Årsberetning for 2016 fra styret i Slekt og Data Nord

Transkript

1 Årsberetning for 2016 fra styret i Slekt og Data Nord FORMÅL: Distriktslaget skal gi medlemmene i distriktet tilbud og tjenester ved å: skape et lokalt forum for slekts - og personhistorie hvor databehandling og Internett brukes som hjelpemiddel. spre kunnskap om dette og for øvrig stimulere slektsforskning i sitt distrikt. organisere og koordinere medlemmenes arbeid i forbindelse med databehandling av genealogisk kildemateriale, samt å stimulere slikt arbeide.

2 I Organisasjon og tillisvalgte Årsmøte Ble avviklet den 18. mars 2016 på Statsarkivet i Tromsø. I tillegg til representantskapet stilte styret i Slekt & Data Nord og 4 som ikke har verv i Slekt & Data Nord. Slekt & Data Nord hadde pr medlemmer. Slekt & Data Nord har ut fra medlemstallet fire stemmer på landsmøtet i Slekt og Data. Slekt & Data Nord er registrert i Brønnøysundregistrene med organisasjonsnummer Representantskapet i 2016: Slekt og Data Alta: Alf E. Hansen Slekt og Data Tromsø: Marit M. Dahle og Bente Bårdslett Slekt og Data Nord-Troms: Bente Nordhagen Slekt og Data Sør-Troms Eilif Nordsleth Slekt og Data Midt-Troms : Eirik Dørdal Nord Styret Styret har i perioden bestått av: Styreleder: Sivert Krudtå På valg i 2017 Nestleder: Laila Lanes På valg i 2017 Sekretær: Trine Lise Jensen På valg i 2018 Kasserer: Pål Sørensen På valg i 2017 Styremedlem: Tom Arild Kristiansen På valg i 2018 Varamedlem: Frøydis Betten På valg i 2018 Varamedlem: Lillian Halse på valg i 2017 ( Tar ikke gjennvalg ) Trine Lise Jensen har senere trukket seg som sekretær av personlige grunner, Laila Lanes har gått inn som sekretær og Trom Arild Kristiansen som nestleder. side 1

3 Styret har i 2016 hatt 8 styremøter og et styreseminar, og har behandlet 32 saker. Møtene har vært holdt som Skype-møter, bortsett fra seminaret som var i Tromsø. Andre tillitsvalgte Revisor: Edith Jacobsen gjenvalgt i 2016 for et år. Valgkomite: Eilif Nordseth, Eirik D. Nord og Torleif Isaksen. Ressurspersoner Kilderegistrering Tom Arild Kristiansen er kilderegistreringskoordinator. Gravminneregistrering Gerd Rognstad er gravminnekoordinator for hele Slekt & Data Nords område. Fadder og moderator Eilif Nordseth, Harstad, er DIStreff-fadder i Troms. Vigdis Lindbjør Nilsen har i 2016 vært moderator i Slektsforum, hun har nå trukket seg og styret jobber med å finne ny. Web-ansvarlig Eilif Nordseth sluttet som web-ansvarlig før jul, Jakob Eitrheim deltok på web-seminar i januar 2017 og går inn som web-ansvarlig i Studieleder Bente Nordhagen gikk våren 2016 inn som studieleder. Hun trakk seg imidlertid høsten, styret har siden laget en instruks for rollen studiekoordinator og forsøkt å lyse ut det frivillige vervet, men uten å lykkes. Det ble opprettet ny gruppe i Sør-Varanger i Medlemsutvikling Vi hadde mål om å oppnå 500 medlemmer, men dessverre har vi ikke klart dette, vi oppnådde kun 10 medlemmer i pluss i 2016 så vi har 464 medlemmer pr side 2

4 II Aktiviteter Nybegynnerkurs i slektsforskning i Manndalen i Troms i samarbeid med Halti kvenkultursenter, holdt av Bente Nordhagen og Alf E. Hansen. Tur til Tornedalen I august 2016 ble det arrangert tur til Tornedalen i samarbeid med Norske kveners forbund. En egen arbeidsgruppe bestående av Bente Nordhagen, Jan Fjelltun og Odd W. Rasmussen fra Slekt & Data Nord samt Trygg Jakola og Alf E. Hansen fra Norske Kveners Forbund sto for arrangementet. Jan Fjelltun og Odd W. Rasmussen ba seg etter en stund fritatt fra arbeidet i gruppen, og Pål Sørensen, Slekt & Data Nord gikk inn som nytt gruppemedlem. Deltagerne på turen var svært fornøyde, viser til referat fra Alf E. Hansen ( ). III Representasjon Landsmøte i Bergen Leder Sivert Krudtå, nestleder Laila Lanes, varamedlem Frøydis Betten og Eilif Nordseth. Ledersamlingen Tom Arild Kristiansen deltok på lederkonferansen på Gardermoen 15. og 16. oktober fordi styreleder ikke kunne dra. REGNSKAPET 2016 Regnskapet er gjort opp med et driftsmessig underskudd på kr. 8051,90. Lokallag Tromsø hadde et overskudd på kr ,74 mens distriktslaget ekskl. Tromsø fikk et underskudd på kr ,64. Resultatet er noe bedre enn det vedtatte budsjettet for 2016 som hadde et samlet beregnet underskudd på kr ,- (jfr. årsmøtesak 5). Det er likevel enkelte poster som bør kommenteres særskilt: Kontingentinngangen var i 2016 på kr ,50 som er kr ,50 eller 8,5% lavere enn budsjettert. I budsjettet for 2016 hadde vi beregnet en netto økning på 46 medlemmer. Resultatet ble kun en økning på 10 til totalt 464 medlemmer. Vi hadde en tilfredsstillende tilgang på 43 nye medlemmer i 2016, men samtidig mistet vi 33 medlemmer. Sum driftskostnader var for 2016 budsjettert med kr ,- mens regnskapet viser kr ,80. Avviket er således på 9,9%. I budsjettet for 2016 ble det avsatt kr ,- til dekning av kostnader i forbindelse med landsmøtet i Bergen. De reelle kostnadene for våre delegater ble litt over kr ,-. Årsaken til avviket skyldes misforståelser mellom oss og Slekt og Data sentralt vedrørende praktisering av reisefordeling. På den andre siden hadde vi budsjettert med en kostnad på kr ,- i forbindelse med avviklingen av Tornedalsturen. Her brukte vi kun kr ,50. side 3

5 Som en følge av det regnskapsmessige underskuddet er egenkapitalen svekket i løpet av 2016, fra kr ,47 pr til kr ,27 pr Soliditeten til Slekt og Data Nord kan likevel karakteriseres som tilfredsstillende. IV Årsrapport fra lokalgruppene og -laget Slekt og Data Alta Det har i 2016 vært lav aktivitet i Slekt og Data Alta. Virker som vi har et problem å få aktivisert folk og få folk med, er stort sett de samme som går igjen og som viser initiavitiv, det bør tas noen grep for å få opp aktiviteten slik den har vært tidligere år. Årsberetning Slekt og Data Midt-Troms Det er gjennom våren 2016 avholdt 3 rene medlemsmøter på biblioteket på Finnsnes. I tillegg ble det arrangert «slektshjørne» i samarbeid med Sørreisa historielag siste mandag i måneden både i vår og høsthalvåret. På medlemsmøtene deltok totalt ca 10 medlemmer, mens gjennomsnittet på slektshjørnet var 4. Det ble også satt sammen kurstilbud, men kurs ble ikke avviklet på grunn av liten interesse. Slektsforskerdagen 2016 skulle som tidligere arrangeres på Lenvik Bibliotek, men måtte avlyses da det ikke var mulig å aktivisere medlemmer til arrangementet. Slektshjørnet i Sørreisa er innstilt inntil videre da det var liten interesse. Det er til nå ikke lagt planer for Eirik Dørdal Nord Sørreisa Slekt og Data Harstad side 4

6 Slekt og Data Harstad = Medlemmer i Sør-Troms. Gruppeleder i deler av perioden: Eilif A Nordseth Medlemmer definert til DIS-Harstad: Søk i medlemsregisteret pr viser 57 aktive medlemmer (60 ved forrige årsskifte). Aktiviteter: Hovedsatsning har vært videreutvikling av samarbeid med Slektshistorisk forening i Harstad (SHIH) / eventuelt etablering av eget lag. Det mest synlige resultatet kan vi vel si var Slektsforskerdagen 2015, samarbeid mellom SHIH og Slekt & Data Harstad/Slekt & Data Nord. Slektsforskerdagen ble avviklet på Harstad bibliotek med hovedtema: Hva DNA kan bety for slektsforskningen. Heidi Sitara Fjeldvig, medlem i hovedstyret til Slekt & Data innledet. Over 40 deltakere var innom og lytt interessert på det som ble presentert. Informasjonstiltak: Gruppeleder har informert på om den nye strukturen i Slekt & Data Nord og Slekt & Data sitt tilbud på møter til SHIH. Det er sendt informasjonsbrev (epost) til samtlige medlemmer i området. Gruppeleder har påbegynt en dialog med Thon hotel Harstad med sikte på å få til et samarbeid som kan resultere i møterom mv. om Slekt & Data Harstad etter hvert utvikles til å bli et eget lag. Økonomi: Det er ikke brukt noe av disponibel ramme, utover kostnaden ved å hente foreleser til SFD. Eilif Nordseth Årsberetning for 2016 fra styret i Slekt og Data Tromsø I Organisasjon og tillitsvalgte Laget er registrert i Brønnøysund-registrene med organisasjonsnummer Årsmøtet Ble avholdt 16. februar 2016 på Statsarkivet i Tromsø under ledelse av Paul Pedersen. Det var 13 deltagere. Slekt og Data Tromsø hadde pr medlemmer. Medlemsmassen inkluderer medlemmer fra Ramfjord, Sjursnes, Laksvatn, Jøvik, Oteren, Storsteinnes, Meistervik, Mortenhals, Lyngseidet, Vannøy og Karlsøy. side 5

7 Styret Valgt for: Leder Tom Arild Kristiansen Nestleder Bente Karine Solhaug Bårdslett Kasserer Lillian Halse Sekretær Marit M. Dahle 2016 Styremedlem Herulf Klo 2016 Varamedlem Lisbeth Rønningsbakk Andre tillitsvalgte Revisor: Edith Jakobsen Valgkomité: Karin Holmgren (leder), Ragnar T. Samuelsen, Paul Pedersen Representanter med vararepresentanter i representantskapet Slekt og Data Nord 2016: Tom Arild Kristiansen Vara: Bente Karine Solhaug Bårdslett Marit M Dahle Vara: Lillian Halse Tom er bedt om å stille til valg til styret i Slekt og Data Nord. Bente rykker derfor opp som fast representant. Moderator Vigdis Lindbjør Nilsen er moderator for Slektsforum Troms. Brukergrupper Slekt og Data Tromsø har brukergrupper for slektsprogrammene Brother's Keeper (BK) og Embla. Da kontaktpersonene for disse har bedt om avløsing og det ikke har vært mulig å framskaffe nye, har det ikke vært avhold møter i brukergruppene i Representasjon Tom Arild Kristiansen deltok på Ledersamlingen i Slekt og Data på Gardermoen. II Arrangementer SeniorSurf-dagen Seniornett arrangerte sin årlige SeniorSurf-dagen den 22. september I år i samarbeid med Slekt og Data. Årets tema var slektsforskning. Styret oppfordret medlemmene via nettside og FB om å være med denne dagen (kl , BUL-huset i kjelleren på Saga hotell), for å bistå med veiledning under arrangementet. Slekt og Data Tromsø bidrog med presentasjon av Slekt og Data, innføring i kilder på nett og slektsforskerprogram, og Tom, Lillian, Herulf og Bente skulle bistå de frammøtte. Arrangementet ble bra, selv om det var svært få deltakere (4-6). Slektsforskerdagen Den 29.oktober ble Slektsforskerdagen arrangert på Statsarkivet i Tromsø. Dagen var vellykka, ca 35 deltok og tilbakemeldingene har vært gode. side 6

8 I forkant av dette arrangementet, hadde Slekt og Data Tromsø stand på Jekta kjøpesenter den 22.oktober hvor styrets medlemmer delte ut brosjyrer og informerte de som var interessert i slektsforsking. Medlemmer fra Slekts- og lokalhistorisk forening deltok sammen med oss på arrangementet på Jekta. På Slektsforskerdagen ønsket Solbjørg Fossheim, fra Statsarkivet i Tromsø, velkommen. Tom Arild Kristiansen informert om Slekt og Data Tromsø og Bjarnhild M. Vevik om Slekts- og lokalhistorisk forening i Tromsø Tom Arild Kristiansen foreleste om kilder og kildesøk (Kirkebøker, folketellinger og andre ressurser på nett). Frøydis Antonsen, fra Interkommunalt arkiv Troms, foreleste om Slekt i kommunale arkiver, Nye muligheter for slektsforskeren. Etter pausen var det gruppearbeid, hvor deltakerne arbeidet på egne maskiner med veiledning. Så holdt Nils Bjørklund et foredrag om «Feiler, gleder og andre sider ved slektsforskning». Til slutt hadde Tom Arild Kristiansen en kort informasjon om Slektsforskningsprogram. Arbeidsgruppen for arrangementet har bestått av Tom Arild Kristiansen og Lisbet Rønningsbakk. Fra Statsarkivet i Tromsø deltok Solbjørg Ellingsen Fossheim og fra Slekts- og lokalhistorisk forening i Tromsø deltok Bjarnhild M. Vevik og Odd Harald Johannessen. Medlemsmøter Det har ikke vært avholdt medlemsmøter i Slekt og Data Tromsø i Kursseminar Lørdag 5. november ble det avhold et kursseminar på Statsarkivet i Tromsø. Temaet var Hvordan jobbe med kilder om emigrasjon?. Sigbjørn Elvebakken, leder av Slekt og Data Oslo/Akershus, tok for seg åpne kilder til emigrasjon fra emigrantene forlater Norge. Han snakket om ulike nettsider og databaser som kan kaste lys over emigrasjonen og livet immigrantene fikk dit de kom og bosatte seg utenfor Norge, ikke bare i USA og Canada. Kurset var svært vellykka selv om det var få deltakere, ca. 9 stk. Transkribering av reisepass. Statsarkivet i Tromsø er prosjekteier og Ragnar T. Samuelsen er leder for prosjektgruppen og har vært ansvarlig for transkribering av reisepass også i Aktiviteten har foregått på Statsarkivet i Tromsø. Gruppen som arbeider med prosjekt Reisepass har i 2016 vært innkalt til tre møter: i februar, mai og oktober. Et siste møte i prosjektet var planlagt til slutten av november, men er utsatt til sist i februar Til sammen har tolv personer vært til stede under disse møtene, mens noen få personer har arbeidet hjemme med tilsendte reisepass. Ved årsskiftet er 395 reisepass registrert som transkriberte og digitaliserte, mens Statsarkivet fortsatt har ca. 10 reisepass som venter på slik transkribering. De transkriberte og digitaliserte reisepass skal etter hvert gjøres klare for publisering på Arkivverkets nettsider. III Informasjon og medlemskontakt Kirkebokregistrering og gravminneregistrering. Gerd Rognstad er gravminnekoordinator for Slekt og Data Nord. Det finnes 184 kirkegårder i Troms. Det er ikke mange gravminner igjen i fylket som ikke er registrert og søkbar i Slekt og Data sin database over gravminner. Denne databasen blir oppdatert hele tiden. Tom Arild Kristiansen er kilderegistrantkoordinator i Slekt og Data Nord. side 7

9 Nettsidene - I nettsidene for Slekt og Data Tromsø ( finnes i hovedsak alt foreningen har gjennomført av aktiviteter, samt referater fra møter m.m. i Facebook Slekt og Data Tromsø Vår åpne facebook-gruppe heter Slekt og Data Tromsø. Gruppen brukes som et supplement til våre nettsider. I facebook-gruppen publiserer vi nyheter, kommende arrangementer og påminnelser om arrangementer. Dette i tillegg til informasjon som kan være nyttig for våre medlemmer/ følgere. Styret i Slekt og Data Tromsø er administratorer for facebook-gruppa Slekt og Data Tromsø. E-post Slekt og Data Tromsø bruker ordinær e-post for å gi viktige beskjeder direkte til våre medlemmer. Samarbeid Via representantskapet Slekt og Data Nord har vi samarbeid med regionens lokale grupper. Vi har et utstrakt og godt samarbeid med Statsarkivet i Tromsø, hvor vi både kjører kurs, avholder møter med informasjon i slektsfaglige emner. Slekt og Data Tromsø har også et godt samarbeid med Slekts- og lokalhistorisk forening i Tromsø. I tillegg har vi samarbeidsavtale med Tromsø bibliotek og byarkiv. Årsplan 2016 Gjennomføring av årsplan 2016 er utført delvis i hht plan. Punkt 4 og 5 er i gjennomført. Styremøter Det ble avholdt 10 styremøter i Slekt og Data Tromsø i løpet av Styret behandlet 55 saker i løpet av året. IV Økonomi Årsregnskapet Årsregnskapet for 2016 viser et overskudd på kr ,74. Ved regnskapsavslutningen for 2016 hadde Slekt og Data Tromsø en beholdning på kr ,- på konto hos DnB. Grasrotandelen hos Norsk Tipping utgjorde kr ,55. Distriktslagets Grasrotandelsnr er kunngjort på våre hjemmesider. side 8