETT 2012 OG HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2012-2015 Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2012 og Handlingsog økonomiplan 2012-2015 for Sølvberget KF. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med rådmannen.
Sak 19/11 Saken gjelder Forslag til årsbudsjett 2012 og Handlings- og økonomiplan 2012-2015 for Sølvberget KF Bakgrunn for saken Som en del av rådmannens budsjettprosess, utarbeider foretakene forslag til årsbudsjett 2012 og handlings- og økonomiplan for perioden 2012-2015. Frist for å levere dette videre til rådmannen er 30.08.2011. Rådmannen sitt forslag til handlings- og økonomiplan skal etter planen legges fram 21.10.2011. Da starter den politiske behandling, som avsluttes i Bystyret 12.12.2011. Saksopplysninger Vedlagte forslag til handlings- og økonomiplan for Sølvberget KF handler i første rekke om nye tiltak som ønskes innarbeidet i økonomiplanen. Vi har lagt til grunn at vedtaket i forrige økonomiplan blir videreført når det gjelder basistilskudd fra Stavanger kommune. I Sølvbergets budsjett for 2011 er det foretatt kutt på til sammen 3,4 millioner. Dette er et resultat av reduksjon i Stavanger kommunes rammetilskudd med 1,2 millioner, kombinert med manglende kompensasjon for økte utgifter til renhold og redusert tilskudd fra fylkeskommunen til fjernlånsvirksomhet. Reduksjonene er videreført i hele økonomiplanperioden. I tillegg er det lagt inn kompensasjon for lønnsoppgjøret og endringer som er iverksatt eller skal iverksettes i løpet av 2011. Dette gjelder overtakelse av basisdriften til Internasjonale Hus og planlagt overtakelse av forvaltningsansvaret for Norges Bank-bygget. Det er også lagt inn forslag til nye tiltak, både når det gjelder drift og investeringer. Dette er nærmere gjort rede for i vedlagte forslag til handlings- og økonomiplan. Fullstendig årsbudsjett for Sølvberget 2012, med oversikt over alle utgifter og inntekter, samt intern budsjettfordeling, blir lagt fram for styret i desember 2011 SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas
Sak 19/11 Sølvberget KF Forslag til årsbudsjett 2012 og handlings- og økonomiplan 2012-2015 Visjon og verdier Formål: Sølvberget, Stavanger kulturhus skal formidle kunnskap, kunst og kultur på en aktuell, variert og inspirerende måte. Som et levende kulturhus skal Sølvberget tilby populære og tilgjengelige møteplasser for alle. Sølvbergets medarbeidere skal bidra til gode opplevelser og ny innsikt. Posisjon - Regionens best besøkte kulturinstitusjon - Litteraturens hus i Rogaland Virksomheten Det kommunale foretaket Sølvberget driver følgende aktiviteter: - Stavanger bibliotek som består av: Musikk- og filmbiblioteket, Kultur- og faktabiblioteket, Barne- og ungdomsbiblioteket, Digitalt bibliotek, avissalong og Nord-Sør biblioteket. - Bydelsrettede tjenester: Skolebiblioteksentralen, oppsøkende bibliotektjeneste, samarbeid med barnehager og helsestasjoner, Madla bibliotek og bibliotek ved Stavanger fengsel. - Programavdelingen som består Kapittelfestivalen, Sølvberget Galleri, fribyordningen for forfulgte forfattere, informasjon 1. etasje, markedsføringsteam og forvaltning av Arneageren og Valbergtårnet. - Prosjektarbeid: Shahrazad, stories for life - 5 årig EU-prosjekt i samarbeid med 5 andre europeiske byer og fase 1 av Litteraturhus/Kiellandsenter Sølvberget og Rogaland fylkeskommune har en samarbeidsavtale om fjernlånstjenester m.m. Sølvberget og ICORN, fribynettverket for forfulgte forfattere, har samarbeidsavtale om bruk av kontorlokaler og utleie av personale. Sølvberget KF har 71 ansatte fordelt på 62,4 årsverk. I tillegg kommer 2 årsverk til prosjekt. Sølvberget KF leier kulturhuset, unntatt kinoen, av Stavanger eiendom. Status Publikums bruk av Sølvberget sine tjenester er gjennomgående høyt med rundt 1,3 mill besøk årlig (inkludert SF-kino). Biblioteket har den største andelen besøkende med 900.000 pr år. Bibliotekbesøket økte med 9 % i 2010, og utviklingen fortsetter i 2011. Det er flere større saker kommer til å få store konsekvenser for driften av Sølvberget i årene framover: Kinosenteret på Sølvberget skal utvides med tre nye kinosaler. Ombyggingen innebærer bl.a. at Norsk Barnemuseum flytter til andre lokaler, og at biblioteket mister betydelige arealer i U1 og U2. Antatt byggestart er januar/februar 2012 med ferdigstillelse i våren 2013. Ombyggingen vil tvinge fram en reorganisering av bibliotekets samlinger og magasiner, og en omlegging av aktivitetene i foajéområdet. Parallelt med prosjekteringen
Sak 19/11 og ombygging driver Sølvberget en strategi- og endringsprosess for å utfordre det tradisjonelle bibliotekbegrepet og søke nye løsninger for utvikling av tilbudene framover. Formannskapet har vedtatt at det etableres et Kiellandsenter i Stavanger som også blir et litteraturhus. Ansvar for drift av Kiellandsenteret er i første fase knyttes opp mot Sølvberget. I gjeldende økonomiplan ligger det inne midler til første fase, som skal strekke seg over perioden 2010-2013. I 2012 vil arbeidet bestå av utvikling av innholdet i senteret og arbeid med lokalisering, organisering, finansiering og samarbeidspartnere. Fra høsten 2011 har Sølvberget overtatt basisvirksomheten ved Internasjonalt Hus, og skal med utgangspunkt i denne og egen virksomhet, videreutvikle det internasjonale kultur- og mangfoldsarbeidet i Stavanger. I løpet av høsten 2011 vil Sølvberget trolig overta forvaltningsansvaret for Norges Bankbygget. Dette blir en stor utfordring, både daglig drift av et nedslitt bygg, og utprøving av innhold som kan forberede framtidig bruk av bygget etter rehabilitering. ICORN (det internasjonale fribynettverket) er etablert som en internasjonal organisasjon med base på Sølvberget. I kommunedelplan for Kunst og kultur i Stavanger er ytringsfrihet og litteratur et av hovedinnsatsområdene. En framtidig utfordring blir å utnytte erfaringene fra dette nettverket i programutvikling og mangfoldarbeid i Stavanger. Utfordringer framover - Utvikle Sølvberget som litteraturens og filmens hus med vekt på møteplasser og kulturelt mangfold - Benytte anledningen når kinoen bygger ut til å se på hele bibliotekdriften samlet, og utforme framtidas Sølvberget, med bibliotek, digitale tjenester, utstillinger og arrangementsarenaer. - Legge opp anleggsperioden for kinoutbygging slik at publikum og ansatte ivaretas på best mulig måte. - Bygge opp et internasjonalt kulturtilbud i dialog med innvandrerorganisasjonene. - Overta driftsansvaret for Norges Bank-bygget og se utviklingen av dette i sammenheng med framtidige planer for Sølvberget - Fortsette arbeidet med Litteraturhusets innhold, og avklare framtidig lokalisering, organisering og finansiering - Gode tilbud til barnefamilier, både i sentrum og i bydelene. - Utvikle organisasjonen og sette fokus på arbeidsomfang i forhold til tid til rådighet Økonomi Generelt om den økonomiske situasjonen for Sølvberget KF I Sølvbergets budsjett for 2011 er det foretatt kutt på til sammen 3,4 millioner. Dette er et resultat av reduksjon i Stavanger kommunes rammetilskudd, kombinert med manglende kompensasjon for økte utgifter til renhold og redusert tilskudd fra fylkeskommunen til fjernlånsvirksomhet. Reduksjonene er videreført i hele økonomiplanperioden. Det er bl.a. vedtatt å redusere antall ansatte med 3 årsverk. Foreløpig er nedskjæringene gjennomført uten at det i vesentlig grad har rammet tilbudene til publikum. Pr dato ser det ut som om Sølvberget vil ha problemer med å holde budsjettrammen for 2011, ikke minst fordi en del driftsutgifter slik som vakthold og strøm har store økninger som ikke er budsjettert. Vedtatte endringer
Sak 19/11 Det er vedtatt at Sølvberget skal overta basisvirksomheten til Internasjonalt Hus, bl.a. får vi tilført 1,5 årsverk som en følge av dette. Dette vil bli gjennomført fra høsten 2011, og skal ligge inne i Sølvbergets rammetilskudd fra 2012. Sølvberget er i ferd med å avslutte forhandlingene med kommunen om å overta forvaltningsansvaret for Norges Bank-bygget. Dette skal etter planen gjennomføres i løpet av høsten 2011. Kostnaden er lagt inn som en del av Sølvbergets rammetilskudd fra 2012. Budsjettforslag drift 2012-2015 2012 2013 2014 2015 Rammetilskudd gjeldende øk.plan 46963 46963 46963 46963 Lønnsoppgjør 2011 1130 1130 1130 1130 Tilskudd basisdrift Int.Hus 805 805 805 805 Tilskudd forvaltning Norges Bank 1600 1600 1600 1600 Prioritet Nye tiltak/volumendringer 1 Økte kostnader renhold og vakthold 1100 1100 1100 1100 2 Økte renter og avdrag som følgje av investeringer 1200 1800 2100 2300 3 Økte kostnader husleie 680 680 680 680 4 Økte kostnader regnskapstjenester 150 150 150 150 5 Ivaretakelse av tilbud til barnefamilier i sentrum 300 300 300 6 Generell prisstigning 540 540 540 540 Forslag til rammetilskudd 54168 55068 55368 55568 Kommentarer til forslag til nye tiltak: 1. Økte kostnader renhold og vakthold Vi har brukt opsjon og forlenget kontrakten med vårt vaktselskap med ett år fra 15.06.2011. I følge avtalen kan selskapet justere prisen årlig i forhold til økte lønnsutgifter, og disse har vært betydelige i denne bransjen de to siste årene (ca 17 %). Prisstigningen på grunn av økte lønnsutgifter vil være kr 140.000 for 2012. Etter anbudsrunde skiftet Sølvberget renholdsleverandør i 2010. Dette var helt nødvendig for å få høyere kvalitet på renholdet både av hensyn til brukere, ansatte og slitasje på bygget. Merutgifter til dette som ikke ble kompensert i forrige handlings- og økonomiplan, er 900.000 pr år. Vi setter denne utgiften opp igjen, for siden denne kom i tillegg til omfattende budsjettkutt i 2011, fører denne til at vi har problemer med å holde oss innenfor vedtatt budsjett i inneværende år. Renholdstjenesten Madla bibliotek indeksreguleres årlig. Også her er renholdskostnaden økt. 2. Økte kapitalutgifter og avskrivninger som følge av investeringer Økte investeringer fører til økte rente- og avdragsutgifter på driftsbudsjettet. Det er ikke muilg å dekke disse kostnadene over dagens driftsbudsjett.
Sak 19/11 3. Økte kostnader husleie Husleien som Sølvberget betaler til Stavanger kommune skal i følge husleieavtalen indeksreguleres. Det har til nå ikke ikke vært kompensert for denne økningen. Inneværende år er leien økt med kr 530 000 de tre siste kvartal. For 2012 betyr dette en husleieøkning på kr 680 00. 4. Økte kostnader regnskapstjenester SK- regnskap har varslet en prisstigning på sine tjenester til Sølvberget på 150.000 årlig sammenlignet med budsjettet for 2011. Slike store økninger er det vanskelig for Sølvberget å dekke innenfor ordinære rammer, når det samtidig er foretatt store kutt i driften. 5. Ivaretakelse av tilbudet til barnefamilier på Sølvberget Som følge av vedtatte budsjettkutt og den forestående kinoutbyggingen, vil tilbudet til barnefamilier på Sølvberget bli betydelig redusert i tiden framover. Barnemuseet må flytte ut, og den framtidige formen på Sølvberget Galleri er usikker. Dette betyr samtidig at den viktige synergieffekten disse aktørene har skapt forsvinner. Vi ønsker å kompensere for dette tapet med en økt satsing på aktiviteter, utstillinger og arrangement for barnefamilier. Dette kan vanskelig gjennomføres samtidig som vi viderefører vedtatte budsjettkutt. Det er derfor satt opp en økning på kr 300.000 pr år fra ombyggingen er ferdig i 2013. 6. Generell prisstigning Sølvberget har et stramt driftsbudsjett etter budsjettkutt og sviktende inntekter fra 2011. Vi opplever en prisstigning på alle kjøpte tjenester samt innkjøp av medier etc. Vi har derfor lagt inn 2 % kompensasjon for prisstigning på driftskostnader. Budsjettforslag investering 2012-2015 Prioritet 2012 2013 2014 2015 Oppgradering av 1. etasje, trapper, 1 bibliotek og galleri 6000 11000 5000 2 3 4 5 Direkte følgekostnader av kinoutbyggingen som ikke dekkes av byggeprosjektet Skifte av biblioteksystem og forarbeid til dette Datautstyr, programvare og nye nettsider Nye utlånsautomater og innleveringsanlegg 3658 500 2000 600 400 400 400 1000 3000 Forslag investeringer 2012-2015 10258 12900 7400 3400 Kommentarer/begrunnelse 1. Oppgradering, indirekte følgekostnader av kinoutbygging Styret for Sølvberget har vedtatt at man skal benytte kinoutbyggingen til å se på den totale organiseringen av bibliotektilbudet, i tråd med endringer i brukermønster og den digitale utviklingen. Styret har også vedtatt at galleridrift på Sølvberget skal videreføres, men at
Sak 19/11 organisering, rammebetingelser, arealbruk, omfang og profil skal vurderes. Dersom galleridriften flyttes til mindre lokaler, vil dette også kreve investeringer. Formålet med disse endringene, er i tillegg til å utvikle tilbudet til publikum, å oppnå mer effektiv drift, slik at vedtatte reduksjoner på driftsbudsjettet kan gjennomføres. I tillegg vil det blir et nytt område i foajéen til disposisjon Sølvberget KF. Dette medfører en total reorganisering av dette området og behov for inventar, kabling og en del tekniske investeringer. Vi har satt i gang strategiprosessen Nye Sølvberget for å se på hvordan vi skal løse disse utfordringene. Fase 1: Første etasje (2012) Det bygges en ny, innvendig trapp fra 1. 2. etasje for å binde bibliotekavdelingene sammen og effektivisere driften. Trappen vil også gjøre det nye området i foajeen lysere og mer i tråd med husets øvrige arkitektur Det etableres en felles serviceskranke for alle bibliotektjenester i første etasje, som samtidig er en informasjonstjeneste for kulturhuset. I tilknytning til denne legges innkastene til innleveringsanlegget og et hurtigbibliotek som kan være åpent i hele kulturhusets åpningstider, som en utvidelse av dagens populære ordning med avissalong. Dette skal lede publikum naturlig videre til arealene innenfor og til etasjen over der biblioteket fortsetter. Kontorene i første etasje flyttes slik at 1 etasje fremstår lysere og åpnere. Dette vil også eksponere biblioteket mye bedre ut mot gateplan (Sølvberggata og Bakkegata). Fase 2: Biblioteket og Sølvberget Galleri (2013) Oslo åpner nytt bibliotek i Bjørvika i 2017, og har store visjoner om å utvikle framtidas bibliotek. I Bergen er det nettopp foretatt en vellykket utvidelse av et klassisk folkebibliotekbygg like ved jernbanestasjonen. Biblioteket i Stavanger har vært på Sølvberget siden 1987, og nå er tida inne til å utvikle framtidas bibliotek som en del av en av byens mest populære møteplasser. Bibliotekets totale arealbruk gjennomgås, for å se hvilke aktiviteter som egner seg i ulike etasjer. Publikums økende bruk av digitale tjenester vil også ha stor betydning for hvordan framtidas bibliotek skal organiseres. I tillegg ser vi at behovet for møteplasser og arenaer for arrangement og opplevelse er økende. Det er i dag en del kontorlokaler i bibliotekets publikumsarealer (ca 430 kvm). Disse arbeidsplassene bør flyttes sammen med kontorene til administrasjonen, for å frigjøre attraktive arealer til publikum. Styret for Sølvberget har vedtatt at galleridrift på Sølvberget skal videreføres. Organisering, rammebetingelser, arealbruk og profil sees i sammenheng med planene for utvikling av biblioteket. Fase 3: Toppetasjen til publikum (2014) 4. etasje på Sølvberget består av administrasjonslokaler, interne møterom, kantine og takterrasse. Dette er meget attraktive lokaler som nå gjøres tilgjengelig for byens befolkning. Det er allerede innvendig trapp mellom 2. og 3. etasje, så en innvendig trapp fra 3. til 4. etasje vil binde biblioteket sammen med fjerde etasje. Det som i dag brukes til kontor, vil da kunne bli attraktive publikumsarealer og/eller møte- og arrangementslokaler. Kantine og
Sak 19/11 takterrasse kan også vurderes brukt til kafé eller selskapslokaler. Nye arealer til kontor må da finnes andre steder i huset, fortrinnsvis i de lokalene som ligger i etasjene over kinoen. 2. Direkte følgekostnader av kinoutbyggingen som ikke dekkes av byggeprosjektet Sølvberget har anslått de direkte følgekostnadene for kulturhuset til kr 6.930.600. Dette gjelder bl.a. utgifter flytting og lagring av magasin, nytt inventar (rullearkiv) i magasin, midlertidig flytting av Musikk og filmbiblioteket og flytting og ombygging av sorteringsanlegg. Under halvparten av dette dekkes av kinoprosjektet. Det forventes at de resterende utgifter, totalt kr 3.658.000 dekkes på annen måte, og vi setter det opp som en del av investeringsbudsjettet for Sølvberget. 3. Skifte av biblioteksystem og forarbeid til dette Bibits, som leverer biblioteksystemet Aleph til Sølvberget, har gitt beskjed om at de ikke lenger skal satse på dette systemet i Norge, og at supporten fra dem kommer til å opphøre 31.12.2013. Det betyr at Sølvberget må skifte system, og at prosessen med å klargjøre for dette starter i løpet av 2012. Uansette hvilket system som velges, betyr dette at dagens strekkoder på alle medier på erstattes med radiobrikker (RFID). Dette er også nødvendig i forhold nytt innleveringsanlegg og utlånsautomater, som vil kreve denne teknologien. 4. Datautstyr, programvare og nye nettsider I HØP for 2011-2014 er det avsatt 400.000 i hvert av budsjettårene. Vi ønsker å videreføre dette i 2015. I tillegg er det satt opp 200.000 ekstra i 2012 til etablering av nye nettsider for Sølvberget. 5. Nytt innleveringsanlegg /utlånsautomater Innleveringsanlegget må flyttes i forbindelse med kinoutbyggingen. Det er vurdert om anlegget samtidig bør skiftes ut, men siden det er foretatt en del oppgraderinger de siste årene, anbefaler vi at dette skyves til slutten av perioden. Utlånsautomatene må skiftes tidligere, og vi anbefaler at dette gjøres i 2013 slik at det ses i sammenheng med framtidig organisering av biblioteket.
Sak 20/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-10/10827 612 49860/11 23.08.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 20/10 19.10.2010 Styret for Sølvberget KF 20/11 30.08.2011 LEIEKONTRAKT MELLOM STAVANGER EIENDOM OG SØLVBERGET KF OM NORGES BANK-BYGGET Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget godkjenner forslag til leiekontrakt mellom Stavanger Eiendom og Sølvberget KF om drift av Norges Bank -bygget. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å signere leiekontrakten når forutsetningene som er nevnt i saken, er oppfylt.
Sak 20/11 Saken gjelder Godkjenning av framforhandlet leiekontrakt mellom Stavanger Eiendom og Sølvberget KF om drift av Norges Bank-bygget. Bakgrunn for saken Formannskapet gjorde 27.01.11 (sak 27/11) følgende vedtak: Driftsansvaret for Norges Bank-bygget blir lagt til Sølvberget KF. Driftsansvaret blir regulert i leigekontrakt med Stavanger eiendom. Føringar for bruken av bygget og driftsøkonomien omtalt i denne saka blir lagt til grunn for kontrakten. Leigekontrakten trer i kraft så snart den er framforhandla. Innholdet i formannskapssak nr 27/11 ligger til grunn for og er førende for vedlagte avtale. Saksopplysninger Før formannskapssaken ble skrevet, hadde styret for Sølvberget bl.a. følgende innspill (styresak 20/10): Dersom Sølvberget skal overta forvaltningsansvaret for Norges Bank-bygget, vil det være nødvendig at følgende forutsetninger oppfylles: - Det må bevilges tilstrekkelige midler til drift av bygget (renhold, vaktmestertjeneste, renovasjon, vakttjeneste, energi osv). Disse utgiftene vil være avhengige av aktiviteten i bygget, og det bør gjøres kvalifiserte beregninger for disse kostnadene før Sølvberget evt. overtar. Hvis vi legger kostnader pr kvm på Sølvberget til grunn, vil tilsvarende kostnader for Norges Bank-bygget i full drift være ca 3,5 mill. - Det må gjøres en vurdering av hvor mange leietakere det er forsvarlig å ha i bygget før rehabilitering, og hvilke arealer som bør brukes henholdsvis til kontor og publikumsaktiviteter. - Alle dagens leieforhold må være ordnet og kontraktfestet. - Det må lages kriterier for hvem som kan få leiekontrakter i bygget, og hvordan disse skal prises. Et toprissystem som skiller mellom kommersielle og ideelle virksomheter bør vurderes. - Det må sikres at overordnede systemer for HMS o.a. er på plass - Det må lages en driftsmodell der Sølvberget har overordnet driftsansvar, og der det avklares hvem som har bestemmelsesrett for innholdet i bygget. I tillegg må det oppnevnes et husstyre eller annet organ i Norges Bank-bygget som kan ta løpende ansvar for oppfølging av en del saker. - Det må bevilges midler til en prosjektlederstilling som skal sørge for at infrastruktur og inter/ekstern kommunikasjon sikres, og som samtidig har et tydelig daglig ansvar når det gjelder videreutvikling av innhold og samarbeid. Vedlagt avtale innebærer at Sølvberget overtar driftsansvaret for bygget, men Stavanger Eiendom er huseier. Dette er samme ordning som den avtalen Sølvberget har med Stavanger Eiendom om leie av kulturhuset. Husleien i avtalen er et driftstilskudd på 1,6 mill. Etter bibliotek- og kulturhussjefens vurdering er denne rammen tilstrekkelig til at Sølvberget kan påta seg driftsansvaret for bygget. Denne
Sak 20/11 rammen forutsetter husleieinntekter på kr 750.000 pr år. Disse er svært usikre, siden det for tida er mange av leietakerne som flytter ut. Det er også knyttet stor usikkerhet til byggets beskaffenhet. Det er derfor avtalt at det før oppstart av leieforholdet skal avholdes en befaring for å protokollere tilstand og eventuelle arbeider og tiltak som skal utføres. Denne protokollen skal inngå som vedlegg til husleieavtalen. Det er ikke utviklet tilfredsstillende HMS-systemer på bygget, så det vil bli Sølvbergets oppgave å få dette på plass. På grunn av flere usikkerhetsmomenter, er det enighet mellom partene om at tilskuddet skal justeres ved endringer i husleieinntektene, eller dersom ekstraordinære forhold oppstår. Det er også enighet om at alle leietakere skal ha skriftlige leiekontrakter før Sølvberget overtar. Vurdering Bruken av Norges Bank-bygget før rehabilitering må nødvendigvis bli begrenset, men samtidig kan denne fasen gi anledning til utprøving av ulike aktiviteter og arrangement for publikum. Det vil også være mulig å sette i gang en prosess i forhold til Riksantikvaren, for å avklare hvilke strukturelle inngrep i huset som kan tillates. Det er naturlig å se innholdet i Norges Bank-bygget etter rehabilitering i sammenheng med kommunens kulturarenaplan, som etter planen skal sendes ut på høring våren 2012. På grunn av usikkerhetene som gjelder byggets beskaffenhet, vil det være krevende for Sølvberget å overta driftsansvaret for Norges Bank-bygget, og videreutvikle dette som en Kulturbank. Sølvberget har mange utfordringer i eget hus, i første rekke knyttet til kinoutbygging og utviklingsprosjektet Nye Sølvberget. Samtidig er det viktig å se innholdet i Norges Bank-bygget, og videreutvikling av dette i sammenheng med utviklingsplanene for Sølvberget. Derfor er modellen som det legges opp til med Sølvberget som leietaker, den beste for å videreutvikle Norges Bank i nåværende fase. Det vil også være mulig å oppnå stordriftsfordeler når det gjelder vaktmestertjeneste, renhold o.a. Men det er viktig at Sølvberget legger driften i denne fasen på et realistisk nivå, slik at ikke Norges Bank spiser av en allerede presset drift på Sølvberget. Det er også viktig at følgende forutsetninger oppfylles før kontrakten signeres: - Alle dagens leieforhold må være ordnet og kontraktfestet, og det må foreligge realistiske oversikter over husleieinntektene. - Før oppstart av leieforholdet skal det avholdes en befaring for å protokollere tilstand og eventuelle arbeider og tiltak som skal utføre. SØLVBERGET Saksbehandler: Marit Egaas bibliotek- og kulturhussjef
Sak 20/11 LEIEKONTRAKT mellom Utleier: Stavanger Eiendom Org.nr.: 964965226 Adresse: Postboks 8001, 4068 Stavanger E-post: postmottak.stavanger.eiendom@stavanger.kommune.no og Leier: Sølvberget KF Org.nr: 982 776 184 Adresse: Sølvberggt 2, 4006 Stavanger E-post: post@stavanger-kulturhus.no 1. LEIEOBJEKT... 20 2. LEIETID... 20 3. LEIESUM OG REGULERING... 20 4. BRUK AV LEIEOBJEKTET... 20 5. FREMLEIE, OVERDRAGELSE, ENDRING PÅ LEIETAKERSIDEN O L... 20 6. LEIERS PLIKTER OG RETTIGHETER... 20 7. UTLEIERS PLIKTER OG RETTIGHETER... 21 8. VEDLIKEHOLD... 21 9. ENDRING AV LEIEOBJEKTET... 22 10. FRAFLYTTING... 22 11. FORSIKRING... 23 12. FORCE MAJEURE... 23 13. KONTRAKTSBRUDD/ERSTATNINGSPLIKT... 23 14. HUSLEIELOVEN... 23 15. AVTALEBRUDD, UTKASTELSE... 24 16. SÆRLIGE BESTEMMELSER... 24 17..UNDERSKRIFTER... 24
Sak 20/11 1. LEIEOBJEKT Domkirkeplassen 3, med et bygningsareal på ca3285 kvm Leieobjektet overtas som det er. Inkludert inventar og utstyr. Før oppstart av leieforholdet skal det avholdes en befaring for å protokollere tilstand og eventuelle arbeider og tiltakt som skal utføres. Protokollen er vedlagt avtalen. Formannskapssak nr 27/11 ligger til grunn for og er førende for avtalen. 2. LEIETID Leieforholdet starter 1. oktober 2011 og er oppsigelig med 4 måneders varsel. 3. LEIESUM OG REGULERING Husleien er et driftstilskudd på kr 1 600 000. Tilskuddet er basert på tallgrunnlaget i vedlegg 1 (leieinntekt ved oppstart, kostnadsoversikt fra 2010, utleiers stipulerte inntektspotensiale og leiers budsjettforslag). Tilskuddet skal justeres ved endringer i inntekter i forhold til det som er oppgitt ved leiestart. Ekstraordinære forhold som oppstår kan gi grunnlag for revidering av tilskuddet. Tilskuddet skal reforhandles etter 2 år. Utleier dekker kapitalkostnader, forsikring av bygget og utleiers ansvar for drift og vedlikehold av bygningen. Energi, vann og avløp, eiendomsavgift og renovasjon og annen drift og vedlikehold som leier er ansvarlig for betales av leier. Direkte og for egen regning betaler leier tjenester som ikke er direkte relatert til lokalet, dvs. kostnader knyttet til løsøre og virksomhet og andre forhold som husleien ikke dekker 4. BRUK AV LEIEOBJEKTET Leieobjektet skal brukes i samsvar med føringer i nevnte formannskapssak og denne avtalen. All annen bruk krever skriftlig forhåndssamtykke fra uteier. Skifte av bransje eller forandring av virksomheten på eiendommen er ikke tillatt uten utleiers forutgående skriftlige samtykke. Utleier har ansvar for på eget initiativ å foreta jevnlig kontroll av leieobjektet. Leier skal forvalte huset på en best mulig måte for huseier 5. FREMLEIE, OVERDRAGELSE, ENDRING PÅ LEIETAKERSIDEN O L Hel eller delvis overdragelse eller annen lignende endring på leiersiden er ikke tillat uten utleiers skriftlige forhåndssamtykke. Det samme gjelder selskapsendring eller annen endring som kan ha betydning for utleier. Fremleie i h h t føringer i sak og avtalen er godkjent og også formålet med avtalen. Eksisterende leieforhold overføres med gyldig leieavtale. 6. LEIERS PLIKTER OG RETTIGHETER