Registreringsveiledning for FILM i Primus
Veilederen er utarbeidet av Arbeidsgruppe for registrering, digitalisering og tilgjengeliggjøring i Finnmark. Gruppen består av Gry Andreassen (Varanger museum) Elle Bals(RidduDuottarMuseat), Ingvild Bjørnå Pettersen (Deanu Varjjat Museatsiida), Daniela Kötter (Museene for gjenreisning og kystkultur), Merete Ødegaard (Verdensarvsenter for Bergkunst- Alta Museum) Monica Milch Gebhardt (prosjektleder og samlingsrådgiver i Finnmark). Vadsø, 2015 2
Innholdsfortegnelse 1. Registrering av ny film*... 4 1.1. Nytt objekt*... 5 2. Opptak*... 6 2.1. Tittel*... 7 2.2. Lengde*... 9 2.3. Språk*... 9 2.4. Kategori*... 9 2.5. Multimedia... 10 2.6. Opptaksbeskrivelse*... 15 3. Innhold*... 17 3.1. Sammendrag*... 18 3.2. Omtalte / avbildede steder*... 18 3.3. Avbildet person*... 19 3.4. Emneord*... 20 3.5. Klassifikasjon*... 20 4. Historikk*... 20 4.1. Hendelser *... 21 4.2. Historikk... 23 5. Gruppering... 24 6. Medier*... 25 7. Referanser... 26 Referanse:... 27 7.1. Relaterte objekter... 28 7.2. Referanser til filer... 29 7.3. Alternativt nummer... 29 8. Opplysninger... 30 8.1. Andre opplysninger... 30 8.2. Andre opplysninger (intern)... 30 9. Rettigheter*... 31 9.1. Rettighet*... 31 3
9.2. Adgangsbegrensning... 33 9.3. Creative Commons... 33 9.4. Klausul*... 34 9.5. Opphavsrett*... 34 10. Administrasjon... 36 10.1. Identifikasjonsnr... 36 10.2. Kan web publiseres... 36 10.3. Publiseringsnivå... 36 10.4. Administrative hendelser... 36 10.5. Endringer... 36 10.6. Mapper... 37 11. Utstillinger... 37 NB: Punkter med stjerne * MÅ fylles ut/ er obligatorisk 1. Registrering av ny film* 4
I startvinduet velger du registrering og så knappen Film/lyd. Da kommer dette skjermbildet opp, her klikker du på Opptak i toppmenyen og velger Registrer ny. 1.1. Nytt objekt* 5
Her velger du verdier fra nedtrekkslistene: Registreringsnivå: Her velger du mellom Enkeltobjekt, Samling /arkiv, Sammensatt objekt og Serie. Samling: Her velger du den museumssamlingen filmen tilhører. Type opptak: Her velger du Film med lyd eller Film uten lyd etter hva som passer for ditt objekt. Identifikasjonsnr: Her kan du skrive inn museumsnummeret manuelt eller bruk Finn neste knappen. Det anbefales å gjøre sistnevnte. Velg objekt å kopiere fra: Hvis du allerede har registrert objekter som har felles metadata med det du skal registrere nå. 2. Opptak* I denne fanen registreres informasjon om selve opptaket. 6
Fanen inneholder følgende felter: 2.1. Tittel* Høyreklikk på feltet Tittel og velg ny. Da kommer dette vinduet opp: 7
Her fyller du inn feltene: Tittel: Tittelen på filmen. Fritekstfelt. Språkkode: Finn språket tittelen er på i nedtrekkslisten. Status: Viser til hvem som har gitt filmen denne tittelen, velg den som passer fra listen. Dato: Viser til hvilken tidsperiode den aktuelle tittelen var i bruk. Fylles kun inn om filmen har eller har hatt flere titler. 8
2.2. Lengde* Fritekstfelt. Her fylles filmens lengde inn i minutter og sekunder. For eksempel: 15:42 2.3. Språk* Fritekstfelt. Her fylles språket som snakkes i filmen inn. Hvis det er flere språk fylles alle inn. Her er det også mulighet for å skrive inn hvilket språk filmen eventuelt er tekstet på. For eksempel: «Nordsamisk med norsk tekst» 2.4. Kategori* Høyreklikk på feltet kategori og velg Ny. 9
Her legger du inn hvilken kategori filmen passer inn. Velg det som passer fra nedtrekkslisten. 2.5. Multimedia 10
Når du har opprettet posten i Primus og ønsker å knytte opp en mediefil går du inn i arkfanen «Opptak» i Lyd/Film skjermbildet. Høyreklikk i feltet Multimedia og velg Legg til multimediefil, velg så Via nettleseren. Da kommer dette vinduet opp: 11
Skriv inn tittelen på multimediefilen i feltet Tittel og klikk på knappen Choose file. Da kommer dette vinduet opp: Velg den filen du ønsker å laste opp og klikk på knappen Open. NB! Multimediefilene må importeres på forhånd på samme måte som man importerer foto inn i PRIMUS. Du kommer nå tilbake til det forrige vinduet. Klikk på knappen Last opp og opplastingen vil starte. 12
Vent mens multimediefilen lastes opp. Når opplastningen er ferdig lukker du nettleseren. Da kommer du tilbake til registreringsvinduet. I feltet Status vil det stå Under opplasting selv om multimediefilen er ferdig opplastet. For å oppdatere den må du høyreklikke på feltet og velge Oppdater informasjon fra medieserveren. 13
Når oppdateringen er ferdig vil det stå Ferdig i feltet Status. Om du ønsker å publisere filmen du har registrert høyreklikker du og velger Publisere og så På. (Her kan du også slå av publisering om du ønsker det senere. NB! Dette gjelder kun publisering av selve multimediefilen ikke hele registreringen! Når du har trykket last opp vil filen overføres til medieserveren hos KulturIT. Da ser det slik ut i Primus: Da Primus ikke vet når overføringen av fila til medieserveren er ferdig må du som bruker sørge for at Primus henter informasjon om status på fila som er overført til medieserveren. Høyreklikk på raden for den sist opplastede mediefilen og velg Oppdatere informasjon fra medieserver. Da vil status på fila oppdateres avhengig av hvor langt mediefilen har kommet i behandlingen på medieserveren. En fil kan ha disse statusene ved behandling på medieserveren: 14
Status Forklaring Under opplasting Filen overføres til mediaserveren I kø Filen er lastet opp, og ligger i kø for konvertering Konverteres Mediaserveren jobber med konvertering til nødvendig formater. Ferdig Filen er ferdig opplastet og ferdig konvertert. Kan spilles av. Det er ikke mulig å publisere bare multimediefilen uten å publisere registreringen. Ved å høyre klikke på multimedia filen får man opp en nedtrekks liste, her kan man spille av filen og hvis man vil publisere lydfilen hakes publiseringen av her. For å publisere registreringen på Digitalt Museum må du også hake av for publisering under fanen «Administrasjon». Om du ikke ønsker å publisere selve multimediefilen, men likevel ønsker å publisere registreringen haker du kun av for publisering i fanen «Administrasjon» og dropper å klikke på publisering i Multimedia feltet. 2.6. Opptaksbeskrivelse* Fritekstfelt. Her skrives en kort beskrivelse av situasjonen opptaket er gjort i. For eksempel «Opptaket er gjort hjemme i stua hos den som er intervjuet. Noen forstyrrelser med tikkende klokke og kaffekopper som løftes». Legg inn bilde: For å knytte et foto til registreringen klikker du på Opptak i toppmenyen og velger Legg inn bilde. 15
Da kommer vinduet Innlegging av bilder i PRIMUS opp. Klikk på Åpne fil knappen. 16
Da kommer Velg bildefil vinduet opp. Velg det bildet du ønsker å bruke og klikk på Open knappen. I dette eksempelet er coveret til filmen scannet og lagt inn som bilde. Du kommer nå tilbake til Innlegging av bilder i PRIMUS vinduet. Klikk på Komprimer og lagre knappen og så Lukk knappen når PRIMUS er ferdig med å lagre bildet. Nå er bildet lagt inn i registreringen og vises øverst til høyre i registreringsvinduet! 3. Innhold* I denne fanen registreres informasjon om innholdet i filmen. 17
Fanen inneholder følgende felter: 3.1. Sammendrag* Fritekstfelt. Her skrives en kort beskrivelse av hva som foregår i filmen. 3.2. Omtalte / avbildede steder* Her registreres steder som er avbildet og / eller nevnt i opptaket. Disse hentes fra stedsregisteret og legges inn på samme måte som ved registrering av gjenstander og foto. Velg den rollekoden som passer best fra nedtrekkslisten for å registrere hvordan filmen forholder seg til stedet. For eksempel avbildet sted. 18
OBS! OBS! OBS! Søk først på stedsnavn i stedsregisteret før nytt sted registreres! Registrer/søk etter stedet ved å høyreklikke i dialogboksen, velg deretter Nye. Søk etter det aktuelle stedet, enten ved å skrive stedet direkte inn eller med trunkering % (%stedsnavn%) Finnes ikke stedet, velg Registrer nytt sted. Fyll inn Fylke/kommune, Område (navn på område som går over flere kommuner) Områdepresisering (navn på by eller område innenfor samme kommune) Adresse, Gård og bruksnummer. For å legge til GPS plassering. Trykk Vis i kart. Hvis det er riktig trykker du Hent valgt koordinat. For å kunne lagre stedet må du velge Rollekode til slutt. 3.3. Avbildet person* Her registreres personer som er i filmen. Navnene hentes fra personregisteret og legges inn på samme måte som ved registrering av avbildet person i fotoregistrering. 19
OBS! OBS! OBS! Søk først på personnavn i personregisteret før ny registreres! Registrer/søk etter personen ved å høyreklikke i dialogboksen til høyre for Navn. Velg deretter nye og søk etter navnet. Du kan skrive inn etternavn eller trunkere på etternavn i boksen Trunkering % (%etternavn%) Finnes ikke personen, velg Registrer ny juridisk person. Ny personregistrering skrives slik: Etternavn, Fornavn Mellomnavn (OBS komma og mellomrom!) Kontaktdetaljer skrives inn i personposten under Sted: Adresse Kommentar: telefon og e-post. Fyll inn alle detaljer om personen yrke, fødested, familie osv. For å kunne lagre personen må du fylle inn Rollekode til slutt 3.4. Emneord* Her legges passende emneord fra emneordlisten inn. Emneordene skal beskrive innholdet i filmen. 3.5. Klassifikasjon* Her legges passende outline kode inn. Outline koden skal beskrive innholdet i filmen. 4. Historikk* Denne fanen omhandler historikken til filmen (ikke innholdet i den) 20
Denne fanen Inneholder feltene Hendelser og Historikk 4.1. Hendelser * Knyttes til identifiserbare hendelser i filmens «liv». Her legges alle hendelsene i filmens historie inn, de bør sorteres i kronologisk rekkefølge. For å registrere en ny hendelse høyreklikker du i feltet og velger Ny hendelse. 21
Da kommer dette vinduet opp. Velg hendelsestype fra nedtrekkslisten, du kan velge mellom Aksesjon, Annet, Bruk, Eierskap, Fotografering og Produksjon, og klikk OK. Alle disse hendelsene kan presiseres med et fritekstfelt. 22
Hendelsesvinduet ser slik ut og har følgende felter: Beskrivelse: Fritekstfelt. Her fylles en kort beskrivelse av hendelsen inn. Datering: Her fylles hendelsens start og sluttdato inn. Dateringsgrunnlag: Her fylles grunnlaget for dateringen inn. Juridiske personer: Her fylles juridiske personer knyttet til hendelsen inn. Disse hentes fra personregisteret på samme måte som i fanen «Innhold». Steder: Her fylles steder knyttet til hendelsen inn. Disse hentes fra personregisteret på samme måte som i fanen «Innhold». 4.2. Historikk 23
Fritekstfelt. Her fyller man inn en sammenhengende beskrivelse av objektets historie for formidling til publikum. Feltet blir publisert på Digitalt museum. Eksempel på Historikk: Filmen ble produsert i forbindelse med Sametingets 20- års jubileum. Den ble først lagt ut for salg på VHS og så digitalisert og solgt i DVD-format. 5. Gruppering Hvis filmen er en del av en gruppering legges informasjon om dette her. Du kan også registrere filmer inn under en samling her. Når museet ønsker å knytte sammen flere filmer er det mulig å lage grupperinger. Eksempler på gruppering/samling/arkiv av film som kan være nyttig å knytte sammen: 24
- Filmer som inngår i en serie - Filmer som er fått av en filmskaper / arkivskaper / samler / forsker - Filmer fått av en bedrift / institusjon. 6. Medier* En film kan finnes på flere medier. Informasjon om de ulike mediene knyttet til filmen registreres her. Ved registrering av film skiller man mellom registrering av filmens innhold og medier som «bærer» dette innholdet. En film kan finnes i flere eksemplarer. For eksempel, en VHS original, en digital kopi på DVD og en digital kopi i MP4 format. Et medium er med andre ord en fysisk størrelse, mens innholdet / filmen ikke er fysisk. 25
Denne fanen inneholder feltet Medier. Her legges informasjon om eksemplar av filmen inn. Feltet Medium er et fritekstfelt. I feltet Kopistatus velger du den statusen som passer fra nedtrekkslisten. Løpenummer legges inn automatisk. Når du er ferdig klikker du på haken for å lagre. For å legge til flere eksemplarer av samme lydfil klikker du på + tegnet og legger inn informasjon om det nye eksemplaret på samme måte. For å opprette flere eksemplarregistreringer av ulike medier av filmfilen, stå i riktig kolonne, klikk på boka øverst til venstre og bekreft opprettelse av ny eksemplarregistrering. Eksemplarregistrering kan brukes til å registrere informasjon om og plassering av det spesifikke eksemplaret. 7. Referanser Ulike referanser knyttet til filmen registreres her. 26
Denne fanen inneholder feltene: Referanse: Dette er et viktig felt der tilgjengelige referanser fylles inn. Høyreklikk i feltet og velg Ny 27
Da kommer Referanse vinduet opp, det inneholder følgende felter: Referanse-type: Velg den som passer fra nedtrekkslisten. Referanse: Fritekstfelt. Skriv en kort beskrivelse av referansen. URL: Legge inn URL hvis det finnes Kommentar: Fritekstfelt. Legg inn eventuell kommentar. Datering: Fritekstfelt. Skriv inn eventuell datering på referansen. Klikk OK. 7.1. Relaterte objekter Hvis det finnes andre objekter i databasen som er knyttet til filmen du registrerer kan du legge dem inn her. Dette gjelder ikke andre filmer som inngår i samme gruppering eller samling, men andre objekter som på et eller annet vis er knyttet 28
til denne filmen. For å legge inn et relatert objekt høyreklikker du i feltet, velger ny og klikker på Velg objekt knappen i vinduet som kommer opp. Da får du opp et vindu der du kan søke opp og velge det aktuelle objektet. 7.2. Referanser til filer Her kan du legge inn dokumenter (for eksempel i PDF format) og/eller linker til internettsider hvor for eksempel filmen tidligere har vært publisert og / eller omtalt. Høyreklikk i feltet velg deretter Ny. Last opp dokumentet fra lagret plassering, skriv inn en kort beskrivelse av dokumentet, trykk deretter OK. I denne operasjonen er det mulighet å hake av for Kan publiseres. Her kan du velge å publisere innholdet som lastes opp. Her er det svært viktig å bruke skjønn og vurdere nøye hva som kan publiseres. Konserveringsrapporter bør for eksempel ikke publiseres, mens en artikkel om filmen selvfølgelig bør publiseres. 7.3. Alternativt nummer Her kan alternative numre legges inn hvis de finnes. Dette feltet har både fritekstfelt og nedtrekksliste. Fyll inn og velg det som er aktuelt for filmen du registrerer. 29
8. Opplysninger I denne fanen legger man inn andre opplysninger knyttet til filmen. Fanen inneholder feltene Andre opplysninger og Andre opplysninger intern begge er fritekstfelt. 8.1. Andre opplysninger Her skriver du inn relevant informasjon som ikke kommer fram andre steder i registreringen eller som ikke dekkes av de andre feltene. For eksempel: spesielle detaljer knyttet til filmen. I dette eksemplet er teksten fra baksiden av filmens omslag lagt i dette feltet. 8.2. Andre opplysninger (intern) 30
Informasjon som kan være relevant for de som jobber på museet i forhold til utstillinger, forskning, formidling eller samlingen generelt. Informasjon som kun skal behandles av de ansatte på museet. For eksempel: Forsikringssum, personopplysninger knyttet til filmen/familieforhold, hvor er nøkkelen til safen plassert osv. 9. Rettigheter* I denne fanen registreres rettigheter knyttet til filmen. Denne fanen inneholder feltet Rettighet. 9.1. Rettighet* For å legge inn en ny rettighet høyreklikker du i feltet og velger Ny. 31
Vinduet «Ny rettighet» kommer opp. 32
Rettighetstype: Velges fra nedtrekkslisten. Her kan du velge mellom Adgangsbegrensning, Creative Commons, Klausul og opphavsrett. 9.2. Adgangsbegrensning Adgangsbegrensning forhindrer at objektet overføres til Digitalt Museum. Det burde ikke være relevant for museene å begrense tilgangen på opplysningene på objekter som er registrert inn i samlingen. Ved hjelp av nedtrekksgardin finner man flere valg på slik adgangsbegrensning. Det er ønskelig å ikke ha adgangsbegrensning. 9.3. Creative Commons Creative Commons er lisenser utarbeidet for å forvalte rettigheter på digitale filer av verk og bilder som spres på internett. Hensikten er at åndsverk kan deles og bygges videre på, på en lovlig måte. Man setter sammen lisensene ved hjelp av bokstavkodene nedenfor. by nd Navngivelse -Dette innebærer at for all bruk er det påbudt at opphavspersonen navngis slik som god skikk tilsier. Dette er forøvrig i samsvar med norsk lov. Ingen bearbeidelse Man kan ikke endre, bearbeide eller bygge videre på dette verket. nc Ikke kommersiell Man kan ikke bruke dette verket til kommersielle formål. sa Del på samme vilkår Dersom man endrer, bearbeider eller bygger videre på dette verket kan man bare spre det nye verket under en lisens identisk med denne. Et eksempel fra et gjenstandsfoto publisert på Digitalt museum: Foto: Dette bildet er lisensiert under en Creative Commons 3.0 lisens 33
LES MER: http://www.creativecommons.no 9.4. Klausul* Klausul på objektet forhindrer at det blir overført til Digitalt Museum og er dermed ikke ønskelig. Klausulert materiale kan heller ikke leses av brukere med lesetilgang. I nedtrekksfeltet finnes flere former for rettighet knyttet til en klausul. Det er ønskelig at filmer i samlingen i størst mulig grad ikke er underlagt slike restriksjoner. Hvis opplysninger om filmen skal være klausulert eller er det fra før av, så bør de andre feltene utfylles så fullstendig som mulig slik at museet kan opplyse utførlig om det. Klausul, adgang gis av avbildet person brukes i de tilfeller den avbildede personen vil ha mulighet til å bestemme over bruken av filmen. Dvs at man i forkant av en eventuell bruk av filmen må få en tillatelse til dette av den avbildede personen. Adgang gis av institusjonen brukes i de tilfeller der filmen eller opplysningene knyttet til det er gitt museet i forskningsøyemed. Brukere kun med lesetilgang vil ikke kunne lese den fulle registreringen. Adgang gis av produsenten (iht lovverket) Produsenten i henhold til lovverket antas å være den som har skapt verket. I følge definisjonen er produsenten en som fremstiller noe for å få overskudd. I dette tilfellet er produsenten den som har laget filmen, altså filmskaperen. Brukes i de tilfeller filmskaperen vil ha beskjed og mulighet til å godkjenne bruk av filmen. Her bør opphavsrett heller brukes. Adgang gis av selger/giver/deponent som foregående, men da må eventuell giver/selger/deponent ha beskjed og gi sin tillatelse til bruk av film. Sperret pga fysisk tilstand skjørt objekt Taushetsbelagt etter offentlig regelverk opplysninger om helse, religion osv. 9.5. Opphavsrett* Opphavsretten er regulert i Åndsverkloven (Lov om opphavsrett til åndsverk) fra 1961. 34
1 Den som skaper et åndsverk, har opphavsrett til verket. Med åndsverk forstås i denne lov litterære, vitenskapelige eller kunstneriske verk av enhver art og uansett uttrykksmåte og uttrykksform. Deriblant film. Opphavsretten bør ikke forveksles med eiendomsretten. Det er personen som har laget filmen som har opphavsretten med mindre filmen er et bestillingsverk gjort før 30.06.1995 hvor opphavsretten tilfalt bestiller, eller opphavsretten er overdratt ved avtale. I nedtrekksfeltet finnes to typer rettighet: Opphavsrett Her må det registreres en eller flere juridiske personer. Her er det viktig å se på rekkefølgen som kan endres med et høyreklikk. Rekkefølgen her gir rekkefølgen på Digitalt Museum. Datoene registreres slik: dd.mm.åååå. Gjelder rettigheten fra et bestemt år brukes 1. januar som dato. Bare sikre datoer skal brukes. I dateringsgrunnlag opplyser man i tekstlig form om datoene. For eksempel; tidlig 1800-tallet eller hvorfor datoene ble valgt, altså opphavsrettens grunnlag (for eksempel opphavsmannens dødsår). Opphavsretten varer i opphavsmannens levetid og 70 år etter utløpet av hans dødsår. Når denne vernetid er forbi sier man at opphavsretten har falt i det fri. Falt i det fri denne brukes i de tilfeller man er helt sikker på at opphavsretten er utløpt og verket kun skal forvaltes under ideelle rettigheter. Ideelle eller moralske rettigheter omfatter retten til å bli navngitt, retten til respekt for opphavsmannen og verket, for eksempel ved eksemplar av verket og ved formidling. Disse ideelle rettigheter er personlige, kan ikke derfor ikke overdras og er i motsetning til økonomiske rettigheter ikke tidsbegrenset, dvs at de varer uendelig. Når opphavsretten er falt i det fri kan altså filmen brukes forutsatt at opphavsmannen navngis og verkets anseelse og egenart respekteres. LES MER: FOTOJUSS for arkiv, bibliotek og museum #72 På rett hylle med åndsverkloven ABM-skrift #45 35
10. Administrasjon Dette er fanen for administrative opplysninger knyttet til objektet samt museets egen vurdering og behandling av objektet. Denne fanen inneholder følgende felter: 10.1. Identifikasjonsnr Filmens unike identifikasjonsnummer gitt ved nyregistrering i Primus. Automatisk. 10.2. Kan web publiseres Her haker du av hvis du ønsker å publisere regsitreringen på Digitalt Museum. NB! For at multimediefilen skal bli publisert må du også skru på publisering på selve multimediefilen. Se fremgangsmåte under «Opptak». Når dette er gjort kommer det opp i listen over «Administrative hendelser.» 10.3. Publiseringsnivå Her velger du mellom «Normal» og «Begrenset» fra nedtrekkslisten. 10.4. Administrative hendelser I listen finner man en rekke hendelser; Behandling, Forsikring, Katalogisering, Kjøp, Konservering, Montering, Tilstandsvurdering, og Revisjon. Ved å velge en av hendelsene får du opp en ny boks med datering og et fritekstfelt. Her beskriver man denne hendelsen mer utfyllende. 10.5. Endringer 36
Her finnes opplysninger angående registreringen av objektet og eventuelle endringer i denne. Automatisk. 10.6. Mapper Her finnes opplysninger m eventuelle mapper objektet inngår i. Automatisk. 11. Utstillinger I denne fanen kan man registrere om filmen har vært brukt i utstillinger. Fanen er pr i dag ikke i bruk ved museene i Finnmark. 37