Møteinnkalling. Rollag kommune. Utvalg: Folk Møtested: Rollag kommunehus, møterom 4 Dato: Tidspunkt: 19:00

Transkript

1 Rollag kommune Møteinnkalling Utvalg: Folk Møtested: Rollag kommunehus, møterom 4 Dato: Tidspunkt: 19:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , v/solfrid. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Rollag kommune, 29. april 2014 politisk sekretær

2 Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 12/14 Sakstittel Referatsaker Lukket/åpen RS 14/6 Bevillingskontroll - salgs- og skjenkekontroller Veggli fjellstue 2014 PS 13/14 Tildeling av kulturmidler 2014 PS 14/14 PS 15/14 Uteområdet Veggli skole Eventuelt PS 12/14 Referatsaker RS 14/6 Bevillingskontroll - salgs- og skjenkekontroller Veggli fjellstue 2014

3 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 223 Saksmappe : 2014/148 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Linda Gurvin Tildeling av kulturmidler 2014 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Folk /14 Utvalgsleders forslag til vedtak : Kulturmidler/aktivitetstilskudd for 2014 gis til følgende lag og foreninger: 1. Rollag og Veggli idrettslag kr ,- 2. Rollag og Veggli skyttarlag kr ,- 3. Rollag og Veggli musikkorps kr ,- 4. Norsk Folkehjelp sanitet Veggli og Rollag kr ,- 5. Lågen 4H kr ,- 6. Numedal folkehøgskoles idrettslag kr ,- 7. Numedal spel- og dansarlag kr 4000,- 8. Numedal maleklubb kr 4000,- 9. Rollag Historielag kr 4000,- 10. Rollag Knivlag kr 4000,- 11. Øvre Numedal hundeklubb kr 2000,- 12. Foreningen Numedal Middelaldersenter kr 2000,- 13. Numedal Mållag kr 2000,- 14. Numedal fotoklubb kr 2000,- 15. Rollag og Veggli Pensjonistlag kr 1000,- Fakta: Rollag kommune deler hvert år ut tilskudd til lag og foreninger som driver kulturarbeid innen kommunen. Kulturformålene skal fremme interessen for, og bedre det lokale kulturlivet i Rollag kommune. Kulturtiltak som er spesielt rettet mot barn og unge skal prioriteres. Ordningen har vært kunngjort gjennom kommunens nettsider, lokalavisen og lokale oppslag. Ved fristens utløp 15. april 2014 var det kommet inn 15 søknader.

4 Følgende søknader er innkommet: 1. Rollag og Veggli idrettslag 2. Norsk Folkehjelp sanitet Veggli og Rollag 3. Numedal folkehøgskoles idrettslag 4. Numedal spel- og dansarlag 5. Lågen 4H 6. Rollag og Veggli musikkorps 7. Rollag og Veggli skytterlag 8. Numedal maleklubb 9. Rollag Historielag 10. Rollag Knivlag 11. Øvre Numedal hundeklubb 12. Foreningen Numedal Middelaldersenter 13. Numedal Mållag 14. Rollag og Veggli Pensjonistlag 15. Numedal fotoklubb Til utdeling er det avsatt totalt kr ,- i budsjettet for Det skal holdes tilbake noe av midlene til enkeltarrangement innenfor kultur gjennom resten av året. Årets forslag er at det utdeles aktivitetstilskudd for kr ,- og at det står igjen kr ,- til utdeling resten av året. Rådmannens konklusjon: Kulturmidler/aktivitetstilskudd for 2014 gis til følgende lag og foreninger: 1. Rollag og Veggli idrettslag kr ,- 2. Rollag og Veggli skyttarlag kr ,- 3. Rollag og Veggli musikkorps kr ,- 4. Norsk Folkehjelp sanitet Veggli og Rollag kr ,- 5. Lågen 4H kr ,- 6. Numedal folkehøgskoles idrettslag kr ,- 7. Numedal spel- og dansarlag kr 4000,- 8. Numedal maleklubb kr 4000,- 9. Rollag Historielag kr 4000,- 10. Rollag Knivlag kr 4000,- 11. Øvre Numedal hundeklubb kr 2000,- 12. Foreningen Numedal Middelaldersenter kr 2000,- 13. Numedal Mållag kr 2000,- 14. Numedal fotoklubb kr 2000,- 15. Rollag og Veggli Pensjonistlag kr 1000,- Vedlegg: Retningslinjer for tildeling av aktivitetstilskudd og kulturmidler

5 RETNINGSLINJER FOR TILDELING AV AKTIVITETSTILSKUDD OG KULTURMIDLER 1. FORMÅL Rollag kommune kan gi tilskudd til personer, organisasjoner og institusjoner som driver med kulturaktivitet innenfor kommunen. Kulturformålene må komme kommunens innbyggere til gode, fremme interessen for og bedre kulturmiljøet i kommunen. Barn og ungdom prioriteres. 2. Hvem kan søke Organisasjoner og enkeltpersoner innen kommunen som driver kulturell aktivitet. Organisasjonen må være åpen for alle og ledelsen må være demokratisk valgt. Søknaden fremmes gjennom lagets hovedstyre. Unntatt fra tilskudd er organisasjoner som først og fremst ivaretar medlemmenes yrkes, eller økonomiske interesser. 3. Hva skal søknaden inneholde Aktivitetsplan Budsjett Ved søknad om aktivitetstilskudd: årsmelding og regnskap fra siste år. Nærmere og utfyllende redegjørelse for de tiltak som det søkes om stønad til. 4. Hva slags tilskudd kan det søkes om Aktivitetstilskudd: Vurderes bla. etter aktiv medlemsmasse, faste utgifter og planlagte aktiviteter gjennom året.. Engangstilskudd: Ved oppstart av nye aktiviteter og kompetanseheving. Tilskudd til spesielle tiltak: Det må søkes i forkant, og det må gjelde tiltak en ikke med rimelighet kan vente innarbeidet i de årlige søknadene om ordinære aktivitetstilskudd for lag og foreninger. Det gis tilsagn om støtte som utbetales når det gis rapport om at tiltakene er gjennomførte. 5. Søknadsfrister: Tildelingen av aktivitetstilskudd blir utlyst med søknadsfrist 15. april. Søknader som kommer inn etter fristen blir ikke tatt med i betraktning. Andre tilskudd blir behandlet fortløpende igjennom året. 6. Behandling: Alle tilskudd blir fordelt av utvalget for Folk, eller rådmannen etter delegasjon fra utvalget, innenfor de rammer som kommunestyret vedtar i de årlige budsjetter.

6 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 26/13/0/0 Saksmappe : 2014/250 Avd : Veggli skole Saksbehandler : Wenche Torvund Uteområdet Veggli skole MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Folk /14 Kommunestyre Utvalgsleders forslag til vedtak : 1. Vedlagte kartskisse legges til grunn for videreutvikling av uteområdet ved Veggli skole 2. Administrasjonen gis fullmakt til å sette i gang arbeidet med prioriterte tiltak innenfor gitt økonomisk ramme. Fakta: Historikk: Uteområdet på Veggli skole ble sist oppdatert i 1996 i forbindelse med tilbygget som ble oppført da 6-åringene kom inn i skolen i Det ble satt opp 3 doble huskestativ og et enkelt klatreapparat ved enden av småskolebygget. I 2006 ble det opparbeidet et aktivitetsområde i skråninga ned mot lysløypa. Området er svært bratt og lite egnet for skileik, men det er en flott akebakke, og det gir elevene enkel tilgang til lysløypa og skogen. Selve skoleplassen framtrer som en grusplass med noen grønne lunger med gressdekke av ymse slag. Våren 2012 ble det satt ned ei gruppe som skulle se på skolens uteområde. Gruppabestod av 4 foreldre, 3 ansatte og rektor. Gruppas mandat var som følger: Komme med ideer/ innspill som forbedrer skolens uteområde, i skogen og skolegården.

7 Grovskisse bør være klar sept/okt 2012 (vedlegg til budsjettarbeid for 2013/ økonomiplan ). Gruppa hadde flere møter våren og høsten Det kom opp ideer(se tabell) som la grunnlaget for den videre prosessen: Område Fotballbanen Leikeområdet for klasse med husker, sklie, sandkasse Grøntområder inkl. dumpa Skileikområdet Asfaltplass ved samfunnshus / moduler Hva? Ballbinge: Skolen satser på et samarbeid med fotballguppa /idrettslaget. Grusbane: Et strakstiltak er å få slodde og grusa opp banen. Det kjøpes inn nye nett til håndballmåla. Grusbanen avgrenses med høye nett mot skogen og evt. i andre retninger. Gjøre en vurdering på hele området før punktene under iverksettes! Bør sees på i høst. Ny huske (fugleredehuske) skal monteres. Fylle på sand i eksisterende huskeområde. Innkjøp av nytt klatreapparat m/sklie Det trengs en oppjustering av grøntområdene. Bruk av busker/trær for å skape rom der elevene kan skjermes i roligere lek, kose seg etc. Skal trærne i dumpa fjernes? Trapp bak personalavdeling fjernes og erstattes med ny trapp. Kan området inkorporeres i skolegården slik at elevene kan bruke det i friminutta også på sommeren? Kan elevene bruke sykkel i dette området? Volleyballbane og basketballbane bør merkes opp. Plassen bør få ny asfalt Annet Sandvolleyballbane (ligger under modulen) Friidrettsaktiviteter? Sykkel-/skateramper? Aktivitet for de eldste elevene? Gapahukområdet Gapahuk: Mål: Få på plass ny gapahuk før Byggesett som forslag på nytt husvære ved den gamle gapahuken det har tak, delvis vegger, sitteplass til elever og bålplass Grunneier har gitt sin tillatelse til at skolen kan sette opp ny gapahuk. Leie inn noen til å gjøre grunnarbeidet og sette opp bygget, evt. i samarbeid med elever på ungdomstrinnet. Det legges nytt tak på gammel gapahuk. Det kjøpes inn utstyr til matlaging. Elevmedvirkning Elevenes ideer må tas med. Alle klasser får besøk av en av oss i komiteen som jobber på skolen. Planen til komiteen presenteres og elevene får komme med ideer/ønsker. Kommentarer til tabellen / dette har skjedd: Fotballbanen ble slodda våren 2012 gratis av en forelder. Grunnen er imidlertid så dårlig at slodding bare gir kortvarig gevinst.

8 Høsten 2013 ble rektor invitert på et møte fortballgruppa hadde med fotballkretsen. Ballbinge på skolen var et av temaene. Fotballkretsen anbefaler ikke lenger ballbinger. Såkalte fotball-løkker blir ansett for å være mer inkluderende og innbydende enn en binge. På leikeområdet ved småskolebyggeter det foretatt sjekk av huskestolpene, nye bildekk er montert på huskene, klatreapparatet er delvis reparert og underlaget har fått noe påfyll av sand. Det er likevel slik at området ikke er godkjent i forhold til Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr ( ). Lekeplassen må stenges. Ringeklokke er montert på vegg ned mot aktivitetsanlegget slik at området kan brukes i friminutta. Det ble lagt noe ny asfalt ved samfunnshuset høsten Det er kjøpt inn 2 små fotballmål og ei fugleredehuske. Gapahukområdet i skogen er ferdig. Det er satt opp ei flott hytte. Elever som har arbeidslivsfag, har deltatt i prosjektet. Hytta blei innviet høsten Økonomi: Skolen hadde et uteområdefond på kr ,-. I tillegg har foreldrerådet bevilget kr ,- til prosjektet. I forbindelse med regnskapsavslutningen i 2013 avsatte kommunestyret 1,2 mill. til opprusting av uteområdet ved skolen. Med denne bevilgningen åpnet det seg en mulighet for å kunne realisere noen av ideene. I økonomiplanen for perioden er uteområdet ved Veggli skole innarbeidet som et prosjekt kommunen vil søke spillemidler til. Samarbeid med Kongsberg kommune og ekstern konsulent: Rektor tok høsten 2013 kontakt med Kongsberg kommune for bistand i den videre prosessen. Kongsberg har de siste årene opparbeidet flere nye lekeplasser i skoler og barnehager. Konsulenten fra KKE tok med rektor på befaring på lekeplassene og gav god informasjon om regelverk, framgangsmåte og økonomien i slike prosjekter. En klar anbefaling var å bruke en landskapsarkitekt til å tegne skisse og evt. stå for byggeledelsen når prosjektet skal realiseres. Rollag kommune v/ Veggli skole valgte å inngå et samarbeid med arkitektfirmaet Cowi. Representanter fra Cowi var på befaring og møte på skolen i november Ideene fra arbeidsgruppa (se tabell over) blei lagt fram, og Cowi utarbeidet et skisseforslag basert på disse ideene. Kommunen har hatt ytterligere 2 møter med Cowi hvor også teknisk sektor fra Rollag kommune har deltatt. Underveis i prosessen med Cowible følgende kriterier vektlagt: Leikeområdet tilknyttet småskolebygget prioriteres av sikkerhetsmessige årsaker. Plassering av leikeapparater skal være slik at elevene trekkes vekk fra husveggene og ut på skoleplassen. Leikeapparatene skal gi utfordring til alle elevene, og de skal være sosiale (mulighet for å sitte og snakke i apparatet).

9 Grusplass bør gi plass til 3 baner med løpebane rundt: 2 fotballbaner, den ene med kunstgress, og en flerbruksbane tilrettelagt for flere idretter så som basket, tennis, badminton og bandy samt volleyball. Baneområdet skal være åpent og inkluderende, men atskilt med nett mot skogen og delvis mellom banene. Trærne beholdes i dumpa. Det legges inn hindring i form av sitteplasser i overkant av skråning ned til dumpa slik at elevene ikke bruker den som gangsti. Plassering av sorteringsstasjon for søppel vurderes. Estetikk vektlegges. Universell utforming. Skolen har behov for at modulen skal bli stående. Dette er ikke politisk forankret, men tegningen må ta hensyn til skolens ønske. Endelig omforent skisse ligger vedlagt saken (vedlegg 1). Medvirkning: Skolens rådsorganer har under hele prosessen vært delaktige. Elevrådet, foreldrene (FAU) og skolens ansatte (lærere, assistenter, sfo-leder og ledelsen) har med jevne mellomrom blitt orientert om framdriften i prosjektet og blitt gitt mulighet til å komme med innspill og kommentarer. Samarbeidsutvalget og utvalg for FOLK har fått informasjon. Om regelverket: Som eier/ansvarlig av en eller flere lekeplasser sitter kommunen med ansvaret om det skulle skje en ulykke. Derfor er det laget regelverk ( ) som skal bidra med å gjøre lekeplassen tryggere. Formålet og fellesnevneren for alle regler er å redusere helseskader for barna våre. Kommunen bør ha HMS-system for lekeplasser. HMS-systemet skal inneholde sjekklister og forklaringer som lett kan settes i virksomhet. Man må til en hver tid kunne dokumentere arbeidet som utføres på lekeplassen. Utførelse av årlig hovedettersyn (lekeplasskontroll), bør utføres av en sertifisert leikeplassinspektør. Her stilles det også krav til rapportskriving. Ettersynet skal utføres minimum 1 gang i året. Utbedring av avvik på lekeplassutstyr skal foretas i samråd med produsenten eller av en kvalifisert person. Rollag kommune har ikke et godt nok system i dag. Leikeplassene kontrolleres av vaktmester, verneombud og rektor i forbindelse med vernerunden i september. Rådmannens vurdering: Omforent skisse forelå i slutten av februar Alle parter i skolesamfunnet er fornøyd med skissa, og spesielt elevene har store forhåpninger til at nå skal noe skje. I et folkehelseperspektiv vil en oppgradering av uteområdet ha stor betydning. Elevene bør bli mer aktive i friminutta. Dette gjelder aller mest de eldste elevene. Det er lite å finne på, spesielt i sommerhalvåret. På fotballbanen er det vanskelig å sparke ball på grunn av ujevnt underlag.

10 Skoleområdet er et mye brukt leikeområde i fritida til elevene. Nærmiljøet vil ha stor glede av et mer inspirerende leikeområde. Sikkerhet er også en viktig faktor for oppgraderingen. Økonomi: Kommunen har 1,365 mill. avsatt til prosjektet, inkl. moms. Pr. nå har vi ikke oversikt over hva anleggskostnadene og innkjøp av leikeapparater og fallunderlag vil koste, men avsatte midler vil ikke strekke til. Det vil derfor være nødvendig å dele opp prosjektet i flere delprosjekter, og det må søkes spillemidler til nærmiljøanlegg. Teknisk sektor er i ferd med å utarbeide anbudsdokumenter. Først når anbudene kommer inn, vil en få oversikt over hva som kan prioriteres innenfor økonomisk ramme. Førsteprioritet er av sikkerhetsmessige årsaker, leikeområdet ved småskolebygget. Vi håper også å kunne opparbeide den ene fotballbanen og få på plass fugleredehuske og et utfordrende klatreapparat til mellom-/ungdomstrinnet. Det legges til grunn følgende prioriteringer jfr. kriteriene over så langt den økonomiske ramma tillater det: Leikeområdet tilknyttet småskolebygget prioriteres av sikkerhetsmessige årsaker. Huskene og klatrestativet som finnes der i dag, skal rives. Huskene står i følge gjeldende regler for tett, og klatreapparatet har sett sine beste dager. Fallunderlaget er ikke godkjent. Nytt sandleikområde må opparbeides samtidig. Dagens leikeområde har ikke universell utforming. Det skal være gangvei mellom huskene og klatreapparatet. Sandleikområdet må bygges opp med sandbord som kan brukes av rullestolbrukere. Kan vente til et senere byggetrinn: o Leikapparater i forlengelsen av sandleikområdet, kan vente til et senere byggetrinn (trampoline og karusell). o Det er på skissa også plassert leikeapparater på gressplenen bak personalavdelingen. Det blir sett på om det er mulig å få rullestoltilgang til dette området via en gangsti bak småskolebygget. Et alternativ er å bruke veien opp mot boligfeltet. Trappa som i dag leder til plenen, må skriftes ut. Plassering av leikeapparater skal være slik at elevene trekkes vekk fra husveggene og ut på skoleplassen. Leikeapparatene er slik plassert på skissa. Det er også fint at apparatene er noe spredd slik at elevene ikke trenger å klumpe seg sammen på ett sted. Leikeapparatene skal gi utfordring til alle elevene, og de skal være sosiale (mulighet for å sitte og snakke i apparatet).

11 Leikeapparater i form av balansestokker og nett fungerer også som sittegrupper. Det samme gjør fugleredehusker. Apparatene er plassert inntil fotball/flerbruksbane. Det er lettere å bli med i ballspill når man først har kommet seg ut mot banene. Grusplass bør gi plass til 3 baner med løpebane rundt: 2 fotballbaner, den ene med kunstgress, og en flerbruksbane tilrettelagt for flere idretter så som basket, tennis, badminton og bandy samt volleyball. Baneområdet skal være åpent og inkluderende, men atskilt med nett mot skogen og delvis mellom banene. Skissen er i tråd med beskrivelsen over. Det er også tatt hensyn til at det må kunne parkeres biler foran samfunnshuset når det er arrangementer på kveldstid og i helgene. Det hadde vært svært ønskelig om den største fotballbanen kunne få kunstgrasdekke. Det bør prioriteres å opparbeide banen i byggetrinn 1 kanskje som grusbane i første omgang. Flerbruksbanen og den lille fotballbanen må sannsynligvis utsettes til neste byggetrinn. Trærne beholdes i dumpa. Det legges inn hindring i form av sitteplasser i overkant av skråning ned til dumpa slik at elevene ikke bruker den som gangsti. Det har vært en stor diskusjon om trærne i dumpa ved skolens inngangparti. Trærne er slitt av lek og tidens tann. Mange ansatte ønsket trærne fjernet. Elevene derimot, ersamstemte. Trærne må få stå! På skissa er det foreslått å legge inn en hindring i form av en sitteanordning med tak over i skråningen ned til dumpa. Dette er noe en kan se for seg at vaktmester kan gjøre, evt. dugnadsarbeid. Plassering av sorteringsstasjon for søppel vurderes. Skolen har hatt søplekasser stående ute spredd rundt på anlegget. Av brannsikkerhetshensyn har det lenge vært diskutert hvor en kunne plassere en sorteringsstasjon nærmest mulig elevene, men ikke inntil skolens vegger. Søppelsorteringsstasjon er tegnet inn ved utgang til gangport mot bussholdeplassen. Dette er en praktisk plassering mht. til at elevene kan tømme/sortere søppel på en trygg måte, og søppel kan hentes uten at store biler trenger å kjøre inn på skoleplassen. Tiltaket bør prioriteres utført så fort som mulig. Estetikk vektlegges. Det er lagt vekt på at skoleområdet skal ha grønne områder. Inntrykket av grusplass er nedtonet i skissa. De ulike grøntområdene skal rammes inn med kantstein. Hvilke fallunderlag som velges til leikeapparatene, blir nok et økonomisk spørsmål. Fallmatter er reinslige og pene å se på, men dyre. Bark eller fallsand er alternativet. Universell utforming. Det er tatt hensyn til universell utforming. Se kommentarer over. Skolen har behov for at modul skal bli stående. Dette er ikke politisk forankret, men tegning må ta hensyn til skolens ønske. Modulener tegnet inn med svake streker på skissa. Den kan ligge slik inntil videre. Det medfører bare at den ene fotballbanen vil være noe mindre frem til modulene evt. blir fjerna. Rektor vil i løpet av våren begrunne skolens rombehov for kommunestyret.

12 Andre forhold: HMS: Et HMS-system for alle kommunens leikeplasser må utarbeides. Det bør vurderes å sertifisere en ansatt i teknisk sektor til å foreta den årlige sjekken av leikeplassene. Rådmannens konklusjon: 1. Vedlagte kartskisse legges til grunn for videreutvikling av uteområdet ved Veggli skole 2. Administrasjonen gis fullmakt til å sette i gang arbeidet med prioriterte tiltak innenfor gitt økonomisk ramme. Vedlegg: Vedlegg 1: Omforent kartskisse

13 Rollag kommune Rollag : Arkiv : Saksmappe : 2014/251 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Solfrid Holtan Eventuelt MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Folk /14 Utvalgsleders forslag til vedtak :