Sentrumsutvalget i Risør kommune

Transkript

1 Notat fra ordfører Sentrumsutvalget i Risør kommune Risør bystyre har tidligere vedtatt å oppnevne et sentrumsutvalg. Bystyret vedtok 26. oktober at ordførers saksframlegg legges til grunn for for mandat for sentrumsutvalgets arbeid. Bystyret vedtok videre: 1. Sentrumsutvalget består av: Rune Hansen, Miljøpartiet de Grønne (MDG), Elen Lauvhjell, Arbeiderpartiet Dag Songe, Høyre, Line Granjord Paulsen, Venstre Unni Olimb Norman, daglig leder Risør By AS Andreas G. Stensland, arkitekt og planlegger Tvedestrand kommune Terje H. Henriksen, næringsdrivende restaurantbransjen Hans Ellef Høie, talsperson for Tangen Vel Ragnhild Sigurdsøn, historiker, kommunikasjonssjef Grimstad kommune Det velges ingen vararepresentanter 2. Rådmannen stiller med faglig støtte, sekretariats- og skrivehjelp til sentrumsutvalgets arbeid 3. Sentrumsutvalget innvilges dekning av dokumenterte utgifter for inntil kr til innledere i åpne møter, konsultasjoner med fagressurser og eventuelle studieturer. Det betales i tillegg vanlig møtegodtgjøring. Inndekning fra kommunens disposisjonsfond. 4. Ordfører deltar som prosessveileder i konstituerende møte og videre etter behov og oppnevner i samråd med utvalget leder for utvalget, utformer et endelig mandat på bakgrunn av utarbeidet notat, fastsetter arbeidsform, møteplan og realistisk frist for sluttrapportering ut fra arbeidets form og omfang. Dette legges fram for bystyret til orientering. Bakgrunn for vedtaket: Hovedmålet for sentrumsutvalget er å bidra til en helhetlig sentrumspolitikk for Risør by. Dette vil være et nyttig underlag for rullering av kommuneplanen og annet pågående planog utredningsarbeid som gjelder Risør sentrum. Sentrumsutvalget skal legge fram en frittstående rapport som belyser følgende: 1. Hvilke faktorer styrker og svekker en positiv befolkningsutvikling i Risør sentrum*. Hvilke grep bør tas for å øke befolkningstallet og aktiviteten i sentrum? 1

2 *Risør sentrums grunnkretser er: Solsiden, Buvika, Almeheia, Tjærhjellen/Linddalen, Krana, Løkka, Risørhuset, Viddefjell, Tangen, Steinramla, Enghaven, Rådhuset, Kamperhaug, Meieriet, Kirkeberget, Risør kirke, Øyer og holmer. 2. Hvilke grep har andre byer tatt for å øke befolkningstall og aktivitet i mindre bysentra som kan sammenlignes med Risør? Hvilke omkringliggende og strukturelle forhold (utenfor selve bysentrum) påvirker utviklingen? 3. Hvilke scenarier kan man se for seg for en sentrumsutvikling i Risør fram mot 2040? Hvilke faktorer og utviklingstrekk underbygger scenarioene? En avsluttende rapport skal gjennom analysearbeidet inneholde anbefalinger for en positiv sentrumsutvikling i Risør. Sentrumsutvalget er et ad-hoc-utvalget som ut fra sammensetning, erfaring og faglig bakgrunn bør være med å utforme endelig mandat og arbeidsform ut fra rammer satt i bystyret (ordførers mandat med eventuelle tilleggspunkter fra bystyret). De bør også kunne påvirke rapporteringsfrist og format på sluttrapport. Sentrumsutvalgets rapport vil bli lagt fram for bystyret til behandling. Bystyret kan her ta rapporten til orientering og/eller ta alle eller deler av rapportens anbefalinger videre innen ulike saksområder. Noen grunnleggende forutsetninger: Sentrumsutvalget er ikke et ekspertutvalg Sentrumsutvalget er ikke et partssammensatt utvalg (med det er tatt hensyn til mangfold med utvelgelsen av medlemmer) Det er ikke forsvarlig å arbeide innenfor den tiltenkte tidsramme (i løpet av 2017) og utvalget setter dermed sammen med ordfører opp en realistisk tidsfrist for arbeidet, foreløpig satt til 1. april Ordfører anbefaler at det oppnevnes en ekspert- og erfaringsgruppe som kan bistå sentrumsutvalget i sitt arbeid etter utvalgets behov. Ekspert- og erfaringsgruppa skal ikke være noe skyggeutvalg, men ta spesielt ansvar for å beskrive og analysere en sentrumsutvikling i Risør fra 1970-tallet fram til i dag og ellers bistå med vurderinger når sentrumsutvalget ønsker det. Ekspert- og erfaringsgruppa består av: Kari Huvestad, landskapsarkitekt, prosjektleder Aust-Agder fylkeskommune Arild Mathisen, frittstående konsulent, tidligere leder i enhet for byggesak i Risør kommune Johan Østengen, landskapsarkitekt Østengen og Bergo Jorunn Bøe, kultursjef Risør kommune, kunsthåndverker Odd Eldrup Olsen, jurist, tidligere rådmann Risør kommune 2

3 Notat fra ordfører Per Kr. Lunden, Sentrumsutvalget i Risør Vedtak fra bystyret: Sak 4/17, Boligundersøkelsen Hvorfor er det befolkningsnedgang i Risør sentrum? Bystyret tar boligundersøkelsen og rådmannens vurderinger til orientering. Bystyret bør ordfører og rådmann legge fram forslag til et politisk ledet adhoc-utvalg (Sentrumsutvalget) som legger fram anbefalinger og forslag til tiltak som fører til en positiv utvikling av Risør sentrum. Utvalget oppnevnes av bystyret som også vedtar utvalgets mandat. Sentrumsutvalget skal ha politiske representanter og representanter fra næringen gjennom Risør By AS samt representanter for beboere gjennom velforeninger. Rådmannen har sekretærfunksjon og ansvar for faglige innspill. Det hentes erfaringer fra andre byer der sentrum er i positiv utvikling. Sentrumsutvalget legger fram sin rapport for politisk behandling i løpet av Ordføreres vurdering og saksframlegg: Sentrumsutvalgets mandat: Sentrumsutvalget skal legge fram en frittstående rapport som belyser følgende: 1. Hvilke faktorer styrker og svekker en positiv befolkningsutvikling i Risør sentrum*. Hvilke grep bør tas for å øke befolkningstallet og aktiviteten i sentrum? *Risør sentrums grunnkretser er: Solsiden, Buvika, Almeheia, Tjærhjellen/Linddalen, Krana, Løkka, Risørhuset, Viddefjell, Tangen, Steinramla, Enghaven, Rådhuset, Kamperhaug, Meieriet, Kirkeberget, Risør kirke, Øyer og holmer. 2. Hvilke grep har andre byer tatt for å øke befolkningstall og aktivitet i mindre bysentra som kan sammenlignes med Risør? Hvilke omkringliggende og strukturelle forhold (utenfor selve bysentrum) påvirker utviklingen? 3. Hvilke scenarier kan man se for seg for en sentrumsutvikling i Risør fram mot 2040? Hvilke faktorer og utviklingstrekk underbygger scenarioene? En avsluttende rapport skal gjennom analysearbeidet inneholde anbefalinger for en positiv sentrumsutvikling i Risør. 3

4 Rådmannen, med hjelp av faglig støtte fra ulike initiativ og fagmiljøer, utarbeider som arbeidsunderlag for utvalget et faglig fundert utfordringsdokument. Dette dokumentet belyser oppdaterte utviklingstrekk for småbyutvikling, befolkningsutvikling og retningsvalg med bakgrunn i praktisk erfaring fra byer og kommuner med Risørs størrelse og beliggenhet. Bakgrunn Risør sentrum har en negativ befolkningsutvikling samtidig som det vakre og vel bevarte sentrum framstår som et attraktivt sted å bo. Det er viktig å få fram hvilke faktorer som fremmer og hemmer en positiv sentrumsutvikling, først og fremst målt i antall fastboende i sentrum. Samtidig er det arbeidet og arbeides politisk med en rekke enkeltsaker som påvirker utviklingen i Risør sentrum, blant annet: Reguleringsplan for Risør sentrum Parkeringsplan for Risør sentrum Plan for nedgravde renovasjonsløsninger i Risør sentrum Utbygging i Flisvika og på Holmen Offentlig støtte til bruk av tomme lokaler (f.eks. levende lokaler) Etablering og utvikling av Risør By AS Sikring og utvikling av Hollenderhagen Festivaler og festivalstrategi Samlokalisert helsehus i sentrum Utvikling av Torvet Arbeid med universell utforming av sentrum Organisering av båtplasser i sentrum Diskusjon om flytting av kommuneadministrasjon til sentrum Diskusjon om boplikt Diskusjon om utvikling og bruk av byrom Risør sentrum som del av en overordnet folkehelse-politikk Risør sentrum som del av en overordnet miljø- og klimapolitikk Presisering og utvikling av kommuneplanen Sentrumsutvalget skal bidra til å presisere og utvikle kommuneplanen gjennom å ta for seg Risør sentrum. I denne planen fra er hovedmålet Vi skal vokse og et av tre delmål attraktivitet. I kommuneplanen heter det: Den tydeligste indikatoren på om vi lykkes med å øke kommunens attraktivitet, er om de som flytter hit og bor her blir værende. Dette krever en bred sammensetning av ulike typer tiltak. Mål for tiltakene må være å heve kvaliteten og mulighetene for de som allerede bor her, driver næring her og besøker oss. I befolkningsframskrivingene er det innbyggere i gruppene eldre og innvandrere som vil vokse mest i Risør kommune. For kommunen vil det være viktig å tilrettelegge for at disse gruppene blir positive ressurser for lokalsamfunnet som bidrar til ønsket utvikling. Våre innbyggere og besøkende er våre viktigste ambassadører. Skaper vi grunnlag for at flere lever godt og trives her, vil også folketallet vokse. Felles innsats for å nå tydelige mål, fortsatt 4

5 fokus på å levere best mulig tjenester, og vår evne til å formidle dette utad vil være avgjørende. Det er naturlig for sentrumsutvalget å ta utgangspunkt i kommuneplanens analyser og anbefalinger, men samtidig være kritiske og åpne for andre løsninger. Veileder for utvalgsarbeidet (Fra veileder for utvalgsarbeid i staten) Formålet med utvalget Det er forskjellige årsaker til at kommunen velger å nedsette et utvalg. Det kan være: (gjelder i dette tilfellet) områder der det er uenighet som kan kreve en gjennomdrøfting og klargjøring av argumenter for å komme videre på området områder eller utfordringer der myndighetene har behov for innspill for å kunne utvikle en politikk (gjelder ikke i dette tilfellet) faglig kompliserte felt der det er behov for at en gruppe eksperter kommer sammen for å gi myndighetene råd. behov for å få et område eller tema gjennomgått av et utvalg hvor ønsket er å få ulike gruppeinteresser representert. Det er Risør kommune som utformer mandatet. Et godt mandat kjennetegnes ved at: området som skal utredes er klart definert det er gjort nødvendige avgrensninger, eller avklart om utvalget må gjøre dette i samarbeid med oppdragsgiver de viktigste problemstillingene er tydelig formulert det ikke er gitt føringer direkte eller indirekte for utvalgets anbefalinger eller konklusjoner det er realistisk, det vil si om det er mulig å gjennomføre oppgaven som skisseres innenfor den tids- og ressursramme som utvalget har til disposisjon og ut fra den sammensetningen utvalget har det går klart fram på hvilke områder utvalget skal komme med forslag. Tolkning av mandatet Mandatet er oppgaven eller oppdraget til utvalget. Det er naturlig at det er kontakt mellom utvalgsleder og kommunen om tolkningen. Det er viktig at utvalget tidlig har en grundig diskusjon rundt mandatet, og at det etablerer en felles forståelse av mandatet for å unngå at reell uenighet ikke kommer opp før utvalget skal konkludere. Dersom diskusjonen i utvalget avdekker uklarheter i mandatet, bør dette tas opp med 5

6 oppdragsgiver (kommunen) så tidlig som mulig. En drøfting og identifisering av sentrale problemstillinger kan bidra til å sjekke om medlemmene har omtrent samme forståelse av mandatet. Dersom utvalget mener at mandatet er for snevert, dvs. at spørsmål som naturlig hører inn under utvalgets arbeid ikke inngår i mandatet, bør også dette tas opp med kommunen. Dette kan også være tilfelle om mandatet oppfattes som for vidt Utvalgets sammensetning og arbeidsform Samarbeidsklimaet og arbeidsformen i utvalget vil ha stor betydning for kvaliteten på det utvalget skal produsere. Den samlede kompetansen og ferdighetene skal utnyttes konstruktivt og gi synergi. Det er viktig at det enkelte utvalgsmedlem får forståelse av hva som forventes og hvordan den enkelte kan bidra. Dette er utvalgslederens ansvar. Utvalgslederens rolle og oppgaver Posisjonen som utvalgets leder er svært viktig. Lederen skal lede møtene og sikre framdrift i arbeidet. Lederen har vanligvis stor innflytelse på hvordan arbeidet legges opp og hvilke problemstillinger som skal prioriteres. Lederen vil også være sentral når utvalgets vurderinger og forslag skal formuleres. Vanligvis er det utvalgets leder som vil profilere utvalget under og etter arbeidet. En utvalgsleder står overfor en rekke utfordringer. Lederen skal legge til rette for et velfungerende utvalgsarbeid for å nå målet om et kvalitetsmessig godt resultat på den tid som er fastsatt. Noen av utfordringene er å: lede møtene effektivt skape en positiv atmosfære oppnå størst mulig grad av enighet, eller i det minste å unngå unødige dissenser sikre framdriften i arbeidet utnytte ressursene i utvalget sikre at forslag og begrunnelser kommer klart fram i utredningen kvalitetssikre produktet Sekretariatets rolle og oppgaver Utvalget har normalt en sekretær eller et sekretariat bestående av to eller flere sekretærer. Sekretæren(e) kan være på hel- eller deltid, avhengig av størrelse og kompleksitet på saksområdet som utvalget skal behandle og hvordan oppgavene fordeles i utvalget og mellom utvalgets leder, medlemmer og sekretær. Det praktiske utvalgsarbeidet Utvalgsarbeid kan legges opp på forskjellige måter, og det er vanskelig å si at én måte nødvendigvis vil være den mest hensiktsmessige. Mye av utvalgsarbeidet forutsetter tilstrekkelig tid til å sette seg inn i oppgaven, framskaffe nødvendig underlagsmateriale og til å vurdere problemstillinger og gi anbefalinger. Det må lages en plan for arbeidet for å disponere tiden konstruktivt og effektivt. Formålet med planen er å: identifisere problemstillinger og hvilke aktiviteter og oppgaver som må utføres for å kunne besvare disse 6

7 gjennomføre arbeidet effektivt ved å sette oppgaver og aktiviteter i logisk rekkefølge sikre at tiden fordeles på ulike faser i utvalgsarbeidet sikre framdrift gjennom å tidfeste når oppgavene og aktivitetene skal utføres og ferdigstilles sikre at utvalgets medlemmer har en felles arbeidsplan og kan innrette seg etter dette. Det må derfor tidlig settes opp en plan som både setter milepæler for fasene og for aktiviteter og oppgaver. Kjennetegn på de ulike fasene kan for eksempel være: etablering av gruppa og felles oppfatning av oppgaven (mandatet) innhenting av nødvendig informasjon og data sammenstilling og analyse av data, beskrivelse av situasjonen og konsensus om virkelighetsforståelsen drøfting av alternative løsninger samling rundt anbefalinger (hvis utvalget skal gi anbefalinger) vurdering av konsekvenser (økonomiske og administrative) av samtlige alternativer, men med en særlig utredning og beskrivelse av de økonomiske og administrative konsekvensene av det anbefalte forslaget. Fasene i arbeidet, kort sammenfattet: 1. Etablering og drøfting av mandat 2. Innhente informasjon 3. Analyse og beskrivelse 4. Drøfting av alternativer 5. Anbefalinger 6. Økonomiske og administrative konsekvenser Per Kr. Lunden, ordfører 7