PANDEMIPLAN FOR HØGSKOLEN I GJØVIK. Tillegg til beredskapsplan for brann, ulykker og alvorlige hendelser

Transkript

1 PANDEMIPLAN FOR HØGSKOLEN I GJØVIK Tillegg til beredskapsplan for brann, ulykker og alvorlige hendelser /

2 Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik INNHOLDSFORTEGNELSE 1. BAKGRUNN FOR PLANEN INFORMASJON OM PANDEMI Inkubasjonstid og smittsom periode Mulig scenario Ansvar og ledelsesforankring... 4 Krisestaben... 5 Avdelingenes lederteam Informasjons- og kommunikasjonstiltak PLANLEGGING FOR KONTINUERLIG DRIFT VED EN PANDEMI Kritiske funksjoner Minimere og prioritere... 7 Studieadministrasjon... 7 IKT/ IT-tjenesten... 7 Drift av bygninger og anlegg... 8 Renhold... 8 Organisering av personalressurser RETNINGSLINJER FOR TILTAK... 9 Side 2 av 9

3 1. BAKGRUNN FOR PLANEN Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik I tråd med de gjeldende prinsipper for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap i Norge, må Høgskolen i Gjøvik (HiG) som en egen aktør ta hensyn til muligheten for en pandemi i eget kriseplanverk og ta ansvar for å være best mulig forberedt ved et pandemisk utbrudd. Pandemiplanen er et tillegg til HiGs beredskapsplan. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) antar i rapporten Nasjonal risikobilde 2012 at den framtidige frekvensen av influensapandemier vil være høyere enn én per hundre år, men lavere enn én per ti år. Sannsynligheten for at Norge vil bli rammet av en alvorlig influensapandemi, slik som spanskesyken, er imidlertid lavere enn for influensapandemier generelt. Ved utarbeidelse av pandemiplanen har høgskolen tilpasset seg de ulike problemstillingene som er gitt i veiledningen utarbeidet av DSB. Pandemiplanen tar utgangspunkt i et scenario på opp til 40 % arbeidsfravær. Det samlede arbeidsfraværet vil være betydelig større enn selve sykefraværet, fordi folk også vil holde seg borte fra jobben for å ta hånd om syke familiemedlemmer. Det kan også forventes at noen holder seg hjemme i redsel for å bli smittet. En pandemiplan skal gi strategiske føringer for planlegging av en mulig pandemihåndtering ved et utbrudd. HiGs virksomhet er ikke av en slik art at opprettholdelse av kontinuerlig drift under en pandemi er vesentlig. Det kan derfor være høyst aktuelt å stenge høgskolen, for å redusere smittespredning. Side 3 av 9

4 2. INFORMASJON OM PANDEMI Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik En pandemi er en verdensomspennende epidemi som opptrer i et stort område og vanligvis affiserer en stor andel av befolkningen. 2.1 Inkubasjonstid og smittsom periode Inkubasjonstiden for influensa er kort, vanligvis 1 3 dager. En person er vanligvis smittsom i 3 5 dager fra symptomstart. Barn kan være smittsomme i opptil 7 dager. Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa har delt pandemi inn i tre faser: 1. Grønn fase: periode mellom pandemier 2. Gul fase: pandemisk overvåkenhets periode 3. Rød fase: pandemisk periode 2.2 Mulig scenario I rapporten Nasjonalt risikobilde 2012 er det tatt utgangspunkt i at beredskap må planlegges ut fra et alvorlig scenario. Følgende scenario er skissert: 25 % av befolkningen blir syke Gjennomsnittlig varighet på sykdom er 10 dager Faktisk dødelighet blir over 0,5 % (av hele befolkningen) Dråpesmitte, inkubasjonstid på 1 2 dager Unge og arbeidsføre rammes særlig sterkt Et stort antall personer vil rammes av ulike forstyrrelser i dagliglivet, som redusert tilbud av offentlig transport (problemer med å komme seg til HiG) Det er viktig å huske på at det ikke bare er egne ansatte som har fravær, men dette vil også gjelde for virksomheter man er kritisk avhengig av, og vil kunne innebære at viktige samarbeidsparter ikke vil kunne levere varer og tjenester som normalt. Det er viktig å merke seg at dette er et planleggingsscenario og ikke en beskrivelse av hvordan virkeligheten vil bli ved et pandemiutbrudd. Pandemiplanen skal ta utgangspunkt i et arbeidsfravær på opptil 40 %. Ved HiG tar vi utgangspunkt i ca. 350 ansatte og ca studenter. Et arbeidsfravær på opptil 40 % vil føre til ca. 140 syke/fraværende blant de ansatte, og ca syke/fraværende blant studentene. 2.3 Ansvar og ledelsesforankring Ansvar for vedlikehold av pandemiplanen ligger hos høgskoledirektør, og planen skal være en del av høgskolens kriseberedskap. Generelt legger HiG vekt på at håndtering av krisesituasjoner skal være mest mulig lik håndtering av andre forhold ved skolen. Med dette menes: Side 4 av 9

5 Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik Ansvarsprinsippet: Likhetsprinsippet: Nærhetsprinsippet: Den som har ansvar i en normalsituasjon, har også ansvar ved ekstraordinære hendelser som epidemi/pandemi Den organisasjonen man opererer med i beredskap, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig Hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå Samvirkeprinsippet: Høgskolen har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering Krisestaben Ved en varslet pandemi (gul fase), skal høgskolens krisestab mobiliseres. Gul fase er en periode hvor det fortsatt vil være noe tid til forberedelse før utbruddet når Norge. I denne fasen er det viktig at krisestaben aktivt involverer avdelingenes lederteam i beredskapsarbeidet. Krisestaben er ansvarlig for organisering og tilrettelegging av tiltak på et overordnet nivå, som samhandling med sentrale/lokale helsemyndigheter og KD, informasjon til studenter og ansatte, iverksetting av forebyggende hygienetiltak, oppfølging av hardt rammede personer, beslutninger om eksamensavvikling, stengning av virksomheten o.s.v. Når pandemien er over, skal krisestaben lede arbeidet med å tilbakeføre HiG til normal drift så raskt som mulig. Det må påregnes betydelig etterarbeid. Avdelingenes lederteam Lederteamene ved FA, IMT, HOS og TØL har i tråd med nærhetsprinsippet ansvar for det driftsmessige rundt undervisnings-, veilednings- og forskningsaktiviteten i avdelingen. I gul fase må det fokuseres på kjerneaktiviteter og foretas prioriteringer for disse. Når prioriteringene er klare, igangsettes arbeidet med å se på mulighetene for forsvarlig drift. Eksempelvis kan det bli nødvendig for fagavdelingene å fremskynde arbeidet med å utarbeide eksamensoppgaver for hhv. avgangseksamen og ordinær eksamen. 2.4 Informasjons- og kommunikasjonstiltak Krisestaben har ansvar for å samordne all informasjon som er gitt fra helsemyndighetene i forbindelse med informasjon til skolens ansatte og studenter. I tråd med HiGs beredskapsplan for kriser, brann, ulykker og alvorlige hendelser, er rektor krisestabens talsmann både internt, eksternt/mot media. I forbindelse med en pandemi med høyt arbeidsfravær, vil det bli etablert kriseweb. Kommunikasjonsenheten har ansvar for å klargjøre informasjon, på bakgrunn av råd fra helsemyndighetene. Mye av denne informasjonen kan lages i god tid, før sykdomsutbruddet. Side 5 av 9

6 Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik 3. PLANLEGGING FOR KONTINUERLIG DRIFT VED EN PANDEMI Ved et pandemiutbrudd vil samtlige institusjoner innenfor undervisning- og forskningssektoren bli rammet, og dermed bli stilt ovenfor de samme utfordringene ved et arbeids- og studentfravær på opptil 40 %. Det legges til grunn at Kunnskapsdepartementet utarbeider retningslinjer for forhold som vil være gjeldende for hele sektoren (bl.a. når forelesninger og eksamen skal avlyses) som hele sektoren vil kunne forholde seg til. Det vurderes slik at det primært vil være helsemyndighetens oppgave å forestå smittevern. HiG sin oppgave vil da bli å utarbeide retningslinjer som skal ha til hensikt å redusere skadevirkninger for institusjonen ved et mulig utbrudd. Dette ved å se til at kritiske funksjoner og oppgaver vil bli opprettholdt og ivaretatt ved en pandemi. Sentrale problemstillinger for HiG vil være gjennomføring av undervisnings- og veiledningstjenester, studieadministrative oppgaver som eksamensgjennomføring, opptak og timeplanlegging, IKT og teknisk drift av egen og leiet bygningsmasse. 3.1 Kritiske funksjoner Høgskolens primære aktivitet er undervisnings- og veiledningstjenester som tilbys studentene, og kontakt med andre institusjoner/forskere og media. Ved høyt personellfravær vil deler av undervisningen og veiledningen kunne falle bort. Vi må anta at fraværet også vil gjelde studentene. Det vil også være vanskelig å gjennomføre eventuelle eksamener. Ved langvarig fravær uten undervisning vil det være vanskelig å ta igjen tapt undervisning. Det kan være vanskelig å gjennomføre praksisperioder for de studieprogram som har dette. Videreføring av HiGs tjenster bør prioriteres i denne rekkefølgen: 1. Gjennomføring av eksamen for avgangsstudenter 2. Gjennomføring av andre eksamener 3. Undervisnings- og veiledningstjenester 4. Opprettholde faglig virksomhet som forskning 5. Ekstern utleie- og oppdragsvirksomhet Rekkefølgen på prioriterte tjenester (1 3) vil påvirkes av når på året en pandemi slår til, f.eks. vil det i februar/mars være mer kritisk med undervisning og veiledning, enn eksamen. Ved et stort antall smittede og syke, opp mot 40 %, vil det være nødvendig å avlyse det meste av møte-, undervisnings- og veiledningsvirksomhet på grunn av smittefaren. Det må legges opp til alternative arbeids- og undervisningsformer, f.eks. ved å tilrettelegge for selvstudium og øke bruk av teknologistøttet undervisning (opptak, bruk av Fronter o.l.). Høgskolen har allerede et system for individuelle utdanningsplaner, og bruken av dette må sannsynligvis økes. Om en pandemisituasjon varer ut over 3-4 uker vil konsekvensen være at studiene for svært mange bli forsinket i minst ett semester. Side 6 av 9

7 Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik 3.2 Minimere og prioritere I dette avsnittet vil vi identifisere det laveste nivået for øvrige ressurser som kreves for å opprettholde de identifiserte kritiske funksjonene (punkt 1-5 i kapittel 3.1). Høgskolen er særlig sårbar når det gjelder enkelte studieadministrative oppgaver, IKTsystemer, renhold, drift av bygninger, og organisering av tilgjengelige personalressurser. Studieadministrasjon Hvis studievirksomheten skal opprettholdes på et minimum nivå, forutsettes det at IKTsystemene ved HiG er intakte og at Felles studentsystem (FS) fungerer. For å gjennomføre eksamen (kritisk funksjon) må eksamenskontoret være bemannet. Deler av bygningsmassen kan bli avstengt, derfor må seksjonen ha bemanning som behersker romplanlegging (TimeEdit). Videreføring av studieadministrative tjenester bør prioriteres i denne rekkefølgen: 1. Kommunikasjon til ansatte og studenter om: helseinformasjon (iverksatte tiltak) informasjon om stengte arealer endringer i eksamen endringer i undervisning/veiledning 2. Eksamen til avgangsstudenter 3. Ordinær eksamen 4. Timeplan/ romplanlegging IKT/ IT-tjenesten IT-tjenesten kan opprettholde tilgjengeligheten i de viktigste tjenesteleveransene selv med % fravær i seksjonen. En styrke for beredskapen ved HiG er at det er mulig å drifte de mest kritiske systemene for normaldrift hjemmefra. Dersom fraværet blir så høyt som 60 %, vil håndtering av uforutsette hendelser bli en utfordring. Videreføring av IKT-tjenester under en pandemi skal prioriteres i denne rekkefølgen: 1. Opprettholde basistjenester DHCP (adressetildeling) DNS (domain name system) Pålogging Fillagring Internett 2. Kunne levere forelesninger til eksterne lokasjoner Side 7 av 9

8 Drift av bygninger og anlegg Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik HiG kjøper tekniske tjenester for drift av bygg og anlegg. Det forutsettes at bygningseierne Statsbygg, Industribygg og Mustad Næringspark har planer for kontinuerlig drift på et minimumsnivå. Dersom det likevel skulle oppstå kritiske problemer med teknisk drift, må krisestaben vurdere å stenge hele eller deler av høgskolen. Noen lokaler bør, uavhengig av driftsforholdene, vurderes stengt under pandemi for å redusere smittespredning i menneskemengder: Kantinen (skal stenges) Biblioteket (stenges som oppholdssted, utlån kan gjennomføres) Lesesaler og grupperom Auditorier Vrimlearealer Personalrom Minimumsnivå på driftstjenester: Drift av varme og ventilasjon vurderes å være det mest kritiske for å holde et bygg åpent. Uten ventilasjon vil risiko for smittespredning øke betydelig. Deretter vurderes renhold å være neste kritiske nivå. Renhold Krisestaben må fortløpende sørge for informasjon til renholdstjenesten om behovet for renhold i forhold til den aktiviteten som faktisk opprettholdes under pandemien. For å opprettholde forsvarlig hygiene i bygningsmassen, vurderes det at renholdstjenesten må ha en bemanning på minimum 50 %. Da er det tatt høyde for at noen lokaler stenges og at belastningen er betydelig lavere enn ved normaldrift. Renhold av kontorer vil ikke bli prioritert. Ansatte kan bli oppfordret til selv å bidra med enkelt renhold av eget kontor, om nødvendig. Renholdstjenesten skal prioritere følgende lokaler under en pandemi: 1. Toaletter i tilknytning til lokaler som er i bruk 2. Undervisningslokaler som er i bruk 3. Åpne vrimle- og fellesarealer Organisering av personalressurser For å opprettholde undervisnings- og veiledningstjenester, er en avhengig av oversikt over tilgjengelig undervisningskapasitet til enhver tid. Seksjonslederne vil ha en nøkkelrolle i forhold til fraværsoversikt, og må samarbeide tett med bl.a. studieprogramansvarlige. Side 8 av 9

9 4. RETNINGSLINJER FOR TILTAK Følgende retningslinjer gjelder for HiG: Grønn fase: Pandemiplan for Høgskolen i Gjøvik 1. Lage klare arbeidsbeskrivelser for de kritiske oppgavene (f.eks. gjennomføring av eksamen), slik at andre raskt kan sette seg inn i nye arbeidsoppgaver. 2. Flerfaglighet og overlappende kompetanse (redundant kompetanse) så langt det lar seg gjøre. Gul fase: I gul fase (pandemisk overvåkenhetsfase) etableres krisestaben. Avdelingenes lederteam skal involveres i arbeidet med å planlegge og iverksette tiltak: 3. Informasjon om smitteforebygging (f.eks. god hoste- og nysekultur), både når det gjelder rengjøring og håndhygiene. 4. Innkjøp av hånddesinfeksjon og munnbind. 5. Legge til rette for alternative undervisnings- og veiledningstjenester/fjernarbeid. Rød fase: 6. Reduksjon av omfanget av fysisk kontakt: Stenge kantine, bibliotek, lesesaler/grupperom, auditorier, vrimlearealer, fellesrom, trimrom, personalrom, fysisk helpdesk (IT-tjenesten) mv. Stenge utleievirksomhet Legge til rette for at flere kan jobbe hjemmefra når det er registrert ett eller flere sykdomstilfeller i nærmiljøet Møter erstattes med telefonsamtaler, e-post og videokonferanser 7. Ansatte som føler seg influensasyke skal holde seg hjemme. 8. Omfordele arbeidsoppgaver så langt det lar seg gjøre. 9. Fraværet kan reduseres ved at man: Planlegger for hjemmearbeid Gjør arbeidstiden mer fleksibel Åpne for muligheten til å ta med friske barn på arbeid Side 9 av 9