1 Møte med NFR 8 mai 2009
2 Omsetningsutvikling BOA inkl prognose 2009 300 000 250 000 Omsetning (tkr) 200 000 150 000 100 000 50 000 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 År Fig. 1: Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet omsetningsutvikling ved Det medisinske fakultet i perioden 1998-2008 (tallene er inkludert bevilgning til RBUP, HUNT og HUNT 3)
3 BOA virksomhet ekskl. HUNT og RBUP Finansieringskilde BOA Kostnader 2007 Kostnader 2008 Norges forskningsråd Helse Midt-Norge Offentlige Organisasjoner, fond og legater Private EU Utland for øvrig Diverse 74 306 68 252 10 466 14 404 9 287 7 904 867 739 92 011 65 152 5 597 38 959 7 555 7 715 2 312 5 959 SUM annen BOA 186 225 224 897 Antall prosjekter pr april 2009: 717 Antall prosjekter pr juni 2006 : 446 Antall årsverk lokal prosjektstøtter: 7,5
4 Prosjektprosessen ved NTNU Informasjonsmøte med Forskningsrådet Det medisinske fakultet - 08.05.2009 Lars Gunnar Indreiten Prosessleder Regnskapstjenesten, Økonomiavdelingen - NTNU
5 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) BOA en del av NTNUs totaløkonomi: - Ca 2400 aktive BOA-prosjekter (hovedprosjekter) ved NTNU pr 01.05.2009 (ca 560 ved DMF) - Ca 500 aktive hovedprosjekter finansiert av Forskningsrådet ved NTNU (ca 90 ved DMF) - 2008: BOA-inntekter ved NTNU på ca 1,1 mrd (ca 240 mill. kr ved DMF) - 2008: 513 mill. kr i inntekter fra Forskningsrådet Prosjektprosessen
6 Prosjektprosessen - Samhandling Finansieringskilde Myndigheter Prosjektleder Prosjektansvarlig Prosjektstøtte
7 Hovedgrep, ny prosjektprosess ved NTNU Enhetlig og standardisert prosjektprosess med beskrivelse av: - Rutiner i hver enkelt fase i prosessen - Utøvende roller Prosjektleder (PL) Lokal prosjektstøtte (LP) Sentral prosjektstøtte (SP) Prosjektansvarlig - Ansvar og oppgaver for hver enkelt rolle Mål: PL og LP skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet. Markedsovervåkning Søknad/tilbud - Prosjektklassifisering - Budsjettering - Avklare evt. egeninnsats og bruk av ressurser Kontrakt - Juridisk bistand - Ivaretakelse av NTNUs rettigheter Oppstart - Prosjektopprettelse - Oppstartsmøte PL/LP Gjennomføring - Regnskapsoppfølging - Tilsettinger/anskaffelser - Arkivering - Fremdriftsrapportering Avslutning - Sluttrapportering - Regnskapsavslutning
8 Søknadsprosessen Nina Hedlund, Operativ prosesseier, FoU-gruppa, Norges forskningsråd
9 Finn utlysning Alle utlysninger finnes på forskningsradet.no Opprette en søknad Bekrefte at hele utlysningsteksten er lest Godta betingelser Ingen underskrift, men avkryssing I utlysningen bestemt hvilke søknadstyper som kan brukes Forskerprosjekt
10 Krav til søknaden Prosjektansvarlig (søker) skal være en norsk institusjon med en navngitt administrativt ansvarlig. Eventuelle unntak fra denne bestemmelsen vil være spesifisert i utlysningen. Prosjektleder bør ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse. Krav til språk søknaden skal skrives på framgår av utlysningsteksten. Søknaden vil bli vurdert i henhold til vurderingskriteriene som gjelder for søknadstypen og de krav og føringer som er gitt i utlysningen.
11 Krav til prosjektbeskrivelsen Prosjektbeskrivelsen må følge oppgitte mal: Forskerprosjekt - mal for prosjektbeskrivelse, bokmål (Word-51 KB) - Samtlige punkter i malen skal besvares. Prosjektbeskrivelsen skal være på maks 10 sider inkludert referanseliste, hvis ikke annet er oppgitt i utlysningen. Sideformatet skal være A4 med 2 cm marger og 12 pkt. skrift.
12 Mal for prosjektbeskrivelse Ikke gjenta det som er skrevet i selve søknadsskjemaet Beskriv kort på hvilken måte prosjektet er relevant i forhold til utlysningen. Beskrive kort bakgrunnen for prosjektet og dokumentere godt kjennskap til forskningsområdet og de sentrale kunnskapsutfordringene, både nasjonalt og internasjonalt.
13 Mal for prosjektbeskrivelse Problemstillinger og/eller hypoteser skal framstilles klart og være tilfredsstillende avgrenset i forhold til mål og prosjektplan. Det må beskrives hvordan prosjektet vil bidra til utvidelse av eksisterende kunnskap, faglig fornyelse og originalitet og/eller hvordan kunnskapen gir grunnlag og behov for videre forskning på feltet.
14 Mal for prosjektbeskrivelse - problemstilling Beskrivelse av den teoretiske tilnærmingen, hvordan problemstillingene er konkretisert og hvilke vitenskapelige metoder og/eller analyser som velges. Metode- og/eller analysevalget skal begrunnes, og det skal gjøres rede for hvordan de er egnet til å besvare problemstillingene og/eller hypotesene. Alternativt kan det gis en beskrivelse av hvordan den nødvendige metode og/eller teori kan bli utviklet.
15 Mal for prosjektbeskrivelse - problemstilling Der det er relevant bør faglig bredde med hensyn til fler- og tverrfaglig tilnærming vurderes og beskrives.
16 Mal for prosjektbeskrivelse prosjektplan, prosjektledelse, organisering og samarbeid Redegjøres for gjennomføringen Særlig for store og/eller sammensatte prosjekter er det viktig at det beskrives hvordan de ulike faglige delene er planlagt og hvordan samhandlingen skal være mellom disse. Prosjektet må framstå som realistisk og gjennomførbart faglig, organisatorisk og i forhold til planlagt ressursbruk.
17 Mal for prosjektbeskrivelse prosjektplan, prosjektledelse, organisering og samarbeid Det skal beskrives hvordan og i hvilken grad prosjektet vil bidra til å utnytte og utvikle den nasjonale forskningskompetansen og/eller bygge nettverk på området. Der det er relevant skal det beskrives hvilke internasjonale eller globale perspektiver og utfordringer som ligger til grunn for arbeidet, eller som prosjektet er en del av, og hvordan valget av nasjonale og internasjonale samarbeidspartnere vil bidra til å heve prosjektets kvalitet og gjennomførbarhet.
18 Mal for prosjektbeskrivelse prosjektplan, prosjektledelse, organisering og samarbeid Det skal konkretiseres hvilke brukergrupper som er relevante for prosjektet og hvordan de involveres. Særlig for anvendt og næringsrettet forskning skal det beskrives hvilken betydning prosjektet og dets resultater vil kunne ha for sentrale brukergrupper. I tillegg til oversikten i søknadsskjemaet over hvordan prosjektet planlegges finansiert, skal det gis en oversikt over søkermiljøets ressurser for øvrig som har betydning for gjennomføringen av prosjektet. Det skal gis informasjon om hvilke person(er) og/eller institusjon(er) som skal delta i prosjektet og redegjøres for forskningsmiljøets/enes kompetanse, ressurser og/eller infrastruktur i forhold til prosjektet.
19 Mal for prosjektbeskrivelse prosjektplan, prosjektledelse, organisering og samarbeid Hvis prosjektet inneholder stipendkandidater skal det gis kort informasjon om hvordan forholdene er lagt til rette for å sikre at kandidaten(e) fullfører. For utenlandsopphold skal det gis informasjon om forskningsmiljøet kandidaten reiser til. Kompetansen til sentrale personer i prosjektet skal dokumenteres ved CVer, som egne vedlegg til søknaden. I søknadsskjemaet skal de ulike samarbeidspartnere listes opp under punktet Samarbeidspartnere. Hvis samarbeidet innebærer at det skal inngås konsortieavtale, skal dette omtales i prosjektbeskrivelsen.
20 Mal for prosjektbeskrivelse budsjett Budsjettopplysninger skal stå i søknadsskjemaet. Der er det også felt for å legge inn mer utfyllende opplysninger om kostnadsplan og finansieringsplan. Det kan gis mer utfyllende informasjon i prosjektbeskrivelsen. Dette er særlig relevant for store og/eller sammensatte prosjekter.
21 Mal for prosjektbeskrivelse perspektiver og strategisk forankring Det må gjøres rede for hvordan prosjektet er forankret i søkerinstitusjonens/-bedriftens strategiske mål og planer, og/eller i aktuelle fagevalueringer og fagplaner. Der det er relevant skal det redegjøres for prosjektets samfunnsmessige relevans Miljøperspektiver Etiske aspekter Likestilling og kjønnsperspektiv
22 Mal for prosjektbeskrivelse kommunikasjon og formidling Der det er relevant skal det redegjøres for hvordan sentrale brukere skal involveres i prosjektet og hvilke formidlingskanaler for forskningsresultatene som planlegges brukt. Forskningsrådet legger stor vekt på at resultater fra prosjekter finansiert av Forskningsrådet skal formidles på en god og effektiv måte, både vitenskapelig i anerkjente journaler og tidsskrifter og populærvitenskapelig i forhold til brukergruppene. I søknadsskjemaet skal det redegjøres for planer for vitenskapelig og populærvitenskapelig formidling. Utfyllende informasjon kan gis i prosjektbeskrivelsen.
23 Kostnader som kan dekkes Relevante prosjektkostnader som personalkostnader, ett eller flere stipend, kjøp av FoU-tjenester, nettverkstiltak og mindre utstyrsenheter. Ekstra dokumenterte driftsutgifter av et visst omfang
24 Personalkostnader Forskere: Rundsumsats bestemt av KD dekker lønn og indirekte kostnader Lønn + 25% overhead Teknisk personale Lønn + 25% overhead Driftsutgifter inkludert i rundsum. MEN: dokumenterte driftsutgifter kan dekkes innenfor en visst omfang
25 Budsjett Må være realistisk Budsjett-tallene må stemme i alle tabeller Kan ikke sende inn med feil
26 Søknader som inneholder logiske feil, kan ikke sendes inn (feilmelding) Etter innsending mottas en kvittering Søknader som ikke oppfyller alle krav, avvises
27 Vurderingskriterier vitenskapelig kvalitet prosjektledelse forskningsmiljø stipendkandidat gjennomførbarhet internasjonalt samarbeid nasjonalt samarbeid formidling samfunnsmessig relevans og nytteverdi miljø, etikk og likestilling relevans i forhold til utlysningen
28 Vurdering Ekspert Enkeltekspert Panel Administrasjon Fagkomite/programstyre endelig beslutning
29 Vedtak Avslag sendes ut så raskt som mulig etter at vedtak er fattet Avslag skal begrunnes Avslag kan påklages (men kun myndighetsmisbruk og saksbehandlingsfeil) Bevilges Revidert søknad Budsjett redusert? Endringer i mål, delmål, framdrift, oppstart?
30 Revidert søknad Alle prosjekter som bevilges støtte på mer enn 500.000 kr skal ha revidert søknad Nøye med korrekt budsjett Nøye med korrekt oppstart Samarbeidspartnere konsortieavtale Viktig med dialog!!!
31 Kontrakt Sender ut kontrakt på bakgrunn av opplysninger i søknad/revidert søknad Alle samarbeidspartnere som har betydning for gjennomføring av prosjektet, må undertegne på at de har sett søknaden Konsortieavtale Alle avtaler på plass før kontrakt undertegnes og sendes til Forskningsrådet Forskningsrådet undertegner etter at alt er på plass
32 Rapportering Zuhal Skaar-Olsen, seniorkonsulent Norges forskningsråd
33 Innlogging via www.forskningsradet.no Rapporteringsskjema på Mitt Nettsted Prosjektleder og administrativt ansvarlig får en e-post hver fra esoknad@forskningsradet.no som inneholder: Brukernavn Lenke til Glemt passord funksjon. Rapporteringsfristen er 1. oktober for forskerstyrte prosjekter
34
35
36 Prosjekttilgang gir mulighet til å endre på mål, framdrift og økonomi. Kun prosjektleder/adm.ansvarlig kan sende inn rapporten.
37
38
39 Hva er kravet fra NFR? Generelle kontraktsvilkår Punkt 5 Framdriftsrapporter Prosjektansvarlig skal sende rapport til avtalt tid og på den måten NFR angir Status for prosjektet og redegjøre for avvik Forsinkelser i prosjektet skal meddeles umiddelbart, og det skal legges frem planer for hvordan forsinkelsen skal innhentes. Eventuelt søkes det om forlengelse av prosjektet.
40 Hva er kravet fra NFR? Generelle kontraktsvilkår Punkt 5 Sluttrapporter Prosjektansvarlig er ansvarlig for å utarbeide en sluttrapport. Sluttrapporten skal være mottatt i Forskningsrådet senest en måned etter utløpet av prosjektperioden. Forskningsrådet skal vurdere rapporten og godkjenne denne. Rapporten skal eventuelt legges frem for programstyret /komité.
41 Opplysningene i sluttrapportene er også Forskningsrådets viktigste kilde for innhenting og formidling av forskningsresultater. Opplysningene inngår i ulike rapporteringssammenhenger. De brukes blant annet i årsrapporter fra programmer, i statistikkgrunnlaget for Forskningsrådet og i Forskningsrådets årsrapport til departementene. Det er derfor viktig at rapportene gir korrekte og fyllestgjørende opplysninger om prosjektene, og at det legges vekt på å gi en god oppsummering av hovedresultatene fra prosjektene.
42 Hva er kravet fra NFR? Veiledningstekster er integrert i rapporten
43 All avvik skal rapporteres Mål, delmål, prosjektperiode, økonomi, permisjoner og lignende forhold for stipendiaten, forsinkelser etc. Avvik kan føre til endring av opprinnelig kontrakt.
44 Økonomi For alle prosjekter fører prosjektansvarlig et eget prosjektregnskap over faktisk kostnader NFR og Riksrevisjonen har til enhver tid rett til å kontrollere at de bevilgede midler benyttes i henhold til kontrakten
45 Økonomi Er totalfinansieringen i samsvar med det som er oppgitt i kontrakten? Er det rapporteringspliktige avvik mellom budsjett og forbruk? Kostnadsplan (justert kostnadsplan) Finansieringsplan (justert finansieringsplan)
46
47 Sluttregnskapet Det skal gis et sammendrag av den totale økonomien i prosjektet, ikke bare NFR andel.
48 Hvor stort avvik må det være for at utbetalingen holdes igjen fra NFR? Rapporteringsplikt fremgår av kontrakten. Manglende rapportering etter fristen anses som brudd på kontrakten. Manglende rapportering, kontraktsdokumenter og kontraktsendringer som ikke returnert i undertegnet stand gir grunnlag for å stoppe utbetalingen. Uteblivelse av rapportering medfører forsinkelser for begge parter Purring på rapport
49 Godkjent rapport er en forutsetning for utbetaling av bevilgning og innfrielse av tilsagn Er kostnadene / forbruket mindre enn bevilget stoppes utbetalingen Ref. Generelle kontraktsvilkår pkt 3.2 og 3.3 Siste tertial av midlene holdes alltid tilbake inntil sluttrapporten er levert inn og godkjent.
50
51 Takk for oppmerksomheten! zb@forskningsradet.no