ÅRSBERETNING FOR 2015

Transkript

1 3 Funkisgården Borettslag ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: Styreverv Navn Adresse Styreperiode Leder Marit Sevaldsen Digermul Åsengata 42 A Nestleder Martin Fagerås Carl Jeppesens gate Styremedlem Marte Fæhn Carl Jeppesens gate Styremedlem Linn Munthe-Kaas Carl Jeppesens gate Styremedlem Kristian Bøhle Overrein Åsengata Varamedlem Eirik Lind Hånes Carl Jeppesens gate Varamedlem Dag Helge Scott Carl Jeppesens gate Varamedlem Nina Sundelius Åsengata 42 A Valgkomiteen Medlem Mari Andrea Fonnum Åsengata Medlem Stine Therese Pettersen Carl Jeppesens gate Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 3 kvinner. Borettslaget sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Funkisgården Borettslag Borettslaget består av 157 andelsleiligheter. I tillegg er borettslaget en samleseksjon bolig i et sameie hvor øvrige tre seksjoner er næringsseksjoner. Funkisgården Borettslag er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 3 Sagene i Oslo kommune med følgende adresser: Carl Jeppesens gate Hans Nielsen Hauges Gt Hans Nielsen Hauges Gt 15 Åsengata 26-40, og 42 A-B Gårds- og bruksnummer: Gnr 224 og bnr 52, 53, 55, 57-62, , 179. Borettslaget er et samvirkeforetak som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i foretakets eiendom (borett), og å drive virksomhet som står i sammenheng med dette. Borettslaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Funkisgården Borettslag har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Borettslagets revisor er BDO AS.

2 4 Funkisgården Borettslag Styrets arbeid for styreperioden Utført vedlikehold: Borettslaget gjennomgikk en totalrehabilitering ved opprettelsen i Det er laget en detaljert fremstilling av den tekniske standen i bygården på borettslagets nettside Installert balansert ventilasjon i alle leiligheter i 2015 Skiftet vinduer i alle leiligheter med unntak av loftsleilighetene (nye i 2012) samt i alle oppgangene og i kjellerbodene i Skiftet til «vedlikeholdsfrie» aluminiumskledde trevinduer av typen Frekhaug som slår utover i tråd med opprinnelige vinduer Etablert automatisk belysning i fellesarealer samt installert ny belysning i bakgården i 2015 Fremtidig vedlikehold: Radiatorer: det gjenstår 9 leiligheter med gamle radiatorer som bør byttes ut Fyrkjeler og gamle oljetanker. For ubrukte oljetanker som er permanent ute av bruk, foreligger det krav til fjerning Fasadevedlikehold: Fasaden har sprekker og det har oppstått fargeforandringer etter smuss som gir utseendemessig dårlig inntrykk. Styret kan vurdere enkel vask og ny maling eller om man skal gå for en fullstendig fasaderehabilitering som gir et mer varig resultat Låssystem bør vurderes skiftet ut. Dersom dette skal gjøres bør det velges et system der en har én nøkkel som kan brukes til leilighet, ytterdør, inngangsdør til boder samt postkasse. Låsspesialisten har klart et system dersom det er ønskelig å fortsette samarbeidet med dem. Det bør vurderes om dører og tak skal males i lik farge som våre nye vinduer Det bør vurderes ventilasjonsløsning i trappeoppgangene ettersom våre nye, tette vinduer ikke kan åpnes og det da blir tett luft. Styrets arbeid: Styret har i perioden behandlet ulike saker, fulgt opp tre store prosjekter og avholdt 12 styremøter. Konstituering og arbeidsmåte Styret konstituerte seg på første styremøte hvor oppgaver og ansvarsområder ble fordelt. Det ble også enighet om hvilke arbeidsmetoder styret ønsket å bruke. Dagligdagse gjøremål og mindre beslutninger ble delegert til enkelte styremedlemmer og styreleder ble gitt fullmakt til godkjenning av mindre beløp for normal drift og vedlikehold. Styret har samarbeidet og fordelt arbeidsoppgavene slik at ikke hver enkelt har fått for stor byrde. Det har blitt behov for en del hastevedtak på e-post, men i hovedsak har sakene blitt diskutert på styremøter med saksliste sendt ut på forhånd. Det har også blitt skrevet protokoller etter hvert møte.

3 5 Funkisgården Borettslag Arbeid og saker: Installering av balansert ventilasjon med Sørvent som entreprenør. Styret har hatt mye arbeid med å følge opp prosjektet og entreprenør. Det ble etter hvert besluttet å engasjere bistand fra Obos prosjekt ved Geir Iver Tvedt. I etterkant av ferdigstillelsen har det dessverre blitt oppdaget feil fra de opprinnelige sjaktene i 2005 som vil medføre at det vil tilkomme tilleggsarbeider av noe ukjent størrelse. Enten må noen eller alle sjakter utbedres eller så må det lages nye inntak/utløp. Dette vil også medføre ekstra kostnader for borettslaget. Utskifting av vinduer med DVS Entreprenør som entreprenør. Styret har fulgt opp entreprenør og avholdt ekstraordinær generalforsamling for ytterligere låneopptak som følge av nødvendige ekstraarbeider. Arkitekt har stått for søknad og arbeid mot Plan og bygningsetaten og det har vært noe oppfølging i den forbindelse. Belysning i bakgård og fellesarealer installert av K2 Elektro. Oppfølging av dette arbeidet. Skiftet forsikringsselskap til Nemi Forsikring etter å ha innhentet tilbud fra fire selskaper. Premie redusert med ca. kr Reparert trykktanker til varmeanlegget som ble ødelagt. Undersøkt dårlig vanntrykk og iverksatt tiltak. Ordnet juletre og avholdt julegrantenning. Besvart ulike henvendelser på helpdesken Daglig drift og forvaltning, herunder administrering av eierskifter, skilt til postkasse/dørklokker Oppfølging av forsikringssaker Besøk av Norsk Brannvern Årsregnskap og budsjett. Håndtering av løpende likviditetsspørsmål og håndtering av felleskostnader. Tatt opp kortsiktig lån på kr for å avhjelpe situasjonen. Vedtatt fordeling av kostnader knyttet til lånet for vinduer, ventilasjon og belysning. Utredet ny løsning for nettside og styringsverktøy Vurdert nytt låssystem fra Låsspesialisten. Borettslagets utfordringer Styret må sørge for god økonomistyring for borettslaget. Dette innebærer at avtaler jevnlig må gjennomgås og forsøkt reforhandlet. Videre er det viktig at styret tenker langsiktig og forsøker å bygge opp en buffer som gjør at man slipper å ta opp lån for enhver ekstraordinær kostnad som oppstår. Større vedlikeholdsarbeider som f.eks. vindu og ventilasjon er imidlertid fornuftig å finansiere med låneopptak. Viser ellers til kommentarer om regnskap 2015 og spesielt om borettslagets økonomiske situasjon. Styret bør også vurdere å få på plass et sameie med næringsseksjoner, innføre vedtekter samt være pådriver for å få på plass et styre. Det sørger for forutberegnelighet for alle parter samt mulighet for gjensidig påvirkning. Dersom styret skal sette i gang med arbeider som medfører større kostnader, anbefales det at man kontakter fagfolk også i forkant av en kontraktsinngåelse slik at man er sikret at prosessen videre går så smidig som mulig. Det er verdt å bruke en del penger på slik bistand for å få en best mulig kontrakt med muligheter for å forutse eventuelle hindringer og merkostnader.

4 6 Funkisgården Borettslag KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av borettslagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om borettslagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr ,-. Dette er lavere enn budsjett og skyldes i hovedsak at innkrevde lånekostnader gikk ned i takt med nedgang i lånerenten. Av samme årsaker er også finanskostnadene tilsvarende lavere. Andre inntekter består i hovedsak av viderefakturering av kostnader til næringsseksjonene i sameiet borettslaget er en del av. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-. Dette er høyere enn budsjettert, da OBF ikke budsjetterte med de reviderte større vedlikeholdskostnadene som ble vedtatt på ekstraordinære generalforsamlinger i Det har vært behov for teknisk og juridisk bistand, som ikke var med i budsjettet for OBF budsjetterte for drift- og vedlikehold (inkl. større vedlikehold 18,7 mill.), kommunale avgifter, energi/fyring, kabel-tv og bredbånd samt Andre driftskostnader i den samlet sum hvor de delte opp i underkategorier i notene. Basert på dette er hovedårsaken til avvikene at de større vedlikeholdskostnadene ble ca. 2,6 mill. høyere, samt at Hafslund leste av feil og sendte en ekstra faktura for perioden juli-desember 2014 i Til sammen utgjør dette ca. 3 mill. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Individuell nedbetaling av fellesgjeld (IN) I løpet av 2015 ble det innbetalt kr ,- på IN-ordningen. Innbetalingen ble brukt til å nedbetale den enkeltes andel av borettslagets fellesgjeld. Årsresultat korrigert for innbetalinger gjennom IN-ordningen er kr ,-. Disponible midler Borettslagets disponible midler (omløpsmidler fratrukket kortsikt gjeld) var pr kr ,- og viser borettslagets likviditet. Derimot er kr ,- av disse i utgangspunktet et kortsiktig lån, men som generalforsamlingen kan vedta å gjøre om til et langsiktig lån. De disponible midlene bør til enhver tid være positive, som en del av forutsetningene for videre drift. OBOS utarbeider derfor et likviditetsbudsjett som viser hvordan de disponible midlene forventes å være gjennom et normalt driftsår.

5 7 Funkisgården Borettslag Borettslagets økonomiske status Borettslaget forretningsfører sier gjerne at man bør ha disponible midler på kr ,- pr leilighet eller 10%-20% av de totale felleskostnadene. For Funkisgården innebærer dette ca. 1,5-2,0 millioner, og som eierne forstår av punktet over innebærer dette at borettslaget må øke sin beholdning hvis man ønsker å følge rådet til forretningsfører. Styret ønsker at generalforsamlingen tar stilling til hvordan borettslaget i alle fall nærmer seg dette målet. Rett før årsskiftet 2015/2016 var borettslaget i en prekær situasjon likviditetsmessig mht. disponible midler, og dermed ble det tatt opp det nevnte kortsiktige lånet. Dette er naturligvis en situasjon borettslaget bør unngå å havne i igjen. Generalforsamling må ta stilling til om dette skal nedbetales i 2016 iht. plan, eller om man skal konvertere lånet til et langsiktig lån. Det er også aktuelt å hente inn midler fra andelseierne iht. brøk slik at man får økt de disponible midlene, enten via ekstraordinære innbetalinger eller økte felleskostnader som sørger for det samme over tid. I tillegg til problemstillingen knyttet til disponible midler, må den økonomisk statusen til borettslaget sees i lys av status på vedlikehold. Pr i dag har ikke borettslaget en vedlikeholdsplan, og dermed er det vanskelig for styret å si noe om når man igjen forventer større kostnader. Unntaket for dette er avdekket nylig for man har funnet ut at det er behov for å rehabilitere de gamle ventilasjonssjaktene. Styret mener at borettslaget er tjent med å utarbeide en god vedlikeholdsplan, slik at man for fremtiden forhåpentligvis vil unngå en slik negativ overraskelse som kommer etter at man har gjort større arbeider som henger sammen med den negative overraskelsen. Viser spesielt til sak A) under Innkomne forslag for behandling av denne problemstillingen. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for generalforsamlingen legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 0,- til større vedlikehold, men styret avdekket rett før generalforsamling 2016 et behov for rehabilitering av gamle ventilasjonssjakter. Egen sak på generalforsamling. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret.

6 8 Funkisgården Borettslag Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Funkisgården Borettslag. Lån Funkisgården Borettslag har følgende lån i DNB: IN-lånet bestod opprinnelig av hovedlån og to loftslån, men slått sammen i Avdragsfrihet til og med mai IN-ordning. Gjelder bare de andeler som ikke har nedbetalt hele sin andel fellesgjeld. Avregnes kvartalsvis iht. IN-avtalen med OBOS. Vindu-, ventilasjon- og lyslån. Nytt fra 2015, ikke IN-ordning. Gjelder samtlige andeler, men en egen fordelingsnøkkel i tråd med vedtektene og tidligere vedtak. Radiatorlån gjelder 13 andeler. Bakgårdslån som gjelder samtlige andeler. Likviditetslån som er tatt opp som kortsiktig lån og nedbetales i 2016 med mindre generalforsamlingen vedtar å gjøre det langsiktig. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a og Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester borettslaget anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på følgende endringer i felleskostnadene for 2016: Andre felleskostnader ble redusert fra januar i og med at man skilte ut innkrevingen til å dekke lånekostnader for vindu-, ventilasjon- og lyslånet. Renter og avdrag ble slått sammen for Bakgårdslånet og Radiatorlånet, og ajourholdt mht. gjeldende rentenivå. Dette med virkning fra januar. A konto varme ble økt iht. faktisk forbruk/kostnad, men a konto varmt tappevann ble redusert iht. faktisk forbruk/kostnad. Begge disse endringene var fra april. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Funkisgården Borettslag Marit Sevaldsen Digermul /s/ Martin Fagerås /s/ Marte Fæhn /s/ Linn Munthe-Kaas /s/ Kristian Bøhle Overrein /s/