SAKSFRAMLEGG. Sakshandsamar: Arne Gotteberg Arkivsak: 2015/1118 Løpenr.: 15066/2016. Utvalsaksnr. Utval Møtedato Levekårsutvalet Ørsta kommunestyre

Transkript

1 ØRSTA KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Arne Gotteberg Arkivsak: 2015/1118 Løpenr.: 15066/2016 Utvalsaksnr. Utval Møtedato Levekårsutvalet Ørsta kommunestyre Saka gjeld: GODKJENNING ETTER TILSYN OG SYSTEMREVISJON AV MILJØRETTA HELSEVERN VED VELLE SKULE SEPTEMBER 2015 TILRÅDING TIL VEDTAK: Med bakgrunn i tilsynsrapport og dei føresetnader som går fram av saka og detaljerte tilbakemeldingar frå skulen og eigedomsavdelinga, blir det rådd til at Ørsta kommunestyre godkjenner Velle skule etter «Forskrift om Miljøretta helsevern for barnehager og skoler m.v» for 5 år frå Det er ein føresetnad for godkjenninga at skulen og skuleavdelinga i samarbeid med eigedomsavdelinga arbeider aktivt med vidareutvikling av internkontrollsystem og eit fornuftig vedlikehalds- og rapporteringsprogram slik at intensjonen i forskrifta blir oppfylt.

2 Saksvedlegg: U Oversending av "Rapport etter tilsyn og systemrevisjon av miljøretta helsevern ved Velle skule» datet S Godkjenning etter tilsyn og systemrevisjon av miljøretta helsevern ved Velle skule I Oversending av brev frå verneombod ved Velle skule Velle skule ved rektor Thunem Velle skule U Rapport etter tilsyn med systemrevisjon av miljøretta helsevern - Velle skule I Kommentar til rapport etter tilsyn og systemrevisjon av miljøretta helsevern ved Velle skule U Merknad - Rapport etter tilsyn med systemrevisjon av miljøretta helsevern- Velle skule Velle Skule ved rektor Thunem Velle skule Rådmann Uprenta saksvedlegg: 1. Folkehelseloven kapittel 3 og «Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.m.» 2. Internkontrollsystem 3. Følgjebrev ny søknad om godkjenning av Velle skule I Samandrag av saka: «Forskrift om Miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v» handler om barn og ungdom sitt arbeidsmiljø i ein lang og svært viktig fase av livet. Det har blitt utført grundig tilsyn og revisjon av internkontrollsystemet ved Velle skule, der det blei funne 6 avvik og der det i tilsynsrapporten elles blei gitt 6 merknadar og 2 kommentarar. Etter ein lang prosess har det skjedd positiv utvikling der ein no er komen i prosess der viktige avvik enten er lukka eller det er lagt planar for lukking av dei. Det er ein førestnad for godkjenning av skulen, slik som følgjer av innstillinga til kommunestyret, at dette positive arbeidet held fram og at IK systemet blir aktivt brukt i det daglege arbeidet. Arbeidet krev fokus og god medverknad og samhandling frå mange enkeltpersonar, både i skulen men også administrativt og politisk i kommunen. Sentralt i dette er rammebetingelsane for skulane og økonomi for nødvendig vedlikehaldsarbeid og opprusting. Skulen og eigedomsavdelinga skal vidareutvikle eit vel fungerande og hensiktsmessig internkontrollsystem som fangar opp avvik og eit vedlikehaldsprogram som sikrar at forskrifta sin intensjon blir teken i vare på ein trygg og god

3 måte. Skuleavdelinga har ein sentral rolle i å støtte aktivt opp om arbeidet og å sette metodikken som følgjar av forskrifta på dagsorden, slik at internkontrollsystem og verdifulle erfaringar frå dei einskilde tilsyna blir overførd og implementert i dei andre skulane. Det bør takast initiativ til felles opplæring og utarbeiding av eit felles databasert internkontrollsystem innanfor miljøretta helsevern for samtlege skular og barnehagar i kommunen. Helsetenesta kan medverke ved felles opplæringstiltak og utviklingsarbeid innanfor dette feltet. Saksopplysningar: Å føre tilsyn etter «Forskrift om Miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v» («Barna sin arbeidsmiljølov») er eit viktig kommunalt ansvar. I Ørsta kommune skal tilsynet utførast av helse og velferdsseksjonen på vegne av kommunestyret. Kommuneoverlegen, som er delegert særlege oppgåver inna-for miljøretta helsevern, utfører dette saman med helsesøster og ein person med god teknisk hygienisk kompetanse. Den siste personen er leigd inn på timebasis, slik at vi skal kunne gjennomføre tilsynsplikten på ein god måte. Det er viktig å poengtere at det er skulen eller barnehagen «ved leder» «som har ansvar for å påse at bestemmelsene i eller i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunen til enhver tid gir» ( 4) På grunn av manglande kapasitet er det, med få unntak, lenge sidan det har vore utført grundig og systematisk tilsyn og revisjon av internkontrollsystemet i skular og barnehagar i Ørsta kommune. Det kan også seiast at arbeid med miljøretta helsevern enno ikkje har hatt høg prioritet i dei skulane vi kjenner til. Vi valte å starte med største barneskulen, Velle skule, med intervju og synfaring den etterfølgt av teknisk hygienisk kontroll av skulebygga og uteområdet. På førehand, den hadde rektor fylt ut ei sjekkliste: «Søknad om godkjenning» med mange viktige opplysningar for vårt arbeid. Skulen har ei eldre godkjenning frå 2001 heimla i forskrifta. Velle skule har seinare vore utbygd to gonger med vesentleg auke i elevtal utan at det har vore søkt om fornya godkjenning. I tillegg var det kome krav frå verneombodet ved Velle skule om særskilt vurdering/godkjenning av to klasserom p.g.a elevfortetning, som verneombodet meinte gjekk ut over arealnorma. Heile den aktuelle utfordringa her i kommunen og den nasjonale prioritet helse og miljøfaktorar («arbeidsmiljøet») for den oppveksande slekt er meint å ha, gjorde at helse og velferdsseksjonen tok avgjerd om ein grundig gjennomgang. Det gjeld både denne og dei andre skulane og barnehagane i Ørsta som vi har til hensikt å rekke over no etter kvart. Denne avgjerda har fått full oppslutnad politisk og administrativt. Til orientering er rapport for tilsvarande tilsyn ved Hovden skule nyleg sendt ut. Hovudkonklusjon ved tilsynet ved Velle skule hausten 2015 var: «Hovudinntrykket er ein god skule med stor trivsel og bygningsteknisk bra standard. Skulen har stort fokus på at alle elevane skal ha ein god skulekvardag og godt læringsmiljø. Det vert jobba aktivt med å skape trygge rammer for borna, mellom anna gjennom godt vakthald av vaksne i friminutta. På grunnlag av forskriftskrav ( 6) om ny godkjenning ved vesentlege endringar som tilbygg og auka elevtal, ser ein skulen si godkjenning frå januar 2001 som ikkje lenger gyldig. Ved tilsynet vart det konstatert at deler av skuleanlegget verkar å vere tronge og maksimalt utnytta grunna høgt elevtal. Spesielt gjeld det lokalane for dei minste elevane og SFO. Merknaden gjeld både klasserom og grupperom. Tilsynet viser utrygge trafikale tilhøve og ulykkesfare ved innkøyring, av- og påstiging og parkering ved skulen. Det er behov for å ettersjå og styrke vedlikehaldet av skulen

4 sitt uteområdet og sikring mot Ørsta elva, som ved stor vassføring og springflo fløymer inn over skulen sitt leikeområde. Det er i periodar oppsamling av vatn og det dannar seg holer, også framfor skulen. Dei kan vere utrygge for små barn og frys til is-svullar og er glatte om vinteren. Det må tilretteleggast trygg skuleveg med siktemål at fleire kan gå eller sykle til skulen og redusere biltrafikk, parkeringsproblematikk og risiko ved av - og påstiging. Tilsynet har avdekka at ein enno ikkje har rukke å arbeide systematisk med miljøretta helsevern (MHV) ved Velle skule. Det finns ein del dokument, men dei er ikkje systematiserte og internkontrollsystemet (IK systemet) og system for avviksregistrering innanfor MHV er ikkje godt nok kjent av dei tilsette. I det vidare arbeidet vil det være viktig å kvalitetssikre eit system for god etterleving av miljøretta helsevern i skulen, slik forskrifta krev. Det må utarbeidast ein del praktisk nyttige prosedyrar, retningslinjer og eit system for å dokumentere driftsdata og plan for vedlikehald. Ei generell tilråding frå tilsynsmynde er følgjande: Miljøretta helsevern og IK-systemet innanfor MHV fungerer ulikt frå skule til skule i Ørsta slik vi har erfart frå andre kommunar. Det heile er ikkje vanskeleg men nokså logisk når ein først set IK-systemet på dagsorden. Alle skulane i Ørsta kan med fordel samarbeide ved utarbeidinga og/eller vidareutviklinga av dei mest vesentlege element i eit kvalitetssystem innanfor MHV og iverksetting av dette. Under dette utarbeiding av felles prosedyrar og retningslinjer og å gjere dette tilgjengeleg og kjent i ei felles dataplattform. Dette arbeidet må vere forankra sentralt i kommunen si skuleleiing i nært samarbeid med eigedomsavdelinga. Skuleavdelinga blir oppmoda om å ta eit initiativ til å sette miljøretta helsevern og eit felles IK system innanfor MHV enno sterkare på dagsorden som eit felles opplegg for skulane i Ørsta. Kommunehelsetenesta kan bidra aktivt med å informere, orientere og å understøtte ein slik prosess» Rapporten blei oversendt skulen ved rektor den , der det heiter seg «Ved systemrevisjonen ved Velle skule vart det avdekka 6 avvik, 6 merknader og 2 kommentarar. Når prosedyrar er på plass og påpeika avvik og merknader ved Velle skule er utbetra eller det er lagt plan med tidfesting for utbetring, skal skulen sende tilbakemelding med søknad om fornya godkjenning innan fristen Tilbakemelding og søknad skal sendast til Ørsta kommune, seksjon helse og velferd» Dei som ønskjer å gjere seg betre kjende med vurderingane og grunngjevinga for dei einskilde avvik og merknadar kan studere den vedlagte grundige tilsynsrapporten Det viste seg, av fleire grunnar (sjå nedanfor), å vere behov for utsett svarfrist slik at endeleg tilbakemelding og søknad om fornya godkjenning ved rektor er datert Som forklaring på at dette har drege i langdrag har kommuneoverlegen peika på følgjande faktorar: Systematisk tilsyn etter miljøretta helsevern i skular og barnehagar har ikkje vore utført på lenge i Ørsta og har ikkje vore tilfredsstillande prioritert. Velle skule blei på sett og vis «ein pilot» på ny tilsynsmetodikk og skulen/skuleavdelinga og

5 eigedomsavdelinga har no nedlagt eit betydeleg arbeid med å vidareutvikle og kvalitetssikre IK systemet sitt opp mot avvik og merknadar vi hadde (Dette er erfaringar som no kan brukast positivt av andre skular sjå tilrådinga førre side) Det viste seg vanskeleg å få ei samla tilbakemeldning på tilsynsrapporten med plan for lukking av avvik og handtering av merknadar innan den nokså vide fristen. Årsaka er at ansvars og oppgåvedeling er delt mellom skule/skuleavdeling og eigdomsavdeling. Ut frå forskrifta sin ordlyd ( 4) er det «leder av virksomheten som har ansvaret for å påse at bestemmelsene i eller i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunen til enhver tid gir» Tilsynsgruppa stila difor rapporten, slik vi gjer det andra stadar og slik også arbeidstilsynet, branntilsynet og andre som driv tilsyn gjer det, til skulen ved rektor med kopi til eigedoms- og skuleavdeling m.v. Forhold mellom skule/skuleavdeling på eine sida og eigedomsavdeling på andre sida om ansvars og arbeidsdeling ved slike tilsynsrapportar er intern arbeidsdeling som ein avtalar i kommunen. Det er rektor, som etter tilbakemelding og medverknad frå eigedomsavdelinga, skal utarbeide eit samla svar og plan for lukking av avik. Slik Velle skule og skuleavdelinga etterkvar gjorde på ein god måte, blei desse ting avtala i eit møte. Det blei avtala «kven gjer kva og når tid?» og rektor sendte, som leiar av skulen, eit samla tilsvar. Det blir venta at andre skular og barnehagar går fram på same måten, og raskare kjem i gang med denne prosessen når dei mottek tilsynsrapport med avvik og merknadar. Ut over dette har også tilsynsmynde innhenta eit tilleggsvar frå seksjonsleiar eigedom den Vurdering og konklusjon: Som det går fram av denne prosessen og tilbakemelding og kommentarar båre frå skulen ved rektor og frå eigedomsavdelinga meiner vi realistisk å sei at det har skjedd nokså mykje positivt i kjølvatnet av tilsynet. Ein skal ikkje sjå bort ifrå at læringsaspektet har vore positivt. Det har frå mange hald både politisk og administrativt blitt sett tydeleg fokus på desse oppgåvene. Til dømes vedtok LKU ei skjerping av tidsfristen for lukking av sikkerheitsavvik ved Velle skule mot elva. Når det gjeld IK-systemet har skulen kome mykje lenger i å utarbeide og å ta i bruk eit meir hensiktsmessig IK system innanfor miljøretta helsevern. Mange avvik som gjeld IK-systemet er lukka eller det er lagt gode planar for lukking av dei. Eigedomsavdelinga har på same viset - lukka dei største avvik, som til dømes avvik 4: Manglande vedlikehald av uteområdet og sikring mot elva. Frist for ferdig gjerde og oppgradering av uteområdet er Gjerde og portar var, etter attendemelding, på plass frå sept Det er også gjort ein del strakstiltak for å redusere ulukkesfare i samband med parkering og trafikale forhold (avvik 3). Det er planar for ei vesentleg betre permanent løysing, men det krev mellom anna innløysing av grunn og omregulering, så det vil ta noko tid. Vedlikehaldsbudsjettet er stramt og det kan vere vanskeleg å lese ut av dette kva tiltak som kan forventast utført når. Det er eit stort mål eigentleg eit krav - å ha vedtekne vedlikehaldsplanar der kvar skule (og tilsynsmynde) kan lese ut kva tiltak vi kan forvente når. Dette er ting vi har påpeika og det blir arbeidd vidare med dette i eigedomsavdelinga, sjå brevet frå seksjonsleiar eigedom. Det er enno ein veg å gå før «alt» er bra på Velle skule. Dette som på dei fleste andre skular. Men vi velger å sjå på at arbeidet med miljøretta helsevern har fått eit vesentleg høgare fokus og betre systematikk i skulen.

6 Vi kan ikkje sitte å vente med å godkjenne Velle skule til «alt» er i orden, så lenge vi registrerar at: 1. Skulen no har eit mykje betre IK-system som til ei kvar tid, så godt råd er, skal fange opp avvik og sikrar at forskrifta sine intensjonar blir teke i vare. 2. Eigedomsavdelinga har eit vedlikehaldsprogram, som er i vidareutvikling, og som er venta å fange opp nødvendig vedlikehald og at det blir sett i verk bygningsmessige tiltak for å rette på dei plassproblem som er peika på. Plassituasjonen i SFO og dei lågaste klassestega er marginal innanfor den bygningsmasse ein no har og tilsynsmyndigheita kan ikkje tilrå inntak av fleire elevar i desse avsnitt før tiltak er utført. Konklusjon: Med visning til dei føresetnadar som går fram av saka og tilbakemeldingar frå skulen og eigedomsavdelinga blir det rådd til Kommunestyret godkjenner Velle skule etter «Forskrift om Miljøretta helsevern for barnehager og skoler m.v» for 5 år frå Helse og miljøkonsekvensar: Dette er hovudinnhaldet i heile saka og det blir vist til saksutgreiinga og framlegg til vedtak ovanfor. Økonomiske konsekvensar: Der er eit betydeleg etterslep på vedlikehald i Velle skule. Bygningsmessige tiltak er lagt inn i økonomiplanen for Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen generelle beredskapsmessige konsekvensar. Konsekvensar for barn og unge: Eit overlag viktig tiltak med store konsekvensar for barn og unge. Å forbetre helse og miljøfaktorar i skulen og barna sitt «arbeidsmiljø» er hovudinnhaldet slik det er utgreidd i sjølve saka ovanfor og den bakanforliggande tilsynsrapporten Ørsta, Wenche Solheim rådmann Arne Gotteberg kommuneoverlege