Universitetsmuseets budsjettforslag for 2014

Transkript

1 Universitetsmuseets budsjettforslag for 2014 Med dette presenteres universitetsmuseets budsjettforslag for UiB. Det opererer med en ramme på vel 108 mill. kr. I tillegg er det utenfor rammen ført opp 6,5 mill. kr. i hovedsak kostnader i forbindelse med gjennomføring av Museumsprosjektet i Bergen. Kostnader knyttet til ulike former for implementering av ny organisasjonsstruktur er ikke ført opp utenfor rammen. Museet vil komme tilbake til dette spørsmålet når omstillingsprosessen er avsluttet. Når det gjelder BOA gjøres oppmerksom på at den uten sammenlikning største posten, knyttet til lovhjemlet arkeologisk utgravningsvirksomhet, i følge sakens natur er usikker, ettersom den er avhengig av eksterne tiltakshavere og deres prosjekters faktiske gjennomføring. 1. Presentasjon av faglige oppgaver og utfordringer Presentasjonen nedenfor er ingen generell presentasjon av Universitetsmuseet i Bergen (UM), men trekker frem forhold med konsekvenser for institusjonens økonomi. Universitetsmuseene forsker, forvalter sine samlinger på samfunnets vegne og formidler dem på mange ulike måter til både akademia og det brede publikum. Det betyr at museet har oppgaver som trekker i ulike retninger. Spenningen er en utfordring, men vil også kunne gi særlige institusjonelle fortrinn. Forskningsmessig spissing kan ikke skje på bekostning av forvaltning av samlingene i deres bredde. Formidling må skje, men ikke på bekostning av produksjonen av den kunnskapen som skal formidles. Forvaltningen er helt avgjørende, men nytt materiale må skaffes til veie av forskningen, og samlingene må formidles. Selv om forskningen er en grunnleggende dimensjon i alle virkeområdene, må Universitetsmuseet altså operere på hvert område og overalt på samme høye kvalitetsnivå. En særlig utfordring, men også særlige muligheter, ligger dessuten i Universitetsmuseets faglige heterogenitet og varierte virksomhet: Naturvitenskap, kulturvitenskap, arkeologisk feltarbeid, hagedrift osv. Institusjonens samlede kompleksitet byr på betydelige utfordringer når det gjelder finansieringen av en slik virksomhet. I stortingsmelding nr. 15 ( ) Tingenes tale Universitetsmuseene som ble lagt frem i 2008 slo KD fast at forskningen er en kjerneoppgave som ligger til grunn for alt arbeid ved universitetsmuseene (pkt ). Også forvaltning og formidling skal altså være forskningsbasert. I stortingsmeldingens pkt. 5.1 fremholder så departementet at universitetsmuseene forvalter sentrale deler av kultur- og naturarven. Museenes legitimitet som samfunnsinstitusjoner hviler blant annet på at kunnskap om samlingene aktualiseres og gjøres tilgjengelig. Kunnskap må formidles. Alle de tre virkeområdene til et oppegående og 1

2 oppdatert universitetsmuseum krever altså sitt. Ingen av dem kan neglisjeres uten at dette skader de andre. Museumsprosjektet ved UiB har i tillegg til renoveringsprosjektet knyttet til museets gamle hovedbygning tatt helt konkrete grep for å komme i møte Riksrevisjonens rapporter og kritiske merknader fra henholdsvis 2003 og 2008 (dokument nr. 3: og nr. 3: ). Det har ført til et stort og omfattende, logistisk og konserveringsmessig utfordrende flytteprosjekt som UiB sentralt da også har gitt et eget budsjett utenfor museets ramme. Flytting må skje for så vidt som Museplass 3 må tømmes, og dette omfattende prosjektet er fremdeles ikke avsluttet. Et annet moment ved Museumsprosjektet er en omfattende planlegging av de nye utstillingene i Museplass 3, og av de publikumstilbudene museet skal kunne gi i den perioden Museplass 3 er stengt ( ). Verken det omfattende flytteprosjekt eller de nye naturhistoriske utstillingene kan museet dekke over ordinær grunnbevilgning. 1.1 Organisering For universitetsmuseene utgjør Tingenes tale fremdeles et grunnlag for handlingsplaner, og for tiltak som alt er satt i verk eller er under utførelse. Dessuten gir UiBs strategiske plan overordnete føringer for virksomheten ved Universitetsmuseet i Bergen. Museet registrerer at Stortingsmelding 18 ( ) «Lange linjer kunnskap gir muligheter» i mindre grad egner seg som styringsdokument for museets virksomhet. I Tingenes tale, pkt. 1.3, fremhevet KD m.a. at universitetsmuseene må bli flinkere på strategisk forskningsledelse, utarbeiding av forvaltningsplaner og strategiske dokumenter. Styrking av museet på disse områdene er satt i verk ved UiB. Omstillingsprosessen benytter personale fra Deloitte som konsulenter. Den er nå gått inn i en konkretiseringsfase og skal avsluttes våren Den skal finne frem til en ny og mer hensiktsmessig organisasjonsstruktur - ikke et mål i seg selv, men for å gjøre universitetsmuseet til et redskap som er best mulig egnet til å løse institusjonens oppdrag og oppgaver. En rekke plandokumenter vil bli utarbeidet: organisasjonsplan, bemanningsplan, forskningsstrategisk plan, forvaltningsplan, formidlingsplan, og plan for hvordan og i hvilket omfang UM kan yte sitt spesifikke bidrag til UiBs undervisningstilbud. Når det gjelder stillinger tar museets budsjettforslag for 2014 ikke med nye stillinger. Det skyldes at museets totale behov ikke lar seg vurdere presist nok før ny organisasjonsplan er utarbeidet. 1.2 Økonomi UiBs strategiske plan fremholder opprettholdelsen av faglig kvalitet som en hovedutfordring i planperioden. Formidling av den kunnskapen som produseres er en forutsetning for at den kan komme til nytte i samfunnet (jf. s. 4). Det gjelder også Universitetsmuseet i Bergen, som med dette foreslår et budsjett innen en eksisterende ramme som er meget stram. Dette betyr manglende fleksibilitet til å foreta strategiske investeringer, slik også Bio-evalueringen i 2011 slo fast når det gjaldt Universitetsmuseet i Bergen (Panel 1, s. 37, general evaluation). At en økning blir nødvendig i og med ny 2

3 organisasjonsstruktur er klart. Hvor stor gjenstår å se. Men det er mulig å gjøre mye innen den rammen vi har i dag, og vi er optimistiske når det gjelder institusjonens fremtid! Når det gjelder eksternt finansiert virksomhet har museet forventninger til drøftelser omkring DB og dessuten den nye TDI-modellen som i seg selv synes å ville gi mulighet for bedre budsjettering og dermed øket institusjonelt handlingsrom. Uavhengig av den høye grad av programstyrt forskning i Norge springer forskningsprosjekter som oftest ut av enkeltforskeres interesser og nettverk. Bio-evalueringen 2011 vektla nettopp dette i forhold til overveiende predefined forskning (Evaluation, s. 10). Museet kommer derfor til å arbeide aktivt for å øke ressurser til og kvalitet på vår prosjektadministrasjon. Dette vil senke terskelen for å engasjere seg i slike prosjekter for våre forskere og sikre dem institusjonell oppbakking. Samtidig vil det øke kvaliteten på søknader og drift, samt gi en helt nødvendig oversikt over prosjektenes økonomiske implikasjoner for institusjonen. I så måte oppfatter universitetsmuseet seg på linje med UiBs strategiske plan s. 6, der det ytres ønske om at ambisjonene om og evnen til å oppnå mer ekstern finansiering styrkes. Det må også sies at vi ikke er i mål på dette området. Normalt lever universitetsmuseet godt med å ha årlige bevilgninger. Når det gjelder større utstillinger vil det imidlertid ofte ta flere år å produsere en utstilling. Her er et større utstillingsprosjekt kanskje mer i slekt med byggeprosjekter enn med forskningsprosjekter. Samtidig er det museets klare intensjon å redusere størrelsen på overføringer ved årets slutt til et minimum. Dette tilsier at museet trenger stabile og forutsigbare ressurser over lengre perioder enn ett år for å sette i gang slike prosesser. 1.3 Forskningen ved Universitetsmuseet Museets vitenskapelige produksjon pr. vitenskapelig ansatt er blant de høyeste ved UiB, og museet har størst økning på publikasjonspoeng på begge nivåer, henholdsvis ca. 31% og 55% (se fakultetenes forskningsmeldinger 2012, kap. 4). 1.4 Digitalisering En digitalisering av samlingene vil bety en stor gevinst for universitetsmuseet innen alle de vesentligste arbeidsområder. Dette er imidlertid et svært ressurskrevende arbeid. Det kreves en stor innsats med innlegging og fotografering, en nesten enda større med faglig korrektur, og endelig en samordning av universitetsmuseenes arbeid innen feltet, slik at alle deler kan inngå i større systemer som sikrer vedlikehold, optimale brukergrensesnitt, tilgjengelighet osv. Mht det siste har UiB og de andre universitetene erkjent deres ansvar og har i flere år gitt øremerkede midler innen ordinær ramme. Det er helt avgjørende at dette i det minste fortsetter uten reduksjoner. Arbeidet med oppfølgningen av Tingenes tale om digitalisering (Nasjonalt digitalt universitetsmuseum, jf. kap. 6) synes å ha gått i stå. En venter fremdeles på KDs svar på universitetsmuseenes innspill fra

4 1.6 Budsjettrammen Innenfor budsjettrammen kan universitetsmuseet knapt nok opprettholde status quo. Når det gjelder omfanget av institusjonens disponible driftsmidler, og antallet av stillinger innen alle museets virkeområder, er utviklingen i de senere årene utvilsomt bekymringsfull. Utenfor budsjettrammen vil Universitetsmuseet i Bergen satse på å styrke formidlingen til publikum, ikke minst i form av de nye utstillingene i Museplass 3 som skal åpnes i Museumsprosjektet vil føre til kostnader som en i dag ikke har helt oversikt over. Etter ny organisasjonsstruktur vil den endelige bemanningsplanen utvilsomt forutsette en økning av museets grunnbevilgning. 2. Budsjett Grunnbevilgning Budsjettperspektiver Det er usikkert hvilken betydning full drift av nye Museplass 3 vil få fra 2017/2018, men Universitetsmuseet ser i årene fremover enkelte forhold som vil få betydning for økonomien: Disponible driftsmidler på 3-5 % når lønn og husleie er betalt gir lite strategisk handlingsrom for museet. Vi vil sammen med EIA foreta en gjennomgang av samtlige arealer med henblikk på å redusere der det er mulig. Gjennomgangen skal også vurdere om arealene ligger i rett leiekategori. Et spørsmål av stor betydning er jo om UM må betale husleie for Museplass 3 i en periode der bygget er overtatt av Statsbygg og ikke kan brukes til museumsformål. Uansett vil jo alt areal i Museplass 3 s sørfløy, 1720 m2, gå ut av museets arealportefølje. Samtidig ser vi at magasinet i fjellhallen allerede har ført til øket husleie. Det er dessuten fra UiBs side bestemt at museets fellesadministrasjon og publikumsavdeling fra årsskiftet 2013/14 skal samlokaliseres i Parkvn. 9. Dette vil igjen øke museets samlede areal med ca. 240 m2, men samtidig gi en helt nødvendig infrastruktur som er et stort savn i dag. Et annet forhold som på sikt vil gi økte faste utgifter er behovet for å ansette folk i en rekke viktige og nødvendige nøkkelstillinger. Utviklingen må snus, vi kan ikke i lengden sikre et handlingsrom til drift ved å spare inn ledige stillinger. Uansett vil færre ansatte gi redusert forskningsaktivitet og dermed mindre muligheter for RBO og eksternt finansierte prosjekter. Når vi ikke går inn i denne materien i dette budsjettforslaget, henger det sammen med omstillingsprosessen og den bemanningsplan som vil bli lagt frem våren To av hovedaktivitetene ved museet genererer pr. i dag ingen belønningsmidler: formidling og samlingsforvaltning (inn/ut-lån). Det er like fullt aktiviteter som er grunnleggende for museet og forbundet med betydelige kostnader. I den forbindelse kunne museet ønske en dialog med universitetsledelsen om muligheten for ulike former for «kvittering». «Småforsk-midler» er meget viktige for våre forskere, og gir uttelling langt ut over det deres omfang egentlig skulle tilsi. Vi håper sterkt at man fortsatt vil kunne regne med slike midler. Museet driver ved Seksjon for ytre Kulturminnevern, SFYK, en omfattende utgravningsvirksomhet i museets område (Hordaland, Sogn & Fjordane og Sunnmøre) hjemlet i Kulturminneloven med forskrifter. Den gir rik anledning til utvikling av feltmetodikk, står for tilveksten av arkeologisk materiale som igjen blir forskningsmateriale. 4

5 Virksomheten arbeider under et stramt forvaltningsregime overvåket av Riksantikvaren. Samlet sett ivaretar SFYK således UiBs lovhjemlede ansvar på dette området, og virksomheten gir universitetet rik anledning til intensivert forskning og formidling. Samtidig er den ressurskrevende for museet. I dialog med UiBs ledelse håper vi å kunne drøfte en forbedring av denne virksomhetens rammebetingelser i årene fremover. Antallet av ansatte ved museet over 55 er økende. Ettersom vi har en rekke medarbeidere i fysisk krevende utendørs stillinger som feltarkeologer og gartnere, vil en seniorpolitikk bli nødvendig, men også krevende å virkeliggjøre på en god måte. Vi ønsker å ta best mulig vare på alle våre medarbeidere. Det må drøftes med UiB sentralt muligheter rundt dette temaet. I det hele tatt vil det økende fokus på HMS, og risikovurderinger knyttet til en svært mangfoldig institusjon, kreve betydelig av oss. De HMS-avsetningene som skjer over EIAs budsjett vil derfor være meget nødvendige, gitt at vi kan matche den påkrevde egenandel. Mye av vårt utstyr knyttet til hagedriften på Milde er gammelt og utrangert. Vi har i 2013 kunne komme meget godt i gang med utskiftninger ifølge utarbeidet utskiftningsplan for tyngre investeringer/utstyr. Denne løpende utskiftningen vil en fortsette i det omfang budsjettet gir muligheter for det. Tyngre og større laboratorieinvesteringer krever planlegging over tid, samt ekstern finansiering om det skal være mulig. Dagens budsjettmodell gir uansett ikke museet muligheter for avsetninger, men i høyden for øremerkede overføringer i begrenset omfang. 2.1 Budsjett for 2014 En oversikt over forventet budsjettramme basert på grunnbevilgningen i 2013 er gitt i tabell 1. Oversikt over tiltak innenfor budsjettrammen for 2014 er gitt i tabell 2, og over tiltak utenfor budsjettrammen i tabell 3. Tabell 1 Budsjettforslag 2014, Grunnbevilgning (GB) basert på forventet budsjettramme (tall i hele tusen) Budsjettforslag GB Drift Investering Totalt Budsjettramme Resultatbaserte inntekter: 1.Utdanning 2.Forskning Konsekvensjustert ramme Øremerkede tiltak: Stipendiatstillinger (8 stk) Post.doc - Nasjonalt museumsprosjekt digitalisering (MUSIT) Sum foreslått ramme Tillegg for inntekter til avskrivning Salgsinntekt (museumsbutikk) Sum foreslått budsjett

6 2.2 Drift Museets driftssituasjon er kompleks og med en rekke svært ulike områder: fra drift av hagene, laboratorier, samlinger og administrasjon. Dette er spesifisert i de underliggende punktene. Fortsatt har museet en bekymring i misforholdet mellom faste utgifter og midler til drift. Lønn og husleie vil utgjøre en for stor andel av GB. Det er dessuten knapt nok mulig å etablere noe strategisk handlingsrom. Nedenfor viser vi hvordan museet ønsker å legge opp budsjettet for Lønn Lønnsbudsjettet utgjør i 2013 rundt 50 % av samlet budsjettramme. I 2013 har vi hatt tilnærmet stillingsstopp for faste stillinger som ikke er nødvendige av hensyn til drift. Her vil så omstillingen og ny bemanningsplan i 2014 avdekke faktiske behov for utvidelse av rammen i så måte. Ledige vitenskapelige stillinger ligger imidlertid fortsatt inne i budsjettforslaget fordi museet må opprettholde nødvendig kompetanse og ressurser til å kunne ivareta museets samlede virksomhet på det nivå en forventer det av et universitetsmuseum. Et samlet lønnsbudsjett for 2014 uten økning i antallet faste stillinger er beregnet til 54,43 mill. kroner. Stipendiater (øremerkede midler) Universitetsmuseet har pr. i dag 8 stipendiatstillinger. Forskningsarbeidet er knyttet til samlingene og virksomheten ved museet, og pliktarbeidet er lagt til den museale virksomheten. Stipendiatene er viktige bidragsytere til forskningsvirksomheten ved museet. Fra 1. april 2014 vil museet, basert på avgang og akkumulert reserve de siste årene (refunderte lønnsmidler pga. lovfestede permisjoner) lyse ut to stipendiatstillinger. Da vil museet en overgang ha 10 stipendiater. Dette er ikke bæredyktig over tid men vi tåler det i en periode inntil tallet igjen reduseres til åtte ved vanlig avgang. Intern husleie Museumsvirksomhet krever store og spesialtilpassede arealer til utstillinger og magasiner. Pr. i dag disponerer museet ca m2 til disse formålene. Disse ble i 2013 ivaretatt på en ny og mer robust måte ved å flytte magasinene ned til priskategori 0,5. I budsjetteringen for 2014 tas som utgangspunkt at en i 2013 fikk 100 % dekning. MP3 s sørfløy gir en reduksjon på 1,95 mill. kr. samtidig som overtakelsen av Parkvn. 9 fører til en økning på ca Det føres således opp samme beløp som for 2014, fratrukket 1,95 mill. kr. og påplusses kr. Slike muligheter for gevinst ved å redusere arealer har nettopp vært trukket frem i drøftelsene omkring internhusleien. For øvrig vil museet sammen med EIA foreta en generalgjennomgang av museets samlede areal med et dobbelt formål: reduksjon i areal om mulig for å spare faste utgifter, og gjennomgang av arealkategoriene med henblikk på å få en mest mulig presis kategorisering. Som nevnt i budsjettperspektivene ligger det jo alt en innsparing i avståelsen av Museplass 3 s sørfløy til UiB-formål. Et samlet husleiebeløp for 2014 er satt til 41,65 mill. kroner. 6

7 Forskningsmidler/posisjonering Museet har i 2013 sett på fordeling av midler jfr. fordelingsmodellen for indirekte kostnader som ble innført i Museet sentralt støtter hvert av våre eksternfinansierte forskningsprosjekter med fritak for husleie. Museet legger opp til at budsjettet for 2014 opprettholder denne fordelingen. Dessuten vil museet i likhet med tidligere år støtte småforsk -prosjekter med egenandel i tillegg til sentrale bevilgninger og individuelle egenandeler. I de siste årene har det utover dette ikke vært økonomisk mulig å sette av sentrale midler til nye forskningsprosjekter. Med budsjetterte frie midler på knapt 9% av totalbudsjettet vil museets ledelse også i 2014 ha et nokså begrenset strategisk handlingsrom. Et samlet budsjett for forskning og posisjonering er beregnet til 1,123 mill. kroner for Drift, vedlikehold og utvikling av laboratorier, magasiner og botaniske anlegg Laboratorier: Museets naturvitenskapelige forskning er ofte kostnadstung. Museet har egne laboratorier, men må også basere seg på samdrift med andre enheter/institutt. Dette må museet videreføre i Magasiner og botaniske anlegg: Museets samlingsforvaltning krever betydelige ressurser. Vesentlige kostnader er her klimakontrollerte magasiner og behovet for omfattende digitalisering. I tillegg krever levende materiale gartnerfaglig innsats. Samlingene for øvrig bare kan bevares i samsvar med internasjonale museale standarder dersom de er under tilsyn av fagutdannet konserveringspersonell. Våre magasiner og anlegg er i tillegg spredt over et stort geografisk område. Forvaltningen av disse samlingene krever akutte tiltak, samtidig som museet må tenke langsiktig mht. sikring og konservering av funn og objekter. Dette krever både utstyr og kompetent personale. Vi har ikke midler til å etterkomme helt legitime behov ved avdelingene, så dette arbeidet må også i 2014 måtte holdes på et minimum. Det blir derfor ikke prioritert utvikling/utvidelse av botaniske anlegg eller nye magasiner. Imidlertid har museet gått inn i et samarbeid med EIA for å se på mulighetene for en mer effektiv arealutnyttelse for alle parter av Solhaugmagasinet og magasinet på Midttun. Det er også mulig at arbeidene i forbindelse med Lønningen lystgård i løpet av 2014 kan føre til en Avinor-finansiert utvidelse av opparbeidet areal i Botanisk hage på Milde. Et samlet budsjett for 2014 til drift, vedlikehold og utvikling av laboratorier, magasiner og botaniske anlegg settes til 2,05 mill. kroner. Drift og utvikling av utstillinger, undervisnings- og publikumstilbud: Utstillinger: I 2014 vil Museplass 3 være stengt, og drift vil da omhandle de gjenstående utstillingene i Håkon Sheteligsplass 10. I tillegg til dette blir grunnlovssatsningen for 2014 viktig. Undervisnings- og publikumstilbud: Det er de siste årene utviklet mange nye tilbud til barn og unge, samt andre arrangementer. Museets virksomhet holder her et meget høyt nivå. Det vil i 2014 bli begrenset anledning til 7

8 å utvikle nye tilbud. Som arena vil jo Museplass 3 falle bort, til gjengjeld må muset da vurdere hvor og hvordan virksomheten best mulig kan drives i de kommende årene. Et samlet budsjett for utstillinger, undervisning- og publikumstilbud settes til 1,02 mill. kroner. Drift, administrasjon og IT Universitetsmuseets generelle drift skal dekke enhetenes administrative behov. Dessuten finnes det et sentralt ansvar for IKT-sektoren. I tillegg kommer direktørens rådighetsbeløp. I 2014 vil administrasjon også omfatte avslutning av omstillingsprosessen og implementering av ny organisasjonsstruktur. Et samlet generelt driftsbudsjett for 2014 settes til 2,3 mill. kroner Helse, miljø og sikkerhet Universitetsmuseet er en kompleks organisasjon vil være et krevende år for alle ansatte med stort påtrykk ikke minst pga. de store prosjektene som er knyttet opp mot museet; flytteprosjektet og museumsprosjektet. I tillegg til dette er museet inne i en omorganiseringsprosess, som fordrer rett oppfølging ved implementering for å kunne lykkes. Dette fordrer stort fokus på helse, miljø og sikkerhet, slik at alle ansatte til en hver tid kan ha et trygt, inkluderende, forutsigbart og spennende arbeidsmiljø. I tillegg til museets egne prosjekter og HMS-relaterte personalkostnader, føres den egenandelen opp som er nødvendig for å kunne utløse avsetningen til HMS-tiltak ved museet som ligger på EIA sitt budsjett. Et samlet HMS-budsjett for 2014 settes til 0,35 mill. kroner Investerings- og utstyrsbehov Museet bidrar til drift av laboratorier i samarbeid med andre institutt og eller utnytter utstyr/kjøper tjenester ved andre enheter der det er nødvendig for gjennomføring av ulike forsknings- og konserveringsprosjekter. Museet har imidlertid et stort behov for å skifte ut gammel utstyrspark både når det gjelder laboratorieutstyr som mikroskoper eller biler/anleggsmaskiner. Museet ser at dette er for store investeringer på eget budsjett og vil gjennom tiltak utenfor budsjettrammen legge opp til en delfinansieringsmodell. Det fordrer at museet også går inn mot både UiB sentralt, men også andre aktører for å se på løsninger om for å delfinansiere større utstyr. Et samlet investerings- og utstyrsbehov settes til 0,9 mill. for Inntekter ved museet Dette omfatter inntekter som ikke er gitt over GB. For museet vil dette innebære inntekter fra museumsbutikken, fra utleie av utstillinger, eksterne bevilgninger til produksjon av utstillinger og ulike refusjoner. Museet forventer slike inntekter på i alt 1 mill. kroner i Kostnadene er lagt inn under posten «Drift; administrasjon og IT». 8

9 Inntekter til avskrivninger Universitetet i Bergen fører regnskap etter periodiseringsprinsippet. Det medfører blant annet at kostnader for større investeringer skal fordeles over investeringens økonomiske levetid og ikke bare utgiftsføres det første året. Det gir et riktigere regnskap over flere år. Museet forventer inntekter lik kostnader til avskrivning på 1 mill. for Øremerking MUSIT Museet har et betydelig behov for ressurser til fortsatt digitalisering. Digitale systemer er i dag ikke en luksus for særlig avanserte museer, men en helt fundamental del av et museums samlingsforvaltning. I Norge er universitetsmuseenes digitale engasjement samlet i MUSIT. Det er derfor svært viktig at UiBs øremerking (3,38 mill. kr.) til MUSIT-formål ved universitetsmuseet opprettholdes. Det gjelder noen driftskostnader ved digitaliseringsprosjekter, men først og fremst «medlemskontingent». Dessuten lønnsmidler tilsvarende 0,5 mill. kr. I tabell 2 nedenfor er disse lønnsmidlene lagt inn i lønnsrammen. Ellers vil museet også utenfor denne øremerkingen i størst mulig omfang allokere midler til fortsatt digitalisering. Budsjettforslag for 2014 innenfor uendret budsjettramme Universitetsmuseet har innenfor rammen av budsjettet for inneværende år et samlet budsjettforslag for 2014 på mill. kroner. Tabell 2 gir en fordeling av hovedpostene i budsjettforslaget slik de er beskrevet i teksten over, samt inkl. øremerkede midler til MUSIT. Budsjettforslag for 2014 tiltak innenfor budsjettrammen Beløp Lønnskostnader (inkl. stipendiater, 1 post.doc, 1 stilling MUSIT) Internhusleie Forskningsmidler/posisjonering Drift, vedlikehold og utvikling: laboratorier, magasiner og botaniske hager Drift, vedlikehold og utvikling: utstillinger, undervisning- og publikumstilbud Drift; administrasjon og IT Helse, miljø og sikkerhet Investeringer/utstyrsbehov Avskrivningskostnader MUSIT Sum budsjettforslag innenfor rammen Bygningsmessige tiltak, ombygging og vedlikehold Universitetsmuseet har sendt gitt innspill til EIA sitt budsjett for 2014 om bygningsmessige tiltak, ombygginger og vedlikehold. I tillegg til de store prosjektene som er satt i gang og som planlegges videre i Museplass 3, er innspillet til EIA knyttet til flytting av administrasjonen til Parkvn. 9, tiltak på DKS, DNS, Milde og i Joachim Frielesgate 1. Se vedlegg 1 for prioriterte tiltak for Museet vil opprettholde den gode dialogen med EIA, slik at vi kan få en effektiv utnyttelse av ressursene i de prosjektene som vedtas for

10 Budsjettinnspill 2014 tiltak utenfor budsjettrammen Nedenfor følger universitetsmuseets forslag til tiltak utenfor budsjettrammen. I den forbindelse understrekes det at alle spørsmål knyttet til ny organisasjonsstruktur og bemanningsplan ikke tas med her. Omstillingsprosessen er nå gått inn i en konkretiseringsfase, men vi har i dag ikke oversikt nok til å kunne komme med rimelig presise estimater. Det vi kan signalisere er, at vi for å kunne virkeliggjøre den nye strukturen på en god måte vil måtte tilføres midler utover GB for 2014 som en blivende utvidelse av museets ramme. Museet legger opp til å kunne fremme konkret forslag om ny struktur og bemanning rundt 1. mai Museumsprosjektet i Bergen Museumsprosjektet i Bergen omfatter tre ulike faser, men i tillegg også en opprustning av museets magasiner. En forventer at statsbudsjettet for 2014 vil gi finansiering av fase I, MP3s sørfløy til universitetsformål. Det er uklart om regjeringen i forbindelse med en slik bevilgning også vil gi eksplisitte signaler om fase II, museets midt- og nordfløy til museumsformål. Uansett stenges MP 3 1. november 2013, trolig frem til 2017 eller Det er i den forbindelse to store prosjekter som må gjennomføres i denne perioden. Ingen av dem kan skje uten UiB-finansiering utover nåværende budsjettramme: Tømming av MP3 og omorganisering av museets magasiner. Planlegging og gjennomføring av de nye utstillingene i MP3. Flytteprosjektet I forbindelse med etablering av nytt stort magasin i en fjellhall, og med de kravene til tømming av MP3 som Museumsprosjektets fase I stiller, har museet måttet sette i gang et storstilt flytteprosjekt. Dessuten er denne organiseringen av magasinene også UiBs respons på Riksrevisjonens i sin tid kritiske merknader. Flytteprosjektet omfatter svært mange av museets samlinger. Det er helt avgjørende at denne prosessen skjer faglig og konserveringsmessig forsvarlig. Dessuten innebærer den en svært omfattende internlogistikk, desinfiseringsprosesser før innflytting i nye magasiner, og innkjøp av folk til tyngre tak. Eksterne utstyrsleveranser til fjellhallmagasinet har vært meget forsinkede. Endelig omfatter flyttingen også bestrebelsene på å spare midler for UiB ved omdisponering av Solhaugmagasinet med henblikk på å kunne fraflytte spritmagasinet på Midttun. Uavhengig av den mulighetsstudien som EIA gjennomfører høsten 2013 for HS10, vil flytteprosjektet etter MP3 igjen flytte oppmerksomheten over på det som må flyttes fra HS10 og Jussbyggmagasinet til fjellhallmagasinet. Resultatet vil samlet sett bli en kolossal forbedring av museets magasineringsstandard, men det er også ressurskrevende. Samtidig er det jo slik at MP3 må tømmes nå - og så fortsettes med de kulturhistoriske samlingene. Dvs. prosjektet må fullføres og fjellhallmagasinet virkelig tas i bruk med de følgene dette har for resten av samlingsorganiseringen. I tillegg må 10

11 en finne en faglig forsvarlig lagring av kreosotinnsatt materiale i tråd med hensynet til HMS. Det kan tenkes at det meste av kostnadene ved å ta Solhaugmagasinet i bruk til museets spritsamling kan dekkes av innsparing ved fraflytting av magasinet på Midttun. Det er vanskelig å være presis her, og museet ber om 3,5 mill. kr. som skal dekke transport, pakking, materiell, vurdering av spesialmagasin for kreosot-materiale, og prosjektengasjert arbeidskraft i Nåværende bevilgning utenfor rammen er ikke bundet av budsjettåret. Vi håper at en påplussing på 3,5 mill. kr. kunne legges til og håndteres på samme måte. Slik vil en kunne fortsette arbeidet inn i Nye utstillinger i Museplass 3 Det er overveiende sannsynlig at universitetsmuseet i 2017 skal kunne åpne helt nye naturhistoriske utstillinger i Museplass 3. Deler av midtfløyens utstillingsareal er fredet og skal vise samlingene i et vitenskapshistorisk og institusjonshistorisk perspektiv. Underetasjen vil gi helt nye og storartede muligheter for ulike undervisningstilbud innen især naturfag. Nordfløyen skal også oppgraderes, slik at en der skal kunne ha nye skiftende utstillinger i en fløy med adekvat infrastruktur. Museumsprosjektet legger allerede stort beslag på museets arbeidskraft. Det er helt i orden. Men ved den konkrete planlegging og gjennomføring av utstillinger i det omfang som Museumsprosjektet i Bergen legger opp til, må det under publikumsavdelingen etableres en prosjektorganisasjon som kan håndtere dette formatet. Museet ønsker å begynne dette arbeidet straks over nyttår. Det er utarbeidet et hefte som risser opp den tematiske hovedinndelingen. Det er imidlertid behov for et omfattende konkret planleggingsarbeid i form av presisering og utarbeidelse av temaenes konkrete utforming både tekstlig/faglig, mht. utvalg av eller produksjon av utstillingsgjenstander og visuelt. Noe tilsvarende vil gjelde de antikvariske utstillingene og i den forbindelse utarbeidelse av det vitenskapshistoriske perspektivet. Alt dette vil innebære mobilisering av fagfolk i og utenfor museet, og engasjering av i hvert fall en prosjektstilling som utstillingsleder med arkitektkompetanse, teknisk, visuelt og økonomisk-administrativt, med samlet ansvar for utstillingene og rapportering til leder for Publikumsavdelingen. Som utstillingsfaglig referansegruppe, naturvitenskapelig fagkoordinator og i administrative støttefunksjoner kan museet bruke egen arbeidskraft. Museet ønsker altså alt i 2014 å sette i gang med helt konkret planlegging av de nye utstillingene som ventelig skal åpnes i Erfaringsmessig er dette ikke mer tid enn det som kreves til planlegging og gjennomføring i et slikt format især når bygningen samtidig er under renovering. Det er åpenbart at kostnadene ikke vil kunne tas innenfor eksisterende ramme. Utenfor rammen føres det derfor opp et engasjement 1. august 2014 til 1. mai 2018 som utstillingsleder (arkitekt), og et engasjement som fagkonsulent vitenskapshistorie som skal ha ansvar for den historiske dimensjonen i især de antikvariske utstillingene, fra 1. oktober 2014 til 1. oktober dessuten budsjetteres med kostnader knyttet til drift av planleggingsarbeidet og investeringsbehov i samsvar med tematiske planer, f. eks. ulike utstillingsgjenstander. Dette er en kategori kostnader som vil påløpe også ut over En utstillingsleder, arkitekt, l.tr. 80, tiltredelse 1. aug kr. Vitenskapshistorisk konsulent, l.tr. 65, tiltredelse 1. okt

12 Drift Investeringer/produksjon (f. eks. taksidermi m.m.) I alt kr. Stillinger I forhold til omorganiseringen som museet nå er inne i, vil vi i løpet av våren 2014 legge frem forslag til ny organisasjonsstruktur. Hele omstillingsprosjektet vil vanskelig la seg gjennomføre uten styrket budsjettramme. I den forbindelse må det utarbeides en bemanningsplan. Denne vil utvilsomt avdekke et helt konkret behov for noen nye nøkkelstillinger noen bør om mulig allerede besettes fra høsten 2014, f. eks. fra 1. oktober. Det er imidlertid prematurt å føre opp stillinger allerede i budsjettet for Som sagt vil museet komme tilbake til dette i løpet av våren. Botaniske anlegg I samsvar med inngått intensjonserklæring av 11. juli 2013 om Lønningen lystgård forutsettes det som i den forbindelse skal skje i i Botanisk hage på Milde i sin helhet reelt finansiert av Avinor. Utstillinger og utadrettet virksomhet Da Museplass 3 stenger 1.november 2013, vil utstillingsvirksomheten og annen utadrettet virksomhet nødvendigvis bli konsentrert i Håkon Sheteligsplass 10. Dette vil kreve justeringer i dette bygget. I tillegg må vi være oppfinnsomme med hensyn til å finne andre måter å holde publikums interesse fanget på i den forholdsvis lange perioden vi nå skal holde Museplass 3 stengt. Her kan det tenkes at vi må gå utradisjonelle veier. For å få dekket de ekstra kostnader som kommer i forbindelse med å tilrettelegge HS10 som utstillingsvindu for museets virksomhet i de neste 4-5 år, samt andre aktiviteter som Ipad prosjekt og Læringsløype for barn, og nye måter å bli synlig i byen på, føres det opp kr. Investeringer Både ved de kultur- og naturhistoriske samlinger er det et stort behov for å investere i utstyr. Det skal nevnes frysetørker og nye mikroskoper. Røntgenapparatet på konserveringen er anskaffet i Museets magasiner finnes lokalisert syv forskjellige steder. Her må en tenke intern transport, både av gjenstander, og av ansatte som må forflytte seg mellom magasinene. UiB sentralt har i 2013 gitt generøse bidrag til tyngre utstyr på Milde. I samsvar med enhetenes investeringsplaner føres likevel opp i alt 1,2 mill. kr. Budsjettforslag 2014 utenfor budsjettrammen Museet har utenfor rammen av budsjettet, et samlet budsjettforslag på kr. 6,495 mill. kroner. Som det sees, er dette i hovedsak knyttet til det arbeid som må skje knyttet til bevilgningen til MP3 over statsbudsjettet for 2014 og Museumsprosjektets øvrige gjennomføring. En minner igjen om at budsjettet utenfor rammen ikke inkluderer de kostnadene som vil komme i tilknytning til ny organisasjonsstruktur og dens implementering høsten 2014-våren

13 Tabell 3 Budsjettforslag 2014 utenfor budsjettrammen Budsjettforslag for 2014 tiltak utenfor budsjettrammen Beløp Flytteprosjektet Utstillingsprosjektet MP Utstillinger og utadrettet virksomhet HS10 og andre steder Investering utstyr* Sum budsjettforslag 2014 utenfor rammen Budsjettforslag Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Forskningsrådsfinansiert virksomhet (FFV) Forventet omfang i 2014 for stipendiater og postdoktorer Det er ikke budsjettert med øket bevilgning av stipendiater og postdoktorer med oppstart i Universitetsmuseet har pr en stipendiat og en halv stilling som postdoktor finansiert av NFR. Forventet omfang av øvrige prosjekter Ut fra DNS sine søknader til NFR i 2013 og erfaringer fra tidligere tildelinger, forventes det en begrenset bevilgning fra NFR i Ved DKS forventes det en liten nedgang i omfanget av øvrige prosjekter. Ansatte ved museet deltar for øvrig i mange forskningsprosjekter som «eies» av andre enheter og institutter. Ansatte deltar også i forskningssamarbeid med SFFen CIPR, uten at dette fremkommer av tallene. EU finansiert virksomhet Forventet omfang av stipendiater og postdoktorer fra EU Museet forventer ikke å ha stipendiater finansiert av midler fra EU i 2014, men en postdoktor vil i 2014 finansieres av midler fra EU og en prof. II av CEES ved UiO. Forventet omfang av øvrige prosjekter Museet har ett EU finansiert prosjekt i Ellers deltar våre ansatte i andre forskningsprosjekter med EU-finansiering uten at dette blir synlig i museets prosjektportefølje. Annen finansiering Den ekstern finansierte virksomheten ved museet varierer fra år til år. Dette dreier seg i hovedsak om forvaltningsoppgaver knyttet til lovpålagte arkeologiske utgravninger. De involverer forskning men er teknisk sett ikke forskningsprosjekter. Omfanget av prosjektene er avhengig av bygge- og anleggsaktiviteter i UM sitt ansvarsområde (Hordaland, Sogn og Fjordane og Sunnmøre). I de nærmeste årene forventes omfanget å øke, i 2014 til ca mill. kroner. Et problem er i så måte at museets stab innen SFYK strengt tatt ikke er dimensjonert til en portefølje på mer enn ca. 15 mill. årlig. Problemets omfang er selvsagt i noen grad avhengig av kompleksiteten i hvert enkelt prosjekt. 13

14 Museet har i tillegg andre prosjekter i 2013 som forventes å fortsette i Dette er samarbeid med Havforskningen (0,5 mill. kr. i 2014) og Artsdatabanken, NTNU. Omfanget for 2014 forventes å være noe redusert i forhold til Støtte fra ulike fond og legater til forskning og annen faglig virksomhet mottas hvert år, bl.a. Meltzer-fondet, Grolle Olsen og Miranda Bødtkers legat. En forventer at bevilgningene vil være noe lavere enn for 2013, dvs. noe under 1 mill. Disse er inkludert i summen under «Bidrag fra andre» i tabell 4. Tabell 4 viser budsjetterte BOA inntekter i 2014 (tall i tusen). Den uten sammenlikning største posten, «Bidrag andre», er den mest usikre, ettersom den er fullstendig avhengig av eksterne tiltakshavere og deres byggeaktivitet. Inntekter BOA BOA 2014 (mill) -bidrag fra NFR DNS: DKS: 330 EU DNS: 700 DKS: 0 Andre DNS: DKS:100 SFYK: Oppdrag DNS: 318 DKS: 30 SUM DNS/DKS: SFYK: Totalt: Av dette er inntekter fra DB Postdoktor (årsverk) Stipendiat (årsverk) DNS: 650 DNS: 0,5 DNS: 1 DNS: 90 DNS: 1 DNS: 620 SFYK: DNS: 40 DNS/DKS: SFYK: Totalt: ,5 1 Overføringer og utsatt inntekt Grunnet lovpålagte permisjoner og lignende blant våre stipendiater vil ca. 1,5 mill. overføres til 2014 over grunnbevilgning øremerkede midler. Disse vil gå i null gjennom utlysning av to stipendiatstillinger med tiltredelse 1. april Tabell 5 viser forventede overføringer i 2013 for Universitetsmuseet i Bergen (tall i tusen). Overført inntekt 2012 Mål 2013 Mål 2014 Grunnbevilgning annuum Grunnbevilgning prosj/øremerkede midler 4 000* Forskningsrådet SUM overføringer EU Andre ** Oppdrag SUM utsatt inntekt *hovedsakelig overføring fra Flytteprosjektet. ** basert på meget usikre estimeringer fra tidligere år (SFYK). 14